Protokoll Møte: Instituttstyremøte FAI Styreleder og møteleder: Karen Marie Ulshagen Deltagere: Solveig Kristensen Ragnhild E. Paulsen (vara for Leon Reubsaet) Tove Larsen (1. vara for Per Helge Tusvik) Helene Jonassen (ny repr. for midl. ansatte) Kathrin Bjerknes Inger Lise Eriksen Marte Rodum (ny repr. fra kull 2013) Linn Løkken Jacobsen Inviterte: Dekan Knut Fægri, MNF (sak 06/10) Økonomileder Jan Aldal, MNF (sak 06/10) Ole Andreas Økstad (2. vara fast vit.-observatør) Sted: Farmasibygningen, rom 338 Referent: Marius Bergh Forfall: Leon Reubsaet Tid: 28. 01. 2010 kl.13.00-17.30 Agenda Sak 01/10 Godkjenning av møteinnkalling og agenda. Møteinnkalling og agenda ble godkjent Sak 02/10 Undertegning av protokoll fra styremøte 03.12.2009: Orienteringssaker Protokollen må endres under Eventuelt, der en tekst om HMS tas inn. Protokollen undertegnes på neste styremøte. Sak 04/10 Sak 05/10 - Regnskapsrapport 2009 og Økonomisk oversikt vedrørende driftsforbruket pr avdeling i 2009 ble tatt til orientering. Endringer i styret Endringer i styret ble tatt til orientering, jf detaljer med navn i innkallingen.
Beslutningssaker Sak 06/10 Årsplan og budsjett 2010 Knut Fægri og Jan Aldal presenterte innledningsvis den nye budsjettmodellen til MNF, som bygger på modellen til ØPA-UiO. De forklarte at det negative tallet under basisdelen (restleddet) kun er innført for at instituttets ramme skal forbli uendret i.f.t. den historiske rammen fra den tidligere modellen (kalibrering av modellene). Styret fikk imidlertid ikke svar på hvorfor FAI får så lite uttelling i basistildelingen i.f.t. andre institutter. MNF mente at utregning på grunnlag av historiske rammer er det beste utgangspunkt som man har pr dags dato for fordeling av post 50 til underliggende enheter. Orienteringen fra MNF ga instituttet nødvendig innsikt for å kunne drøfte plan og budsjett på en mer strategisk måte framover, herunder ta mer hensyn til hvordan ulike valg slår ut i modellens parametre, budsjettrammen og økonomisk handlingsrom. Årsplan med budsjett ble lagt frem og gjennomgått. Grunnet innsparingstiltak satt i verk tidlig i 2009, samt ledighet i stillinger ble resultatet i 2009 bedre enn forventet, noe som gir rom for å fordele mer under posten strategimidler i 2010-budsjettet. Det ble diskutert om den forenklede modellen for fordeling av driftsmidler til avdelingene vedtatt i fjor ga et rettferdig utslag for artikkelproduksjon, i og med at det er en stor kvalitetsforskjell avhengig av hvor man får publisert artikler. Flertallet i styret mente at det i første omgang er blitt lagt vekt på kvantiteten i publiseringen, men at vi etter hvert kan se nærmere på kvaliteten. De senere årene har det vært en skjev fordeling av masterstudenter til ulike fag. Styret ber om at det vurderes tiltak for å sikre rekruttering både av hovedfagsstudenter og vitenskapelig ansatte til viktige farmasøytiske fagområder. Når det gjelder undervisningsbudsjettet viser det seg at man allerede har kontraktsfestet timelæreroppdrag for våren 2010, som ikke er tatt med i timelæreroversikten.
Styret godkjenner årsplanen og budsjettet for 2010 under følgende forutsetninger: a) Proff II Stein Bergans 20% stilling forlenges (jf egen sak 11/10) b) Stilling som avdelingsingeniør ved ved Avdeling for Farmasøytisk kjemi (farmakognosi) tilsettes fra 1.9.2010 (ref. institsuttstyresak 62/09). Stillingen ilegges et særskilt ansvar for HMS. Styret anbefaler at man fokuserer på bruk av arbeidskraften på tvers av faggruppene. c) Eksamenkonsulentstillingen lyses ut som fast stilling.dersom det oppstår en situasjon med overtallighet i administrasjonen, skal situasjonen behandles av styret. d) Under fellesavsetninger i budsjett 2010 avsettes kr. 20.000 under posten profileringstiltak og kr. 50.000 under en ny post HMS-tiltak. e) Administrasjonen avklarer nærmere med Programrådet om hvilke kontrakter er inngått og timelærerbudsjettet revideres i henhold til disse korreksjonene. f) Instituttdirektøren utarbeider et notat angående kriterier for utdeling av midler til faglig vitenskapelige reiser, som legges fram på neste styremøte. g) Det tilsettes vikar (førsteamanuensis) i 6 måneder, etter Arne Jørgen Aasen. h) Årsplanen godkjennes med de endringene som man kom fram på møtet. Sak 07/10 Strategisk plan Styret gjennomgikk forslaget til strategisk plan. Vedlegg: -Strategisk plan, datert 06.01.2010 Styret godkjenner revidert strategisk plan, med de endringene som kom fram på møtet.
