H VORDA N S K A P E STERKERE KOMMUNER?

H VORDA N S K A P E STERKERE KOMMUNER?

HVORDAN SKAPE STERKERE KOMMUNER? INNLEDNING Bredden av tjenester i kommunal sektor er stor, og det er hevet over enhver tvil at viktigheten av digitalisering vil øke med tiden fremover. Den teknologiske utviklingen forbindes av mange med usikkerhet og store omstillinger, men med en god digital agenda kan du som leser dette bidra til å skape en bedre hverdag for alle i din kommune. Det store målet med digitalisering er å forenkle tidkrevende og kompliserte prosesser, som stjeler unødvendige mengder ressurser, tid og energi. Vårt ønske med denne e-boken er å gi deg et verktøy som skaper større forståelse for: Hvorfor digitalisering skaper bedre og mer effektive tjenester Hvordan digitalisering foregår i praksis Hvordan innbyggere, næringsliv og kommunale ansatte påvirkes Hvordan sikkerhet og personvern ivaretas med digitale løsninger Hvordan du inspirerer til endring i din kommune Med styrket digital kompetanse står du bedre rustet til å ta veloverveide og gode avgjørelser for hvordan du og din kommune skal utnytte mulighetene som fremtiden vil tilby. God lesing! FREMTIDEN ER HER NÅ! DEN ER BARE IKKE JEVNT DISTRIBUERT. - Leiv Thomas Sandnes, strategirådgiver 01

DEN INTELLIGENTE KOMMUNEN Digitale verktøy har vært en selvfølge i mange år, men det er viktig å forstå at digitalisering ikke handler om at alle har tilgang til en datamaskin og epost, men om digitale tjenester og hvordan de benyttes. For at tjenesteproduksjonen i din kommune skal effektiviseres, må det ligge moderne infrastruktur i bunn som tilrettelegger for at bruksvanene til innbyggere og næringsliv møtes. Første steg av den digitale alderen har tatt oss fra papirbasert selvbetjening, til digital selvbetjening - men vi er mer enn klare nok for neste steg. Dette innebærer automatiserte løsninger, som gir mange potensielle gevinster: Du vil eliminere unødvendige og tidkrevende søknads- og behandlingsprosesser Krevende rapporteringsarbeid vil gå av seg selv Informasjon lagres og brukes om igjen i relevante sammenhenger HVORDAN FUNGERER AUTOMATISERING I PRAKSIS? Ved å eliminere behov for dialog, kan prosessen hvor foreldre søker om barnehageplass automatiseres. Dette gjøres ved å investere i intelligente løsninger som bruker tilgjengelig informasjon om barnets fødsel, foreldrenes adresse og kapasiteten til barnehagene i nærområdet, til å gjennomføre prosessen og sende ut varsel til foreldrene om hvor og når barnet er blitt tildelt plass. 02

DET SKAL VÆRE LETT Å PRATE SAMMEN Relasjonene mellom kommunal sektor, innbyggere og næringsliv er bærebjelkene i et velfungerende lokalsamfunn. For at relasjonene - eller bærebjelkene om du vil - skal være sterke, spiller samhandling og kommunikasjon en avgjørende rolle. Moderne digital infrastruktur gjør det lettere for din kommune å holde seg kundeorientert i fremtiden, ved å eliminere gule post-it lapper og dialog som ikke kan spores eller gjenbrukes. Med en god servicetorg-plattform, som samler både systemer og data, oppnår du dette. Løsningen bør kunne integreres med MinSide, hvor innbyggere logger inn med elektronisk ID fra Difi/ID-porten. I tillegg bør løsningen hente inn data fra Folkeregisteret, Matrikkelregisteret, kartdata fra ArcGis og KomTek, noe som resulterer i konsistente data og hyppig oppdatering. Et velutviklet servicetorg gir kommunens medarbeidere god oversikt over henvendelser og bedre forutsetninger for å følge opp saker, og tilrettelegger dermed for en mer effektiv innbyggerdialog. MED EN DIGITAL AGENDA SOM SETTER BRUKEREN I SENTRUM OG SPESIFISERER HVILKE PROSESSER SOM KAN OG BØR ENDRES, ER DU PÅ GOD VEI TIL Å BLI VISJONÆR I KOMMUNAL SEKTOR. 03

