Sykehuset Innlandet HF Informasjon og veiledning SØKNAD OM FORSKNINGSMIDLER 15. FEBRUAR 2015 Hele veiledningen må leses grundig og følges. Ufullstendige søknader eller søknader som kommer inn etter søknadsfrist blir ikke behandlet. Ved for lange søknader vil fagkomitéen bare lese det maksimale antall sider for de ulike vedleggstypene som fremgår av veiledningen og se bort fra resten, slik det også praktiseres av Helse Sør-Øst. En god og korrekt utfylt søknad øker mulighetene for å få midler. Forkortelser må skrives med full tekst og med forkortelsen i parentes første gang de brukes. Legg arbeid i å få fram budskapet på en klar måte. Dette vektlegges betydelig av vår eksterne fagkomité, som vurderer søknadene. GENERELT OM BRUK AV FORSKNINGSMIDLER OG SØKNAD OM MIDLER Forskningsmidler skal organisere og assistere forskningsprosjekter i helseforetaket. Via forskningsavdelingens budsjett er det for 2015 avsatt midler til forskning. Det er utarbeidet retningslinjer for bruken av disse midlene. Frist for søknad om midler til hovedutlysningen er 15. februar. I tillegg vil det bli utlyst midler til forprosjekter, mindre utstyrsanskaffelser og avslutning/publisering av prosjekter senere i vårsemesteret dersom den økonomiske situasjonen gjør det mulig. Formålet Formålet med midlene er å stimulere til økt forskningsvirksomhet i foretaket og slik utvikle ny helsefaglig kunnskap til beste for brukerne. Det er også et virkemiddel for å skape attraktive arbeidsplasser og styrke rekrutteringen av nøkkelpersonell. Forskningsprosjekter. Midler gis kun til prosjekter med potensiale for publisering i tidsskrifter som bygger på kvalitetsvurdering av uavhengige bedømmelser av fagpersoner (referees). Prosjektet skal presenteres for fagmiljøet og i populærvitenskapelige fora som foredrag, poster og lignende. For SIs prioriterte forskningsområder vises til pkt 14. Utviklingsarbeid er virksomhet som utføres for å evaluere og forbedre produkter, systemer eller tjenester, basert på systematisk anvendelse av eksisterende kunnskap. Utviklingsarbeid er ikke prioritert, men tilskudd kan gis etter vurdering i spesielle tilfeller. VURDERING AV SØKNADENE Ved vurderingen vil det bli lagt spesiell vekt på følgende: Prosjektet kommer pasienter til nytte Klar problemstilling Klare og gjennomtenkte metoder Miljøets styrke til gjennomføring Veiledere - veiledererklæring må vedlegges hvis man ikke selv har forskningskompetanse Samarbeidspartnere; spesielt internasjonale (legg ved bekreftelse) Relevans for Sykehuset Innlandet HFs målsetting/strategi Potensiale for publisering i (internasjonale) tidsskrifter med fagfellevurdering Det er lagt til rette for brukermedvirkning For forprosjekter: Potensiale for utvikling av et godt og gjennomførbart prosjekt Det er oppnevnt en ekstern fagkomité som skal forestå den faglige vurderingen av søknadene. Det interne forskningsutvalget i SI fordeler midlene. Utvalget består av forskningssjef, fagdirektør stabsområde Helse, leder for oppdragforskning og forskningsrådgiverne. Leder for utvalget er forskningsdirektør. Utvalget skal være et rådgivende organ for administrerende direktør når det gjelder forskningsstrategisk satsing i SI. Side: 1 av 6
