SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 20080117 : E: 614 A1 &42 :A.Hoffmann, R.Eriksen m/flere Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet Formannskapet Bystyret 24.06.2008 26.08.2008 09.09.08 77/08 87/08 VARATUN GÅRD MODULBARNEHAGE KOSTNADSOVERSLAG II 1. SAKEN GJELDER I behandlingen av økonomiplan for 2008-2011 vedtok bystyret at Brueland barnehage som Norwegian Wood prosjekt stoppes. Alternativ løsning med eventuell bruk av moduler skal iverksettes for å få en rask fremdrift. Det ble totalt avsatt kr. 40 mill. i perioden. I formannskapets møte den 12. februar 2008 orienterte rådmannen at det ble vurdert annen lokalisering for å oppnå ønsket fremdrift. Område ved Varatun gård ble fremholdt som mulig løsning for modulbarnehage. Den total rammen som er stilt til disposisjon for prosjektet er avsetningen på kr 40 mill., fratrukket kr. 3,3 mill. som er medgått i forprosjekt og prosjektering av Brueland barnehage. I vedtatt økonomiplan 2008-2011 (Bsak 186/07) er prosjektet fullfinansiert slik : Prosjekt Tot.kalkyle Bevilget før 2008 2009 Brueland barnhage pr.nr. 4305199 Ansvar: 1095 Tjeneste:2212 40 mill. 20,670 mill 19,330 mill Fratrukket medgått -3,3 mill -3,3 mill Disp. Varatun gård modulbarnehage Pr..nr. 4305102 Ansvar: 1095 Tjeneste:2212 36,7 mill 17,379 mill 19,330 mill I denne saken legger rådmannen fram forslag til kostnadsoverslag 2 og framdriftsplan for bygging av midlertidige modulbarnehage på tomt ved Varatun gård. 2. FAKTAOPPLYSNINGER Prosjektgruppen har bestått av: Arne Hoffman, prosjektleder Mangor Eikeland, Rannveig Eriksen, rådgiver fagstab 2.1 Lokalisering og regulering Søknad om dispensasjon fra reguleringsplan Det ble den 12.02.2008 sendt inn til byplanmyndigheten søknad om dispensasjon fra reguleringsplan 98125 for midlertidig oppsetting av 3 stk moduliserte barnehagebygg til behandling. Søknaden er tilpasset de ønsker og krav som er fremkommet i møter med byplan og ledelsen på Varatun gård. Innsendt justert søknad er bekreftet som fullstendig med planforslaget mottatt av byplan den 9.5.2008. Side 1 av 6
Dispensasjonssaken ble sendt ut til høring jfr. plan- og bygningsloven 7 i skriv datert 20.mai d.å. Høringsfristen utløper i slutten av juni og saken er ventet oppført til behandling i utvalg for byutvikling den 20.8.2008. Utvalget fatter endelig vedtak. Tomten: I tillegg til området syd og øst for Varatun gård som i planen er avsatt til allmennyttig formål, ønsker en å innlemme en sone med bredde 24 m. i hele tomtens lengde fra vei i vest til friområde-/ gangsti i øst. Dette arealet ( ca. 2200 kvm. ) er i planen del av et større friområdet. Samlet netto areal syd og øst for Varatun gård blir da ca. 5000 kvm. I tillegg kommer nåværende uteareal øst for gården på ca. 3000 kvm. Samlet netto uteareal blir ca. 8000 kvm. Dette er en svært gunstig arealstørrelse for barnehagens brukssituasjon. Tiltaket utløser rekkefølgekrav. Ihht. reguleringsbestemmelsene skal det opparbeides gang- og sykkelvei fra Ståle Kyllingstadsvei i nord, til barnehagen. Møteplass på adkomstveien inn må anlegges og parkering nord for Varatun gård må utvides til 54 plasser. Parksjefen har i tillegg uttalt til planforslaget at det bør bygges en ny sti på sørsiden av barnehagen, da dette i dag er mye brukt ferdselslinje. Området i sør bør videre tilplantes slik at området får et gjenopprettet preg som friområde. Parksjefen fremholder videre at det må vurderes behov for tiltak i området som i dag brukes til aking, som følge av at friområdet får redusert størrelse. Løsninger knyttet til grunnavståelse (420 m2) ifm. anlegging av gang- og sykkelvei langs eiendom 69/1005 er fremmet for Haualand Borettslag. 