Arkivsak: 18/01688-18 Saksbeh.: Rachel Funderud Syrtveit Dato: 31.08.2018 Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato Universitetsstyret 12.09.2018 Styringsordningen ved UiA - valgt eller ansatt rektor Forslag til vedtak: Alternativ 1 1. Styret vedtar videreføring av todelt ledelse som styringsordning på institusjonsnivå for perioden 2019-2023. 2. Styret ber universitetsdirektøren komme tilbake til gjennomføringen av rektorvalget i 2019. Alternativ 2 1. Styret vedtar enhetsmodellen som styringsordning på institusjonsnivå for perioden 2019-2023. 2. Styret slutter seg til skissert prosess for tilsetting. Bernt Jørgen Stray Hva saken gjelder Ut fra universitets -og høgskoleloven bestemmer institusjonens styre den interne organiseringen av institusjonen. Med unntak for styringsordningen på institusjonsnivå står styret fritt til å definere den interne organisasjonsstrukturen. På institusjonsnivå definerer loven to alternative organisasjonsmodeller, normalmodellen som er definert som enhetsmodellen, eller todelt ledelse med valgt rektor, som styret må velge mellom. Det har til nå vært praksis ved UiA at styret i forkant av en ny styreperiode behandler en sak om intern organisering gjeldende for neste styreperiode. Denne styresaken er utarbeidet på basis av et internt høringsbrev, innkomne høringsuttalelser og orienteringssak i styret 18. juni. I den forbindelse vises det til Ssak 79/18, og det forutsettes at styret har gjort seg kjent med innholdet i saken. Styret skal beslutte styringsform på ledelsesnivå ved Universitetet i Agder. Det tas ikke stilling til en organisasjonsmodell for universitetet i denne saken. Dersom styret velger modellen med ansatt rektor, vil det være behov for å komme tilbake med en sak om andre organisatoriske endringer og denne prosessen bør også en ansatt rektor ha innflytelse på. 1
Det er utarbeidet to alternative forslag til vedtak. Universitetsdirektøren er vurdert inhabil i behandlingen av vedtaket, da denne stillingen berøres direkte ved en eventuell enhetlig ledelsesmodell. Det vil være personal- og organisasjonsdirektøren som fremmer saken for styret. 2
Saksunderlag Oppsummering av høringssvar Alle fakultetene har avgitt høringssvar i tillegg til flere tjenestemannsorganisasjoner, fellesadministrasjonen og studentorganisasjonen. Dette ble framlagt for og diskutert i styremøtet 19. juni 2018. Generelt meldes det om en overveiende støtte for å beholde dagens ordning med valgt rektor på UiA. Med unntak av høringssvaret fra fellesadministrasjonen, som ikke konkluderer tydelig, er det valgt rektor som tilrås i alle høringssvarene. Argumentasjonen for dette er for majoriteten knyttet opp mot demokratispørsmål, medbestemmelse og legitimitet. Det er også flere som påpeker at UiA har gode erfaringer med dagens todelte ledelse, og at det begrunner ønsker om å beholde ordningen. Flere påpeker imidlertid at det er positive sider ved enhetlig ledelse, spesielt når det gjelder beslutningsdyktighet og mulighet for raskere prosesser. Nedenfor følger en kort oppsummering av de enkelte høringssvarene: Hvem Tilråding Hovedargumenter Fakultetet for teknologi og Valgt rektor / - God erfaring med dagens ordning. realfag - Demokrati og eierskap til institusjonen Fakultetet for kunstfag Valgt rektor / - God erfaring med dagens ordning. - Bred innflytelse. - Sikre autonomi. - Utøvelse av faglig lederskap. Fakultetet for samfunnsvitenskap Valgt rektor / Handelshøyskolen Valgt rektor / Fakultetet for humaniora og Valgt rektor / pedagogikk Fakultetet for helse og idrett Valgt rektor / Avdeling for lærerutdanning Valgt rektor / - Demokrati og universitetets autonomi. - Legitimitet