Hvordan tilrettelegge konkurransen for å få de beste tilbudene pris/kvalitet BAD 22.november 2018 Ingrid Bjerke Kolderup Seniorrådgiver
Tema Tatt utgangspunkt i noen spørsmål i Open space Fastpris (kvalitetskonkurranse) Makspris (belønne tilbud som går under budsjett) samtidig som kvalitet vektlegges Belønningssystemer Hva inngår i pris? Hva er kvalitet? Hvordan konkurrere på kvalitet? Strategisk valg av prismodeller
Prismodeller Fastpris; abonnement betaler en fast pris for å motta en nærmere bestemt mengde eller bruksrett, eller betaler pr gang Aviser, treningssentre, driftsavtaler IKT, tjenesteleveranser Fordel for selger får ofte betalingen før han leverer ytelsen Differensierte priser Betaler avhengig av hvilke moduler, tjenester som velges Flyreiser, programvare, lisenser Løpende priser, betaler pr time for konsulenten, regningsarbeid Kundekarakteristika Student, pensjonist, barn Brilleland som tilbyr alderen din i rabatt
Prismodeller Mengdeavhengighet Kjøp 3 betal for 2, volumrabatt Billigere for årsabonnement enn å betale månedsvis Verdibasert Du betaler det du synes det er verd, eks resturanger No cure no pay Dynamiske priser Olje, korn, ris, råvarer, aksjer, verdipapirer Prisen fastsettes etter tilbud og etterspørsel Kapasitetsavhengig Nesten fullbooket; dyrt, ledige plasser; billig
To forskjellige måter å prise en tjeneste Positiv opplisting: Tilbudsprisen skal omfatte total lønnskostnader for ansatte som deltar i innsamlingen totale kostnader for drift av kjøretøyene for rutene x,y og z Pris for ekstrahenting med 1 dags varsel Utfordring hva har oppdragsgiver glemt å be leverandøren prise? Evnt hva har leverandøren ikke priset? Eks Betaling ved bomstasjoner, ferger, administrative kostnader? Negativ avgrensning: Prisen inkluderer alle leverandørens kostnader som påløper ved å samle inn og levere til mottak/kildesorteringsstasjon for rutene x, y og z. Utfordring hva har leverandøren glemt å ta med i tilbudsprisen? Evt hva har oppdragsgiver ikke tatt med? Eks Eventuelle ekstrahentinger, rapportering
Hvilke priselementer er viktige? Sammendrag fra open space: Kostnadselementer; Investering avskrivning av materiell/bil Leasingkostnader Kostnader til leie av underleverandør Avskrivning kjøretøy Adm kostnader Inngår i ruteplan: km avfall, serviceavtaler, reparasjoner, dekk Bompenger, ferger Avdelingskontorer Lønn (ca 50% av kostnadene)
Evaluering og pris 18-1 «Den laveste prisen» (innkjøpsprisen) «Den laveste kostnaden» (her er forvaltnings, drifts og vedlikehold med) «Den laveste prisen eller kostnaden og kvalitet» Makspris: her vil leverandørene evalueres både på pris og kvalitet «Fastpris» (kvalitetskonkurranse)
Makspris kr 1000.000 - Skår fra 1 10, 10 høyest Kr 800.000 Kr 980.000 Kr 990.000 Kr 995.000 Kr 990.000 Kr 999.000
Makspris kr 1000.000 - Skår fra 1 10, 10 høyest Kr 800.000 1 Kr 980.000 2 Kr 990.000 3 Kr 995.000 4 Kr 990.000 5 Kr 999.000 6
