MØTEINNKALLING Formannskapet Sted: Rakkestad Kulturhus, Formannskapssalen Dato: 23.09.2015 Tid: 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 72/15 15/1571 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN 02.09.2015. 73/15 15/1683 STRATEGISK ANALYSE AV RAKKESTAD KOMMUNE - MELDING 74/15 15/1309 INNBYGGERUNDERSØKELSE 2015 - MELDING 75/15 15/913 SØKNAD OM FRADELING AV TILLEGGSAREAL 94/1 - DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANEN GLENN SPYDSLAUG 76/15 15/1364 196/16 - SØKNAD OM DISPENSASJON KJELL RINGSTAD - TØFTENVEIEN 77/15 15/1083 NY SELSKAPSAVTALE FOR DRIFTSASSISTANSEN I ØSTFOLD IKS (DAØ) 78/15 15/1686 REVIDERING - REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE FOR PERIODEN 2015-2019 Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 16. september 2015 Ellen Solbrække Ordfører
GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN 02.09.2015. Saksbehandler: Jorun Cesilie Dybvik Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/1571 Saksnr.: Utvalg Møtedato 72/15 Formannskapet 23.09.2015 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Formannskapet den 02.09.2015 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Formannskapet den 02.09.2015. Side 2 av 21
STRATEGISK ANALYSE AV RAKKESTAD KOMMUNE - MELDING Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: 004 &31 Arkivsaksnr.: 15/1683 Saksnr.: Utvalg Møtedato 73/15 Formannskapet 23.09.2015 / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Vedlegg 1. Strategisk analyse av Rakkestad kommune. Bakgrunn Rådmannen har laget en strategisk analyse av Rakkestad kommune ment som et grunnlag for de vurderinger, konklusjoner og vedtak som kommunestyre skal gjøre i kommunereformspørsmålet. På møtet 23.09.15 gjennomgår rådmannen analysen. Politisk nivå/politisk ledelse bør deretter bestemme hvordan analysen og saken som helhet skal behandles videre: - Arbeidsutvalg, - Styringsgruppe, - Folkemøte, - Andre arenaer, - Formannskapet, - Kommunestyret. Rådmannen har ikke noe forslag til vedtak i saken. Side 3 av 21
INNBYGGERUNDERSØKELSE 2015 - MELDING Saksbehandler: Kåre Kristiansen Arkiv: 401 Arkivsaksnr.: 15/1309 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/15 Eldrerådet 24.08.2015 6/15 Rådet for funksjonshemmede 25.08.2015 7/15 Ungdomsrådet 25.08.2015 13/15 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget 01.09.2015 14/15 Kultur- og oppvekstutvalget 01.09.2015 9/15 Helse- og omsorgsutvalget 02.09.2015 8/15 Arbeidsmiljøutvalget 26.08.2015 7/15 Administrasjonsutvalget 02.09.2015 74/15 Formannskapet 23.09.2015 / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rådmannens orientering om Innbyggerundersøkelsen 2015 tas til orientering. Behandling i Eldrerådet den 24.08.2015 sak 5/15 Behandling Eldrerådet er enige om at dersom alle husstander hadde fått tilsendt innbyggerundersøkelsen i papirformat ville svarprosenten blitt noe høyere. Resultatene av undersøkelsen viser at det er området hvor innbyggerne i Rakkestad er godt fornøyd med tjenestene som gis. Lav svarprosent gir store utslag når det gjelder en enkelt uttalelse. Eldrerådet mener administrasjon og politikere må se nærmere på opplysningene som har fremkommet. Dette gjelder spesielt områdene kommunen skårer lavt, så som Veistandard Kollektivtilbudet Tillit til politikere Eiendomsskatt Eldrerådet stille konkrete spørsmål: Hva brukes undersøkelsen til? Hva gjøres med resultatene fra undersøkelsen? Hva griper politikerne fatt i? Eldrerådet hadde for øvrig ingen ytterligere kommentarer. Eldrerådets uttalelse Rådmannens orientering om Innbyggerundersøkelsen 2015 tas til orientering. Side 4 av 21
Sak 74/15 Behandling i Rådet for funksjonshemmede den 25.08.2015 sak 6/15 Behandling Funksjonshemmedes råd er spesielt oppmerksomme på transportutfordringene og kollektivtilbudet inn og ut av kommunen for de som ikke har tilgang til å benytte egen bil. Funksjonshemmedes råd synes svarprosenten er lav og ber administrasjonen vurdere behovet for annet tidspunkt for gjennomføringen av innbyggerundersøkelsen og tilgjengelighet for undersøkelsen for de som ikke svarer direkte elektronisk. Rådet for funksjonshemmede hadde for øvrig ingen ytterligere kommentarer. Rådet for funksjonshemmedes uttalelse Rådmannens orientering om Innbyggerundersøkelsen 2015 tas til orientering. Behandling i Ungdomsrådet den 25.08.2015 sak 7/15 Behandling På grunn av lav svarprosent opplever Ungdomsrådets medlemmer at undersøkelsen ikke blir representativ for Rakkestads innbyggere. Undersøkelsen må profileres i større grad og på flere måter enn det som ble gjort i denne sammenheng. Det er viktig at «svarprosessen» gjøres så enkel