Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Sjukefråvær

Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Sjukefråvær Oktober 2012

Samandrag Med utgangspunkt i vedtak i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune 16.02.12, har Deloitte gjennomført ein forvaltningsrevisjon av sjukefråvær i verksemda. Føremålet med prosjektet har vore å vurdere om fylkeskommunen har etablert eit tenleg system for å førebyggje og følgje opp sjukefråvær, og å kartleggje kva konsekvensar sjukefråvær har for verksemda til fylkeskommunen. Undersøkinga syner mellom anna at fylkeskommunen har lagt eit godt grunnlag for å implementere IA-avtalen sine intensjonar internt i verksemda, og har utleidd målsettingar og indikatorar som høver til eiga verksemd. Undersøkinga viser vidare at fylkeskommunen har organisert arbeidet mot sjukefråvær på ein føremålstenleg måte. Innføringa av fylkeskommunen sin nye personalportal gjer også reglar og rutinar meir tilgjengelege i oppfølgingsarbeidet og bidrar til betre oversikt over fråvær og vikarbruk. I tillegg sikrar det gjennomføring av oppfølgingsoppgåvene i samsvar med fristar nedfelt i regelverket. Personalportalen var ferdig implementert i heile organisasjonen i mai 2012 og revisjonen peiker på at det er viktig at fylkeskommunen vidareutviklar kompetansen i einingane når det gjeld bruk av portalen. Undersøkinga viser at leiarar opplever at sjukefråvær kan ha innverknad på organisering av tenestetilbodet og kvalitet på tenestene, og revisjonen understreker i si vurdering at å førebygge sjukefråvær er viktig for å sikre god kvalitet på tenestene. Undersøkinga viser også at det er store kostnader knytt til sjukefråvær i fylkeskommunen, både innanfor og utanfor arbeidsgjevarperioden og at det difor er viktig at fylkeskommunen også har fokus på kostnadar knytt til sjukefråvær som eit ledd i sitt arbeid med sjukefråvær. 2

Innhald 1. Innleiing... 4 1.1 Bakgrunn... 4 1.2 Føremål og problemstillingar... 4 2. Metode... 5 2.1 Dokumentanalyse... 5 2.2 Intervju... 5 2.3 Stikkprøver... 5 2.4 Uttrekk frå lønssystem... 5 2.5 Verifiseringsprosessar... 5 3. Revisjonskriterium... 6 3.1 Revisjonskriterium... 6 3.2 Krav til overordna oversikt og oppfølging... 6 3.3 Krav til oppfølging av sjukemeldte arbeidstakarar... 7 3.4 Refusjon av løn/sjukepengar... 7 3.5 Kommunale mål og retningsliner... 8 4. Data... 10 4.1 Innleiing... 10 4.2 Organisering og roller i av arbeidet mot sjukefråvær... 10 4.3 Målsettingar og indikatorar knytt til arbeidet med sjukefråvær... 11 4.4 Verktøy i oppfølging av sjukemeldte... 12 4.5 Fylkeskommunen si oversikt over sjukefråværet... 12 4.6 Kompetanse knytt til arbeid mot sjukefråvær... 13 4.7 System for oppfølging av sjukmeldte... 14 4.8 Refusjonsarbeidet i fylkeskommunen... 15 4.9 Fylkeskommunen sine kostnader knytt til sjukefråværet... 16 4.10 Konsekvensar av sjukefråværet for tenestekvalitet og tilbod... 19 5. Vurdering... 20 5.1 Målsettingar og oversikter... 20 5.2 Organisering, kompetanse og oppfølging... 20 5.3 Kostnader og konsekvensar... 21 6. Forslag til tiltak... 22 Vedlegg 1: Rådmannen sine kommentarar... 23 Vedlegg: Oversikt over sentrale dokument og litteratur... 26 3

1. Innleiing 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i vedtak i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune 16.02.12, sak 11/12, gjennomført ein forvaltningsrevisjon av sjukefråvær i Hordaland fylkeskommune Oppdraget er gjennomført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjon av sjukefråvær i Hordaland fylkeskommune har vore å vurdere om fylkeskommunen har etablert eit tenleg system for å førebyggje og følgje opp sjukefråvær, og å kartleggje kva konsekvensar sjukefråvær har for verksemda til fylkeskommunen. Med bakgrunn i føremålet er følgjande problemstillingar undersøkte i prosjektet: 1. Har fylkeskommunen utarbeidd målsettingar og indikatorar knytt til arbeidet mot sjukefråvær? 2. Har fylkeskommunen føremålstenleg oversikt over sjukefråværet i eigen organisasjon? 3. Korleis har fylkeskommunen organisert arbeidet mot sjukefråvær? 4. Har fylkeskommunen naudsynt kompetanse innan arbeid med sjukefråvær? 5. Har fylkeskommunen eit fungerande system for oppfølging av sjukmeldte? 6. Fungerer fylkeskommunen sitt arbeid med refusjon på ein tilfredsstillande måte? 7. Kva kostnader medfører sjukefråværet for fylkeskommunen? 8. Kva konsekvensar har sjukefråværet for tenestekvalitet og tilbod? 4

2. Metode 2.1 Dokumentanalyse Dokument i form av mellom anna lover og lovforarbeid, undersøkingar sjukefråværsstatistikk, rapportar, rutinar og annan informasjon om sjukefråvær i fylkeskommunen har blitt brukt som bakgrunnsdata og faktagrunnlag. 2.2 Intervju Revisjonen har gjennomført intervju med utvalte personar som har ansvar for sjukefråvær i fylkeskommunen. Vi har intervjua tilsette ved personalseksjonen og tilsette som arbeidar med sjukelønsrefusjon i fylkesadministrasjonen. Vi har vidare intervjua ein person med ansvar for oppfølging av sjukemeldte i tannhelsetenesta og fire personar med slikt ansvar ved fire ulike vidaregåande skuler. Til saman er det intervjua ni personar i prosjektet. Det har vidare blitt stilt spørsmål og gjort avklaringar med utvalte personar i fylkeskommunen per telefon og e-post. 2.3 Stikkprøver Revisjonen har gjennomført 13 stikkprøvar av oppfølging av sjukemeldte for å kontrollere om det blir utarbeidd oppfølgingsplanar og gjennomført dialogmøte med arbeidstakarar i dei tilfella det er krav om dette. 2.4 Uttrekk frå lønssystem Revisjonen har gjort uttrekk frå lønns- og rekneskapssystemet til fylkeskommunen for å analysere sjukefråvær, vikarbruk og kostnader knytt til sjukefråvær, samt arbeidsgjevars krav om refusjon av løn/sjukepengar. 2.5 Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju har blitt sendt til intervjuobjekta for verifisering og det er informasjon frå dei verifiserte intervjua som har blitt nytta i rapporten. Høyringsutkast til rapport er sendt til fylkesrådmannen for verifisering og uttale. Fylkesrådmannen verifiserer faktadelen i rapporten og er oppmoda om å gje ein uttale til dei vurderingar og forslag til tiltak som følgjer av rapporten. Fylkesrådmannen sin uttale vil bli vedlagt den endelege rapporten. 5

