SIGDAL KOMMUNE Eierstyret i Prestfoss Barnehage v/caroline Gulsvik Grasvikveien 55 3350 PRESTFOSS Arkivkode Vår ref. Deres ref. Dato 614 &52 S.nr: 16/3601-29 Sbh: BJO 14.02.2018 L.nr: 1754/18 TILBAKEMELDING RUNDT PROSESSEN I FORBINDELSE MED FASTSETTELSE AV HUSLEIEAVTALER Viser til telefonsamtale med skolesjef i dag, og sender deg herved litt informasjon og en del dokumentasjon på prosessen vi har hatt i forbindelse å sikre barnehagene en optimal og bærekraftig drift. På bakgrunn av at barnehagenes økonomi hadde svingt i årenes løp og signaler som ble gitt i 2015 om at den økte husleien var grunnen til svake resultater, ble det først avholdt møter med to av barnehagene mellom rådmann, skolesjef og rådgiver for å få informasjon om situasjonen i den enkelte barnehage. Deretter ble det avholdt et dialogmøte ml administrasjonen, politikere og alle barnehagene på Folkemusikksenteret den 20.11.2015. Bakgrunnen for dette møtet var å få en felles forståelse for de økonomiske forholdene for barnehagene og barnehageområdet. Konklusjonen etter dette møtet, viste at det ikke var entydig sammenheng mellom årsregnskap og utgifter knyttet til husleie, og at det var behov for å analysere årsakssammenheng videre. På bakgrunn av dette, ble det vedtatt følgende i Kommunestyresak 11.12.2015: «Det gjennomføres en grundig gjennomgang og konsekvensanalyse hvordan vi oppnår en optimal og bærekraftig drift for i samarbeid med barnehagene som imøtekommer de utfordringer som prognoser om synkende barnetall i åra fremover vil gi. Saken legges frem til behandling i Kommunestyret 28.04.2016.» Neste oppfølgingsmøte ble avholdt 13.01.2016. Der var det fokus på regnskap 2015, regnskap første halvår og mulighet for omlegging av tilskudd/leie i forbindelse med driftsforhold. Under ønsket situasjon kom det frem om det kunne være mulig å finne en tildelingsnøkkel som gjorde at husleia fulgte barnetallet. Det ble videre bestemt at det skulle berammes et nytt møte ifm. prognoser og budsjett for andre halvår 2016 i løpet av februar/mars 2016 og at kartlegging og konsekvensutredning skulle være klar før siste hovedutvalgsmøte den 16.03.2016. Barnehagene ble bl.a. utfordret på å gi en tilbakemelding på hva som skulle til for at barnehagene skal være bærekraftige og tilbakemeldingene skulle sendes leder av Hovedutvalget. I e-post til barnehagene 23.02.2016 takkes det for alle innspill. Barnehagene Postadresse: Organisasjonsnummer: 964 962 766 Telefon: 32 71 14 00
gjøres oppmerksomme på at neste møte vil utsettes til april 2016, da det var behov fra administrasjonens side å få bedre tid til for å fremme kvalitative og gjennomarbeidede alternative til drøfting. Den 28.04.2016 inviteres barnehagene til drøftingsmøte. Sammen med invitasjonen ble det sendt over 13 ulike beregningsmodeller, som barnehagene ble bedt om å sette seg litt inn i, som et utgangspunkt for videre drøftinger i møtet. Møtet ble avholdt 03.05 2016 og barnehagene, politikere og administrasjonen deltok. Her ble de ulike modellene lagt frem. Beregningene viste at de slår ulikt ut for de ulike barnehagene, men det var enighet om følgende: En husleie som følger barnetallet kan være mer hensiktsmessig. Husleie kan henge sammen med antall barn. (telletidspunkt) Viktig at kommunen holder på to telletidspunkt Det er ikke meningen at barnehagene skal gå med store overskudd, men være på et bærekraftig nivå. Det er ønskelig at kommunen bærer større del av risikoen som endringer i barnegruppene medfører. I møtet, ble det eliminert bort 8 modeller, 2 ble slått sammen, og det ble i samarbeid konkludert med at administrasjonen skulle konsekvensutrede følgende 4 ulike alternativer: Alt. 4 Husleie som minimum følger antall barn og tilskudd/ Kapitaltilskudd som dekker husleie Alt. 6 a og 6 b Husleie ut fra antall plasser i bruk /plasser godkjent. Nytt alternativ 11 og 12 Rapportering pr. 15/12, telletidspunkt pr. 15.01. og pr. 01.11, for å ta høyde for forslaget om rett til barnehageplass for barn som fyller 1 år i løpet av september og oktober. Samtidig utløses det ressurser dersom det kommer inn flere barn i barnehagen i løpet av året. Alt. 13 Tilskudd til gråsonebarn I sakspapirene til møte i hovedutvalg for oppvekst legges disse ulike alternativer for å beregne husleie, samt telletidspunkt, mertilskuddordning og tilskudd til gråsonebarn frem. (Begge husleiemodellene viste at konsekvenser for en ny husleiemodell