2.2 Konkurransen Prosjektet er kunngjort som en totalentreprise og utlyst iht. prosedyren - konkurranse med forhandlinger. Etter kunngjøring meldte 13 firma seg på i konkurransen og fikk tilsendt konkurransegrunnlaget. Tidsfrist for innlevering av tilbud var satt til 18.04.2008. Seks tilbud kom inn og fem tilbud ble godkjent for vurdering. Tre tilbydere ble valgt ut til videre forhandling/ avklaring. Etter evaluering av de innkomne tilbudene, forhandlinger og bearbeiding av prosjektet, er Skanska Norge AS innstilt til oppdraget for modulbarnehagen. 2.3 Planbeskrivelse Planløsningene er basert på kommunens egne prosjekter bl.a. Rådhusmarka modulbarnehage, med enkelte tilpasninger og tilbakemeldinger fra personalet i disse barnehagene. Hvert bygg har to etasjer, og er tilrettelagt for ca 28 barn under 3 år og 18 barn over 3 år. Etasjene forbindes med utvendig trapp. Det blir installert heis i kun et av de 3 byggene. Byggene er utformet for å komplettere hverandre slik at f.eks personalfunksjoner som møterom, spiserom, kontorer og arbeidsrom blir fordelt over flere bygg. 1.etasje i byggene gir plass til 28 småbarn, og har stellerom, handicap-wc og felles våtgarderobe med direkte atkomst til toalett og 2 atskilte tørrgarderober. Det vil også være eget soverom som også har atkomst utenfra. Byggene er fleksibel i forhold til målgruppe. Etter hvert som behovet for å kunne tilby flere plasser til barn over 3 år øker, vil byggene enkelt kunne tilfredsstille behovene med endret alderssammensetning. Side 2 av 6
Konstruksjoner, materialer og teknisk utstyr Barnehagen er fundamentert på støpt ringmur. Bygningene består av prefabrikkerte moduler i tre, som heises direkte på plass på fundamentet og sammenføyes etterhvert. Alle bygg er i to etasjer og med flatt tak. Modulene er ferdig bygget, med isolasjon, vinduer og innvendig platekledning på golv, vegger og tak samt el- og røropplegg. Utvendig kles modulene med dobbelfalset liggende panel. Taket leveres med papptekking. Modulene er fullverdig isolert i henhold til forskriftene og er typegodkjente av SINTEF. Golvene er belagt med vinylbelegg, innvendige vegger og tak er kledd med ferdigmalte panelplater. Baderomspanel i våtrom. Deler av himlingene legges med systemhimling og akustisk himling i lekearealer i henhold til norm for barnehager Dørene blir levert med lyd og brannkrav etter forskriftene og har overflate i tre eller laminat. Dører med vindu har sikkerhetsglass i nedre del. Vinduene leveres ferdig malt utvendig og innvendig. Det er sikkerhetsglass i nedre del av lave vindu. Barnehagen blir levert med komplett luftbehandlingsanlegg iht. gjeldende offentlige krav. Anlegget blir plassert på tak. Oppvarmingen er basert på panelovner med termostat, lavtempererte ovner i lekearealer. Termostat plasseres i fordelingstavle, slik at kun personalet kan betjene disse. Stedvis vil det også bli brukt takmonterte ovner, der panelovn på vegg ikke er aktuelt. Som et ledd i tiltak for å redusere energiforbruket i kommunale bygg, blir det installert varmepumpe. Belysning består i hovedsak av lysrør med lysstyrke iht. anbefalinger fra selskap for lyskultur. Barnehagen vil få innbrudds- og brannalarm med direkte varsling til Brannstasjonen. 