Meeting Book: Bø kontrollutval (24.01.2018) Bø kontrollutval Date: 2018-01-24T11:00:00 Location: Bø kommunehus, møterom 1. etg. Note:
Saksliste Møteinnkalling 1/18 Godkjenning av møteinnkalling 24.01.18 3 Møteprotokoll 1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 4 Saker til behandling 1/18 Endra fremdriftsplan for forvaltningsrevisjon i IRMAT AS - Grunnlag for sjølvkost 18 2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune 20 3/18 Vurdering av revisor sitt sjølvstende Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor 30 4/18 Orientering frå revisjonen 24.01.18 33 5/18 Referatsaker 24.01.18 34 6/18 Eventuelt 24.01.18 42
1/18 Godkjenning av møteinnkalling 24.01.18-18/00064-1 Godkjenning av møteinnkalling 24.01.18 : Godkjenning av møteinnkalling 24.01.18 Arkivsak-dok. 18/00064-1 Sakshandsamar Alexander Etsy Jensen Saksgang Bø kontrollutval Møtedato Godkjenning av møteinnkalling 24.01.18 Forslag frå sekretariatet: Møteinnkalling 24.01.18 godkjennast. Vedlegg: Møteinnkalling 24.01.18 1
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 Arkivsak-dok. 18/00064-2 Sakshandsamar Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Bø kontrollutval 24.01.2018 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 Forslag frå sekretariatet: Protokoll frå møte 07.11.17 godkjennast. Vedlegg: Protokoll 07.11.17 1
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 Møteprotokoll Bø kontrollutval Dato: 07.11.2017 kl. 12:00 Sted: Bø kommunehus Arkivsak: 17/00014 Til stede: Arne Storhaug (AP), Ole Morten Aasgrav (FRP), Augon Eika (V) Møtende varamedlemmer: Forfall: Ikkje møtt: Andre: Heidi Rønneid (AP) for May Brit Haugland (FRP) May Brit Haugland (FRP) Gunn Annie Hellestad (SP) Oppdragsrevisor Birgitte L. Bøen Rådmann Åse Egeland (sak 29-32/17) Kommunalsjef helse og velferd Terje Kili (sak 31-32/17) Plan- og fagansvarleg, helse- og velferd Urban Eriksen (sak 31/17) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 5/17 17/00014-34 Godkjenning av møteinnkalling 07.11.17 3 Møteprotokoll 6/17 17/00014-35 Godkjenning av protokoll frå møte 02.10.17 4 Saker til behandling 1
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 29/17 17/15033-1 Orientering om kommunens økonomiske situasjon - 2. tertial 5 30/17 17/15034-1 31/17 16/10000-13 32/17 17/15077-5 33/17 17/14323-7 Orientering om rådmann sitt budsjettforslag for 2018 og økonomiplan Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg Orientering om Bø kommune sin kommunikasjonsplan og pressereglement Revidert prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS 6 7 8 9 34/17 17/15063-1 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet for 2018 10 35/17 17/00021-7 Orientering frå revisjonen 07.11.17 11 36/17 17/00027-8 Referatsaker 07.11.17 12 37/17 17/00034-7 Eventuelt 07.11.17 13 Bø, 07.11.2017 Arne Storhaug Kontrollutvalsleiar Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 Møteinnkalling 5/17 Godkjenning av møteinnkalling 07.11.17 Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 5/17 Forslag frå sekretariatet: Møteinnkalling 07.11.17 godkjennast. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Møteinnkalling 07.11.17 godkjennast. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 Møteprotokoll 6/17 Godkjenning av protokoll frå møte 02.10.17 Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 6/17 Forslag frå sekretariatet: Protokoll frå møte 02.10.17 godkjennast. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Protokoll frå møte 02.10.17 godkjennast. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 Saker til behandling 29/17 Orientering om kommunens økonomiske situasjon - 2. tertial Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 29/17 Forslag frå sekretariatet: Saka takast til vitande. Møtehandsaming Rådmann Åse Egeland orienterte om Bø kommunes økonomiske situasjon pr. 2. tertial 2017 i møtet. Votering Samrøystes. Vedtak Saka takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 30/17 Orientering om rådmann sitt budsjettforslag for 2018 og økonomiplan Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 30/17 Forslag frå sekretariatet: Saka takast til vitande. Møtehandsaming Rådmann Åse Egeland orienterte om rådmann sitt budsjettforslag for 2018 i møtet. Votering Samrøystes. Vedtak Saka takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 31/17 Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 31/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga til førebels orientering. Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltaka som er skissert for å følje opp anbefalingane i rapporten og ønsker å få sendt over ein stadfesting frå rådmann når tiltaka er fullført. Møtehandsaming Til møte låg ei skriftleg tilbakemelding frå rådmann om korleis rapporten blir følgt opp. I tillegg var både rådmann, kommunalsjef helse og velferd Terje Kili og plan- og fagansvarleg, helse- og velferd Urban Eriksen til stades i møte for å nærmare gjere greie for dei tiltaka kommunen har gjort for å sikre at revisjonens anbefalingar er blitt følgt opp og kva for tiltak som er under planlegging. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga til førebels orientering. Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltaka som er skissert for å følje opp anbefalingane i rapporten og ønsker å få sendt over ein stadfesting frå rådmann når tiltaka er fullført. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 32/17 Orientering om Bø kommune sin kommunikasjonsplan og pressereglement Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 32/17 Forslag frå sekretariatet: Rådmann si orientering takast til vitande. Møtehandsaming Med bakgrunn i det konkrete utsegne i Varden vart rådmann bedt om å gi ei orientering om Bø kommune sin kommunikasjonsplan og pressereglement sett i lys av utsegne det visast til. Rådmann Åse Egeland og kommunalsjef helse og velferd Terje Kili orienterte om saka i møte og svare på spørsmål frå utvales medlemmar. Votering Samrøystes. Vedtak Rådmann si orientering takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 33/17 Revidert prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 33/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet sluttar seg til revisjonens forslag til revidert prosjektplan og kostnadsfordeling slik det ligg føre og bestill med dettar prosjektet frå Telemark Kommunerevisjon IKS. Møtehandsaming Sekretariatet presenterte dei viktigaste endringane i den reviderte prosjektplan og forslag til kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS Sekretariatet fremma føljande endringsforslag i møte: Kontrollutvalet godkjenner revisjonens forslag til revidert prosjektplan og kostnadsfordeling slik den ligg føre og bestillar prosjektet frå Telemark Kommunerevisjon IKS. Votering Samrøystes for sekretariatets endringsforslag. Vedtak Kontrollutvalet godkjenner revisjonens forslag til revidert prosjektplan og kostnadsfordeling slik den ligg føre og bestillar prosjektet frå Telemark Kommunerevisjon IKS. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 34/17 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet for 2018 Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 34/17 Forslag frå sekretariatet: Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet for 2018 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedatoar for 2018: (Onsdagar kl. 12:00) 24.01-11.04 06.06-05.09-07.11 Møtehandsaming Sekretariatet la fram forslag til møte- og arbeidsplan for 2018 for Bø kontrollutval. Votering Samrøystes. Vedtak Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet for 2018 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedatoar for 2018: (Onsdagar kl. 12:00) 24.01-11.04 06.06-05.09-07.11 [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 35/17 Orientering frå revisjonen 07.11.17 Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 35/17 Forslag frå sekretariatet: Saka takast til vitande. Møtehandsaming Telemark Kommunerevisjon IKS orienterte om følgjande i møte: 1. Laupande revisjon - Opphaldsbetaling - Elektroniske reiserengingar - Avstemming av sjukepengar automatisk rutine - Verksemdsbesøk Bøhamna barnehage o Elektroniske timelistar o Barnehagebetaling o Utplukk av innkjøp Votering Samrøystes. Vedtak Saka takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 36/17 Referatsaker 07.11.17 Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 36/17 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til vitande. Møtehandsaming 1. Referatsakar: a. Tilsynsrapport frå Mattilsynet med varsel om vedtak Etter tilsyn med drikkevassbasseng 2. Innkommen post: a. Brev frå fellesnemnda for Midt-Telemark kommune vedr. sekretariat for kontrollutvalet i Midt-Telemark kommune 3. Saker handsama i kommunestyret: a. 21.08.17 sak 70/17 - Val av revisor for verksemda i fellesnemnda b. 16.10.17 sak 87/17-6 - Fastsettelse av ny selskapsavtale for Telemark kommunerevisjon IKS (TKR) 4. Dagsaktuelle saker: Ingen sakar innspelt på forhand. 5. Neste møte 24.01.18 kl. 12:00 Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teken til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 12
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17-18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 : Protokoll 07.11.17 37/17 Eventuelt 07.11.17 Handsama av Møtedato Saknr 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 37/17 Klikk her for å skrive inn tekst. Møtehandsaming Ingen saker blei handsama under eventuelt. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 13
