Gjennomgang av organisering og mandater for sentrene på HSL-fakultetet

Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Arkivref.: 2018/4343 FLA000 Dato: 18.10.2018 Saksnr: FS 35/2018 SAK FS 35/2018 Til: Fakultetsstyret Møtedato: 26. oktober 2018 Gjennomgang av organisering og mandater for sentrene på HSL-fakultetet Innledning Fakultetsstyret ba i sak FS-31/2018 (følger vedlagt) dekanen om å legge frem sak med forslag til mandat for og sammensetning av arbeidsgruppe som får i oppdrag å gjennomgå organisering og mandat for de fire sentrene som er organisert på nivå 3 ved HSL-fakultetet. Videre ble dekanen også bedt om å legge frem forslag til tidsplan for arbeidet. Vedlagt følger dekanens forslag til mandat for arbeidsgruppen. Mandatet er diskutert med senterlederne. Sentrene har noe ulik historikk når det gjelder både vedtak for opprettelse og tilhørighet. Centre for Peace Studies (CPS) ble opprettet i 2002 ved det tidligere SV-fakultetet, og har således alltid vært en del av HSL-fakultetet. Barentsinstituttet (BAI), Kvinnforsk og Sesam var tidligere sentre direkte under universitetsstyret, og ble overført til HSL-fakultetet fra og med 2013. Felles for alle sentrene er at de har spesifikke oppgaver som skiller seg fra et ordinært institutt. Alle sentrene har også egne mandat. Det vises for øvrig til sak FS-31/2018 for ytterligere opplysninger. Gjennomgangen av sentrene kommer på dette tidspunktet som følge av en bestilling fra universitetsdirektøren. Dekanen mener at det uavhengig av denne bestillingen er riktig å ta en samlet gjennomgang av sentrene med mål om å sikre at mandatene er oppdaterte i forhold til faktisk aktivitet og ulike strategidokumenter. Dette arbeidet kan også bidra til å tydeliggjøre sentrenes aktivitet som en del av fakultetets faglige virksomhet. Sammensetning av arbeidsgruppe Dekanen legger til grunn at arbeidsgruppen skal gjennomføre en intern utredning, og at det dermed er naturlig å ha universitetsinterne medlemmer i gruppen. En kunne ha vurdert å få inn et eksternt medlem med kjennskap til senterfunksjonen, eksempelvis fra et annet universitet. Ut fra et ønske om at gruppen ikke skal bli for stor, ønsker dekanen ikke å foreslå dette. Det vil likevel være viktig for arbeidsgruppen å hente inn synspunkt eksternt. I vurderingen av sammensetningen av arbeidsgruppen mener dekanen det er viktig å ha med medlemmer som representerer de ansatte, faglig ansatte fra andre enheter som har samarbeidserfaring med sentrene, administrativ kompetanse og studenter. I tillegg er det viktig at den som bli oppnevnt som leder av arbeidsgruppen har erfaring med å lede denne type arbeid. På bakgrunn av dette foreslår dekanen følgende sammensetning: Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no

Representant for de ansatte fra hvert senter To faglig ansatte fra andre enheter med samarbeidserfaring med et eller flere av sentrene o En av disse oppnevnes som leder Administrativ representant Studentrepresentant(er) Arbeidsgruppen som ble satt ned for å utrede fremtidig satsing og faglig forankring for BAI er i sluttfasen av sitt arbeid. Dekanen legger til grunn at rapporten fra denne gruppen kan tas med inn arbeidet med alle sentrene, og mener derfor det ikke vil være behov for representant fra BAI inn i arbeidsgruppen som nå nedsettes. Det er likevel viktig at arbeidsgruppen er i dialog med BAI underveis i arbeidet. Dekanen har i skrivende stund ikke fått spurt aktuelle kandidater om å delta i arbeidsgruppen, men legger opp til å presentere navn i fakultetsstyremøtet. Tidsplan for arbeidet Dekanen ønsker å åpne opp for at utredningen kan behandles i to omganger i fakultetsstyret. Det legges opp til at rapporten fra arbeidsgruppen, sammen med anbefalinger fra dekanen legges frem for fakultetsstyret i april, og at det endelige innspillet til universitetsdirektøren med anbefalinger fra fakultetet behandles i fakultetsstyret i juni. Forslag til vedtak: 1. Det nedsettes en arbeidsgruppe i tråd med omtalen i saken som får i oppdrag å gjennomgå organisering og mandat for I. Senter for kvinne- og kjønnsforskning, II. Centre for Peace Studies, III. Senter for samiske studier og IV. Barentsinstituttet 2. Det gis et mandat til arbeidsgruppen slik det fremgår av vedlegget til saken, samt de innspill som kom i møtet 3. Fakultetsstyret ber dekanen legge frem arbeidsgruppens rapport i egen sak til fakultetsstyret vårsemesteret 2019 Sonni Olsen dekan Frode G. Larsen fakultetsdirektør Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2