3. Revisjonskriterium 3.1 Revisjonskriterium Innsamla data har blitt vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lover, regelverk og andre relevante kommunale vedtak og retningsliner. Kriteria er utleidd frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon 1. 3.2 Krav til overordna oversikt og oppfølging Arbeidsgjevar har etter arbeidsmiljølova og internkontrollforskrifta eit ansvar for å sikre at det er tatt omsyn til arbeidstakarane sin helse, miljø og tryggleik, og for å sørgje for at det vert utført systematisk helse-, miljø- og tryggleiksarbeid (HMT) på alle plan i verksemda. 2 Både arbeidsmiljølova og internkontrollforskrifta peiker på at dette arbeidet skal gjerast i samarbeid med arbeidstakarane og deira representantar. 3 Ein verksemd sitt HMT-system skal også skildre rutinar og tiltak som kan førebyggje utstøyting og arbeidsrelatert sjukdom, og arbeidsgjevar har eit ansvar for å leggje til rette slik at arbeidstakarar med ulike helseføresetnader skal kunne være i arbeid 4. Vidare er arbeidsgjevar i følgje arbeidsmiljølova 5-1 og folketrygdlova 25-2 pålagt å føre statistikk over sjukefråvær og fråvær ved barns sjukdom. I 2 i Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom 5 står det vidare at: Formålet med føring av sykefraværsstatistikk er å sette søkelyset på sykefraværet på arbeidsplassen. Sykefraværsstatistikken skal bidra til at arbeidsgiveren og arbeidstakeren i samarbeid kan iverksette og evaluere tiltak for å redusere sykefraværet. I forskrifta si 6 heiter det også at [s]ykefraværsstatistikken skal for øvrig brukes på arbeidsplassen. Arbeidsgjevar skal også føre statistikk over alle personskader som oppstår under utføring av arbeid, samt sjukdom som ein antar er grunna i arbeidet eller tilhøva på arbeidsplassen. Fråvær i samband med barn sin sjukdom skal ikkje reknast med som sjukefråværsdagar i statistikken 6. Arbeidsmiljøutval (AMU) er etter arbeidsmiljølova si 7-1 pålagt for verksemder med meir enn 50 tilsette. Ei av AMU sine oppgåver er mellom anna at dei skal følgje utviklinga i spørsmål som angår arbeidstakarane sin tryggleik, helse og velferd. AMU kan også handsame spørsmål om arbeidstakarar med redusert arbeidsevne. Utvalet skal også gjennomgå alle rapporter om yrkessjukdomar, arbeidsulykker og tilløp til ulykker for å søke å finne årsaker, og hindre 1 RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon 2 Arbeidsmiljølova ( 3-1) og Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter ( 4 og 3) 3 I ein kommentar til Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 4 annet ledd blir det vist til at dette både er ein rett og ein plikt som arbeidstakar har. 4 Atil.no/sykefravær 5 FOR 1997-03-25 nr. 272 6 NAV: Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Dato: 12.08.201, korrigert versjon 12.08.12. 6

gjentaking. Vidare skal AMU også gjennomgå alle rapporter om yrkeshygieniske undersøkingar og måleresultat. 7 3.3 Krav til oppfølging av sjukemeldte arbeidstakarar Etter arbeidsmiljølova er arbeidsgjevar pålagt å syte for oppfølging av sjukefråvær. 8 Av 4-6 går det fram at arbeidsgjevar så langt det er mogeleg skal setje i verk naudsynte tiltak for at ein arbeidstakar har fått redusert arbeidsevne som følgje av ulykke, sjukdom, slitasje o.l. skal kunne halde på eller få eit passande arbeid. Vidare skal arbeidsgjevar i samråd med arbeidstakar seinast fire veker etter at arbeidstakar har blitt heilt eller delvis borte frå arbeidet, ha utarbeidd oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid. Planen skal innehalde ei vurdering av den sjukmeldte sine arbeidsoppgåver og arbeidsevner. Planen skal også innehalde aktuelle tiltak i regi av arbeidsgjevar, aktuelle tiltak med bistand frå myndigheitene og plan for vidare oppfølging. Arbeidsgjevar skal sende oppfølgingsplanen til sjukmeldar så snart han er utarbeidd, og til NAV. Det går fram av at det skal utarbeidast oppfølgingsplan og gjennomførast dialogmøte, med mindre det er openbart unødvendig. 9 Unntak vil vere til dømes viss arbeidstakar høgst truleg vil komme tilbake utan tilrettelegging, eller viss det kan slåast fast at vedkomande ikkje vil vere i stand til å komme attende i arbeid. Arbeidstilsynet viser også til at i dei høva ein arbeidstakar ikkje vil medverke, vil arbeidsgjevar bli regna som fritatt frå plikta til å utarbeide ein oppfølgingsplan. 10 Vidare går det fram av fjerde lekk i 4-6 at arbeidsgjevar skal kalle inn arbeidstakar til eit dialogmøte om innhaldet i oppfølgingsplanen. Dette skal gjerast seinast innan sju veker, med mindre dette er openbart unødvendig. Bedriftshelsetenesta skal være representert i møtet og sjukmeldar skal delta i møtet med mindre arbeidstakar ikkje ønskjer det eller det ikkje vert opplevd som føremålstenleg. Arbeidsgjevar skal gi informasjon til NAV om oppfølgingsplan og dialogmøtet. Av rettleiaren frå NAV går det vidare fram at oppfølgingsplanen skal oppdaterast i dette møtet. Innan ni veker skal arbeidsgjevar sende oppfølgingsplanen til NAV, saman med rapporteringsskjema med informasjon om oppfølgingsarbeidet. Viss sjukemeldinga varer ved skal det innkallast til eit dialogmøte nummer to seinast innan 26 veker, i regi av NAV. Både arbeidstakar og arbeidsgjevar er pliktig til å delta på dette møtet, medan sjukmeldar og anna helsepersonell skal delta viss det er føremålstenleg. Viss arbeidstakar, arbeidsgjevar, sjukmelder eller NAV meiner det er behov for det, skal dialogmøte nummer to framskundast, og det er også mogeleg å be om eit dialogmøte nummer tre. NAV skal følgje opp med sanksjonar mot dei som ikkje følgjer opp sitt ansvar i oppfølgingsarbeidet. Oppfølgingspliktene gjeld uavhengig av om arbeidstakar er helt eller delvis sjukmeldt. 3.4 Refusjon av løn/sjukepengar Ved sjukefråvær skal arbeidsgjevar ifølgje folketrygdlova 8-19 betale sjukepengar i ein periode på opptil 16 kalenderdagar (arbeidsgjevarperioden). Dette føreset at arbeidstakaren har tent opp rett på sjukepengar. 7 Arbeidsmiljølova 7-2, 1, 2 og 3. lekk 8 Arbeidsmiljølova 3-1 9 nav.no/arbeid, Rettleiaren «Oppfølging av sykmeldte» 10 Atil.no/fakta 7

