OS KOMMUNE Organisasjonseining Utval: OS KOMMUNESTYRE Møtestad: Kommunestyresalen Møtedato: 20.05.2008 Tid: 17.00 MØTEINNKALLING SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 30/08 07/1466 FYLKESMANNEN SI UTTALE OM BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN 2008-2011 472 31/08 08/440 PORTEFØLJESTATUS MARS 2008 478 32/08 08/1074 INVESTERINGSRAPPORT PR 31.03.2008 490 33/08 08/626 SKATTEETATENS KONTROLL AV SKATTEREGNSKAPSOMRÅDET 495 34/08 07/1810 OPPRUSTING AV KUVENTRÆ - SØKNAD OM TILSKOT 507 35/08 07/1529 OS I TIO - NY ORGANISERING 515 36/08 08/1195 KOMMUNDELPLAN FOR BJÅNESHALVØYA - FORSLAG TIL ORGANISERING 533 37/08 05/2278 E39 RÅDAL - SVEGATJØRN, BOMPENGEFINANSIERING 539 38/08 08/430 LANDBRUKSTENESTER - FUSA, OS, SAMNANGER - EVALUERING 546 39/08 05/1260 LOVLIGHETSKONTROLL AV REGULERINGSPLAN FORSTRØNESUNDET. 40/08 06/1032 SLUTTBEHANDLING AV REGULERINGSPLAN - NY FYLKESVEG - ÅSEN - HELLESKARET 551 601 41/08 08/41 MØTEPROTOKOLL FRÅ KONTROLLUTVALET 26.03.08 646 42/08 08/783 RETNINGSLINER FOR SALS- OG SKJENKELØYVE I OS KOMMUNE FOR PERIODEN 2008-2012 - REVISJON. 653 ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: 56 57 50 00 postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: 6525.05.05676 Torggata 7 Telefax: 56 57 50 01 www.os.hordaland.no Org.nr.: 844 458 312 Pb.84, 5202 Os Dir. innval: 56 57 50 20
Medlemmer som ikkje kan møta må snarast melda frå til Os kommune, tlf. 56 57 50 00. Varamedlemmer møter berre etter særskild innkalling. Os, 13.05.2008 Terje Søviknes Ordførar Knut Terje Rekve Rådmann Dei politiske partia har medlemsmøte som følgjer: Parti Dato Kl. Stad Arbeiderpartiet 18.05.08 19.00 Os Ungdomsskule Fremskrittspartiet 15.05.08 19.30 Rådhuset, Kantina Høgre 15.05.08 19.30 Bjoarvik Trafikkskole Kristelig folkeparti 15.05.08 19.00 Rådhuset, Formannskapssalen Tverrpolitisk Saml.liste 15.05.08 19.30 Servicesenteret, Gamleheimshagen Senterpartiet 19.04.08 20.00 Os Folkebibliotek Sosialistisk Venstreparti 15.05.08 19.00 Rådhuset, Svinningen Venstre 14.05.08 19.30 Rådhuset, Skorpo
Sak 30/08 MØTEBOK FYLKESMANNEN SI UTTALE OM BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN 2008-2011 Saksbehandlar: Ingrid Karin Kaalaas Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 07/1466 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 128/07 Os Formannskap PS 30.10.2007 159/07 Os Formannskap PS 19.11.2007 31/07 Arbeidsmiljøutval PS 15.11.2007 164/07 Os Formannskap PS 27.11.2007 122/07 Os kommunestyre PS 18.12.2007 38/08 Os Formannskap PS 13.05.2008 30/08 Os kommunestyre PS 20.05.2008 Framlegg til vedtak: Kommunestyret tek fylkesmannen si uttale om budsjett og økonomiplan 2008 2011 til etterretning. Os, 26.04.2008 Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: 56 57 50 00 postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: 6525.05.05676 Torggata 7 Telefax: 56 57 50 01 www.os.hordaland.no Org.nr.: 844 458 312 Pb.84, 5202 Os Dir. innval: 56 57 50 20
Sak 30/08 Vedlegg: Brev frå fylkesmannen i Hordaland av april 2008 Saksopplysningar: Vedlagt følgjer fylkesmannen i Hordaland sin uttale til Os kommune sitt budsjett og økonomiplan for 2008 2011. Os, 26.04.2008 Ingrid Karin Kaalaas Økonomisjef Side 4 av 54
Sak 31/08 PORTEFØLJESTATUS MARS 2008 MØTEBOK Saksbehandlar: Ingrid Karin Kaalaas Arkiv: 255 Arkivsaksnr.: 08/440 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 17/08 Os Formannskap PS 26.02.2008 25/08 Os Formannskap PS 08.04.2008 36/08 Os Formannskap PS 13.05.2008 31/08 Os kommunestyre PS 20.05.2008 Framlegg til vedtak: Kommunestyret tek avkastningsrapport for mars 2008 som melding. Os, 26.04.2008 Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: 56 57 50 00 postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: 6525.05.05676 Torggata 7 Telefax: 56 57 50 01 www.os.hordaland.no Org.nr.: 844 458 312 Pb.84, 5202 Os Dir. innval: 56 57 50 20
