Støttedokument for innsatsområda i ITstrategien

Støttedokument for innsatsområda i ITstrategien 1. Innsatsområde. 1.1 Kvalitet 1.1.1 MRfk skal tilby tilpassa tenester til interne og eksterne brukarar. Systema skal støtte krav om universell utforming. Universell utforming skal leggjast til grunn for planlegging av alle IT-prosjekt. Eksisterande system skal så langt det er mogleg tilpassast krav til universell utforming. 1.1.2 Persondata skal være konsistent i alle MRfk sine datasystem. Gjennom lovar og forskrifter har MRfk krav til å handsama personopplysningar på ein forsvarleg måte. Ved bruk av system for identitetshandtering kan ein få kontroll på brukardata i organisasjonen. Vi har som mål at alle IT-system er knytt opp mot eit felles identitetshandteringssystem for at persondata skal vera konsistente i alle system. 1.1.3 ITIL-rammeverket skal være styrande for kvalitetsarbeidet. ITIL-rammeverket er eit strukturert rammeverk for kvalitetssikring av leveranse, drift og support innanfor IT-sektoren. Ved bruk av dei mest relevante prosessane i dette rammeverket, vil vi organisere drifta etter etablerte standardar. ITIL er òg støtta av systema for brukarstøtte som vert nytta innanfor IT-drift. 1.1.4 Data skal i størst mulig grad registrerast ein gong. Data som er registrert skal gjenbrukas i andre system Datakvalitet er det viktigaste for at IT-systema som heilskap skal fungere optimalt. For å sikre god datakvalitet må ein knyta registreringa av brukardata til ein stad i organisasjonen der det er størst sjanse for at data vert registrert riktig. Det er t.d. meir sannsynleg at data som vert registrert for at ein skal få løn er meir riktig enn data som vert skrive inn i ein travel kvardag utan eit bestemt føremål. Man må difor bruka dei data som mest sannsynleg er riktig og gjenbruka desse i andre system. Prosessen med å knyte alle systema til

identitetshandteringssystemet er ein jobb som vi har jobba med over fleire år. Dette er enno ikkje ferdigstilt for alle system. 1.1.5 Risikovurderingar skal ligge til grunn for innføring eller endring av IT-tenester. Kvalitet i ein endringsprosess kan berre oppnåast ved god planlegging av endringa. I samband med dette skal ein gå gjennom ei risikovurdering med faste punkt, der ein sikrar at relevante risikomoment er adressert. Risikovurderinga skal ikkje berre ta omsyn til informasjonstryggleik, men òg element som å sikra informasjon til brukarane, opplyse og planleggje tidspunkt for endringa. Vi skal nytta Riskmanager som system for risikovurderingar. 1.1.6 All ny programvare skal kvalitetssikrast gjennom brukarmedverknad Ingen ny programvare som skal nyttast ut mot sluttbrukarar kan implementerast utan at det er testa hos brukarane. 1.1.7 MRfk skal sikre arkivperspektivet ved å sikre tilfredstillande rutinar og prosessar for langtidsbevaring av arkivverdig materiale, samt sletting i samsvar med lover og forskrifter. Det digitale arkivet skal nytte NOARK 5-kjerne. I tillegg til å arbeide for fulldigitale løysingar innanfor arkivområdet (avhending til langtidsbevaring), legg vi opp til at arkivering skal vera ein naturleg del av sentrale fagsystem. Døme på dette er arkiveringsfunksjonar i Outlook, automatisk arkivering av anbodsprosesser frå Mercell og integrerte arkivmodular i Alfresco. Nytt skoleadministrativt system må difor ta med dette punktet i planlegginga for å sikre fullelektronisk dataflyt. Punktet med NOARK 5 er sett for å knytte oss opp mot dei nye etablerte arkivstandardane. 1.1.8 MRfk skal nytte rammeverk og rutinar for gevinstrealisering Føremålet med gevinstrealisering er å sikra at ein får teke ut gevinstane av ein ITprosjekt. Gevinstar kan vera spara kostnader, raskare handsaming av saker, betre kvalitet eller større måloppnåing. Prosessen med gevinstrealisering definerer òg kven som er interessentar og kven som får ut gevinsten av gjennomføringa av eit IT-prosjekt. Det er ikkje alltid gevinstane kjem hos eigaren av IT-systemet. KommIT har utvikla eit rammeverk og verktøy for *gevinstrealisering. Denne finst her; http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/digitalisering/kommit/gevinstrealisering Den største utfordringa vil vere å gjera målingar i etterkant om i kva grad ein har