riftsplan for forvaltningsrevisjon i IRMAT AS - Grunnlag for sjølvkost - 17/14323-12 Endra framdriftsplan for forvaltningsrevisjon i IRMAT AS - Grunnlag for sjølvkost : Endra framdriftsplan for forvaltningsrevisjon i IRMAT AS - Grunnlag for sjølvkost Arkivsak-dok. 17/14323-12 Sakshandsamar Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Bø kontrollutval 24.01.2018 Endra framdriftsplan for forvaltningsrevisjon i IRMAT AS - Grunnlag for sjølvkost Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet sluttar seg til revisor sitt forslag til endra framdriftsplan. Bakgrunn for saka: Det visast til vedteke prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i IRMAT, med tema sjølvkost og krussubsidiering. Som følje av hendingar utanfor Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) si kontroll har TKR vore tvungen til å omdisponere nokre ressursar internt. Det vert opplyst i brev frå TKR at det blir av den grunn vanskeleg å gjennomføre bestillinga som avtalt. Med det som bakgrunn for kontrollutvalet lagt føre denar saka. Saksopplysningar: Slik det ligg an no, så blir gjennomføringa av denne forvaltningsrevisjonen utsatt til ut på våren 2018, slik at den vil omfatte rekneskap årane 2016 og 2017. Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomført av Dag Oftung. TKR si oppmoding om utsetjing vert handsama av alle dei involverte kontrollutvala på nyåret. Det er nå avklart at Hjartdal kommune ikkje deltar. Kontrollutvala har også bedt TKR om å undersøke kommunane si utøving av eigarskap i IRMAT AS, og om selskapet si drift er i samsvar med formål og andre føringar frå eigarane. Denne kontrollen vil bli gjennomført før TKR undersøker sjølvkosten, og vil starte opp i nær framtid. TKR vil sende eit eiga brev om igangsetting og prosess. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet tilrår kontrollutvalet om å sluttar seg til revisor sitt forslag til endra framdriftsplan. Vedlegg: - Brev frå TKR om «Forvaltningsrevisjon i selskap Grunnlag for seivkost utsettelse» 1
8 Endra fremdriftsplan for forvaltningsrevisjon i IRMAT AS - Grunnlag for sjølvkost - 17/14323-12 Endra framdriftsplan for forvaltningsrevisjon i IRMAT AS - Grunnlag for sjølvkost : Forvaltningsrevisjon i selskap Grunnlag for seivkost - utsettelse TELEtAARK KOMMUNEREVISJON 11(5 Hovedkontor: Postboks 2805, 3702 Skien Tif.: 35917030 e-post: post-tkr@tekomrev.no IRMAT AS Distriktskontor: ved daglig leder og styreleder Postboks 83383380 Tif.: 35 05 90 00 Organisasjonsnummer: 985867402 Vår ref.: 17/2051/tork Deres ref.: Arkivkode: 407 010 Forvaltningsrevisjon i selskap Grunnlag for seivkost - utsettelse Vi viser til tidligere oppstartbrev og oppstartmøte om forvaltningsrevisjon i IRMAT AS. Slik det ligger an nå, så blir gjennomføringen av denne forvaltningsrevisjonen utsatt til ut på våren 201$, slik at den vil omfatte regnskapsårene 2016 og 2017. Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomført av Dag Oftung. Vår anmodning om utsettelse blir behandlet av kontrollutvalgene i 80, Sauherad og Notodden på nyåret. Det er nå avklart at Hjartdal kommune ikke deltar. Kontrollutvalgene har også bedt oss om å undersøke kommunenes utøvelse av eierskapet i IRMAT AS, og om selskapets drift er i samsvar med formål og andre føringer fra eierne. Denne kontrollen vil bli gjennomført før vi undersøker selvkosten, og vil starte opp i nær framtid. Vi vil sende eget brev om oppstart og prosess. Skien 13.12.2017 Telemark kommunerevisjon IKS d 42 A I L5- ( c ---- Ç--l_-\_ Kirsti Torbjørnson \ leder for forvaltningsrev\jon Kopi til: Eierkommunene og Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat
2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune - 18/00160-1 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune : Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune Arkivsak-dok. 18/00160-1 Sakshandsamar Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Bø kontrollutval 24.01.2018 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune Forslag frå sekretariatet: Tilråding til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner «Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune» Saksopplysningar: Kontrollutvalet skal informere kommunestyret om sitt arbeid i medhald av Kommunelova 77 punkt 6. Dette gjerast gjennom å leggje fram årsmelding for aktiviteten i kontrollutvalet. Årsmeldinga skal saman med møte- og arbeidsplanen for same periode gi kommunestyret ein mogligheit til å følgje med på om dei vedteke planar, oppgåver og målsetningar blir følgde opp. Utkast til årsmelding for 2017 blir lagt fram for godkjenning i utvalet, som så sendar den endelege årsmeldinga vidare til kommunestyret. Vedlegg: - Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune 1
