IS-2144 ELIN B (behandler) Elektronisk samhandling for fysioterapeuter, manuellterapeuter og kiropraktorer Versjon: 1.0 1
Prosjekt: ELIN B Versjon: 1.0 Utgitt: Oktober 2012 Publikasjonsnummer: Ansvarlig: Forfattere IS-2144 Steinar Mathisen avdelingsdirektør Avdeling behandlingsrefusjon, Finansieringsdivisjonen Nina Cecilie Carlsen og Ole J. Grannes Avdeling behandlingsrefusjon 2
I n n h old Innledning 5 Sammendrag 6 1 Bakgrunn og mål 7 1.1 Mål 7 1.2 Resultatmål 7 1.3 Effektmål av elektronisk samhandling 8 1.4 Avgrensning 8 2 Gjennomføring av ELIN B trinn 1 9 2.1 Arbeidsmetode 9 2.2 Involvering og deltakere 9 2.2.1 Meldinger 10 2.2.2 Involvering av EPJ-leverandører 12 2.3 Resultater og leveranser 12 2.4 Oppsummering 13 3 Risikovurderinger 15 3.1 Risikovurdering av EPJ-systemene 15 3.2 Risikovurdering av klinikker 16 3.3 Oppsummering 16 4 Resultater fra pilot 17 4.1 Erfaringer 17 4.1.1 Erfaring med etablering av elektronisk samhandling 17 4.1.2 Erfaring med opprettelse av kommunikasjonsparter 18 4.1.3 Bruk av og erfaringer med meldinger 18 4.1.4 Timebestilling via nettløsning 20 4.2 Oppsummering av erfaringer 20 5 Konklusjon og anbefalinger 21 5.1 Leveransemodeller for etablering av elektronisk samhandling 21 5.1.1 Modell 1: Kundestyrt etablering i lokalinstallert EPJ-system 21 5.1.2 Modell 2: Leverandørstyrt etablering i lokalinstallert EPJsystem 21 5.1.3 Modell 3: Leverandørstyrt etablering i EPJ-system installert hos ASP-leverandør 22 5.1.4 Anbefaling leveransemodeller 23 5.2 Videreutvikle og pilotere ASP-løsning 23 5.3 Integrasjon mellom Adresseregisteret og EPJ-systemer 23 3
5.4 Utvikle og implementere dialogmelding 24 5.5 Bredding av elektronisk meldingsutveksling og veien videre 24 5.6 Oppsummering 24 6 Referanser 26 4
I n n ledning Dette prosjektet har hatt som målsetting å berede grunnen for elektronisk samhandling for psykologer, fysioterapeuter, manuellterapeuter og kiropraktorer. Prosjektet skal bidra til å nå målene i Samspill 2:0 og Samhandlingsreformen og at de profesjonene som prosjektet gjelder for i større grad samhandler elektronisk. Effektiv elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren er en forutsetning for å nå målene i Samhandlingsreformen. Andelen som er tilknyttet Helsenettet er imidlertid fremdeles lav blant store grupper helsepersonell som har avtaler med eller utfører oppdrag/behandling for det offentlige. Dette inkluderer fysioterapeuter, manuellterapeuter, psykologer og kiropraktorer. Ca 4500 av disse er tilknyttet den offentlige helsetjenesten utenfor institusjon, og disse samhandler i liten grad elektronisk. I tillegg er det mange psykologer, fysioterapeuter og manuellterapeuter som driver privat praksis, uten refusjonsrett. Prosjektet har vært delvis brukerstyrt jf. ELIN-metodikk, derav navnet ELIN B. Metodikken tar utgangspunkt i de såkalte Bransjeorienterte IT (BIT) prosjekter beskrevet av Innovasjon Norge. B i prosjektnavnet står for behandler. Denne sluttrapporten har vært på høring hos berørte instanser, herunder de involverte profesjonsforeningene, og er et omforent produkt. 5
S a m m e ndrag ELIN B-prosjektet har gjennomført pilotdrift i utvalgte klinikker hvor basis- og oppgjørsmeldinger samt noen utvalgte tjenester ble prøvd ut. Hovedfunnene er at i drift fungerer elektronisk samhandling godt: Elektroniske meldinger gir en lavere terskel for å sende mer informasjon Elektronisk meldingsutveksling bidrar til enklere og raskere kommunikasjon Informasjonen om pasientforløpet er lett tilgjengelig I forhold til etablering av elektronisk samhandling er det noen utfordringer som bør løses. Prosjektet har anbefalt tiltak for å løse disse. Prosjektet ble gjennomført i perioden november 2010 til mai 2012. I hovedprosjektets første fase ble det gjennomført risikovurderinger av EPJ-systemene, og deretter nødvendig utvikling i henhold til resultater fra denne. Deretter ble det gjennomført pilotdrift i utvalgte klinikker hvor basis- og oppgjørsmeldinger samt noen utvalgte tjenester ble prøvd ut. Underveis har erfaringer blitt kommunisert til leverandører, primært gjennom møter. Videre har prosjektet vært pådriver for at samhandlingsløsninger i større grad skal tilpasses små virksomheter, for eksempel at Norsk Helsenett SF skal åpne for bruk av ASP (Application Service Provider), som innebærer sentral, ikke lokal lagring av data og programvare. Prosjektet har også arbeidet for at behandlergruppene i større grad skal inkluderes