Innhold 1. Innledning... 1 2. Hva er en personkonflikt?... 1 3. Arbeidsmiljølovens grunnleggende krav til arbeidsmiljøet... 2 4. Er min situasjon noe jeg må akseptere på arbeidsplassen?... 3 5. Hvem kan hjelpe meg til å vurdere hva jeg bør gjøre?... 3 6. Hvilke handlingsalternativer har jeg?... 4 7. Hvordan sier jeg i fra?... 5 a. Til hvem... 5 b. Innhold... 6 c. Gjengjeldelse og represalier... 6 8. Jeg frykter represalier, kan jeg si i fra anonymt?... 6 a. Når det gjelder meg selv... 6 b. Når det gjelder andre... 6 9. Hva skjer etter at jeg har sagt ifra?... 7 1. Innledning Hver enkelt medarbeider ved NTNU skal ha et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. De grunnleggende kravene til det psykososiale arbeidsmiljøet, fremgår av arbeidsmiljølovens kapittel 4. Det skal jobbes systematisk med arbeidsmiljø og kultur, og samarbeid mellom ledere, vernetjeneste og tillitsvalgte er sentralt i dette. Ledere skal fokusere på forbyggende arbeidsmiljøarbeid ved å oppfordre ansatte til å komme med innspill gjennom ulike møtefora og i medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøundersøkelsen (ARK) gir indikasjon på hvordan arbeidsmiljøet oppleves av medarbeiderne, og er et viktig verktøy for å avdekke eventuelle utfordringer i en driftsenhet. Hver enkelt medarbeider har plikt til å bidra til et godt arbeidsmiljø. Det betyr at man aktivt skal medvirke til å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Dette innebærer blant annet å sørge for at arbeidsgiver eller verneombudet blir underrettet så snart man blir kjent med at det forekommer trakassering, mobbing eller annen utilbørlig opptreden. 2. Hva er en personkonflikt? Faglige uenigheter er en drivkraft i en akademisk organisasjon som NTNU. Disse kan ta form som interessekonflikt eller sakskonflikt, og innenfor det man må regne med som en del av et levende universitetsmiljø. Da er man på grønt i trappa skissert nedenfor. Det er ikke den faglige uenigheten medarbeidere skal beskyttes mot, men eventuelle personkonflikter som oppleves belastende for den enkelte, og som bl.a. kan oppstå som følge av faglig diskurs.
Selv om konflikter aldri er like, finnes det et mønster av opptrapping som vi følger i konfliktsituasjoner (se konflikttrappa nedenfor). Å være bevisst på utviklingsforløpet er et godt utgangspunkt for gjenkjenning av en personkonflikt. Behovet for å finne løsninger øker vanligvis jo lengre opp i konflikttrappa man befinner seg. Kilde: BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration sin hjemmeside: arbejdsmiljøweb.dk Utviklingen i konflikttrappa kan variere tidsmessig. Ofte utvikler en konflikt seg over lang tid, kanskje flere år, mens unntaksvis kan utviklingen f.eks. skje fra grønt til rødt i et møte. 3. Arbeidsmiljølovens grunnleggende krav til arbeidsmiljøet De grunnleggende krav til det psykososiale arbeidsmiljøet som utløser handlingsplikt, fremgår av arbeidsmiljøloven som følger: 4-1 (1): fullt forsvarlig arbeidsmiljø 4-1 (2): uheldig psykisk belastning 4-3 (1): integritet og verdighet 4-3 (3): trakassering 13-1 (2), jf. likestillings- og diskrimineringsloven 13: seksuell trakassering 4-3 (3): utilbørlig opptreden Begrepet «fullt forsvarlig arbeidsmiljø» er en rettslig standard som presiseres og utfylles gjennom de mer konkrete bestemmelsene i loven, herunder trakassering, uheldig psykisk belastning, utilbørlig opptreden osv. Dette er et minstekrav til forsvarlighetsstandarden man kan forvente i et arbeidsmiljø, og innebærer nødvendigvis ikke at all risiko er eliminert. Selv om de enkelte miljøfaktorer hver for seg er forsvarlig, kan likevel den samlede belastningen være uakseptabel. De forskjellige faktorer må derfor vurderes samlet. De underliggende ulike begrepene er nærmere presisert i NTNUs retningslinjer for håndtering av personkonflikter, trakassering, utilbørlig opptreden mv.
