MELAND KOMMUNE OKTOBER 2015 SELSKAPSKONTROLL MAKS AS
Innhaldsregister 0. Samandrag... 2 1. Innleiing... 3 1.1 Heimel for selskapskontroll... 3 1.2 Bakgrunn... 3 1.3 Føremål... 4 1.4 Avgrensing... 4 1.5 Problemstillingar... 4 2. Metode... 4 3. Vurderingskriterium... 5 4. Kort om MAKS AS... 10 5. Kommunen sitt system for eigarstyring i MAKS AS... 11 5.1 Data... 11 5.1.1 Eigarskapsmelding, eigarskapsstrategi og kommunikasjonskanalar... 11 5.1.2 Kompetanse... 12 5.1.3 Valnemnd... 12 5.2 Vurdering... 13 6. Drift i tråd med lovverk og kommunestyret sine vedtak og føresetnadar.. 14 6.1 Data... 14 6.1.1 Vedtekter og kommunen sine vedtak og føresetnadar... 14 6.1.2 Relevante konsesjonar, juridiske tilhøve og lovverk... 14 6.1.3 Generalforsamling... 15 6.1.4 Styresamansetting i tråd med vedtektene... 15 6.1.5 Styreforsikring og styreevaluering... 15 6.2 Vurdering... 16 7. Korleis er økonomien i MAKS AS sett frå eit eigarperspektiv?... 17 7.1 Data... 17 7.1.1 Tilfredsstillande økonomisk drift.... 17 7.1.2 Rapportering i årsmelding... 19 7.2 Vurdering... 19 8. Konklusjon og tilrådingar... 20 9. Referanseliste... 21 10. Vedlegg: Høyringsuttale.23
0. Samandrag Det har vor ei trend i offentleg forvaltning at stadig fleire kommunale tenester vert fristilt, og organisert i einingar utanfor den tradisjonelle etatsorganiseringa i kommunen. Kommunal selskapsetablering gjev ei meir kompleks og indirekte styring, gjennom eigarorgan som representantskap eller generalforsamling. Det inneber at den kommunale verksemda ikkje lenger er direkte underlagt kommunestyret som eigar, men via eigarrepresentantar i eit felles eigarorgan. Kommunen sin moglegheit til aktiv styring stiller dermed krav til kommunen med omsyn til strategi, opplæring og oppfølging av selskapet. MAKS AS er eit aksjeselskap der Meland kommune eig 54% av selskapet. Selskapskontrollen i MAKS AS vart bestilt i kontrollutvalsmøte 28.01.2015, sak 04/15, og starta opp vinteren 2015. Selskapskontrollen er avgrensa til ein eigarskapskontroll, som vil seia at ein kontrollerer korleis kommunen forvaltar sine eigarinteresser. Selskapskontrollen har svart på følgjande problemstillingar: 1. I kva grad har Meland kommune etablert eit system for å ivareta sine eigarinteresser i MAKS AS? 2. Vert kommunen sine eigarinteresser utøvd i tråd med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, og i tråd med krav i lovverket? 3. Korleis er økonomien i MAKS AS sett frå eit eigarperspektiv? Selskapskontrollen syner etter revisjonen si vurdering at Meland kommune i liten grad har etablert eit system for å ivareta sine eigarinteresser i MAKS AS. Drifta i MAKS AS er likevel, etter revisjonen si vurdering, innanfor føremålet i vedtektene. Revisjonen gjer merksam på at saksutgreiingar, vedtak og føresetnadar for opprettinga av selskapet, ikkje ligg føre i kommunen og at Meland kommune ikkje sikrar at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse om eigarskapsforvaltninga. Manglane kan medføra at eigar ikkje er bevisst eigarskapet sitt, at selskapet ikkje vert følgt tilfredsstillande opp, og at utviklinga i selskapet ikkje er i tråd med kommunen sine føresetnadar. Revisjonen tilrår Meland kommunen å setja kommunalt eigarskap på dagsorden, og leggja til rette for god eigarstyring i selskap kommunen eig eller er deleigar i. MAKS AS har hatt ei positiv økonomisk utvikling sidan 2013. Selskapet rapporterer gjennom årsmeldinga. Rapporteringar i årsmeldingar tilfredsstiller krava i rekneskapslova og revisjonen vurderer den økonomiske drifta som tilfredsstillande. Side 2
1. Innleiing 1.1 Heimel for selskapskontroll I kommuneloven 77.5 heiter det at Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltninga av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I Forskrift om kontrollutval 14, heiter det at kontrollutvalet skal: påse at det gjennomføres kontroll med forvaltninga av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper,gjør dette i samsvar med kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Ansvar for bestilling er i lova lagt til kontrollutvalet. Prosjektet vart bestilt i kontrollutvalsmøte 28.01.2015, sak 04/15, og starta opp vinteren 2015. Selskapskontrollen kan delast i to delar: den obligatoriske eigarskapskontrollen, og ein valfri del som omfattar forvaltningsrevisjon. Eigarskapskontrollen kontrollerer korleis kommunen forvaltar sine eigarinteresser, medan forvaltningsrevisjon i større grad er ei kontroll av aktiviteten i selskapet. Selskapskontrollen i MAKS AS er i bestillinga frå kontrollutvalet avgrensa til eigarskapskontroll. 1.2 Bakgrunn Det er ei trend at stadig fleire av dei kommunale tenestene vert fristilt, og organisert i einingar utanfor den tradisjonelle etatsorganiseringa i kommunen. Bakgrunnen for at kommunen ønskjer å organisere verksemda i AS, IKS eller IS, er i dei fleste tilfella eit ønskje om meir rasjonell og effektiv tenesteproduksjon og å auke kvaliteten, men kan også skuldast endringar i lovverket eller ønskje om samarbeid på tvers av kommunegrensene 1. Kommunal selskapsetablering gir ei meir kompleks indirekte styring, gjennom eigarorgan som representantskap eller generalforsamling. Det inneber at den kommunale verksemda ikkje lenger er direkte underlagt kommunestyret som eigar, men via eigarrepresentantar i eit felles eigarorgan. Kommunen sin moglegheit til aktiv styring stiller dermed krav til kommunen med omsyn til strategi, opplæring og oppfølging av selskapet, og evt. samarbeidsrelasjonar til dei øvrige eigarane. Kommunal eigarstyring har vore på dagsorden den siste tida, og debatten er aktualisert i samband med veksten i talet på IKS og kommunale AS. Fokuset har vore på å utfordra kommunane til å ta aktive grep om sin selskap og eigarinteresser, og kjem mellom anna til 1 Ringkjøb m.fl. (2008) Lokalt folkestyre AS, Styring og kontroll av kommunale selskaper og foretak. Rapport nr 18/2006, Nordlandsforsking, og Eierskap. Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene. Arbeidsrapport nr 7, 2008. Telemarksforsking-Bø Side 3
