Styremøte 01-2018/2019 - Protokoll onsdag 23. mai 2018 kl. 1800 på Idrettens Hus i Sandefjord Til stede: Per-Eivind Johansen, Bjørn Walle, Madeleine Nilsen, Cecilie Lund, Gisle Johnson og Julie Larsen Fra adm.: Lisbeth Danielsen Meldt forfall: Trude Tansø, Gisle Johnson og Julie Larsen Saker Sak 01/18-19: Oppstart-kort presentasjon-diverse informasjon og møteplan 2018 Sak 02/18-19: Godkjenne protokoll fra styremøte 18-2016/2018-04.04.2018 Sak 03/18-19: Sak 04/18-19: Sak 05/18-19: Regionaliseringsprosessen status og komplettering av interimsstyret Ledermøtet 25.-26- mai AlleMED-stafetten oppfordring til å være med Sak 06/18-19: Vestfold idrettskrets er 100 år i 2019 Sak 07/18-19: Valg av leder til styringsgruppa i Vestfold Idrettsgalla 2018 Sak 08/18-19: Sak 09/18-19: Vestfold Toppidrett sammensetning av toppidrettsutvalget Spillemidler til anlegg i Vestfold - prioritering Sak 10/18-19: Høring Anleggspolitisk program 2018 Sak 11/18-19: Sak 12/18-19: Sak 13/18-19: Orienteringssaker Eventuelt Godtgjørelse til styret i perioden. NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks 1225 3205 Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionveien 5 3214 Sandefjord Tlf.: +47 33 01 42 20 E-post: vestfold@idrettsforbundet.no www.idrettsforbundet.no/vestfold Org.nr.: 971 542 519
Sak 01/18-19: Oppstart-kort presentasjon-diverse informasjon og møteplan 2018 Kort presentasjon Møtet ble startet med en kort presentasjon av hver av styrets medlemmer. Diverse informasjon - Styrerommet hvor alle har tilgang til alle dokumenter - Alle styrets medlemmer, inkludert varamedlemmene, har rett til å møte. - Informasjon om system for godtgjørelse for reise og eventuelt utlegg Møteplan 2018 Sette møteplan for resten av året. Presentasjon og diverse informasjon tas til orientering. Møteplan for 2018 blir som følger Styremøter: - 20. jun. styremøte kl. 1800-24.-25. aug. styresamling hvor også administrasjonen er til stede på fredag kveld - 26. sep. styremøte kl. 1800-31. okt. styremøte kl. 1800-5. des styremøte kl. 1800 Regionaliseringsprosessen: - 31. mai Interimsstyremøte nr. 03-18. sep. Dialogmøte med særidrettene i Vestfold og Telemark Sak 02/18-19: Godkjenne protokoll fra styremøte 18-2016/2018-4.4.2018 Protokollen var lagt ut i styrerommet til gjennomsyn. Det framkom ingen kommentarer til protokollen. Lisbeth ba om en avklaring på hvordan vi gjør det med underskrifter på protokoll fra forrige periode, som vedtas på styremøte i nåværende periode. Protokoll fra styremøte 18-2016/2018-4.4.2018 godkjennes enstemmig og uten kommentarer. Lisbeth sørger for at protokollen blir underskrevet av de som var i det forrige styret, og legger inn det nye styret som skriver under for sett. Side 2 av 9
Sak 03/18-19: Regionaliseringsprosessen status og komplettering av interimsstyret Status Per-Eivind orienterte om - Oppstart med mandat og grunnleggende vedtak - Administrativ lokalisering første behandling - Prosess for ansettelse av organisasjonssjef i ny sammenslått idrettskrets og prosjektleder for den videre regionaliseringsprosessen. - Ansattes representanter inn i interimsstyret - Neste møte i interimsstyret er 31. mai på Skagerak Arena i Skien - Prosjektrom med full tilgang for interimsstyret og lesetilgang for resten av styret og administrasjonen Komplettering av interimsstyret Interimsstyrets sammensetning har vært leder, nestleder og styremedlem fra hver av kretsene, og det er fastsatt at om én ikke kan møte, så skal det ikke settes inn en stedfortreder. Vi har byttet ut noen i styret. Det er hensiktsmessig at de som har vært med i prosessen fortsetter, for å få kontinuitet. Av dagens styremedlemmer er følgende med i interimsstyret: - Per-Eivind Johansen, leder i interimsstyret - Trude Tansø, styremedlem. Orientering om status i regionaliseringsprosessen tas til orientering. Fra Vestfold idrettskrets fortsetter Per-Eivind Johansen og Trude Tansø. Nytt medlem inn i interimsstyret blir Bjørn Walle. Sak 04/18-19: Ledermøtet 25.-26. mai Scandic Oslo Airport Ledermøte 2018 avholdes på Scandic Oslo Airport. Mottatte dokumenter var vedlagt innkalling og sakliste. - Komplette saksdokumenter (revidert) - Rammeprogram - snotat: Utforming av ny anleggspolitikk - NIFs Årsrapport 2017 På ledermøtet deltar Per-Eivind Johansen, Bjørn Walle og Lisbeth Danielsen. Per-Eivind Johansen og Bjørn Walle tar med seg signaler fra diskusjonene i styret til Ledermøtet. Side 3 av 9