Kontradiksjon er et sentralt rettssikkerhetsprinsipp i denne type saker. Kontradiksjon er partenes rett til å få innsyn i de forhold som omhandler dem selv, komme med sine anførsler og få imøtegå det motparten eller andre har anført i sakens anledning, før det fattes beslutning i en sak. Enhver som får anklager rettet mot seg vil oppleve dette som meget belastende dersom man ikke kan imøtegå anklagene. Særlig problematisk er det hvis det fremsettes anklager i fortrolighet til personer som har en maktposisjon (f.eks. en leder) overfor den som blir anklaget, uten at den som er anklaget vet om dette. 4. Er min situasjon noe jeg må akseptere på arbeidsplassen? Når adferd (handlinger, unnlatelser eller ytringer) og hendelser undersøkes, skilles det mellom «uheldig» og «påregnelig» belastning. Tilfeller som blir vurdert som uheldige er også å forstå som uforsvarlige, og er brudd på arbeidsmiljøloven som leder må følge opp med tiltak. Tilfeller som er påregnelig kan for enkeltpersoner oppleves ubehagelig, men er ikke brudd på arbeidsmiljøloven. Påregnelige tilfeller er det som den enkelte må tåle i en arbeidshverdag. For å skille mellom det som er påregnelig og det som er uheldig/uforsvarlig, kreves det at leder iverksetter en objektiv og grundig prosess hvor det også gjennomføres en undersøkelse (faktaundersøkelse). I store saker kan en faktaundersøkelse kan være belastende for de involverte mens de pågår, og den kan ta tid. I små saker kan en faktaundersøkelse være enkel og oversiktlig, og gjøres på kortere tid. Den vil fortsatt kunne oppleves belastende for de som er omfattet. Følgende er eksempler på uheldige hendelser, unnlatelser eller adferd, som også kan være utilbørlig opptreden: Usaklig utestengning eller tilbakeholdelse av nødvendig informasjon Urettmessige beskyldninger om dårlig utførelse av arbeid, nedvurdering av faglig dyktighet, og usaklig fratakelse av oppgaver og ansvar Utfrysing og ekskludering Utilbørlig tiltale, sårende fleiping Utskjelling For den enkelte kan det ofte være vanskelig å se egen sak i et objektivt lys. Den subjektive egenopplevelsen av å bli krenket eller utsatt for noe utilbørlig, må vurderes hva som allment (objektivt) oppleves som uforsvarlig eller påregnelig. Hvis man er usikker, anbefales det at man får det som er egenopplevd vurdert av profesjonelle før man sier ifra. 5. Hvem kan hjelpe meg til å vurdere hva jeg bør gjøre? Det må skilles mellom hvem som kan bistå deg som privatperson og som har taushetsplikt, og hvem du ikke skal gå til med fortrolig informasjon før du sier ifra. Før du sier ifra kan du snakke fortrolig med: 1. Bedriftshelsetjenesten (BHT) 2. Din tillitsvalgte 3. Evt. en advokat, lege, psykolog eller andre profesjoner med lovpålagt taushetsplikt som man kan betro seg til 4. Arbeidstilsynet Disse har taushetsplikt og du bestemmer selv hva og hvor mye de evt. skal informere arbeidsgiver om saken.
Bedriftshelsetjenesten (BHT) er en fri og uavhengig tjeneste, der ansatte ved NTNU kan henvende seg for å få råd. BHT er ikke underlagt arbeidsgivers instruksjonsmyndighet og har taushetsplikt. For Bedriftshelsetjenesten innebærer dette at den ved bistand i personkonflikter, trakassering, utilbørlig opptreden mv., skal være en nøytral part i håndtering av denne type saker. Man kan også henvende seg til BHT som uavhengig tredjepart dersom man er i tvil om egne opplevelser gir grunnlag for en klage eller varsling. Mer informasjon og kontaktinfo BHT Tillitsvalgte. Fagforeningens tillitsvalgte skal ivareta medlemmenes interesser, og vil ofte opptre som bisittere i denne type saker. Tillitsvalgte er ikke er underlagt arbeidsgivers instruksjonsmyndighet når de bistår egne medlemmer. Advokater, leger, psykologer mv. med lovpålagt taushetsplikt kan den enkelte selv la seg bistå av. NTNU dekker normalt ikke utgifter til slik hjelp, så fremt arbeidsgiver selv ikke tar initiativ til dette. Arbeidstilsynet kan gi generell informasjon i konfliktsaker. Se også arbeidstilsynets hjemmesider om psykososialt arbeidsmiljø. Før du sier ifra, kan du IKKE snakke fortrolig med: Arbeidsgiver, leder, verneombud, annen kollega. Hvis du sier ifra til arbeidsgiver (nærmeste leder, annen leder, HR- og HMS-sjef), verneombud eller en annen kollega, må de ta saken