Møtedato: 13.03.2018 Møtested: Askim rådhus, bystyresalen Møtetid: 18:30-21:45 Møteprotokoll for Fellesnemnda Til stede Medlemmer: Christian Granli - Trøgstad - H, Elisabeth Gundersen - Eidsberg - SP, Erik Mogens Unaas - Eidsberg - H, Grete Johanne Hansen - Hobøl - AP, Heidi Eriksen - Spydeberg - AP, Hilde Sørby Haakaas - Trøgstad - SP, Ingolf Paller - Askim - FRP, Ingunn Herstad Hensel - Eidsberg - V, Kathrine Hestø Hansen - Askim - AP, Kjell Håvard Jensen - Hobøl - FRP, Knut Espeland - Spydeberg - KRF, Lars Holene - Askim - SP, Lise Rognerud - Askim - H, Martha Hersleth Holsen - Trøgstad - SP, Olav P. Breivik - Hobøl - H, Pernille Backer Lemming - Hobøl - H, Petter Schou - Spydeberg - H, Svend Saxe Frøshaug - Trøgstad - SP, Thor Hals - Askim - H, Tor Melvold - Trøgstad - AP, Trond Kallum - Spydeberg - SP Varamedlemmer: Espen Andreas Volden - Eidsberg - H, Georg Ståle Brødholt - Hobøl - SP, Monika Lindås - Spydberg - KRF, Svein Syversen - Eidsberg - SV Forfall Håvard Abotnes Osflaten - Hobøl - AP, Kjetil Igletjern - Eidsberg - AP, Rowena von Ohle - Spydeberg - FRP, Øivind Tønnes Reymert - Eidsberg - Krf Administrasjonen Tone Åsrud Reime, Bjørn Sjøvold Dessuten møtte Per Sturla Wærnes, Åsmund Kobbevik Før møtet orienterte Caroline Lund fra LVK s sekretariatet (interesseorganisasjonen for kraftkommuner) om vilkår og utfordringer fremover. Saksliste Saksnr Tittel 18/16 Godkjenning av innkalling og saksliste
18/17 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 18/18 Orienteringer - Fellesnemndas møte 13.03.18 18/19 Delegering av myndighet fra fellesnemnda til prosjektleder 18/20 Kapasitet og behov for skolesvømming 18/21 Etablering av NAV IØK 2020 som eget delprosjekt - Godkjenning av mandat 18/22 Endring i prosjektorganisering - Sammenslåing av politiske delprosjekter 18/23 Stedsutvikling i Indre Østfold 18/24 Klimasatssøknad 2018 - Organisering av klimaarbeid i ny kommune 18/25 Indre Østfold Renovasjon IKS og Østfold Avfallssortering IKS 18/26 Eventuelt 13.03.2018 Thor Hals Leder
18/16: Godkjenning av innkalling og saksliste Prosjektleders forslag: Innkalling og saksliste godkjennes. Ingen forslag. Innkalling og sakliste godkjennes. 18/17: Godkjenning av protokoll fra forrige møte Prosjektleders forslag: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Ingen forslag. Protokoll fra forrige møte godkjennes. 18/18: Orienteringer - Fellesnemndas møte 13.03.18 1. Caroline Lund fra LVK s sekretariatet (interesseorganisasjonen for kraftkommuner) orienterer om vilkår og utfordringer fremover 2. Regnskapsrapport for Indre Østfold kommune 2020 pr. 31.01.18 Orienteringene tas til etterretning.