Sak 05/18-19: AlleMED-stafetten oppfordring til å være med Idrettskretsen mottok følgende oppfordring: «Til: Presidenter i forbundsstyrer og styreleder i kretsstyrer Kopi: Generalsekretær i særforbund og organisasjonssjef i idrettskretser Norsk idrett forpliktet seg på Idrettstinget i 2015 til å redusere økonomiske barrierer for å delta i barne- og ungdomsidretten. Et viktig tiltak er bevisstgjøring om hva disse barrierene er, og hvordan sitt organisasjonsledd kan bidra til å redusere disse. Idrettspresident Tom Tvedt vil under NIFs ledermøte lørdag 26. mai utfordre alle særforbund og idrettskretser til å delta i en ALLEMED-stafett både på politisk og administrativt nivå i norsk idrett. I forkant av Ledermøte sender NIF derfor ut informasjon om stafetten slik at organisasjonsleddene får mulighet til å ta stilling til om de ønsker å ta utfordringen under Ledermøte. Vi håper på stor oppslutning og deltakelse! Se vedlagt brev. Mvh NIF Informasjon» Brevet var vedlagt saklista. Vestfold idrettskrets sier ja til utfordringen. På neste styremøte tas saken opp og det vedtas hvilke tiltak idrettskretsen skal gjennomføre. I tillegg vedtas hvilke organisasjonsledd vi utfordrer. Sak 06/18-19: Vestfold idrettskrets fyller 100 år i 2019 27. april 1919 ble Vestfold idrettskrets stiftet. Det innebærer at idrettskretsen fyller 100 år i vårt siste år som egen idrettskrets. Det må markeres. 27. april i 2019 er på en lørdag, og gir dermed oss muligheten til å ha en markering på selve stiftelsesdagen. Vestfold idrettskrets sitt 100års-jubileum markeres med en stor idrettskonferanse hvor vi tar opp aktuelle temaer. I forlengelsen av konferansen inviteres det til jubileumsmiddag. Det opprettes en jubileumskomite bestående av to fra styret: Per-Eivind Johansen og Madeleine Nilsen og to fra administrasjonen som planlegger jubileumsmarkeringen. Administrasjonen sender forhåndsinvitasjon til NIF ved presidenten. Side 4 av 9
Sak 07/18-19: Valg av leder til styringsgruppa i Vestfold Idrettsgalla 2018 Etter to år med en egen idrettsgalla for Tønsbergregionen, ble det i 2017 arrangert en idrettsgalla for hele Vestfold. Planleggingen og gjennomføringen ble gjennomført av de samme personene som gjorde jobben for Tønsbergregionens idrettsgalla. For at dette skulle bli en galla med interesse og engasjement fra hele idretten i fylket, ble idrettsrådene involvert i nomineringen og som medlemmer av juryen. Da Vestfold Idrettsgalla 2017 var over, ble gallaen som arrangement overført fra Tønsberg idrettsråd til Vestfold idrettskrets. Noen endringer er foreslått og blitt vedtatt. Blant annet så skal idrettsrådene være representert i styringsgruppa, og at juryen ikke skal ha noen som er medlemmer i idrettsrådenes styrer. I og med Vestfold idrettskrets er eier av arrangementet, er det naturlig at også idrettskretsen har et medlem i styringsgruppa. Nåværende styringsgruppe vedtok at idrettskretsen bekler ledervervet i styringsgruppa. Styringsgruppa består i dag av 5 kvinner og 1 mann. Det er derfor naturlig at det velges en mann som leder av styringsgruppa. Vestfold idrettskrets bekler ledervervet i styringsgruppa for Vestfold Idrettsgalla 2018 med Bjørn Walle. Sak 08/18-19: Vestfold Toppidrett sammensetning av toppidrettsutvalget Vestfold Toppidrett er et program for utøvere mellom 15 og 19 år, som satser på å bli toppidrettsutøvere med internasjonale