Vedlegg Rapporterende enhet: HF Rapportert av: HF Periode: April 1. tertialrapport 2013 1. Innledning Fakultetet har for 1. tertial rapportert til universitetsledelsen om hvilke tiltak som gjennomføres for å bedre måltallet for studiepoengsproduksjon, samt om status for den økonomiske situasjonen. I rapporten som følger nedenfor omtales instituttenes tiltak for å redusere frafall og instituttenes økonomiske situasjon noe mer detaljert enn i rapporten til universitetsledelsen. Rammeøkningen og omstillingsmidlene fakultetet har fått fra 2013 har gitt en bedret økonomisk situasjon per i dag. Etter flere år med nedbemanning er det nå i et kortsiktig perspektiv en utfordring å få midler raskt nok i omløp, i hovedsak gjennom ansettelser. På lang sikt skal disse sammen med tiltakene for å bedre studiepoengsproduksjonen, forskningsproduksjonen og den eksterne finansieringen sikre fakultetet et bedre økonomisk handlingsrom. 2. Vurdering av status a. Studiepoeng pr student 1. Gi en kortfattet tilbakemelding om hvilke tiltak som er forsøkt for å bedre forholdstallet, om de har vært vellykkede og om de kan ha overføringsverdi til andre enheter ved UiO. Det humanistiske fakultet har et kontinuerlig fokus på å øke studiekvaliteten på våre programmer, med økt studiepoengsproduksjon og økt normert gjennomføringsgrad som forventet effekt. NIFUs undersøkelser viser at årsakene til frafall er mange og at det er krevende å få til endringer. Gjennomføringstallene for HF er i bedring. Men flere av tiltakene fakultetet har igangsatt for å sikre bedre gjennomføring har et langsiktig perspektiv og en mulig gevinst som ligger lenger frem i tid. Kartlegning av studievirksomheten har gitt fakultetet grunnlag for å forstå noen av årsakene til frafall og har munnet ut i en satsning på å styrke læringsmiljøet, både sosialt og faglig. Blant tiltakene for å bedre det sosiale læringsmiljøet er et eget opplegg for mottak av nye studenter både på bachelor og på master. Tettere oppfølging av begynnerstudenter og tilbud om studieveiledning er et annet tiltak. I arbeidet med å endre og forbedre det faglige læringsmiljøet er plan for tettere oppfølging av studentene, økt innslag av relevans i studietilbudet og bruk av ny teknologi sentrale tiltak. Det er også igangsatt omstillingsprosjekter i studieporteføljen med tanke på å utvikle mer tverrfaglige studietilbud med tydelige praksiskomponenter. Et av de tiltakene der vi mener å kunne se en helt tydelig effekt er plan for tettere oppfølging av masterstudenter, inkludert innstramming av tidsbruken på masteroppgaven. Tiltaket gjelder hele fakultetet, er lojalt fulgt opp og er direkte knyttet til måloppnåelsen om flere studenter som gjennomfører og flere studenter som gjennomfører på normert tid. Ved Institutt for medier og kommunikasjon informeres studentene om innlevering av masteroppgaven i en egenutviklet youtube-video, tilgjengelig på instituttets nettsider. Fra og med 2010-kullet har fakultetet krevet at studenter som ikke får levert masteroppgaven til rett tid må søke om et ekstra semester. Søknaden må inneholde en framdriftsplan godkjent av veileder. Skulle dette ekstra semesteret ikke være tilstrekkelig, kan man søke fakultetet om et siste semester. Søknaden må da
inneholde begrunnelse for forsinkelsen, ny framdriftsplan godkjent av veileder og bekreftelse fra veileder på at det er overveiende sannsynlig at masteroppgaven blir levert innen fristen. Studentene må også vise til progresjon i arbeidet med masteroppgaven i løpet av det ekstra semesteret de tidligere har fått innvilget. 2010-kullet har økt normert gjennomføringsgrad med 6 % i forhold til 2009-kullet, og fakultetet mener store deler av dette kan tilskrives nye krav om innlevering kombinert med mer systematisk oppfølging av den enkelte student. Instituttenes studiekvalitetsrapporter viser et gjennomgående arbeid for å redusere frafall. Et eksempel på tettere oppfølging av studenter på lavere nivå er Historieprogrammet på Institutt for arkeologi, konservering og historie som høsten 2012 startet prosjektet Historiementoren, hvor nyutdannede eller snart ferdige masterkandidater i historie skal registrere og følge nye bachelorstudenter i historie. Formålet er å gi studentene individuell hjelp og oppfølging for å bremse frafallet. Institutt for