2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune - 18/00160-1 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune : Årsmelding 2017 - Kontrollutvalet Bø Bø kommune Kontrollutvalet si årsmelding 2017 Temark Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS
2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune - 18/00160-1 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune : Årsmelding 2017 - Kontrollutvalet Bø 1. INNLEDNING Kontrollutvalet gir med dette ei samla årsmelding for aktiviteten i 2017. Årsmeldinga skal gi eit bilde av utvalet si formelle rolle, instruks, forhold til revisjonen og sekretariatet og dei viktigaste saker som er behandla i år. Kontrollutvalet gir kvart år uttale til kommunerekneskapen, adressert til kommunestyret. Etter forskrift for kontrollutval, skal kontrollutvalet årleg rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjons prosjekt og selskapskontroll. Bestemminga må sjåast i samanheng med vedtekne planar og vert presentert på denne måten for året 2017. 2. SAMMENSETTING AV KONTROLLUTVALET Kontrollutvalet er valt av kommunestyret og skal i kommunestyret sin stad føre det løpande tilsynet med den kommunale forvaltninga. Alle kommunar og fylkeskommunar er pliktige til å velje eit kontrollutval. Kommunestyret kan foreta nyval av kontrollutvalets medlemmer i valperioden, men da må heile utvalet veljast på nytt. Reglar for val av medlemmer til kontrollutvalet er fastsette i eiga forskrift. Det er strenge avgrensingar i kven som er valbare til utvalet. Medlemmer og varamedlemmer (2017): Medlemmer Arne Storhaug (AP), leiar Ole Morten Aasgrav (FRP), nestleiar May Britt Haugland (FRP), medlem Augon Eika (V), medlem Gunn Annie Hellestad (SP), medlem Vara medlemmer Felles varaliste for AP og FRP: 1. vara Heidi Rønneid (AP) 2. vara Arild Gjelhus (FRP) Felles varaliste for V og SP: 1. vara Anne Carine Nilsen (H) 2. vara Audun Østtveit (KRF) Sist kommuneval førte til at det kom nye medlemmer i kontrollutvalet frå oktober 2015. Utvalet har også økt i storleik frå 3 medlemmer til 5 medlemmer, og kommunestyret har vedtatt felles varaliste høvesvis for AP/FRP og SP/V. Kommunelova krev at minst eitt av medlemmene skal veljast blant kommunestyret sine medlemmer. Departementet har tolka det slik at det gjeld ved konstituering. Augon Eika (V) er medlem av kommunestyret. Side 1 av 8
2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune - 18/00160-1 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune : Årsmelding 2017 - Kontrollutvalet Bø 3. RAMMER FOR KONTROLLUTVALET SITT ARBEID Etter Kommunelova 77 er kommunestyret pålagt å opprette eit eige kontrollutval som skal stå for løpande tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga og dei folkevalde organa som kommunestyret har oppretta. Tilsynet og kontrollen skjer i kommunestyret sin stad. Kommunelova 77 slår fast: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens rekneskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalet sine oppgåver er i utgangspunktet gitt i kommunelova 77, og i forskrift om kontrollutval av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalet utføre særskilte tilsynsoppgåver på deira vegner. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegner av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal ifølgje kommunelova sørge for mange oppgåver som vi vil komme nærmare inn på seinare. 4. OPPLÆRING OG KURS Det vert stadig stilt større krav og forventningar til kontrollutvalet sin kompetanse, både frå det politiske miljø og kommunen sine innbyggarar. Endra regelverk gjer det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlemmer av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalet si rolle, oppgåver og lovverk er nødvendig for å utføre dei oppgåvene som går fram av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust og vår konferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet vert blant anna årleg invitert til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og fagkonferansen til Forum for kontroll og tilsyn (FKT). Dette er ei viktig samling for å tilføre kontrollutvalet ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå heile landet kan møtast og drøfte saker og arbeidsmetodar. Side 2 av 8