blant ansatte. - God erfaring med dagens ordning. - Sikre robustheten i universitetets faglige uavhengighet. - God erfaring med dagens ordning. - God erfaring med dagens ordning. - Større legitimitet blant ansatte. - Demokrati og medbestemmelsesrett. - Rektors dobbeltstemme sikrer ansattes innflytelse. - Demokrati. - Understøtter universitetets spesielle posisjon i samfunnet. - Ansatte og studenters innflytelse. - Rom for demokratiske prosesser. - Ivaretagelse av demokratisk frihet. - Mer kvalitetssikrede prosesser og beslutninger. Fellesadministrasjonen Ikke konkludert Høringssvaret peker på positive og negative sider ved begge ordningene, men konkluderer ikke. STA Valgt rektor / - Demokrati sikrer medbestemmelse og legitimitet. - God erfaring med dagens ordning. - Mer rom for strategisk ledelse. Forskerforbundet Valgt rektor / Utdanningsforbundet Valgt rektor / Fellesorgansisasjonen for Valgt rektor / barnevernpedagoger, sosionomer, vernepleiere og velferdsvitere - Demokrati som sikrer godt og kollegialt arbeidsmiljø. - Medbestemmelse. - Legitimitet blant studenter og ansatte. - Positiv nærhet mellom ledelse og ansatte/studenter. - Kjennskap til universitetet vil redusere rom for konflikter. - Opprettholdelse av idealene i universitetstradisjonen - Demokrati. - Demokrati. - Fri kunnskapsutvikling. - Økt påvirkning. Fakultetet for samfunnsvitenskap gir i tillegg et innspill på at dersom styrevedtaket er valgt rektor, så bør en gjennomføre en evaluering av forrige valgprosess. Dette for å sikre en 3
best mulig gjennomføring og for å se på tiltak for å fremme engasjement og informasjonsflyt. I møtet ba styret i tillegg om skissering av prosessene for valg og tilsetting, samt noen eksempler på organisering ved institusjoner med enhetlig ledelse. Prosess for tilsetting og valg I høringsnotatet ble følgende prosesser skissert: Dersom styret beslutter at det skal gjennomføres rektorvalg: Valget lyses ut: 19. november 2018 (minimum 6 uker før valget) Frist for å fremme forslag på kandidater: 7. januar 2018. Valget gjennomføres elektronisk 21. januar mandag 28. januar 2019. Valgperiode: 11. februar 18. februar 2019 Eventuell andre valgomgang 4. mars 11. mars 2019. Dersom styret beslutter at rektor skal ansettes: Høsten 2018: Forarbeid med stillingsbeskrivelse, Oktober 2018: Utlysningstekst i styremøte 16.-17. oktober påfølgende prosess med rekrutteringsbyrå November/desember Tilrettelegging av organisasjonen, oppfølging 2018 rekrutteringsselskap, intervjuer og innstilling Januar/Februar 2019: Vår 2019 Styret ansetter rektor. Ny rektor tiltrer når perioden for valgt rektor avsluttes. Organisasjonen skisserer ulike modeller for lederstruktur. Ny ledelsesmodell utredes, behandles i organisasjonen og legges frem for styret. 4
Eksempler på organisering ved institusjoner med enhetlig ledelse NTNU Fakultetene ledes av dekan, med litt forskjellig antall prodekaner. Det er varierende hvordan administrasjonen er organisert på de forskjellige fakultetene, men alle har et fakultetsstyre, en administrativ leder, i tillegg til også andre administrative lederstillinger som økonomi, HR etc. Alle instituttene har instituttleder og kontorsjefer. OsloMet OsloMet storbyuniversitetet er organisert i fire fakulteter, 21 institutter, fakultetsstyrer og rådsorganer. I tillegg kommer fire administrative avdelinger og tre faglige sentre. Et fullstendig organisasjonskart finnes som vedlegg. Universitetets øverste organ er styret. Rektor og to prorektorer utgjør universitetets øverste ledelse. Hvert fakultet ledes av en dekan og en fakultetsdirektør. Fakultetsstyret har ekstern styreleder oppnevnt av OsloMet-styret. OsloMet