18/19: Delegering av myndighet fra fellesnemnda til prosjektleder 1. Forslag til delegeringsreglement fra fellesnemnda til prosjektleder for Indre Østfold kommune 2020 vedtas. Ingunn Herstad Hensel (V) fremmet følgende tilleggsforslag til delegeringsreglementets punkt 9: Arbeidsutvalget skal i hastesaker orientere fellesnemnda i etterkant. Prosjektleders innstilling med Herstad Hensels tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Forslag til delegeringsreglement fra fellesnemnda til prosjektleder for Indre Østfold kommune 2020 vedtas med følgende tillegg til punkt 9: Arbeidsutvalget skal i hastesaker orientere fellesnemnda i etterkant. 18/20: Kapasitet og behov for skolesvømming Fellesnemnda ber om at oversikt over kapasitet og behov for skolesvømming (vedlegg 1) tas med i vurderingene knyttet til planer for utvikling og dimensjonering av svømmehaller i Indre Østfold kommune. Leder Thor Hals (H) fremmet følgende tilleggsforslag: Fellesnemnda ber prosjektleder gå i dialog med prosjektleder for Mysenbadet for å sikre at intensjonene i badeerklæringen følges opp. Tron Kallum (SP) fremmet følgende tilleggsforslag: Fellesnemnda forutsetter at forprosjektet til Eidsberg kommune vedrørende nytt bad i Mysen hensyntar følgende alternativer:
Alt. 1. Et basseng 25m Alt 2. Et bassent 25 m og et basseng 12,5m Begge alternativene skal vise investerings- og varige driftskostnader. Det ble først votert over prosjektleders innstilling som ble enstemmig vedtatt. Hals' tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Kallums tilleggsforslag ble forkastet med 13 mot 12 stemmer. 1. Fellesnemnda ber om at oversikt over kapasitet og behov for skolesvømming (vedlegg 1) tas med i vurderingene knyttet til planer for utvikling og dimensjonering av svømmehaller i Indre Østfold kommune. 2. Fellesnemnda ber prosjektleder gå i dialog med prosjektleder for Mysenbadet for å sikre at intensjonene i badeerklæringen følges opp. 18/21: Etablering av NAV IØK 2020 som eget delprosjekt - Godkjenning av mandat 1. NAV trekkes ut av delprosjekt helse, sosial og omsorg, og etableres som eget delprosjekt. 2. Forslag til mandat for organisering av nytt NAV i Indre Østfold kommune godkjennes (vedlegg 1). 3. Det engasjeres ekstern prosjektleder i perioden fram til ny NAV-leder er ansatt. Kostnader til denne deles likt mellom Indre Østfold kommune 2020 og NAV Østfold. Tron Kallum (SP) fremmet følgende forslag til nytt punkt 2: Utkast til mandat gjennomgås med dagens 4 NAV-edere og NAV Stat Østfold. Justert mandat legges så fram til behandling i fellesnemnda. Kallum trakk sitt forslag før saken ble realitetsbehandlet. Prosjektleders innstilling ble deretter enstemmig vedtatt. 1. NAV trekkes ut av delprosjekt helse, sosial og omsorg, og etableres som eget delprosjekt. 2. Forslag til mandat for organisering av nytt NAV i Indre Østfold kommune godkjennes (vedlegg 1).
3. Det engasjeres ekstern prosjektleder i perioden fram til ny NAV-leder er ansatt. Kostnader til denne deles likt mellom Indre Østfold kommune 2020 og NAV Østfold. Partssammensatt utvalgs enstemmige vedtak: 1. NAV trekkes ut av delprosjekt helse, sosial og omsorg, og etableres som eget delprosjekt. 2. Forslag til mandat for organisering av nytt NAV i Indre Østfold kommune godkjennes (vedlegg 1). 3. Det engasjeres ekstern prosjektleder i perioden fram til ny NAV-leder er ansatt. Kostnader til denne deles likt mellom Indre Østfold kommune 2020 og NAV Østfold. 18/22: Endring i prosjektorganisering - Sammenslåing av politiske delprosjekter 1. De politiske delprosjektene Politisk organisering (P1) og Nærdemokrati og felles kultur (P2) slås sammen til et nytt politisk delprosjekt. 2. Oppdraget gitt i mandat fra fellesnemda for P1 og P2 inngår i det nye delprosjektet, med unntak av «felles kultur» som overføres til delprosjekt for Næringspolitikk, kultur og stedsutvikling (AP5) som skissert i saken. 3. Det politiske delprosjekt får nytt navn: Politisk organisering og nærdemokrati. Delprosjektet ledes av ordfører Petter Schou. Ingen forslag. 1. De politiske delprosjektene Politisk organisering (P1) og Nærdemokrati og felles kultur (P2) slås sammen til et nytt politisk delprosjekt. 2. Oppdraget gitt i mandat fra fellesnemda for P1 og P2 inngår i det nye delprosjektet, med unntak av «felles kultur» som overføres til delprosjekt for Næringspolitikk, kultur og stedsutvikling (AP5) som skissert i saken. 3. Det politiske delprosjekt får nytt navn: Politisk organisering og nærdemokrati. Delprosjektet ledes av ordfører Petter Schou.
