1 av 5 D r i f t s u t v a l g e t Dato 26.08.2008 Referanse../DU2008-08-19-Ref-1 Møtereferat Til stede: Forfall: Kopi til: Gjelder: Bjørn Grønnesby (BG), Bjørn Østby (BØ), Magnar Hole (MH), Knut Rø (KR), Lars Ødegård (LØ), Roger Alterskjær (RA), Audun Tellnes (AT), Hans Bjørn Sæther [HBS], Karl Andrew Iversen (KAI), Tor Holmen (), Håkon Alstad (HA) Knut Veium Roar Aspli Møte i Driftsutvalget Dato/tid: 19.08.2008 kl 10:00-12:00 Møtested: IT-avdelingen, Tigris Signatur: HA
22225 2 av 5 S01/08 Bakgrunn for opprettelsen av utvalget: S02/08 Mandat for Prosessutvalget og Driftsutvalget redegjorde kort for bakgrunn for opprettelse av utvalget. Spesielt presisert styrets behandling og vedtak. Kommentert fra BØ at CIO ikke er med i Driftsutvalget gikk igjennom mandatene. Disse var sendt ut som vedlegg til innkalling. Presisert at mandatene er vedtatt av rektor Også påpekt at det er lagt frem et notat for rektor hvor man anbefaler å fryse investeringer for resten av året. Kommentar fra BØ tas videre til prosessutvalget/cio Driftsutvalget må komme fram til en forståelse av mandatet. Det må derfor for hvert punkt lages en presisering som sier hva Driftsutvalget mener ligger i punktene. Under punktet fremkom en del kommentarer både på driftsutvalgets rolle og hva man skal behandle. Også hva man skal gjøre med systemer eller rutiner som er under implementering som f.eks IAM (Identity and Access Management) og NVSA (NettVerkSikkerhetsArkitektur). Sekretariatet lager et utkast til en slik presisering.
33335 3 av 5 S03/08 Forslag til arbeidsoppgaver i høst. la frem et forslag som det ble diskutert en del rundt. Man konkluderte med følgende: Kartlegging av nåsituasjonen både på sentraladm og fakultetene: - Økonomi (Antall ansatte m.m) - Ressursbruk på oppgaver - Oversikt prosjekter over hele NTNU (er noen allerede lagt på IS) Viktig at dette gjøres på en strukturert måte slik at det kan gjenbrukes senere. Finne prosjekter som driftutvalget skal behandle. Prosjekter som er i gang bør også behandles og sementeres selv om det er vanskelig å endre noe på dem. Oversikt over nåsituasjon: Hver deltaker i Driftsutvalget lager en oversikt over nåsituasjon ved egen enhet. Mal sendes ut fra sekretariatet. Gå igjennom liste fra kartleggingen Innspill til IKT-veikart: CIO skal utarbeide en IT strategi for NTNU som blir omtalt som IKT-veikart. NTNU IT får sannsynligvis i oppdrag å utarbeide et forslag til plan innenfor Infrastrukturområdet. Driftsutvalget bør vurderes som styringsgruppe for dette arbeidet. Planen skal gå i 3 år og må ses i forhold til langtidsplanene som nå skal legges som en del av budsjettarbeidet. Dette skal være ferdig 15.oktober.. Avklare Driftsutvalgets rolle Avklaring av forholdet til andre utvalg ved NTNU. Spesielt viktig å få en avklaring mot Sikkerhetsutvalget. Kanskje bør sikkerhetsutvalget være et arbeidsutvalg for Driftsutvalget? Forankre sikkerhetsutvalget organisatoriske tilknytting i forhold til Driftsutvalget.
44445 S03/08 Forts. Forslag til arbeidsoppgaver i høst. S04/08 Arbeidsform Oppgaver fra prossesutvalg Det vil komme oppgaver fra Prosessutvalget Møtefrekvens: foreslo at man hadde månedlige r med krav til saksunderlag. Videre presiserte han at det vil bli en del utredninger med deltagelse fra enhetene og at deltakere i Driftsutvalget må sette av tid til å jobbe med dette. 4 av 5 - - - Utkast til vedtekter lages. Der må det være forslag til hvordan avstemninger og dissenser gjøres. Sekretariat Man må jobbe for oppslutning rundt anbefalingene finne ut hvordan man takler dissenser. Dokumentlager: Flere mulige løsninger ble diskutert. Inntil videre distribueres dette via epost. Bruk av arbeidsgrupper: Man må opprette arbeidsgrupper (3-4 personer) for å jobbe med konkrete saker. Man kan også vurdere å trekke inn andre utenom utvalget som kan bistå i slike arbreidsgrupper. Deltakere i Driftsutvalget kan få delegert ansvar og selv opprette arbeidsgruppe for å kunne legge fram underlag. Synliggjøring av utvalget: Det ble så snakket litt løst om andre utvalg ved NTNU samt orientert om samt at det finnes en egen side med oversikt over utvalg ved NTNU. Permanent løsning må ordnes Sekretariat Opprettes ved behov Driftsutvalget må også legges inn på NTNUs utvalgs-side Sekretariat
55555 5 av 5 S05-08 Møteplan Fast dag en gang pr mnd. Den blir på på tirsdager kl 08:30-11:30. blir 23/9-2008. Kan bli flere r på grunn av veikart-arbeidet. S06-08 Eventuelt Revisjon av IT-sikkerheten: Under diskusjonen om Sikkerhetsutvalget ble det foreslått at IT-sikkerheten på NTNU burde revideres hvert år av et eksternt firma. Er lagt inn i kalenderen. Eventuelle endringer blir også gjort der Sikkerhetsutvalget orienteres om dette Ferdig