2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune - 18/00160-1 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune : Årsmelding 2017 - Kontrollutvalet Bø 5. SEKRETARIAT Kommunen er medeigar i Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Temark har sekretariatsoppdraget for 34 kommunar i Vest-Agder, Aust-Agder og Telemark. Temark er med det eit av landets største kontrollutvalssekretariat. Sekretariatet har sju tilsette og fast sekretær for kontrollutvalet er Alexander Etsy Jensen. Sekretariatet skriv saksframstillingar, bistår kontrollutvalet i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møte og med oppfølging av vedtak. I det løpande arbeidet er sekretariatet bindeleddet mellom utval og revisjonsselskap, og utfører oppgåver på vegner av kontrollutvalet. 6. REVISJON Kommunen er medeigar i, og har avtale om levering av revisjonstenester med Telemark kommunerevisjon IKS. Revisjonen leverer revisjonstenester til 21 kommunar. Selskapet bistår kommunen med rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og rådgiving. Oppdragsansvarleg rekneskapsrevisor er daglig leder Kjell Peter Ekman og oppdragsrevisor er Birgitte Lindner Bøen. Forvaltningsrevisjon vert utført av ei eiga avdeling, der leiar er oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson. 7. ØKONOMI For å utøve sin funksjon på ein god måte har kontrollutvalet lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som mogleggjer den aktiviteten som det vert lagt opp til i møte- og arbeidsplanen. Kontrollutvalet er i tråd med kommunelova pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen. Rekneskapstala for den samla kontroll- og tilsyns verksemda i kommunen går fram av kommunen sin samla årsrekneskap. Under følger budsjett- og rekneskapstallane for 2017. Beskriving Budsjett 2017 Rekneskap 2017 Godtgjering 27000 15400 Kurs, reiser og møte for medlemmene 50000 25333 Bevertning 5000 6358 Kjøp frå IKS a. Revisjon (ut frå avtale, Koml. 77, nr. 3) 748000 747200 b. Sekretariat (ut frå Koml. 77, nr. 10) 141000 140900 c. Selskapskontroll (ut frå Koml. 77, nr. 5) 80000 60000 Totalutgifter 1051000 995191 Side 3 av 8
2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune - 18/00160-1 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune : Årsmelding 2017 - Kontrollutvalet Bø 8. KONTROLLUTVALETS ARBEID MØTE OG SAKER Kontrollutvalet har i 2017 gjennomført seks møte (to fellesmøte) og behandla 37 saker. I likskap med andre folkevalde organ er som hovudregel møte opne. Sakskart, saksdokument og protokollar vert løpande lagt ut på kommunen og sekretariatet sine heimesider (www.temark.no). Utvalet ønsker å ha oppdatert informasjon om kommunen si verksemd, og samtidig gjere sin eigen funksjon meir kjent. Administrasjonen har ved fleire høve blitt invitert til kontrollutvalet for å orientere om forskjellige verksemdsområder i kommunen. Kontrollutvalet ønsker å være synleg og ha god kontakt med leiinga i kommunen. Pressa har unntaksvis vore til stades på kontrollutvalet sine møte. Rådmannen eller representantar for rådmannen har deltatt på fleire av utvalet sine møte, noko kontrollutvalet oppfattar som ein styrke i sitt arbeid. Ein stor del av kontrollutvalet si saksbehandling omfattar forhold utvalet er pålagt å arbeide med, gjennom krav i kommunelova 77 og forskrift om kontrollutval. Kva for fokus utvalet vel i dei ulike arbeidsoppgåvene er det i stor grad opp til utvalet å definere sjølv. Kontrollutvalet kan etter oppmoding frå kommunestyret, etter innspel frå innbyggarar eller på eige initiativ ta opp forhold ved kommunen si verksemd, som kan knytast til utvalet sitt tilsynsarbeid. Kontrollutvalet er også opptatt av korleis kommunen følger opp rapportar frå andre tilsyn. I det følgande har vi trekt fram nokre av sakene som har vore behandla i løpet av året 2017. Rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontrollar er trekte ut som eigne kapittel, høvesvis kapittel 9, 10 og 11. Saker til behandling i kvart møte: Godkjenning av innkalling og protokoll frå sist møte Orientering frå revisjonen i møte Referatsaker i møte Eventuelt i møte Andre sakar til behandling: Forvaltningsrevisjon - Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg (sak 1/17) Årsmelding 2016 frå kontrollutvalet i Bø kommune (sak 2/17) Revisors egenvurdering av uavhengighet Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor (sak 3/17) Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt knytt til barnevernssamarbeidet i Midt-Telemark foreløpig drøfting (sak 7/17 og 17/17) Påstand om kryss-subsidiering IRMAT (sak 8/17) Rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess - Bø kommune (sak 9/17) Årsrapport og årsrekneskap 2016 frå skatteoppkrevjaren i Bø (sak 10/17) Årsrekneskap og årsmelding 2016 for Bø kommune - Uttale frå kontrollutvalet (sak 11/17) Side 4 av 8