filosofi, idé- og kunsthistorie og klassiske språk har podcastet ex.phil-forelesninger, og hadde høsten 2012 hele 13 533 besøkende. Instituttet regner med at selvstudiestudentene drar særlig nytte av denne undervisningsformen med ny teknologi, men at også seminarstudentene er flittige brukere. Ved Institutt for kulturstudier og orientalske språk ble det i 2012 utprøvd flere tiltak for å redusere frafall på studieretningen Religionshistorie i bachelorprogrammet RelKul. Instituttenes programråd skal i 2013 vurdere om tiltakene kan iverksettes andre steder: 1. Obligatoriske seminarer på innføringsemner (fleksibilitet mht. deltids- og fjernstudenter ivaretas ved at én seminargruppe er på Fronter). 2. Alle fagets lærere bidrar med forelesninger på innføringsemnet 1.semester (mål: nye studenter blir kjent med faget via den beste kompetansen) 3. Én og samme gruppelærer på alle seminarene på innføringsemnet 1.semester (forsikring mot den fragmenteringen som ekspertforelesningene representerer) 4. Minst én obligatorisk gruppeoppgave på obligatoriske emner (sikre samarbeidserfaring og bidra til bedre studentmiljø ved studentene blir kjent med hverandre). 5. Sikre trening i muntlig presentasjon gjennom at minst én evaluering erstattes med en muntlig prøvingsform i løpet av BA-studiet. 6. Veiledningssamtale med faglærer i tilknytning til kvalifiseringsoppgaven på et obligatorisk emne i løpet av første studieår. Hensikt: bedre kontakt mellom lærer og studenter; faglig tilbakemelding; kvalitetssikring av studiet; informasjon om hvem studentene er - programstudent/enkeltemne/støttefag og andelen ferske versus eldre studenter, samt fordelingen mht. fagbakgrunn. 2 b. Status for den økonomiske situasjonen Totaløkonomien ved HF viser et overskudd på ca. 52,8 mill. kroner som er ca. 25 mill. bedre enn budsjettert. Av dette avviket ligger 4,4 mill. på basisøkonomien og 20,6 mill. kr på eksternt finansiert virksomhet. Basisvirksomheten HF totalt Basisvirksomheten ved HF har pr. 30.04.13 et overskudd på 14,7 mill. kroner. Dette overskuddet er ca. 4,4 mill. bedre enn budsjettert. På driftssiden er det primært et mindreforbruk på ansattes driftsmidler til forskning. Personalkostnader er noe lavere på fastlønn, men høyere på variabel lønn.
Det er primært fakultetssekretariatet, IFIKK og IAKH som står for de store avvikene. Fakultetssekretariatet har et avvik på 11,9 mill. som i hovedsak skyldes feil periodisering av inntekter. Dvs. at inntektene er budsjettert jevnt utover hele året mens realiteten er at de er lave i starten og gradvis blir høyere. Derfor vil dette jevne seg noenlunde ut. IFIKK har et avvik på 3,8 mill som i hovedsak skyldes forsinkelser i ansettelser og midler tilhørende avsluttede NFR-prosjekter som er inntektsført på basis, disse skal gjennomgås nærmere. IAKH har et avvik på 5,7 mill som i hovedsak skyldes etterbetaling av 3,2 mill. for lønnsmidler til stipendiater i 2012 og 2013. I tillegg er det mindreforbruk på lønnskostnader grunnet forsinkelser i ansettelser. Mindreforbruk på fastlønn som skyldes forsinkelser i ansettelser går igjen for de fleste instituttene. Det er et vedvarende problem at tilsettingsprosessene ved UiO er tidskrevende og at tiltredelse ofte vil være forsinket ift. når pengene tildeles. Dette gjenspeiles også i prognosen for HF som nå viser et overskudd på 25,7 mill. Personalkostnadene er justert ned med ca. 13,5 mill. Økonomisituasjonen institutter IMV basis har totalt et overskudd på kr 4,8 mill som er ca 1,5 mill bedre enn budsjettert pr april. Hovedårsaken er 1 mill for finalist til SFF. Inntekten og kostnaden var budsjettert i april (0,-), men kostnaden er fordelt i en senere periode. Eksterne finansierte prosjekter ved IMV har totalt et overskudd på kr 1,7 mill. ILN basis har et underskudd på ca kr 5,6 mill. Dette er ca kr 2 mill bedre enn budsjettert pr april. Hovedårsaken er inntekt på ca 2,2 mill som er allerede er regnskapsført, men budsjettert senere på året. Eksterne prosjekter ved ILN eksl. Senter for Ibsen-studier har totalt et overskudd på kr 9,6 mill. IAKH basis har pr utgang april et overskudd på 7 mill. Det er et avvik på 5,7 mill som i hovedsak skyldes etterbetaling av 3,2 mill. for lønnsmidler til stipendiater i 2012 og 2013. Eksterne finansierte prosjekter ved IAKH har totalt et overskudd