Brukerveiledning for Styrerommet.no Oppdatert: januar 2019
Innhold Innlogging 3 Styremøte 3 Faste saker 6 Oppfølgingssaker 8 HMS-modulen 10 Oppgaver 13 Økonomi, regnskap og utlegg 14 Meny og søk 19 Digitale Årsmøter Introduksjon 21 Digitale forberedelser 22 Gjennomføring av digitale årsmøter 27 Resultater 31 2
Innlogging Nye Styrerommet.no fungerer like godt på PC, som på nettbrett og mobiltelefon. For å logge inn er du avhengig av å ha mobiltelefonen din tilgjengelig, ettersom du skal motta en kode på SMS. Gå til www.styrerommet.no og tast inn mobiltelefonnummeret ditt. Du vil deretter motta en 4-sifret kode på SMS. Fyll inn denne, og klikk Fortsett. Styremøte Når du skal gjennomføre et styremøte følger du disse stegene: 1 Klikk på modulen som heter Styremøter 2 Under møter har du oversikt over kommende og tidligere møter. Klikk Opprett nytt møte 3
3 Når du har opprettet møtet kan du redigere møtedetaljer og legge til saker. Du kan også legge til saker fra Forslag til saker som ligger til høyre. Du kan legge til vedlegg i en sak ved å trykke på bindersen. Når du lager saken kan du velge å skrive inn et forslag til vedtak. Når du behandler saken skriver du inn eventuelle notater fra møtet og et vedtak. Du kan her velge å kopiere inn fra forslag til vedtak. 4
4 Dersom dere ved møtets slutt (når dere trykker Avslutt og send til signering) ikke har behandlet alle sakene, vil dere bli bedt om å avgjøre hva som skal gjøres med de ubehandlede sakene; flytte dem tilbake til Forslag til saker, eller slette dem. De som skal signere mottar e-post om signeringsoppdraget. De følger lenken i e-posten og signerer ved å trykke på Signer referatet. Man vil deretter motta en e-post om at signeringsoppdraget er fullført. 5
Faste saker Under seksjonen for Saker finner du en fane for Faste saker. Her kan styret legge til saker som ofte går igjen. Saker legges inn med tittel og beskrivelse, som med en vanlig sak. Også her er det mulig å legge inn forslag til vedtak samt å laste opp vedlegg. Alle saker, både faste saker og enkeltsaker er å finne i høyremargen når man lager sakslisten for et styremøte. 6
Det er mulig å gjøre endringer på faste saker etter at de er lagt til sakslisten. Merk at endringen som gjøres kun gjelder det aktuelle møtet. Vil du endre malen, gjøres det på samme sted som den faste saken ble opprettet i utgangspunktet. 7
Oppfølgingssaker Oppfølgingssaker er en sak som tas opp over flere møter. Du kan markere en sak som oppfølgingssak, og finne den i listen over forslag til saker. Disse vil være markert med ikonet som vist under. Når en oppfølgingssak er lagt til i et møte skriver du inn en oppdatering på hva som har skjedd siden sist. Du kan klikke deg inn på historikken om du vil se detaljer. 8
Du behandler en oppfølgingssak på samme måte som andre saker. Man gjør et vedtak i saken, og markerer om dette skal følges opp videre. 9
HMS-modulen Første gang dere benytter HMS-modulen setter dere opp ønskede rutiner for deres boligselskap. I steg 1 velger dere de forskjellige fasilitetene som dere har i deres boligselskap. I steg 2 svarer dere på når ulike rutiner sist ble utført. Dere kan også svare «vet ikke» dersom dere ikke har tilgang på informasjonen. Da vil systemet foreslå et nytt tidspunkt å utføre denne rutinen på. I steg 3 tilpasser dere når og hvor ofte dere vil gjennomføre rutinene. Legg merke til at det er forskjell på pålagte og frivillige rutiner. 10
Etter at dere har gått gjennom oppsettet for de pålagte rutinene kan dere velge å legge til frivillige rutiner, som for eksempel ekstra kontrollrunde av lekeplass. Dere vil få en oversikt over alle HMS-oppgavene deres skal gjennom etter dere er ferdige med oppsettet. 11
Gjennomføring av kontrollrunde Når en kontroll skal utføres, er det spesielt nyttig at Styrerommet.no er tilpasset mobil og nettbrett. Når du skal gå kontrollrunden, kan du hele tiden ha med deg veiledningen, som forteller deg hva som skal sjekkes. Den får du frem ved å trykke på rutinen som skal utføres. Når du trykker på «Legg til vedlegg», vil du kunne velge å åpne kameraet på mobiltelefonen. Bilder du tar, blir automatisk lastet opp og lagt ved i loggen. Når hele runden er utført, trykker du «Marker som utført». Legg merke til at noen av oppgavene krever fagfolk for å få utført, slik som for eksempel kontroll av brannvernutstyr og kontroll av elektrisk anlegg. 12