Sak 08/10 Policydokument for tilsettinger Styret drøftet det reviderte forslaget til policydokument og stilte seg positiv til endringene. I det nye forslaget er avdeling og forskningsgruppe de bærende nivåene ved allokering av personalressursene. Styret gir sin tilslutning til at det reviderte Policydokument for tilsettinger legges ut på n: disken for kommentarer fra de ansatte og at dokumentet tas opp på neste allmøte, Dokumentet behandles på neste styremøte og legges fram for tjenestemannsorganisasjonene dersom det er relevant. Sak 09/10 Tilsetting i stilling som førsteamanuensis i farmasi (legemiddelanalyse). Oppnevning av intervjukomité. Det vises til sak 50/09, ref. 2009/8153, der instituttdirektør ble gitt fullmakt til å foreslå sakkyndig komité, som nå har lagt fram en innstilling. Det gjenstår for kandidatene å gjennomføre prøveforelesninger og intervjurunder. Instituttstyret oppnevner følgende komité til å gjennomføre prøveforelesninger og intervjuer: 1. NN 2. NN 3. NN Sak 10/10 Tilsetting i stilling som Postdoc. ved Avdeling for farmasøytisk kjemi (legemiddelanalyse) Det vises til Sak 46/09, ref. 2009/16156, der instituttstyret ga sin tilslutning til at en postdoc stilling ved Avdeling for farmasøytisk kjemi, kjerneområde legemiddelanalyse, lyses ut for for perioden f.o.m. 01.03.10 t.o.m. 29.02.12. Instituttstyret følger innstilling fra sakkyndig komité og tilsetting skjer i henhold til rangering i innstillingen: 1. NN 2. NN Dersom begge kandidater takker nei til stillingen, lyses den ut igjen. Sak 11/10 Fornyelse av professor II stilling NN Deleted:
Det ble i diskusjonen fremhevet at det var positivt at Bergans stipendiater etter hans formelle tilknytning til Farmasøytisk institutt nå søker opptak til dr-gradsprogrammet ved Mat-Nat. Styret gir sin tilslutning til at professor II stillingen til NN fornyes i 1,5 år (01.07.10-31.12.11). Stillingen kan deretter forlenges med 3,5 år t.o.m. 30.06.15 under forutsetning at fagmiljøet har funnet ekstern finansiering i god tid innen 31.12.11. Sak 12/10 Tilsetting i stilling som Post.doc. i farmasi (farmakologi) ved Avdeling for farmasøytisk biovitenskap Stillingen, ref. 2009/13673, finansieres av Norges Forskningsråd, via ISP/FARM tildelingen, og er knyttet til prosjekt 195472/V40: "Individual Drug Therapy Treatment selection and dose optimization base don individual patient characteristics". Stillingen er midlertidig med en varighet på tre år. Instituttstyret tilsetter NN i stillingen. Dersom hun takker nei, sendes saken tilbake til komiteen for innkalling av aktuelle kandidater til intervjuer. Instituttdirektøren gis fullmakt til å tilsette dersom rangeringen etter intervjurunden ikke forandres. Stillingen er finansiert av NFR, prosjekt 195472/V40. Sak 13/10 Policy for forlengelser av stipendiater. Instituttstyret fikk ikke behandlet denne saken, men mente det var behov for en policy for forlengelser for blant annet å unngå fremtidig overbelastning på lønnsbudsjettet. Styret mente at notatet med søknad om forlengelse av en stipendiat ikke innholdt tilstrekkelig dokumentasjon eller begrunnelse. Saken utettes til neste møte. Inntil videre behandles søknader om forlengelser i instituttets ledergruppe, og beslutning fattes av instituttdirektøren. Sak 14/10 Fleksibel studieordning Denne saken er en oppfølging av diskusjonen om Sandeutvalgets rapport som fant sted på Strategiseminaret 03.12.09 Saken utsettes til neste møte.
