Økonomihåndbok for seksjoner og foreninger i Norges juristforbund Versjon Dato Endring Av 1.0 26.08.2013 Utkast til 2. versjon msh Godkjent av hovedstyret i JF 26.08.2013
Innholdsfortegnelse Hensikten med økonomihåndboken... 3 Oppdatering av håndboken... 3 Økonomi og regnskapsinstruks for det ytre org. apparatet... 3 Overordnet budsjettdisiplin... 3 Regler for bilagshåndtering og fullmaktsforhold... 3 Regnskap og revisjon... 3 Styrenes handlefrihet og begrensninger... 4 Seksjonsstyrets fordeling av midler... 4 Seksjonsstyrets mulighet til omfordeling... 4 Seksjonenes og sekretariatets kontrollfunksjon... 5 Budsjettprosedyrer i JF... 5 Oversiktsbeskrivelse... 5 2-årig rammebudsjett... 6 Flytoversikt:... 6 Driftsbudsjett for kalenderåret... 6 Oversiktsbeskrivelse... 6 Flytskjema... 7 september:... 7 oktober:... 7 november:... 7 desember - budsjettmøte... 7 desember-januar:... 7 2
Hensikten med økonomihåndboken Håndboken skal være et verktøy som er tilpasset seksjoner og foreninger. Den skal etablere enhetlige, entydige og fullstendige rutiner der også organiseringen av økonomifunksjonen, rolleavklaringer og hjelp til selvhjelp helt ute på prosjektene er en viktig del. Videre skal økonomihåndboken være ledernes/budsjettansvarliges verktøy for å sikre tilfredsstillende styring og kontroll på økonomiområdet for sine seksjoner og underliggende foreninger. Formålet og ressursbruken må derfor være forankret hos hovedstyret. Oppdatering av håndboken Fagsjef økonomi fastsetter løpende oppdateringer og Hovedstyret holdes informert om disse. Ved større forandringer og vesentlige prinsippendringer skal ny versjon godkjennes av Hovedstyret. Økonomi og regnskapsinstruks for det ytre org. apparatet Overordnet budsjettdisiplin - Foreninger og seksjoner må holde sin aktivitet innenfor den samlede budsjettrammen som er bestemt av hovedstyret eller av seksjonsstyret. Regler for bilagshåndtering og fullmaktsforhold - Alle utbetalinger foretas av JFs økonomifunksjon mot attesterte (godkjente) originalbilag, enten dette gjelder betaling av fakturaer eller refusjon for utlegg. - Attestering (godkjenning) av utgifter knyttet til seksjonenes virksomhet gjøres av seksjonsleder (budsjettansvarlig) eller den lederen velger ut. - Attestering (godkjenning) knyttet til medlemsforeningenes virksomhet gjøres av leder (budsjettansvarlig), eller den lederen velger ut. Disse må i forkant attestere (godkjenne) regningene iht. ansvars- og kontrollprinsippet.. - De ansatte i sekretariatet skal ikke gis oppgaven med å attestere (godkjenne) regningene for medlemsforeningene. - JF v/økonomifunksjonen må til enhver tid oppdateres på hvem som gis attestasjonsfullmakt. Regnskap og revisjon - Økonomifunksjonen i JF fører regnskap løpende. Seksjonsleder og lederen (budsjettansvarlig) av hver enkelt forening kan hente regnskapsrapporten via WEBen når de måtte ønske. Det er mulig å få informasjon ned på bilagsnivå. Avslutning for en måned vil være den 8. arbeidsdagen i etterfølgende måned. - Revisjon skal skje samlet for hele JFs økonomi. 3
Styrenes handlefrihet og begrensninger - Seksjonene og medlemsforeninger under seksjonene gis mulighet til å omdisponere avsatte midler innenfor handlingsplan og formålsparagraf. Det gis også mulighet til å omprioritere ut fra ad hoc situasjon, eller fordi viktige eksterne begivenheter har gjort det nødvendig. Omprioriteringer som går vesentlig ut over innsendt handlingsplan, skal varsles til overordnet nivå, via sekretariatet. - Bestillinger av hotell og andre lokaler til årsmøter, konferanser og lukkede kurs skal skje via sekretariatet. Sekretariatet skal godkjenne samtlige utgifter i forbindelse med slike begivenheter. I forbindelse med årsmøter, kurs og konferanser dekker forbundet reise, opphold og forpleining som er tilpasset generelle normer for utgifts bruk i forbundet. - Utgifter til underholdning, sosiale ekskursjoner og andre ekstraordinære utgifter må dekkes gjennom særkontingent, så lenge disse ikke kan anses som