Ein arbeidsgjevar som betaler ut løn/sjukepengar utover arbeidsgjevarperioden kan krevje refusjon frå NAV etter folketrygdloven 22-3. Refusjon kan bli gitt for opptil tre månader før kravet blei sett fram, jf. folketrygdloven 22-13. Av folketrygdloven 8-20 går følgjande fram: Dersom en arbeidstaker har langvarig eller kronisk sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, kan arbeidstakeren selv eller arbeidsgiveren søke om at trygden dekker utgiftene til sykepenger i arbeidsgiverperioden. Det samme gjelder for en arbeidstaker som har en sykdom som medfører risiko for gjentatte sykefravær i en begrenset periode. ( ) Vidare går det fram at: Dersom en arbeidstaker er sykmeldt på grunn av svangerskapsrelatert sykdom, og tilrettelegging eller omplassering til annet arbeid i virksomheten ikke er mulig, kan arbeidstakeren selv eller arbeidsgiveren søke om at trygden dekker utgiftene til sykepenger i arbeidsgiverperioden. 3.5 Kommunale mål og retningsliner Hordaland fylkeskommune har utarbeidd ein eigen rutine for oppfølging av sjukmeldte arbeidstakarar, revidert i januar 2012. Denne rutinen gjeld for alle tilsette i fylkeskommunen, og omhandlar plikter for den sjukmeldte og for den næraste overordna. 11 Av den sentrale IA-avtalen 12 inngått mellom regjeringen, arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjonane går det fram følgjande: «IA-avtalens overordnete mål er: Å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. De tre delmålene på nasjonalt nivå fra tidligere IA-avtaler videreføres. For å oppnå målene vektlegges i større grad enn i de tidligere avtalene det systematiske forebyggende HMSarbeidet i virksomhetene. De tre delmålene er: Reduksjon i sykefraværet med 20 pst. i forhold til nivået i andre kvartal 2001. Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. De konkrete målene fra tidligere tilleggsavtaler videreføres. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). Avtalene i de enkelte virksomhetene skal ta utgangspunkt i virksomhetenes utfordringer og sette mål som støtter opp om de nasjonale målene, herunder målet om 20 prosent reduksjon i sykefraværet fra nivået i andre kvartal 2001.» 13 Som IA-verksemd forpliktar Hordaland fylkeskommune som arbeidsgjevar og dei tilsette i fylkeskommunen seg til å samarbeide systematisk for å oppnå meir inkluderande arbeidsplassar. Som IA-bedrift får Hordaland fylkeskommune tilgang til fleire verkemiddel, mellom anna utvida bruk av eigenmelding. Til gjengjeld inneber dette mellom anna at: 11 Rutine for oppfølging av sjukmelde arbeidstakarar, gjeldande frå 24. august 2011, revidert 9. januar 2012. 12 Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv 1. mars 2010 31. desember 2013 (IA-avtalen), 24.02.10 13 IA-avtalen, side 2-3 8

«Partene i virksomheten forplikter seg til aktiv medvirkning i IA-arbeidet. Som ledd i HMS-arbeidet forplikter virksomheten seg til å fastsette og følge opp konkrete aktivitets- og resultatmål i sykefraværsarbeidet. ( )» Hordaland fylkeskommune har vore IA-verksemd sidan 15. mai 2003. Gjeldande IA-avtale med NAV Arbeidslivssenter Hordaland blei inngått 10. desember 2010 og gjeld for perioden 2010-2013. 9

4. Data 4.1 Innleiing Med om lag 4100 årsverk i 2011 er fylkeskommunen ein av dei største arbeidsgjevarane i Hordaland. Av årsverka arbeidde om lag 3200 innanfor opplæringsavdelinga, 300 innan tannhelseavdelinga, medan 600 arbeidde innan fylkesadministrasjonen og andre avdelingar. 14 4.2 Organisering og roller i av arbeidet mot sjukefråvær Hordaland fylkeskommune er organisert i fem fagavdelingar med tilhøyrande einingar, og ein fylkesadministrasjon med to stabsavdelingar. Figur 1 Organisasjonskart for Hordaland fylkeskommune. Kjelde: ww.hfk.no I intervju blir det opplyst at arbeidsgjevaransvaret i verksemda for ein stor del er desentralisert. Ved dei fagavdelingane som det er gjennomført intervju i samband med denne undersøkinga, inneber dette at personalansvaret ved tannklinikkane er lagt til klinikksjef, medan personalansvaret ved skulane er lagt til dei ulike avdelingsleiarane ved skulen. Rektor har igjen personalansvar for sine avdelingsleiarar. Når det gjeld organiseringa av sjukefråværsarbeidet i fylkeskommunen blir det opplyst at det operative ansvaret for oppfølging av sjukemeldte er plassert i lina slik at det alltid er næraste leiar som skal følgje opp den sjukmeldte. Det går fram av intervjua at nærmaste leiar tek i mot sjukemeldingane. I nokre tilfelle er det den personalansvarlege sjølve som registrerer sjukemeldinga i personalportalen, andre stader er det merkantilt personell som gjer dette før papirkopi blir sendt vidare til lønsavdelinga i HFK. Når det gjeld rektorane si rolle i oppfølgingsarbeidet går det fram at desse kan bli involverte dersom det til 14 Opplysningane er henta frå www.hfk.no og frå Hordaland fylkeskommune sin årsrapport for 2011. 10

dømes er ei krevjande sak, eller dersom oppfølgingstiltaka i ei sak får større konsekvensar for drifta på tvers av avdelingar innanfor ein einskild skule. Leiarane som er intervjua i undersøkinga oppfattar rollefordelinga i sjukefråværsarbeidet som tydeleg. Vidare går det fram av intervju at organisasjonsavdelinga i fylkeskommunen har det overordna systemansvaret for arbeidet med oppfølging av sjukemeldte. Dette inneber at organisasjonsavdelinga, med dei tilhøyrande personal-, løns- og HMT-seksjonane, ved behov skal gje bistand til leiarar med personalansvar. Vernetenesta i fylkeskommunen er organisert i samsvar med organisasjonsstrukturen, med fylkeshovudverneombod og hovudarbeidsmiljøutval (HAMU), samt eit hovudverneombod og eit arbeidsmiljøutval (AMU) for kvar eining. Avhengig av storleiken til einingane kan det verefleire verneombod innan einingane. Revisjonen har fått opplyst at fylkesverneombodet arbeider tett mot NAV arbeidslivssenter og deltek i arbeid med livsfasepolitikk og inkluderande arbeidsliv. 4.3 Målsettingar og indikatorar knytt til arbeidet med sjukefråvær Hordaland fylkeskommune har vore omfatta av IA-avtalen sidan 2003. På bakgrunn av IA-avtalen utarbeidde ei partssamansett gruppe i fylkeskommunen eit IAstrategidokument eit framlegg til mål- og strategidokument, som vart handsama i HAMU i mai 2011. Dette framlegget vart deretter vidareutvikla til gjeldande dokument, som vart fastsett av organisasjonsdirektøren 24. august 2011. 15 Det går fram at strategidokumentet skal medverke til at verksemda etterlever arbeidsmiljølova sine krav til eit helsefremjande og inkluderande arbeidsliv. 16 Strategidokumentet legg både overordna føringar for IA-arbeidet, samt definerer mål og tiltak for dette arbeidet. Det går vidare fram at dokumentet er gjeldande for heile fylkeskommunen, og at alle avdelingar/einingar og fagavdelingar skal utarbeide lokale handlingsplanar som omfattar tiltak for å redusere sjukefråvær og styrke arbeidsmiljøet, og rapportere til HAMU eller sine respektive AMU. I strategidokumentet er det på overordna nivå utarbeidd følgjande mål for sjukefråværet: Fylkeskommunen skal ha eit samla nærvær på 95 % (sjukefråvær som ikkje overstig 5 %) innan 2013. Dei tre hovudområda tannhelse, opplæring og fylkesadministrasjon skal fastsetje eigne talfesta nærværsmål ut frå relevant statistikk og erfaringar, samt rapportere dette til HAMU innan 31.10.2011. Rutinar for oppfølging av sjukmeldte skal vere oppdaterte til ein kvar tid og sjukefråværsrutinar skal innarbeidast i dei IKT-verktøya som blir brukte i MNT og personalarbeidet. Det skal gjevast systematisk opplæring innan tema som understøtter førebygging av sjukefråvær og utstøyting, for leiarar, tillitsvalde og verneombod. I handlingsplan-delen av strategidokumentet er det vidare utarbeidd sju aktivitetar knytt til delmålet «sjukefråvær». Desse er: Talfesting av nærværsmål i dei tre hovudområda Reviderte rutinar for oppfølging av sjukemeldte Innarbeiding av sjukefråværsrutine i IKT-verktøy Grunnopplæring HMT med IA/ nærværsarbeid som tema Gjennomføring av lokale arbeidsgjevarfora åtte gonger årleg Deltaking på IA-kurs i regi av NAV Arbeidslivssenter Opplæring i IA via katalog for kurs og konferansar i regi av organisasjonsavdelinga 15 Tilbakemelding 1 vedr. høyringsutkast til rapport om sjukefråvær, datert 01. 10.12 16 Mål og tiltak for Inkluderande Arbeidsliv i Hordaland fylkeskommune, styringsdokument gjeldande frå 24. august 2011. 11