oppnådd dei gevinstane ein har sett for seg. Hovudårsak til dette er at når prosjektet er gjennomført, er ein over på nye prosjekt og gløymer det som allereie er implementert. 1.1.9 Kvalitet på IT-tenestene i MRfk skal målast. For å kunne måle IT-tenester, effekten av endringar i IT-tenester eller vurdere om ein skal bytte produkt på ein IT-teneste, må ein etablere relevante målepunkt (KPI - Key Performance Indicators) for kvar teneste. Desse målepunkta skal liggja til grunn for gåande evaluering av tenesta. Ved måling av t.d. IT-tenesta «Servicedesk» (brukarstøtte), kan døme på slike KPI-er vera: Innkommande sakar, eskaleringar, responstid, løysningstid. For andre tenester, t.d. «Arbeidsstasjon tynnklient» kan dette vere gjennomsnittleg responstid, innloggingstid. For andre tenester kan «opplevd kvalitet» vera riktige måleparameter. Her kan brukarundersøkingar vera det riktige verktøyet. Slike målingar treng ikkje å vera spesielt ressurskrevjande, men det kan vera ei utfordring å definera riktige KPI-ar som er dekkande for kvar enkelt IT-teneste.

1.2 Effektivisering 1.2.1 Leggje til rette for automatisk pålogging for alle IT-systema i fylkeskommunen. All røynsle viser at system med automatisk innlogging (SSO - SingleSignOn) vert meir brukt enn system utan. I tillegg bidreg dette til å minska mengda brukarnamn og passord. For IT-seksjonen tyder dette at vi må jobba mot leverandørar for at dei skal få støtte for teknologiar som gjev automatisk innlogging i sine system. I tillegg vert jobba det med nasjonale innloggingstenester, slik som FEIDE, for at ein skal få automatisk innlogging mellom Møre og Romsdal fylkeskommune sitt domene og FEIDE. Dette punktet krev difor ei rekkje delprosjekter for å koma i mål. 1.2.2 Elektronisk samhandling skal erstatte papirbasert kommunikasjon. Dette er eit enkelt og konkret tiltak, men fører med seg store endringer i tilsettes måte å jobba på. Her er det like mykje organisasjonsutvikling som teknologi. 1.2.3 Krevje at leverandørar tilbyr standardiserte grensesnitt for utveksling av data. Dette kravet skal vere standard i kravspesifikasjonar ved nye innkjøp. Sjølv om vi kan krevje dette ved nykjøp av programvare, har vi ei rekkje system i dag der dette manglar. Her vert oppfølging av leverandørane viktig for å få dette på plass. 1.2.4 MRfk skal følje dei felles nasjonale IKT arkitekturprinsippane. Ved å følgja dei felles nasjonale IKT arkitekturprinsippa vil vi kunna ta i bruk felleskomponentar som vert utvikla nasjonalt. 1.2.5 Manuelle arbeidsprosessar som omhandlar behandling av data skal nytte digitale løysningar. Dette punktet vil vera grunnlaget for eit digitaliseringsprosjekt/program der vi kartlegg dagens arbeidsprosessar og etablerer automatiserte prosessar der dette er relevant. Ein del av dette vil løysast gjennom fagsystema våre, medan andre integrasjonar mellom system må handterast i eit integrasjonsprosjekt. 1.2.6 Digital signatur skal nyttast for å etablere ein gjennomgåande digital arbeidsprosess. Digital signatur vil gjera det mogleg å fulldigitalisere prosessar som i dag krev fysisk signatur. Innkjøp er eit område der dette står igjen for å få til ein fulldigital prosess.