KRAV TIL SØKNADEN OG SØKEREN Midlene utlyses internt for ansatte i Sykehuset Innlandet HF. Følgende regler gjelder for tildeling (se også Kvalitetsprosedyre SI/20-02 Forvaltning av Sykehuset Innlandets forskningsmidler). - Ved søknad om post.doc-stipend, må søker ha et formelt ansettelsesforhold i fast hovedstilling ved Sykehuset Innlandet HF. - Ved søknader om doktorgradsstipend/forskerstipend hvor søkeren/forskeren ikke har formell forskningskompetanse må enten stipendiaten/forskeren, hovedveileder eller prosjektleder ha et formelt ansettelsesforhold i fast hovedstilling ved Sykehuset Innlandet HF. Dersom stipendiaten/forskeren ikke er tilknyttet SI ved utlysningen, er det en forutsetning at forskningen bidrar til å styrke et eksisterende forskningsmiljø i SI hvor hovedveileder/prosjektleder arbeider. Dette må begrunnes. - Merittene for forskningen (publikasjonsmeritter og doktorgradsmeritter) skal i sin helhet tilfalle Sykehuset Innlandet HF hvis SI bidrar med fullfinansiering. Ved delfinansiering må deling av merittene avtales på forhånd. - Dersom søkeren/forskeren ikke selv har forskningskompetanse (kompetanse tilsvarende doktorgrad), må vedkommende ha en hovedveileder/prosjektleder ansatt i SI med doktorgradskompetanse. Dersom prosjektlederen ikke er ansatt i SI, må det inngås egen avtale for dette. Se prosedyre SI/20-16 Samarbeidsavtale - Forskningsprosjekt med ekstern prosjektleder. Søkeren bør ha min. mastergrad. Ansatte som ikke har mastergrad og som ønsker å søke om forskningsmidler, anmodes om å ta mastergrad og bruke prosjektet i en masteroppgave. Det kan søkes om midler til å publisere arbeidet etter at mastergraden er bestått. Søknaden skal fylles ut elektronisk. Det kan søkes om tilskudd til hel- eller deltidspermisjon, veiledningskostnader, utstyr, driftskostnader som reiseutgifter, laboratoriearbeid, utsendelser, registreringsarbeid, trykking og lignende. Søknaden må overholde maks antall sider for hver vedleggstype, og inneholde følgende: Søknadsskjema (4 sider) Prosjektbeskrivelse/protokoll (maks 10 sider inkl figurer, tabeller og referanseliste. Skrifttype: Arial 11 pkt eller Times New Roman 12 pkt, enkel linjeavstand, min 2 cm marger. For referanseliste og evt figurtekst kan skriftstørrelse 9 benyttes.) Søkers CV med vekt på forskningserfaring (maks 2 sider) Søkers relevante publikasjoner fra siste 5 år (maks 3 sider) Prosjektleders/hovedveileders CV med vekt på forskningserfaring (maks 2 sider) Prosjektleders/hovedveileders relevante publikasjoner fra siste 5 år (maks 3 sider) Attest/bekreftelse fra hovedveileder om at han påtar seg veilederoppgaven, at forholdene ligger til rette for gjennomføring av prosjektet ved SI, og at kandidaten er kvalifisert (maks 1 side) Hvis søker må ha permisjon fra sin nåværende stilling, må det vedlegges bekreftelse fra avdelingssjef om at permisjon vil bli gitt (maks 1 side) Bekreftelse fra samarbeidspartnere (maks 2 sider) Andre vedlegg (maks 2 sider) KRAV TIL UTFYLLING AV SØKNADSSKJEMA 1. Prosjekttittel Gi søknaden en kortfattet tittel som beskriver det arbeidet som planlegges utført. 2. Krav til forskningsansvarlig, prosjektleder og søker (forsker) Forskningsansvarlig. Den institusjon eller en annen juridisk eller fysisk person som har det overordnede ansvaret for forskningsprosjektet, og som har de nødvendige forutsetningene for å kunne oppfylle den forskningsansvarliges plikter etter Helseforskningsloven. For forskningsprosjekter som får midler fra SI vil SI være forskningsansvarlig. Hvis det er ønske om noe annet må det oppgis og forklares. Prosjektleder. Det er en person (ikke en gruppe eller et miljø) med ansvar for den daglige driften av forskningsprosjektet, og som har de nødvendige forskningskvalifikasjonene og erfaringer for å kunne oppfylle prosjektlederens plikter etter Helseforskningsloven. Side: 2 av 6