som mulig. Ungdomsrådet er spesielt opptatt av at det settes fokus på kollektivtilbudet i Rakkestad. Det oppleves at kollektivtilbudet har blitt dårligere, er ikke tilpasset ungdom og skolegang. Når det gjelder møtesteder, har Rakkestad kommune lagt til rette for dette, men utfordringen er å få Rakkestad befolkning til å benytte mulighetene. Informasjon/plakater m.v. må henges opp der folk ferdes f. eks ved idrettshallen, serveringssteder, butikker. For øvrig gir Ungdomsrådet sin tilslutning til rådmannens forslag vedtak. Ungdomsrådets uttalelse Rådmannens orientering om Innbyggerundersøkelsen 2015 tas til orientering. Behandling i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den 01.09.2015 sak 13/15 Behandling Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Teknikk-, miljø- og landbruksutvalgets uttalelse Rådmannens orientering om Innbyggerundersøkelsen 2015 tas til orientering. Behandling i Kultur- og oppvekstutvalget den 01.09.2015 sak 14/15 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Kultur- og oppvekstutvalgets uttalelse Rådmannens orientering om Innbyggerundersøkelsen 2015 tas til orientering. Side 5 av 21
Sak 74/15 Behandling i Helse- og omsorgsutvalget den 02.09.2015 sak 9/15 Behandling Leder av utvalget refererte uttalelsene fra Eldrerådet og Ungdomsrådet. Utvalget støtter disse. Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Helse- og omsorgsutvalgets uttalelse Rådmannens orientering om Innbyggerundersøkelsen 2015 tas til orientering. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget den 26.08.2015 sak 8/15 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Arbeidsmiljøutvalgets uttalelse Rådmannens orientering om Innbyggerundersøkelsen 2015 tas til orientering. Behandling i Administrasjonsutvalget den 02.09.2015 sak 7/15 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets uttalelse Rådmannens orientering om Innbyggerundersøkelsen 2015 tas til orientering. Vedlegg 1. Hovedrapport sammenlignet Bakgrunn Rakkestad kommune gjennomførte Innbyggerundersøkelsen for første gang i 2015. Hovedhensikten var å få tilbakemeldinger fra innbyggerne i Rakkestad i hvilken grad de er fornøyd med de tjenester og den service som ytes. Undersøkelsen ble gjennomført via systemet Bedre Kommune, et heleid datterselskap av KS (Kommunenes Sentralforbund). 300 kommuner benytter årlig de ulike skjemaene som ligger i systemet Bedre Kommune. Innbyggerundersøkelsen gjennomføres som oftest ikke hvert år, mer vanlig er hvert 2 4 år. Rakkestad kommune har laget et løp for de ulike undersøkelsene hvor Innbyggerundersøkelsen gjennomføres hvert 4. år. Andre faktaopplysninger Undersøkelsen ble formidlet via Rakkestad kommune sin nettside og facebookside. Spredningen viralt i sosiale medier var god, og en videosnutt av ordføreren med oppfordring Side 6 av 21
Sak 74/15 om å delta i undersøkelsen fikk over 600 visninger. Alle husstander i kommunen mottok hvert sitt informasjonsskriv, med en nettadresse og en unik kode. I samme brev stod det også at det var mulig for flere personer, over 18 år, i husstanden å svare. Da måtte man kontakte servicekontoret for å få tilsendt kode. På samme måte kunne også de som ønsket å besvare manuelt, dvs på papir, også kontakte servicekontoret å få tilsendt skjema. Dette ble manuelt lagt inn av servicekonsulentene. For å forsøke å få flere innbyggere til å svare ble det lokket med 8 premier; 3 Ipader og 5 familiehefter på kinoen. 462 personer besvarte undersøkelsen. Dvs om lag 14 % av husstandene. Administrasjonens vurdering Målsettingen for antall besvarelsen for denne undersøkelsen var en svarprosent på 20. Snittet i Norge ligger på omtrent 17 %. Med den bakgrunn er ikke Rakkestad kommune fornøyd med antall besvarelsen. Det betyr likevel ikke at de besvarelsene som er kommet inn ikke gir oss et grunnlag å jobbe videre med. Tvert om, det er mye god og nyttig informasjon å hente ut fra tilbakemeldingene. Like mange kvinner som menn besvarte undersøkelsen, mens det for aldersgruppene var nesten 64 % fra gruppen 40 66 år. Helt på landsgjennomsnittet Sammenlignet med de 44 kommunene som har gjennomført Innbyggerundersøkelsen siden 2013 ligger Rakkestad kommune jevnt med resten av landet i snitt på tilfredshet. Det betyr at innbyggerne i Rakkestad jevnt over er godt fornøyd med de tjenester og den service som ytes, helt på linje med mange andre kommune i Norge. Tallene viser, sammenlignet med resten av landet Hovedtrekkene viser på plussiden ift resten av landet: (større forskjell enn 0,3 prosentpoeng) Muligheter til å etablere egen virksomhet i kommunen Kommunen som bosted for eldre Tilbud av kafeer, restauranter og uteliv Muligheten for å skaffe seg leilighet Muligheten for å skaffe seg enebolig/rekkehus Muligheten for å skaffe seg tomt Næringsutviklingen Å bo i kommunen Informasjonen fra kommunen/bydelen Hovedtrekkene viser ift resten av landet, på minussiden: (større forskjell enn 0,3 prosentpoeng) Fastlegetjenesten Kollektivtilbudet innenfor kommunen Kollektivtilbudet inn og ut av kommunen Muligheten for sortering av avfall for gjenvinning Side 7 av 21