1.3 Organisering og styring 1.3.1 MRfk skal sikre brei forankring for val av IT-løysingar. På strategisk nivå gjennom IT-utvalet og på taktisk nivå gjennom IT-råd. Forankring av IT-prosjekta er nøkkelen til ei vellykka innføring av eit IT-system. Vi ynskjer at systema vi har investert i vert brukt og dette kan vi berre få til gjennom ein brei og god forankring. IT-utval og IT-råd er naturlege arenaer for dette. I tillegg må forankringa skje vidare ned i organisasjonen. Per i dag har fylkeskommunen ei utfordring på dette området. 1.3.2 MRfk skal ha ein koordinert applikasjonsforvaltning I ein kompleks organisasjon som Møre og Romsdal fylkeskommune, vil det vere behov for ei stor mengd med applikasjonar/dataprogram. Vi prøver likevel å unngå at vi opererer med fleire program som utfører akkurat det same. Nokre gonger vil det vera behov for fleire program på grunn av store prisskilnader eller ulike behov for kvar einskild brukargruppe, men i hovudsak ynskjer vi ei styrd utvikling på dette området. Vi opererer difor med «koordinert applikasjonsforvalting». 1.3.3 MRfk skal ha en aktiv porteføljestyring Porteføljestyring er ei nemning på prosessen med å velja ut og prioritera prosjekt og program. Aktiv porteføljestyring vil seie at fylkeskommunen skal ha ein medvit som det totale mengd It-prosjekt som går føre seg og omfanget av dei, sjølv om det er like avdelingar i fylkeskommunen som eig prosjektet. IT-systema vert meir og meir integrert og ein er avhengig av kapasitet, kompetanse og yting på tvers av systema. Aktiv porteføljestyring inneber at ein evnar å prioritera på tvers av einingane i fylkeskommunen. 1.3.4 MRfk skal ha ein brukarstøttefunksjon som har ein tilgjengelegheit som er tilpassa arbeidstakarane sin arbeidstid frå 07:00 17:00. Punktet legg opp til ein utvida brukarstøtte og beredskap i tilhøve til det vi har i dag (08:00 15:30). Ordinær brukarstøtte eller vaktordningar er moglege løysingar for å utvida tenestetilbodet på brukarstøtta. 1.3.5 IT skal ha samhandlingsarenaer for alle einingane i fylkeskommunen Det er behov for tiltak for å sikre forankring i fylkeskommunen.

Samhandlingsarenaer er her eit viktig reiskap. Dette kan vera statusmøte med avdelingar, rektormøte, avdelingsmøte, seksjonsmøte, AGP-konferansar. 1.3.6 IT skal sikre at intranettet er tilgjengelig for alle tilsette og intranettet skal sikre at relevant informasjon blir gitt til kvar einskild tilsett. Éin stad der alle tilsette får tilgjenge til viktig informasjon må prioriterast. Dette punktet er òg forankra i kommunikasjonsstrategien, men det er òg eit heilt avgjerande verktøy for forankring innanfor IT.

1.4 Samhandling 1.4.1 IT-verkty for samhandling skal vere fleksibelt, intuitivt og lett å ta i bruk for nye tilsette. Brukarvennlegheit er nøkkelen for å lukkast med å ta i bruk nye verktøy innanfor digital samhandling. 1.4.2 Legge til rette for integrerte løysingar mellom meldingar, tale og video (samordna kommunikasjon). Alle tilsette i MRfk skal nytte samordna kommunikasjonsløysingar innan 2017 Dette punktet inneheld alle komponentane som gjer det mogleg å kommunisere fulldigitalt; Melding om nærvær, tale, video, tekst og deling av innhald (deling av skjerm eller applikasjonar). Dette inneheld òg overgangen til IP-telefoni og integrasjon av mobiltelefoni. 1.4.3 Nytte IT-verkty som kan nyttast til å fremje samhandling internt i organisasjonen, på tvers av avdelingar og mot eksterne samarbeidspartar. Løysingar for samspel mellom tilsette må kunna brukast på tvers av organisasjonar.