Ethvert prosjekt skal ha en prosjektleder med forskningskompetanse (forskningserfaring tilsvarende doktorgrad). Søker og prosjektleder kan være samme person hvis søker har forskningskompetanse. Hvis søker ansatt i Sykehuset Innlandet HF ikke selv har forskningskompetanse, må prosjektet ha en prosjektleder med forskningskompetanse og søkeren ha en hovedveileder med forskningskompetanse. Prosjektleder og hovedveileder vil som regel være samme person. Prosjektleder skal i utgangspunktet være ansatt i SI. Dersom det er nødvendig eller mest hensiktsmessig med ekstern prosjektleder, kan tilknytningen til SI ordnes ved å inngå en juridisk bindende samarbeidsavtale. Mal for samarbeidsavtale ligger i Kvalitetssystemet SI SI/20-15 Samarbeidsavtale Forskningsprosjekt med ekstern prosjektleder. Ta kontakt med forskningsavdelingen hvis det er tvil om hvordan dette skal organiseres. Prosjektleder/hovedveileder har det overordnede faglige og økonomiske ansvaret for prosjektet og ansvaret for at vilkårene knyttet til en tildeling blir oppfylt. Søkeren/forskeren har ansvaret for den daglige drift og gjennomføringen av prosjektet. Prosjektleder rapporterer faglig til avdelingssjefen ved avdelingen, som har det medisinsk-faglige ansvaret for prosjektet og ansvaret for tilpasning til avdelingsdriften. Prosjektleder rapporterer administrativt og økonomisk til forskningsavdelingen etter de til enhver tid gjeldende reglene. 3. Prosjektets hovedmål og delmål Formuler et konkret og etterprøvbart hovedmål som gir en beskrivelse av hvilke resultater som forventes oppnådd i løpet av prosjektperioden. Formuler også punktvis etterprøvbare delmål som leder fram mot hovedmålet. 4. Prosjektsammendrag Gi en kort sammenfatning av den vedlagte forskningsprotokollen med vekt på å beskrive de mest sentrale forsknings- og utviklingsutfordringene og anvendelsespotensialet for prosjektresultatene. 5. Framdriftsplan Prosjektperioden er den totale perioden det er behov for midler. Angi en tidsplan for prosjektets hovedaktiviteter (for eksempel datainnsamling, laboratorieforsøk, feltarbeid, teoriarbeid, sluttrapport m.m.) Kryss av i rutenettet for når de ulike hovedaktivitetene planlegges gjennomført. En mer detaljert framdriftsplan kan gis i protokollen. 6. Kostnadsplan de totale utgiftene til prosjektet Det kan søkes støtte for hele prosjektperioden, begrenset oppad til tre år full tid. Perioden kan forlenges hvis det er aktuelt å ta ut stipendet i redusert stilling. Se spesifikasjon i søknadsskjemaet for lønnsutgifter/ stipendsatser. Ved innkjøp av utstyr eller inngåelse av andre avtaler om levering av programvare eller lignende som helseforetaket finansierer, forutsettes det at helseforetaket har eiendomsretten til det innkjøpte utstyret/leveransen. Spesifikasjon. Alle utgifter må spesifiseres. Ved ønske om å ta ut stipend i redusert stilling, gjøres det rede for dette her. 8. Finansieringsplan Finansieringsplanen skal vise hvordan de kostnadene som er angitt i kostnadsplanen skal finansieres i sum. Offentlige midler er andre offentlige tilskuddsmidler via EU-midler, departementet, regionale støtteordninger osv. Private midler dreier seg om bransje-/interesseorganisasjoner, andre fonds osv. 9. Søkes Sykehuset Innlandet HF Alle utgifter det søkes Sykehuset Innlandet HF om må spesifiseres her. Detaljert oversikt over totale kostnader og finansiering gis i pkt 6. Det gis midler for en periode på maksimalt tre år full tid. Perioden kan forlenges hvis det er aktuelt å ta ut stipendet i redusert stilling. 11. Formelle godkjenninger / Sentrale føringer Redegjør for status for alle godkjenninger. Det er en uttalt målsetting fra sentrale myndigheter at det skal legges til rette for brukermedvirkning i offentlig finansiert helseforskning. Det er lagt inn en rubrikk for dette i skjemaet. Side: 3 av 6