i løpende prosesser samt etablerte samarbeidsfora for elektronisk samhandling. Dette inkluderer blant annet å være høringsinstans i saker som gjelder elektronisk samhandling og deltakelse i styringsgruppen for Norm for informasjonssikkerhet i helse- og omsorgssektoren. Bakgrunn for prosjektet, tilhørende forarbeid samt mål og gevinster står i kap. 1. Kap. 2 tar for seg gjennomføring, herunder deltakere og interessenter, samt beskrivelse av de meldingene som er prøvd ut og hvem som benytter dem, i tillegg til resultater og leveranser. I kap. 3 er det gjort rede for gjennomførte risikovurderinger og resultater av disse. I kap. 4 beskrives erfaringene prosjektet fikk fra pilotdriften, som ble gjennomført i seks klinikker. Hovederfaringene var at elektronisk samhandling bidrar til bedre og enklere kommunikasjon, men kan være utfordrende å etablere. I kap. 5 gir prosjektet sine anbefalinger med hensyn til videre arbeid, tiltak som bør iverksettes og endringer som bør gjennomføres. 6
1 B a k g r unn og mål I dette kapittelet gjør vi rede for bakgrunnen for ELIN B-prosjektet, samt for resultatmål og effektmål, både av prosjektet spesielt, og av elektronisk samhandling generelt. Våren 2010 gjennomførte Helsedirektoratet i samarbeid med Norsk Fysioterapeutforbund (NFF), Privatpraktiserende Fysioterapeuters Forbund (PFF), Norsk Manuellterapeutforening (NMF), Norsk Kiropraktorforening (NKF) og Norsk Psykologforening (NPF) et forprosjekt som kartla status med hensyn til IT hos behandlerne, herunder bruk av elektronisk pasientjournal (EPJ), bruk av meldinger og IT-sikkerhet, samt vurderte hvor lang veien er fram til elektronisk samhandling for disse behandlergruppene, hva mulighetene er og hva som må iverksettes av tiltak for å starte og å spre elektronisk samhandling. Konklusjonen var at utbredelsen av EPJ og EPJ-systemenes egenskaper utgjorde en god basis for å etablere elektronisk samhandling, men at det var behov for å foreta risikovurderinger av EPJsystemene med påfølgende utvikling. I tillegg var EPJ-systemene i ulik grad tilrettelagt for elektronisk samhandling. Det ble besluttet at det var hensiktsmessig å gjennomføre et hovedprosjekt, hvor pilotklinikker skulle implementere og teste elektroniske meldinger og tjenester. Hovedprosjektet ble gjennomført perioden november 2010 til mai 2012. Prosjektet har delvis vært brukerstyrt i henhold til ELIN-metodikk. Prosjektets mandat er å berede grunnen for elektronisk samhandling for fysioterapeuter, manuellterapeuter, kiropraktorer og psykologer. Samlet omfatter disse gruppene om lag 4500 1 behandlere. 1.1 Mål Prosjektets overordnede mål har vært å bidra til trygg og enkel informasjonsflyt i helse- og omsorgssektoren. Resultatmålene skal bidra til å nå det overordnede målet. 1.2 Resultatmål Prosjektets resultatmål er følgende: Gjennomført risikovurdering av EPJ-systemene ProMed, ARKo, PsykBase og Extensor Gjennomført oppgradering av EPJ-systemene, slik at de tilbyr sikre løsninger for elektronisk samhandling med andre aktører i helsetjenesten og med myndighetene ved at: o Norm for informasjonssikkerhet er oppfylt på systemnivå 1 Dette er behandlere som har rett til refusjon fra Folketrygden 7
o Nye meldinger implementert Gjennomført pilotdrift av basismeldinger, oppgjørsmelding og eventuelle andre tjenester 1.3 Effektmål av elektronisk samhandling Effektmålene av elektronisk samhandling generelt er: Enklere og bedre kommunikasjon mellom helsepersonell Innsparing av tid og ressurser for meldingshåndtering ved raskere svar på og behandling av meldinger Bedre datasikkerhet ved at klinikkenes EPJ knyttes til Helsenettet og underlegges de krav som Normen stiller Effektiv og korrekt saksbehandling i HELFO Effektmålene av prosjektet for profesjonsforeningene Kan informere medlemmer om hovedaktiviteter for trinn i etablering av elektronisk samhandling Har kjennskap til eksisterende veiledning/dokumentasjon Kjenner til EPJ-leverandører, herunder hva de tilbyr med hensyn til bistand i etablering og drift av elektronisk samhandling Kjenner til sikkerhetskrav, herunder Norm for informasjonssikkerhet Effektmålene av prosjektet for EPJ-leverandørene er Kunnskap om at etablering av elektronisk samhandling er krevende for klinikken og krever betydelig bistand fra EPJ-leverandør 1.4 Avgrensning Prosjektet har arbeidet i forhold til å nå resultatmålene som fremkommer over. Bredding av elektronisk samhandling, som vil føre til at effektmålene nås, er ikke en del av dette prosjektet. 8
