MØTEPROTOKOLL Asker kontrollutvalg Dato: 19.03.2018 kl. 16:00 Sted: Asker rådhus, formannskapssalen Arkivsak: 15/00036 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: SAKSKART Ole Willy Sandbekk, leder, Kirsti Kierulf, William Norset, Petter Berntsen Stein Annexstad, Stein Arne Bakken Erling Bergsaker, nestleder, Astrid Nesland Styreleder Per S. Thoresen Asker Produkt AS møtte under sak 17. Fra BDO møtte Partner Morten Thuve. Poul Movild møtte under sak 18. Forvaltningsrevisor Øistein Harsem under sak 19. Mona Moengen, Rokus Side Saker til behandling 17/18 16/00115-14 Oppfølging av selskapskontroll i Asker Produkt AS - orientering fra styreleder 3 18/18 18/00023-1 Forvaltningsrevisjon av fullstendigheten av refusjonskrav til flyktninger og ressurskrevende brukere 4 19/18 18/00022-3 Forvaltningsrevisjon av tilskudd innen kultur og idrett 5 20/18 15/00238-21 Rapportering på tidsbruk på revisjonsprosjekter 6 21/18 15/00240-52 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 7 22/18 15/00242-50 Referater 8 1
23/18 15/00241-50 Eventuelt 9 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet ble hevet kl. 17:50 Asker, 19.03.2018 Ole Willy Sandbekk, leder Kirsti Kierulf William Norset Petter Berntsen Stein Annexstad Stein Arne Bakken 2
Saker til behandling 17/18 Oppfølging av selskapskontroll i Asker Produkt AS - orientering fra styreleder 1 Asker kontrollutvalg 19.03.2018 17/18 Styreleder la frem saken og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. 3
18/18 Forvaltningsrevisjon av fullstendigheten av refusjonskrav til flyktninger og ressurskrevende brukere 1 Asker kontrollutvalg 19.03.2018 18/18 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten til orientering. 2. Saken oversendes til kommunestyret med følgende forslag til innstilling a. Kommunestyret ber administrasjonen om å følge opp anbefalingene i revisjonsrapporten. b. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp våren 2019. Revisor la frem rapporten og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten til orientering. 2. Saken oversendes til kommunestyret med følgende forslag til innstilling a. Kommunestyret ber administrasjonen om å følge opp anbefalingene i revisjonsrapporten. b. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp våren 2019. 4
19/18 Forvaltningsrevisjon av tilskudd innen kultur og idrett 1 Asker kontrollutvalg 19.03.2018 19/18 Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonen av tilskudd innen kultur og idrett, basert på den fremlagte prosjektplanen, og diskusjonen i møtet. Prosjektet leveres innen 28. mai 2018 innenfor en ramme av totalt 350 timer. Revisor la frem prosjektplanen og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Sandbekk gjorde oppmerksom på at han sitter i styret for NaKuHel. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonen av tilskudd innen kultur og idrett, basert på den fremlagte prosjektplanen, og diskusjonen i møtet. Prosjektet leveres innen 28. mai 2018 innenfor en ramme av totalt 350 timer. 5
20/18 Rapportering på tidsbruk på revisjonsprosjekter 1 Asker kontrollutvalg 19.03.2018 20/18 6
21/18 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 1 Asker kontrollutvalg 19.03.2018 21/18 Medlemmene orienterte. 7
22/18 Referater 1 Asker kontrollutvalg 19.03.2018 22/18 Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen om hvorfor kommunen ligger så høyt på Fylkesmannens klagestatistikk. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering om mulige årsaker til at kommunen ligger så høyt på Fylkesmannens statistikk på klage etter plan og bygningsloven. For øvrig tar utvalget saken til orientering. 8
23/18 Eventuelt 1 Asker kontrollutvalg 19.03.2018 23/18 Ingen saker meldt inn Leder orienterte om møtet med ordføreren som han og nestleder har hatt. Ordføreren har bedt om et notat til fellesnemnda om erfaringer med sammensetningen av kontrollutvalget. Dette tas opp på fellesmøtet 23. mai. Kontrollutvalget har mottatt en forespørsel fra BDO angående forvaltningsrevisjonen i vannverket. Ansvaret for styring og drift av vannforsyningsinfrastrukturen er delt mellom Asker og Bærum vannverk IKS, og kommunens egen driftsorganisasjon. Det er således kommunen som drifter ledningsnettet og høydebassengene, mens vannverket drifter vannbehandlingsanleggene med nært tilhørende infrastruktur (råvannspumpestasjon og råvannstunnel). Forvaltningsrevisjonen omfatter sikkerhetsrisiko i Asker og Bærum vannverk IKS. BDO ber kontrollutvalget avklare om revisjonen bør utvides til også å omfatte Asker kommunes infrastruktur (ledningsnett og høydebasseng). Dette vil innebære noe mer omfattende kartleggingsaktivitet og analyse, anslagsvis 80-100 timer utover eksisterende anslag. Kontrollutvalget sluttet seg til å utvide prosjektet. Kontrollutvalget utvider forvaltningsrevisjonen i vannverket til også å omfatte Asker kommunes infrastruktur (ledningsnett og høydebasseng), og utvider rammen for prosjektet med inntil 100 timer. 9