12. Aktive samarbeidspartnere (interne og eksterne) Før opp interne og eksterne samarbeidspartnere som vil delta aktivt i prosjektet. Oppgi navn på personer, universiteter, institutter, bedrifter, organer osv. Der det planlegges bruk av f.eks laboratorietjenester, må det tegnes avtale om dette hvor omfang og pris inngår. Avtalen legges ved søknaden sammen med øvrige samarbeidserklæringer. 13. Formidling av prosjekter/publisering Det vil bli lagt stor vekt på formidlingen av resultater som springer ut fra de finansierte prosjektene. Gi kort omtale av formål, målgruppe og formidlingsform. 14. Prioriteringer i henhold til Sykehuset Innlandets Forskningsstrategi Søknader innen følgende prioriterte områder gis tilleggspoeng med økt mulighet for å få midler: Felles søknader fra forskningssterke miljøer og miljøer med liten eller ingen forskningsaktivitet eller forskningserfaring. Hensikten er å involvere flere miljøer i SI i forskning. Nye samarbeidspartnere/nettverk (nasjonale og internasjonale) utenfor SI (slik som høgskoler, universiteter, sykehus, forskergrupper etc.) fordi slikt samarbeid vil være en styrke for forskningsmiljøene i SI. Resultatene vil kunne komme store pasientgrupper til gode via bedre diagnostikk, behandling og pleie. Dette er en oppfordring til å utnytte et av SIs fortrinn som er forskning på store pasientgrupper med vanlige lidelser. Resultatene medfører økt kompetanse generelt i avdelingen/sykehuset, styrket rekruttering, bedre samhandling internt eller eksternt (med primær- eller tertiærhelsetjenesten) eller bedre ressursutnyttelse. For nærmere opplysninger vises til SIs Forskningsstrategi. 15. Vedlegg og sideantall Legg merke til hvilke vedlegg som kreves og begrensninger i sideantall. KRAV TIL RELEVANT FORSKNINGSPROTOKOLL/PROSJEKTBESKRIVELSE Prosjektbeskrivelsen/protokollen skal utdype enkeltpunktene i søknadsskjemaet og gi grunnlag for en faglig vurdering av prosjektforslaget. Prosjektbeskrivelsen skal være på maksimalt 10 sider (inklusive referanseliste) (sideformat A4, maks 10 sider inkl figurer, tabeller og referanseliste. Skrifttype: Arial 11 pkt eller Times New Roman 12 pkt, enkel linjeavstand, min 2 cm marger. For referanseliste og evt figurtekst kan skriftstørrelse 9 benyttes.) Det må skilles mellom bakgrunnsstoff og planlagte aktiviteter. Prosjektbeskrivelsen kan med fordel skrives på engelsk. For at søknaden skal komme i betraktning, må prosjektbeskrivelsen gi opplysninger om nedenstående forhold, der dette er relevant: Kjennskap: Søkeren må dokumentere godt kjennskap til forskningsområdet; både nasjonalt og internasjonalt. Problem: Problemstillingen må være klart framstilt og tilfredsstillende avgrenset. Det må vises at prosjektet innebærer en utvidelse av eksisterende kunnskap, og/eller at kunnskapen gir grunnlag for videre forskning på feltet. Metode: Det må vises at de metodene og teoriene som tenkes brukt, er godt egnet til å besvare problemstillingen, eller at det er gode muligheter til å utvikle den nødvendige metode og teori. Analysemetoder, herunder statistiske metoder som er nødvendige for å vurdere betydningen av forskningsresultatene, må beskrives. Beskriv beregninger eller belys statistisk styrke til å besvare forskningsspørsmålet der dette er relevant. Mål: Det må formuleres et konkret og etterprøvbart hovedmål (forskningsspørsmål) som gir en beskrivelse av hva slags resultater som forventes oppnådd i prosjektperioden, og etterprøvbare delmål som leder fram til hovedmålet. Etikk: Prosjektbeskrivelsen må redegjøre for hvordan de etiske hensyn er ivaretatt, der dette er påkrevet. Brukermedvirkning: Hvordan det er tenkt å legges til rette for brukermedvirkning i aktuelt prosjekt, må framgå i prosjektbeskrivelsen. Dersom det ikke legges til rette for brukermedvirkning, skal dette begrunnes. Side: 4 av 6