2 Gjennomføring av ELIN B trinn 1 2.1 Arbeidsmetode I dette kapittelet gjør vi rede for arbeidsmetode, prosjektets deltakere og deres bruk og nytte av meldinger. Kapittelets siste del er viet de resultater og leveranser som er oppnådd. Prosjektet har delvis vært gjennomført etter ELIN-metodikken som skal sikre eierskap og involvering av den bransjen prosjektet berører. Hensikten er at de løsninger man kommer frem til skal svare på de behov som bransjen har, da det er bransjen som skal legge premissene for utvikling. Prosjektet har derfor vært organisert i fem delprosjekter, forankret i de aktuelle profesjonsforeningene. Hvert delprosjekt har hatt en eller flere piloter, hvor elektronisk meldingsutveksling har blitt etablert, testet og evaluert. Prosessen har vært drevet av et hovedprosjekt, forankret i Avdeling behandlingsrefusjon i Finansieringsdivisjonen i Helsedirektoratet. Hovedprosjektets mandat er å sikre nødvendig styring, koordinering av og samarbeid mellom delprosjektene, samt bidra med kompetanse og finansiering. Det har vært avholdt jevnlige statusmøter mellom hovedprosjekt og delprosjekter, i tillegg til dialogmøter med EPJ-leverandører og Norsk Helsenett SF. 2.2 Involvering og deltakere Helsetjenesten utenfor institusjon består i stor grad av private næringsdrivende som er tilknyttet det offentlige gjennom avtaler og/eller får tredjepartsfinansiering fra folketrygden. Med unntak av legene er denne delen av helsetjenesten i liten grad ivaretatt i andre prosjekter som arbeider for elektronisk samhandling. Refusjonen utbetales av HELFO, som har nytte av for direkte oppgjørsordninger og elektronisk innsending av oppgjørskrav i sin saksbehandling for å effektivisere sin utbetalings- og kontrollfunksjon på en optimal måte. HELFO er Helsedirektoratets ytre etat og etatsstyringsmessig underlagt Finansieringsdivisjonen. Det har lenge vært en målsetting at oppgjørskrav i stor grad skal sendes elektronisk. Bl.a. for å ivareta denne målsettingen og sikre bred involvering, er de største profesjonsgruppene som ikke ivaretas i andre prosjekter, invitert til å delta i ELIN B. For å sikre bredest mulig deltakelse er alle aktuelle profesjonsforeninger inkludert. Disse er representert som følger: Henriëtta Richter Uitdenbogaardt, Norsk Fysioterapeutforbund (NFF) Trond Dalaker, Privatpraktiserende Fysioterapeuters Forbund (PFF) Eirik Hauger, Norsk Manuellterapeutforening (NMF) Espen Johannessen, Norsk Kiropraktorforening (NKF) Eilert Ringdal, Norsk Psykologforening (NPF) Heidi Roald, Norsk Psykologforening (NPF) 9
Profesjonsforeningen har valgt piloter som skal implementere og teste elektronisk samhandling. Pilotene er: Iveland fysioterapi/iveland kommune ved Olga Rugsland Spina AS ved Haldis Berger Manuellterapiklinikken Brynseng ved Eirik Hauger Lillestrøm kiropraktorsenter AS ved Espen Johannessen Rygge fysioterapi ved Julia Trevor Lysaker kiropraktorklinikk ved Anette Kristvik (Grete Schau, psykolog) (Synnøve Bratlie, psykiater) De to sistnevnte pilotene skulle benytte EPJ-systemet PsykBase. På grunn av forsinket avklaring av spørsmål vedrørende ASP og systemutvikling i PsykBase, er psykologer og psykiatere ikke i gang med elektronisk samhandling over Helsenettet ennå. Se for øvrig omtale i kapittel 4. 2.2.1 Meldinger Profesjonene i prosjektet har ulike rettigheter med hensyn til rekvirering, henvisning med videre. Dette innebærer at profesjonene ikke benytter de samme basismeldingene. Imidlertid vil de fleste meldingene være aktuelle for alle, men da i kopis form. For eksempel mottar ofte fysioterapeuter kopi av resultater fra radiologisk undersøkelse. Tabellen nedenfor oppsummerer hvilke meldinger som benyttes av de ulike profesjonene i prosjektet: Melding Profesjon Refusjonskrav Rekvisisjon radiologi Svar radiologi Sykmelding Henvisning Epikrise Rekvisisjon pasienttransport Sende Sende Motta Sende Sende Motta Sende Motta Sende Fysio- terapeut X Ikke aktuelt ikke aktuelt ikke aktuelt Ikke aktuelt X X Primært kopi x Manuell- X X X X X X X X x terapeut Kiropraktor X X x X X X X X x Psykolog X Ikke aktuelt Ikke aktuelt Ikke aktuelt 2 Ikke aktuelt X X X x Følgende meldinger benyttes av en eller flere av behandlergruppene i prosjektet: 2 Prøveprosjekt i Akershus og Telemark ble avsluttet 31.12.2011 10