2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune - 18/00160-1 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune : Årsmelding 2017 - Kontrollutvalet Bø Kontrollutvalet sitt ansvar i samband med mislege handlingar (sak 12/17) Kommunereform - Bø kommune (sak 13/17) Innstilling til valg av sekretariatsordning for nye Midt-Telemark kommune (sak 18/17) Innstilling til valg av revisjonsordning for nye Midt-Telemark kommune (sak 19/17) Oppfølging av rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess i Bø kommune (sak 20/17) Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 - Bø kommune (sak 21/17) Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende (sak 22/17) Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2017 Bø kommune (sak 23/17) Orientering frå Irmat AS (sak 27/17) Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune (sak 28/17) Orientering om kommunens økonomiske situasjon - 2. tertial (sak 29/17) Orientering om rådmann sitt budsjettforslag for 2018 og økonomiplan (sak 30/17) Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg (sak 31/17) Orientering om Bø kommune sin kommunikasjonsplan og pressereglement (sak 32/17) Revidert prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS (sak 33/17) Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet for 2018 (sak 34/17) 9. REKNESKAPSREVISJON Revisjon av årsrekneskapen er ein heilt sentral del av kommunen sin eigenkontroll. Revisor skal gi tryggleik for at ein kan stole på informasjonen kommunen gir om økonomien sin. Dette er ei viktig oppgåve. Revisor er ein uavhengig og objektiv tredjeperson som gjennom sine kontrollar kan avdekke og førebygge feil og manglar i den økonomiske rapporteringa. Revisor vil i tillegg rettleie kommunen for å bidra til å førebygge og avdekke feil og underslag. Kontrollutvalet skal sjå til at kommunen blir revidert på ein tryggjande måte. Utvalet er derfor avhengig av at revisor gir tilstrekkeleg rapportering om revisjonsarbeidet. At kontrollutvalet og revisor har ein god dialog og god forståing av kvar deira oppgåver, er ein viktig føresetnad for å vere trygg på at revisjonsarbeidet blir forsvarleg utført. Kontrollutvalet registrerer at revisors arbeid med å utføre rekneskapsrevisjon dei siste åra er blitt meir omfattande, spesielt knytt til dei mange attestasjonsoppgåvene som vert utført på vegner av staten og andre offentlege organ. I tillegg til å gje skildringar og uttaler mottar kontrollutvalet jamleg i møte informasjon om utført rekneskapsrevisjon. Kontrollutvalet har ved fleire høve gitt utrykk for at det vert gjort mykje godt arbeid innanfor området rekneskapsrevisjon og at dei er nøgde med måten revisjonen løyser oppdraget på. Side 5 av 8
2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune - 18/00160-1 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune : Årsmelding 2017 - Kontrollutvalet Bø 10. FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er eit verktøy som kommunestyret og kontrollutvalet skal bruke for å sikre at kommunen blir driven på ein måte som tar vare på innbyggarane sine behov og rettar best mogeleg. Forvaltningsrevisjon er ei av de pålagte oppgåvene til kontrollutvalet. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalet undersøke om kommunen følgjer regelverk, når fastsette mål, og om ressursane blir forvalta på ein effektiv måte. Kontrollutvalet har vore delaktig i val av tema og utforming av problemstillingar basert på ei risiko- og vesentlegheitsvurdering, innanfor dei rammene som er gjevne av kommunestyret. Kontrollutvalet er delegert mynde til å bestemme korleis avsette ressursar til forvaltningsrevisjon skal nyttast, og revisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjonen i tråd med faglege krav i løpet av valperioden. Sjølv om det er spesifikke krav til gjennomføring av ein forvaltningsrevisjon, er det viktig at kontrollutvalet involverer seg i val av problemstillingar, avgrensingar og tilnærming. Forvaltningsrevisjon gir kontrollutvalet mogelegheita til å gå i djupna i ulike saksforhold, innan eitkvart verksemdsområde i kommunen. Forvaltningsrevisjon vil derfor kunne ha høg nytteverdi, både i utvalet si kontrollverksemd, og i kommunen sin internkontroll og forbetringsarbeid. Kontrollutvalet skal minst ein gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtakast av kommunestyret sjølv, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalet å gjere endringar i planperioden. Kontrollutvalet handsama i møte 06.04.16 overordna analyse/plan for forvaltningsrevisjon for Bø kommune for perioden 2016-2019 utarbeidd av Telemark kommunerevisjon IKS. Planen er godkjent av kommunestyret i møte 28.04.16 sak 039/16. Område som var prioriterte i plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019: 1. Pleie og omsorg Sektorens bruk av fagdatasystemet Profil 2. Barnevern (Vi rår kontrollutvala i Midt-Telemark til å vurdere dette tema i fellesskap) Førebyggande arbeid i kvar kommune (ikkje felles) Vertskommuneavtalen økonomistyring og rapportering (Fellestema) 3. Informasjons-tryggleik Undersøke om retningslinene er dekkande og føremålstenlege og om retningslinene er implementert i kommunen. Kontrollutvalet har i 2017 følgd opp og handsama rådmannen si tilbakemelding knytt til Forvaltningsrevisjonsrapport Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg. I tillegg har kontrollutvalet bestilt og vedteke prosjektplan til forvaltningsrevisjon «Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS» og «barnevernssamarbeidet i Midt-Telemark». Side 6 av 8