4.4 Verktøy i oppfølging av sjukemeldte Fylkeskommunen innførte hausten 2011 ein nettbasert personalportal der leiarhandbok, personalhandbok og alle relevante reglar er tilgjengelige. Systemet blei utrullert i fleire omgangar og var ferdig implementert i alle einingane i fylkeskommunen i mai 2012. Alt fråvær blir registrert i personalportalen. Eigenmeldingar blir registrerte av arbeidstakarane sjølve, medan sjukemeldingar blir registrerte av nærmaste leiar. Revisjonen har fått opplyst at registreringar i personalportalen er synlege både for leiar og arbeidstakar. Systemet skal bidra til betre oversikt over mellom anna løn og fråvær og sikre at same informasjon om reglar og rutinar er tilgjengelege for alle. Registreringar i portalen kan gjerast på terminalar på arbeidsplassen eller heimafrå. Det blir opplyst ved dei avdelingane/einingane der revisjonen har gjennomført intervju at dei tilsette har eigen PC eller tilgang til PC. Leiinga ved personalseksjonen i fylkeskommunen er likevel noko uroleg for tilgangen til personalportalen for den gruppa av arbeidstakarar som ikkje nyttar datamaskin i sitt daglege arbeid. 4.5 Fylkeskommunen si oversikt over sjukefråværet Overordna oversikt over sjukefråværet Figuren nedanfor viser sjukefråvær i prosent basert på tall revisjonen har motteke frå Hordaland fylkeskommune. Figuren viser sjukefråværet dei siste åra fordelt på kjønn og for fylkeskommunen totalt. Det er vidare lagt inn tal for gjennomsnittleg sjukefråvær innan undervisningsområdet for heile landet ettersom størstedelen av dei tilsette i Hordaland fylkeskommune arbeider innanfor undervisning. Figur 2: Prosentvis oversikt over sjukefråværet i Hordaland fylkeskommune dei siste åra Av figuren over går det fram at det samla sjukefråværet i fylkeskommunen har vore rundt 6 % dei siste åra. Lågast var sjukefråværet i 2010. Av figuren går det vidare fram at det er ein høgare prosentdel kvinner enn menn som er sjukemeldte. 12

Av fylkeskommunen si årsmelding går det fram samla oversikt over sjukefråværet, og fordelt på dei tre hovudområda; opplæring, tannhelse og fylkesadministrasjonen/andre. 17 Fylkesrådmannen utarbeider årlege notat om sjukefråværet i organisasjonen til fylkeskommunen sitt hovudarbeidsmiljøutval (HAMU) og administrasjonsutval. 18 Det går fram av informasjon frå fylkeskommunen i samband med verifiseringa av rapporten at «( ) det som hovudregel óg har vore utarbeidd kvartalsvis sjukefråværsstatistikk, som vert oversendt dei same utvala». 19 Notata frå fylkesrådmannen viser utviklinga i sjukefråværet dei siste tre åra for fylkeskommunen samla, for kvinner og menn og for dei ulike sektorane i fylkeskommunen, målt i prosent. Det går fram at statistikkgrunnlaget som blir nytta byggjer på fylkeskommunen sitt løns- og personalsystem. Eit skifte av system i 2011 gjer at tala og konsistensen i talgrunnlaget for 2011 er usikre. 20 21 Det går vidare fram at fylkeskommunen vil kunne lage ein meir omfattande statistikk og analyse når det nye lønssystemet er fullt utbygd, mellom anna med ein ny analysemodul. 22 I dei årlege notata til HAMU og administrasjonsutvalet blir det rapportert om mellom anna måloppnåing knytt til fylkeskommunen sitt IA-mål. I notatet for 2010 blir det også rapportert om sjukefråværsfordelinga fordelt på stillingsgrupper og yrker. Det blir vist til at høgt sjukefråvær blant miljøarbeidarar, kontorpersonell, reinhaldarar og tannhelsesekretærar «kan vere grunn til å prioritere desse fire yrkesgruppene i noko av satsinga i det vidare IA-arbeidet i fylkeskommunen». I notat for 2011 er det ikkje vist tilsvarande statistikk knytt til desse fire yrkesgruppene. I intervju med leiinga ved personaleininga går det fram at ein meiner at fylkeskommunen ikkje har eit godt nok system for å lage sentral sjukefråværsstatistikk, og at kvaliteten på statistikken har vore for dårleg fram til no. Oppfatninga er at den føringstekniske kvaliteten vil bli betre ved at den einskilde tilsette eller tilretteleggjar no skal føre fråværet i personalportalen. Det nye systemet vil mellom anna betre kunne skilje mellom fråvær på grunn av eigen sjukdom og barn/barnepassar sin sjukdom i den statistikken som blir laga. Einingsleiarane sin oversikt over sjukefråværet I undersøkinga kjem det fram at fleire einingar har utarbeidd eigne oversiktar over sjukefråværet. I intervju peiker einskilde intervjuobjekt på at det hadde vore nyttig å kunne ta ut rapportar over sjukefråværet frå personalportalen, men at dei ikkje veit om dette er mogleg å gjere. Fleire intervjuobjekt peikar vidare på at dei må lage seg egne oversikter over fråvær med eigenmelding utanfor personalportalen, for å kunne kontrollere at alle som har hatt fråvær faktisk leverer eigenmelding. Det går fram av informasjon frå fylkeskommunen i samband med verifiseringa av rapporten at «Det er fullt ut mogleg å følgje opp eigenmeldingar i Personalportalen, ved å opprette oppfølgingssak kvar gang nokon melder om fråvær pr. telefon. Ei slik sak kan liggje som Åpen heilt til eigenmelding faktisk er levert elektronisk, deretter kan leiar avslutte saka med nokre få tastetrykk. Dette kan likevel framstå som noko tungvint. HFK har tatt opp med leverandøren om det er mogleg å få til ein meir automatisert rutine, men så langt er dette avvist.» 23 4.6 Kompetanse knytt til arbeid mot sjukefråvær Det går fram at fylkeskommunen har ein strategi for leiarutvikling for perioden 2009-2013, der ein har peikt ut leiargruppeutvikling, faste leiarsamlingar og leiaropplæring som prioriterte satsingsområde. 24 Vidare utarbeidar organisasjonsavdelinga kvart år ein kursplan med planlagde 17 Årsmelding 2011, side 49 18 Notat til Hovudarbeidsmiljøutvalet og Administrasjonsutvalet frå fylkesrådmannen, datert 11.03.12 19 Tilbakemelding 1 vedr. høyringsutkast til rapport om sjukefråvær, datert 01. 10.12 20 Notat til Hovudarbeidsmiljøutvalet og Administrasjonsutvalet, datert 28.02.12 21 Av Tilbakemelding 1 vedr. høyringsutkast til rapport om sjukefråvær, datert 01. 10.12 går det fram at «I 2011 vart rapporteringa prega av omlegging til nytt løns- og personalsystemet. Det vart rapportert til HAMU for 1. kvartal (frå det gamle systemet) og 2. kvartal (berre legemeldt fråvær), medan 3. og 4. kvartal gjekk inn i rapporteringa for heile 2011.» 22 Notat til Hovudarbeidsmiljøutvalet og Administrasjonsutvalet, datert 28.02.12 23 Tilbakemelding 1 vedr. høyringsutkast til rapport om sjukefråvær, datert 01. 10.12 24 Kurs og konferansar 2011 i regi av organisasjonsavdelinga 13