Sak 31/08 Vedlegg: Avkastningsrapport frå Grieg Investor AS for mars 2008 Saksopplysningar: Vedlagt følgjer avkastningsrapport frå Grieg Investor AS for mars 2008. Os, 26.04.2008 Ingrid Karin Kaalaas Økonomisjef Side 6 av 54
Sak 32/08 MØTEBOK INVESTERINGSRAPPORT PR 31.03.2008 Saksbehandlar: Ingrid Karin Kaalaas Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 08/1074 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 37/08 Os Formannskap PS 13.05.2008 32/08 Os kommunestyre PS 20.05.2008 Framlegg til vedtak/tilråding: Kommunestyret tek investeringsrapport pr 31.03.2008 til orientering. For å finansiera arbeidet med brannteknisk oppgradering ved Os Sjukeheim foreslår administrasjonen å gjera reduksjon i følgjande prosjekt: Konto Tekst Balansekonto Beløp 0.105.18010 Eigenkapitalinnskot KLP 2.9100.227 236 541 0.160.26531 Mobergslia 2.9100.253 8 452 0.216.22201 Os skule ombygging 2.9100.248 405 041 0.320.24110 Hjelpemiddelsentral 2.9100.254 800 000 Sum 1 450 034 Det vert gjort følgjande budsjettregulering: Post 0.600.26100.2361 Tenestekjøp og materialar - vert auka med kr 1.450.034 Post 0.600.26100.9110 Unytta lån - vert auka med kr 1.450.034 Os, 30.04.2008 Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: 56 57 50 00 postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: 6525.05.05676 Torggata 7 Telefax: 56 57 50 01 www.os.hordaland.no Org.nr.: 844 458 312 Pb.84, 5202 Os Dir. innval: 56 57 50 20
Sak 32/08 Vedlegg: Investeringsrapport pr 31.03.2008 taldel Saksopplysningar: Vedlagt følgjer investeringsrapport pr mars 2008. Vi vil særskilt kommentera følgjande prosjekt: Post 0.271.22100 Søfteland barnehage Dette prosjektet har gått over lang tid. Det er usemje om sluttoppgjer med entrepenør. Dette er særlig knytt opp mot utgifter til rigg og drift som ikkje var med i kontrakten. Dette har no Os Bygg og Eigedom AS under tvil godteke å utbetala. Det har og vore utført eindel tillegg/endringsarbeid. Vi har og hatt ein større vass-lekkasje i samband med arbeidet, som og har vore med å seinka prosjektet. Utgifter vedk. vasslekkasjen har i stor grad blitt dekka av forsikringsselskapet og andre midlar, og er halde utanfor investeringsprosjektet. Slik det no ser ut blir prosjektet ca 1 mill. kroner dyrare enn kostnadsramma på Kr.3.224.000,-. Det meste av dette har vi klart å dekka av avsette midlar til Miljøretta helsevern som no er brukt opp. Slik det no ser ut vil vi likevel få ei underdekning på ca. kr. 200.00 300.000,-. Dette vert foreslått dekka av midlar til opprusting barnehagar og skule. Post 0.272.22100 Nore Neset barnehage Barnehagen skal få nytt lysanlegg etter pålegg frå Helsevernetaten. Arbeidet er planlagt utført når barnehagen er stengt i ferien. Arbeidet er kalkulert til kr 400.000 + mva, og skal dekkast av avsette midlar til opprusting av skular og barnehagar, jfr kommentarane til investeringsbudsjettet for 2008. Post 0.350.25421 Bufellesskap psykiatri (Idrettsvegen) Prosjektet ser ut til å verta om lag 2 mill. kr dyrare enn budsjettert. Prisstigning blir ca. 1 mill. høgre enn kalkulert. Generelle tillegg har auka med ca. 170.000,- og i tillegg kjem heis bestilt av styringsgruppa til kr. 438.000,-. Det er og usemje om ein tilleggsfaktura frå entrepenør på ca. kr. 200.000,-. Det er vidare problem med vassinntrenging i det nye bygget, noko vi reknar med vil vera ei reklamasjonssak. Det må arbeidast vidare med å finna løysing på utfordringane med dette bygget, både økonomisk og teknisk. Post 0.500.38040 Badeanlegg Styret i Osbadet har gjort vedtak om bygging av 2 stk. toalett og eit anretningskjøkken i 2.etg. Styret meiner at dette vil vera med å betra leigeinntektene til Osbadet på sikt. Det meste av kostnaden med dette blir dekka av restmidlar frå prosjektet. Resten skal dekkast over driftsbudsjettet til Osbadet KF. Post 0.600.26100 Institusjonsbygg (Os sjukeheim) Det er sett i gang arbeid med brannteknisk oppgradering ved Os Sjukeheim etter