DET STORE LØFTET ET SIKKERHETSPERSPEKTIV I tillegg til brukerrelaterte fordeler, vil en investering i SLIK IVARETAR AZURE SIKKERHETEN Sikkerhet overvåkes på tvers av lokale og skybaserte løsninger Sørger for samsvar med sikkerhetsstandarder gjennom policier Finner og retter opp sårbarheter før de kan utnyttes Benytter tilgangs- og applikasjonskontroll til å blokkere ondsinnet aktivitet Utnytter avansert analyse og intelligens til å oppdage trusler og angrep Gjør det enklere å undersøke og respondere raskt på trusler skytjenester sørge for at din kommune kan spare store kostnader på lang sikt. Men selv om nysgjerrigheten øker rundt skyen og hvilke muligheter den tilbyr øker, ser vi at viljen til å omstille seg ofte er lavere enn lysten. Den største årsaken til at folk vegrer seg er skepsis til hvordan skytjenester ivaretar personvern, sikrer konfidensiell data og sensitiv informasjon. Frykten for det ukjente sitter dypt i oss fleste, men den teknologiske utviklingen har kommet for langt til at skyen bør oppfattes som utrygg. Innen 2020 skal over 40% av all arbeidskraft være mobil, noe som betyr at det eneste riktige er å investere i tjenester som tilrettelegger for mobilitet. «En omstilling er nødvendig for at kommuner skal greie å levere løsninger som de er pålagt å gjøre. Her spiller teknologi en sentral rolle. Å starte å bruke skytjenester vil kunne gjøre en stor forskjell for kommunene, og for mange vil første skritt være å flytte fra lokale serverløsninger i kjelleren til skyen. Først og fremst vil dette i de fleste tilfeller styrke sikkerheten, da det er svært vanskelig for uvedkommende å trenge inn i skysystemer. Microsoft er bedre rustet til å oppdage sikkerhetstrusler raskt og gjøre nødvendige grep, så informasjon ikke kommer på avveie. Vi har et globalt sikkerhetsnettverk ingen andre i verden kan vise til, bestående av en miks av verktøy som bruker kunstig intelligens og maskinlæring, og 3500 personer som overvåker sikkerheten kontinuerlig. Dette gjør at vi er best rustet til å ivareta våre kunders sikkerhet.» - Lena Lundgreen, direktør for offentlig sektor i Microsoft 04

SIKKER LAGRING PÅ NORSK JORD Kimberley Lein-Mathisen, Microsoft Norge og Åshild Larsen, Equinor Lagring i skyen har lenge vært å foretrekke grunnet tilgjengelighet, trygghet og skalerbarhet. Likevel har majoriteten av aktører i offentlig sektor latt «skyreisen» vente. Det skyldes i stor grad usikkerhet rundt lovverket. 20. juni 2018 annonserte Microsoft at de planlegger to datasenterregioner i Stavanger og Oslo. Det ble også kjent at Microsoft har inngått et strategisk samarbeid med Equinor for å fremme Equinors digitale transformasjon og innovasjon gjennom intelligente skyløsninger. Med dataene godt plantet på norsk jord kan du utnytte skyens skalerbarhet og innovative muligheter. Du kan samtidig være sikker på at du tilfredsstiller krav til sikkerhet, compliance og datalagring. «Norge er et fremoverlent land når det gjelder å benytte seg av de mulighetene ny teknologi gir. Microsoft har derfor valgt å gjøre en stor investering i landet og bygge to datasenter-regioner, i Oslo og Stavanger. Dette gjør at skytjenestene blir enda nærmere enn tidligere og data kan for de som trenger det bli lagret på norsk jord.» - Lena Lundgreen, direktør for offentlig sektor i Microsoft HER KAN DU LESE OM SALANGEN, LAVANGEN OG GRATANGEN - DE FØRSTE NORSKE KOMMUNENE SOM HAR TATT STEGET HELT UT I NETTSKYEN! https://www.skill.no/polarsky 05