kurs og konferansar for leiarar, tillitsvalde, verneombod og medarbeidarar i fylkeskommunen. Både i 2011 og 2012 blir det mellom anna gjeve tilbod om grunnopplæring i arbeidsmiljø, folketrygdlov/fråvær og ferielov, samt fleire kurs knytt til handtering av HMT-ansvar. Revisjonen får vidare opplyst at oppfølging av sjukemeldte er eit tilbakevendande tema på dei halvårlege leiarsamlingane i fylkeskommunen der alle leiarar deltar. Revisjonen har fått opplyst at fylkeskommunen i november 2011 gjennomførte opplæring innan temaet oppfølging av sjukmeldte for leiarar med personalansvar, hovudtillitsvalde, fylkesverneombod, HMT-seksjon og personalrådgjevarar. Fokuset i denne opplæringa var på dei nye oppfølgingsreglane etter 1. juli 2011. I intervju går det vidare fram at det jamleg blir sendt ut informasjon om fristar og lovverk til etatane i fylkeskommunen som ein del av refusjonsarbeidet. Leiarane som er intervjua i undersøkinga opplyser at leiarsamlingane og kurs om nye reglar for oppfølging av sjukemeldte blir opplevd som nyttige. Dei peiker også på at kurstilbodet på dette feltet er godt og dekkande for deira behov. Alle som er intervjua i undersøkinga har vore på kurs i samband med innføringa av ny personalportal. Dei er i hovudsak tilfreds med denne innføringa, men eit intervjuobjekt sakna informasjon om kva statistikkar som er mogleg for leiarane å hente ut av portalen. Det blir vist til at det er oppretta ei ordning med supebrukarar ved einingane som ein kan spørje om hjelp ved behov, men ein av leiarane peikar på at superbrukaren på arbeidsplassen ikkje hadde kunnskap om oppfølging av sjukemeldte. Av intervju med personaldirektør blir det opplyst at alle leiarar i fylkeskommunen skal ha gjennomført HMT-kurs, men i intervju med leiarar går det fram at ikkje alle leiarar med personalansvar faktisk har gjennomført kurset. Alle leiarane i undersøkinga opplyser at dei opplever å ha kompetanse knytt til oppfølging av sjukemeldte. Dei peiker på at dei kan vende seg til organisasjonsavdelinga og HMT avdelinga dersom dei har behov for bistand. Av intervju gard et fram at leiarane opplever å få den hjelpa dei etterspør. Fleire av dei som er intervjua peiker på at det å gjere ein god jobb i samband med oppfølging av sjukemeldte også handlar om å forstå menneske og balansere mellom å vise omsorg og å være tydelig mellom anna på kva løysingar som er realistiske. Dei peiker på at kompetanse knytt til dette også handlar om å få erfaring med slikt abeid og som leiar. Det går fram av intervju at leiarane med personalansvar kjenner til IA-avtalen. Fleire av dei som er intervjua viser også til at fylkeskommunen sin rutine for sjukefråværsoppfølging mellom anna har integrert IA-avtalen. Fleire av dei intervjua peiker på at dei prøver å være aktive med omsyn til å førebygge sjukefråvær. Dette kan være tiltak som førebygger nakke/rygg problematikk, tilpassing av organiseringa etter behov som blir meldt gjennom medarbeidarundersøkingar eller involvering av ekstern hjelp ved krevjande situasjonar i arbeidsmiljøet. 4.7 System for oppfølging av sjukmeldte Som nemnt tidlegare er det nærmaste leiar som får sjukemeldingane frå dei tilsette og sørgjer for at desse blir sendt vidare, ev. ved hjelp av merkantilt personell. Fylkeskommunen har utarbeidd ein rutine for oppfølging av sjukmeldte som alle dei revisjonen har intervjua kjenner til og opplyser at dei nyttar. Rutinen blir oppfatta som eit nyttig hjelpemiddel i oppfølginga av dei sjukemeldte. Revisjonen får opplyst at dersom ein leiar ikkje følgjer opp medarbeidar slik vedkommande skal i tråd med rutinen, vil NAV sende avviksmelding om dette. Personalleiinga i fylkeskommunen opplyser at dei jamleg får slike meldingar frå NAV. Det går fram av informasjon frå fylkeskommunen i samband med verifiseringa av rapporten at NAV berre sender slik 14