Gjennomgang av organisering og mandater for sentrene på HSL-fakultetet Mandat for arbeidsgruppe Gi en statusbeskrivelse av de ulike sentrenes faglige innretning og aktivitet sett i forhold til eksisterende mandat. Dette inkluderer en beskrivelse av samarbeidet sentrene i dag har med interne og eksterne fagmiljø og samfunns- og arbeidsliv, samt deres ivaretakelse av det utvidete senteransvaret. Foreslå endringer i mandatene på bakgrunn av statusbeskrivelsen. Foreslå aktuelle faglige satsingsområder for forsknings- og utdanningsaktiviteten forankret i statusbeskrivelsen og universitetets strategiske prioriteringer slik de fremgår av Drivkraft i nord, Mennesker og samfunn i Arktis og sentrenes strategidokumenter Legge frem forslag til fremtidig utvikling av sentrene som sikrer ressurser til den faglige aktiviteten, og som sikrer måloppnåelse for sentrene. Vurderingen må innebære en drøfting av alternative organisatoriske løsninger (innenfor rammen av HSLfakultetet) i tillegg til dagens organisatoriske løsning. Forslaget kan innebære ulike løsninger for de enkelte sentrene. Særskilt vurdere organiseringen av de administrative oppgavene knyttet til sentrene opp mot alternative løsninger i samarbeid med øvrige deler av fakultetet Gjennomføre arbeidet i dialog med aktuelle eksterne aktører, organisasjonen generelt, og sentrene spesielt. Forslagene gruppen kommer frem til må ta utgangspunkt i fakultetets eksisterende interne budsjettrammer. Arbeidsgruppen bes ferdigstille sitt arbeid og oversende dette til fakultetet innen 1. mars 2019.

Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Arkivref.: 2018/4343 FLA000 Dato: 17.09.2018 Saksnr: FS-31/2018 SAK FS-31/2018 Til: Fakultetsstyret HSL Møtedato: 25. september 2018 Gjennomgang av organisering og mandater for sentrene på HSL-fakultetet I UiTs virksomhetsplan for 2018 har universitetsstyret fastsatt at det inneværende år skal foretas en gjennomgang av instituttstrukturen (nivå 3). I vårsemesteret ble det avklart at denne gjennomgangen ikke skulle skje i form av en felles utredning av alle enheter tilhørende dette organisasjonsnivået (slik det ble gjort for fakultetene). I stedet skulle det tas initiativ til fakultetsvise prosesser og gjennomgang av utvalgte fagområder/enheter på tvers av fakultetene. I tillegg har universitetsdirektøren oppnevnt en arbeidsgruppe som skal gjennomgå ordningene for styring og ledelse på nivå 3 ved UiT. For HSL-fakultetets vedkommende har det ikke vært vurdert som aktuelt å reorganisere nåværende instituttstruktur. Universitetsledelsen har imidlertid bedt fakultetet foreta en vurdering av faglig og administrativ organisering av sentrene ved fakultetet (Barentsinstituttet (BAI), Senter for kvinne- og kjønnsforskning (Kvinnforsk), Senter for samiske studier (Sesam) og Centre for Peace Studies (CPS)) (vedlegg 1). Fakultetet er bedt om å vurdere fordeler og ulemper med dagens organisering av sentrene opp mot muligheter for at én eller flere av disse enhetene blir organisert under/sammenslått med institutter på HSL. Både full samorganisering (faglig og administrativt) og rent administrative tilkoplinger til andre enheter/fakultetsadministrasjon skal vurderes. Fakultetet er også bedt om å vurdere om det er hensiktsmessig å gjøre endringer i mandatene. BAI, Kvinnforsk og Sesam ble alle organisatorisk overført fra Universitetet sentralt til HSL-fakultetet 01.01.2013. Sentrene ble innplassert på linje med andre enheter ved fakultetet (institutt), men det ble ikke gjort endringer i forhold til den styringsmodellen de hadde før innplassering. CPS ble opprettet i 2002 som egen enhet på nivå 3 på det tidligere SV-fakultetet. Til forskjell fra de ordinære instituttene ved fakultetet har sentrene hatt en modell med ekstern styreleder. Dette er senere endret for Kvinnforsk (FS-sak 11/2016) og BAI (FS-sak 11/2018) hvor styrene er avviklet. I tillegg har alle sentrene egne mandat (vedlegg 2). Fakultetet er bedt om å gjennomføre gjennomgangen og komme med sine anbefalinger til universitetsdirektøren senest innen 1. juli 2019. Det er de samme vurderingene som skal gjøres for de enkelte sentrene, selv om mandatene og den faglige aktiviteten er spesifikk for hvert av dem. Man kan derfor tenke seg to alternative måter å utrede sentrene og samtidig sikre en god prosess og involvering av ansatte, studenter og eventuelt samarbeidspartnere. Enten kan det oppnevnes egne arbeidsgrupper Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no

for hvert av sentrene for å se på disse spørsmålene. Arbeidsgruppene får i oppdrag å gjennomgå og eventuelt komme med forslag til endringer av organisering og mandat for senteret. Alternativt kan en arbeidsgruppe utrede felles problemstillinger for alle sentrene, og i tillegg innhente synspunkt og erfaringer fra ulike grupper for spesifikke problemstillinger som angår SESAM, CPS eller KVINNFORSK. Fordelen med det siste alternativet er at man kan oppnå en mer systematisk og lik behandling av sentrene, samtidig som involvering sikres. Dekanen mener likebehandling av sentrene bør veie tungt i denne sammenhengen, og anbefaler derfor å opprette en felles gruppe. Fakultetsstyret vedtok i sak FS-11/2018 å sette ned en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å utrede fremtidig satsing og faglig forankring av Barentsinstituttet. Denne prosessen var avklart med universitetsledelsen, og skal sluttføres som planlagt. Spørsmålene i bestillingen fra universitetsdirektøren tangerer deler av mandatet til arbeidsgruppen som forventes å levere sin rapport tidlig i november. Deler av denne rapporten vil kunne tas med i det arbeidet som skal gjøres for alle sentrene. Dekanen ønsker på bakgrunn av arbeidsgruppens rapport å legge frem en sak for fakultetsstyret våren 2019, hvor en kommer med en samlet vurdering og anbefaling knyttet til bestillingen fra universitetsdirektøren. Forslag til vedtak: 1. Det nedsettes en arbeidsgruppe som får i oppdrag å gjennomgå organisering og mandat for I. Senter for kvinne- og kjønnsforskning, II. Centre for Peace Studies, III. Senter for samiske studier og IV. Barentsinstituttet. Dekanen gis fullmakt til å avklare arbeidsgruppens mandat og sammensetning. 2. Fakultetsstyret ber dekanen legge frem en samlet sak med gjennomgang av sentrene, samt forslag til anbefalinger til universitetsdirektøren, vårsemesteret 2019. Følgende ble enstemmig vedtatt: Fakultetsstyret ber dekanen legge frem sak med forslag til mandat for og sammensetning av arbeidsgruppe som får i oppdrag å gjennomgå organisering og mandat for: I. Senter for kvinne- og kjønnsforskning, II. Centre for Peace Studies, III. Senter for samiske studier og IV. Barentsinstituttet. Dekanen bes også legge frem forslag til tidsplan for arbeidet. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2

Sonni Olsen dekan Frode G. Larsen fakultetsdirektør Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3