Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Svein Lysestøl (leder), Eirik Skogstad Nilsen (nestleder), Henning Helliesen, Edita Schultz, Bente Hennestad INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid / sted: Onsdag 19. september 2018 kl. 16.00 i møterom Tingvoll i 2. etasje. SAKSLISTE ORIENTERING NAV LINDESNES v/ Helge Hogganvik SAK 07/18 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 02.05.18 SAK 08/18 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGER FRA REVISOR SAK 09/18 FORVALTNINGSREVISJON PROSJEKTPLAN DISPENSASJONSPRAKSIS SAK 10/18 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2019 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Videre arbeid i kontrollutvalget: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Referat 02/18 Kommunerevisjonen Vest, Innkalling til representantskapet 25.09.18 Referat 03/18 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Lysestøl, 12. september 2018 Svein Lysestøl Leder Willy Gill Utvalgssekretær Inhabilitet og forfall bes meldt til Willy Gill, tlf. 90 95 62 46 / willy.gill@asekretariat.no Kopi sendt til: Ordfører, rådmann, revisor. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1
Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 07/18 Møtedato: 19.09.18 Saksbehandler: Willy Gill SAK 07/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 02.05.18 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 02.05.18 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 02.05.18 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 02.05.18 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2
LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/18 Dato: 02.05.18 kl. 16.00 17.30 Sted: Rådhuset, formannskapssalen. MØTEBOK Tilstede: Svein Lysestøl, leder Henning Helliesen, medlem Edita Schultz, medlem Bente Hennestad, medlem Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Administrasjonen v/rune Stokke Kommunerevisjonen Vest v/ Lene Rugland Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Eirik Skogstad Nilsen, nestleder Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 04/18 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 05.02.18 SAK 05/18 ÅRSREGNSKAP LINDESNES KOMMUNE 2017 SAK 06/18 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2017 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Videre arbeid i kontrollutvalget: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Underskrift: Svein Lysestøl Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 3
Møtebok 02.05.18 Lindesnes kontrollutvalg SAK 04/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 05.02.18 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 05.02.18 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 05.02.18 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 05.02.18 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 05.02.18 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 05/18 ÅRSREGNSKAP LINDESNES KOMMUNE 2017 Rådmann presenterte hovedtrekkene i regnskap og årsberetning. Revisor presenterte revisjonsberetningen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har behandlet Lindesnes kommunes årsregnskap for 2017. Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen, samt revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 3. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetning datert 26. mars 2018, har kontrollutvalget ingen merknader til Lindesnes kommunes årsregnskap for 2017. 4
Møtebok 02.05.18 Lindesnes kontrollutvalg Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2017 Årsberetningen for 2017 Revisjonsberetning, datert 26.03.18 Revisjonsnotat, datert 27.03.18 Saksopplysninger: Driftsregnskapet for Lindesnes kommune for regnskapsåret 2017 viser kr 288 604 000 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 2 227 000. I revisjonsberetningen uttaler revisor seg om revisjonen av årsregnskapet, samt om budsjett, årsberetning, samt registrering/dokumentasjon. Revisor har avgitt standard revisjonsberetning uten presiseringer og forbehold. I revisjonsnotatet sier revisor bl.a.: «Regnskap med noter ble levert til revisjon innen fristen 15. februar. Det endelige regnskapet med enkelte endringer/tillegg, ble mottatt 21. mars. Økonomikontoret har lagt ned et stort arbeid i dokumentasjonen av vesentlige poster i årsregnskapet. Denne dokumentasjonen vurderes som god, noe som gjør at revisjonen kan gjennomføres effektivt. Endelig årsberetningen fra administrasjonen ble oversendt 26. mars (fristen er 31. mars). Denne belyser ulike sider av regnskapet for 2017, både når det gjelder drift og investering, samt den økonomiske utviklingen generelt i kommunen. Vi har ellers ingen kommentarer til årsregnskapet eller årsberetningen for 2017. Det har gjennom hele året vært god kontakt mellom revisjonen og administrasjonen for nødvendige avklaringer.» Administrasjonen møter i kontrollutvalget for å presentere regnskapet og årsmeldingen. Revisor vil også være tilstede i møtet. Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsmelding - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret 5