Makspris kr 1000.000 - Skår fra 1 10, 10 høyest Kr 800.000 1 10 poeng Kr 980.000 2 8 poeng Kr 990.000 3 6 poeng Kr 995.000 4 4 poeng Kr 998.000 5 2 poeng Kr 999.000 6 0 poeng
Makspris kr 1000.000 - Skår fra 1 10, 10 høyest Kr 800.000 1 10 poeng diff 180.000 Kr 980.000 2 8 poeng diff 10.000 Kr 990.000 3 6 poeng diff 5.000 Kr 995.000 4 4 poeng diff 3.000 Kr 998.000 5 2 poeng diff 1.000 Kr 999.000 6 0 poeng
Makspris kr 1000.000 - Skår fra 1 10, 10 høyest Kr 800.000 1 10 poeng diff 180.000 Kr 980.000 2 8 poeng diff 10.000 Kr 990.000 3 6 poeng Kr 995.000 4 4 poeng Kr 998.000 5 2 poeng Kr 999.000 6 0 poeng diff 5.000 diff 3.000 diff 1.000 Ikke relative forskjeller
Makspris kr 1000.000 - Skår fra 1 10, 10 høyest Kr 800.000 1 10 poeng diff 180.000 Kr 980.000 2 8 poeng diff 10.000 Kr 990.000 3 6 poeng diff 5.000 Kr 995.000 4 4 poeng diff 3.000 Kr 998.000 5 2 poeng diff 1.000 Kr 999.000 6 0 poeng
Makspris kr 1000.000 - Skår fra 1 10, 10 høyest Kr 800.000 1 10 poeng 10 poeng diff 180.000 Kr 980.000 2 8 poeng 8,16 poeng diff 10.000 Kr 990.000 3 6 poeng 8,08 poeng diff 5.000 Kr 995.000 4 4 poeng 8,04 poeng diff 3.000 Kr 998.000 5 2 poeng 8,01 poeng diff 1.000 Kr 999.000 6 0 poeng 8,008 poeng
Makspris kr 1000.000 - Skår fra 1 10, 10 høyest Kr 800.000 1 10 poeng 10 poeng diff 180.000 Kr 980.000 2 8 poeng 8,16 poeng diff 10.000 Kr 990.000 3 6 poeng 8,08 poeng diff 5.000 Kr 995.000 4 4 poeng 8,04 poeng Relative forskjeller diff 3.000 Kr 998.000 5 2 poeng 8,01 poeng diff 1.000 Kr 999.000 6 0 poeng 8,008 poeng
Makspris Evalueringsmodellen skal fange opp relevante forskjeller ved tilbudene og premiere disse i samsvar med tildelingskriterienes angitte vekt (KOFA) Ved makspris vil tilbudene typisk ligge tett opp til maksprisen dvs liten forskjell mellom prisene For eksempel modell med skår fra 1 10, vil tilbud med liten prisforskjell alle ligge tett opp til 10 poeng Man kan ikke bruke hele skalaen, da poengberegningen ikke vil gjenspeile den relative forskjellen
Evaluering ved makspris Bruker bare den øvre del av skalaen Liten forskjell mellom tilbudene Prisen må vektes lavt 10% - 20%, da det som regel ikke er her den store forskjellen ligger ved makspris Det betyr at kvalitet vektes 80 90%. Kvalitet omfatter soliditet, kapasitet mm, miljø, sosiale og innovative egenskaper mm Hvorfor ikke da ha en ren kvalitetskonkurranse?
To utfordringer ved fastpris (kvalitetskonkurranse) Hva er god kvalitet? Hva kjennetegner god kvalitet på avfallsinnhentingen? Hvordan skal fastprisen fastsettes? Der innhentingen har blitt utført i egenregi en indikasjon på nivået? Historiske tall hva har tidligere renovasjonskontrakter kostet? Spiller med åpne kort, hvor store utgifter, avskrivning, hvor stor fortjeneste skal leverandøren ha, hvor stor andel skal gå til kvalitet Samspillsentrepriser innen bygg og anlegg åpen bok/ikke åpen lommebok.