Sak 74/15 Kommunens innsats for å møte klimautfordringene Muligheten for å påvirke kommunale beslutninger Høy og lav score uten å sammenligne med resten av landet Tallene viser at følgende skårer veldig bra: (5,0 eller mer av maks 6) Hjemmesykepleietjenesten (5,0) Bibliotek/bokbussen (5,2) Henting av husholdningsavfall (5,1) Luftkvaliteten (5,2) Støynivået der du bor (5,0) Hvor trygt opplever du at det er å bo og ferdes i din kommune (5,1) Området der du bor (5,2) Tallene viser at følgende skårer ikke fullt så bra (3,4 eller mindre): Standard på veier og gater (3,0) Tilrettelegging for syklister (3,1) Kollektivtilbudet innenfor kommunen (2,1) Kollektivtilbudet inn og ut av kommunen (2,0) Hvordan folkevalgte i kommunen lytter til innbyggernes synspunkter (3,3) Hvordan folkevalgte i kommunen løser lokale utfordringer (3,3) Muligheten for å påvirke kommunale beslutninger (3,0) Hvordan kommunen følger opp det som er blitt lovet (3,1) Har du tillit til at kommunen behandler like saker likt (3,4) Tilbakemeldinger I skjemaet var det også lagt inn fritekstfelter hvor respondentene kunne gi sine egne tilbakemeldinger på hva de synes kommunen har fått til, hva kommunen ikke har fått til og om det var konkrete forslag til forbedring. Skole, barnehage, eldreomsorg og et levende sentrum var det de fleste var meget godt fornøyd med i Rakkestad, men også mange andre parametre fikk gode skussmål. Mindre fornøyd var innbyggerne med eiendomsskatten, standarden på veiene, utviklingen av sentrumsområdet, parkering i og rundt rådhuset/sentrum og manglende kollektivtilbud. Ovennevnte punkter gikk også igjen i forslag til forbedring, sammen med et ønske om bedre nett- og mobildekning i utkantstrøk. Side 8 av 21
SØKNAD OM FRADELING AV TILLEGGSAREAL 94/1 - DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANEN GLENN SPYDSLAUG Saksbehandler: Bård Olav Kollerud Arkiv: V61 Arkivsaksnr.: 15/913 Saksnr.: Utvalg Møtedato 75/15 Formannskapet 23.09.2015 Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune gir ikke dispensasjon fra kommuneplanenes arealdel til fradeling av tilleggstomt på eiendommen, gbnr 91/4. Vedlegg 1. Søknad med kartskisse 2. Uttalelse fra Fylkesmannen i Østfold Bakgrunn Rakkestad kommune har mottatt søknad om deling av grunneiendom fra gbnr 94/1. Hjemmelshaver er Glenn Spydslaug. Søknaden er journalført i Rakkestad kommune 06.05.2015. Det søkes fradelt en parsell på ca 580 m2 som ønskes tillagt gbnr 94/8 som er en boligtomt på ca. 2,2 daa. Denne boligeiendommen er tidligere skilt ut fra gbnr 94/1. Hjemmelshaver til gbnr 94/8 er Joakim Hovde. Vedtak om fradeling av boligtomt fattet 10.03.2014, saksnummer 56/14: Med hjemmel i jordlovens 9-12 og vedtak etter PBL, datert 10.03.2014, gir Rakkestad kommune tillatelse til at Glenn Spydslaug kan omdisponere og fradele til sammen ca. 2,2 daa fra sin eiendom i Rakkestad kommune. Det omsøkte arealet omdisponeres til boligformål. Den nye søknaden er en dispensasjon fra kommuneplan for Rakkestad kommune 2011-2022. Det omsøkte arealet omfattes av arealdel av kommuneplan og ligger i LNF 2 hvor spredt boligbygging er tillatt. Hensikten med fradelingen er i følge søknaden å gjøre eiendommen gbnr 94/8 mer praktisk arrondert ved å fylle masser for å etablere adkomstvei for slamtømming og Rakkestad energi for arbeider ved trafoen i området. Det påpekes at etter gjennomført fradeling er det blitt en smal stripe mellom bolig og dyrka mark som ikke gir hensiktsmessig bruk for gbnr 94/1. Søker skriver at omsøkt fradeling ikke vil ha negativ betydning for dyrka mark. Hjemmel Fradeling av tomter til spredt boligoppføring er regulert av kommuneplanens bestemmelser (2011-2022). Dispensasjoner i forhold til Kommuneplan er regulert i kapitel 19 i Plan og bygningsloven. Side 9 av 21