2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune - 18/00160-1 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune : Årsmelding 2017 - Kontrollutvalet Bø 11. SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er ei av dei pålagte oppgåvene til kontrollutvalet og er eit viktig verkemiddel for å sikre at selskapa vert underlagt demokratisk styring og kontroll. Kontrollutvalet har i 2017 ikkje handsama nye selskapskontrollar, men bestilt eigarskapskontroll - styresamansetning, styreevaluering og valprosess. Plan for selskapskontroll for inneverande valperiode blei lagt fram for kontrollutvalet i møte 06.04.16 sak 11/16. Planen blei godkjent av kommunestyret i møte den 28.04.16 sak 040/16. Kontrollutvalet har fullmakt til å prioritere kva selskap som skal kontrollerast. I planen ligg følgjande tema for selskapskontroll til prioritering: Styresamansetning styreevaluering og valprosess (Eigarskapskontroll) o Bør rettast mot alle selskap med delt eigarskap, der kommunen har ein viss eigardel. Gjennomføring av verksemd sjølvkost og ressursbruk (Forvaltningsrevisjon) o Irmat AS Samfunnsansvar habilitet, etikk og varsling, offentleg innsyn, anskaffingar (Forvaltningsrevisjon) o Val av selskap ut frå en vurdering av formål og eigardel. F.eks. eigedomsselskap, næringsselskap, energi- og kraftselskap, Telemark Turist AS. Eigarskapsmelding oppfølging, implementering og andre føringar for eigarskap (Eigarskapskontroll) o Generell stikkprøver i utval av selskap. Kontrollutvalet har i 2017 følgd opp og handsama rådmannen si tilbakemelding knytt til rapport frå eigarskapskontroll - Styresamansetning, styreevaluering og valprosess - Bø kommune. I tillegg har kontrollutvalet bestilt og vedteke prosjektplan for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS. Side 7 av 8
2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune - 18/00160-1 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune : Årsmelding 2017 - Kontrollutvalet Bø 11. KONKLUSJON OG AVSLUTTANDE KOMMENTARAR Kontrollutvalet si årsmelding for 2017 vert med dette lagt fram for kommunestyret til orientering. Ved å sjå årsplan og årsmelding for 2017 i samanheng, kan kommunestyret sjå om dei vedtatte oppgåvene og målsettingane for kontrollutvalet er eller blir følgde opp. Bø, 24. januar 2018 Arne Storhaug Leiar Alexander Etsy Jensen Sekretær Side 8 av 8
urdering av revisor sitt sjølvstende Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor - 18/00161-1 Vurdering av revisor sitt sjølvstende Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor : Vurdering av revisor sitt sjølvstende Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor Arkivsak-dok. 18/00161-1 Sakshandsamar Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Bø kontrollutval 24.01.2018 Vurdering av revisor sitt sjølvstende Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek revisor si vurdering av sitt sjølvstende til etterretning. Bakgrunn for saka: Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, vere uavhengig og objektiv. Saksopplysningar: Etter revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gi ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjonsprosjekt som Telemark kommunerevisjon IKS gjennomfører i Bø kommune. Torbjørnson si eigenvurdering av om ho er uavhengig og objektiv ligg ved saka. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknadar til Vurdering av revisor sitt sjølvstende. Vedlegg: - Eigenvurdering - Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor 1
3/18 Vurdering av revisor sitt sjølvstende Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor - 18/00161-1 Vurdering av revisor sitt sjølvstende Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor : Eigenvurdering - Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS Kontrollutvalget v/agder Postboks Telemark 3833 og 4 BØ i i Bø kommune Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Hovedkontor: Postboks 2805, 3702 Skien Tif.: 35 91 70 30 e post: post tkr@tekomrev.no Dlstrikts kontor: Postboks 83, 3833 80 Tif.: 35 05 9000 Foretaksregisteret: qr R7 402 Vår ref.: i 8/1 8/tork Deres ref.: Arkivkode: 721018 Vurdering av om oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjon er uavhengig Kommunelova uavhengig og 79 og objektiv. revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, vere Etter revisjonsforskrifta eigenvurdering til 15 skal kontrollutvalet oppdragsansvarleg revisor om si uavhengige og objektive kvart år, og ved behov, gi ei skriftleg stilling. Kirsti elles Torbjørnson er oppdragsansvarlig revisor for forvaltningsrevisjonsprosjekt som Telemark kommunerevisjon gjennomfører brevet. i Bø kommune. Eigenvurderinga av om ho er uavhengig og objektiv ligg ved dette Vandelsattest er dokumentert ved tilsetjing i Telemark kommunerevisjon IKS. Skien, 04.01.2018 Telemark kommunerevisjon IKS Mette sekretær Nilsen Vedlegg: Skriftieg eigenvurdering av uavhengighet og objektivitet