2.2.1.1 Refusjonskrav Alle med refusjonsrett kan sende refusjonskrav til HELFO (se for øvrig vilkår i forskrift om rett til trygderefusjon for leger, spesialister i klinisk psykologi og fysioterapeuter). 2.2.1.2 Rekvisisjon radiologi Manuellterapeuter og kiropraktorer kan rekvirere billeddiagnostikk. Dersom fysioterapeuter mener at pasienten bør til for eksempel røntgenundersøkelse, kan han eller hun be pasientens fastlege, manuellterapeut eller kiropraktor om å rekvirere røntgen. Det finnes ingen elektronisk melding som dekker et slikt behov. Noen behandlere benytter elektronisk epikrise til dette formålet, men dette er utenfor epikrisens bruksområde. 3 Resultatene fra undersøkelsen sendes rekvirenten. 2.2.1.3 Svar radiologi Manuellterapeuter og kiropraktorer mottar resultater fra radiologisk undersøkelse når det er disse som har rekvirert undersøkelsen. Dersom resultater fra en eventuell røntgenundersøkelse er relevant for fysioterapeuten, medbringer vanligvis pasienten denne på papir eller instituttet sender kopi på fax, forutsatt at vedkommende allerede er pasient hos fysioterapeuten. 2.2.1.4 Sykmelding Manuellterapeuter og kiropraktorer kan sykmelde i inntil 12 uker. Deretter må fastlegen sykmelde. Sykmeldinger kan sendes elektronisk til NAV, men må sendes til arbeidsgiver på papir. I tillegg skal den sykmeldte ha en del av sykmeldingen, denne er på papir. Fysioterapeuter og psykologer har ikke rett til å sykmelde. 2.2.1.5 Epikrise Som hovedregel sender helsepersonell epikrise til henvisende instans. Dette innebærer at alle profesjonene i prosjektet skriver og sender epikriser. Videre mottar manuellterapeuter og kiropraktorer epikriser i forbindelse med at de har henvist pasienter. Epikriser skrevet av annet helsepersonell enn den behandleren selv har henvist til kan også være aktuell, disse medbringes som regel av pasienter eller sendes sammen med henvisningen. 2.2.1.6 Henvisninger Manuellterapeuter og kiropraktorer kan henvise. Fysioterapeuter og psykologer mottar henvisninger. 2.2.1.7 Pasientreiser Alt helsepersonell som har rett til refusjon fra Folketrygden har rett til å rekvirere pasientreiser. 3 KITH Rapport R32/02 Medisinsk-faglig innhold i epikriser «Den gode epikrise» 11
2.2.2 Involvering av EPJ-leverandører De EPJ-leverandørene som forprosjektet viste hadde størst markedsandel blant de aktuelle behandlergruppene ble invitert til å delta i prosjektet. Dette er: ProMed/Programvareforlaget (EPJ for fysioterapeuter, manuellterapeuter og kiropraktorer) ARKo (EPJ for fysioterapeuter og manuellterapeuter) Extensor (EPJ for fysioterapeuter, manuellterapeuter og kiropraktorer) PsykBase (EPJ for psykologer og psykiatere) De ulike EPJ-leverandørene hadde ved avslutning av ELIN B-prosjektet utviklet og produksjonssatt følgende elektroniske meldinger: Mld. EPJsystem Refusjonskrav Rekvisisjon radiologi Svar radiologi Sykmelding Henvisning Epikrise ProMed X X X X X X ARKo X Ikke aktuelt 4 ikke aktuelt ikke aktuelt Ikke implementert før prosjektslutt X 5 Extensor X X X X X X PsykBase X Ikke aktuelt Ikke aktuelt X 6 Ikke utviklet 7 Ikke utviklet Elektronisk rekvirering av pasientreiser er en egen applikasjon (NISSY) som er tilgjengelig for behandlerne uavhengig av EPJ-systemet. 2.3 Resultater og leveranser Det er gjennomført risikovurderinger av fire EPJ-system og 8 klinikker. Risikovurderinger omtales nærmere i kap. 3. For enkelte av EPJ-leverandørene er det gjennomført systemutvikling for å kunne sende og motta elektroniske meldinger. Andre hadde disse implementert fra før. Det er gjennomført piloter i til sammen seks klinikker, i perioden oktober 2011 til mai 2012. Pilotvirksomheten omtales nærmere i kap. 4. En brukerveiledning som angir trinn for trinn hvilke aktiviteter som må gjennomføres for å kunne ta i bruk elektronisk samhandling er under utarbeidelse. En slik veiledning har vært sterkt ønsket av profesjonsforeningene. Dokumentet er utarbeidet av profesjonsforeningene. Det er opp til foreningene å avgjøre om de ønsker å publisere denne for eksempel på sine hjemmesider. Norsk Manuellterapeutforening har tidligere utviklet en tilsvarende brukerveiledning til sine medlemmer. 4 ARKo vil implementere rekvisisjon til radiologi og sykmelding når deres aktuelle kunder tar i bruk Helsenettet 5 I produksjon april 2012 6 Psykiatere kan sykmelde 7 Psykiatere kan henvise 12
