Hva er en funksjon? Hvilke fordeler gir det? 16.06.2013
Agenda Organisering av arkiv Funksjoner Fordeler med funksjonsbasert organisering 16.06.2013 2
Organisering av arkiv 16.06.2013
Fra mappe til automatisk arkivering Tradisjonell arkivering er en manuell prosess med klassifisering basert på emner For at det skal være mulig å automatisere klassering (og arkivering) må klassene være basert på prosesser og hendelser. 16.06.2013 4
Målet for en arkivnøkkel Arkivnøkkelen skal så langt som mulig gjenspeile funksjonene virksomheten er satt til å utføre Arkivnøkkelen skal kunne fungere over lengere tid uavhengig av organisatorisk struktur Arkivnøkkel skal være så generell og helhetlig som mulig 16.06.2013 5
En arkivnøkkel skal understøtte saksbehandlingen Arkivnøkkelen må takle fagsaker 16.06.2013 6
Historie: Arkiveringsprinsipp Arkiveringsprinsipp for gjenfinning For arkivskaper For arkivdepotinstitusjoner Fra 1700-tallet korrespondanse sorteres kronologisk 1936 Roalds arkivsystem etter innhold Fra 1950-tallet Kommunal arkivnøkkel (K-koder) 1960-tallet Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen 1980-tallet Norsk Allment arkivskjema 1984 Noark 1
Historie: Bevaring og kassasjon 1837/39 det som er av historisk eller statisktisk interesse 1961/1968 - kassasjon etter Fellesnøkkelen 2000 Bevaringskommisjonens rapport inkluderer elektronisk arkiv 2011 BK-vurdering for Fellesnøkkelen gjøres etter funksjonelle prinsipper 16.06.2013 8
Klassifikasjon Klassifikasjon Ordningsprinsipp Taxonomi Kategorisering Arkivnøkkel Nyanser av det samme? 16.06.2013 9
Hva kjennetegner et godt klassifikasjonssystem? Lett å bruke Tiden man bruker på å lagre og å merke Tiden man bruker på å gjennfinne relevante dokumenter Motstand mot å bruke et vanskelig system Mapper og emner er lett å bruke Prossess er litt vanskeligere 16.06.2013 10
Internasjonale standarder for klassifikasjon ISO 15489 Moreq 2/Moreq 2010 DIRKS ISO 2788 16.06.2013 11
Internasjonale standarder for klassifikasjon ISO standard 15489: 2001 defines Records Management (RM) as the field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including the processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. 16.06.2013 12
Fokus på Aktører, arkivskapere Virksomhetsfunksjoner Hendelser man kan dokumentere Prosesser Fagprosesser Administrative prosesser 16.06.2013 13
Hva er funksjoner? 16.06.2013
Hva er funksjoner? Hva gjør arkivskaperen? Hvordan kan man forstå funksjonene ut fra det administrative ansvaret? Hvor er grensene for det det funksjonelle ansvaret? Er funksjonene knyttet til arkivserier? 16.06.2013 15
Funksjon og organisasjon Ledelse Avdeling Avdeling Fase 1 Fase 2 Fase 3 Seksjon Seksjon Seksjon 16.06.2013 16
Funksjon arbeidsprosess Fase 1 Fase 2 Fase 3 16.06.2013 17
Funksjonsbasert i forhold til Noark 5 Noark 4 forholdt seg kun til sakarkiv Noark 5 åpner for mer fagsaker Fagsakene representerer ofte hovedfunksjonene til virksomheten 16.06.2013 18
Funksjonsbasert organisering av arkiv 16.06.2013
Arkivmaterialets funksjon Arkivskaperens samfunnsfunksjon; for hva og for hvem er arkivene skapt Innhold er viktigere enn format Det er ikke dokumentene selv, men konteksten de er skapt innenfor som bør danne grunnlaget for bevaring 16.06.2013 20
Hvorfor funksjonsbasert? Dokumentene tilføres viktig kontekstuell informasjon Gjenfinning og tilgangsstyring forenkles. En funksjonsbasert bevaring og kassasjonsvurdering kan lettere overføres til arkivmaterialet 16.06.2013 21
Funksjoner, ansvarsområder Lover og regelverk Politiske og administrative mål Strategier Aktiviteter og prosesser 16.06.2013 22
DIRKS - funksjonsanalyse DIRKS = Designing and Implementing Recordkeeping Systems 16.06.2013 23
Funksjonene er delt inn i: Aktivitet Tidsavgrenset med en begynnelse og en slutt Prosesser Aktiviteter som gjentar seg Transaksjoner Representerer de konkrete gjøremål og handlinger som en aktivitet består av. Er det som vanligvis skaper dokumenter 16.06.2013 24
Transaksjoner trigger dokumentasjon Vedtak, beslutning (Møtereferat) Noe går over fra en fase til en annen Lønnsutbetaling Ansettelse 16.06.2013 25
Funksjonsbasert klassifisering Transaksjoner Funksjon Aktivitet Transaksjoner Hovedfunksjon Transaksjoner Aktivitet Transaksjoner Funksjon Aktivitet Transaksjoner Mål og strategier Transaksjoner Aktivitet Transaksjoner Hovedfunksjon Funksjon Aktivitet Transaksjoner
Funksjonsbasert klassifisering Hendelse Prosess Oppgave Hendelse Hovedfunksjon Hendelse Oppgave Hendelse Prosess Oppgave Hendelse Mål og strategier Hendelse Oppgave Hendelse Hovedfunksjon Prosess Oppgave Hendelse
Statsbygg skal Være byggherre på vegne av staten Være rådgiver for staten i bygge- og eiendomssaker Sørge for god forvaltning av eiendommene som er knyttet til den statlige husleieordningen Sikre statlige interesser i større eiendomsutviklingsprosjekter Gjennomføre kjøp og salg av eiendom på vegne av staten 16.06.2013 28
Funksjonsbasert arkivnøkkel forslag til Statsbygg Funksjon Prosess Aktivitet Transaksjon Beslutning Møteinnkalling sendt Møte Møtereferat godkjent Avtale signert Byggherre Statsbyggs virksomhetsmål Rådgiver Forvaltning Byggetrinn 1 Møte Møteinnkalling sendt Møtereferat godkjent Sikre statlige interesser Bemanning Rekruttering Ansettelse Lønn utbetalt 16.06.2013 29 Kjøp og salg av eiendom Beslutning om kjøp Kjøpsforhandlinger
Arkivnøkkel for Statsbygg 0 Administrasjon 1 Økonomi Beslutning om oppstart Fase1 2 Personal Byggetrinn 1 Fase 2 Arkivnøkkel for Statsbygg 3 Forprosjekt Prosjektnummer 00001 Byggetrinn 2 Fase 3 4 Byggeprosjekt Prosjektnummer 00002 Bemanning Etterkontroll Kompleksnummer 11111 5 Forvaltning Drift Kompleksnummer 11112 Vedlikehold 16.06.2013 30
16.06.2013 31