ubetydelige. Seksjonsstyrets fordeling av midler - Hver seksjon får tildelt en samlet årlig bevilgning fra hovedstyret. Tildelingen skal finansiere driftsstøtte til seksjonen og tilknyttede medlemsforeninger. - Seksjonsstyret fastlegger driftsbudsjett for seksjonsstyret og fordeler midler til de medlemsforeningene som har søkt. - Seksjonsstyret plikter å sende tildelingsbrev for kommende år til medlemsforeningene. Slik melding skal gis tidligst mulig og senest innen 15. januar i det nye budsjettåret. - Hvis en medlemsforening mener at den har blitt urimelig behandlet, eller hvis den mener at det kan rettes innvendinger mot saksbehandlingen, kan vedtak om tildeling av driftsstøtte til foreningen ankes inn for hovedstyret i JF. - Hovedstyret har myndighet til å omstøte vedtaket hvis de finner grunnlag for det. Seksjonsstyret skal gis anledning til å uttale seg i forkant. Seksjonsstyrets mulighet til omfordeling - Seksjonsstyret gis mulighet til å omfordele budsjettmidler mellom medlemsforeningene hvis det oppstår stor ubalanse mellom tildelte midler og faktisk brukte midler. - Omfordeling av budsjettmidler skal skje samlet. Prosessen kan gjennomføres en gang i budsjettperioden, og da i annet halvår. - Omfordeling av tildelte midler skal i størst mulig utstrekning foregå ved frivillig tilpasning og der berørte foreninger selv aksepterer endringen. - Seksjonsstyret kan likevel vedta å gjennomføre endringer i strid med en berørt forenings ønske. - Sekretariatet skal informeres om korrigert budsjett med tanke på å få til en løpende korrekt økonomirapportering. 4
- Medlemsforeninger som mener at seksjonsstyret har omfordelt driftsmidler på feilaktig grunnlag, eller som for øvrig mener å være urimelig behandlet, kan anke beslutningen inn for hovedstyret i JF. - Midler fra egen arbeidsgiver og innhentet særkontingent disponeres fritt av foreninger/seksjoner innenfor vedtatte retningslinjer. Seksjonenes og sekretariatets kontrollfunksjon - Sekretariatet utøver løpende regnskapsmessig kontroll med seksjoner og medlemsforeningers økonomihåndtering, jf. andre overskrift. - Seksjonene skal ved årets slutt foreta en gjennomgang av medlemsforeningenes bruk av midler. Gjennomgangen skal spesielt vurdere: - om aktiviteten er i samsvar med seksjonens strategi, - om bruk av midlene må anses som hensiktsmessig jfr. gjeldende mål - om det er en rimelig balanse mellom styrerettet og medlemsrettet aktivitet - om representasjonsutgifter og midler brukt til interne sosiale tilstelninger er rimelige, og om de er holdt på et moderat og hensiktsmessig nivå - Hvis bruken av midler etter seksjonsstyrets vurdering ligger i ytterkant av disse kriteriene, skal saken tas opp med den aktuelle medlemsforening. Hvis forholdet ikke avklares gjennom slik kontakt, skal seksjonsleder utforme en rapport som sendes til Hovedstyret. - Sekretariatet skal gjennom året påse at seksjonenes bruk av midler er hensiktsmessig og i samsvar med retningslinjer i dette skrivet, samt at aktivitetene også bidrar til å realisere forbundets overordnede strategi. - Hovedstyret eller seksjonsstyret kan bestemme at bruk av forbundets midler som bryter de skisserte prinsippene, kan få budsjettmessige konsekvenser ved neste tildeling. Et slikt vedtak skal drøftes med medlemsforeningen/seksjonen før det fattes. - Seksjoner eller medlemsforeninger som på en vesentlig måte bryter prinsippene for økonomihåndtering, skal umiddelbart kunne settes under administrasjon av hovedstyret. Budsjettprosedyrer i JF Oversiktsbeskrivelse Budsjettarbeidet i JF kan deles inn i to hovedløp. Rammebudsjett for Norges Juristforbund vedtas av representantskapet og følger representantskapsperioden på to år. Innenfor denne rammen utformer hovedstyret mer detaljerte driftsbudsjett for det enkelte kalenderåret. 5
