DEN NORSKE KIRKE Marker kirkelige fellesråd Kirkekontoret i Marker og Rømskog Protokoll fra fellesrådsmøte onsdag 26. september 2018 Marker kirkelige fellesråd holdt møte onsdag 26.09.2018 i Ørje kirke. Til stede: Vidar Kjærheim, Ann Kristin Haga, Anne Hellgren Østbye, Anne Sofie Olsen-Torp, Merete Gimle Labråten Finn Labråten (kommunal repr.), Øystein Sjølie (geistlig repr.), Runar Kasbo (kirkeverge) Forfall: Theodor Bye, Line Krog Tekin, Georg Spernes Til behandling: Sak: 11/2018 Revisjon av årsberetninger for 2016 og 2017 I. Sakens fakta: Årsrapportene for 2016 og 2017 må revideres i forhold til at de bør inneholde en redegjørelse for vesentlige budsjettavvik. Dette er i henhold til revisjonsrapporten fra Indre Østfold Kommunerevisjon, og vedtak gjort i fellesrådets møte 30. 05.18. (sak 09/2018) II. Kirkevergens forslag til revisjon av årsrapport 2016 og 2017: Avsnittene «Avvik mellom regnskap og budsjett» er lagt til årsrapporter som er godkjent av Marker kirkelige fellesråd 22.03.17 (sak 06/17) og 21.03.18 (sak 06/18). III. Vedtak: Menighetsrådet fastsetter kirkevergens forslag til reviderte årsrapporter for Marker kirkelige fellesråd år 2016 og 2017. Postboks 156 Tlf.: 69 81 18 46 post@marker.kirken.no Org. Nr.: 876 985 802 1871 Ørje www.marker.kirken.no Bankkontonr. 1050.07.29673
Sak: 12/2018 Regnskapsrapport pr 31.08.18 I. Sakens fakta: Regnskapsrapport for drift Marker kirkelige fellesråd pr 31.08.18. II. Kirkevergen: Regnskapet viser ingen vesentlige overraskelser, og det ser ut til at det skal være mulig å få regnskapet 2018 i balanse. Budsjettet er ikke periodisert, men regnskapstallene for 2017 er hentet fra samme periode slik at det er mulig å sammenligne. Regnskapsrapport gjennomgås i møte. III. Vedtak: Fellesrådet tar rapporten til etterretning. Sak: 13/2018 Budsjett for 2019 I. Saken gjelder: Fellesrådet behandler kirkevergens forslag til budsjett for 2019. I henhold til Kirkelovens 15 oversendes deretter budsjettet til kommunen som er bevilgende myndighet. II. Kirkevergen: Marker kommune er hovedbidragsyter for finansieringen av fellesrådets virksomhet. I kommunens økonomiplan er det for perioden 2017-2020 lagt inn en reduksjon i overføring til kirkelig virksomhet på kr 100.000,- pr år. Det betyr for fellesrådets del at den kommunale rammeoverføringen må beregnes redusert fra 3.399.000, som vi hadde i 2018, til kr 3.299.000 for 2019,- I tillegg kan vi budsjettere med en videreføring av overføringen på kr 50.000,- som skal gå til å dekke kostnader ved kremasjoner for innbyggerne i Marker En stor del av kostnadene til fellesrådet er lønn til ansatte. Fellesrådet er bundet til å følge inngåtte tariffavtaler. Det er lagt inn rom for 2% lønnsøkning i budsjettet for mellomoppgjøret i 2019. Budsjett for 2019 er utvidet med to funksjoner. Funksjon 044: Annen kirkelig virksomhet innbefatter konfirmantopplegg og diakonalt tiltak/fjelltur. Funksjon 045: Gravstell handler om stellavtalene fellesrådet har ansvar for (tidligere «gravlegater») Side 2
Budsjettets utgiftsside Det er lagt inn en budsjettøkning på lønnsutgifter som skal dekke lønnsoppgjør. Samtidig er det lagt inn en reduksjon på vikarbruk og ekstrahjelp på kirkegårdene. Det er også budsjettert med noe lavere pensjonskostnader da disse de siste årene har vist seg å være overbudsjettert. Budsjettets inntektsside Fellesrådet har anledning til å innkreve enkelte avgifter og det er beregnet ca 4% økning på disse. Det samsvarer med tidligere års økninger, i tillegg til at nivået forsøkes samordnet i indre Østfold. Når det gjelder festeavgiften har kommunestyret tidligere vedtatt en årlig økning på kr 5,- pr år. I 2019 vil ca 130 fester komme til forfall. Avgiftsskjema: Avgift Avgifter Marker Avgifter Marker 2018 2019 5100,- 5300,- Vielse utenbygds 1) /andre trossamf. 2) Inngangsmusikk begravelser 590,- 610,- Begravelse utenbygds 6200,- 6450,- Bisettelse utenbygds 4430,- 4600,- Begravelse i kirken-andre trossamf. 4430,- 4600,- Kistenedsettelse utenbygds 2500,- 2600,- Urnenedsettelse utenbygds 820,- 850,- Fjerning av gravminne 620,- 640,- Festeavgift pr år 155,- 160,- Adm.avgift stellavtaler pr år 350,- 360,- Stell pr grav - legatavtale 1500,- 1550,- Utleie, kirke møter og konserter m.m (bestemmes lokalt) 10% av billettsalg, minimum 1 700,-. + evt timelønn kirketjener 10% av billettsalg, minimum 1 700,-. + evt timelønn kirketjener Utleie peisestue m/ kjøk. Ørje kirke 1500,- 1500,- Utleie peisestue u/ kjøk. Ørje kirke 800,- 800,- 1) personer som ikke bor i kommunen. 2) personer tilhørende andre trossamfunn som bor i kommunen. Årets budsjett skal også omfatte tiltak fra økonomiplan. Det framlagte budsjettforslaget gjelder kun drift. Derfor framlegges i tillegg for kommunen behovet for økonomisk dekning i henhold til økonomiplan for perioden 2018-2022, ref. sak 14/2018. Budsjett for 2019 er et stramt budsjett, og det må holdes stor oppmerksomhet på regnskap i forhold til å sette inn tiltak for å få regnskapet i balanse ved utgangen av 2019. Side 3
