NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 30. mai 2012 TID: kl 10.00 STED: Fylkets hus, møterom Kvenna, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 026/12 Fylkesrådet - Orientering/redegjørelse vedrørende praksisplasser 027/12 Referatsaker 028/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring revidert prosjektplan 029/12 Forvaltningsrevisjon nr 1700 1/2012 - Vurdering av fagopplæringen 030/12 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - Steinkjerhallen AS Steinkjer, 24. mai 2012 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 026/12 FYLKESRÅDET ORIENTERING/REDEGJØRELSE VEDRØRENDE PRAKSISPLASSER Kontrollutvalget 30.5.2012 Liv Tronstad 026/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg 1. Trønder-Avisa oppslag 22.mai 2. Trønder-Avisa oppslag 15.mai 3. Trønder-Avisa oppslag 14.mai 4. Trønder-Avisa oppslag 12.mai Ikke trykte vedlegg Forskrift om kontrollutvalg Saksopplysninger Kontrollutvalget har bedt om en orientering/redegjørelse vedrørende praksisplasser. Bakgrunnen for at kontrollutvalget har bedt om denne redegjørelsen er de siste dagers mediaoppslag som viser at fylkeskommunen ved en feil har redusert praksiskravet med 24 mnd vedrørende praksiskandidater som skal ta fagbrev. Vurdering Dette er en sak med et foreløpig ukjent omfang. Det er viktig at kontrollutvalget gjør seg kjent med saken, og i første omgang er det derfor bedt om en orientering/redegjørelse fra fylkesrådet. SAK 027/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 30.5.2012 Liv Tronstad 027/12 411-1701-5.3 Referat
Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll etter representantskapet 14. mai 2012 2 Mære landbruksskole Presentasjoner fra skolen ifm besøket ved Mære landbruksskole 16. mai 2012 Referatene tas til orientering. SAK 028/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT ØKONOMISTYRING REVIDERT PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget 30.5.2012 Liv Tronstad 028/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget slutter seg til endringene i prosjektplan Forvaltningsrevisjonsprosjektet Økonomistyring. Vedlegg 1. Prosjektplan for forvaltningsrevisjon økonomistyring, datert 22. mai 2012 2. Prosjektplan for forvaltningsrevisjon økonomistyring, behandlet 6.desember 2011 3. Prosjektplan for forvaltningsrevisjon økonomistyring, behandlet 14. september 2011 Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 049/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring Ny prosjektplan 2. Kontrollutvalgets sak 041/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring - oppstart Saksopplysninger Kontrollutvalget har behandlet prosjektplan økonomistyring tidligere jf. sak 041/11 i møte den 14. september 2011 og sak 049/11 i møte den 6. desember 2011. Kontrollutvalget har også fått muntlig orientering om prosjektet i senere møter bl.a. den 25. januar og 15. februar, der temaet bl.a. har vært KOSTRA-statistikk og tidspunkt for ferdigstillelse av rapport. Rapporten var i utgangspunktet skissert oversendt kontrollutvalget før sommeren 2012, men senere forskjøvet til september 2012. Målet er at forvaltningsrevisjonsrapporten skal leveres
så tidlig i løpet av 2012 at den ev. kan gi informasjon som kan være nyttig ifm. budsjettprosessen 2013. Revisor startet arbeidet med prosjektet allerede i fjor høst, og har samlet inn relevant og nødvendig data. Revisor har etter dette sett nødvendigheten av å be kontrollutvalget om å endre problemstilingene i prosjektplanen. Forslaget til ny prosjektplan er også mer konkret på avgrensning, i tillegg oppgis nytt estimert timeforbruk. Estimert timeforbruk er økt fra 500 t fra første prosjektplanen til 750 t i denne. Revisor vil i møtet gå gjennom de enkelte endringene og bakgrunnen for disse. Vurdering Et vellykket forvaltningsrevisjonsprosjekt betinger bl.a. at problemstillingene er så konkrete og avgrenset som mulig slik at de er mulig å besvare for revisjonen. De foreslåtte endringene vurderes å være i tråd med tidligere planer og signaler gitt av kontrollutvalget. Dersom utvalget er av den oppfatning at den nye reviderte prosjektplanen vil være mer dekkende enn siste vedtatte prosjektplan, anbefales det utvalget å slutte seg til den nye prosjektplanen med de endringene som er gjort. Det forutsettes at endelig rapport kan behandles av kontrollutvalget i møte den 4. september 2012. SAK 029/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 1700-1/2012 VURDERING AV FAGOPPLÆRINGEN Kontrollutvalget 30.5.2012 Liv Tronstad 029/12 411-1701-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til Fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget har merket seg revisor avslutning og anbefalinger i kapitel 8, og ber fylkesrådet følge opp anbefalingene i rapporten og innen utgangen av desember 2012 fremme egen sak til fylkestinget om hvordan disse er fulgt opp. Vedlegg 1. KomRev Trøndelag IKS, Forvaltningsrevisjon 1700 1/2012 Vurdering av fagopplæring 2. Prosjektplan Fagopplæring for elever i videregående skole
Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 040/11Forvaltnigsrevisjonsprosjekt fagopplæring for elever i videregående skole prosjektplan 2. Kontrollutvalgets sak 028/11 Forvaltningsrevisjon Igangsetting av nytt prosjekt 3. Kontrollutvalgets sak 029/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 4. Kontrollutvalgets sak 021/10 Forberedelse til rullering av plan for forvaltningsrevisjon 5. Kontrollutvalgets sak 033/09 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 6. Plan for forvaltningsrevisjon Fylkestingets sak 08/39 7. Kontrollutvalgets sak 024/08 Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av fylkestinget 11/6-2008, sak 39/08, og senere rullert av kontrollutvalget den 9/6-09, sak 033/09, i møte den 8/6-10, sak 029/10 og i møte den 15/6-11, sak 02811. Kontrollutvalget behandlet prosjektplan Fagopplæring for elever i videregående skole i møte 14. september 2012 sak 040/11. Forvaltningsrevisjonsrapport 1700-1/2012, Vurdering av fagopplæring forelå den 22. mai 2012. Etter at arbeidet med rapporten startet har revisor justert de opprinnelige problemstillingene for å finne gode nok revisjonskriterier. De mener temaene kontrollutvalget ønsket belyst likevel er ivaretatt, og vil gi svar på det kontrollutvalget etterspør. Følgende problemstillinger er tema i forvaltningsrevisjonen: Er elevene godt nok forberedte for læretiden? Følger fylkeskommunen opp lærlinger og lærebedrifter? Har fylkestingets målsettinger for videregående opplæring gitt resultater for alternativ fagopplæring i skolen (AOS)? Hva gjør fylkeskommunen for å bidra til et best mulig samsvar mellom bedriftenes behov for lærlinger og elevenes ønsker om programfag? Rapporten er avgrenset slik at revisor bare har sett på vanlige lærlinger, ikke lærlinger på teknisk allmennfaglig opplæring. Ordningen med lærekandidater og forhold omkring spesialundervisning i forbindelse med fagopplæring er ikke omtalt. Problemstillingene i prosjektet er belyst på grunnlag av dokumentanalyser og intervjuer. Rapporten har vært på høring til fylkesrådet, og fylkesrådets høringssvar av 14. mai 2012 ligger vedlagt rapporten. Uttalelsen fra fylkesrådet har ført til endringer i rapportens kapitel 3 Gjennomføring og metode. Fylkesrådets høringssvar er vedlagt rapporten. Rapporten viser bl.a. at lærlinger ikke er godt nok forberedt på læretiden, samarbeid mellom skole og bedrift kan bli bedre, oppfølging av lærlinger og lærebedrifter kan bli bedre, ungdomsskolens veiledning om valg av utdanningsprogram for videregående skole bør få økt oppmerksomhet. Samtidig viser rapporten at etter at AOS ble lokalisert til 2 skoler har flere tatt fagbrev med gode resultater. Tilbudsstrukturen i fylket er relativt god, men enkelte mener tilbudet burde vært styrt mer mot behov i samfunn og næringsliv. Fremst i rapporten er det over 2 sider gitt et sammendrag av rapporten. Viser for øvrig til repporten i sin helhet.
Vurdering Forvaltningsrevisjon er et viktig virkemiddel for å føre kontroll med den fylkeskommunale forvaltning, og de resultater som oppnås. Dette gir en uavhengig tilbakemelding til fylkestinget om forvaltningens arbeid og hvordan vedtak blir fulgt opp. Kontrollutvalget vedtok prosjektplan Fagopplæring for elever i videregående skole i sak 040/11, den 14. september 2011. I forvaltningsrevisjonsrapport Vurdering av fagopplæring som forelå 22. mai 2012 er problemstillingene justert av revisor uten at disse er kommunisert til kontrollutvalget tidligere. Det antas likevel at kontrollutvalget gjennom forvaltningsrevisjonen har fått belyst de forhold som har vært viktigst å få besvart i tilknytning til fagopplæringen. Det anbefales at kontrollutvalget slutter seg til rapporten, og oversender denne til fylkestinget. SAK 030/12 SELSKAPSKONTROLL MED FORVALTNINGSREVISJON STEINKJERHALLEN AS Kontrollutvalget 30.5.2012 Liv Tronstad 030/12 411-1701-5,3 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten, og finner denne nyttig og opplysende både når det gjelder eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til Fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering, og har merket seg revisors konklusjoner samt oppsummeringen i kapitel 1. 2. Fylkestinget viser til KS sine anbefalinger og understreker viktigheten av god eierstyring, og at fylkeskommunens eierrepresentant(er) til enhver tid følger opp sin rolle i de ulike eierorganer fylkeskommunen er representert i. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS, Selskapskontroll Steinkjerhallen AS Ikke trykte vedlegg 1. KS Anbefalinger for eierstyring, selskapsledelse og kontroll. 2. Prosjektplan Selskapskontroll Steinkjerhallen AS, referatsak nr - 3behandlet av kontrollutvalget i sak 001/12 3. Plan for selskapskontroll 2008-2011 Rullering, kontrollutvalgets sak 048/11 4. Plan for selskapskontroll, vedtatt av fylkestinget i sak 08/56.