Møtebok 02.05.18 Lindesnes kontrollutvalg - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet Vurderinger: Jeg vil anbefale kontrollutvalget å avgi en standard uttalelse til kommunestyret angående årsregnskapet for 2017. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har behandlet Lindesnes kommunes årsregnskap for 2017. Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen, samt revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 3. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetning datert 26. mars 2018, har kontrollutvalget ingen merknader til Lindesnes kommunes årsregnskap for 2017. SAK 06/18 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2017 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2017 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som er basert på tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. 6
Møtebok 02.05.18 Lindesnes kontrollutvalg Forslag til vedtak: FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Videre arbeid i kontrollutvalget: Felles møte med kontrollutvalgene i Nye Lindesnes 19.06.18 Tilbakemelding fra rådmann om oppfølging av mobberapport Prosjektplan FR Dispensasjonspraksis arealplaner Møteplan høsten 2018 Orientering fra NAV EVENTUELT Spørsmål til rådmann: Det norske kartselskapet telefonsalg. Rådmann orienterte om rutinene knyttet til slike virksomheter Nye Lindesnes økonomi/overskridelse av budsjett. Rådmannen kommenterte saken. 7
Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 08/18 Møtedato: 19.09.2018 Saksbehandler: WG SAK 08/18 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGER FRA REVISOR Vedlegg: Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisorer Irene Loka og Lene Rugland Saksopplysninger Oppdragsansvarlig revisor skal i henhold til revisjonsforskriften 15 hvert år avgi en skriftlig egenvurdering om sin uavhengighet til kontrollutvalget. Kontrollutvalget må vurdere om revisors egenvurdering tilsier at revisor tilfredsstiller de krav til uavhengighet som fremgår i kommuneloven og revisjonsforskriften. Forslag til vedtak: Basert på revisors egenvurdering av sin uavhengighet mener kontrollutvalget at det kan konkluderes med at revisor tilfredsstiller kommuneloven og revisjonsforskriftens krav til uavhengighet. 8
Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 09/18 Møtedato: 19.09.18 Saksbehandler: Willy Gill SAK 08/18 PROSJEKTPLAN DISPENSASJONSPRAKSIS Vedlegg: Kommunerevisjonen Vest, V-A IKS, Forslag til prosjektplan datert 23.08.18 Saksopplysninger: Kontrollutvalget bestilte vinteren 2018 et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen området dispensasjonspraksis fra kommunens planverk. Kommunerevisjonen Vest har på denne bakgrunn laget et forslag til prosjektplan som legges frem for godkjenning. Revisjonen foreslår følgende overordnede problemstilling for prosjektet: I hvilken grad har kommunen en formålstjenlig dispensasjonspraksis? For å besvare problemstillingen vil følgende underspørsmål være aktuelle å se nærmere på: I hvilken grad dispenserer Lindesnes kommune fra kommune- og reguleringsplaner? I hvilken grad sikres likebehandling og forutberegnelighet i kommunens dispensasjonspraksis? I hvilken grad avviker politikernes vedtak i dispensasjonssaker fra administrasjonens innstilling? I hvilken grad fremgår det av begrunnelse for vedtak at vilkår for innvilgelse av dispensasjon er oppfylt? Ressurser: Det tas sikte på å gjennomføre prosjektet innenfor en tidsramme på 250 timer. Rapport fra prosjektet forventes fremlagt våren 2019. For nærmere beskrivelse av prosjektet vises det til selve prosjektplanen. Vurdering: Revisjonen vil presentere prosjektplanen i møtet og vil kunne svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Eventuelle endringer i prosjektplanen bør gjøres i forståelse med revisjonen. Forslag til vedtak: Forslag til prosjektplan dispensasjonspraksis datert 23.08.18 vedtas. 9
Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 10/18 Møtedato: 19.09.18 Saksbehandler: Willy Gill SAK 10/18 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2019 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, styrebehandlet budsjett for 2019 2. Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2019 Kontrollutvalgssekretariatet Agder Sekretariat er sekretær for kontrollutvalget i Lindesnes kommune og for de øvrige femten eierkommuners kontrollutvalg. Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 06.09.18 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet for den enkelte kommune økes fra kr. 126.000 i 2018 til kr. 130.000 i 2019, en økning på om lag 3,1%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen Vest utfører revisjonsarbeidet for Lindesnes kommune og for de øvrige ti eierkommunene. Representantskapet behandlet budsjettet i møte 25.09.18 og budsjettet innebærer som tidligere 460 timer til regnskapsrevisjon m.m. og 250 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Lindesnes kommunes budsjetterte utgifter til revisjon økes fra kr. 777.000 i 2018 til kr. 795.000 i 2019, en økning på 2,3%. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som kommunen har hatt. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme for kontroll og tilsyn Forslag til budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2019 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2019 10