pålegg frå brannvesenet. Det er inngått kontrakt med Stoltz Entreprenør AS, kr. 1.107.450,-. I tillegg kjem ekstrakostnader frå Stolz Entreprenør til elektrikar og heving av himling, prisa til ca. kr. 300.000,-. Ut over dette kjem utgifter til byggeleiing. Til saman reknar vi med at det prosjektet vil koma på om lag kr 1.450.000. Prosjektet manglar løyving. Administrasjonen har gått igjennom investeringsrekneskapen for å sjå om det finst prosjekt som har restmidlar eller som har stoppa opp slik at løyvinga kan omdisponerast til dette prosjektet. Administrasjonen foreslår å gjera reduksjon i følgjande prosjekt for å finansiera brannteknisk oppgradering ved Os Sjukeheim: Side 8 av 54
Sak 32/08 Konto Tekst Balansekonto Beløp 0.105.18010 Eigenkapitalinnskot KLP 2.9100.227 236 541 0.160.26531 Mobergslia 2.9100.253 8 452 0.216.22201 Os skule ombygging 2.9100.248 405 041 0.320.24110 Hjelpemiddelsentral 2.9100.254 800 000 Sum 1 450 034 Post 0.700.33331/0.800.34515/0.900.35324 Hegglandsdalen etappe 1 Som vist til i tidlegare rapportar vil prosjektet få ein monaleg kostnadssprekk. Det er varsla eiga sak om prosjektet, men det er uklårt når denne er ferdig. Os, 30.04.2008 Ingrid Karin Kaalaas Økonomisjef Side 9 av 54
Sak 33/08 MØTEBOK SKATTEETATENS KONTROLL AV SKATTEREGNSKAPSOMRÅDET Saksbehandlar: Terje B. Lågeide Arkiv: NAV Arkivsaksnr.: 08/626 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 27/08 Os kommunestyre PS 15.04.2008 33/08 Os kommunestyre PS 20.05.2008 Framlegg til vedtak: Kommunestyret tek skatterekneskapen 2007 som melding. Os, 04.04.08 Knut Terje Rekve Rådmann Behandling i Os kommunestyre i møte 15.04.2008 Behandling i utvalet: Saka vart utsett til neste møte. Vedtak: Saka vart utsett til neste møte. ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: 56 57 50 00 postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: 6525.05.05676 Torggata 7 Telefax: 56 57 50 01 www.os.hordaland.no Org.nr.: 844 458 312 Pb.84, 5202 Os Dir. innval: 56 57 50 20
Sak 33/08 Vedlegg: 1. Årsrekneskap 2. Forklaring til årsrekneskapen 3. Skatteoppkrevjaren sine merknadar til årsrekneskapen 4. Kontrollrapport 2007 Saksopplysningar: Skatteoppkrevjaren ber kommunestyret særleg merka seg at revisjonen har eit eige oppfølgingspunkt vedk. arbeidsgjevarkontroll fordi det vert utført alt for få slike kontrollar. Denne tenesta vert utført av Hordaland kommunale rekneskapskontroll der vår andel er noko stutt. Skal denne få verknad, må vår andel aukast monaleg. Skatteoppkrevjaren er vidare særs nøgd med at ein del eldre enkeltpunkt som revisjonen har merka seg tidligare, er rydda opp i før overgangen til nytt skatterekneskap. Sjølv om ressursane til skatteinnkrevjing har betra seg dei to siste åra, er tida likevel knapp om vi skal fullføra innkrevjingslaupet fullt ut. Dette gjeld særleg tvangssal og melding til politiet med påfølgjande erstatningskrav. Vi kan raskt koma i den situasjonen at desse sakene tar for mykje tid til at dei let seg gjennomføra på best mogleg måte. Avdelinga er og sårbar ved fråvær der den daglege drifta tar tid som burde vore brukt på meir aktiv innkrevjing. Os, 04.04.08 Terje Lågeide Skatteoppkrevjar Side 11 av 54
Sak 34/08 MØTEBOK OPPRUSTING AV KUVENTRÆ - SØKNAD OM TILSKOT Saksbehandlar: Jonny Haugland Arkiv: 243 C Arkivsaksnr.: 07/1810 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 29/08 Os kommunestyre PS 15.04.2008 34/08 Os kommunestyre PS 20.05.2008 Framlegg til vedtak: Før rekneskapen er revidert og før kommunestyret har handsama revidert rekneskap, har vi formelt ikkje noko overskott å disponere, sjølv om administrasjonen har lagt fram eit forslag til rekneskap som viser overskott på vel 5 mill kr. Det er og svært mange signal om at pågåande kommunale prosjekt manglar finansiering. I tillegg er det signalisert trong for ekstraløyvingar i høve ulike planlagte tiltak. Desse behova bør sjåast i ein samanheng før ein løyver friske pengar til einskildtiltak. Disponering av kommunal eigenkapital bør heller ikkje skje etter prinsippet først til mølla. Saka vert difor utsett til kommunestyret skal handsame disponering av evt overskott på -07 rekneskapen, t.d. i samband med 1. tertialrapport. Os, 10.04.08 Knut Terje Rekve Rådmann Behandling i Os kommunestyre i møte 15.04.2008 Behandling i utvalet: Saka vart utsett til neste møte. Vedtak: Saka vart utsett til neste møte. ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: 56 57 50 00 postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: 6525.05.05676 Torggata 7 Telefax: 56 57 50 01 www.os.hordaland.no Org.nr.: 844 458 312 Pb.84, 5202 Os Dir. innval: 56 57 50 20
Sak 34/08 Vedlegg: 1. Søknad frå Os Turnforening, dat 28.03.08 2. Retningsliner for kommunal garanti Saksopplysningar: Os Turnforening er i gong med fornying og utvikling av idrettsanlegget på Kuventræ. Fyrste fase er å byggja ny kunstgrasbane der grusbanen ligg i dag. Dei søkjer om eit tilskot på lik line som er gjeve til blant anna Lysekloster og Nore Neset idrettslag. Administrasjonen har ikkje hatt høve til å sjå denne søknaden i samanheng med andre behov for ekstra midlar. Garanti Laget søkjer også om kommunal garanti på inntil kr 2.5000.000,- som fell vekk når utbetaling av spelemidlar frå Hordaland fylkeskommune. Retningsliner for kommunal garanti MELDING OM POLITISK VEDTAK RETNINGSLINER FOR KOMMUNALE GARANTIAR Os kommunestyre behandla i møte 19.06.2007 sak 45/07. Følgjande vedtak vart gjort: Os kommunestyre meiner at kommunen bør vera varsam med å ta på seg risiko i for av å garantera for andre sine plikter, og ønskjer for framtida å føra ei restriktiv line med omsyn til å gje kommunal garanti. I praksis har det vist seg at kommunestyret ikkje held seg til dette nye vedtaket, men i langt større grad visar til gamal praksis. Vedtaket om rettningslinjer for kommunal garanti har difor ingen verdi for administrasjonen si interne handsaming og tilrådning i saker, og heller ikkje som rettesnor i høve eksterne aktørar. Tilskot til renter Os Turnforening søkjer også om tilskot til renteutgifter på lån omsøkt i punkt 2. Dei syner til kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet 2008-2011. I nyleg vedteken idrettsplan er det eit mål at ein få til ordning med dekning av renteutgifter på lån som vert teken opp inntil spelemidlar vert utbetalt. Før ei slik ordning kan gjevast, må det settast av budsjettmidlar. For 2008 er det ikkje budsjettmidlar til tilskot på renteutgifter. Rådmannen vil signalisere at med noverande kommuneøkonomi, og manglande auke i rammer for kommunane, vil det i framtida vere vanskeleg å prioritere rentesubsidier for eksterne aktørar framfor løyvingar til ordinær kjernedrift i kommunen, slik det er lagt opp til i Idrettsplanen. Det bør heller tilstrevast større samanfall i tid mellom løyvingar av tippemidlar og utføring av det einskilde prosjekt. Kostnadsbildet for kommunen kan i beste fall verte uoversiktleg med dei reglar som idrettsplanen legg opp til. Vurdering Å gje eit tilskot på kr 500.000,- vil vere i samsvar med tidlegare løyvinga til liknande kunstgrasbanar i kommunen. Det har vore praksis for å gje garanti på lån i påvente av utbetalte spelemidlar. Spelemidlane vert gjevne etter faste reglar, og er såleis sikre pengar når vilkåra er oppfylte. Dei vert alltid utbetalte til kommunen. Slik sakbehandlar ser det vil det vere positivt for svært mange at idrettsanlegget på Kuventræ vert oppgradert til sentralidrettsanlegg i kommunen. Når det gjeld tilskot til renter, må det evt fyrst prioriterast i høve andre føremål, og innarbeidast i framtidige budsjett. Alternativt framlegg til vedtak dersom kommunestyret vel å gå inn for tilskott og garanti på noverande tidspunkt;: Side 13 av 54