medaljer i sin idrett. Programmet kom i stand gjennom et samarbeid mellom Vestfold fylkeskommune og Vestfold idrettskrets. Programmet har bestått i 15 år. Etter hvert idrettskretsting går leder i idrettskretsen og kulturdirektøren i fylkeskommunen sammen om å finne kandidater til toppidrettsutvalget. Idrettskretsstyret behandler forslaget på styremøtet og godkjenner sammensetningen. Toppidrettsutvalget i Vestfold Toppidrett settes sammen av: Leder: Per-Eivind Johansen Medlemmer: Cecilie Langklep Bjørnøy Mikael Flygind Larsen Karin Irene Singstad Tonje Larsen Bård Andresen Per-Eivind rapporterer til styret om det som skjer i Vestfold Toppidrett. Side 5 av 9
Sak 09/18-19: Spillemidler til anlegg i Vestfold - prioritering Administrasjonen i Vestfold fylkeskommune har laget en innstilling til prioritering av tildeling av spillemidler til anlegg i Vestfold. Vestfold fylkeskommune har fulgt kommunenes prioritering og kommunene har fått prosentvis sin del i forhold til søknadssum og hva vi fikk til fordeling i Vestfold. Prioriteringslista skal opp til behandling i juni. Prioriteringslista er vedlagt saklista. Vestfold idrettskrets støtter forslag til prioritering ordinære idrettsanlegg 2018. Sak 10/18-19: Høring Anleggspolitisk program 2018 Kulturdepartementet (KUD) har i hovedfordelingen for 2018 satt av 40 millioner kroner til anleggspolitisk program. Programmet er ettårig. Norges idrettsforbund (NIF) foreslår følgende fordeling av midlene: - Utredningsarbeid for Campus Sognsvann 6 millioner - Tilleggsarealer til idrettshaller 24 millioner - Isanlegg 10 millioner Frist for innspill er 6. juni 2018. Det avholdes et innspillsmøte 4. juni kl. 1400. Se vedlegg for hele høringsbrevet. Med bakgrunn i høringsbrevet og diskusjonen i styret mener Vestfold idrettskrets at midlene bør brukes slik: - Utredningsarbeid for Campus Sognsvann 6 millioner - Tilleggsarealer til idrettshaller 14 millioner - Isanlegg 20 millioner Vår begrunnelse for økning av midlene til isanlegg er at som det står i høringsbrevet: Isanlegg kommer dårligst ut i sammenligning med de fleste øvrige anlegg, og isanlegg er meget kostnadskrevende. Det er derfor riktig å øke denne potten for i det hele tatt å få realisert noen anlegg i denne kategorien. Side 6 av 9
Sak 11/18-19: Orienteringssaker - Rekruttering av organisasjonssjef for sammenslått idrettskrets og prosjektleder for regionaliseringsprosessen. NIF ved Hilde Myklebust, Rune Midtskog og Øystein Dale har hatt 1.gangsintervju med alle organisasjonssjefer som er involvert i en krets som skal regionaliseres. Konstituert organisasjonssjef for Vestfold, Lisbeth Danielsen og organisasjonssjef for Telemark, Sondre Fjelldalen har gjennomført sitt intervju mandag 14. mai. Videre prosess er at org.sjefene gjennomfører en test med frist 27. mai. Deretter blir det et annengangsintervju hvor leder for idrettskretsene involveres. - Mottatt tildelingsbrev spillemidler og kompetansemidler Vi mottak 30. april brev om tildeling av spillemidler til idrettskretsene 2018. Brev finner du vedlagt. Det innebærer at vi har fått følgende tildeling: o Kr. 1 743 787 i rammetilskudd, hvorav kr. 69 360 trekkes fra som var andel av IT- Basisfinansiering (basert på 3 årsverk) til utbetaling: kr. 1 674 427 90% av tilskuddet utbetales; kr. 1 506 984,-. Siste del av tilskuddet; kr. 167 443,- vil betales når vi har rapportert for 2017: o alle kurs avholdt i 2017 (frist 15.1.2018) o signert årsregnskap (frist 31.8.2018) o egen note til revidert årsregnskap etter gitte retningslinjer (frist 31.8.2018) o særskilt rapportering i den årlige nøkkeltallsrapporten (frist 31.8.2018) Kr. 238 210 i kompetansetilskudd 90% av tilskuddet utbetales omgående; kr. 214 389,-. Resterende del av tilskuddet; kr. 23 821,- (utbetales etter en gjennomgang av rapporter fra Idrettskurs (IKu) 30. september. Tilskudd som ikke er benyttet til nevnte formål, skal tilbakebetales