Sak 75/15 «Dispensasjon kan ikke gis dersom hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra, eller hensynene i lovens formålsbestemmelse, blir vesentlig tilsidesatt. I tillegg må fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene etter en samlet vurdering.» Andre faktaopplysninger Eiendommen ligger i LNF 2 hvor det er tillat med oppføring av spredte boliger. Saken er hørt hos Fylkesmannen i Østfold og Østfold fylkeskommune ved Fylkeskonservatoren Fylkesmannen i Østfold sier: Blant annet for å forebygge ulemper for landbruk, natur og friluftsliv, bør spredte boligeiendommer i LNF-områdene ikke være større enn at de tilfredsstiller et bostedsbehov. I dette tilfellet søkes det om tilleggstomt slik at boligeiendommen til sammen vil være ca 2,8 da. Dette er etter vår vurdering betydelig større enn det som kan kalles et bostedsbehov. Gårdskart viser at tilleggstomta består av høybonitets skogsmark. Vi mener det er betenkelig å fradele høyproduktiv skogsmark som tilleggsareal til boligtomt. Vi anbefaler at det ikke fradeles boligtomter helt ut mot dyrka mark slik at det blir en vegetasjonssone som skjermer dyrkamarka fra boligeiendommen. Dette både for å forebygge ulemper for jordbruksdrifta og av hensyn til kulturlandskapet. Bestemmelsene til spredt boligbygging i kommuneplanen for Rakkestad er i tråd med dette. Dispensasjon fra bestemmelsene til spredt boligbygging vil bidra til å undergrave de intensjoner som ligger til grunn for planen og svekke forutsigbarheten. Med hele 2,2 daa boligtomt burde det være mulig å ha adkomstmulighet til renseanlegget på boligtomta. Av hensyn til kulturlandskapet og vern av høyproduktiv skogsmark og for å hindre drifts- og miljømessige ulemper for landbruket vil vi fraråde at omsøkte dispensasjon innvilges. Dispensasjoner fra kommuneplanens bestemmelser for spredt boligbygging er uheldig. Fylkesmannens konklusjon Vi vil fraråde kommunen å innvilge omsøkte dispensasjon. Østfold fylkeskommune Fylkeskonservatorens uttalelse: Det er ikke kjent noen automatisk fredete kulturminner på det området som ønskes fraskilt. Fylkeskonservatoren i Østfold har ingen merknader til fradelingen. Vi ber kommunen gjøre søker oppmerksom på meldeplikten: Dersom det under arbeid i området treffes på automatisk fredete kulturminner, eksempelvis i form av helleristninger, brent leire, keramikk, flint, groper med trekull og/eller brent stein eller lignende, skal arbeidet stanses og fylkeskonservatoren varsles, jf. Lov av 9. juni 1978 nr. 50 om kulturminner (Kulturminneloven) 8, annet ledd. Helse- og miljøkonsekvenser En sone på 20 meter mellom dyrka mark og boligeiendom søkes omdisponert til boligformål, med de konsekvenser det har for kulturlandskapet. Rakkestad kommune har vurdert omsøkt omdisponering mot naturmangfoldloven og kan ikke se at den er på kant bestemmelsene i denne lovens 8-12. Økonomi Ingen økonomiske konsekvenser for Rakkestad kommune. Side 10 av 21
Sak 75/15 Administrasjonens vurdering Rakkestad kommune har igjennom kommuneplanen vurdert området hvor eiendommen ligger til egnet og ønsket område for oppføring av spredt bebyggelse. 4.1 Områder hvor spredt boligbygging er tillatt: LNF-2. Det er kun tillatt med 15 enheter i planperioden Tiltaket skal ikke være i konflikt med: Dyrket eller dyrkbar mark Kommunens gjeldende temakart og/eller hensynssoner Det skal benyttes eksisterende avkjøringer til riksvei, fylkesvei og kommunal vei Fylkeskonservator skal klarere tomt før fradeling kan skje Det tillates kun én fradeling fra hver eiendom/driftsenhet i planperioden Tomtegrense skal ved fradeling settes til minimum 20 meter fra dyrka mark. Ved oppføring av bolig uten fradeling skal bygg ha minimumsavstand på 35 meter fra dyrke t mark. Retningslinjer til 4.2 Fradeling skal skje under de samme forutsetninger som i pkt 4.1. Det skal kun fradeles en tomt som er hensiktsmessig for eiendommen. Hensiktsmessig i denne sammenheng er ment ca 2 mål tomt. Det er til nå fradelt 3 boliger i gjeldende planperiode. Gbnr 94/8 er en av disse. Det må søkes dispensasjon fra følgende forhold: Avstand til dyrket mark Tomtegrensen skal plasseres 20 meter fra dyrka mark. Dette lar seg ikke gjøre på omsøkt areal. Omsøkte tiltak er således i konflikt med hensynene bak bestemmelsene om slike fradelinger. Arealet ligger som en buffer mellom jordbruksareal og bolig. Da tomten ble fradelt i 2014, var nettopp denne buffersonen som nå søkes tillagt tomten vesentlig for at fradelingen kunne gjennomføres med hensyn til kommuneplanens bestemmelser. Det skal kun fradeles en tomt som er hensiktsmessig for eiendommen. Hensiktsmessig i denne sammenheng er ment ca 2 mål tomt. Tomten som ble fradelt i saksnummer 56/14 har et areal på 2,2 daa, dvs noe over anbefalt størrelse, men på grunn av arronderingsmessige forhold ble det gitt tillatelse. En ytterligere fradeling på 580 m2 tillagt 94/8 er etter kommunens vurdering ikke av hensiktsmessig grunn. Etter en totalvurdering av søknaden og forholdene beskrevet i denne saken kan ikke rådmannen se at vilkårene for dispensasjon er tilstede. Søknaden er i strid med hensynene bak bestemmelsene i kommuneplanen, og i konflikt med målene om å ivareta kulturlandskapet, vern av høyproduktiv skogsmark og målsettingen om å hindre drifts- og miljømessige ulemper for landbruket. Rådmannen vurderer heller ikke at det er klar overvekt av fordeler kontra ulemper ved en fradeling slik Plan- og bygningsloven krever ved dispensasjon jfr. 19-2. Side 11 av 21