Sak 34/08 1. Os kommunestyre yter eit tilskot på kr 500.000 til Os Turnforening til bygging av ny Kunstgrasbane. Løyvinga går frå overskot på 2007 rekneskapen. 2. Os kommunestyre er positiv til å gje garanti for lån på inntil kr 2.500.000 for å sikra mellomfinansiering. Garantien vert gjeven som simpel kausjon, og fell vekk ved utbetaling av spelemidlar frå Hordaland fylkeskommune, likevel seinast etter 10 år. Føresetnad for garanti er lånetilsegn frå banken og fylkesmannen si godkjenning. 3. Os kommunestyre kan på nåverande tidspunkt ikkje gje tilskot til renter på lån då det ikkje er sett av budsjettmidlar til det i 2008. Os, 09.04.2008 Jonny Haugland Kulturkonsulent Side 14 av 54
Sak 35/08 MØTEBOK OS I TIO - NY ORGANISERING Saksbehandlar: Geir Engelsen Arkiv: 031 &40 Arkivsaksnr.: 07/1529 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 66/07 Os kommunestyre PS 25.09.2007 155/07 Os Formannskap PS 05.11.2007 27/07 Arbeidsmiljøutval PS 01.10.2007 2/08 Arbeidsmiljøutval PS 31.01.2008 9/08 Arbeidsmiljøutval PS 16.04.2008 44/08 Os Formannskap PS 13.05.2008 35/08 Os kommunestyre PS 20.05.2008 Framlegg til vedtak: Os kommune vert organisert som ein 2-nivå modell, med eit strategisk nivå mot samfunnet og eit operativt nivå mot brukarane. Den øvrige organiseringa vert styrt av delegeringsreglementet. Os, 30.04.08 Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: 56 57 50 00 postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: 6525.05.05676 Torggata 7 Telefax: 56 57 50 01 www.os.hordaland.no Org.nr.: 844 458 312 Pb.84, 5202 Os Dir. innval: 56 57 50 20
Sak 35/08 Behandling i Arbeidsmiljøutval i møte 16.04.2008 Behandling i utvalet: Prosjektleiar Geir Engelsen gjekk i gjennom, første del av leveransen i Os i Tio Organisering. Grundig og god framstilling. Arbeidsmiljøutvalet meiner den nye organiseringa legg til rette for styrka samhandling mellom einingsleiar og overordna leiar med mynde til å ta avgjersler. Stabsavdelingane vil utøva sine oppgåver med rådmannen sine fullmakter, dette vil få større gjennomføringskraft på rutiner som gjeld for heile kommunen, som f. eks. HMS / IA arbeidet. Slik det har fungert no, er stabsfunksjonane organisert som eining, på linje med driftseiningane og har i realiteten ingen instrukssjonsmynde. Utdanningsforbundet presiserer at det må vera faste drøftingsmøter med rådmannen og HTV/HVO, i framtidig organisering, slik det er i dag. Meiner og at det er naturleg at HVO har tett kontakt med områdesjefane. Fagforbundet kritiserer prosessen med begrunnelse i at sakspapirer er for seint levert. Etterlyser konsekvensanalyse for prosjektet Os i Tio, denne ligg ikkje ved saka. Meiner kommunen har brutt regelverket nok ein gong. Vedtak: Arbeidsmiljøutvalet sluttar seg til levering på området Oganisasjon, i Os i Tio, med følgjande protokolltilførsel frå Fagforbundet: Sakspapirer er levert for seint og konsekvensanalyse for prosjektet Os i Tio, ligg ikkje ved saka, dette er brot på regelverket. Behandling i Arbeidsmiljøutval i møte 31.01.2008 Behandling i utvalet: AMU ber prosjektleiar om å finna balansen mellom å kunna levera og utvikla det som er forventa i prosjektet, opp mot det daglege arbeidet, som på mange områder har fastlagte oppgåver med fristar. Der det ikkje er fristar, må saker som kan venta, leggjast til side. Det er viktig at ein i denne travle tida, er oppmerksam på kva som gjev energi og kva som tappar ein for energi. AMU ber om at deler av prosjektet, for eksempel tenesteutvikling, blir skjøve fram i tid i forhold til levering, dette fordi dei same tilsette er med i fleire arbeidsgrupper samtidig. Prosjektet Os i Tio, skal vera fast på agendaen i AMU, i prosjektperioden. Vedtak: Arbeidsmiljøutvalet er orientert om prosessane i delprosjekta i Os i Tio, og ber prosjektleiar vera oppmerksom på faren for overbelastning for tilsette, som er involvert i prosjektet på fleire områder. Behandling i Arbeidsmiljøutval i møte 01.10.2007 Behandling i utvalet: Side 16 av 54