2-årig rammebudsjett Representantskapet i JF vedtar toårig rammebudsjett for Juristforbundet. Rammebudsjettet vedtas i sammenheng med at representantskapet også fastsetter kontingenten. Flytoversikt: juni-september: Sekretariatet utarbeider forslag til rammebudsjett september-oktober: Hovedstyret behandler forslag til rammebudsjett for JF og forslag til kontingentsatser. Hovedstyret vedtar forslag til rammebudsjett og kontingentvedtak som så fremmes for representantskapsmøtet. november - representantskapsmøtet: Hovedstyrets forslag sendes ut til representantskapsdelegatene innenfor gjeldende frister. Representantskapsmøtet vedtar rammebudsjettet og fastsetter samtidig kontingenten. Driftsbudsjett for kalenderåret Hovedstyrets budsjett for kalenderåret kan deles inn i to kategorier. A) midler som står til hovedstyrets disposisjon og som gjennom budsjettet fordeles på ulike konti og prosjekt B) midler som settes av til seksjoner og medlemsforeninger I tillegg har Juristforbundet også egne budsjettoppsett for den tariffbaserte fondsordningen. Disse budsjettene settes opp særskilt og er ikke lagt inn i JFs ordinære driftsbudsjett. JFs felles budsjetteringsprosedyre omfatter alle seksjoner. Oversiktsbeskrivelse Hovedstyret i JF har vedtatt at metodikken med rullerende prognoser skal benyttes som hjelpemiddel i økonomihåndteringen. Dette innebærer at styret kan foreta begrunnede omprioriteringer med tilhørende ressursforskyvning underveis i kalenderåret. Effekten av eventuelle justeringer kan likevel ikke avvike fra rammebudsjettet som er vedtatt av representantskapsmøtet. Regnskapstall opp til en gitt dato, eventuelle omprioriteringer og kvalifiserte beregninger av ressursbruk videre fremover, genererer en samlet prognose. Prognosen gir uttrykk for en beregning av forventet årsresultat. Hovedstyret behandler forbundets økonomi på minimum 4 styremøter i løpet av året og vil fastsette en eventuell ny prognose etter hver behandling. 6
Etter overgangen til en økonomistyring som bygger på prinsipper om rullerende prognoser, har utgangsbudsjettet ikke samme betydning som det ville hatt under et tradisjonelt budsjetteringssystem med fast budsjettering knyttet til gitte aktivitetsområder. Flytskjema september: I løpet av den første uken i september sender sekretariatet ut melding til seksjoner og medlemsforeninger med frister for levering av aktivitetsplaner og budsjett. Brevet går til foreninger som tilfredsstiller krav om antall medlemmer og som har styre og godkjente vedtekter. oktober: Sekretariatet utarbeider samlet forslag til driftsbudsjett for kommende år. Budsjettforslaget utarbeides parallelt med utforming av tiltaksplan for sekretariatet. Innkomne budsjettønsker fra seksjoner og medlemsforeninger registreres og systematiseres av sekretariatet. Budsjettforslag fra medlemsforeningene oversendes de respektive seksjonsstyrer. november: Seksjoner med budsjettansvar for underliggende medlemsforeninger foretar en foreløpig behandling av innkomne budsjettønsker fra medlemsforeningene. Forslaget sendes sekretariatet innenfor fastsatt frist. Hovedstyret får oversendt forslag til driftsbudsjett for seksjonene. Hovedstyret får samtidig oversendt seksjonsstyrenes vurdering av samlet økonomibehov for underliggende medlemsforeninger. Eventuelle driftsmidler tildelt fra egen arbeidsgiver skal ikke tas hensyn til i den årlige tildelingen av budsjettmidler. Det samme gjelder eventuell særkontingent som foreningen krever inn. desember - budsjettmøte Hovedstyret behandler og vedtar budsjett for neste kalenderår. Sekretariatet utarbeider et samlet forslag som utgangspunkt for hovedstyrets behandling. Budsjettvedtaket består av 2 hovedkomponenter a) Fastsettelse av rammebudsjett for seksjonene innenfor fastlagt totalramme b) Samlet budsjettvedtak for øvrige aktivitetsområder med fordeling på ulike prosjekt og konti desember-januar: Seksjonene orienteres om driftsbudsjettet de får for kommende år. Seksjoner med budsjettansvar for underliggende enheter utarbeider endelig rammebudsjett for medlemsforeninger som sorterer under dem. 7
Tildelingsbrev fra seksjonsstyrene til medlemsforeningene skal sendes ut snarest mulig og senest innen 15. januar i det nye budsjettåret. 8