uttrykk i forskingsrapporter, utredningar og kvalifiserte tilrådingar frå KS og NHO, på dette området. Kommuner er eiere av selskaper som utfører viktige samfunnsmessige tjenester, og det er derfor viktig at kommunestyremedlemmene er seg bevisst sin rolle som eier (Resch-Knudsen, 2007:32). Også Meland kommune har organisert deler av si tenesteproduksjon utanfor den tradisjonelle etatsorganiserings i kommunen. I dette prosjektet vil revisjonen m.a. sjå nærare på korleis kommunen ivaretar sine eigarinteresser i MAKS AS, som er eit aksjeselskap der kommunen eig 54% av aksjane. 1.3 Føremål Føremålet med selskapskontrollen er å setja fokus på kommunen sitt system for forvaltning av sine eigarinteresser i kommunale selskap. 1.4 Avgrensing Selskapskontroll i MAKS AS er avgrensa til eigarskapskontroll, dvs. at fokuset er på kommunen si forvaltning av sine eigarinteresser. Eigarskapskontrollen er avgrensa til åra 2012-2014. Ein eigarskapskontroll er ingen omfattande gransking av selskapet si drift, men har primært fokus på relasjonen mellom kommune som eigar og selskapet. Nærare vurdering av dei indre forholda i selskapet, må difor eventuelt vera gjenstand for forvaltningsrevisjon. 1.5 Problemstillingar 4. I kva grad har Meland kommune etablert eit system for å ivareta sine eigarinteresser i MAKS AS? 5. Vert kommunen sine eigarinteresser utøvd i tråd med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, og i tråd med krav i lovverket? 6. Korleis er økonomien i MAKS AS sett frå eit eigarperspektiv? 2. Metode MAKS AS vart orientert om prosjektet i oppstartsbrev datert 06.03.15, og revisjonen hadde oppstartsmøte med dagleg leiar og styreleiar 07.04.15. Dagleg leiar i MAKS AS har vore kontaktperson i prosjektperioden. Førebels rapport vart sendt til MAKS AS for uttale den 07.09.15, og til kommunen sin eigarrepresentant i generalforsamling den 22.09.15. Høyringsuttale frå MAKS AS vart mottatt 24.09.15, og frå Meland kommune den 14.10.15. Begge høyringsuttalane ligg vedlagt rapporten. Side 4
Prosjektet er gjennomført i tråd med NKRF sin rettleiar for selskapskontroll. Metodane som er nytta for å svara på problemstillingane er intervju, dokument- og rekneskapsanalyse. Revisjonen har intervjua dagleg leiar og styreleiar i selskapet, samt ordføraren i Meland kommune som er kommunen sin representant i generalforsamling. Alle intervju er verifiserte. Revisjonen har også snakka med rådmannen i Meland kommune på telefon, og fått informasjon om kommunen si administrative organisering i høve til eigarskapsforvaltninga. Meland kommune har ikkje utnemnt ein eigarskapsrepresentant. Revisjonen fekk tilsendt årsmeldingar og protokollar frå styremøter og generalforsamlingar for perioden 2012-2014. Revisjonen har også sett på rekneskap og revisjonsmeldingar frå 2010-2014. Datainnsamlinga vart avslutta i mai 2015. Revisjonen har hatt god dialog med leiinga i MAKS AS i utføringa av prosjektet. 3. Vurderingskriterium Omgrepet vurderingskriterium viser til krav og forventningar ein kan stille til den funksjonen, aktiviteten eller prosedyren som er gjenstand for eigarskapskontroll. Vurderingskriteria er såleis dei krava ein måler og vurderer kommunen og selskapet sin praksis mot. Det er føremålstenleg å avgrensa prosjektet til og sjå på eit utval av slike vurderingskriterium. Vurderingskriteria er normalt leda ut frå lov og forskrift, samt politiske vedtak og retningslinjer. Vurderingskriteria kan også hentast frå kjelder med lågare autoritet, som til dømes anerkjende tilrådingar, teori eller beste praksis. I denne eigarskapskontrollen er vurderingskriteria utleia frå: Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) Lov om årsregnskap m.v. (rekneskapsloven) Lov om offentlige anskaffelser Vedtekter for MAKS AS KS Eierforum sine tilrådingar i Anbefaling av eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (2010) Side 5
1) System for oppfølging av kommunalt eigarskap Aksjelova legg dei juridiske rammene for selskapet, og for styringsorgan som styret og generalforsamlinga. Så lenge krava i aksjeloven og rekneskapsloven er følgt, er det i stor grad opp til kommunen sjølv å avgjera korleis eigarstyringa skal skje. Frå statleg hald, har der vore eit auka fokus på betydinga av at kommunane tek sitt eigaransvar på alvor. KS Eierforum er eit av organa som dei siste åra har arbeidd for å setja kommunalt eigarskap på dagsorden. I denne samanheng har KS Eierforum formulert tilrådingar om korleis kommunen kan og bør etablera system for oppfølging av sine eigarinteresser. Dette er ikkje lovkrav, men kvalifiserte råd om korleis kommunane kan leggja til rette for god kommunal eigarstyring. For å kunna utøva eigarstyring, som for eit kommunalt AS sitt vedkommande skjer gjennom kommunen sin(e) eigarrepresentantar i generalforsamlinga, er kommunikasjonskanalar, kommunikasjonsrutinar og kompetanse nøkkelord som vert framheva, både i lovverket og i tilrådingane frå KS Eierforum. KS Eierforum har eit sterkt fokus på kommunikasjon i sine tilrådingar, og presenterer ulike verktøy som kan bidra til god eigarstyring. Eigarskapsmelding er ein slik reiskap, jf. tilråding nr 2 i KS Eierforum. Ei eigarskapsmelding er eit overordna politisk styringsdokument, som kan gje selskapa overordna styringssignal og sikra tilfredsstillande samhandling og kommunikasjon mellom eigar og selskap. Ei eigarskapsmelding bør t.d. innehalda ei oversikt over kva kommunal verksemd som er lagt til selskap, føremålsdiskusjon og prinsipp for eigarstyring. Ifølgje KS Eierforum si tilråding nr 3, bør ei eigarskapsmelding følgjast opp med ein eigarskapsstrategi for det enkelte selskapet. I eigarskapsstrategien for selskapet, kan eigar formulera sine forventningar til selskapet. En grunnleggende føresetnad for en strategisk drift av selskapene er en klar og presis eierstrategi for selskapene hvor eiers forventningar til selskapet formuleres. (KS Eierforum, 2010:8) Eigarskapsmelding og eigarskapstrategi for selskapa som jamleg vert revidert, vil vera uttrykk for ei form for styringsformalisering, som kan leggja til rette for god kommunikasjon og samhandling mellom eigar og selskap. KS Eierforum skriv følgjande i si tilråding nr 7: Det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyret i forkant av generalforsamlingen. Dersom heradsstyret skal ha moglegheit til å påverka utviklinga i selskapet gjennom sin representant i generalforsamlinga, er det avgjerande at politisk hald blir orientert om innkalling til generalforsamlinga i rimeleg tid, slik at det er mogleg å ta stilling til saker og formidla styringssignal til eigarrepresentanten. På same måte er det naturleg at Side 6