videre. Når arbeidsgiver blir kjent med saken, utløses en handlingsplikt og nærmeste leder får ansvar for å håndtere saken formelt. Verneombud og andre kollegaer har plikt til å underrette arbeidsgiver etter lovbestemt medvirkningsplikt dersom de blir kjent med slike saker, særlig saker om trakassering eller diskriminering. Nære kollegaer kan settes i en vanskelig situasjon hvis du åpner deg om noe som du ønsker skal være fortrolig. Din kollega vil kunne oppleve å måtte ta side i saken, og kollegaen vil oppleve et dillemma i å holde på informasjonen i fortrolighet av hensyn til deg, versus det å utøve sin medvirkningsplikt som pålegger vedkommende å underrette arbeidsgiver. Tenk derfor nøye igjennom hvor vidt det er riktig å betro seg til en nær kollega. 6. Hvilke handlingsalternativer har jeg? Som arbeidstaker har du i praksis tre handlingsalternativer når du opplever å bli krenket eller opplever et annet belastende arbeidsmiljøforhold. a. Jeg velger ikke å si ifra (Ingen handling) NTNU som arbeidsgiver oppfordrer alle om å si ifra til arbeidsgiver dersom man opplever et uforsvarlig psykososialt arbeidsmiljø, herunder personkonflikter, trakassering, utilbørlig opptreden mv. Dersom du likevel velger ikke å si ifra, skal du ikke spre informasjon om slike opplevelser og hendelser til kolleger og andre på arbeidsplassen. Dersom historier om uheldige episoder verserer som rykter og sladder, har din motpart ingen mulighet til å få frem sin side i saken (dvs. utøve kontradiksjon).
Ved gjentatte episoder eller om situasjonen ikke bedrer seg, kan du på hvilket som helst tidspunkt melde fra. b. Jeg tar en fortrolig prat med BHT eller tillitsvalgt, eller jeg tar saken direkte med min motpart (Uformell behandling) Hvis du ønsker å snakke om selvopplevde, uønskede hendelser, kan du velge å søke råd hos en uavhengig tredjepart (BHT, tillitsvalgt osv.). Dette kan du også gjøre dersom man er i tvil om egne opplevelser gir grunnlag for å si ifra. Du kan også selv tar kontakt med personen(e) som står bak den opplevde hendelsen, og gir tilbakemelding om opplevelse, reaksjon og grenser. En slik tilbakemelding må være saklig og forsvarlig. Dersom du først informerer leder om saken og at du selv skal kontakte den det gjelder, er det leder som eier saken og har ansvar for forsvarlig saksbehandling. Hvis man da skal kontakte personen(e) selv, må dette gjøres etter samtykke med leder. Leder må da sikre at saklighetsprinsippet ivaretas og at den som blir anklaget har reell kontradiksjon. c. Jeg sier ifra til arbeidsgiver eller verneombudet om forholdet. (Formell behandling) Hvis du opplever å bli krenket, eller vet om noen som opplever å bli krenket av en ansatt, er det formelle virkemidlet å si ifra om hendelsen(e) eller situasjonen(e). Hvordan man sier ifra kan ha ulike benevnelser som bekymringsmelding, varsling, klage, underretning, melde ifra osv. Det er i utgangspunktet ikke vesentlig for den enkelte som sier ifra hvilket begrep man benytter i en innledende fase, men for ledere og saksbehandlere er det ryddig å avklare ulike begrep. Det skilles derfor mellom klage, varsel og underretning. KLAGE: Når du skal si ifra om egenopplevde hendelser eller forhold hvor du selv opplever å bli krenket, sender du inn en klage til arbeidsgiver. VARSEL: Et varsel gjelder først og fremst kritikkverdige forhold som ikke er arbeidsmiljørelatert (f.eks. underslag, korrupsjon lovbrudd osv.), men kan også benyttes i arbeidsmiljøforhold. Når du skal si ifra om hendelser som gjelder andre hvor du har vært vitne eller har blitt informert, sender du inn et varsel. Det kan også varsles på generelt grunnlag. UNDERRETNING: Begrepet underretning fremgår av arbeidsmiljøloven 2-3 som forplikter alle ansatte å underrette om hendelser som omfatter trakassering og diskriminering. Dette er også en form for varsling. 7. Hvordan sier jeg i fra? a. Til hvem Normalt skal du si ifra til din nærmeste leder. Dersom du av en eller annen grunn ikke har tillit til nærmeste leder, kan du si ifra til leder over i linja. Det er unntaksvis også mulig å si ifra direkte til HR- og HMS-sjef, som vil kontakte ansvarlig leder. Det er også mulig å si ifra til verneombudet, men man bør ta hensyn til at lokalt