ville kunne medføre økt husleie for Prestfoss og Enger og en lavere husleie for Eggedal og Nerstad.) Saken legges frem uten forslag til vedtak, men rådmannen innstiller på at alternativet som velges, blir en prøveordning over 3 år fra 01.01.2017, og at ordningen evalueres i forkant av budsjettforhandlinger 2020. Rådmannens forslag falt i Kommunestyret den 23.06.2016, og det ble fattet bl.a. følgende vedtak: For å oppnå en optimal og bærekraftig drift for og i samarbeid med barnehagene som skal styrke muligheter og opprettholde høy kvalitet i barnehagesektoren selv i perioder med synkende barnetall, endres dagens tilskuddsordning. Hovedutvalget for oppvekst og kultur innstiller på at administrasjonens alternativ 2, med flat sats på kr 6 500,- pr. barn og antall plasser i bruk. Denne satsen kan økes til maksimal balanse mellom husleie og kapitaltilskudd. Videre gis det mulighet for å søke tilskudd til gråsonebarn samt rapportering av barnetall pr. 15/12, telletidspunkt pr. 15.01. og 01.11. Det gis også mulighet for å søke om mertilskudd når det starter opp to nye barn i løpet av året. Ny tilskuddsmodell innføres som en prøveordning over 2 år fra 1/1-17. Ordningen evalueres årlig i forkant av budsjettforhandlinger. I prøveperioden skal det innkalles til oppfølgingsmøter med barnehager, administrasjon og hovedutvalg for oppvekst og kultur 2 ganger årlig. Finansiering av ny tilskuddsmodell tas opp ved budsjettbehandling for 2017. Det vurderes å dekke økningen innenfor planområdet.
De private barnehagene orienteres fortløpende om vedtaket. og administrasjonen er i den tro at barnehagene er innforstått med at ordningen med husleie kan innføres i tråd med vedtaket. Hovedutvalgsleder inviterer i desember 2016 inn de private barnehagene, administrasjonen og politikere til et informasjonsmøte den 13.12.2016. Den 09.12 gjøres administrasjonen oppmerksom på de juridiske bindingene i husleieavtalen med de private barnehagene i et brev fra Prestfoss barnehage. I brevet fremgår det følgende: Ut fra Kommunestyresak 51/16 ble det varslet en endring i husleien barnehagene betaler til Sigdal kommune. Dette er jo blitt drøftet i møtene barnehagene har hatt med politikerne. Det ingen har tenkt på, er at barnehagene og Sigdal kommune har inngått husleiekontrakt. For Prestfoss barnehage ble den gjeldende fra 1.1.2013. Kontrakten er ikke sagt opp og en ny leiekontrakt er ikke skrevet. Kontrakten vi har regulerer bla. husleieøkning og oppsigelsesfrist. I leieavtalen mellom Sigdal kommune og den enkelte barnehageeier, fremgår det at avtalen gjelder inntil den sies opp av en av partene og at det er en gjensidig oppsigelsesfrist på 1 år med virkning fra 1. juli året etter. I møte mellom administrasjonen, politikerne og barnehagene den 13.12.2016, konkluderes det med at administrasjonen skal sende ut et avtaleformular mellom kommunen og eierstyrne i de private barnehagene i forhold til revidering av gjeldende husleieavtale, og at dette legges frem som et internt notat under budsjettbehandling i Kommunestyre 16.12.2016. Da dette notatet skulle legges frem bare to dager senere, ble det bestemt at jeg skulle lage dette avtaleformularet og sende ut til barnehagene umiddelbart, og at barnehagene skulle gi en skriftlig tilbakemelding innen torsdag 15.12.2016 kl. 12 00. I brevet som følger avtaleformularet gjøres barnehagene oppmerksom på at dersom administrasjonen mottar underskrevet svarbrev fra alle eierstyrene med samtykke om at det gjøres endringer i husleieavtalens punkt 3, a og b, vil endringen tre i kraft med virkning fra 01.01.2017. I motsatt fall vil gjeldende husleieavtale være bindende frem til juli 2018. Husleieavtalen vil da bli sagt opp med virkning fra 01.01.2017, og en ny leieavtale vil tre i kraft fra 1. juli 2018. Prestfoss barnehage skriver under på samtykke. I notat til samtykke til revidering av punkt 3 i leieavtalen til Kommunestyret, datert 14.12.2016, fremgår det at de føler seg tvunget til å samtykke i denne endringen. og vil presisere dette i et eget notat som de ønsker lest opp for kommunestyret. I mail til barnehagene 15.12.2016 gjøres alle barnehagene oppmerksom på at det på bakgrunn av tilbakemeldinger fra Prestfoss og Enger barnehage i forhold til ny husleieavtale, vil det ble lagt frem en orienteringssak fra ordfører i Kommunestyremøte 16.12.2016. I mailen fremgår det at Sigdal kommune er opptatt av et godt samarbeid/god dialog med barnehagene, og at administrasjonen derfor vil kalle inn til et nytt dialogmøte på nyåret, for å forsøke å komme frem til en forenlig husleieløsning. Notatet fra Prestfoss leses opp av ordfører i kommunestyremøtet. 