politisk hald vert orientert om utfallet av generalforsamlinga i etterkant av dette. KS Eierforum (tilråding nr 8) tilrår også bruk av uformelle eigarmøter utanfor generalforsamlinga. Eit eigarmøte er forstått som ein uformell arena, der selskapet får høve til å presentere seg for politisk nivå i kommunen. I tillegg til tilfredsstillande kommunikasjon mellom selskap og eigar, vektlegg tilrådingane frå KS Eierforum betydninga av å sikra tilfredsstillande kompetanse i styret, hos eigarrepresentantar og blant dei folkevalte forøvrig. KS Eierforum tilrår at kommunen som ein del av den obligatoriske folkevaltopplæringa, tilbyr og gjennomfører kompetansehevingstiltak knytt til eigarstyring, jf. tilråding nr 1: Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i ulike roller man innehar både som folkevalgt ( ). De folkevalgte må ha en bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Ifølgje KS Eierforum er det også viktig å sikra at styrene i dei kommunalt eigde selskapa har eigna personlege eigenskapar som utfyller kvarandre til det beste for selskapet. Å påta seg eit styreverv i eit aksjeselskap er eit personleg verv, og ein representerer verken partiet, kommunen eller andre interessentar. Det er eiers ansvar å sikre et styre med nødvendig kompetanse til å lede selskapet i tråd med eiers formål. (KS Eierforum 2010:14). For å sikra ei riktig samansetning av styret, tilrår KS Eierforum bruk av valkomite, som leverer ei grunngjeven innstilling til styreval, som grunnlag for avgjerd i eigarorganet, jf. tilråding nr. 10: Ved valg av styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Vurderingskriterium problemstilling 1) 1. Meland kommune bør ha utarbeidd ei overordna eigarmelding, samt ein selskapsspesifikk eigarstrategi, for å formalisera si eigarstyring. Herunder bør kommunen ha formaliserte kommunikasjonskanalar og kommunikasjonsrutinar mellom eigar og selskap, som legg til rette for at eigar kan utøva eigarstyring i selskapet. 2. Meland kommune bør som eigar forsikre seg om at styremedlemmar og relevante folkevalte har tilfredsstillande kompetanse i forhold til roller og ansvar, m.a. gjennom å tilby relevante kompetansehevingstiltak. 3. Generalforsamling bør rekruttera styrerepresentantar ved bruk av valnemnd, der nominasjonen vert grunngjeve med utgangspunkt i selskapet sine behov. Side 7
2) Drift i tråd med heradsstyrets vedtak og føresetnadene, og lovverk Det er grunnleggjande at drifta i selskapet ligg innanfor det føremålet eigar har sett for selskapet. I selskap der eigarstyring og kommunikasjon mellom selskap og eigar er svak, aukar risikoen for at selskapet endrar kurs i høve til det opphavlege føremålet, utan at eigar har tatt eit bevisst retningsval på vegne av selskapet. Dette er også ei av årsakene til at KS Eierforum tilrår at selskapet sine vedtekter og føremål vert vurderte av eigar med jamne mellomrom. Føremålet med MAKS AS er å sysselsetja og aktivisera arbeidstakarar med behov for tilrettelegging av arbeidsplassen. I vedtektene 3 heiter det at selskapet sitt føremål/målsetjing er: gjennom arbeid og tenester å styrka den enkelte sin mulighet til sjølv å nå måla sine. Vår målgruppe er personar som treng: Varig tilrettelagt arbeid, arbeidstrening, avklaring, opplæring og hjelp til å komme ut i ordinært arbeid. Vår definisjon av arbeid er: Ein prosess eller del av ein slik prosess som fører til verdiauke av eit produkt som skal ut i ein marknad. Eit kommunalt eigd selskap vert regulert av ei rekkje ulike lover og forskrifter. Revisjonen vil ikkje gå inn på alle desse, men viser i denne samanheng til Lov om offentlege anskaffelsar. Eit kommunalt eigd selskap forvaltar fellesskapet sine ressursar. Lov om offentlege anskaffelsar regulerer korleis selskapet skal gå fram i samband med større innkjøp, og stiller mellom anna ulike krav til anbodsprosessar, avhengig av storleiken og eigenarten på kjøpet. Eit offentleg eigd selskap bør vera eit samfunnsansvarleg selskap, som innehar naudsynte konsesjonar for drifta si og avklara juridiske forhold knytt til drifta. Eigarstyringa i eit kommunalt eigd selskap skal skje gjennom generalforsamlinga som er eigarorganet. Både aksjelova og vedtektene til MAKS AS stiller krav til generalforsamlinga med omsyn til funksjon og ansvar. Styreleiar skal kalla inn til ordinær generalforsamling med to vekers varsel i brev til alle aksjeeigarane, og generalforsamlinga skal haldast kvart år innan utgangen av juni månad, jf. vedtektene 11. Generalforsamlinga skal etter aksjelova handsama styret si årsmelding, årsrekneskap, revisjonsmelding og godtgjersle til styret/revisor. Generalforsamlinga skal etter 11 i vedtektene fastsetja resultatrekneskapen og balansen, samt bruken av årsoverskotet eller dekking av årsunderskotet. Generalforsamlinga skal òg velja styre i samsvar med 6 i vedtektene. Både aksjelova og selskapet sine vedtekter stiller krav til selskapet si styresamansetning. Ifølgje vedtektene 6, skal styret bestå av 8 medlemmer. To styremedlemmer med vararepresentantar skal veljast av og mellom dei tilsette ved hovudverksemda. Eitt Side 8