Forslag til budsjett Kontroll og tilsyn 2019 Budsjettforslag 2019 Vedtatt budsjett 2018 Vedtatt budsjett 2017 Tilskudd til Kr. 795.000 Kr. 777.000 Kr. 745.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 130.000 Kr. 126.000 Kr. 123.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 20.000 Kr. 20.000 Kr. 20.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 945.000 Kr. 923.000 Kr. 888.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2019 på kr. 945.000. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 11
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 6. september 2018 SAK 06/18 BUDSJETT FOR 2019 FOR AGDER SEKRETARIAT Enstemmig vedtak: Det framlagte forslag til budsjett for 2019 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Ifølge 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene. 2019 er det 15. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling de siste fem årene: 2014: kr 114.000 2015: kr 117.000 2016: kr 120.000 2017: kr 123.000 2018: kr 126.000 (budsjett) 2019: kr 130.000 (budsjettforslag) Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 12
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Eierkommunene innbetalte totalt kr 640.000 (kr 40.000 pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr. 31.12.2017 hadde selskapet en egenkapital på kr 844 420 inklusive regnskapsmessig mindreforbruk fra 2017. Kommentarer: Det budsjetteres med en lønnsvekst på ca. 3 % fra 1.5.2019. For øvrig er det tradisjon i selskapet for å følge rammen i kommuneoppgjøret. Årets ramme utgjorde en lønnsvekst på 2,8%. Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2018-budsjettet. Andre kostnader økes også med ca. 3%. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune økes fra kr. 126.000 i 2018 til kr. 130.000 i 2019. Totalt øker budsjettet med i overkant av 3,1% i forhold til budsjettet for 2018. Forslag til budsjett for driftsåret 2019 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: 2019 2018 2017 Tilskudd fra eierkommunene 2 080 2 016 1 985 Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter 2 080 2 016 1 985 Driftsutgifter: Personalutgifter 1 895 1 831 1 777 Andre driftsutgifter 200 195 212 Sum driftsutgifter 2 095 2 026 1 989_ Brutto driftsresultat - 15-10 -4_ Finansinntekter 15 10 18 Netto driftsresultat 0 0 + 14 Bruk av disposisjonsfond 0 0 0 2 13
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Forslag til vedtak: Forslag til budsjett for 2019 for Agder Sekretariat vedtas. Rett utskrift: Willy Gill Kst. daglig leder 3 14
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Dato: Mandag 14. mai 2018 kl. 13.00 14.30. Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal MØTEBOK - STYRET Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Torbjørn Klungland, nestleder Kirsten Svensson, medlem Karl Inge Thomassen, medlem Andre: Willy Gill, kst. Daglig leder Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 01/18 GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAPET FOR 2017 SAK 02/18 LØNNSJUSTERING PR. 01.05.2018 SAK 03/18 ÅRSMELDING FOR 2017 SAK 04/18 MEDLEMSKAP I FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN SAK 05/18 FORLENGELSE AV KONSTITUERING DAGLIG LEDER EVENTUELT UNDERSKRIFTER: Utskrift sendes: Styrets medlemmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i deltakerkommunene. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 15
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder MØTEBOK STYRET - 14.05.2018 SAK 01/18 GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAPET FOR 2017 Enstemmig vedtak: 1. Styrets årsberetning for 2017 godkjennes. 2. Styret godkjenner det fremlagte regnskap for 2017. 3. Mindreforbruket, kr 139 403 tilføres disposisjonsfond. SAK 02/18 LØNNSJUSTERING PR. 01.05.2018 Enstemmig vedtak: Det gis et tillegg i lønn fra 01.05.2018 for selskapets ansatte tilsvarende rammen i kommuneoppgjøret for 2018. SAK 03/18 ÅRSMELDING FOR 2017 Enstemmig vedtak: Årsmeldingen for 2017 godkjennes. SAK 04/18 VURDERING AV SPØRSMÅL OM MEDLEMSKAP I FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN Enstemmig vedtak: Styret drøftet saken og vurderer at medlemskap ikke er hensiktsmessig på nåværende tidspunkt. SAK 05/18 FORLENGELSE AV KONSTITUERING DAGLIG LEDER Styret behandlet saken uten ansatte tilstede. Enstemmig vedtak: 1. Konstituering av Willy Gill som daglig leder forlenges til 01.07.2019 2. Kjell Ivar Hommens lønns- og arbeidsbetingelser videreføres i samme periode. Eventuelt Styret drøftet spørsmålet om forlengelse av konstituering av daglig leder uten ansatte tilstede og besluttet å ta dette opp som egen sak 05/18. 2 16