Sak 35/08 Arbeidsmiljøutvalet sluttar seg til at den vidare prosessen i Os i Tio, skal skje i samhandling med vernetenesta, dei tillitsvalde og med medverknad frå dei tilsette, som blir berørt av omorganiseringa. Prosjektleiar understreker at prosjektgruppa har peikt på områder for vidare prosess, for å få betre struktur, noko som er naudsynt for vidare utvikling av organisasjonen. Utvikling av ein organisasjon er ein kontinuerleg prosess, så i dette prosjektet er det vanskeleg å fastslå tidspunkt for når prosjektet skal vera ferdig og når organisasjonen er inne i den kontinuerlege utviklingsprosessen. Langtidsmålsetjinga er ein organisasjon, som både er endringsvillig og har endringskompetanse. Utdanningsforbundet har kommentar til andre avsnitt på side 6, utan å auka dei administrative ressursane. Dei meiner dette er for høg målsetting, at behovet for auka ressurs til administrasjon, må ein sjå i samanheng med oppgåver og behov. Prosjektleiar peikar på at dette er ei overordna målsetjing, og at det handlar om omfordeling av ressursar, knytt opp mot mål og prioriterte oppgåver. Vedtak: Prosjektgruppa Os i Tio legg fram forslag til det vidare arbeidet med organisasjonsstrukturen. Prosjektgruppa har ikkje konkludert med korleis endeleg løysing bør vera, men peikar på område og tema som bør vera gjenstand for vidare diskusjon i organisasjonen. Gruppa ser det som særs viktig at dei som arbeidar i einingane som vert omfatta av forslaga, får medverke i prosessane fram til endeleg løysing. Einingar Tekniske tenester Prosjektgruppa foreslår at samordning/-organisering av Eining for kommunalteknikk og Eining for arealbruk vert utgreidd. Likeeins må det sjåast på om oppgåvedelinga mellom denne eininga og OBE er optimal om evt. annan organisering vil kunne gje meir effekt for kvar krone som vert brukt. TBU, Rehablitering, Rus og Psykiatri Prosjektgruppa gjer framlegg om at det vert sett ned ei prosjektgruppe som nøye vurderer føremoner og ulemper ved å knyta psykiatri og rus (det som er att av Psykiatriske og sosiale tenester) og Rehabiliteringstenesta til TBU. PU Prosjektgruppa gjer framlegg om at organiseringa av PU vert nøye vurdert med tanke på samordning/ samanslåing. Ungdomsklubben Prosjektgruppa gjer framlegg om at ungdomsklubben, som held til på Allaktivitetshuset og som i dag vert administrert av Kulturavdelinga, i framtida kan høyra til Tenester for Barn og Unge (TBU). BOF Prosjektgruppa rår til at BOF får tilført bestillar/forvaltarkompetanse innafor områda psykiatri, rus, spesialopplæring, rehabiliteringstiltak og bygg/vedlikehald. Vidare rår gruppa til at BOF, med dei einingsovergripande funksjonane sine, organisatorisk vert plassert på strategisk nivå, som ein stabseining. Side 17 av 54
Sak 35/08 Stabs- og støttefunksjonar Prosjektgruppa gjer framlegg om at einingane Organisasjon, Økonomi, IKT og Kommunetorget vert lagt ned og erstatta av: Personalgruppe Økonomigruppe Politisk sekretariat IKT Servicetorg Utviklingsgruppe Servicetorg Prosjektgruppa gjer framlegg om at ei arbeidsgruppe får i oppdrag å greie ut detaljar kringt innhald, omfang og funksjon i eit Servicetorg. Arbeidsgruppa bør også sjå nærare på den organisatoriske plasseringa av eit Servicetorg, som ein del av BOF eller som eiga eining. Tilleggsvedtak: Arbeidsmiljøutvalet ber om at vernetenesta ved hovudverneombodet, vert representert i prosjektet for Os i Tio, i tråd med HMS systemet kap. 3 Medverknad. Behandling i Os Formannskap i møte 05.11.2007 Behandling i utvalet: Laila Reiertsen (FrP): Sjå også på tilhøva til tenestene med heildøgns pleie og omsorg. Ordførar Terje Søviknes (FrP) kom med framlegg om at gruppa skal sjå på korleis ein skal rapportera prosjektet og verknaden av det vidare til politisk nivå. Samrøystes vedtak som innstillinga med ovannemnde innspel. Vedtak: Prosjektgruppa Os i Tio legg fram forslag til det vidare arbeidet med organisasjonsstrukturen. Prosjektgruppa har