3/18 Vurdering av revisor sitt sjølvstende Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor - 18/00161-1 Vurdering av revisor sitt sjølvstende Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor : Eigenvurdering - Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor Vedlegg: Skriftieg eigenvurdering av at oppdragsansvarleg er uavhengig og objektiv for forvaltningsrevisjonsprosjekt i Bø kommune Pkt 1: Tilsetjingstilhøve Underteikna er ikkje ti/sett hos andre arbeidsgjevarar enn Telemark kommunerevisjon IKS. Pkt 2: Medlem i styrande Underteikna er ikkje medlem av styrande organ i verksemd som 80 kommune organ deltek i. Pkt 3: Å delta i eller ha Underteikna deltek ikkje i eller har funksjonar i anna verksemd som kan føre til funksjonar i anna verksemd, interessekonflikt eller svekka tillit til rolla som revisor. som kan føre til interessekonflikt eller svekka til lit Pkt 4: Nærståande Underteikna har ikkje nærståande som er knytt til 80 kommune slik at dette har verknad for sjølvstende og objektivitet. Pkt 5: Rådgjeving eller andre tenester som er eigna til å påverke revisor sin habilitet Pkt 6: Tenester under leiingog kontrolloppgåvene til kommunen Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særeigne forhold Underteikna har ikkje utført rådgjeving eller andre tenester for 80 kommune som kjem i konflikt med denne føresegna. Underteikna har ikkje gjeve tenester til BO kommune som høyrer inn under leiing- og kontrolloppgåvene til kommunen. Underteikna erikkjefullmektigforbø kommune. Underteikna kjenner ikkje til andre særeigne høve som er eigna til å svekke tilliten til at revisor er sjølvstendig og objektiv. Skien, 04.01.2018 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarleg for forvaltningsrevisjon
4/18 Orientering frå revisjonen 24.01.18-18/00070-1 Orientering frå revisjonen 24.01.18 : Orientering frå revisjonen 24.01.18 Arkivsak-dok. 18/00070-1 Sakshandsamar Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Bø kontrollutval 24.01.2018 Orientering frå revisjonen 24.01.18 Forslag frå sekretariatet: Saka takast til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å halde seg orientert om det pågåande revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalet gjennom året. Saksopplysningar: Revisor vil orientere om føljande i møte: 1. Løypande revisjon Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1
5/18 Referatsaker 24.01.18-18/00071-1 Referatsaker 24.01.18 : Referatsaker 24.01.18 Arkivsak-dok. 18/00071-1 Sakshandsamar Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Bø kontrollutval 24.01.2018 Referatsaker 24.01.18 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: 1. Referatsakar: 2. Innkommen post: a. Førespurnad frå Bø Miljøstasjon datert 03.12.17 b. Førespurnad frå Bø Miljøstasjon datert 17.12.17 3. Saker handsama i kommunestyret: a. 11.12.17 sak 113/17-3 - Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet for 2018 4. Dagsaktuelle saker: Ingen sakar innspelt på forhand. 5. Neste møte iht. vedteken plan 11.04.18 a. Fellesmøte med kontrollutvalet i Sauherad 26.02.18 ifbm. Framlegging av forvaltningsrevisjonsrapport - Barneverntjenesten i Midt-Telemark del 1 Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1
5/18 Referatsaker 24.01.18-18/00071-1 Referatsaker 24.01.18 : Henvendelse datert 03.12.17 fra Bø Miljøstasjon
5/18 Referatsaker 24.01.18-18/00071-1 Referatsaker 24.01.18 : Henvendelse datert 03.12.17 fra Bø Miljøstasjon
5/18 Referatsaker 24.01.18-18/00071-1 Referatsaker 24.01.18 : Henvendelse datert 03.12.17 fra Bø Miljøstasjon
5/18 Referatsaker 24.01.18-18/00071-1 Referatsaker 24.01.18 : Henvendelse datert 17.12.17 fra Bø Miljøstasjon
5/18 Referatsaker 24.01.18-18/00071-1 Referatsaker 24.01.18 : Henvendelse datert 17.12.17 fra Bø Miljøstasjon
5/18 Referatsaker 24.01.18-18/00071-1 Referatsaker 24.01.18 : Henvendelse datert 17.12.17 fra Bø Miljøstasjon
5/18 Referatsaker 24.01.18-18/00071-1 Referatsaker 24.01.18 : Henvendelse datert 17.12.17 fra Bø Miljøstasjon
6/18 Eventuelt 24.01.18-18/00072-1 Eventuelt 24.01.18 : Eventuelt 24.01.18 Arkivsak-dok. 18/00072-1 Sakshandsamar Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Bø kontrollutval 24.01.2018 Eventuelt 24.01.18 Klikk her for å skrive inn tekst. 1