1.5 Kompetanse 1.5.1 e-læring skal tas i bruk som ein sentral del av kompetansebygginga. IT-seksjonen har hatt eit prøveprosjekt med å utvikle elæringsressurser internt i staden for å kjøpe slike tenester. Vi ser at vi på denne måten får meir for pengane, og dessutan at vi får betre opplegg som er tilpassa organisasjonen vår. Tiltaket er òg godt motteke i organisasjonen. 1.5.2 Fylkesakademiet skal være MRfk sin interne arena for sektorovergripande opplæringstiltak innanfor IT. Dette er eit viktig prinsipp for å sikre god forankring av opplæringstiltak innanfor IT-systema. 1.5.3 MRfk skal legge til rette for å utvikle ein delingskultur. Det er krevjande å sikra nok trykk på opplæringstiltaka. Deling av opplegg som vert utarbeidd rundt om i organisasjonen kan vera eit godt tiltak for å sikre eit godt nok læringstrykk. IT-verktøy skal underbygga ein slik delingskultur. 1.5.4 MRfk skal ved hjelp av IT-løysingar tilby leiarstøtte på alle nivå i organisasjonen og dermed gi betre analysegrunnlag for å kunne gjere val. Dette inneber å etablera løysingar for «Bussiness Intelligence» (BI). I tillegg kan dette supplerast med tilsvarande analyseverktøy som fagsystemleverandørane har i sine produkt. 1.5.5 MRfk skal ha eit «ope» intranett som legg til rette for kunnskap- og informasjonsdeling. Dette punktet ligg òg i kommunikasjonsstrategien, men vert her eit strategisk viktig punkt for å sikre informasjon- og kunnskapsdeling.

1.6 Innovasjon 1.6.1 MRfk skal legge til rette for ein utviklingsorientert tilnærming til bruk av ITbaserte verkty og informasjonsteknologi. Målet med dette punktet er å tenkja innovativ og bruke teknologien vi har. Vi må kunna ha evna til å kopla behov og løysingar på nye måtar og vurdera kva som er det beste for organisasjonen. 1.6.2 MRfk skal legge til rette for alternative måtar å utnytte IT kor bruken støtter læring og tverrfaglig samarbeid. Dette punktet vert til knytt det å oppmuntra tilsette til å ta i bruk nye arbeidsmåtar gjennom bruk av teknologi. 1.6.3 MRfk skal samarbeide med kommunar og fylkeskommunar om felleskomponentar for å utvikle nye og betre IT-tenester for tilsette og innbyggjarar. For å lukkast med digitaliseringsarbeidet, spesielt opp mot dei nasjonale tenestene, må Møre og Romsdal fylkeskommune samarbeida med andre fylkeskommunar for å dela på erfaringar og kostnader med utvikling av nye løysingar. 1.6.4 MRfk skal delta i utvikling og utprøving av nye teknologiske løysningar. Her vert det lagt det opp til at vi skal vera pilotar på område der vi ynskjer å vera langt framme i utviklinga. 1.6.5 MRfk skal utnytte interne og eksterne finansieringsordningar for å sikre gjennomføring av innovative utviklingstiltak. Opp imot forrige punkt går dette på å søkja middel til å utvikla nye løysingar til beste for organisasjonen. Dette kan vere OU-midlar eller eksterne prosjektmiddel.