18/23: Stedsutvikling i Indre Østfold 1. Fellesnemnda støtter intensjonen med å etablere et bredt stedsutviklingsprosjekt i forbindelse med arbeidet med å bygge en ny kommune. 2. Delprosjekt næring, kultur og stedsutvikling får i mandat å utarbeide en prosjektbeskrivelse med forslag til finansiering av et stedsutviklingsprosjekt basert på de temaene som er løftet frem i saksfremlegget. Tron Kallum (SP) fremmet følgende tillegg til punkt 2: Fellesnemnda ber om at målene med stedsutvikling innarbeides i mandatet. Prosjektleders innstilling punkt 1 og 2 ble enstemmig vedtatt. Kallums tilleggsforslag ble forkastet med 15 mot 10 stemmer. 1. Fellesnemnda støtter intensjonen med å etablere et bredt stedsutviklingsprosjekt i forbindelse med arbeidet med å bygge en ny kommune. 2. Delprosjekt næring, kultur og stedsutvikling får i mandat å utarbeide en prosjektbeskrivelse med forslag til finansiering av et stedsutviklingsprosjekt basert på de temaene som er løftet frem i saksfremlegget. 18/24: Klimasatssøknad 2018 - Organisering av klimaarbeid i ny kommune Søknad om klimasatsmidler for 2018 til arbeid med organisering av klimaarbeidet i Indre Østfold kommune godkjennes. Svein Syversen (SV) fremmet forslag om at følgende punkter legges til i avsnittet "Aktiviter og tidsplan" og ettersendes som en del av søknaden: Dialog med miljøorganisasjoner i regionen og Østfold fylkeskommune Rekruttering/organisering av klimakompetanse i nye Indre Østfold kommune Leder Thor Hals (H) fremmet forslag om at Syversens forslag ikke ettersendes søknaden,
men tas med i det videre arbeidet. Prosjektleders innstilling med Hals' forslag ble enstemmig vedtatt. Søknad om klimasatsmidler for 2018 til arbeid med organisering av klimaarbeidet i Indre Østfold kommune godkjennes. Punktene til avsnittet "Aktiviteter og tidsplan" tas med i det videre arbeidet: Dialog med miljøorganisasjoner i regionen og Østfold fylkeskommune Rekruttering/organisering av klimakompetanse i nye Indre Østfold kommune 18/25: Indre Østfold Renovasjon IKS og Østfold Avfallssortering IKS 1. Fellesnemda har som intensjon å opprettholde Indre Østfold Renovasjon IKS som et interkommunalt selskap 2. Fellesnemnda vurderer forslaget om Østfold Avfallssortering IKS som en fremtidsrettet og bærekraftig løsning for avfallssortering 3. Fellesnemnda anbefaler at Indre Østfold Renovasjon IKS går inn som eier av det foreslåtte Østfold Avfallssortering IKS, på vegne av eierkommunene 4. Fellesnemnda oppfordrer til at sak om Østfold Avfallssortering IKS snarlig følges opp i styringslinjen for Indre Østfold Renovasjon IKS Ingen forslag. 1. Fellesnemda har som intensjon å opprettholde Indre Østfold Renovasjon IKS som et interkommunalt selskap 2. Fellesnemnda vurderer forslaget om Østfold Avfallssortering IKS som en fremtidsrettet og bærekraftig løsning for avfallssortering 3. Fellesnemnda anbefaler at Indre Østfold Renovasjon IKS går inn som eier av det foreslåtte Østfold Avfallssortering IKS, på vegne av eierkommunene 4. Fellesnemnda oppfordrer til at sak om Østfold Avfallssortering IKS snarlig følges opp i styringslinjen for Indre Østfold Renovasjon IKS
18/26: Eventuelt Håvard Jensen (Frp) ba om at kommunene i 5K bør behandle høringer som kan ha konsekvenser for Indre Østfold kommune og tas inn i det delprosjektet som har ansvarsområdet, som f.eks. Kartlegging og verdisetting av friluftsområder. Lars Holene (SP) fremmet følgende forslag: 1. Prosjektleder legger frem en sak til møtet i fellesnemnda 24.04.18 som kartlegger behovet for næringsarealer i den nye storkommunen. 2. Fellesnemnda ber om at Askim kommune avventer videre behandling av nytt næringsareal på Hoen/Sekkelsten inntil fellesnemnda har uttalt seg. Lise Rognerud (H) erklærte seg inhabil i behandling av saken. Leder Thor Hals (H) avviste å behandle forslaget i.m.h. av kommunelovens 34 1. ledd, men fremmet forslag om at saken oversendes til arbeidsutvalget. 1. Prosjektleder følger opp høringer som kan ha konsekvenser for Indre Østfold kommune 2. Holenes forslag oversendes arbeidsutvalget