196/16 - SØKNAD OM DISPENSASJON KJELL RINGSTAD - TØFTENVEIEN Saksbehandler: Charlotte Scott Hagen Arkiv: GBR 196/16 Arkivsaksnr.: 15/1364 Saksnr.: Utvalg Møtedato 76/15 Formannskapet 23.09.2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommune gir i henhold til lov om planlegging og byggesaksbehandling kapittel 19 dispensasjon fra kommuneplanens bestemmelser for oppføring av garasje med BYA 103 m2 på gnr. 196/bnr. 16, Tøftenveien 19. 2. Det settes som vilkår at garasjen oppføres med utvendig veggkledning i tre og at det foretas et tradisjonelt fargevalg tilpasset stedets omgivelser. Vedlegg Søknad om dispensasjon etter PBL 19-2 fra Byggkonsulent Håkon Stubberud på vegne av Kjell Ringstad Byggesøknad Situasjonsplan Tegninger Bakgrunn Søknad om dispensasjon fra kommuneplanens arealdel er datert 09.07.2015, og er registrert innkommet i kommunen samme dato. Tiltakshaver er Kjell Ringstad og ansvarlig søker er byggkonsulent Håkon Stubberud. Det er søkt om å føre opp en garasje med anneks tilknyttet loft med et bebygd areal (BYA) på 104 m2, og et bruksareal (BRA) på 161 m2. Tomten er oppgitt til 1 200 m2. Eiendommen ligger i et landbruksområde som i kommuneplanen har betegnelsen LNF-1. Kommunen har i vedtak av 11.04.2015 tillatt riving av eksisterende bebyggelse på eiendommen. Tiltakshaver eier tilgrensende eiendom (196/18) hvor det står enebolig, samt garasjehus/anneks til bolig. Tiltakshaver har veteranbiler som hobby og ønsker å bygge garasje på denne størrelse for lagring av veteranbilene. Hjemmel Dispensasjonsbestemmelsene i plan- og bygningsloven kapittel 19. Kommuneplan for Rakkstad kommune 2011-2022. Arealdelen 4: Landbruk-, natur- og friluftsformål, nærmere bestemt 4.2. I kommuneplanens arealdel 4.2 står det følgende: I tilknytning til eksisterende boliger, er det tillatt å oppføre garasje med areal hvor hverken samlet bruksareal (BRA) eller bebygd areal (BYA) er over 70 m2, jf pbl 11-11 nr 1. Side 12 av 21
Sak 76/15 Andre faktaopplysninger Både tiltakets BYA og BRA overstiger hva som er tillatt i det aktuelle området. Tiltaket er i strid med kommuneplanens bestemmelser og er avhengig av dispensasjon for å kunne få tillatelse. Saken har vært til vurdering hos Fylkesmannen i Østfold. Fylkesmannens miljøvernavdeling fant at det omsøkte tiltak ikke vil berøre regionale eller nasjonale miljøinteresser på stedet. Fylkesmannen hadde ingen innvendinger mot slik dispensasjon, men anbefalte kommunen å sette vilkår for materialbruk, bygningsmessige arbeider og fargevalg slik at garasjen får en naturlig eksponering i landskapsbildet. Plan- og bygningslovens 19-2 gir mulighet til å dispensere fra lov, vedtekt, forskrift og planer. Bestemmelsene oppstiller to hovedkriterier for dispensasjon, herunder at hensynene bak bestemmelsen det gis dispensasjon fra ikke blir vesentlig tilsidesatt, samt at fordelene ved dispensasjon skal være klart større enn ulempene. Hvorvidt det kan gis dispensasjon beror på en konkret vurdering og kommunen står fritt til å avgjøre om dispensasjon skal gis. I medhold av PBL 19-1 er det søkt om dispensasjon fra kommuneplanens bestemmelser om oppføring av garasje på over 70 m2 på en ubebygget eiendom. Kommuneplanens bestemmelser har som formål å begrense utbygging av garasjer til annet enn normalt behov for en boligeiendom. Det er ikke ønskelig med større uthus på slike eiendommer som igjen kan tas i bruk til uønsket næringsvirksomhet. Med uønsket næringsvirksomhet i denne sammenheng menes virksomheter som går ut over begrepet hobby. Slike virksomheter vil kunne medføre mer trafikk, mer forsøpling og i enkelte tilfeller forurensing i form av uønsket avløp. Flere av boligtomtene i LNF-områdene har små arealer. Kommuneplanen setter ikke begrensninger på utnyttingsgraden på slike boligtomter. Kommunen vil i hvert enkelt tilfelle, ut fra tomtenes beskaffenhet, vurdere hva som kan aksepteres av utbygging på slike spredtliggende boligeiendommer. Det er også en uskreven regel at garasjer generelt skal underordne seg boligen både i størrelse og utforming. Helse- og miljøkonsekvenser Tiltaket vil ikke innebære samfunnsmessige helse- eller miljøkonsekvenser. Økonomi Tiltaket vil ikke innebære samfunnsmessige økonomiske fordeler av betydning. Administrasjonens vurdering Tiltaket vil få en utforming og plassering som ikke vil være til sjenanse for naboer. Den omsøkte garasjen har som formål å lagre veteranbiler innendørs hvilket vil gi et ryddig inntrykk av tomten. Kommunen anser dette som viktig både for naboer og estetikken i området. Av dispensasjonssøknaden fremgår det at garasjen kun er tenkt benyttet til hobbyvirksomhet. Tiltakshaver samler på veteranbiler og ønsker å ha bilene under tak. Det legges særlig vekt på at det ikke skal drives næring fra garasjen. Side 13 av 21