styremedlem representerer arbeidstakarane, og den andre arbeidsleiarane. Dei andre styremedlemmane med personlege vararepresentantar vert valde av generalforsamling med vanleg fleirtal. Valperioden er 2 år. KS Eierform anbefaler bruk av nummererte vara, for å sikra kontinuitet og kompetanse. Med omsyn til å sikra kompetanse, tilrår KS Eierforum også bruk av styreevaluering, jf. tilråding nr 11. KS Eierforum tilrår kjønnsbalanse i styrene. Ifølgje aksjeloven skal eit styre med seks til åtta medlemmar, vera representert med minst tre representantar av kvart kjønn. Det vert tilrådd at selskapa teiknar styreforsikring for alle styremedlemmene i selskapet med avgrensa ansvar. KS oppmodar kommunane om å registrera styreverva på www.styrevervregisteret.no, som eit ledd i å sikra openheit og tillit til offentleg forvaltning. Vurderingskriterier problemstilling 2) 1. Drifta av MAKS AS bør vera i tråd med føremålet i vedtektene og kommunestyret sine vedtak og føresetnader. 2. MAKS AS bør inneha alle relevante konsesjonar for si drift, avklarte juridiske tilhøve og driftast i samsvar med relevant lovverk, t.d. lov om offentlege anskaffelsar. 3. Generalforsamlinga bør utøvast i tråd med krava i aksjeloven og vedtektene for MAKS AS, med omsyn til innkalling og avvikling. 4. Styret i MAKS AS bør vera samansett i tråd med krava i vedtektene for MAKS AS. 5. Styret i MAKS AS bør ha styreforsikring, og gjennomføra styreevaluering. 3) Frå eit eigarperspektiv: økonomi Frå eit eigarperspektiv er det naturleg å forventa at selskap som kommunen eig har ei tilfredsstillande økonomisk drift, og ivaretar rekneskapslova sine krav til rapportering. Kva som er tilfredsstillande økonomisk drift vil t.d. vera avhengig av kva som er selskapet sitt føremål, kva marknad selskapet driv i og selskapet sin historikk. Eigenkapitalen i selskapet bør likevel vera tilstrekkeleg i høve til risiko, aktivitet og selskapet si forventa utvikling. Selskapet må ha tilstrekkeleg likviditet til å kunna innfri sine forpliktingar ved forfall og over tid må selskapet oppnå tilfredstillande avkastning. Rekneskapsloven stiller krav til innhaldet i årsmeldinga. Vurderingskriterier problemstilling 3) 1. MAKS AS bør ha ei tilfredsstillande økonomisk drift. 2. Rapportering i årsmeldinga bør tilfredsstille krava i rekneskapsloven. Side 9
4. Kort om MAKS AS MAKS AS er ei «vekst-bedrift» som tilbyr tenester og sysselset arbeidstakarar som i kortare eller lengre tid har behov for ein tilrettelagt arbeidsplass. Formålet er og gje menneske med ulike behov moglegheit til å koma i arbeid. Meland Arbeidssenter AS vart oppretta i 1992 og er lokalisert på Frekhaug i Meland kommune. I 2012 endra selskapet namnet til MAKS Meland Arbeids- og kompetansesenter AS. Ved utgangen av 2014 hadde selskapet 32 tilsette og sum driftsinntekter på 30,7 mill. kr, ei auke på 11,8% samanlikna med året før. Revisjonen kjem tilbake til den økonomiske utvikling under punkt 7. MAKS AS har 165 tiltaksplassar, fordelt på tiltaka «varig tilrettelagt arbeid», «arbeidspraksis i skjerma verksemd» og «arbeid med bistand». Dei seinare åra har MAKS AS vore gjennom ein omstillingsprosessen. Tiltaket «arbeid med bistand» er m.a. utvida frå 48 til 120 tiltaksplassar. Dette medførte eit auka bemanningsbehov, og ei opp bemanning som tilførte større breidde på kunnskapar og erfaringar i selskapet. I løpet av 2014 var vel 170 personar tilknytt tiltaka i selskapet og fordelte på ulike aktivitetar som m.a. sykkelverkstad, produksjon og lager, kantinedrift, fruktavdeling, tre-avdeling, tekstil,- glas- og monteringsavdeling, vaktmeisterteneste og ein gåve- og interiørbutikk. MAKS AS er også ansvarleg for eit delprosjekt i Moldova gjennom Norsk UD, der selskapet skal rettleia moldovske myndigheiter i arbeidet med å etablera system og regelverk for etablering av arbeidstilbod for personar med funksjonsnedsetting. MAKS AS er eit aksjeselskap der Meland kommune eig 54 % av aksjane, medan frivillige lag, private bedrifter og enkelt personar eig resterande aksjar. Som aksjeselskap er MAKS AS eit sjølvstendig rettssubjekt, og det er aksjeloven som regulerer tilhøvet mellom selskapet og kommunen. Generalforsamling er det øvste organet i selskapet, og hadde 12 aksjonærar i 2014. Kommunen si eigarstyring skal skje gjennom generalforsamling. Det er tilsett ein dagleg leiar i 100% stilling i selskapet. Dagleg leiar står for den daglege drifta av selskapet, og er ansvarleg ovanfor styret. Side 10
5. Kommunen sitt system for eigarstyring i MAKS AS 5.1 Data 5.1.1 Eigarskapsmelding, eigarskapsstrategi og kommunikasjonskanalar Eigarskapsmelding Eigarskapspolitikk, oftast uttrykt i ei eigarskapsmelding, viser til dei overordna premissa som kommunen legg til grunn for forvaltninga av selskapa sine. Ifølgje KS Eierforum kan ei eigarskapsmeldinga definerast som eit overordna politisk styringsinstrument for verksemd lagt til eit anna rettssubjekt, og dannar rammeverket for eigarstyringa. Ei eigarskapsmelding bør gje ei oversikt over kommunen si verksemd som er lagt til selskapet, samt samarbeid og prinsipp for eigarstyring bør vera formalisert gjennom skriftlege rutinar og retningslinjer for kommunen si utøving av sitt eigarskap. Meland kommune har ikkje utarbeidd ei eigarskapsmelding eller ein eigarskapspolitikk for forvaltninga av selskapa sine. Ordføraren uttrykte at fråvær av formalitetat medfører at m.a. han sjølv er i eit «vakuum» i forhold til rolla han har i eigarstyringa, då det ikkje skriftleggjort kva mål kommunen har med selskapet. Eigarskapsstrategi KS Eierforum tilrår kommunane å utarbeida ein eigarskapsstrategi for kvart selskap kommunen har eigarinteresser i. Ein eigarskapsstrategi er ein spesifikk strategi for eit konkret selskap, som m.a. omhandlar mål og kommunen sine krav og forventningar til det aktuelle selskapet. Meland kommune har ikkje etablert ein spesifikk eigarskapsstrategi for sitt eigarskap i MAKS AS. Kommunen sin intensjon med selskapet er dermed å finna i selskapet sine vedtekter, eventuelt i saksutgreiinga som vart utarbeid i samband med etableringa av selskapet. Vedtektene som er lagt fram er ikkje daterte, og Meland kommune har ikkje funnet tilbake til saksutgreiinga frå etableringa av MAKS AS. Kommunikasjonskanalar Som det også kom til uttrykk under punkt om eigarskapsmelding, vert det rekna som grunnleggjande for engasjement og oppfølging av selskapet at det er etablert eit formalisert system for kommunikasjon mellom selskapet og eigaren/ane. Side 11