Miljøkonsekvenser: Hvis utnyttelse av resultatene fra prosjektet vil ha konsekvenser av betydning (positive og negative) for det ytre miljø, må det redegjøres for. Hvis dette er tilfelle, må prosjektbeskrivelsen svare på om det er forskningsbehov knyttet til miljøkonsekvensene, og om prosjektet har definert mål eller delmål med sikte på å belyse miljøkonsekvensene. Tidsplan: Det kan settes opp en mer detaljert tidsplan enn den som blir gitt i pkt 5. Minst en milepæl per år må angis. Det legges vekt på at prosjektet er gjennomførbart innen realistiske tidsrammer. Dette bør belyses. Formidling: Det må redegjøres for planer for formidling og brukerkontakt, herunder formål, målgrupper og formidlingsform, og eventuelt nytteverdi og anvendelsespotensiale. Det legges vekt på å formidle resultater til et bredt publikum. Forskningsrapporteringen til Sykehuset Innlandet HF krever populærvitenskapelig prosjektsammendrag. Ressurser: Det må opplyses hvilke ressurser (direkte og generelt gjennom prosjektleder/forskergruppe) prosjektet har tilgang på, både fra Norges forskningsråd og andre kilder. Ved søknad om utstyr, må det redegjøres for muligheten til å få tilgang på utstyret på annen måte. Om mulig bør anbud på utstyr være innhentet på forhånd og vedlegges søknaden. Faglig plassering: Det må opplyses om prosjektets plassering innenfor institusjonens/bedriftens faglige virksomhet og eventuelt samarbeid/samarbeidsavtaler med andre prosjekter/institusjoner. Det må gå klart fram av prosjektbeskrivelsen hvor de praktiske delene av prosjektet skal gjennomføres. Prosjektets plass i forhold til Sykehuset Innlandet HFs forskningsstrategi: Prosjektbeskrivelsen må belyse hvordan forskningsprosjektet passer inn med Sykehuset Innlandet HFs forskningsstrategi (se pkt 14 ovenfor). Fellesprosjekter i Innlandet: Fordi det ønskes mer samarbeid mellom SI, høgskolene og distriktene i Innlandet oppfordres det spesielt til slike samarbeidsprosjekter hvor man deler kostnader, veiledning og merittering. Slike søknader vil bli sett på med stor velvilje. Innovasjon: Vurder om prosjektet har potensiale for praktiske og eventuelle kommersialiserbare produkter eller tjenester. Interessekonflikt: Vurder om det kan foreligge interessekonflikter i prosjektgjennomføringen, eks. når det gjelder samarbeid med industrien. Risikovurdering: Angi om deler av prosjektet kan bli vanskelig å gjennomføre som planlagt, og hvorfor man tror det kan bli problemer. Monitorering: Alle prosjekter må påregne å bli kvalitetssjekket ved tilsyn. SPESIELLE FORHOLD KNYTTET TIL SØKNAD OM MIDLER TIL FORPROSJEKT, AVSLUTNING AV ET PROSJEKT, EKSTRA DRIFTSMIDLER ELLER MEDISINSK UTSTYR Utlysningen av denne type midler er begrenset til: Permisjon til forprosjekter (varighet 1-3 mnd., unntaksvis opp til 6 mnd.) Permisjon til avslutning/publisering av prosjekter (varighet 1-3 mnd., unntaksvis opp til 6 mnd.) Avslutning av PhD arbeid (maksimalt 1 år utover normert stipendiattid på 3 år). Søknad om ekstra driftsmidler til et pågående