Saksopplysninger Plan for selskapskontroll 2008-2011 ble vedtatt av fylkestinget 2/10-2008, sak 08/56. Iht til denne var Steinkjerhallen AS ikke prioritert. Kontrollutvalget var gitt fullmakt fra fylkestinget til å foreta endringer i planperioden, og gjennom å rullere planen prioritere inn et nytt prosjekt. I løpet av 2011 kom det frem forhold knyttet til Steinkjerhallen AS som ga grunn til å ta opp spørsmålet om et ev. behov for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon. Det var flere forhold som tydet på at alt ikke hadde vært på plass i forhold til eierstyring, styrets arbeid og gjennomføringen av byggeprosjekt. Steinkjerhallen AS eies av Nord-Trøndelag fylkeskommune (40 %) og Steinkjer kommune (60 %). Steinkjer kommunes kontrollutvalg hadde parallelt vedtatt å starte opp selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til dette selskapet. De henvendte seg til kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune med oppfordring om at kontrollutvalget her også skulle setter i gang selskapskontroll. De to eierne kan ha ulike innfallsvinkler til kontrollen, og selskapets viktighet for den daglige driften av fylkeskommunen kontra kommunen kan være forskjellig. Fylkeskommunen er bl.a. avhengig av ferdigstillelse av byggetrinn 2 som bl.a. skal inneholde klasserom og kontorlokaler. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontrollen. Eierskapskontrollen dreier seg i utgangspunktet om å kontrollere at den som forvalter fylkeskommunens eierskap gjør dette iht. gjeldende virksomhetslov, her aksjeloven. Eierskapskontrollen omfatter også en vurdering av om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med eierens vedtak og forutsetninger for forvaltningen av eierinteressene. Forvaltningsrevisjon kan også gjennomføres i bl.a. kommunalt/fylkeskommunalt heleide selskaper. Denne omfatter systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og vikninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger. Prosjektplanen ble vedtatt av kontrollutvalget i sak 048/11, og 001/12. Følgende problemstillinger skulle undersøkes: 1. Eierstyring a. Utøver Nord Trøndelag Fylkeskommune eierskapet i Steinkjerhallen AS i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? i. Hvordan utøves fylkeskommunens eierskap i ulike eierfora? 1. Hvem gir eiersignaler til Steinkjerhallen AS? 2. Hvem henvender Steinkjerhallen AS seg til for eiersignaler? 2. Steinkjerhallen AS a. Hvordan sikres etterlevelse av vedtatte delegeringer og fullmakter? i. Daglig leder ii. Styret b. Hvilke rapporteringsrutiner finnes mellom styret i Steinkjerhallen AS og daglig leder; og hvordan etterleves disse?
3. Prosjektstyring Steinkjerhallen AS a. Har Steinkjerhallen AS utøvd god prosjektstyring? i. Prosjektbeskrivelse ii. Kontraktsinngåelse og kontraktsoppfølging iii. Ledelse av prosjektet Revisors rapport etter selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Steinkjerhallen AS, forelå den 22. mai 2012. Rapporten hadde da vært på høring til styret og fylkesrådet Høringssvaret fra styret medførte mindre endringer i rapportens pkt 2 og 4, for øvrig ingen endringer i rapporten. Fremst i rapporten er det over 3 sider gitt et grundig sammendrag av rapporten. Vurdering Selskapskontroll er et viktig virkemiddel for å føre kontroll med den fylkeskommunale forvaltning av sine interesser i selskaper. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon gir et innblikk i selskapet og de resultater som oppnås. Selskapskontroll gir videre en uavhengig tilbakemelding til fylkestinget om selskapets arbeid og hvordan fylkestingets vedtak blir fulgt opp. Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon skal bl.a. brukes for å styrke fylkeskommunens tjenester og forvaltning gjennom læring og forbedring. Det kan derfor være viktig å sette i verk kontroller når problem og utfordringer er mest aktuelle. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Steinkjerhallen AS har vært nyttig og opplysende, og rapporten viser til flere faktorer som har hatt en uheldig virkning på byggeprosjektet. Det vises til rapporten i sin helhet, og spesielt til konklusjonene i rapporten samt sammendraget i kapitel 1 i rapporten. Det anbefales at kontrollutvalget slutter seg til rapporten, og oversender denne til fylkestinget. Steinkjer 23. mai 2012 Liv Tronstad Kontrollsjef