Levanger kommune Prosjektbeskrivelse Forprosjekt Forberedelse av innføring av elektonisk
Godkjent av: Side 2 av 7 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Forankring i strategier/planer... 3 2.0 Forprosjektets mål og ramme... 4 2.1 Hovedmål... 4 2.2 Delmål... 4 2.3 Avgrensing i prosjektet... 5 3.0 Gjennomføring... 5 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 5 4.1 Prosjektansvarlig... 6 4.2 Styringsgruppe... 6 5.3 Prosjektleder... 6 5.4 Prosjektgruppen... 6 6.0 Budsjett og finansieringsplan... 6 6.1 Timerapportering... 6 7.0 Milepælsplan... 7 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering... 7 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer... 7 8.6 Signatur... 7 2
Godkjent av: Side 3 av 7 1.0 Innledning 1.1 Bakgrunn I kommunen arbeides det med å utvikle god kvalitet på de tjenester kommunen leverer. I Kvalitetskommune prosjektet arbeides det aktivt med dette. Det er et samarbeidsprosjekt mellom kommunene Verdal og Levanger. I dette utviklingsarbeidet er det ønske om å benytte de muligheter som gjøres tilgjengelig i forhold til utvikling av kvalitetssystemer, Samspillprosjektet er vurdert til å være et hjelpemiddel for å nå målet om bedre kvalitet og effektivitet. Fagsystemet Profil (siden 2003) med EPJ (siden 02.06.08.) er i bruk i kommunen. Rapportering og saksbehandling foregår i Profil. Det har høsten 2008 vært gjort et større arbeide med å få tatt i bruk medikamentmodulen i noen pilot områder. Likeledes å ta i bruk de delene av plan/rapport som ikke tidligere har vært nyttet fult ut. Diagnoseregistrering mangler i mange tilfeller. Mobil Profil er tatt i bruk i 3 pilotområder i kommunen fra nov. 2008. De fleste helsepersonellgruppene nytter EPJ. Det skannes i dag ikke dokumenter inn i EPJ. Prosjektet er så langt konkret forankret i den administrative ledelsen. Kommunalsjef Helse er prosjektansvarlig. Prosjektet har så langt politisk forankring på generelt grunnlag i kvalitetsmålet. Det er administrativt lagt planer for å forankre det konkrete prosjektet politisk. Levanger kommune samarbeider med Verdal kommune om prosjektet da IKT avdelingen er felles og mye samarbeide eksisterer allerede. Begge kommunene har i regi av Det Digitale Trøndelag vært med i prosjekt for å innføre Mobil Profil I forprosjektperioden skal man ha utredet hvilke tekniske løsninger som er nødvendig. Avklart finansieringsplan og hvilke tidsrammer som er mulig å ha for hovedprosjektet. I forprosjektperioden arbeides det med opplærings og innføringsprogram i kommunen. Utprøving av meldingsutveksling i forprosjektet har vært diskutert, men dette forventes primært å høre til hovedprosjektet. 1.2 Forankring i strategier/planer Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013 følger opp S@mspill 2007. Visjonen om helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid ligger til grunn. Strategien er basert på videreføring av eksisterende og påbegynt arbeid. Satsning på samhandling mellom allmennleger og sykehus og kommunesatsning videreføres. Samspill 2.0 er forankret i Nasjonal helseplan (2007 2010) NFS ehelsestrategi, ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag Prosjektet er forankret i NSF sin ehelsestrategi 2008 2013. Overordnet mål i strategien er at ehelse understøtter et helhetlig pasientforløp og er integrert i sykepleiepraksis, ledelse og kompetanseog kunnskapsutvikling. Delmål 3.4 handler om at elektronisk informasjonsutveksling og samhandling er formalisert i alle deler av helsetjenesten, riktig dimensjonert infrastruktur og tilkobling til Norsk Helsenett er tilgjengelig for sykepleietjenesten og at gode og brukervennlige elektroniske samhandlingsløsninger er utviklet og implementert i hele helsetjenesten. KS ekommune 2012 3
Godkjent av: Side 4 av 7 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2012 i pkt. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten, der et av tiltakene er; KS vil bidra til å utvikle og implementere løsninger for elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene, og mellom kommunene og helseforetakene. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2012 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. Statlig strategi 2004-2007, S@mspill 2007 2.0 Forprosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål Legge grunnlaget for oppstart av elektronisk meldingsutveksling mellom pleie og omsorgstjenestene og legetjenesten, og mellom kommunale pleie og omsorgstjenester og sykehus. Vi ønsker å benytte forprosjektperioden til å få utarbeidet en prosjektplan for hovedprosjektet for innføring av ønsket elektronisk samhandling. Det medfører å utarbeide interne prosedyrer /retningsliner, samt inngå avtaler internt, interkommunalt og eksternt mot helseforetaket, slik at grunnlaget for elektronisk samhandling mellom de forskjellige fagsystemene og samarbeidsparter blir gjort klare. Vi vil også i forprosjektperioden om mulig sørge for å få på plass de tekniske løsingene som trengs. 