2.4 Utomhusanlegg og rekkefølgetiltak Prosjektet dekker inngjerding og opparbeidelse av nye lekearealer med tilhørende lekeutstyr, samt arealet rundt bygningene, nye interne veier, plener og beplantninger og nødvendig støyskjerming. De trafikale forhold omkring eksisterende parkeringsplass tilpasses behov for snuplass og avlevering og henting av barn. Tiltaket utløser rekkefølgetiltak som innebærer at adkomstveien må utbedres, gang/sykkelvei legges og parkeringsplass må opparbeides (se ovenfor). Selve entreprisen inkluderer ikke utenomhus opparbeidelsen. Anslag fra tilbyder er mottatt og innarbeidet i kostnadsoverslaget. Omfanget av rekkefølgetiltakene er kalkulert av resultatenhet ubygging ihht. dere prosedyrer for kalkulasjoner. Det er lagt til grunn de kjente tiltakene som følger av høringsdokumentet for dispensasjonssaken. Kalkylen er innarbeidet i kostnadsoverslaget. 2.5 Inventar/utstyr Entreprisen har ikke inkludert hvitevarer eller annet inventar og utstyr. For disse anskaffelsene vil kommunens rammeavtaler bli benyttet. Basert på erfaringer fra de siste modulbarnehagene er det laget et estimat for utgifter til samlet inventar og utstyr. Dette er innarbeidet kostnadsoverslaget. 2.6 Status på godkjenninger Prosjektet er behandlet og godkjent av AMU og HAMU den 18. juni 2008. Planene oversendes kommuneoverlegen og arbeidstilsynet for godkjenninger snarest. Vilkår i vedtakene som angår byggeprosjektet vil bli håndtert fortløpende. Til bygningssjefen vil det bli levert inn søknad om enkelt tiltak for modulbarnehagen i uke 24. Side 3 av 6
3. FINANSIERING Prosjektet innebærer etablering av 9 nye avdelinger, noe som innebærer 10 flere småbarnsplasser enn planlagt på Brueland. Barnehagen vil få 84 småbarnsplasser og 54 plasser for barn over 3 år. Etableringen utløser følgende statlige tilskudd: Driftstilskudd, pr barn under 3 år; 85.500 kr pr år og kr 47.340 per barn over 3 år. Foreldrebetaling, pr barn kr. 2330 pr mnd i 11 terminer dvs kr. 25.630 pr år Skjønnstilskudd, pr barn under 3 år kr 65.850,- og kr 17.056 per barn over 3 år. Investeringstilskudd utgår da momskompensasjonen av investeringene er høyere enn investeringstilskuddet. Momskompensasjonen av investeringene fremkommer som økte refusjonsinntekter i kommunens driftsbudsjett. Med grunnlag i foreliggende kostnadsoverslag II er nedenfor vist en oppstilling over samlet finansiering av lån på kr. 41,412 millioner. Finansutgifter er lagt inn med virkning fra 01.12.08. Det er brukt 30 års avdragstid på lån. Ny renteprognose for perioden 2008 2011 er som følger; 5,7 % i 2008, 6,0 % i 2009, 6,0 % i 2010 og 6,0 % i 2011. Foreldrebetaling, driftstilskudd og skjønnstilskudd er lagt inn med forutsetning om åpning 15.12.08. Driftsutgiftene er beregnet fra en måned tidligere, da personellet ventes å starte en måned før åpning. TOTALKOSTNADER: Total kostnader: 2008 2009 2010 2011 Sum driftsutgifter 2 513 186 15 368 851 15 368 851 15 368 851 Sum driftsinntekter (1 134 936) (13 279 752) (13 279 752) (13 279 752) Sum brutto resultat 1 378 250 2 089 099 2 089 099 2 089 099 Finansinntekter Bhg får mva komp. Dersom inv.tils er lavere Sum inv.tilskudd og/eller momskomp. (7 868 287) enn mva komp får man kun mva komp. Dersom inv.tils er høyere enn mva komp, Skjønnstilskudd små barn (2 304 758) (5 531 419) (5 531 419) (5 531 419) Skjønnstilskudd store barn (383 771) (921 051) (921 051) (921 051) Finanskostnader 334 747 4 041 815 3 942 426 3 843 037 Sum netto finanstransaksjoner (10 222 069) (2 410 655) (2 510 044) (2 609 433) SUM NETTO RESULTAT (8 843 819) (321 556) (420 945) (520 334) 4. KOSTNADSOVERSLAG II OG FREMDRIFT 4.1 Kostnadsoppstilling Varatun gård modulbarnehage, kostnadsoverslag II: Øko.plan 2008-2011 K II 1.00 Felleskostnad 0 0 2.00 Bygging (totalentreprise) 0 0 3.00 VVS- inst. 0 0 4.00 El. inst. 0 0 5.00 Tele-, alarm- og automatikkinst. 0 0 6.00 Andre inst. 0 0 SUM 1-6 HUSKOSTNAD 0 18.292 Side 4 av 6
7.00 Utendørsanlegg 0 6.300 SUM 1-7 ENTR. KOSTNAD 0 24.592 8.00 Generelle kostnader 0 1.500 SUM 1-8 BYGGEKOSTNAD 0 26.092 9.00 Spesielle kostnader 0 12.148 SUM 1-9 0 38.240 10.00 Marginer 0 3.172 SUM 0-10 PROSJEKTKOSTNAD 36.700 41.412 Forklaring til kostnadsoppstillingen (ref. til post): 1.00-6.00 Totalentreprise, inkluderer alle byggekostnader inkludert VVS, elektro, tele/automatikk, prosjekteringskostnader. Av total entreprisekostnad er kr. 0,957 mill. estimerte utgifter for tillegg. 7.00 Utendørsanlegg; 40% av utgiften er estimat oppgitt av tilbyder for utendørsanlegg Øvrige 60% gjelder rekkefølgetiltak hvor det foreligger kalkulasjon, men ikke kontraktspriser. 8.00 Generelle kostnader omfatter arkitekt, byggeledelse og prosjektledelse. Det ligger til grunn estimerte utgifter og ikke kontraktspriser. 9.00 Spesielle kostnader består av inventar og utstyr og mva. Inventar og utstyr utgjør kr. 5,6 mill. og er estimert på grunnlag av erfaringstall. Det foreligger ikke kontraktspriser i kalkylen. 10.00 Marginer omfatter uforutsette utgifter med 10%. 4.2 Framdrift Konkurransen er gjennomført med forutsetninger om byggestart i første uken av august og med ferdigstillelse og overlevering i uke 49 (1-5.desember) 2008. Denne framdriften forutsetter politisk godkjenning av oppstart i juni, med umiddelbar iverksettelse av bestillinger ihht. tilrettelegging for fabrikkproduksjon. Videre at godkjenning fra kommuneoverlegen og arbeidstilsynet forligger innen juni. Endelig godkjenning av søknad om dispensasjon fra reguleringsplanen er nå ventet 20. august 2008. Dette innebærer at søknad om byggetillatelse tilsvarende skyves ut til dette tidspunkt. Byggestart blir således forskjøvet til 3. uken i august og ferdigstillelsen i medio desember 2008. Av hensyn til at planen fortsatt er under behandling, er det bedt om tilbyder sin aksept for å forlenge vedståelsesfristen til 22. august d.