Det er to kommunikasjonskanalar mellom MAKS AS og kommunen som eigar. Kommunalt eigarskap er politisk forankra i formannskapet, og kommunikasjonen frå selskapet til formannskapet utgjer den formelle kommunikasjonskanalen. Følgjande rutine er etablert i samband med generalforsamling: Innkalling til generalforsamling, årsrekneskap og årsmelding vert sendt til ordføraren. Det er ikkje opplyst om innkallinga, årsrekneskap og årsmelding vert lagt fram for formannskapet forut for generalforsamlinga, men ordføraren opplyser at han forut for generalforsamlinga etterspør innspel frå formannskapet om korleis kommunen stiller seg til saker som skal opp i generalforsamling. I etterkant av generalforsamling vert formannskapet gjeve ei uformell, munnleg orientering. I tillegg til kommunikasjonen mellom selskapet og formannskapet, er det også ein fortløpande og utformell kontakt mellom ordføraren, styreleiar og dagleg leiar i selskapet. Eit eigarmøte er eit uformelt treffpunkt der eigar kan senda styringssignal, og selskapet kan orientera om utviklinga i selskapet. Eit eigarmøte er ein formell arena, som ikkje har vedtaksmynde. Det er ikkje gjort bruk av eigarmøte i Meland kommune. 5.1.2 Kompetanse KS Eierforum understrekar at det er viktig å sikra at eigarforum og selskapsstyret har tilfredsstillande kompetanse med omsyn til oppgåver, funksjon og ansvar. KS Eierforum tilrår at representantane får tilbod om opplæring i kommunal eigarstyring i løpet av det første halve året etter valet, og følgt opp med kompetansehevande tiltak etter to år. Skulering av kommunestyret skjer gjennom den generelle folkevaltopplæringa. I følgje rådmannen har opplæringa vektlagt habilitetsreglar, og i liten grad mot eigarskap i kommunalt eigde selskap. Meland kommune har ikkje rutinar som sikrar opplæring til styrerepresentantar som ikkje er folkevalte. Ordføraren, som er kommunen sin representant i generalforsamlinga, opplever og ha god kjennskap til MAKS AS frå åra som ordførar og politikar i formannskapet. 5.1.3 Valnemnd KS Eierforum tilrår at kommunen nyttar ei valnemnd for å sikra riktig kompetanse i selskapsstyra, og at det vert stilt krav til kompetanse o.l. hjå styremedlemane. Ordføraren opplyser at kommunen ofte har valt sine styrerepresentantar i samband med fordeling og konstitusjon av politiske verv. Ordføraren opplever dette som uheldig og seier kommunen prøver å vri valet av eigne styrerepresentantar over mot kompetanse. Generalforsamlinga vel 6 av 8 styremedlemmane. Sidan generalforsamlinga i 2010 er det nytta valnemnd beståande av tre eigarrepresentantar. Vedtaket om å ta i bruk valnemnd er ikkje skriftleg grunngjeve i Side 12
protokollen frå generalforsamlinga. Retningslinjer for styresamansetting er gjeve i 6 i vedtektene. Utover dette er det ikkje utarbeidd retningslinjer for valnemnda eller for gjennomføring av val. Val som er gjort i perioden er ikkje grunngjeve i protokollar frå generalforsamlingane. Revisjonen har ikkje undersøkt om det er gjeve ei munnleg grunngjeving for forslaga til styrekandidatar i generalforsamling. 5.2 Vurdering Revisjonen vurderer Meland kommune sine system for eigarstyring av MAKS AS som lite formalisert. Det er positivt at det er ein tett og fortløpande dialog mellom kommunen sin representant i generalforsamling og selskapet. Trass i dette vurderer revisjonen fråværet av eigarskapsmelding, eigarskapsstrategi og skriftlege rutinar som formaliserer kommunikasjonen om eigarskap i Meland kommune, som svakheiter som ikkje legg til rette for at kommunen kan utøva eigarstyring i MAKS AS. Meland kommune tilbyr generell opplæring til folkevalde. Ut i frå tematikken som er dekka, meiner revisjonen at denne opplæringa ikkje sikrar tilfredsstillande kompetanse i forhold til roller og ansvar som er knytt til eigarstyringa i kommunalt eigde selskap. Meland kommune nyttar valnemnd i samband med val av styre. Revisjonen meiner dette er positivt ved at det kan vera med å sikra kompetanse inn i styret. At kommunen ikkje har utarbeidd retningslinjer for bruk av valnemnda eller for gjennomføring av val, kan derimot vera med å svekka hensikta med bruk av valnemnd. Revisjonen meiner også at forslag til styrekandidatar frå valnemnda bør vera skriftleg grunngjevne i selskapet sine behov. Side 13
6. Drift i tråd med lovverk og kommunestyret sine vedtak og føresetnadar 6.1 Data 6.1.1 Vedtekter og kommunen sine vedtak og føresetnadar Som synt under pkt. 5.1.2 Eigarskapsstrategi, har ikkje Meland kommune funnet tilbake til saksutgreiinga for etableringa av MAKS AS. Spørsmålet om verksemda i MAKS AS skjer innanfor ramma av kommunestyret sine vedtak og føresetnader, vert derfor eit spørsmål om verksemda skjer innanfor rammene av føremålet i vedtektene. Ifølgje styreleiar er det vedtektene som er styrande for drifta i MAKS AS, saman med samarbeidsavtalen om tildelte tiltaksplassar frå NAV Hordaland. I 2012 vart MAKS AS valt som ein av tre tiltaksarrangørar med tiltaket Arbeid med bistand. Dette førte m.a. til ei auke frå 48 til 120 tiltaksplassar. Frå årsskiftet 2014/2015 vart tiltaket utvida til 132 plassar. I tillegg til Arbeid med bistand, har MAKS AS 23 Varig tilrettelagt arbeidsplassar (VTA-plassar) og 10 APS-plassar, som er arbeidspraksis i skjerma verksemd. Ordføraren opplyser at hans oppfatning er at etableringa av MAKS AS var ein måte å realisera HVPU-reforma på. Med dette som utgangspunkt, meiner han det som truleg var grunnideen framleis ligg fast, men at selskapet har fått fleire brukarar og større omfang. 