ikkje konkludert med korleis endeleg løysing bør vera, men peikar på område og tema som bør vera gjenstand for vidare diskusjon i organisasjonen. Gruppa ser det som særs viktig at dei som arbeidar i einingane som vert omfatta av forslaga, får medverke i prosessane fram til endeleg løysing. Einingar Tekniske tenester Prosjektgruppa foreslår at samordning/-organisering av Eining for kommunalteknikk og Eining for arealbruk vert utgreidd. Likeeins må det sjåast på om oppgåvedelinga mellom denne eininga og OBE er optimal om evt. annan organisering vil kunne gje meir effekt for kvar krone som vert brukt. TBU, Rehablitering, Rus og Psykiatri Prosjektgruppa gjer framlegg om at det vert sett ned ei prosjektgruppe som nøye vurderer føremoner og ulemper ved å knyta psykiatri og rus (det som er att av Psykiatriske og sosiale tenester) og Rehabiliteringstenesta til TBU. PU Prosjektgruppa gjer framlegg om at organiseringa av PU vert nøye vurdert med tanke på samordning/ samanslåing. Side 18 av 54
Sak 35/08 Heildøgnstenester. Heildøgns tenester i dei ulike pleie- og omsorgseiningane bør sjåast saman. Dette gjeld PU, psykiatri, heimetenestene og rus. Ungdomsklubben Prosjektgruppa gjer framlegg om at ungdomsklubben, som held til på Allaktivitetshuset og som i dag vert administrert av Kulturavdelinga, i framtida kan høyra til Tenester for Barn og Unge (TBU). BOF Prosjektgruppa rår til at BOF får tilført bestillar/forvaltarkompetanse innafor områda psykiatri, rus, spesialopplæring, rehabiliteringstiltak og bygg/vedlikehald. Vidare rår gruppa til at BOF, med dei einingsovergripande funksjonane sine, organisatorisk vert plassert på strategisk nivå, som ein stabseining. Stabs- og støttefunksjonar Prosjektgruppa gjer framlegg om at einingane Organisasjon, Økonomi, IKT og Kommunetorget vert lagt ned og erstatta av: Personalgruppe Økonomigruppe Politisk sekretariat IKT Servicetorg Utviklingsgruppe Servicetorg Prosjektgruppa gjer framlegg om at ei arbeidsgruppe får i oppdrag å greie ut detaljar kringt innhald, omfang og funksjon i eit Servicetorg. Arbeidsgruppa bør også sjå nærare på den organisatoriske plasseringa av eit Servicetorg, som ein del av BOF eller som eiga eining. Rapportering Gruppa skal sjå på korleis ein skal rapportera prosjektet og verknaden av det vidare til politisk nivå. Behandling i Os kommunestyre i møte 25.09.2007 Behandling i utvalet: Samrøystes vedtak som innstillinga. Vedtak: Kommunestyret tar saka Os i Tio til orientering. Side 19 av 54
Sak 35/08 Vedlegg: 1. Organisasjonskart m.m. Saksopplysningar: Oppsummering/samandrag Bakgrunn for framlegget I samband med økonomiplanarbeidet hausten 2006 fatta Os Kommunestyre vedtak om at administrasjonen måtte setje i verk tiltak for å effektivisere drifta. 1. februar 2007 oppretta Rådmannen prosjektet Os i Tio som eit svar på politiske krav om økonomiske innsparingar. Etter ein litt trong fødsel er prosjektet nå særs omfattande, med fire leveranseområde. Arbeid med og forankring av framlegget I samband med ny prosjektleiing i januar 2008 vart arbeidet med ny organisasjon konkretisert i fleire delprosjekt. Prosjektleiinga har lagt vekt på å sikre god forankring av valde løysingar i alle fasar av prosjektet gjennom å sikre at dei partane det gjeld er representerte i arbeidet, samt å vere tett på med informasjon og kommunikasjon. Tillitsvalde har delteke i alle delprosjekta. Framlegg Tilrettelegging og utføring av tenestene i den einskilde eining fungerer i dag gjennomgåande godt og vil i stor grad bli vidareført. Utfordringane er stort kontrollspenn, tilgjenge til næraste leiar og problematikk for Stab/støtte. Det er mangel på gode arenaer for samhandling og utvikling. I førre omorganisering vart det kutta ut einskilde sentrale samordningsfunksjonar. Nokre av desse vert no oppretta igjen, i endra form, men utan økt ressursbruk. Gjennom strategisk arbeid, god leiing og styring vil ein sikre