DIGITAL OMSTILLING GIR STERKERE KOMMUNER Kommunereformen er iverksatt for å skape sterkere kommuner, med bedre forutsetninger for å levere velferdstjenester i henhold til kravene som stilles og effektivisere samhandlingen med næringslivet. Dette krever at kommunene er i stand til å tilby moderne løsninger som imøtekommer publikums forventninger, behov og gir bedre muligheter god publikumsdialog. Men hva innebærer en digital omstilling? Når en kommune skal flytte ut i skyen, betyr det konkret at IT-driften flyttes over til en mer innovativ plattform, som lagrer og sikrer informasjon eksternt. Disse plattformene er robuste, fleksible, og tilpasses tjenesteproduksjonen til hver enkelt kommune. De fremste innovatørene i kommunal sektor har allerede gått opp veien, som betyr at prosessen for alle som følger etter kan gjennomføres raskt og mer sømløst; uten at tjenesteproduksjonen må stoppe opp. Men vil IT-medarbeidere bli overflødig på grunn av skytjenester? Svaret er selvsagt nei. Omstillingsprosesser som allerede er gjennomført har vist oss at IT-avdelingen har en svært viktig rolle i fremtidens kommuner, fordi de nå vil få muligheten til å løfte blikket og bli mer involvert i arbeidet med å utvikle gode tjenester for innbyggere og næringsliv, fremfor tidkrevende teknisk vedlikehold. DE FREMSTE INNOVATØRENE I KOMMUNAL SEKTOR HAR ALLEREDE GÅTT OPP VEIEN 06

HVA HINDRER DEG I Å LEVERE BEDRE TJENESTER? ER DET IT-PLATTFORMEN SOM HOLDER DEG TILBAKE, ELLER ER DET MANGLENDE DIGITALISERINGSSTRATEGI? En grundig modenhetsanalyse er et viktig steg på veien mot en solid plattform som setter kommunen i stand til å sette fokus på innovasjon og bedre tjenesteproduksjon. En slik analyse vil gi svar på hvordan kommunen bør prioritere ressursene i tiden fremover og gi nyttig innsikt i hvordan andre kommuner og organisasjoner angriper tilsvarende problemstillinger og muligheter. Hvordan er teknologien, mennesket og kulturen internt i kommunen rustet for å adoptere og ta i bruk nyvinnende og innovativ teknologi som kunstig intelligens, maskinlæring og avansert sensorteknologi? Her må kommunen være i forkant og gjøre de nødvendige kartleggingene for å se om vi er klare for å starte dette arbeidet nå, eller om vi må ta ytterligere grep før veien mot bedre tjenester for innbyggerne våre kan starte. EN MODENHETSANALYSE MÅ DERFOR INNEHOLDE KARTLEGGING OG ANALYSE AV BÅDE DEN EKSISTERENDE TEKNOLOGIEN OG TILHØRENDE LØSNINGER, SAMT MENNESKENE OG KULTUREN SOM SKAL BRUKE DISSE. Uten godt nok søkelys på kommunen som helhet, og tilstrekkelig lederforankring vil vi derfor ikke kunne lykkes i prosessen med å drive digital transformasjon. 07

6 GODE GRUNNER TIL Å LIGGE I FORKANT SPØRSMÅLET DU DERFOR BØR STILLE DEG SELV ER: FINNES DET NOEN GODE GRUNNER FOR Å VENTE? På sikt vil det være umulig å møte kravene som stilles til tjenesteproduksjon og innovasjon på utdaterte, lite fleksible plattformer. Kommuner som vegrer seg for å gjennomføre det uunngåelige, risikerer med andre ord å havne bakpå, mens kommuner som ser hvilke muligheter dagens teknologi tilbyr vil kunne realisere store gevinster: 1. Mer effektiv tjenesteproduksjon og - innovasjon 2. Sikrere behandling av sensitiv data og konfidensiell informasjon 3. Sterkere relasjoner mellom kommunal sektor, innbyggere og næringsliv 4. Mer effektiv innbyggerdialog 5. Bedre samhandling med næringslivet 6. Høyere involvering av IT-medarbeidere 08