6.1.2 Relevante konsesjonar, juridiske tilhøve og lovverk Ifølgje dagleg leiar og styreleiar har ikkje MAKS AS behov for særskilte løyver eller konsesjonar for drifta. Selskapet har heller ikkje uavklarte juridiske forhold knytt til drifta. Revisjonen har ikkje undersøkt dette nærare. Ifølgje dagleg leiar er selskapet tufta på samfunnsansvar ved at det som vekst-bedrift sysselset arbeidstakarar som i korte eller lengre periodar har behov for ein tilrettelagt arbeidsplass. I tillegg til dette grunnleggjande samfunnsansvaret, stiller NAV Hordaland, som tildeler tiltaksplassar, krav om at alle attføringsbedrifter skal vera Equass-sertifiserte. Equass-sertifiseringa 2 er eit europeisk system for kvalitetssikring av velferdstenester. Ifølgje leiinga i MAKS AS er det ønskjeleg for selskapet og oppretthalda dei tiltaksplassane selskapet har. For å klara dette ser leiinga det som viktig å lytta til krav om m.a. Equasssertifisering, men og andre signal som kjem frå NAV, og tilpassa selskapet i høve til dette. Eventuelle endringar i drifta av selskapet, vil oftast skje som følgje av at NAV aukar eller 2 Equass krev jamleg ekstern revisjon av selskapet sine rutinar og praksisar for etterleving av standarden, for at selskapet skal få oppretthalda sertifiseringa. Side 14
reduserer talet på tildelte tiltaksplassar i MAKS AS. Equass-sertifisering har m.a. stilt krav om utarbeiding av etiske retningslinjer i MAKS AS. Ifølgje dagleg leiar har MAKS AS, som følgje av storleiken på offentlege bidrag, lege i grenseland i høve til å vera underlagt lov om offentlege anskaffelsar. Dagleg leiar opplyser at alle innkjøp i selskapet skal vera i tråd med reglane om offentlege anskaffelsar. Selskapet har ikkje utarbeida skiftlege rutinar for etterleving av lovkrava. 6.1.3 Generalforsamling I perioden revisjonen har vurdert, er det halde ordinær generalforsamling kvart år i midten av juni månad. Styret har kalla inn til generalforsamling med minimum to veker varsel. Kommunen sin representant har stilt på generalforsamlinga kvart år, saman med styreleiar og dagleg leiar. Generalforsamlinga har handsama dei sakene som vedtektene og aksjeloven set krav om: årsrekneskap, årsmelding, fastsetting av resultatrekneskapen og balansen, samt bruk av årsoverskotet/dekking av årsunderskotet, val av styre og revisor, og fastsetting av honorar til styret og revisor. 6.1.4 Styresamansetting i tråd med vedtektene Styret i MAKS AS består av 8 representantar, tre kvinner og fem menn. To styremedlemmer er valt av og representerer arbeidstakarane og arbeidsleiarane. Det er valt personlege vararepresentantar for alle representantane. Representantane er valt for to år av gongen. Ein av styrerepresentantane er utpeikt av, og representerer rådmannen. Vedkommande sit i styret uavhengig av valnemnda. Revisjonen finn ikkje at denne praksisen er formalisert i vedtekter eller andre styrande dokument. 6.1.5 Styreforsikring og styreevaluering Ifølgje dagleg leiar har styret, i etterkant av eit møte med forsikringsmeglar, vurdert forsikringsbehovet i MAKS AS og meiner selskapet er tilstrekkeleg forsikra. Revisjonen er ikkje kjent med at forsikringsbehovet er handsama i styremøte, om det er teikna styreforsikring som gjeld økonomisk ansvar for styremedlemmene eller om dette behovet er vurdert. Styreverva er ikkje registrert på www.styreregisteret.no. Det er ikkje rutine for å gjennomføra styreevalueringar i MAKS AS. Styreleiar opplever at styret er samansett av dyktige folk med variert kompetanse. Selskapet har eit stabilt styret som ikkje er prega av ein kultur for hyppig utbytte av styremedlemmane. Side 15
6.2 Vurdering Slik revisjonen vurderer det, er drifta av MAKS AS i tråd med føremålet i vedtektene. Revisjonen gjer likevel merksam på at det er ei svakheit at kommunestyret sine vedtak og føresetnader for etableringa av selskapet, ikkje er tilgjengelege. Ifølgje selskapsleiinga ligg det ikkje konsesjonar eller andre juridiske tilhøve til grunn for drifta i MAKS AS. Revisjonen har ikkje undersøkt dette nærare. Det er uttrykt vagheit knytt til i kva grad selskapet er underlagt lov om offentlege anskaffingar. Revisjonen gjer merksam på at MAKS AS, oppfyller vilkår som offentleg rettsleg organ og er underlagt lov om offentlege anskaffingar. Revisjonen meiner det bør utarbeidast rutinar for handsaming og dokumentasjon av offentlege anskaffelsar i selskapet. Generalforsamling er utøvd i tråd med krava i aksjeloven og vedtektene for MAKS AS, med omsyn til innkalling og avvikling. Vedtektene fastset ikkje kven som skal representera kommunen i generalforsamling, og revisjonen er ikkje kjent med eventuelle vedtak i kommunestyret der det er valt representant til generalforsamling. Styret i MAKS AS er samansett i tråd med krava i vedtektene for MAKS AS, som også inneber val av personlege vararepresentantar for styremedlemmane. Revisjonen gjer merksam på at det er anbefalt å bruka nummererte vararepresentantar. Dette er grunngjeve i behovet for kontinuitet og kompetanse i styret. Når det gjeld praksisen der rådmannen utpeikar ein eigen representant, meiner revisjonen at styrerepresentantar ikkje representerer andre enn seg sjølv i styret, og skal jobba til det beste for selskapet. Revisjonen meiner Meland kommune bør vurdera om det er ønskjeleg og nytta praksisen, og eventuelt revidera vedtektene og innarbeida praksisen i vedtektene. Revisjonen vurderer MAKS AS som eit selskap med relativt liten risiko knytt til drifta av selskapet. Trass i dette meiner revisjonen at styret bør handsamar behovet for ei eventuell styreforsikring som gjeld styremedlemmene. Revisjonen gjer også merksam på at det er positivt for openheita i selskapet om styreverva er registert for innsyn på www.styrevervregisteret.no. Revisjonen finn det positivt at styret i MAKS AS er stabilt og samansett av det styreleiar omtalar som dyktige folk med variert kompetanse. Under slike gode forhold meiner revisjonen det kan vera hensiktsmessig og bruka styreevaluering. Systematiske bruk av styreevalueringar kan vera eit viktig bidrag i samband med rekruttering av nye styremedlem, og sikring av eit godt fungerande styre. Stabile og dyktige folk med variert kompetanse kan ha viktige bidrag i arbeidet med å formalisera selskapet sine behov. Side 16