Det er planlagt å utarbeide et skjema som kan benyttes for å kartlegge behovet i klinikken ved bestilling av nødvendige oppgraderinger og utstyr fra leverandør ved etablering av elektronisk samhandling. I tillegg arbeides det med finansiering av en veileder til Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren. Veilederen skal rette seg mot små og mellomstore bedrifter, og er ikke profesjonsspesifikk, i motsetning til tidligere utgitte veiledere. Veilederen vil bli gjort tilgjengelig på www.normen.no. To av profesjonsforeningene i prosjektet er tilbudt og har akseptert en plass i styringsgruppen for forvaltning av Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren. Dette gjelder Norsk Fysioterapeutforbund (NFF) og Norsk Psykologforening (NPF). Prosjektet ved Norsk Psykologforening og Helsedirektoratet har vært pådrivere for at ASP-løsninger (sentral lagring av programvare og data) skal kunne tilbys innenfor Helsenettet. Da prosjektet startet var det krav om at også sluttbruker (virksomheten) måtte være tilknyttet Helsenettet når man benyttet ASP-løsning. Nå har NHN endret sitt krav om at alle sluttbrukere skal være direkte tilkoblet Helsenettet, og har åpnet for at sluttbruker (virksomheten) ikke må være tilknyttet Helsenettet. Dette åpner for nye løsninger og modeller. Prosjektet avsluttes med denne sluttrapporten, som beskriver erfaringer, herunder utfordringsbildet, samt skisserer mulige tiltak og forslag til videre arbeid. 2.4 Oppsummering I dette kapittelet har vi gjort rede for arbeidsmetoden som ligger til grunn for prosjektet. Prosjektet er delvis gjennomført etter ELIN-metodikken, som skal sikre involvering og eierskap for deltakerne. Videre er det gjort rede for prosjektets deltakere, samt for de ulike profesjonenes bruk og nytte av ulike meldinger. Vi ser at denne varierer mellom profesjoner, primært som følge av hvilke rettigheter profesjonene har med hensyn til henvisning og sykmelding mv. Til sist har vi gjengitt de leveransene og resultatene prosjektet har oppnådd. Det er gjennomført risikovurderinger av fire EPJ-system og 8 klinikker. Det er gjennomført piloter i seks klinikker En trinn for trinn brukerveiledning er under utarbeidelse Det er planlagt å utarbeide et skjema for kartlegging av behov ved etablering av elektronisk samhandling Det arbeides med finansiering av en veileder til Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren To av profesjonsforeningene i prosjektet er tilbudt og har akseptert en plass i styringsgruppen for forvaltning av Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren. Norsk Helsenett SF har åpnet for bruk av ASP-løsninger uten at sluttbruker er direkte tilknyttet Helsenettet. Tidligere krevde Norsk Helsenett SF at sluttbruker (virksomheten) måtte være tilknyttet Helsenettet dersom den benyttet ASP-løsning 13
Sluttrapporten, som beskriver erfaringer, herunder utfordringsbildet, samt skisserer mulige tiltak og forslag til videre arbeid I det neste kapittelet gjør vi rede for risikovurderingene. 14
3 R i sikovurderinger I dette kapittelet gjengir vi de overordnede resultatene fra risikovurderingene som ble gjennomført i prosjektets første fase. Det ble gjennomført risikovurderinger av EPJ-systemene ARKo, Extensor, ProMed og PsykBase, i forhold til oppfyllelse av krav i Norm for informasjonssikkerhet i helse-, omsorgs- og sosialsektoren. Tilsvarende vurderinger ble gjennomført for åtte klinikker. Risikovurderingene ble basert på gjennomgang av 50 uønskede hendelser med vurdering av sannsynlighet på en skala fra 1 4 for at hendelsene inntreffer, og konsekvens på en skala fra 1 4 hvis de inntreffer. Produktet av sannsynlighet og konsekvens er risikoen som knyttes til den uønskede hendelsen. Det ble totalt funnet 50 uønskede hendelser med høy risiko, 138 uønskede hendelser med middels risiko og 157 uønskede hendelser med lav risiko. For alle uønskede hendelser med middels til høy risiko måtte det gjennomføres tiltak for å redusere risiko til akseptabelt nivå. Risikovurderingene ble oppsummert i rapporter. Vurderingene avdekket mangler både i EPJ-system og i klinikkenes håndtering av data. 3.1 Risikovurdering av EPJ-systemene Følgende mangler ble avdekket i ett eller flere EPJ-system: Det må utvikles rollebasert tilgangsstyring Disk/database på bærbar PC må krypteres SQL database leveres med standard passord som er kjent av alle. Det må utarbeides tydelige veiledninger til bruk for installasjon av systemet Løsningen må endres slik at passordet i loggen ikke er i klartekst ved forsøk på uautorisert tilgang Det må utvikles ny funksjonalitet i henhold til faktaark 15 (hendelsesregistrering og oppfølging) og 38 (sikkerhetskrav for systemer), herunder å kunne spore utleveringer o Hendelsesregistrering av autorisert bruk må implementeres i EPJ o Autorisert bruk som skriving, retting eller utskrift må hendelsesregistreres Leverandøren må utvikle funksjonalitet for sperring av hele og deler av journal. Logger eldre enn 3 måneder må ikke fjernes ved hver hovedoppgradering Det må stilles krav til passord. Timebestilling på nett må endres. Etablere godkjent teknisk løsning hvor autentisering oppfyller sikkerhetsnivå 3 og hvor det ikke initieres kommunikasjon inn til nettverk med helse- og personopplysninger. 15