på kr 5 mill. DNIR basis har et overskudd på 528.000 kroner. Dette overskuddet er ca. 380.000 større enn budsjettert. Hovedårsaken er noe merinntekter og etterslep i utbetalinger på driftssiden. Eksternt finansierte prosjekter ved DNIR har totalt et overskudd på kr. 499.000. IKOS basis har et overskudd på 1,8 mill. kroner. Dette overskuddet er ca. 130.000 større enn budsjettert pr samme periode. Eksternfinansierte prosjekt ved IKOS har et samlet overskudd på 10,3 mill. kroner. IFIKK basis har et overskudd på 10 mill. Dette overskuddet er ca. 3,9 mill bedre enn budsjettert, som i hovedsak skyldes forsinkelser i ansettelser og midler tilhørende avsluttede NFR-prosjekter som er inntektsført på basis, disse skal gjennomgås nærmere. Eksternt finansierte prosjekter ved IFIKK har totalt et overskudd på 7,4 mill. IMK basis har et overskudd på 2,3 mill., vel en halv million over opprinnelig budsjett. Hovedårsaken er ekstra tildelinger som ikke var budsjettert. Eksternt finansierte prosjekter ved IMK har totalt et overskudd på 583.000. ILOS basis inkl. Kultrans har et overskudd på 288 000 kroner. Dette overskuddet er ca 2,1 bedre enn budsjettert. Hovedårsaken er merinntekter til stipendiater og økte studieplassmidler og etterslep i utbetalinger på driftssiden, men også noe forsinkelser i ansettelser. 3
4 Eksternt finansierte prosjekt ved ILOS har totalt et underskudd på kr 447 000 Eksternt finansiering HF totalt Sammenlignet med regnskapet for ett år siden (1. tertial 2012) er inntektene økt med 9,5 mill. kr, mens lønns- og driftskostnader er omtrent uendret. Beløpet overført fra fjoråret er 6,4 mill. større i år enn for ett år siden. Dette medfører at samlet resultatmessig overskudd på prosjektene er økt fra 24 til 38 mill. kr i løpet av siste år. Hovedbildet er derfor at aktiviteten er stabil, men med en tendens til økt etterslep på driften. Inntektene er 5,3 mill. større enn budsjett. Merinntekten skyldes i hovedsak at to store prosjekter (Norsk Ordbok og New Middle East) har fått bevilgning tidligere enn planlagt. Personalkostnadene er 3,9 mill. kr (10 %) mindre enn budsjett, mens driftskostnadene er 11,4 mill. kr (48 %) lavere enn budsjett. Mindreforbruket på kostnadssiden skyldes i hovedsak at kostnader knyttet til forventede nye prosjekter har vært anslått for høyt. Forbruket på eksisterende prosjekter har vært i tråd med budsjett. HFs Senter for fremragende forskning MultiLing starter opp 1. juni og vil medføre en økning i den eksternt finansierte aktiviteten. c. Vurdering av vesentlige usikkerhetsfaktorer Rammeøkningen fra 2013 av har gitt fakultetet et handlingsrom, dette tydeliggjøres i fakultetets LTB som pr mai 2013 viser et akkumulert basisoverskudd på 43 millioner i 2017. I dette ligger det en nedgang på ca 12 vitenskapelige stillinger og 15 rekrutteringsstillinger. Oppdaterte stillingsplaner og fakultetets pågående prosess for faglige prioriteringer vil ha som siktemål å utnytte det handlingsrommet som ligger i rammeøkningen av 2013 og avganger i stillinger fremover. En vesentlig utfordring blir dermed å rekruttere raskt og riktig. Fakultetet har fordelt omstillingsmidler til institutter for forskuttering av stillinger, men tilsettinger tar lengre tid enn planlagt, noe som gir et midlertidig mindreforbruk. Vedlegg: Regnskapsrapport for HFs basisvirksomhet og totale virksomhet pr. pr. 30.04.13
Vedlegg Artsrapporter HF totalt pr. 30.april 2013 Basisøkonomi Budsjett Regnskap Avvik Årsbudsjett Prognose Artsklasse 2013 2013 2013 2013 2013 Overført fra i fjor -15 069 987-15 069 987 0-15 069 987-15 069 990 Inntekter -200 052 864-194 945 504-5 107 360-579 108 009-584 127 284 Personalkostnader 166 182 521 159 361 404 6 821 117 461 442 953 447 995 848 Driftskostnader 38 664 685 35 949 285 2 715 400 121 467 568 125 463 333 Grand Total -10 275 645-14 704 802 4 429 157-11 267 475-25 738 093 Totaløkonomi Budsjett Regnskap Avvik Årsbudsjett Prognose Artsklasse 2013 2013 2013 2013 2013 Overført fra i fjor -32 877 122-32 877 122 0-32 877 122-30 957 481 Inntekter -261 161 529-261 387 204 225 675-757 597 464-767 350 165 Personalkostnader 204 074 927 193 323 957 10 750 970 572 911 535 565 553 107 Driftskostnader 62 187 282 48 085 326 14 101 956 192 368 232 196 547 537 Grand Total -27 776 441-52 855 043 25 078 602-25 194 818-36 207 001