Sak 76/15 Eiendommen har et areal på 1 200 m2. Det omsøkte tiltaket har et BYA på 103 m2, noe som tilsvarer en utnyttingsgrad på ca 9 %. Bygningen er planlagt i 2 etasjer med en mønehøyde på ca 6, 5 meter. Det foreligger ikke eksisterende bebyggelse på eiendommen, og tomten er av en slik størrelse at det er plass til det omsøkte tiltaket. I tråd med anbefalinger fra Fylkesmannen i Østfold, mener administrasjonen at det bør settes vilkår for materialbruk og fargevalg. Når det gjelder materialvalg bør garasjen oppføres med utvendig trekledning. Fargevalget skal være i overensstemmelse med hva som er tradisjonelt for området, slik at garasjen får en naturlig eksponering i landskapsbildet. Tegningene av garasjen viser en normal bygning tilpasset omgivelsene og i overensstemmelse med de ovennevnte vilkår. Tiltaket vil ikke forringe kulturlandskapet i området. Administrasjonen er av den oppfatning at overvekt av positive grunner tilsier at dispensasjon kan gis. Administrasjonen mener at en dispensasjon i dette tilfellet ikke vil medføre en uheldig presedens overfor andre grunneiere med liknende ønsker Side 14 av 21
NY SELSKAPSAVTALE FOR DRIFTSASSISTANSEN I ØSTFOLD IKS (DAØ) Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: 026 &01 Arkivsaksnr.: 15/1083 Saksnr.: Utvalg Møtedato 77/15 Formannskapet 23.09.2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Ny selskapsavtale for Driftsassistansen i Østfold IKS (DaØ) godkjennes. Vedlegg 1. Oversendelsesbrev fra Halden, Sarpsborg og Fredrikstad kommune, datert 30.07.2012. 2. Forslag til ny selskapsavtale for Driftsassistansen i Østfold, vedtatt i representantskapet 12.06.2014, med endringer i representantskapsmøte 13.04.2015. 3. Protokoll fra representantskapsmøtene 12.06.2014 og 13.04.2015. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 4. Gjeldende selskapsavtale for Driftsassistansen i Østfold, fra 1999 5. Lov om interkommunale selskaper 6. Eierstrategi, 12.06.14 7. Forslag til ny styreinstruks 8. Forslag til instruks for valgkomiteen Sammendrag Selskapet har frem til i dag vært eid av til sammen 17 kommuner i Østfold. I ny selskapsavtale innlemmes Hvaler kommune på eiersiden, samtidig som Aremark trer ut av selskapet. Eierandelen er justert etter det. Selskapets formål er å utføre og formidle tjenester og produkter knyttet til de kommunale vann- og avløpstjenestene innen driftsassistanse/driftsansvar, planarbeid, kvalitetsarbeid, beredskap, prøvetaking og rapportering, kontroll og tilsyn, prisforespørsler, rådgivning og kompetanseutvikling. Halden, Sarpsborg og Fredrikstad kommune varslet den 30.07.2012 selskapet om at de fant tiden moden for en gjennomgang og evaluering av selskapsavtalen og arbeidsform. Representantskapet i DaØ har etterlyst en instruks for styret samt en instruks for valgkomiteen. En arbeidsgruppe med representanter fra deltakerkommunene har fulgt anmodningen og forslag til instrukser vedlegges saken. DaØ er et interkommunalt selskap (IKS) og endringer i selskapsavtalen må ihht lov behandles i alle eierkommunenes kommunestyrer/bystyrer. Side 15 av 21
Sak 77/15 Saksopplysninger Selskapet har frem til i dag vært eid av til sammen 17 kommuner i Østfold. I ny selskapsavtale innlemmes Hvaler, samtidig som Aremark trer ut av selskapet og med det blir 17 kommuner i Østfold med på eiersiden. Eierandelen er justert etter det. Rakkestad kommunes eierandel i Driftsassistansen i Østfold (DaØ) blir etter endringen 4,8 %. Finansieringen av selskapet er lagt opp etter følgende modell: 1. Hver av eierne betaler et likt grunnbeløp som samlet utgjør inntil 5 % av selskapets brutto budsjett. Beløpet fastsettes av representantskapet hvert 4. år. 2. Innskudd etter eierandel, som fastsettes av representantskapet hvert år. 3. Salg av tjenester. Selskapet kan også selge tjenester knyttet til kjernevirksomheten til andre kommuner eller private aktører. For at eierne kan fravike anskaffelsesregelverket ved kjøp av tjenester fra eget selskap, må omsetnings- og kontrollkriteriene (C107/98, EU-domstolen) være oppfylt. Dette innebærer at eierne har tilstrekkelig styring