Det må etableres teknisk løsning som følger Normens krav. Dette gjelder spesielt fjernaksess og rutiner for hendelsesregistrering. I tillegg må det etableres minst to uavhengige tekniske virkemidler for å hindre tilgang til helse- og personopplysninger Det må utvikles støtte for autentisering på sikkerhetsnivå 4 Det må etableres løsning for å sende refusjonskrav via Helsenettet Resultatene av risikovurderingene ble formidlet til EPJ-leverandørene. Leverandørene iverksatte deretter tiltak for å rette de feilene som ble funnet. 3.2 Risikovurdering av klinikker I de 8 klinikkene som ble risikovurdert ble det funnet en rekke mangler. Mange av funnene gjaldt mangelfull teknisk infrastruktur i klinikkene, manglende rutiner og sikkerhetstiltak i klinikkene og manglende dokumentasjon av ansvarsforhold, rutiner, sikkerhetstiltak med mer. Resultatene av risikovurderingene ble formidlet til klinikkene slik at de kunne rette opp feilene. Siden risikovurderingene ga informasjon om mange feil i de klinikkene som ble vurdert, ble det vektlagt at pilotklinikkene før oppstart av pilot skulle få opplæring i Normen og praktisk veiledning ang hvordan risiko skulle reduseres. 3.3 Oppsummering I dette kapittelet har vi gjengitt de overordnede resultatene fra gjennomførte risikovurderinger. Mange av funnene gjaldt manglende sikkerhetstiltak i EPJsystemene og mangelfull teknisk infrastruktur i klinikkene, manglende rutiner og sikkerhetstiltak i klinikkene og manglende dokumentasjon. I det neste kapittelet gjør vi rede for pilotdriften og resultatene fra denne. 16
4 R e s ultater fra pilot I dette kapittelet vil vi gjengi erfaringene som fremkom under pilotperioden i forhold til etablering og drift av elektronisk samhandling. I forhold til drift av elektronisk meldingsutveksling, sammenlignes dette med papirhåndtering. I perioden oktober 2011 til mai 2012 ble det gjennomført piloter i seks klinikker. Det var opprinnelig planlagt åtte piloter, men på grunn av sen avklaring om bruk av ASPløsning og forsinket systemutvikling i PsykBase ble Psykologforeningens piloter utsatt til etter sommeren 2012. Videre var pilotperioden for ARKo kortere og mer begrenset enn de øvrige, da ARKo det meste av pilotperioden kun hadde implementert oppgjørsmelding, mens elektronisk epikrise ble satt i produksjon i april 2012. Målsettingene med pilotvirksomheten var at profesjonsforeningene og Helsedirektoratet sammen skulle innhente erfaringer med etablering og drift av elektronisk meldingsutveksling. Foreningene valgte selv hvilke klinikker som skulle være piloter. De fleste pilotklinikkene hadde ingen erfaring med elektronisk samhandling, men alle var kjent med bruk av EPJ. Prosjektet og pilotene har ikke hatt som målsetting å kvantifisere gevinster av elektronisk samhandling. Pilotene har rapportert ukentlig til hovedprosjektet. I tillegg ble det avholdt et oppsummeringsmøte med pilotene for å samle og gjennomgå erfaringer, samt sikre en omforent forståelse av disse. Videre er det gjennomført to møter med leverandører (EPJ og Norsk Helsenett SF). Temaet har vært erfaringer, samt drøfting av tiltak for å møte enkelte utfordringer som ble identifisert underveis i pilotperioden. 4.1 Erfaringer Hovederfaringene fra pilotdriften er at elektronisk meldingsutveksling bidrar til enklere og raskere kommunikasjon. I tillegg gir elektronisk meldingshåndtering gevinster ved at terskelen for kommunikasjon blir lavere. Imidlertid er det enkelte utfordringer, disse er særlig med hensyn til etablering av elektronisk samhandling. I det følgende gjør vi rede for erfaringene som fremkom under pilotperioden. 4.1.1 Erfaring med etablering av elektronisk samhandling Generelt rapporterer pilotene at etableringsprosessen er krevende. Ikke minst skyldes dette manglende eller lite tilgjengelig informasjon om prosessen. For eksempel rapporterer pilotene at rekkefølge av aktiviteter i etableringsprosessen er 17