har et studieutvalg og et FoU-utvalg som ledes av de to prorektorene. Studieutvalget og FoU-utvalget ivaretar oppgaver delegert av styret. OsloMets sentrale lederfora består av dekanmøtet og direktørmøtet. Eksempler på ansettelsesprosesser En eventuell ansettelse av rektor omfattes av de ordinære regler for ansettelse og vil således, i stor grad, være tilsvarende øvrige ansettelsesprosesser tilknyttet topplederstillinger ved institusjonen. NTNU Da NTNU hadde utlyst stilling som rektor, var det styret som la premissene for, og utformet selve utlysningsteksten. Dette som en naturlig konsekvens av at styret er ansettelsesorgan. Stillingen ble lyst ut bredt, både nasjonalt og lokalt. Det ble benyttet et eksternt rekrutteringsbyrå. Rekrutteringsbyrået bisto i utvelgelsesprosessen, deltok i intervjurundene, utførte referanseinnhenting og gjennomførte tester av kandidatene mellom 1. og 2. gangs intervju. 5
Det ble opprettet et innstillingsutvalg bestående av fire medlemmer: Styreleder 1 representant fra styret 1 representant fra tjenestemannsorganisasjonene 1 representant fra studentene Innstillingsutvalget, sammen med en av institusjonens HR-medarbeidere rekrutteringsbyrået, forestod intervjurundene og fremmet saken for styret. OsloMet OsloMet har nylig utlyst ledig stilling som rektor. Ansettelsesprosessen er pågående. Utlysningsteksten til stillingen ble utformet og godkjent av styret. Dette fordi styret er ansettelsesorgan. OsloMet benytter seg av et eksternt rekrutteringsbyrå for bistand i prosessen. Rekrutteringsbyrået har utført aktive søk mot mulige kandidater. Videre er det rekrutteringsbyrået som skal gjennomføre referansesjekk. Ved OsloMet er det blitt opprettet et innstillingsutvalg bestående av 25 medlemmer. Utvalget har følgende sammensetning: Leder, som oppnevnes av og blant universitetsstyrets eksterne medlemmer 5 studentrepresentanter, oppnevnes av Studentparlamentet 4 ansatte-representanter, oppnevnes av tjenestemannsorganisasjonene 10 UF-ansatte 2 oppnevnes av hvert fakultet/1 oppnevnes av hvert av sentrene (SVA og SPS) 5 TA-ansatte 1 oppnevnes av hvert fakultet/fa I samarbeid med rekrutteringsbyrået og HR-medarbeider ved OsloMet skal innstillingsutvalget delta i seleksjonen av kandidater i forkant av intervjuene. Dette innstillingsutvalget har så valgt ut én person fra hver «gruppering» som utgjør et mindre innstillingsråd som sammen med det eksterne rekrutteringsbyrået og HRmedarbeider skal forestå intervjuer og fremme selve innstillingen til styret. Videre prosess Det ble i styremøtet 19. juni 2018 diskutert også implementering av organisasjonsendringer ved et eventuelt vedtak om ansatt rektor. Det er, som eksemplene viser, mange måter å organisere ledernivået på med enhetlig ledelse. Kjernevirksomheten forblir uendret, og mye av organisasjonen vil være utformet som i dag for å ivareta denne. Det anbefales at det utarbeides alternative forslag til ny organisasjons-/lederstruktur som kan diskuteres og at denne prosessen forankres godt i organisasjonen. En slik prosess vil gå i flere faser. De største endringene vil komme som følge av at det administrative ansvarsområdet vil ligge til en ansatt rektor. Det vil også bli en diskusjon om hvordan fakultetsledelsen skal utformes ved en eventuell enhetlig modell på øverste nivå. Universitetsdirektøren vil komme tilbake til styret i oktober med forslag til prosess gitt et slikt vedtak. Ved vedtak om eventuell valgt rektor, vil universitetsdirektøren komme tilbake i styremøtet 16.-17. oktober med tidsplan og prosess for kommende valg. Vedlegg: Høringsbrev - valgt eller ansatt rektor Organisasjonskart OsloMet Vedlegg alle høringssvar 6