prosjekt må begrunnes godt, og det må spesielt forklares hvorfor disse driftsmidlene ikke var tatt med i budsjettet da prosjektet fikk midler første gang. Medisinsk utstyr til forskning for prosjekter som ellers er finansiert. Forventninger: Det forventes at midler til forprosjekter resulterer i en søknad om midler til et større prosjekt, det kan være en søknad til Helse Sør-Øst, Forskningsrådet, ExtraStiftelsen, Sykehuset Innlandet HF eller andre. Redegjør for hva man planlegger. Det forventes at midler til avslutning/publisering resulterer i en vitenskapelig publikasjon i et (internasjonalt) tidsskrift med fagfellevurdering (referee). Redegjør for hva man planlegger. Side: 5 av 6
Søknad om medisinsk utstyr må være knyttet opp mot et prosjekt, og søknaden bør begrenses oppad til kr. 100.000. Bakgrunn: Søknad om midler til forprosjekter, avslutning av arbeider eller mindre medisinsk utstyr (<kr. 100.000) dekkes ikke av Helse Sør-Øst. Det anbefales at man primært søker Helse Sør-Øst om forskningsutstyr som koster over kr. 100.000. Spesielle krav til forprosjekter og avslutning av prosjekter For å søke midler til forprosjekt fra forskningsavdelingen, må søkeren beskrive prosjektet i form av en overordnet/generell prosjektbeskrivelse. Det settes ikke samme krav til denne prosjektbeskrivelsen som man gjør til prosjektbeskrivelsen/forskningsprotokollen når det søkes om midler til gjennomføring av prosjektet, men beskrivelsen må gi en oversikt over hvilke problemstillinger man vil arbeide videre med. Prosjektbeskrivelsen ved søknad om midler til forprosjekt skal inneholde: Tittel/målsetting for prosjektet Antatte metoder i hovedprosjektet (design, hva skal måles og hvordan skal det måles) Antatt behov for veiledning Antatt behov for ressurser til hovedprosjektet Hvilke instanser som må søkes om tillatelse Samarbeidspartnere Hovedveileder og biveileder hvis en ikke selv har forskerkompetanse En protokollskisse Omtrentlig omfang av hovedprosjektet - Er det et post.doc. prosjekt, doktorgradsprosjekt, eller et mindre frittstående prosjekt - Behov for nytt utstyr og hjelpepersonell - Behov for permisjon - hvor lenge For forprosjekter angis når og hvor man planlegger å søke om midler til selve prosjektet Dersom det søkes om midler til avslutning/publisering, må det dokumenteres at arbeidet har kommet så langt og holder en så høy standard at det forventes å kunne publiseres innen den avsatte tiden. Det ønskes opplysninger om: - En foreløpig tittel på publikasjonen - Navn på forfattere og forfatterrekkefølge - Hvilke av forfatterne som bruker SI som adresse på publikasjonen - Når og hvor man vil forsøke å publisere arbeidet Søknad om midler til avslutning av et prosjekt (inkludert søknad om midler til publisering av avlagt mastergrad) må i tillegg til en prosjektbeskrivelse, som må tilpasses formålet, inneholde nøyaktige opplysninger om hva som er gjort og hva som gjenstår, med en detaljert framdriftsplan for gjenværende arbeid. Søknaden må vedlegges en veiledererklæring som i tillegg til bekreftelse på at man påtar seg veiledning, må inneholde en uttalelse om at man regner som sikkert (i den grad det er mulig) at prosjektet blir ferdig innen den tiden man søker for, og at veileder påtar seg ansvar for framdriften. YTTERLIGERE OPPLYSNINGER kan gi ytterligere veiledning om søknadsutformingen. Søknaden sendes i 3 komplette eksemplarer (papir) innen søknadsfrist 15. februar 2015 i internposten eller til: Sykehuset Innlandet HF ved Kari Lillehaug Postboks 104 2381 Brumunddal Side: 6 av 6