og at omsetningen i hovedsak skjer til eierkommunene. Dette betyr at salg av tjenester til andre enn eierne ikke må overstige ca. 12 % (dette reguleres for øvrig av domsavsigelser) av selskapets totale omsetning. Som eiere gjelder ikke eierkommunenes interkommunale selskaper. DaØ har siden 01.01.00 vært organisert og styrt som et interkommunalt selskap med egen selskapsavtale. I den gjeldende selskapsavtalen er selskapets formål å påta seg de arbeidsoppgaver kommunene og selskapet blir enige om. I ny avtale er det laget en tydelig beskrivelse av selskapets formål: «Selskapet skal utføre og formidle tjenester og produkter knyttet til de kommunale vann og avløpstjenestene innen driftsassistanse/driftsansvar, planarbeid, kvalitetsarbeid, beredskap, prøvetaking og rapportering, kontroll og tilsyn, prisforespørsler, rådgivning og kompetanseutvikling.» Revisjon av formålsbeskrivelse, eierandel og kostnadsfordeling kommer som et tilsvar på en henvendelse fra de tre største kommunene i Østfold. Halden, Fredrikstad og Sarpsborg kommune varslet den 30.07.2012 om at det kunne være hensiktsmessig å se nærmere på følgende forhold i selskapsavtalen: saksbehandlingen i representantskapet, herunder stemmerett styrets sammensetning og saksbehandling, herunder valg av styremedlemmer valgkomiteens sammensetning og mandat det materielle innholdet i selskapsavtalen, spesielt 3 og 4 Representantskapet for Driftsassistansen i Østfold vedtok 25.04.13 å nedsette en arbeidsgruppe som skulle gå gjennom vesentlige eierstyringsprinsipper og formålet med selskapet. Gruppen som ble nedsatt av representantskapet har bestått av Thor Hals, representantskapets leder Yngvar Holt, Halden kommune Elisabeth Syversen, Fredrikstad kommune Tore Nilsen, Sarpsborg kommune Side 16 av 21
Sak 77/15 Lars-Otto Hammer, Mosseregionen Harald Foss/Åsmund Kobbevik, Indre Østfold Tor Gunnar Jantsch, daglig leder, sekretær Arbeidet ble lagt opp som en eierstrategiprosess, der det ble gjennomført et omfattende kartleggingsarbeid med tanke på selskapets oppgaveportefølje og dimensjonering av tjenesten. Dette ledet frem til utarbeidelse av et eierstrategidokument og en ny selskapsavtale som bygger på strategien. Eierstrategi og ny selskapsavtale ble vedtatt i representantskapsmøte 12. juni 2014, med revidering av selskapsavtalen representantskapsmøtet 13. april 2015. Arbeidsgruppen har også gjennomgått og foreslått styreinstruks og instruks for valgkomite. Eierstrategi, utkast til styreinstruks og instruks for valgkomite er vedlagt som utrykte dokumenter til denne saken. Endringer i selskapsavtalen skal ifølge lov om interkommunale selskaper 4 for de enkelte deltakere vedtas av deltakernes respektive kommunestyrer. Det må foreligge likelydende vedtak i alle eierkommunene Ansattes medbestemmelse Selskapsavtalen innebærer ingen realitetsendring for de ansatte i Rakkestad kommune. De ansatte i selskapet har blitt fortløpende informert om eierstrategiarbeidet. Ny selskapsavtale understreker de ansattes representanter møte- og talerett i tråd med kommunelovens 26, og når slik rett fremgår av avtale mellom partene i arbeidslivet. Antall ansatte i selskapet vil påvirke de ansattes representasjon i styret, jfr. 10 i IKS-loven. Forskjell på ny og gammel (gjeldende) selskapsavtale Selskapsavtalen har fått en ny utforming, og på enkelte områder gitt nytt innhold. De viktigste endringene er som følger: Deltakere i selskapet: Hvaler er kommet med som eier, samtidig som Aremark trer ut av selskapet. Eierandeler: Se tabellen under Kommune Gjeldende avtale Ny avtale 0106 Fredrikstad 14,61 14,12 0105 Sarpsborg 12,52 11,99 0104 Moss 9,71 9,96 0101 Halden 9,71 9,85 0124 Askim 7,09 6,49 0136 Rygge 7,00 6,47 0125 Eidsberg 5,77 6,12 0128 Rakkestad 4,99 4,8 0135 Råde 4,55 4,72 0123 Spydeberg 3,50 3,57 0122 Trøgstad 3,76 3,55 0138 Hobøl 3,50 3,53 0137 Våler (Østf.) 3,32 3,51 Side 17 av 21
Sak 77/15 0111 Hvaler 3,45 0127 Skiptvet 2,97 3,4 0119 Marker 2,97 3,39 0118 Aremark 2,19 0 0121 Rømskog 1,84 1,08 Sum 100 100 Kostnadsfordeling: I den opprinnelige ble fordelingen av årlig innskudd gjort etter eierandelen. Ny fordeling har også tatt høyde for et grunnbeløp som skal fordeles likt mellom alle eierkommunene. Dette betyr at de store kommunene betaler relativt sett noe mindre og de minste kommunene noe mer. Formålsbeskrivelsen: Formålet med selskapet er gitt et klart faglig innhold. Samarbeidsavtaler og DaØ som eier i andre selskap: Dette er ikke beskrevet i ny avtale. Loven setter rammer for dette. Regnskapsføring: I gjeldende avtale står det at regnskapet skal føres etter regnskapsloven. I ny avtale skal det føres etter kommunale