viktig, slik at et produkt er bestilt og installert før det neste kan installeres, men det er vanskelig å få informasjon om hva som skal skje i hvilken rekkefølge. En annen utfordring er koordinering mellom ulike leverandører av utstyr og/eller tjenester, som EPJ-leverandør, Norsk Helsenett SF, DIPS Communicator, underleverandører med videre. Pilotene opplevde at de i stor grad måtte administrere oppkoblingsprosessen selv. Det er også vanskelig å få tid til å ta nødvendige telefoner i kontortiden. Noen EPJ-leverandører har vært svært imøtekommende og brukt mye tid og ressurser på å imøtekomme pilotenes behov. Bredding til mange kan imidlertid by på utfordringer for leverandørene med hensyn til kapasitet. 4.1.2 Erfaring med opprettelse av kommunikasjonsparter For å kunne sende elektroniske meldinger, må virksomheten først registreres i Adresseregisteret i Norsk Helsenett SF. Den enkelte virksomhet er ansvarlig for å vedlikeholde egne data i Adresseregisteret. Dette skal holde registeret oppdatert med korrekt informasjon om alle mottakere og avsendere som til enhver tid finnes i sektoren. Imidlertid er ikke Adresseregisteret alltid oppdatert. En avsender/mottaker som er registrert i Adresseregisteret kalles en kommunikasjonspart. For å kunne kommunisere elektronisk, må pilotene aksepteres som kommunikasjonspart (eventuelt etter forespørsel akseptere andre behandlere som kommunikasjonspart), ved å utveksle en del informasjon (HER-id mv.). Dette legges så manuelt inn i systemet. Pilotene rapporterte at det var vanskelig å finne mottakere i systemet og krevende å legge inn kommunikasjonsparter. Det er utfordrende å ta kontakt med andre aktører i kontortiden pga pasientarbeid. En generell tilbakemelding er at denne prosessen må forenkles. 4.1.3 Bruk av og erfaringer med meldinger Elektroniske meldinger gir en lavere terskel for å sende mer informasjon, i tillegg bidrar elektronisk meldingsutveksling til enklere og raskere kommunikasjon. Man skriver korte, konsise og mer hyppige meldinger, og har bedre kommunikasjon rundt pasienten. Flere fastleger er også svært fornøyd med å kunne kommunisere elektronisk med andre behandlere. Også pasientene er positive til elektronisk samhandling, ikke minst pga raske svar. I tillegg er det visse administrative innsparinger, som tid for å poste, samt porto. Pilotene har avviklet papir og gått helt over til elektroniske meldinger når det er mulig. Dette innebærer også noe innsparing med hensyn til tidsbruk, i form av postlegging, brenne CD for oppgjør mv. Betydningen av denne innsparingen oppgis imidlertid som begrenset. Etter at etableringsfasen er gjennomført, fungerer meldingene godt. Særlig gjelder dette rekvirering og -svar til radiologisk undesøkelse samt oppgjørsmelding. Når røntgenrekvirering og -svar sendes elektronisk, spares opptil fire dager i postgang. Dette bidrar til at pasienten kommer raskere til undersøkelse. Videre rapporteres det 18
at elektroniske henvendelser behandles raskere hos mottaker, og resultat av undersøkelsen foreligger gjerne allerede samme dag som undersøkelsen er foretatt. Svaret legger seg på en enklere måte inn i pasientens journal, hvilket er tidsbesparende og dermed positivt. Imidlertid har det vært noe utfordrende å opprette kontakt med private røntgeninstitutter på egen hånd. EPJ-leverandør bistår ofte med dette. Elektronisk oppgjørsmelding til HELFO oppleves som mer funksjonell, enklere og raskere enn oppgjør via CD/diskett. Svar på oppgjøret kommer raskt, gjerne i løpet av samme dag. Det var imidlertid utfordrende å etablere forbindelse med HELFO og NAV. Dette krever teknisk kompetanse, og det er uklar ansvarsdeling mellom de ulike aktørene, herunder leverandørene, som i noen grad henviste til hverandre. Elektronisk henvisning fungerer godt teknisk sett, men løsningen er ikke optimal for fysioterapeuter: Pasientene ringer ofte selv rundt til ulike fysioterapeuter for å få time. Deltakerne ønsker i stedet en henvisningsformidler (á la e-resept). Med dette menes at henvisningen legges i en database, i stedet for å sendes som en melding til én behandler. Da vil fysioterapeuter og psykologer kunne hente henvisningen i formidleren. En fordel med dette er at pasienten i konsultasjonen med den henvisende instansen ikke trenger å velge hvilken behandler han/hun skal gå til, men kan bestemme seg for dette seinere. Dette vil øke brukervennligheten av