Oppgaver Her kan dere få oversikt over gjøremål gjennom å lage oppgaver, delegere ansvar, for så å få ting gjort - enkelt og effektivt. I oversikten ser man sine oppgaver øverst, og oppgaver delegert til andre under. Man oppretter enkelt nye oppgaver ved å velge frist, ansvarlig og en beskrivelse. 13
Økonomi og regnskap Økonomi-modulen gir deg oversikt over saldo på deres konti i OBOS- banken, selskapets lån, fakturaer som ligger til behandling og snarveier til andre verktøy fra OBOS. Under Fakturabehandling finner du alle fakturaer til behandling for styret, uavhengig av hvem som har denne i sin behandlingsliste. 14
Utlegg Å få refundert penger for utlegg har aldri vært enklere. Den som har hatt utlegget skriver inn adressen utlegg.obos.no i en nettleser på mobil- telefonen sin, for at du enkelt skal kunne ta bilde av kvitteringene dine. For Android For Iphone Hvis man har ofte har utlegg, anbefaler vi å legge siden til på startskjermen. Android-telefoner spør automatisk om man ønsker å legge siden til på telefonens startside. Dersom du bruker nettleseren Safari på iphone, kan du trykke på deleknappen nederst på skjermen, og deretter finne Legg til på Hjem-skjerm. 15
For å logge inn, trykk «Neste». Legg så inn ditt mobiltelefonnummer og du mottar en 4-sifret kode. Når du logger inn første gang legger du inn ditt kontonummer. Det slipper du neste gang, om du har lagret utlegg.obos.no på hjemsiden din. 6014 10 xxxxx 16
I neste steg velger man hva slags utlegg det dreier seg om. Gi også en beskrivelse av hva du har lagt ut for og i hvilken sammenheng. Fyll ut beløp, og trykk på «Legg ved kvittering». Du vil da få muligheten til å ta bilde av kvitteringen med kameraet på mobilen. Når du er ferdig med utlegget, trykk «Bekreft utlegg». Dersom du har flere utlegg, kan du legge til disse disse til ved å trykke på «Legg til flere utlegg», og repetere prosessen beskrevet i foregående steg. Trykk til slutt på «Send inn». Så lett var det! Nå går det en SMS med informasjon om utlegget de i styret som skal godkjenne. Alt de trenger å gjøre, er å svare «OK», dersom utlegget skal godkjennes. 17
Utlegg på Styrerommet.no Styret vil i ettertid kunne se en oversikt over samtlige utlegg i Økonomi-modulen på Styrerommet.no. 18
Meny og søk Øverst til høyre finner du menyen. Her vil du også finne søkefunksjonen, samt link til gamle Styrerommet.net. Hvis du søker på noe her vil du få opp resultater fra Styrerommet.no, Bolig og Miljø og Obos.no. 19
Digitale årsmøter
Introduksjon OBOS lanserer i år digitale årsmøter. Det betyr at hele eller deler av årsmøtet kan gjennomføres digitalt. For styret vil det bety at Styrerommet kan benyttes til blant annet å lage agenda, håndtere innkommende saker fra beboere, og sende innkalling til årsmøte. Beboerne vil merke forskjellen gjennom at de kan melde inn saker og stemme via sin mobiltelefon. Vi skiller mellom to nye måter å gjennomføre årsmøter på: Digitale forberedelser Er boligselskapet deres et sameie eller borettslag har dere anledning til å innhente forslag fra eiere, og sende ut innkallingen gjennom Styrerommet.no. I henhold til borettslagsloven og loven om eierseksjonssameier, må selve møtet gjennomføres med fysisk oppmøte. Heldigitalt møte Er selskapet deres et boligaksjeselskap, har dere mulighet til å prøve ut digitalt årsmøte i sin helhet. Det betyr at både forberedelser, innkalling og selve avstemningen foregår digitalt. Selve møtet vil da åpnes for eiere i en periode på syv dager. Stemmegivningen, for både saker og tillitsvalgte, foregår da over mobiltelefon i en løsning eierne logger seg inn på med sitt mobiltelefonnummer. I denne brosjyren vil vi forklare hva som gjøres av styret og beboere i de ulike fasene. 21
Digitale forberedelser til årsmøte Opprett møte Inne på styrerommet.no vil du finne lenke til Årsmøte. Herfra velger dere det hvilket type årsmøte som passer for dere; tradisjonelt årsmøte, digital forberedelse eller heldigitalt årsmøte. Ønsker dere kun å gjennomføre digital forberedelse velger dere dette. Heldigitale møter kan kun benyttes der man forventer enkle saker uten benkeforslag. Det er foreløpig ikke funksjonalitet for selskaper med flere stemmeklasser. 22