avviksmelding (i form av varsel om mulkt) dersom ein ikkje sender inn rapport til NAV etter ni veker. Samstundes blir det peikt på Personalportalen genererer varsel om dei ulike aktivitetane i sjukefråværsoppfølginga, og at dette varselet ligg på framsida i portalen hos den einskilde leiar i fylkeskommunen. 25 Alle dei intervjua, med unnatak av ein person, nytta personalportalen i oppfølginga av sjukemeldte. Leiaren som enno ikkje hadde nytta den var i ferd med å registrere den første sjukemelding i portalen. Fleire av dei som er intervjua fortalte at dei hadde grua seg litt til å ta portalen i bruk, men synest no at den er eit godt hjelpemiddel og at det er ei klar forbetring frå tidlegare i arbeidet med å følgje opp dei sjukemeldte. Dei intervjua er særleg nøgde med at alle rutinar er lett tilgjengelege og at ein får påminning om fristar for oppfølginga av den enkelte sjukemeldte. Dei opplevde portalen som eit nyttig verktøy for å sikre at alle fristar blir overhaldt. Alle dei som er intervjua hadde erfaring med å innkalle sjukemeldte til dialogmøte. Dei hadde likevel litt ulike erfaringar med omsyn til det å få fastlegane til å delta på møta. Dialogmøta blei oppfatta som nyttige. Det kom i intervju fram døme på at BHT ikkje kunne stille på møta og at NAV har utsett avtalte møte, slik at fristane i oppfølginga ikkje har blitt overhaldt. Fleire av dei som er intervjua fortalte at det i mange tilfelle ikkje lar seg gjere å gjennomføre oppfølging av dei sjukemeldte i tråd med fylkeskommunen sin rutine. Årsaka til dette blir sett i samanheng med helsa og forventa sjukdomsutvikling for den sjukemeldte. I slike tilfelle er det gjort vurderingar som tilseier at det har vore openbart unødvendig å gjennomføre dialogmøte. Gjennomgangen av 13 stikkprøvar av oppfølging av sjukemeldte i 2011 og 2012 viser at leiarane som er intervjua følgjer opp dei tilsette ved å sikre at det blir laga oppfølgingsplanar for dei sjukemeldte etter fire veker. Med unntak av to tilfelle blei det gjennomført dialogmøte nummer ein etter sju veker. I tre av desse dialogmøta var HMT seksjonen i fylkeskommunen til stades. I eit tilfelle blei det ikkje gjennomført dialogmøte fordi leiaren trudde at dette ikkje var nødvendig, ettersom den sjukemeldte var delvis i jobb. I samtale med leiaren kom det fram at vedkomande ikkje kjende til at det også skal gjennomførast dialogmøte med tilsette som er delvis sjukemelde. Av stikkprøvane kom det vidare fram at det blir sendt oppfølgingsplan til NAV etter ni veker i dei sakene der dette var aktuelt. I eit tilfelle var det likevel ikkje dokumentert for revisjonen at dette hadde blitt gjort. Når det gjeld deltaking i dialogmøte nummer to som NAV skal kalle inn til etter 26 veker, blei det i to tilfelle vist til at NAV hadde utsett møte og i eit tilfelle vist til at NAV enno ikkje hadde kalla inn til møte. I dei andre tilfella var det enten ikkje aktuelt å kalle inn til dialogmøte to fordi personen det gjaldt var blitt frisk, eller fordi det var gjort ei vurdering av at det openbart ikkje var nødvendig å gjennomføre dialogmøte. 4.8 Refusjonsarbeidet i fylkeskommunen Sjølve registreringa av sjukefråværa og godkjenninga av desse registreringane er lagt til leiarar med personalansvar ute i dei ulike fagavdelingane i fylkeskommunen, medan ansvaret for innkrevjing av refusjonar for sjukeløn er sentralisert i Servicesenter løn. Servicesenteret er ein del av personalseksjonen i fylkeskommunen. I intervju blir det opplyst at arbeidet med refusjonar er tidkrevjande og komplekst, m.a. på grunn av omfattande regelverk, og ei sentralisering av refusjonsarbeidet gjer det mogleg å utvikle eit godt kompetansemiljø for å handtere dette arbeidet. Det er ni sakshandsamarar som arbeidar med å sende refusjonskrav til NAV i fylkeskommunen, medan tre tilsette i tillegg har særskilt ansvar for avstemming og oppfølging av refusjonskrav. Uttrekk av registrerte refusjonskrav frå lønssystemet til fylkeskommunen gjort i mai 2012 26 viser at 25 Tilbakemelding 1 vedr. høyringsutkast til rapport om sjukefråvær, datert 01. 10.12 26 Rapport «oversikt over refusjonskrav» generert 18.5.2012. 15

det var sendt totalt 4 579 refusjonskrav i 2011. Samla blei det kravd refusjon av sjukeløn for 1 068 personar. Etter registrering og godkjenning er gjort av leiarane ute i avdelingane og einingane, blir informasjonen automatisk tilgjengeleg for sakshandsamarane på Servicesenter løn via lønssystemet. Ved Servicesenteret blir det henta fram oversikt over nye registrerte sjukefråvær, og utarbeidd eventuelle krav om refusjon av sjukeløn til NAV-kontoret den enkelte sjukemeldte høyrer til. Når NAV gjer utbetaling av refusjon utfører Servicesenteret manuell kontroll av kvart einskilde refusjonskrav. Dersom denne kontrollen avdekker differanse mellom krav og motteke refusjonsbeløp, blir det sendt purring eller refusjon blir sendt i retur til NAV. I dei tilfella refusjonskrav har blitt avslått av NAV, blir det notert grunnen til at fylkeskommunen ikkje får utbetalt refusjon. Avslaget blir registrert både elektronisk på den enkelte personen i fråværsregistreringa og arkivert saman med sjukemeldinga. Avslag om refusjon og saker der fylkeskommunen har fått for mykje refusjon frå NAV, blir i tillegg dokument og arkivert i eigne permar i avdelinga. Fylkeskommunen har til ei kvar tid uteståande refusjonskrav hos NAV. Det blir opplyst at uteståande refusjonskrav i nokre tilfelle kan gå heilt tilbake til 2010. I intervju blir det forklart at uteståande krav kan ha fleire årsaker, mellom anna der fylkeskommunen ha fått refusjon for kortare periode enn det er søkt om. Det kan også vere tilfelle der ein har nytta feil sats. Det kan også skuldast feil eller manglar ved registreringa trass i at sjukemeldingsskjema blir kontrollert både av den sjukemeldte, einingane og Servicesenter løn. Det har også hendt at sjukefråvær ikkje er registrert i tide av einingane, og Servicesenter løn har derfor ikkje sendt krav om refusjon innan fristen til NAV. 27 I tillegg går det fram at NAV ligg på etterskot med refusjonsutbetalingane. Vidare har ikkje Altinn-løysinga som NAV tok i bruk i november 2011, for oversending av oversikt over refusjonsutbetalingar til arbeidsgjevarar, fungert før nyleg. Fylkeskommunen har i en lengre periode ikkje kunne gjere kontroll og avstemmingar av uteståande krav i høve til NAV sin oversikt over innvilga refusjonar. Det blir opplyst i e-post til revisjonen at ein den seinare tida har fått orden på oversiktane frå NAV, og at ein skal vere ajour med avstemminga i september 2012. Etter dette vil ein elektronisk overføre oversiktane til lønnssystemet den 6. i kvar månad. Det går vidare fram av opplysningar revisjonen har fått at ein planlegg å ha klar ei rutineskildring for avstemming av mottatt sjukelønn innan utgangen av 2012. Det er utforma skiftlege rutinar for andre vesentlege arbeidsprosessar knytt til refusjonsarbeidet. Det går fram av intervju at fylkeskommunen ikkje har eit elektronisk system for å halde oversikt over årsakene til at ein får avslag på søknad om refusjon, kor mange avslag fylkeskommunen får per år eller kor store beløp ein taper som følgje av at krav ikkje er sendt i tide. Det blir i intervju samstundes vist til at fylkeskommunen erfaringsvis likevel får få avslag sett i forhold til talet på krav som dei sender til NAV. Uttrekk av registrerte refusjonskrav frå lønssystemet til fylkeskommunen viser at det i 2011 samla blei kravd refusjon av sjukeløn for om lag 76,7 mill. kroner frå NAV. Oversikta viser vidare at fylkeskommunen per mai 2012 hadde nesten 14,7 mill. kroner i uoppgjorte refusjonskrav. Uoppgjorte refusjonskrav er uteståande beløp som det er kravd refusjon for, men som ikkje er registrert mottatt frå NAV. 4.9 Fylkeskommunen sine kostnader knytt til sjukefråværet Personaldirektøren viser i intervju til at det er fokus på kostnader i samband med sjukefråvær i heile organisasjonen. Personaldirektøren meiner einingsleiarane følgjer med på refusjonsutbetalingane, fordi dette får følgjer for budsjetta dei har til disposisjon. I undersøkinga 27 Refusjon kan bli gitt for opptil tre månader før kravet blei sett fram, jf folketrygdloven 22-13. 16