Fra open space Tema: kalkulere pris Kostnadselementer: Investering avskriving av materiell / bil Leasingkostnader Kostnader til leie av underleverandør Avskriving kjøretøy = Ca. 2,5 rammeavtaler Administrative kostander, Avdelingskontor Inngår i ruteplan: km avfall, serviceavtale, reparasjoner Dekk Bompenger / ferger / planlagte bompenger? (prises dette inn?) Lønn (Ca. 50 % av kostnader) Neste steg: Anbud med fast lønn, tariff, HMS krav: bot hvis sykefraværet overstiger X%
Fra Open space Tema: fast pris (eg maks pris) Sammendrag: Foreslår fast pris, også belønne tilbud som går under budsjett Næringssjåfører tjener langt bedre enn husholdningsrenovatører. Hvorfor det, når kompetansebehovet er likt? Dersom man har fastpris, vil konkurransen heller gå på fag- og språkkompetanse Timelønn basert på stillingskategori kan være nyttig Måler er ikke nødvendigvis å gå en billigere løsning for hvert nye anbud, men en bedre løsning. Svært mye data finner på mengder avfall fra forskjellige kilder (barnehager, skoler, kontorbygg etc,) som kan brukes for å lage bedre kontrakter og bedre løsninger Neste steg: Utrede belønningssystemer à la Ruter, som vil kunne fungere på avfall og renovasjon Dele kostnader ved bompenger etc. ved endringer underveis i kontrakt
Fastpris og evaluere kvaliteten? Kvalitetskonkurranse Fra open space - sammendrag: Hvilke punkter skal man evaluere leverandøren på Fornøyde kunder Miljø Løsningsforslag (Pris inngår ikke som tildelingskriterium)
Open space Tema: Evaluering av miljø Lurt å dele i husholdning / næring? Oppdragsgivere mer på transport og fraksjon Transport = krav til teknologi Materialgjenvinning = dokumentasjon (kan få ut konkrete tall gjennom analyse) Hva med anleggsmaskiver? Hvis alle er elektriske, bør det få utslag i det store bildet. Hvor stor er effekten fra anleggsmaskinene? Transport = Difi sine kriterier er til stor hjelp Hvor kan man faktisk påvirke? Mer fokus på avfallspyramide og materialgjenvinning Transport = Krav og legge til rette for åpne løsninger og returtransport Hvordan evaluere miljø? For eks. Min. krav til teknologi transport Bedre hvis bedre teknologi NB! Bør skille på fraksjoner; kort- vs. langtransport Neste steg: Avfall Norge ønsker videre arbeid for miljø (transport ves. Behandling vs. effekt av materialgjenvinning)
Summegruppe Hva bidrar til kvalitetsmålet om at minst 80% av kundene svarer godt fornøyd? Hvilke elementer bør inngå i en undersøkelse blant kundene for å måle om de minst er 80% godt fornøyd? Hva kan leverandørene konkurrere om på miljø? Teknologivalg? Materialgjenvinningsgrad? Langtransport contra korttransport? Hva mener dere som oppdragsgivere og hva mener dere som leverandører?
Hva bidrar til at minst 80% svarer godt fornøyd kvalitet? Avfallet blir hentet før det er fullt/evnt til avtalt tid Hentingen skjer på en forsvarlig, sikker og behagelig måte bilene kjører forsvarlig tilpasset boligstrøk, andre biler, personer og barn søppelkassen settes på plass uten unødig bråk Tidspunktet for henting ikke før kl? om morgenen
Fastpris og kvalitet som tildelingskriterium? Fra open space - sammendrag: Hvilke punkter skal man evaluere leverandøren på Fornøyde kunder Miljø Løsningsforslag (Pris inngår ikke som tildelingskriterium)
Fastpris og kvalitet som tildelingskriterium Fra open space - sammendrag: Hvilke punkter skal man evaluere kvalitet på? Meroppfyllelse av kravene: Fornøyde kunder - min 80% av kundene skal være godt fornøyd Miljø - tilbudt materialgjenvinningsgrad som overstiger kravet - tilbud om nullutslippsbiler der kravet er minimum EURO V - bruk av biodrivstoff i stedet for tradisjonelt - flåtestyringssystem? Løsningsforslag - Hvordan innhente avfall mer ressurseffektivt, miljøvennlig med lavere drivstofforbruk,
Evaluering og vekting av tildelingskriterier Tildelingskriteriene skal være klare og forutsigbare Ved bruk at pris/kostnad og kvalitet som tildelingskriterier skal tildelingskriteriets relative vekt angis (vekting) Oppdragsgiver skal angi krav til dokumentasjon for hvert tildelingskriterium Der miljø brukes som tildelingskriterium bør det som hovedregel vektes minimum 30% Bruk samme skala på tildelingskriteriene, for eksempel beste tilbud på hvert tildelingskriterium får 10 poeng
Eksempel på tildelingskriterium på kvalitet Tildelingskriterium Det er et mål at minst 80% av kundene skal svare at de er godt fornøyd med tjenesten. (Tilbudene vil bli evaluert ihht hvor godt løsningsforslaget er) Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal beskrive løsningsforslag og dokumentere hvilke tiltak, rutiner mm han vil gjennomføre for å bidra til måloppnåelse Summegruppe Hva er viktige forutsetninger for å kunne levere til oppdragsgivers kvalitetskrav? Hva er dere gode på? Hva er risikoelementene? Dvs hva er det som kan gå galt Prat litt med sidemann hva som skal til
Hvordan levere god kvalitet? Forutsetninger Overlapping med forrige avtaleleverandør? Lang innfasingsperiode, overta en og en rode? «pakke kontraktene bedre» for eksempel sette ut både innhenting av husholdningsavfall og behandling i en kontrakt Gode interne rutiner, Opplæring i kjøring, ruter, nøkler, behandling Tilretteleggelse/kjørelogg? og kontrollrutiner for at avfallet blir hentet før det er fullt/evnt til avtalt tid/responstid Incitamentsordninger? Stabilt personale?