7. Korleis er økonomien i MAKS AS sett frå eit eigarperspektiv? I forhold til økonomi, er det frå eit eigarperspektiv grunnleggjande at selskapet har ein sunn økonomi og driv økonomisk forsvarleg, samt at rapporteringa om den økonomiske utviklinga tilfredsstiller krava i rekneskapsloven. Revisjonen har sett på nokre hovudtrekk ved den økonomiske utviklinga i selskapet, slik den går fram av årsrekneskap med notar som er revidert av Helge Frosta AS. Revisjonsmeldinga har ingen presiseringar eller atterhald. Revisjonen har også sett på årsmeldinga slik den ligg føre for åra 2012-2014. 7.1 Data 7.1.1 Tilfredsstillande økonomisk drift. Formålet med vekst-bedrifter er å hjelpa menneske som treng varig til rettelagt arbeid, eller bistand for å kome i arbeid. Dette er også formålet med MAKS AS. Arbeid er definert som «Ein prosess eller del av ein slik prosess som fører til verdiauke av eit produkt som skal ut i ein marknad. 3000 Årsresultat i MAKS AS 2000 1000 0-1000 -2000-3000 2010 2011 2012 2013 2014 Årsresultat Figur 1, Årsresultata i MAKS AS i perioden 2010-2014, gjeve i heile 1000 kr. Figur 1 syner at MAKS AS har gått frå negative til positive årsresultat i perioden 2010-2014. Resultatforbetringa er forklart med stram kostnadsstyring, lite bruk av vikarar, auka inntening knytt til produksjonen og etablering av nye tenesteområde 3. Driftsinntektene i MAKS AS kjem m.a. som tilskot og refusjonar frå det offentlege, der eit statleg driftstilskot er ein månadleg sats pr. godkjente tiltaksplass 4. I tillegg skal Meland kommune jf. avtale med MAKS AS 5 bidra med eit tilskot som utgjer minimum 25% av det statlege driftstilskotet. Utover offentlege tilskot har MAKS AS salsinntekter frå tiltaksaktivitetar, og andre driftsinntekter som m.a. husleigeinntekter. 3 Årsrapport 2014, MAKS Meland Arbeids- og Kompetansesenter AS. 4 Forskrift om arbeidsrettede tiltak mv. 5 Avtale om medfinansiering m.v. vedrørende tiltaket «Varig tilrettelagt arbeid» i skjermet virksomhet (13.01.10.) Side 17
70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Fordeling av driftsinntekter 2010 2011 2012 2013 2014 Figur 2. Driftsinntekter i MAKS AS. Off.tilskot i % av driftsinnt. Salsinnt. i % av driftsinnt. Andre innt. i % av driftsinnt. Figur 2 syner variasjon i årlege tilskot og refusjonar frå det offentlege. Det offentlege bidraget har årleg utgjort frå 50-60 % av dei totale driftsinntektene i selskapet. Salsinntektene auka i 2014, medan andre inntekter, deriblant husleigeinntektene er reduserte. Dette følgjer m.a. av at selskapet selde ei leilegheit i 2013, for å betra likviditeten i selskapet. Eigenkapital i prosent av totalkapital 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% 2010 2011 2012 2013 2014 EK av totalkap Figur 3. MAKS AS sin eigenkapital i prosent av totalkapital (2010-2014). Eigenkapital i høve til totalkapitalen i selskapet gjev uttrykk for soliditeten i selskapet, og evne til å tola økonomisk tap. Inntekst- og lønnsutvikling 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 2010 2011 2012 2013 2014 Sum inntekt Sum lønn Figur 4. Inntekts- og lønnsutvikling i MAKS AS (2010-2014). Side 18
Figur 4 syner at inntektene i MAKS AS auka med vel 60% i perioden, medan lønnsutviklinga har auka med 47%. Omgrepet likviditet vert nytta til å skildra ei verksemd si betalingsevne og kjøpekraft. Dersom ei verksemd har god likviditet vil det seia at verksemda til ei kvar tid har tilstrekkelege midlar til å kjøpa varer og tenester, og betala for desse. Ifølgje nettstaden www.e-conomics.no kan likviditeten til ei verksemd skildrast gjennom tre ulike likviditetsgrader. Likviditetsgrad I er omløpsmidlar dividert på kortsiktig gjeld. Ifølgje ei gammal norm bør likviditetsgrad I vera høgare enn 2,0. Likviditetsgrad II er omløpsmidlar ekskl. varelager i høve til kortsiktig gjeld, og er anbefalt å vera høgare enn 1,0 6. Likviditetsgrad III er dei mest likvide omløpsmidlane (bank, kontantbehaldning m.m.) dividert på kortsiktig gjeld og syner kor stor del av kortsiktig gjeld som kan betalast med umiddelbart tilgjengelege midlar. Det heiter at likviditetsgrad III bør vera større enn 0,33. 2,00 Likviditet 1,50 1,00 0,50 Likv grad III Likv grad II Likv grad I 0,00 2010 2011 2012 2013 2014 Figur 5. Likviditetsutviklinga i MAKS AS (2010-2014). Forholdet mellom omløpsmidlar og kortsiktig gjeld gjev eit uttrykk for utviklinga i selskapet sin likviditet. I perioden revisjonen har sett på, har MAKS AS vore gjennom nokre krevjande år, der likviditeten har vore dårleg enkelte år. Likviditeten har likevel hatt ei positiv utvikling dei siste åra, og selskapet sin evne til å innfri forpliktingar ved forfall har betra seg. 7.1.2 Rapportering i årsmelding Årsmeldingane gjev informasjon som dekkjer krava i rekneskapslova. Resultatrekneskapen inneheld opplysning om bruk av årsoverskot eller inndekning av underskot. Disponering av resultatet er handsama i generalforsamlingane, som vedtok at underskotet i 2012 skulle dekkjast av eigenkapital, medan overskota i 2013 og 2014 vart tillagt driftsmidlane. 6 www.e-conomic.no Side 19