går det vidare fram at med innføringa av personalportalen blir vikarbruk og vikarlønn også ført i same system som det ein registrerer sjukefråvær i. Økonomiske kostnader ved sjukefråvær Fylkeskommunen sine totale økonomiske kostnadar knytt til samla sjukefråvær i organisasjonen avhenger av fleire faktorar, spesielt lønsnivået til den enkelte sjuke og varigheit av sjukefråværet. Eit viktig skilje i berekninga av økonomiske kostnader ved sjukefråvær går mellom fråvær som er innanfor og utanfor arbeidsgjevarperioden. 28 Ved sjukefråvær utover arbeidsgjevarperioden får fylkeskommunen refundert deler av utgiftene, men ikkje alt. Fylkeskommunen må sjølv dekke følgjande: Pensjonskostnader arbeidsgjevaravgift av feriepengar og pensjon feriepengar av løn utover 6G feriepengeavsetning av løn inntil 6G utover 48 sjukefråværsdagar. 29 Det finst fleire modellar for berekning av økonomiske kostnader ved sjukefråvær. Ein mykje brukt modell er KS sin berekningsmodell, som er spesielt utarbeidd med sikte på å gje eit anslag på kor mykje sjukefråvær kostar i den enkelte kommune og fylkeskommune. 30 Ein fordel med KS sin modell er at han viser kostnader innanfor og utanfor arbeidsgjevarperioden. Modellen baserar seg på grunnlagstal frå PAI-registeret. 31 Modellen viser difor ikkje nøyaktige tal, men er eit verktøy for å illustrere kostnader ved sjukefråvær. Dersom ein legg inn fylkeskommunen sitt prosentvise korttids- og langtidssjukefråvær i denne modellen viser han at fylkeskommunen sine totale kostnader knytt til sjukefråvær i 2011 anslagsvis var nesten 63 millionar kroner. Dette var fordelt på ca. 41,5 mill. kr innanfor arbeidsgjevarperioden og ca. 21,5 mill. kr utanfor arbeidsgjevarperioden. Delen av sjukefråværskostnadane som blir dekka av staten gjennom refusjon av sjukeløn frå NAV utgjer ca. 53 mill. kroner. Etter det revisjonen kan sjå av oversendt dokumentasjon frå fylkeskommunen, blir ikkje kostnadsinformasjon knytt til sjukefråvær nytta i analyser av sjukefråvær i verksemda. I fylkesrådmannen si verifisering av rapporten går det fram at: «Fylkesrådmannen har særskilt merka seg den økonomiske analysen av sjukefråværet. Funna i rapporten syner at kostnadene knytt til sjukefråvær er store, og at det er rimeleg å vurdere nærare korleis kostnadselementet kan få ein noko større plass i det framtidige arbeidet med førebygging av sjukefråvær og fremming av nærvær og helse blant dei tilsette i fylkeskommunen». 32 Tapte dagsverk ved sjukefråvær Statistikk frå fylkeskommunen viser at det totale sjukefråværet på 6,1 % i 2011 var fordelt på 2,18 % i arbeidsgjevarperioden og 3,91 % utover arbeidsgjevarperioden. For å synleggjere kva dette utgjer, har revisjonen gjennomgått statistikkgrunnlaget som viser talet på tapte dagsverk. Gjennomgangen viser at det totalt gjekk tapt om lag 55 000 dagsverk som følgje av eigenmeldt fråvær, korttidsfråvær eller langtidsfråvær i 2011. Det går fram av tala at det i denne perioden var avtalt 909 132 dagsverk. Figur 3 Oversikt over tal tapte dagsverk fordelt på fråvær over og under 16 dagar. 28 Arbeidsgjevarperioden er den første perioden av eit sjukefråvær (frå første fråværsdag og opptil 16 kalenderdagar). 29 Temaside for sjukefråvær i kommunane henta frå www.regjeringen.no 30 http://www.ks.no/portaler/inkluderende-arbeidsliv-ia/verktoy/handboker-veiledere/sykefravarsstatistikk-ogsykefravarskostnader-/. Datert 7.7.2010. 31 PAI står for Personaladministrativt informasjonssystem og byggjer på opplysningar innhenta frå mellom anna kommunar, fylkeskommunar. 32 Tilbakemelding 1 vedr. høyringsutkast til rapport om sjukefråvær, datert 01. 10.12 17

60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 Sjukemeldt 16 + Sjukefråvær 1 16 10 000 0 Tannhelseavdelinga Opplæringsavdelinga Andre avdelingar Samla HFK Figuren over viser vidare at av dei totalt 55 000 tapte dagsverka var om lag 20 000 innanfor og 35 000 utanfor arbeidsgjevarperioden. Figuren viser vidare at den klart største delen av tapte dagsverk (43 000) er knytt til opplæringsavdelinga, medan tannhelseavdelinga og andre avdelingar 33 hadde færre tapte dagsverk (om lag 6000 kvar). Dette har samanheng med at opplæringsavdelinga er den største avdelinga målt i talet på årsverk. Kostnader knytt til bruk av vikarar Ein vesentleg kostnad knytt til sjukefråvær er bruk av vikar som erstatning for sjukemeldte. Uttrekk frå lønssystemet viser at det for perioden april til desember 2011 var ført vikarbruk på åtte ulike lønsartar. Desse er: 1140 Vikartimer Pensjonist 1415 Vikart. Lærar 45min (Ord) 1416 Vikart. Lærar 45min +50% 1463 Ferievikar 1464 Sjukevikar 1466 Perm. Vikar 1467 Ekstrahjelp Samla kostnadar knytt til vikarbruk var på om lag 35 millionar for perioden april til desember 2011, fordelt på alle dei ulike vikar-lønsartane. Hovudvekta av kostnadene er knytt til lønsartane 1415 og 1416 som er vikartimar lærar med og utan overtid. Det har ikkje vore mogeleg for revisjonen å trekkje ut kor stor del av vikarkostnadane eller kor mange av vikarane som er direkte knytt til sjukemeldingar. Grunnen til dette er at lønsarten for sjukevikar ikkje reflekterer samla bruk av sjukevikarar, men berre sjukevikarar som er ikkjepedagogisk personale innanfor opplæringssektoren. 34 Det går fram av informasjon frå fylkeskommunen i samband med verifiseringa av rapporten at ein, for å få eit komplett bilete av sjukevikarkostnadene, også må undersøke kva kostnadsart som er belasta i rekneskapen, for å skilje kva som er utbetalt til vikar ved sjukdom, og kva som er utbetalt til anna form for 33 Tal for andre avdelingar inkluderer fylkesrådmannen, økonomiavdelinga, organisasjonsavdelinga, regionalavdelinga, samferdselsavdelinga, Bybanen utbygging og kultur- og idrettsavdelinga. Desse hadde totalt om lag 110.000 avtalte dagsverk i 2011. 34 Informasjon frå epost frå fylkeskommunen, datert 10.09.12 18