elektroniske henvisninger. En eventuell etablering av en henvisningsformidler vil være et større utviklingsarbeid. Behovet for en slik formidler ikke utredet. Det er heller ikke nødvendigvis slik som beskrevet over som er den mest hensiktsmessige måten å utforme den på. Noen leger enkelte piloter har samhandlet med ønsker heller ikke å ta elektronisk henvisning for fysioterapeuter i bruk før det foreligger en ny meldingstype henvisning til fysioterapeut. Legenes EPJ-systemer må i tilfelle utvikles slik at denne type henvisning kan sendes elektronisk. Med hensyn til innkommende epikrise er den største gevinsten at teksten ikke må skrives inn i journalen, men enkelt arkiveres i pasientens journal. En stor gevinst er bedre og korrekt dokumentasjon av pasientforløpet. Elektroniske meldinger bidrar således til økt kvalitet. Informasjon om pasienten er også lettere tilgjengelig. Pilotene har også opplevd ikke å få svar på meldinger de sender. Dette er imidlertid tilsvarende som for papirmeldingene elektroniske meldinger har verken forbedret eller forverret denne situasjonen. Det ser ut til at mottaker responderer raskere på elektroniske meldinger enn på papir. Pilotene er avhengig av at andre er interessert i å starte elektronisk samhandling med pilotklinikken, og få dem til å gjøre det som er nødvendig for å komme i gang med kommunikasjon. Pilotenes erfaring er at det er varierende kompetanse blant samarbeidsparter når det gjelder hva som må gjøres for å knytte til seg en ny kommunikasjonspart. Enkelte ganger får pilotene ikke svar når de henvender seg til behandlere for å starte elektronisk meldingsutveksling med dem. Særlig sykehus har 19
vekslende interesse for å knytte til seg nye kommunikasjonsparter. En pilot har blitt avvist av sykehus, andre har blitt akseptert. Mange potensielle kommunikasjonsparter er ikke på Helsenettet. Ikke minst gjelder dette aktuelle samarbeidsparter, for eksempel fysioterapeuter, helsestasjon m.fl. Nedetid i Helsenettet har ikke vært et problem i pilotperioden. Imidlertid er det utfordrende å finne ut av hvorfor enkelte meldinger som har fungert tidligere, plutselig kan bli avvist. Det er mulig å slå av funksjonen for sending av applikasjonskvitteringer, hvilket innebærer at sender ikke alltid har oppdatert informasjon med hensyn til en meldings status. Det er også et ønske om lettere tilgjengelig brukerstøtte/feiloppretting i forbindelse med meldingsutveksling. 4.1.4 Timebestilling via nettløsning At pasienten kan bestille time via en nettløsning (online booking) er i begrenset grad testet ut i prosjektet. Løsningen brukes innenfor Helsenettet og er testet av to pilotklinikker i deler av pilotperioden. Erfaringene er at løsningen fungerer godt. Elektronisk timebestilling har foreløpig noe lavere prioritet enn elektronisk meldingsutveksling mellom behandlerne. 4.2 Oppsummering av erfaringer I dette kapittelet har vi gjort rede for erfaringene fra pilotperioden med hensyn til elektronisk meldingsutveksling sammenliknet med papirhåndtering. Dette kan oppsummeres i følgende punkter: Informasjonen når raskere fram til mottaker Meldinger øker sjansen for at mottakeren leser informasjonen Mottaker responderer raskere, særlig gjelder dette røntgeninstitutt Elektroniske meldinger bidrar til å øke formidling av informasjon til andre behandlere Innholdet i meldingene legges enklere inn i journalen enn tilsvarende papirmeldinger. Dette er tidsbesparende, forenklende og bidrar til økt sikkerhet. Ikke minst er dette positivt for svar på radiologisk undersøkelse Informasjon om pasienten blir lettere tilgjengelig Elektronisk samhandling gir bedre og mer korrekt dokumentasjon av pasientforløpet. Elektroniske meldinger bidrar således til økt kvalitet Det er enklere og raskere å sende meldinger elektronisk enn på papir Etter etableringsfasen medfører elektronisk meldingsutveksling noe innsparing med hensyn til tidsbruk. Sitat fra en pilot: Terskelen for å sende epikrise er lavere: Dersom jeg kan sende en epikrise elektronisk, spør jeg pasienten om jeg skal sende kopi til fastlegen. Dersom jeg må sende epikrisen som papir, må pasienten be om det. To andre erfaringer fra ELIN B er at etablering av elektronisk meldingsutveksling er ressurskrevende i form av tid og kostnader, og at det er utfordrende å etablere elektronisk meldingsutveksling med nye kommunikasjonsparter. I neste kapittel vil vi adressere tiltak som kan bidra til å løse disse utfordringene. 20