å. 5. RÅDMANNENS VURDERING Valget av å arbeide frem modulbarnehage lokalisert på areal ved Varatun gård er tatt utfra flere hensyn. For det første lå det til grunn at dette lokaliseringsalternativet muligjorde en raskere fremdrift enn å gjennomføre prosjektet på regulert område for Brueland barnehage. Beliggenhetsmessig ift. brukernes preferanser for barnehageplass er lokaliseringen god og nærheten til det etablerte miljøet ved Varatun gård gir muligheter for utvikling av et innholdsrikt barnehagetilbud. Løsningen innebærer at muligheten for fremtidige løsninger ved Brueland barnehage holdes åpne og i en situasjon med mangel på byggeklare tomter til barnehageformål er dette av betydning for arbeidet med full barnehagedekning i årene fremover. Realiseringen av prosjektet har imidlertid gitt uforutsette konsekvenser mht. kostnader og fremdrift. Omfanget av rekkefølgetiltak som prosjektet utløser er betydelige og utgjør den vesentligste delen av merutgiften ift. disponibel ramme. I og med at tiltaket krever godkjening av dispensasjon fra reguleringsplanen og planprosessen fortsatt pågår, er det usikkerhet beheftet med kostnadsnivået og fremdriften. Det er ikke mulig å anslå noe nærmere om dette pr. d.d. da høringen fortsatt pågår. Tilsvarende er det en usikkerhet knyttet til at to formelle godkjenninger pr. d.d. er utestående. Side 5 av 6
Kostnadsoverslag II viser totalt kr. 41,412 mill. inkl. mva., en merutgift ift. disponibel ramme på kr. 4,7 mill (12,8%). I og med at forhandlingene har pågått frem til nå, er status at 60% av kostnadsoverslag II bygger på kontraktspriser, mens 40% av er basert på estimater og kalkulasjoner gjort av kommunen. 6. RÅDMANNENS ANBEFALING For å kunne oppnå at Varatun modulbarnehage ferdigstilles og tilfører 138 nye plasser i år, er det rådmannens oppfatning at det må gjøres unntak fra normale prosedyrer for å nå målet. I en normalsituasjon ville kontraktsforhandlinger, reguleringsmessige forhold mv. være på plass når kostnadsoverslag II fremmes. Det er avvikende i dette prosjektet. I henhold til økonomireglementet punkt 3.2 skal saker vedrørende byggeprosjekter med avvik fra vedtatt rammen på 5% eller mer fremmes for bystyret til endelig godkjenning. Av hensyn til dette prosjektets fremdrift, herunder at tilbyder må iverksette bestillinger for fabrikasjoner, tilrår rådmannen at fellesreglementet 3 punkt e jfr. Kommunelovens 13 Utvidet myndighet i haste-saker benyttes. I 3 punkt e heter det at formannskapet og utvalgene delegeres avgjørelsesmyndighet i saker som skulle vært avgjort av bystyret selv, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke eer tid til å innkalle bystyret jfr. kommuneloven 13 nr. 1. Dette er dog begrenset til saker som berører hhv. formannskapet og utvalgenes ansvars- og myndighetsområde. Det innbærer at saken fremmes for endelig behandling i formannskapet. Vedtaket og saksforholdet legges frem for bystyret i møte den 9. september. Saken behandles i formannskapet som i medhold av KL 13 fatter endelig vedtak. VEDTAK: 1. Formannskapet vedtar, med hjemmel i Kommunelovens 13 Utvidet myndighet i haste-saker følgende : a) Kostnadsoverslag II for Varatun gård modulbarnehage pålydende kr. 41,412 millioner godkjennes. b) Merutgiftene på kr. 4,712 mill. innarbeides i økonomiplan 2009-2012 med avsetning i budsjettåret 2009. c) Fremdriftsplan med ferdigstillelse av prosjektet medio desember 2008 godkjennes. RÅDMANNEN I SANDNES, den 20. juni 2008 Tore Sirnes Rådmann Gunnar Sinnes Eiendomssjef Torill J. Kind Kommunaldirektør Vedlegg: 1. Fremdriftsplan for Varatun gård modulbarnehage 2. Nedkopierte tegninger Varatun gård modulbarnehage 3. Situasjonsskisse over omsøkt tomteareal Side 6 av 6