ein utvikling av organisasjonen, som fremmer ein god teneste- og samfunnsutvikling. Med denne bakgrunn gjer ein følgjande framlegg til vedtak på prinsipielt grunnlag: Os kommune vert organisert som ein 2-nivå modell, med eit strategisk nivå mot samfunnet og eit operativt nivå mot brukarane. Den øvrige organiseringa vert styrt av delegeringsreglementet. Konsekvensar Konsekvensane vert ikkje store for dei tilsette. Framlegget sikrar ei naudsynt utvikling av organisasjonen, ikkje ei stor omstilling. Tilrettelegging og utføring av tenestene i den einskilde eining fungerer i dag gjennomgåande godt og vil i stor grad bli vidareført. For leiarar vert konsekvensane større. Om lag ein tredjedel av dagens einingsleiarar vert omfatta av framlegget. Nokre leiarar vil kunne gå inn i nye leiarroller, andre vil måtte gå over i fagstillingar. Det vil bli lagt til rette for ein god prosess rundt dette. Dei økonomiske konsekvensane er positive og må sjåast i samanheng med dei andre leveransane frå Os i Tio. I tillegg til dei reint økonomiske gevinstane må ein i stor grad og ta med verknadene for kvalitet på tenestene og omdøme. Os Inspirerer forpliktar. I framlegget har ein har lagt opp til å møte framtidig vekst utan å tilføre ekstra ressursar, tilsvarande om lag 5 millionar kr. gitt 3% vekst i tal på innbyggjarar. Side 20 av 54
Sak 35/08 Os Inspirerer Visjon og merkevare Os kommune lanserer seg i høve til verda omkring seg med eigen logo og slagordet Os inspirerer. Det er meisla ut visjon, misjon og felles kjerneverdiar for kommunen. Det heile er eit ledd i ei langsiktig satsing på å byggja merkevaren Os. Kommunen og private interesser vil i tida framover lansera ei rekkje tiltak som skal underbyggja denne profilen. Målsettinga er å posisjonera Os kommune i konkurransen om tilflytting, næringsetableringar og kompetent arbeidskraft. Vår visjon: Os eit samfunn med vekstkraft og evne til å fornye seg sjølv Vår misjon: Livskvalitet for alle Våre kjerneverdiar: Vi vil skapa resultat! Vi lyttar med respekt! Vi gjer det vi seier! Vi meiner entusiasme inspirerer! Denne satsinga må prege organisasjonen Os kommune like mykje. Innbyggjarar og tilflyttarar, både private og næringsdrivande, må oppleve dette i sitt møte med kommunen. Organisasjonen Os kommune er Os-samfunnet sin operative reiskap i denne utviklinga. Det vere seg leveransar og tenester innan teknisk område, oppvekst og helse. I dag er Os kommune blant dei tre kommunane i Fylket som har sterkast folkevekst, med ei auke på om lag 500 innbyggjarar kvart år. Organisasjonen Os kommune må kunne møte denne veksten - ha vekstkraft og evne til å fornye seg sjølv. Det må vidareutviklast ein kommunal kultur i samsvar med merkevaren Os Inspirer. Det krev felles kultur- og koordineringstiltak for heile organisasjonen. Til å møte denne utfordringa har Rådmannen oppretta prosjektet Os i Tio med formål å gjere kommunen meir fleksibel til å møta vekst og endring, bli betre til å utnytta ressursane meir effektivt, både med omsyn til personale og økonomi, samt betre på å samordna tenestene til beste for brukarane. Det er eit særs omfattande og krevjande prosjekt. Prosjektet har ein samordna strategi kor realisering av gevinstane er avhengig av ei samordna gjennomføring av prosjektet sine fire leveranseområde: 1. Sjå til ei effektiv og føremålstenleg organisering 2. Vidareutvikle ein felles og balansert styringsmodell 3. Effektive arbeidsprosessar og kommunikasjon, støtta av dataverktøy bygd på moderne teknologi 4. Gjennomføre ei faktabasert tenesteutvikling basert på posisjonsanalysar gjennom metodikk og måling gjort mogeleg gjennom punkta ovanfor. Denne organisasjonsplanen er prosjektet Os i Tio sin første leveranse som bidrag til vår visjon: Os eit samfunn med vekstkraft og evne til å fornye seg sjølv. Krav til ny organisering Ei effektiv og formålstenleg organisering må stette følgjande krav: Side 21 av 54