vikarbruk. 35 Driftsrapport pr. periode 13, 2011 viser at kostnader til sjukevikarar som er ført på kostnadsarten 10260 «Vikar under sjukdom» i 2011 utgjorde ca. 39 millionar. Uttrekket revisjonen har gjort viser samstundes at meir enn 2000 personer har mottatt vikarløn i denne perioden, men det er ikkje er grunnlag for å konkludere kor mange av desse som er vikarar for sjukemeldte. 4.10 Konsekvensar av sjukefråværet for tenestekvalitet og tilbod Alle leiarane med personalansvar som har blitt intervjua opplever at sjukefråvær kan få konsekvensar for tenestekvalitet og tilbod. Fleire av dei som er intervjua peiker på at det kan vere vanskeleg å få tak i vikarar ved sjukefråvær, eller at dei må nytte ufaglærte vikarar. Av intervjua går det fram at skulane prøver å setje inn vikar så rask som råd er, og at dei ved planlagt sjukefråvær mellom anna prøver å nytte personell som er kjent på skulen. Samstundes går det fram at ein ofte gjer vikarvurderingar ut frå kvar einskild situasjon. Ein av skulane nyttar til dømes alltid vikar for første trinnet, medan dei eldre elevane ved kort fråvær på nokre timar kan arbeide åleine. I slike tilfelle vil elevane bli sett i gang med oppgåver av leiinga ved skulen. Ved enkelte tannhelseklinikkar kan det vere vanskeleg å få tak i vikarar, og sjukefråvær kan derfor føre til at andre klinikkar må behandle pasientane. Det blir understreka at fråværet ikkje går ut over prioriterte pasientar, men at betalande pasientar i slike tilfelle kan måtte vente på tannbehandling. Ein av dei som er intervjua viser til at sjukefråvær kan gjere det vanskeleg å planleggje drifta både fordi ein ikkje alltid veit kor lenge eit fråvær vil vare, og fordi at sjølv ved langtidssjukefråvær skriv legen som regel ut sjukemeldingar berre for 14 dagar av gongen. Dette gjer det vanskeleg å rekruttere inn vikarar. I fleire intervju med tilsette på skular blir det peika på at lærarjobben føreset gode relasjonar og kjennskap til elevar bygd opp over tid, og at vikarar ofte ikkje kan få slike relasjonar og god kjennskap til elevane. Utstrakt vikarbruk kan derfor føre til at elevar kan oppleve lågare kvalitet og mindre kontinuitet i undervisninga. Ingen av intervjuobjekta har opplevd klager på at det nyttast for mykje vikarar, eller på at ein ikkje tar inn vikarar. Det går også fram av intervju at sjukefråvær ved skulane kan gje meirbelastning på resten av staben. Det blir opplyst i at enkelte tilsette med helseutfordringar også ber om fritak for kontaktlæraransvar fordi den rolla føreset at ein er til stades og kan følgje opp elevane over lengre tid. 35 Tilbakemelding 1 vedr. høyringsutkast til rapport om sjukefråvær, datert 01. 10.12 19

5. Vurdering 5.1 Målsettingar og oversikter Etter revisjonen si meining har fylkeskommunen gjennom sitt IA-strategidokument lagt eit godt grunnlag for å implementere IA-avtalen sine intensjonar internt i verksemda, og har utleda målsettingar og indikatorar som høver til eiga verksemd. Gjennom arbeidsmiljøutvalet og den partssamansette arbeidsgruppa sikrar fylkeskommunen også at dei tilsette medverkar til både utforming av måla og i vurderinga av måloppnåinga. Når det gjeld oversikt over sjukefråværet i organisasjonen utarbeidar fylkeskommunen statstikk over sjukefråvær, og det går fram at denne blir handsama i hovudarbeidsmiljøutvalet i tråd med krava i arbeidsmiljøloven 7-2. Undersøkinga viser samstundes at kvaliteten på statistikken ikkje blir opplevd som god nok, men at innføringa av personalportalen vil kunne betre dette, mellom anna ved at ein i det nye systemet vil kunne skilje betre mellom fråvær på grunn av eigen sjukdom og barn/barnepassar sin sjukdom. Revisjonen vil peike på at det er viktig å sikre høg kvalitet på sjukefråværsstatistikk for å kunne rapportere korrekt på eigne IA-målsetningar. Vidare viser undersøkinga at sjølv om einingane har utarbeidd eigne løysingar for å halde løpande oversikt over eigemeldingar og sjukemeldingar, manglar einingane enno tilstrekkeleg kunnskap til å ta ut sjukefråværsrapportar frå personalportalen som er relevante i deira kvardag. Revisjonen meiner difor at det er viktig at fylkeskommunen vidareutviklar kompetansen i einingane knytt til personalportalen, slik at verksemda ikkje berre etterlever krava i arbeidsmiljølova 5-1 og folketrygdlova 25-2 om å føre statistikk, men også kravet om at statistikken skal nyttast på arbeidsplassen (jf. 6 i forskrifta om føring av statistikk over sjukefråvær). 36 5.2 Organisering, kompetanse og oppfølging Etter revisjonen si meining har fylkeskommunen organisert arbeidet mot sjukefråværet på ein føremålstenleg måte. Vurderinga baserer seg på at dei som er intervjua både opplever at roller og ansvar er tydeleg organisert, og at dei i stor grad har eller kan skaffe seg kompetanse til å følgje opp sjukemeldte. Samstundes sikrar fylkeskommunen gjennom opplæringstilbodet og dei sentrale fagmiljøa knytt til HMT og refusjonsarbeid, at leiarar har, eller kan skaffe til veie, naudsynt kompetanse i arbeidet med oppfølging av sjukemeldte. Når det gjeld oppfølging av sjukemeldte viser undersøkinga at innføringa av personalportalen har medført at reglar og rutinar er tilgjengelege for både den sjukemeldte og alle som er involvert i oppfølgingsarbeidet. Vidare har portalen ført til ein betra oversikt over fråvær og vikarbruk, og bidrar til å sikre gjennomføring av oppgåver og fristar for desse. Samstundes viser undersøkinga at mellom anna eigenmeldt fråvær ikkje alltid blir ført i personalportalen av alle tilsette, og det kjem også fram at sjukemeldingar har blitt registrert ute i einingane så seint at fylkeskommunen ikkje kunne fremje refusjonskrav for NAV. Det er etter revisjonen si meining viktig at fylkeskommunen fortsetter å nytte personalportalen aktivt både for å sikre at alt fråvær blir korrekt registrert, og for å sikre kvaliteten på den løpande sjukefråværsoppfølginga. Som undersøkinga viser krev fylkeskommunen årleg refusjon frå NAV for store summar. For 2011 var beløpet på 76,7 mill. Refusjonsarbeidet er sentralisert i rådmannen sin stab for å sikre 36 Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. 20