III. Vedtak: Kirkevergens forslag til driftsbudsjett for år 2019 med tilhørende avgiftsskjema vedtas og sendes bevilgende myndighet. Det søkes kommunen om en rammeoverføring til drift for år 2019 på kr 3.299.000,- Det forutsettes også at det overføres kr 50.000,- til dekning av kostnader ved kremasjoner. Sak: 14/2018 Rullering av økonomiplanen 2019-2022 I. Saken gjelder: Fellesrådet skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. I henhold til 3 i "Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd" skal økonomiplanen gjelde minst de fire neste budsjettår og skal omfatte hele rådets virksomhet og den skal gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Økonomiplanen er et viktig redskap for å holde oversikt over fremtidige investerings- og vedlikeholdsprosjekter. IV. Kirkevergen: Med mange bygg og anlegg vil det alltid komme nye behov til. Vi har sett, og ser nytten av fellesrådets langtidsplaner i den kommunale investeringsoversikten. Økonomiplanen har tatt utgangspunkt i fjorårets rullering. For 2022 legges inn en plan om etablering av innvendig heis i Ørje kirke. Forøvrig er planen uforandret. Prisene er justert med 5 % fra forrige rullering. Forslag til prioritert liste over investering/vedlikeholdsbehov 2019-2022 År 2019: Nytt varmeanlegg i Ørje Kirke 770.000 År 2020: Nytt varmeanlegg i Klund kirke 550.000 År 2021: Slukkeanlegg i Øymark kirke 680.000 År 2022: Heisanlegg i Ørje kirke 1.200.000 Når det gjelder fremtidige driftsutgifter legges det opp til en større reduksjon i utgifter til administrasjon (kapittel 041) når samarbeidet med Rømskog sokn opphører fra 2020. Vi må, på bakgrunn av Marker kommunes økonomiplan, være forberedt på å måtte redusere utgifter til arbeidet i kapittel 042: «Kirker» i årene fra 2020. V. Vedtak: Kirkevergens forslag til økonomiplan for perioden 2019-2022 vedtas med en tilleggsinvestering for 2019. Gravferdsforvaltningen har behov for senkeapparater på gravlundene, og det legges inn kr 135.000,- til dekning av dette i økonomiplanen. Side 4
Sak: 15/2018 Diverse innkjøp/mindre investeringer I. Saken gjelder: - Innkjøp av møbler peisestue Ørje kirke - Innkjøp av rampe for bårevogn Øymark kapell - Prosjektering av nytt inngangsparti Øymark kapell II. Kirkevergen: Det er innhentet tilbud på stoler og bord i peisestua i Ørje kirke. Total kostnad er 89.856,- + mva. Finansieringsplan: Gave Marker Sparebank 50.000,- Tilskudd Ørje kirkeringer 39.856,- 89.856,- Fellesrådet står for innkjøp og betaler mva (kr 22.464,-). Gjennom momskompensasjonsordningen blir disse midlene tilbakeført fellesrådet. Den midlertidige kostnaden belastes budsjett. Øymark kapell har en bratt trapp opp til dør på nordsiden inn mot kjølerom. Kister må løftes inn og ut, noe som kan være krevende for de ansatte. Det er mulighet for å bygge en enkel rampe i metall som vil lette arbeidet med forflytning av kister i stor grad. Kirkevergen foreslår at vi får bygget en rampe for bårevogn, og at kostnad dekkes av ubundet fond. Vi ser også at Øymark kapell oftere benyttes som seremonirom i forbindelse med begravelse. Båren må da bæres ned bratt trapp på østsiden av bygget. Kapellet er heller ikke tilrettelagt for rullestolbrukere. Fellesrådet bør vurdere å bygges ny trapp ved hovedinngang på østsiden som kan fungere tilfredsstillende for bevegelseshemmede og for bårefølge. Kirkevergen foreslår at vi får landskapsarkitekt/arkitekt til å prosjektere et slikt trappeanlegg, og at kostnader til prosjektering tas fra ubundet fond. III. Vedtak: Det anskaffes stoler og bord i peisestua i Ørje kirke. Fellesrådet dekker utgifter til mva innenfor budsjett. Det installeres rampe for bårevogn på sidedør i Øymark kapell. Kostnad dekkes av ubundet fond. Det prosjekteres en ny trapp/hovedinngang ved Øymark kapell. Kostnader til prosjektering tas fra ubundet fond. Side 5
Tilleggssaker/referatsaker: 16/2018 A. En enkel brosjyre for minnelundene er utarbeidet. Blir liggende i kirkene og distribueres til begravelsesbyrå. Det bør også henges opp informasjon om minnelundene på oppslagstavler ved kirkene. B. Trapp fra Ørje kirke ned på parkeringsplassen er i meget dårlig forfatning. Fellesrådet går inn for at det lages en enkel trapp som erstatning for denne. Kostnad vil være ca 20.000,- og midlene tas fra ubundet fond. C. Det er behov for å sette opp en redskapsbod i Øymark for utstyr og maskiner som i dag står ute. Det utarbeides forslag med kostnadsoverslag til et slikt enkelt bygg. D. Det berammes et ekstra møte i fellesrådet tirsdag 27. november kl 17.30 for behandling av revisjonsberetning for 2017. Ørje, 28.09.18 RjK Side 6