19.12.2016 sies husleieavtalene opp med virkning fra 01.01.2017. Den 12.01.2017 har jeg ledermøte med barnehagene. Det er enighet i at alle ønsker en løsning på husleiesaken og basert på ønske fra barnehagene ble det utredet 4 ulike løsninger til husleieordningen. Husleie jmf. gjeldene husleieavtale Delt løsning (differensiert husleie) Husleie beregnet ut ifra en sats på 6500 kr pr. barn Vedtak fra kommunestyremøte i desember opprettholdes
Barnehagene ber om at forslagene sendes på mail i forkant av neste møtet, som skal være 30.01.2017. Den 30.01.2017 avholdes det et nytt møte mellom administrasjonen, politikerne og barnehagene, hvor målet var å komme frem til en forenlig løsning på husleiespørsmålet Etter at alternativene var presentert, ble det gitt rom for en kort drøfting av alternativene før, her enkelt barnehage fikk komme med sine tanker rundt hvilke alternativer de ønsket seg. Dette var ønskene fra barnehagene: Ønsket alternativ Eggedal barnehage: Flat sats 8600 eller kombiløsning Dagens husleieordning eller Enger barnehage: kombiløsning Dagens husleieordning eller Prestfoss barnehage: kombiløsning Nerstad barnehage Flat sats på 8600 eller kombiløsning Skolesjefen orienterte om at saken ville bli lagt med rådmannens forslag til vedtak med virkning fra 01.01.2017 og frem til 01.07.2018, og at det er det er opp til politikerne hva som blir utfallet av saken. 27.04.2017 blir husleiesaken behandlet i Kommunestyret, og rådmannens forslag vedtas: Under prøveperioden på 2 år legges gammel husleieordning til grunn for Prestfoss og Enger barnehage og ny husleieordning for Nerstad og Eggedal. Ordningen gis med tilbakevirkende kraft fra 01.01.2017 og vil være gjeldende til ny husleieavtale trer i kraft. På bakgrunn av administrasjonen ønsker å starte prosessen med å få på plass en ny husleieavtale, i god tid innen den gamle har gått ut, og vil at barnehagene skal høres, sendes det forslag til en ny leieavtale ut den 26.07.2017. Høringsinstansene får en frist for å gi tilbakemelding innen 15.09.2017. Da fristen er utløpt, har det kommet tilbakemelding fra alle barnehagene. Høringssvarene gås igjennom og vurderes, og det lages en ny sak til politisk behandling. Saken ble behandlet i Hovedutvalget for oppvekst i møtet hvor du og styrer var tilstede. Husleiesaken har nå også vært oppe til behandling i Formannskapet og der ble det fattet følgende vedtak: «Husleieavtalene mellom Sigdal kommune og de private barnehagene tas til orientering. Avtalene trer i kraft med virkning fra 01.07.2018. Avtalen bygger på enighet mellom partene fra sommeren 2016. Avtalen sees som en prøveordning. Evaluering av avtalen skal gjennomføres september 2018 og mars 2019.» Endelig vedtak fattes i kommunestyret nå i neste uke. Som du ser, har prosessen pågått over lang tid. Vi har hatt flere møter med barnehagene, og administrasjonen og politikerne har forsøkt å legge til rette for en god dialog i møtene. Jeg har prøvd å sammenfatte etter beste evne. Skulle det være noe dokumentasjon du mangler eller noe er uklart, vennligst ta kontakt med meg.
Med hilsen Berit Kathrine Jokerud Rådgiver for Oppvekst Dette dokumentet er godkjent for elektronisk forsendelse Kopi til: OR/OR/AKN Anne Kristine Norman OP/OP/ST Susanne Taalesen Vedlegg: referat fra møte 20.11.2015 referat fra møte 13.01.2016 tilbakemelding fra Prestfoss barnehage ang. bærekraftig drift 17.02.2016 e-post ut fra leder av HU med vedlegg om optimal drift Invitasjon til drøftingsmøte med beregningsmodeller Referat fra møte 03.05.2016 Samlet saksfremstilling arkivsak 16/1223 Invitasjon til informasjonsmøte i forbindelse med budsjettforslag 2017, av desember 2017. Referat fra ledermøte med barnehagene den 12.01.2017 Referat fra møte mellom administrasjon, politikere og de private barnehagene vedrørende husleie 30.01.2017 Leiekontrakt og husleie Revidering av leieavtale med samtykkeskjema Svar på revidering av husleiekontrakt med notat Oppsigelse av avtale Høring av husleieavtale Samlet saksfremstilling husleieordning i prøveperioden Høringssvar fra Prestfoss barnehage Nytt saksfremlegg basert på høringssvar Saksprotokoll fra Hovedutvalget Saksprotokoll fra Fomrannskapet