Styret forbereder sine saker Her kan styret opprette de sakene som skal være med på agendaen. Beskriv sakene i detalj, legg ved eventuelle dokumenter og lag forslag til vedtak per sak. Dere kan endre rekkefølge på saker underveis, men siste sak er alltid Valg av tillitsvalgte. 23
Åpne for forslag fra eiere For å få innspill fra eiere på eventuelle saker og nominasjoner, klikker dere på knappen Åpne for forslag fra eiere. Det blir da sendt ut en SMS til alle eiere med en lenke til forslagssiden. Eiere blir da gitt en frist for når de kan nominere tillitsvalgte, samt sende inn egne forslag til saker. Denne fristen er det styret selv som setter. Er det tvil om frister og årsmøtedato, ta gjerne kontakt med deres rådgiver i OBOS. Har man som eier ikke gitt elektronisk samtykke, eller ikke er registrert med telefonnummer, vil man fremdeles være listet som mulig kandidat. I de tilfellene hvor en slik kandidat er nominert, må styret eller valgkomiteen ta kontakt med vedkommende for å avvise eller akseptere en nominasjon. Vedkommende må sende inn forslag til saker eller nominasjoner på ordinært vis, med e-post eller telefon. 24
Behandle innkomne saker fra eiere I feltet til høyre i årsmøtemodulen, vil eventuelle forslag komme inn. Disse kan behandles fortløpende av styret uavhengig av tidsfristen for beboerne. Om en sak er aktuell for årsmøtet legger man den til i agendaen. Styret får da mulighet til å skrive sin innstilling til saken, og eventuelt legge inn egne forslag til vedtak. Om en sak ikke er aktuell for årsmøtet, kan man velge å avvise saken, med en begrunnelse. Beboere som har sendt inn saker som blir avvist, vil da få beskjed om at saken ikke er tatt med i agendaen til årsmøtet. De vil få mulighet til å lage en ny versjon av saken og sende inn på ny. Alle innkomne forslag må behandles. 25
Send ut invitasjon til årsmøtet Når agendaen er klar, og alle innkomne saker er behandlet, sender styret ut en invitasjon til selve årsmøtet. Det er ikke mulig å legge til nye saker etter at invitasjonen er sendt ut. Invitasjonen til årsmøtet må sendes ut minimum åtte, men maks tyve, dager i forkant av selve årsmøtedatoen. Beboerne får da en SMS med lenke til alle saker og nominasjoner. Er dere et aksjeselskap, og kjører et heldigitalt møte, vil eierne få en tidsperiode på syv dager hvor de kan stemme og kommentere i alle saker. For beboere som ikke har gitt digitalt samtykke, vil OBOS sende ut invitasjon med agenda på ordinært vis. 26
Gjennomføring av digitalt årsmøte Alt forarbeid til det heldigitale årsmøtet er som beskrevet i digitale forberedelser. For å gjennomføre den digitale avstemmingen må alle eiere, også de som er i styret, gå inn på lenken som blir sendt på SMS. Her vil dere se agendaen dere har satt opp, med mulighet for å stemme i alle saker. Øverst i løsningen ser dere tid som gjenstår før møtet avsluttes. Man kan stemme på de sakene man ønsker. Om man ikke avgir sin stemme vil den telles som blank. 27
Avgi stemme i saker Etter saksbeskrivelsen vil man nå få opp et felt for å avgi sin stemme. Noen saker kan ha flere forslag til vedtak. Man velger om man stemmer for forslaget til vedtak, eller om man stemmer i mot. Man kan også avgi en blank stemme. Om man eier flere seksjoner i et boligselskap, vil man ha flere stemmer. Alle stemmer kan endres underveis, frem til møtet avsluttes. Det er også mulig å se foreløpig resultat på alle saker, med unntak av valg av tillitsvalgte. 28
Kommentarer Kommentarer som legges ved saker er åpne, og alle kan kommentere på disse. Ønsker du som styrerepresentant å kommentere på vegne av styret eller deg som representant, benytt da kommentarfeltet til å presisere hvilken rolle du eventuelt har. Kommentarer er knyttet opp til avsender, hvor eiers fulle navn oppgis. 29
Stem på tillitsvalgte Den siste saken er valg av tillitsvalgte. Under hver kategori stemmer dere på den eller de kandidatene dere ønsker. Om man eier flere seksjoner i et boligselskap, vil man ha flere stemmer. 30
Resultat Når årsmøtet er lukket, vises oversikt over resultat på alle saker oppe til avstemning, samt hvilke tillitsvalgte som er blitt valgt. 31
Har du spørsmål? Ta kontakt med deres rådgiver eller nyestyrerommet@obos.no