2.2 Delmål Godkjent forprosjektplan Få på plass nødvendig utvidet oppkopling mot Norsk Helsenett Få installert nødvendig programvare for kommunikasjon via fagsystemet profil Unique Link, HSkom, ProfilKom Infrastruktur for elektonisk meldingsutveksling til og fra pleie og omsorg i kommunen fastlegges Rutiner for bruk av ELIN-k meldinger utarbeides Utarbeide avtaleverk og få på plass nødvendige avtaler med legetjenesten. Spre kunnskap om elektronisk samhandling i kommunen Sluttrapport utarbeidet Når forprosjektperioden er over, fortsetter et hovedprosjekt, med å implementere og ta i bruk elektronisk meldingsutveksling, for slik å effektivisere og kvalitetssikre informasjonsflyten. 4
Godkjent av: Side 5 av 7 2.3 Avgrensing i prosjektet Fokuset vil være rettet mot å legge til rette for iverksetting av elektronisk meldingsutveksling Dette ved å utarbeide en prosjektplan for hovedprosjektet der elektronisk meldingsutveksling skal innføres.. Det skal primært ikke startes opp med testing av meldingsutveksling i perioden. Om de tekniske løsningene legger grunnlag for det, og meldinger og meldingsrutiner er godkjent av ELIN-k. kan det i forsøksperioden være snakk om 1-2 pilot områder innen pleie og omsorg og 1-2 leger. Da må infrastruktur og nødvendig opplæring være gjennomført. I forsøksperioden omfattes ikke sykehuset av testing av meldingsutveksling.. 3.0 Gjennomføring 1. Skrive forprosjektplan 2. Gjøre avtaler om nødvendige tekniske IT løsninger 3. Lage oversikt over hvilke organisatoriske tiltak som må gjøres internt i kommunen for å kunne samhandle elektronisk, deriblant utarbeid rutiner og retningslinjer i forbindelse med elektronisk samhandling 4. Planlegge tiltak som gjør at overgang til elektronisk samhandling mellom fastleger og Levanger kommune forankres på alle nivå i organisasjonen 5. Inngå avtale med fastlege /legesenter om elektronisk samhandling. 6. Utarbeide rutiner for bruk av meldingene internt i kommunen og rutiner for avvikshåndtering 7. Planlegge omfang av opplæring for de ansatte og utarbeide opplæringsplan 10. Skrive hovedprosjektplan 11. Lage plan for opplæring og opplæringsinnhold for hovedprosjektet 12. Sluttrapport forprosjekt ferdigstilles Det avholdes møter med styringsgruppen i prosjektperioden. Statusrapporter utarbeides og telefonmøter gjennomføres i henhold til avtale. 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling PROSJEKTANSVARLIG Øystein Sende PROSJEKTLEDER Kristin Haugdahl Nøst PROSJEKTGRUPPE Kristin Haugdahl Nøst - DSY Monika Fjerdingen - DSY Jørgen Worum - DNF Magne Okkenhaug - IKT 5
Godkjent av: Side 6 av 7 4.1 Prosjektansvarlig Kommunalsjef Helse, Øystein Sende 4.2 Styringsgruppe STYRINGSGRUPPE Øystein Sende Lars Kverkild Bodil Skotnes 5.3 Prosjektleder Avdelingsleder Kristin Haugdahl Nøst Prosjektleders ansvar i prosessen er: Utarbeide forprosjektplan som legges fram for styringsgruppen for godkjenning. Prosjektleder har ansvar for å kalle inn til møter og sikre framdrift i og gjennomføring av prosjektet. Ansvar for kontakt og koordinering med Verdal kommune. Gi statusrapporter til ELIN- k og informere styringsgruppen om fremdriften. 5.4 Prosjektgruppen Kristin Haugdahl Nøst - DSY Monika Fjerdingen - DSY Jørgen Worum - DNF Magne Okkenhaug IKT Prosjektgruppen har ansvar for å: Delta aktivt i utarbeidelsen av løsninger som er relevante og praktisk gjennomførbare i forhold til målsettingene for prosjektet. 6.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Medgått tid skal dokumenteres og sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no sammen med den månedlige fremdriftsrapporteringen. 6
Forberedelse av innføring av elektonisk Versjon 3 Godkjent av: Side 7 av 7 7.0 Milepælsplan Aktivitet Godkjent prosjektplan 1. mnd November 2. mmd Desember 3. mnd Januar 4. mnd Februar 5.mnd Mars 6. mnd April Gjøre avtaler om og anskaffe programvare Oppgradering/tilkobling Norsk Helsenett utført Forankring av ELIN-k politisk Utarbeidede rutiner for bruk av elektronisk samhandling, utarbeidede retningslinjer for bruk av meldingstyper utarbeidede adresseringsnivå i kommunen, - autorisasjon, tilganger, utarbeidede rutiner for avvikshåndtering Utarbeidet og inngått samarbeidsavtale med leger Utarbeide opplæringsplan personell Utarbeidet prosjektplan hovedprosjekt Sluttrapport 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest 15.04.09 og hovedprosjektbeskrivelse senest 30.04.09. 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.6 Signatur et er gjennomgått og godkjent av styringsgruppen 06.01.09. 7