1.7 Teknologi 1.7.1 Ved val av nye system skal løysingar basert på open kildekode vurderast. Det finst open programvare (Open source) innanfor dei fleste fagområde. Ein del av desse har stor utbreiing og høg kvalitet. I mange tilfelle er denne typen programvare av høgare kvalitet enn det som finst av proprietær programvare. Når ein har eit behov for ny programvare, ynskjer vi difor å vurdera om behovet kan dekkjast av løysingar som finst i marknaden på open programvare. Møre og Romsdal fylkeskommune har lang røynsle med slik programvare og nyttar dette i dag innanfor ei rekkje område (webservere, publiseringsløysninga ezpublish, Alfresco, lastbalanserar for epost, brukarstøttesystem, prosjektstyringssystem, monitoreringssystem osb.) 1.7.2 Det skal berre være eitt system for ein type oppgåve eller fagområde. Dette er eit prinsipp som er viktig for å kunne oppretthalda ei standardisert applikasjonsforvalting i fylkeskommunen. Overlappande system må konsoliderast. Dette er viktig både for å sikre trykk på opplæring og utbreiing, og dessutan at ein unngår å bruke pengar på system som allereie finst. 1.7.3 MRfk skal dele data som kan gjenbrukas av næringsliv og privatpersoner for å utvikle nye tenester (opne data). MRfk har mykje data som er lagra i interne datasystem. Opne data er «strukturert informasjon som er gjort tilgjengelege slik at dei kan lesast og vert tolka av både maskin og menneske». Data må òg ha ein open lisens slik at dei enkelte kan bruke data av dei som vil. Open Knowledge Foundation (http://okfn.org/) definisjonen av opne data er; «data som er fritt tilgjengeleg for bruk og vidarebruk av alle, både menneske og maskiner. Dataeigarar kan ikkje krevja meir enn at ein namngjev og/eller deler vidare på same vilkår. 1.7.4 MRfk skal leggje til rette for at tilsette og innbyggjarane kan bruke mobile einingar for å nytte MRfk sine digitale tenester. Dette inneber at mange av dei web-løysningane vi har i dag må tilpassas slik at dei fungerer godt på mobile plattformer. Dette vert kalla «responsive design».

For å få «responsive design» på dei webløysningane som er utvikla av fagsystemleverandørane våre, er vi avhengig av at leverandørane gjer jobben. 1.7.5 MRfk skal leggje til rette for plattformuavhengigheit (gjere det mulig å bruke ulike operativsystem på ulike tekniske einingar). Vi ynskjer at vi ikkje vert avhengig av ein spesiell type eining eller programvare for å nytta IT-tenestene i fylkeskommunen. I dag er mykje knytt til Windows operativsystem, men målet er at dei fleste tenestene kan verta òg brukt på mobile einingar, mac eller andre plattformer. Dette vert kalla plattformsjølvstende. 1.7.6 MRfk skal nytte nasjonale felleskomponentar og tenesteorientert systemarkitektur Det vert utvikla ei rekkje IT-system som alle fylka og kommunane kan ta i bruk. Vi ynskjer å nytte desse felleskomponentane i Møre og Romsdal fylkeskommune. 1.7.7 MRfk skal nytte system som i størst mulig grad er webbaserte (webgrensesnitt). Web-baserte (webgrensesnitt) gjer det enklare å nytte systema på ulike teknologiske plattformer som Windows, mac, nettbrett og mobiltelefonar. 1.7.8 «Skybaserte» IT-tenester skal vurderast der det er relevant. Kva for tenester som eventuelt skal etablerast i «skyen» skal sjåast i samband med ein etablert «soursingstrategi» for fylkeskommunen. IT-marknaden går mot større bruk av tenester som vert drifta i eit datasenter og som vert gjort tilgjengeleg via Internett. Slike tenester vert kalla «skytjenester». Desse består eigenleg av ei rekkje ulike tenester. I nokre tilfelle er dette programvare som ei teneste; t.d. reiserekningsmodulen i Visma. Andre gonger kan det vera datakraft som ei teneste, altså serveren står i eit datasenter ein stad og vi leiger kapasitet på dette datasenteret. Det vil i åra som kjem koma ei rekkje slike tenester som vi kan velja å setja ut i «skya». I praksis er dette ei form for «outsoursing» og må vurderast med grunnlag i ein «soursingstrategi».