regnskapsprinsipper. Representantskapet: Utfyllende om myndighet og funksjon. Ny stemmevekting som speiler forpliktelsene i selskapet. Se tabellen under Kommune Antall stemmer 0106 Fredrikstad 7 0105 Sarpsborg 7 0104 Moss 7 0101 Halden 7 0124 Askim 5 0136 Rygge 5 0125 Eidsberg 5 0128 Rakkestad 4 0135 Råde 4 0123 Spydeberg 3 0122 Trøgstad 3 0138 Hobøl 3 0137 Våler (Østf.) 3 0111 Hvaler 3 0127 Skiptvet 3 0119 Marker 3 0121 Rømskog 1 Sum 73 Signatur: Styret har signatur. Styret kan beslutte at styrets leder og daglig leder sammen kan forplikte selskapet. Signatur: Styret har signatur. Styret kan beslutte at styrets leder og daglig leder sammen kan forplikte selskapet. Uttreden: 1 års oppsigelsestid opprettholdt, men med virkning fra utgangen av det året oppsigelsen ble meldt. For øvrig henvisning til IKS-loven. Side 18 av 21
Sak 77/15 Vurdering Driftsassistansen i Østfold IKS representantskapsmøte har 12.06.2014 og 13.04.2015 vedtatt ny selskapsavtale for selskapet. I henhold til lov om interkommunale selskaper 4 ligger det til kommunestyret i deltakerkommunene å vedta slik selskapsavtale. Rådmannen tilrår at vedlagte selskapsavtale godkjennes. Det tilligger ikke kommunestyret i deltakerkommunene å ta stilling til dokumentene eierstrategi, styreinstruks og instruks for valgkomiteen. Disse dokumentene er imidlertid en del av arbeidsgruppens mandat og gir et helhetsbilde av det omfattende og gode arbeid som er gjort. Økonomiske konsekvenser: Rakkestad kommunes eierandel i Driftsassistansen i Østfold (DaØ) er 4,99 %, og foreslås økt/nedsatt til 4,8 % Tabeller legges inn til sammenlikning Side 19 av 21
REVIDERING - REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE FOR PERIODEN 2015-2019 Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 080 Arkivsaksnr.: 15/1686 Saksnr.: Utvalg Møtedato 78/15 Formannskapet 23.09.2015 / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar revidert reglement for godtgjørelse til folkevalgte med følgende endringer i: 1. pkt. 2, 1. avsnitt endres varaordførers godtgjørelse til 20 % av ordførerens godtgjørelse. Vedlegg 1. Forslag til revidert reglement til folkevalgte for kommunestyreperioden 2015 2019. Bakgrunn Rakkestad kommunestyre behandlet sak om Politisk organisering gjeldende for kommunestyreperioden 2011 2015 i sak 32/11, herunder ble nytt reglement for godtgjørelse til folkevalgte for perioden 2011 2015 vedtatt. Det ble samtidig vedtatt at reglementet skulle evalueres hvert 2. år. Siste revisjon ble vedtatt i KST sak 16/13 den 30.5.2015. Det er vanlig i Rakkestad at gammelt kommunestyre fastsetter godtgjørelse for ny kommunestyreperiode. Formannskapet oppnevnte derfor en komité i FSK sak 69/15 bestående av John Thune, leder, Ellen Solbrække og Karoline Fjeldstad for gjennomgang av reglementet og størrelsen på de ulike satsene for kommunestyreperioden 2015 2019. Andre faktaopplysninger Komiteen foreslår å gjøre endringer kun i godtgjørelsen for varaordfører. I reglementet pkt. 2 Varaordfører, 1. avsnitt står følgende: Varaordførers godtgjørelse settes til 11 % av ordførerens godtgjørelse. Godtgjørelsen inkluderer møter i formannskap og kommunestyre, samt representasjonsoppgaver som varaordfører utfører for Rakkestad kommune. Komiteen foreslår at satsen i 1. avsnitt i pkt. 2. endres til 20 % av ordførerens godtgjørelse. Side 20 av 21
Sak 78/15 Komiteen begrunner dette med at det bør være større forskjell mellom årlig godtgjørelse for varaordfører og ett ordinært formannskapsmedlem. Varaordførerens oppgave er bl.a. å delta i flere møter samt representere på kvelder/helger utover sitt verv som medlem i Formannskapet og Kommunestyret. Det utbetales ikke ytterligere møtegodtgjørelse til varaordfører, jf. reglementet. Som medlem av Formannskapet tilstås man en fast årlig godtgjørelse på kr. 30 000,-, en godtgjørelse på kr 1 200,- pr. møte i kommunestyret og formannskapet samt kr 2 000,- pr. heldagsmøte over 4 timer. Dersom det legges til grunn 16 formannskapsmøter, 8 kommunestyremøter og 5 heldagsmøter årlig, utgjør det en årlig godtgjørelse på ca. 70 000,- pr. år for medlemmer av Formannskapet. Varaordfører har pd. en årlig fast godtgjørelse på kr. 90 000,- for sitt verv. Ved en økning av varaordførers faste godtgjørelse fra 11 % til 20 % av ordførers godtgjørelse, vil varaordførers faste årlige godtgjørelse utgjøre ca. 164 000,-. Til sammenligning for øvrig vises til Eidsberg og Rygge kommuner som gir en ordførergodtgjørelse lik stortingsrepresentantenes og henholdsvis 25 % og 16 % av denne satsen til sine varaordførere. Administrasjonens vurdering Rådmannen har ingen bemerkninger til komiteens innstilling. Side 21 av 21