Hvordan levere god kvalitet? Risikoelementer Hva er risikoelementene? Dvs hva er det som kan gå galt? For liten tid må haste av gårde Oppdragsgiver presser pris, små marginer? Ingen påvirkning på avfallet eller beholdere? Dvs grensesnittene er gitt? Høy turn-over vanskelig å sikre stabil arbeidskraft Mangler personale sykdom (hvorfor blir de syke?) Ufaglært personale, lav anseelse?
Hvordan sikre stabilt og fornøyd personale? God arbeidsforhold Lønn, mulighet til å levere på målene, dvs nok tid, Opplæring, hvordan kjøre, hente og levere Verdsettelse, «bli sett» - gi ansvar Hva er det som motiverer ansatte? Er norskopplæring viktig? Hva slags policy har leverandøren for å rekruttere og beholde og lære opp personale
Summegruppe Hvordan måle? Kontraktsoppfølgning
Hvordan måle kvalitet? Kontraktsoppfølgning Miljøkvalitet (eks resirkuleringsgrad, biodrivstoff) Rapportering fra leverandøren? Rapportering/dokumentasjon fra gjenvinningsstasjonen? Kontroll/stikkprøver? -Blir avfallet hentet etter avtale Rapportering fra leverandøren? kjørelogg? Kontroll/stikkprøver? Annen kvalitet (eks minst 80% godt fornøyd) Brukerundersøkelser, hvordan? Antall klager?
Incitamentsordninger -Bonus/malus Dagmulkt (NS 9430:2013 pkt 20.2) Oppdragsgiver kan kreve dagmulkt dersom Igangsettelse av innsamlingen ikke skjer til kontraktsfestet oppstartsdato. Er ikke annet avtalt: (1,0 promille av årlig avkastning per virkedag) Innsamlingen er vesentlig forsinket Kvalitetsplan og ruteoversikt ikke er fremlagt til avtalt tidspunkt og det er gitt varsel om dette Avvik fra avtalte tidsfrister for retting av kontraktsavvik, økonomiske konsekvenser for oppdragsgiver av vesentlig betydning, blanding av annet avfall i kontraktsavfallet, vedvarende manglende tilbakesetting av avfallsbeholdere, manglende oppfyllelse av avtalt miljøkvalitet eller avtalt profilering Hevingsgrunn dersom leverandøren ikke har rettet opp forholdet som er grunnlag for dagmulkten innen 14 dager etter at dagmulkten har begynt å løpe Bonus: Dersom leverandøren leverer bedre kvalitet, så får leverandøren bedre betalt
Incitamentsmodeller Eks Busstjenester Romerike 2019 For å stimulere leverandøren til å jobbe med stadig høyere kundetilfredshet utbetaler oppdragsgiver bonus til leverandøren basert på kundeopplevd kvalitet Måles gjennom kundeintervjuer Alt i alt hvor fornøyd er du med denne reisen? Innvendig renhold Førers serviceinnstilling Kjørestil Innvendig temperatur Bonus utbetales dersom det leveres på eller over nullnivå satt for kontraktens periode
Summegruppe Hva kunne vært gjenstand for en incitamentsordning ved avfallshåndtering?
Hva kunne vært gjenstand for en incitamentsordning ved avfallshåndtering? Bedre kundetilfredshet enn 80%? Holdningsskapende veiledning til kunder hvordan minimere avfall evnt kildesortere? For eksempel informasjonsmateriell? Utskifting av kjøretøy til mer miljøvennlig teknologi raskere enn planlagt? Bruk av renere drivstoff, for eksempel biodrivstoff?