1.8 Samfunn 1.8.1 MRfk skal legge til rette for å nå dei nasjonale måla om «Digitalt førsteval» og legge til rette for fulldigitale brukarvenlege sjølvbetjeningstenester. Digitalt førsteval tyder at «Digital kommunikasjon skal vera den primære kanalen for dialogen mellom innbyggjarar og offentlege verksemder, og mellom næringsliv og offentlege verksemder». Det tyder i praksis at fylkeskommunen må etablera elektronisk dataflyt mellom systema internt og ut mot eksterne system. Dette inneber at vi gjennomfører ein prosessanalyse av arbeidsprosessane i fylkeskommunen, etablerer digitaliseringsprosjekt for å digitalisera eigna arbeidsprosessar og etablerer dei integrasjonane som er naudsynt for å no dette målet. 1.8.2 MRfk skal gjennom IT-tenester gi nødvendig trafikkinformasjon frå samferdselssektoren til innbyggarane. Løysingane innanfor sanntidsinformasjon frå kollektivtransporten kan gje publikum mykje nyttig informasjon. Dette er eit datagrunnlag som kan nyttast på ulike måtar. Dette vert no implementert i skilt, men kan òg nyttast i andre kanalar, m.a. på web. 1.8.3 MRfk skal tilby digitale publikumstenester gjennom mobile einingar. Mobile einingar vil vera førstevalet for mange brukarar i åra som kjem. Alt vi tilbyr eksternt må difor tilpassast mobile einingar. 1.8.4 Digitale tenester skal følgje reglar for universell utforming. Dette punktet handlar om å tilpassa IT-tenestene slik at dei kan nyttast av alle; http://uu.difi.no/uu-av-ikt-pa-2-minutter-0 1.8.5 Innbyggjarane skal kunne nytte nasjonale påloggingstenester. Her er det snakk om å knyta saman innlogging til publikumstenestene (t.d. rekruttering og søknader om tilskott) opp mot dei nasjonale innloggingstenestene, ID-porten. Her er det ulike innloggingsmetoder ut ifrå tryggleiksnivå. Tryggleiksnivåa er definert her: https://www.regjeringen.no/no/dokument/dep/kmd/lover_regler/retningslinjer/ 2008/rammeverk-for-autentisering-og-uavviseli/4/id505929/

1.8.6 Gjennom bruk av informasjonsteknologi, skal ein legge til rette for at innbyggarane for informasjon om dei politiske prosessane på ein lett tilgjengeleg måte. Gjennom IT-tenester skal ein gjere dei politiske prosessane meir tilgjengeleg. Både gjennom å forklare korleis prosessane går får føre seg, leggje ut høyringar og gjere dokumentar tilgjengeleg for publikum.

1.9 Miljø 1.9.1 MRfk skal redusere energiforbruk gjennom val av tekniske løysningar, mellom anna konsolidering av maskinvare, virtualisering og effektiv utnytting av maskinrom. Tradisjonelt sett har datarommet bestått av serverskap med ein servar per ITteneste. Dette har teke mykje plass og eit stort behov for straum og kjøling. Utviklinga går no mot at fleire IT-tenester køyrer på same fysiske servar (virtualisering), og dessutan at fysiske serverar brukarar mindre plass enn før. Innanfor kjøleteknologi er det òg nye løysingar som gjev lågare energiforbruk. 1.9.2 MRfk skal i størst mulig grad nytte videokonferanse i staden for reiser. Dette er eit enkelt og konkret tiltak, men krev nokre forpliktande retningslinjer og rutinar for at dei skal følgjast. 1.9.3 Videokonferanse/telepresence skal være lett tilgjengelig for alle tilsette via videorom eller PC/mobil. For at slike løysingar skal takast i bruk, må dei vera lett tilgjengeleg, helst ferdig sett opp og innlogga slik at alle kan nåast utan at dei sjølv må gjera noko sjølv. I tillegg opnar dette opp for nye arbeidsformer, t.d. ved tilnærma likt arbeidsverktøy på kontor i heimen som på kontoret. 1.9.4 MRfk skal redusere bruk av papir til et minimum ved effektive og tilgjengelige ITverktøy og løysingar. I tillegg til å etablera løysingar slik at ein slepp å skrive ut dokument, vil det vere behov for å styre bruk av skrivarar i større grad. I dag vert mykje av det som vert skrive ut liggjande på skrivarane, utan at papiret vert henta. 1.9.5 MRfk skal sette miljøkrav i dei innkjøpsprosessane som blir gjennomført. Miljøkrava skal vere ein del av rammeavtalane som vi inngår med leverandørar på IT-utstyr. Desse skal då gjelde for alle dei innkjøpa som skjer på rammeavtala.