ved årets slutt. Det er kommet noen reaksjoner på kriteriene for kompetansetilskuddet. Flere av de tiltakstypene vi tidligere har arrangert, og som har vært innenfor kriteriene, er nå ute. Det kan nevnes regionale veiledersamlinger, samlinger for daglig leder i klubb, temamøter med ulike temaer som idrettslagene etterspør, og som er av organisatorisk karakter; verdiarbeid, anlegg, møteledelse og valgkomiteens arbeid for eksempel. Oslo Idrettskrets, Akershus idrettskrets og Finnmark idrettskrets har laget, eller meldt at de skal lage et brev til NIF om dette. - Pressemelding: Tore Øvrebø fortsetter som toppidrettssjef i fire nye år Pressemeldingen var vedlagt innkalling og sakliste - Representasjoner Tas opp i neste styremøte - Nabovarsel om rivning av hus Vi har i dag mottatt nabovarsel om av nedbrent hus i Stadionveien 8 skal rives. Vi har 2 ukers frist på å komme med innsigelser og/eller kommentarer. - Fagkonsulent organisasjon og utvikling er ansatt Line Berre Paulsen (45) er ansatt som ny fagkonsulent organisasjon og utvikling. Hun tiltrer stillingen 1. august. Orienteringssakene tas til orientering. Vestfold idrettskrets skriver brev til NIF hvor kriteriene for kompetansetilskuddet tas opp, og med forslag til hvilke tiltak/tema som fortsatt bør være innunder kriteriene. Side 7 av 9
Sak 12/18-19: Eventuelt Forslag til medlem av Idrettsstyret Per-Eivind orienterte om henvendelse fra leder i Telemark idrettskrets vedrørende forslag til kandidater idrettsstyret. Hvis vi kommer med et forslag til kandidat til idrettsstyret, er Telemark positiv til å støtte det. Tas til orientering. Representasjonsbekledning Det er ønskelig at styret i tillegg til administrasjonen har representasjonsbekledning, som skal benyttes på møter og representasjonsoppdrag. Det er mange nye i styret og det er derfor nyttig å ha saken oppe. NIF har en avtale med blant annet Dressmann og Days like This (tidligere Vivikes). Her får vi henholdsvis 30% og 25% rabatt. Forslag til tøy ble presentert på møtet. til ve Administrasjonen får i oppgave å bestille representasjonsbekledning til styrets medlemmer og administrasjonen. Hvert medlem/hver ansatt sørger for å prøve ut størrelsen i enten Dressmann eller Days Like This og melde fra seinest mandag 28. mai hva som er sin størrelse. Sak 13/18-19: Godtgjørelse til styret i perioden Det er nytt styre og det må vedtas hvordan godtgjørelsen skal være for denne perioden. Forrige styre hadde følgende godtgjørelse: - Leder kr. 12 000,- - Nestleder kr. 6 000,- - Styremedlem kr. 3 600,- - Varamedlem kr. 0,- I høst ble det gjennomført en kartlegging på hva som er tilfelle i alle idrettskretsene. Oversikten er vedlagt. 7 av idrettskretsene har ikke honorar til styret. Telemark, som vi skal slå oss sammen med, er blant dem. I kartleggingen står det også at styrets medlemmer i Vestfold IK får hver sin IPad. Det har vært gjennomført de to/tre siste periodene. Første gang det ble innkjøpt var i 2012. Hensikten med dette har vært at det da er mulig å unngå utskriving av dokumenter til styret og for styrets medlemmer. De kan følge med i dokumentene på medtatt IPad. Side 8 av 9
I reglene for skatt på honorar i frivillige organisasjoner, så står det at honorar/lønn opp til kr. 10 000,- er skattefritt. Styret får honorar slik: - Leder kr. 10 000,- - Nestleder kr. 8 000,- - Styremedlem kr. 4 000,- - Varamedlem kr. 2 000,- (forutsetter at de møter på minst halvparten av møtene) I tillegg kjøpes det inn IPads til de av styrets medlemmer som trenger det. Lisbeth sender ut forespørsel til alle i styret som gir beskjed tilbake om behov. Møtet ble avsluttet kl. 2120 Underskrifter: Per-Eivind Johansen Leder Bjørn Walle Nestleder Madeleine Nilsen Styremedlem Cecilie Lund Styremedlem Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Sett: Sett: Sett: Trude Tansø Styremedlem Gisle Johnson Varamedlem Julie Larsen Varamedlem Side 9 av 9