Sak 65/09 Omgjøring av stilling som universitetslektor til førsteamanuensis. Instituttstyret innstiller på at NN får personlig omgjøring av sin stilling som univeristetslektor til førsteamanuensis. Omgjøringen får ikke konsekvenser for hennes arbeidsoppgaver eller omfanget av disse. Sirkulasjonssaker Sak 15/10 Innstilling til professor II stilling i Farmasi (etnofarmakologi) ved Avdeling for farmasøytisk kjemi. Finansiering av professor II stillingen dekkes av en allerede bevilget støtte fra Norges Forskningsråd i tilknytning til prosjekt 143179 "190140/V10 Cultivated Vernonia kotchyana and Cochlospermum tinctorium, can they replace the wild ones in the treatment of gastric ulcer?". Stillingen er midlertidig med en varighet på tre år fra 1.1.2010 til og med 31.12.2012. Instituttstyret slutter seg til anmodning fra Avdeling for farmasøytisk kjemi og innstiller på at NN kalles til professor II stilling (20 %) i farmasi (etnofarmakologi) for perioden 1.1.2010 t.o.m. 31.12.2012, uten forutgående kunngjøring. Sak 66/09 Tilsetting av PhD stipendiat i farmasi (galenisk farmasi) ved Avdeling for farmasi. Stillingen, ref. 2009/14945, finansieres av Norges Forskningsråd i tilknytning til prosjekt nr.190403/v50: "Development of an Improved Naltrexone Depot Formulation" Stillingen er midlertidig med en varighet på tre år. Instituttstyret følger innstillingen fra sakkyndig komité og tilsetter NN i stillingen som stipendiat i galenisk farmasi på prosjektet "Development of an improved naltrexone depot formulation", finansiert av Norges forskningsråd. Tilsettingen forutsetter at NN oppnår et resultat på sin mastereksamen 22.12.09, som oppfyller kravet til opptak ved fakultetets Ph.d.-program. NN takker nei til stillingen,lyses den ut på nytt.
Sak 03/10 Tilsetting i stilling som PhD stipendiat i farmasi (galenisk farmasi) ved Avdeling for farmasi Stillingen, ref. 2009/13678, finansieres av Norges Forskningsråd, via ISP/FARM tildelingen, og er knyttet til prosjekt 195285/V40: "Cancer and antimicrobial photodynamic therapy: Development of nanostructured drug formulations". Stillingen er midlertidig med en varighet på tre år. Instituttstyret følger innstillingen fra sakkyndig komité og tilsetter NN i stillingen som stipendiat i galenisk farmasi. Dersom NN takker nei til stillingen, sendes saken tilbake til komiteen for viderebehandling og innkalling av ny kandidat. Sak 16/10 Eventuelt - Instituttdirektøren orienterte om løsningene for de 3 ansatte fra tidligere VETT. Samtlige fortsetter i stillinger ved UiO. - Instituttdirektøren orienterte om ulykken en masterstudent hadde hatt nylig i.f.m. arbeid med en rotavapor. Alle oppfølgingsrutiner ble fulgt i riktig rekkefølge og studenten kom raskt til behandling ved Ullevål sykehus. Arbeidstilsynet har utferdiget et pålegg hvor instituttet er bedt om å rapportere om hendelsen og mulige årsaker og hvilke tiltak som vil bli iverksatt for å hindre tilsvarende hendelser. En komite er allerde nedsatt for å arbeide med dette.. - Instituttdirektøren orienterte om at Atle Haugen har tatt målinger av avtrekkene i laboratoriene. Resultatene fra undersøkelsen vil bli rapportert til fakultetet og til Teknisk Avdeling. Avdelingene er i gang med å vurdere måleresultatene for hvert enkelt avtrekkene i lys av den aktiviteten som foregår der, for å avgjøre om det er nødvendig å stenge avtrekk eller laboratorier. Kopi: varamedlemmer, Mat.Nat.fakultetet
Godkjenning av referat Karen M. Ulshagen Solveig Kristensen Leon Reubsaet /Ragnhild Paulsen Tove Larsen Helene Jonassen Marte Rodum Linn Løkken Jacobsen Inger Lise Eriksen Kathrin Bjerknes