verneombud ofte er en nær kollega. Det er derfor også mulig å si ifra til hovedverneombudet. b. Innhold En klage må leveres formelt, enten som et brev eller i et møte. Hvis det overleveres i et møte, skal leder skrive referat som du som klager skriver under på. Det er ikke greit å overlevere en muntlig klage i fortrolige samtaler med leder i f.eks. sosiale sammenkomster el.l. Klagen skal inneholde opplysninger om hvem som klager og hvem som anklages, og beskrive årsaken til klagen. Når årsaken beskrives bør det fremgå en konkret beskrivelse av hendelsesforløp, tid og sted for aktuelle hendelser, og navn på eventuelle vitner. En klager kan ikke være anonym overfor den eller de det klages på, av hensyn til motpartens rett til kontradiksjon. Hvis du bestemmer deg for å informere din nærmeste leder om forholdet, kan ikke leder forholde seg til opplysningene i fortrolighet, men må behandle dette etter NTNUs konflikthåndteringsrutiner. Leder har en handlingsplikt og skal ivareta en balansert tilnærming til alle sine ansatte, og for at din motpart skal kunne få uttale seg om påstander rettet mot seg, må ditt navn og hendelsen(e) gjøres kjent for vedkommende motpart. c. Gjengjeldelse og represalier Gjengjeldelse og represalier ved varsling, klage osv. er etter arbeidsmiljøloven forbudt. Forbudet gjelder både arbeidsgiver og medkolleger. Forbudet håndheves strengt og skal være en reell beskyttelse for den som velger å si ifra om forhold på arbeidsplassen som oppleves belastende. 8. Jeg frykter represalier, kan jeg si i fra anonymt? a. Når det gjelder meg selv Det er ikke mulig å si ifra (klage) anonymt om et arbeidsmiljøforhold som gjelder deg selv. Den som blir beskyldt for slike forhold, har et rett til å utøve kontradiksjon. Dette kan normalt ikke gjøres uten at den som klager er kjent for vedkommende. b. Når det gjelder andre Det er i større grad anledning til å si ifra anonymt når det ikke gjelder deg selv, men navnet til den du da varsler på vegne av, må gjøres kjent dersom arbeidsgiver skal ha en reell mulighet til å undersøke saken. Les mer om dette i NTNUs hjemmeside om varsling. 9. Noen har klaget på meg Dersom det rettes anklager mot deg, er du å anse som part i saken. Du har krav på informasjon om hva saken gjelder, og krav på å få forklare din side i saken (kontradiksjon) før
det konkluderes i saken. Det skal ikke iverksettes tiltak rettet mot deg før saken er ferdig behandlet og det eventuelt er konkludert med at du er ansvarlig for brudd på lovbestemmelser eller etiske retningslinjer. 10. Hva skjer etter at jeg har sagt ifra? Leder med personalansvar på laveste nivå vil være sakens eier, så fremt leder ikke er inhabil. Leder har en aktivitetsplikt og må sørge for å få undersøkt saken på en saklig og forsvarlig måte. Normalt vil det gjennomføres en faktaundersøkelse for å få kartlagt sakens faktiske forhold. Det innebærer bl.a. gjennomføring av møter og intervjuer med partene og evt. vitner, samt gjennomgang av relevante dokumenter og evt. andre bevis. Når en undersøkelse er gjennomført skal partene få se rapporten og komme med en tilbakemelding på denne før leder konkluderer i saken. En part er en som direkte er omfattet i saken, som regel den/de som klager og den/de som er påklaget. Varslere, vitner og medkolleger som er indirekte involvert, er ikke parter. Når leder har konkludert, iverksettes evt. tiltak alt etter hva undersøkelsen har avdekket. Dersom det ikke er avdekket at det foreligger et uforsvarlig arbeidsmiljø vil saken avsluttes uten at det iverksettes arbeidsmiljømessige tiltak. Hvis det derimot avdekkes at det foreligger et uforsvarlig arbeidsmiljø, må det iverksettes tiltak for å rette på arbeidsmiljøet for den eller de som er utsatt for dette. Dersom undersøkelsen avdekker at enkeltpersoner har gjort seg skyldig i handlinger, unnlatelser osv. som fremstår som brudd på medvirkningsplikten, lojalitetsplikten eller arbeidsmiljølovens bestemmelser om andres rett til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, må det vurderes om det skal gis advarsel eller rettes andre personalmessige tiltak mot vedkommende. Når en sak er endelig avklart, må alle ansatte, som en del av medvirknings- og lojalitetsplikten, vise evne og vilje til å innrette seg etter arbeidsgivers konklusjoner og tiltak.