7.2 Vurdering MAKS AS har vore gjennom ein relativt krevjande periode, som m.a. innebar at selskapet hadde svekka likviditet i åra 2010-2012. Revisjonen si vurdering er at selskapet har klart og justera drifta og snu negative årsresultat som gjorde seg gjeldane i åra 2010-2012. Frå og med 2013 har den økonomisk e drifta endra seg og rekneskapstal frå 2014 syner at selskapet betra både soliditeten og likviditeten i selskapet og har ei tilfredsstillande drift. Revisjonsmeldingane har ingen presiseringar eller atterhald, og årsmeldingane tilfredsstiller rapporteringskrava i rekneskapslova. 8. Konklusjon og tilrådingar Meland kommune har i liten grad etablert eit system for å ivareta sine eigarinteresser i MAKS AS. Generalforsamlinga er den formelle møtearenaen. Utover dette er ikkje eigarskapsstyringa formalisert gjennom eigarskapsmeldingar eller eigarskapsstrategiar. Ordføraren som er kommunen sin representant i generalforsamling har ein fortløpande og tett dialog med selskapsleiinga. Kommunikasjonen mellom ordføraren og formannskapet er ikkje formalisert og ordføraren uttrykkjer usikkerheit knytt til kommunen sitt mål for selskapet. Meland kommune har ikkje rutinar som sikrar ikkje at styremedlemmar og relevante folkevalde har tilstrekkeleg kompetanse om eigarskapsforvaltninga. Det vert nytta valnemnd i samband med rekruttering av styrerepresentantar, men det føreligg ikkje retningslinjer som skildrar føremålet med bruk av valnemnd. Drifta i MAKS AS er etter revisjonen si vurdering innanfor føremålet i vedtektene. Revisjonen gjer likevel merksam på at saksutgreiingar, vedtak og føresetnadar for opprettinga av selskapet, ikkje ligg føre i Meland kommunen. Dette i kombinasjon med fråvær av eigarskapsmelding og eigarskapstrategi kan medføra at eigar ikkje er bevisst eigarskapet sitt. Dette aukar risikoen for at selskapet ikkje vert følgt tilfredsstillande opp, og at utviklinga i selskapet ikkje er i tråd med kommunen sine føresetnadar. Revisjonen tilrår Meland kommunen å setja kommunalt eigarskap på dagsorden, og leggja til rette for god eigarstyring i selskap kommunen eig eller er deleigar i. Selskapet har vore gjennom ein periode som har vore økonomisk krevjande. Selskapsleiinga har likevel klart å ta grep og sidan 2013 har det vore ei positiv økonomisk utvikling i selskapet. Utifrå selskapet sit føremål og marknaden selskapet driv i, meiner revisjonen at selskapet har ei tilfredsstillande økonomisk drift, der m.a. rapporteringar i årsmeldingar tilfredsstiller krava i rekneskapslova. I tillegg til rapportering gjennom årsmeldinga, er styret og eigarane også orientert om moglege omstillingar selskapet står overfor, og som kan kome til å få betyding for den økonomiske drifta i selskapet. Side 20
9. Referanseliste Brandtzæg, Bent Aslak m.fl (2008): Eierskap. Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene. Arbeidsrapport nr 7 2008. Telemarksforskning-Bø Gjertsen, Arild og Martinussen, Knut (2006): Styring og kontroll av kommunale selskaper og foretak. NF-rapport nr 18/2006. Nordlandsforskningen. NKRF (2005): Veileder selskapskontroll. http://www.nkrf.no/kommrev/veileder%20- %20selskapskontroll.pdf KS Eierforum (2010): Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak MAKS AS (2003): Vedtekter for MAKS AS. Resch-Knudsen, Vibeke (2007): Styring og eierskap i kommunalt eide selskaper, Kommuneforlaget, Oslo. Ringkjøb, Hans Erik m.fl. (2008) Lokalt folkestyre AS. Eierskap og styringsroller i kommunale selskap. Rapport nr.1, Rokkansenteret. Side 21
Meland kommune Nordhordland Revisjon IKS Pb 16 5902 ISDALSTØ Referanser: Saksbehandlar: 14.10.2015 Dykkar: Ingvild Hjelmtveit Vår: 15/2575-15/18686 ingvild.hjelmtveit@meland.kommune.no Høyringsutkast - Rapport selskapskontroll MAKS AS Viser til høyringsutkast til rapport frå selskapskontroll av MAKS AS, der rådmann er beden om å gje sin kommentar til førebels rapport. Rådmann stadfestar at det ikkje er utarbeidd eigarskapsmelding eller eigarskapsstrategi for selskapet. Eigarskapsstrategi på generelt grunnlag har vore tema fleire gangar, men har til no ikkje ført til at kommunen har utarbeidd eigarskapsmelding. Kommunestyre gjorde i samband med budsjett for 2015 vedtak om at det skulle utarbeidast eigarskapsmelding. Rådmann har sett det tenleg å vente til det nye kommunestyret er konstituert med å setje i gang dette arbeidet. Når det gjeld kor vidt det ligg føre kommunestyrevedtak for oppretting av selskapet så har vi funne to protokollar. Den eine frå då stiftinga Meland arbeidssenter vart oppretta i 1986 og den andre frå då stiftinga vart omgjort til AS. Begge protokollane vert lagd ved som vedlegg. I den første saka kan ein identifisere siktemåle med å organiserer eit eige selskap for å leggje til rette for arbeid for grupe som treng særskild tilrettelegging for kortare eller lenger tid. I den andre saka står det verken noko om kvifor ein vel å opprette selskapet eller korleis det skal styrast. Vi legg difor til grunn at intensjonen frå den første saka er vidareført. Dette er i og for seg og fanga opp i vedtektene for MAKS AS. Sakene gjev i liten grad signal til styre og generalforsamling om korleis kommunen vil utøve eigarskapet sitt. Når det gjeld det faktum at rådmann peikar ut eit styremedlem, heng nok dette saman med historia. Eg ser poenget med at styremedlemmene kun representerer seg sjølv og såleis ikkje kan instruerast eller representere rådmann. På det viset har denne praksisen ikkje lenger nokon funksjon. Når det er sagt meiner eg at den styrerepresentanten rådmann har plukka ut er særs kompetent og er ein god styrerepresentant uavhengig av måten ho er vald inn i styret på. Med helsing Ingvild Hjelmtveit Rådmann Postadresse postmottak@meland.kommune.no Postboks 79, 5906 Frekhaug Besøksadr: Havnevegen 41 A 5918 Frekhaug Kontakt www.meland.kommune.no Telefon +47 56 17 10 00 Telefaks +47 56 17 10 01 Konto 1503 18 83722 Org.nr. 951 549 770 Kartinfo: www.nordhordlandskart.no
Dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. Vedlegg: Særutskrift frå møte i Kommunestyret 19.12.90, sak 145/90 - Omgjering av stiftelsen Meland Arbeidssenter til aksjeselskap Særutskrift frå møte i FS 31.10.1990, sak 172/90 - Framlegg om å omgjere stiftelsen Meland Arbeidssenter til aksjeselskap 1+SV+_72694.pdf Særutskrift frå møte i Kommunestyret 12.11.86 Vedlegg - særutskrift av møteboka Side 2 15/2575-3
Mottakere: Nordhordland Revisjon IKS Pb 16 5902 ISDALSTØ Side 3 15/2575-3