MØTEINNKALLING Formannskapet Sted: Rakkestad Kulturhus, Formannskapssalen Dato: 25.11.2015 Tid: 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 90/15 15/2024 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN 11.11.2015. 91/15 15/2117 TILBUD OM KJØP AV BODALSÅSEN - GNR. 109, BNR. 8 - MELDING 92/15 15/1111 SØKNAD OM FRADELING AV BOLIGTOMT - 83/1 93/15 15/1185 VALG - ELDRERÅD - 2015-2019 - SUPPLERINGSVALG 94/15 15/1184 VALG - FUNKSJONSHEMMEDES RÅD - 2015-2019 - SUPPLERINGSVALG 95/15 14/843 UTLEIE AV KOMMUNALE LOKALER - REVIDERING AV UTLEIEREGLEMENT Orienteringssaker: Bygdebokprosjektet i Rakkestad kommune historie, status og framtid, Kultursjef Grethe Torstensen orienterer. Reguleringsplanen for Rakkestad Sentrum status og videre framdrift, Arealplanlegger Espen Glosli orienterer.
Sak vedrørende høringsuttalelse til «Forslag om administrasjonssted i de nye politidistriktene» ettersendes. Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 18. november 2015 Ellen Solbrække (s) Ordfører
GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN 11.11.2015. Saksbehandler: Jorun Cesilie Dybvik Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/2024 Saksnr.: Utvalg Møtedato 90/15 Formannskapet 25.11.2015 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Formannskapet 11.11.2015 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Formannskapet 11.11.2015. Side 3 av 14
TILBUD OM KJØP AV BODALSÅSEN - GNR. 109, BNR. 8 - MELDING Saksbehandler: Ellen Solbrække Arkiv: 611 &41 Arkivsaksnr.: 15/2117 Saksnr.: Utvalg Møtedato 91/15 Formannskapet 25.11.2015 Ordførerens forslag til vedtak Formannskapet tar meldingen til orientering. Vedlegg 1. Tilbud fra Jarle Støver, datert 4.9.2015 Bakgrunn Jarle Støver er eier av eiendommen Bodalsåsen (gnr. 109, bnr. 8) i Rakkestad kommune. For ca. fire år siden reiste han sak for domstolene mot Rakkestad kommune. Kravet var fjerning av avfallsdeponi på eiendommen og erstatning. Overfor Borgarting Lagmannsrett var påstandene: Prinsipalt: Rakkestad kommune dømmes til å fjerne avfallsdeponiet på Bodalsåsen og gjenopprette terrengnivået innen 1. august 2015. Subsidiært: Rakkestad kommune er ansvarlig for avfallsdeponiet på Bodalsåsen, gnr. 109, bnr. 8, i Rakkestad kommune. I begge tilfelle: 1 Rakkestad kommune betaler erstatning etter rettens skjønn med inntil kr. 1 300 000 til Jarle Støver. 2 Rakkestad kommune dømmes til å betale sakens omkostninger både for tingrett og lagmannsrett. Rakkestad kommune ble frifunnet av lagmannsretten 12.1.2015, som resultatet også ble i Sarpsborg Tingrett 28.6.2013. Lagmannsrettens dom ble påanket til Høyesterett, men ankeutvalget tillot ikke saken fremmet for denne domstolen (kjennelse av 26.3.2015). I tillegg er Rakkestad kommune tilkjent dekning av egne saksomkostninger med kr. 226 000. Side 4 av 14
Sak 91/15 Denne sak gjelder Fra Støver første gang tok kontakt med Rakkestad kommune i saken i 2008, har det i 2008 2015 vært flere møter mellom partene. Fra kommunens side har politisk ledelse, andre folkevalgte representanter, administrativ ledelse og saksbehandlere deltatt i forskjellige møter. Selve saken er som den er reist for rettsapparatet, endelig avgjort ved kjennelsen i Høyesteretts ankeutvalg av 26.3.2015. Rakkestad kommune har gjort rede for at den eneste måte kommunen kan involvere seg i Bodalsåsen på er gjennom et fritt kjøp av eiendommen. Betingelsene er i så fall: 1 Rakkestad kommune må ha et behov for eiendom til sin virksomhet. 2 Eiendom kjøpes enten i det frie markedet eller etter takst. 3 Rakkestad kommune erverver bare eiendom som det ikke er heftelser eller offentlige pålegg som det er snakk om i denne saken på. Jarle Støver tilbyr i e-post av 4.9.2015 Rakkestad kommune å kjøpe Bodalsåsen. Tilbudet er satt opp slik: Takst, 2014, kr. 4 000 000 Rettssak m.m., kr. 1 500 000 Advokatsalær, kr. 325 000 Sum, kr. 5 825 000 NAV Rakkestad, Rakkestad Familiesenter og Teknikk, miljø og landbruk har befart Bodalsåsen og konkludert med at den kan være egnet til kommunalt formål (jf. boligsosial handlingsplan) hvis forutsetningene for øvrig er til stede. Tilbudet er spesielt og bygger ikke på verken takst eller at den har blitt lagt ut for salg i det frie markedet. Avfallsspørsmålet er uavklart. Etter pålegg av Miljødirektoratet, lages det nå en avfallsplan for deponiet på eiendommen. Den er finansiert av staten med 85 prosent og Støver med 15 prosent av kostnadene. Fylkesmannen i Østfold skal godkjenne plan og tiltak, før arbeider kan finansieres og settes i gang. Fra Rakkestad kommunes side, er denne sak nå bestemt håndtert av politisk ledelse. En gruppe satt sammen av ordfører (Ellen Solbrække, Knut Magne Bjørnstad og Dagfinn Søtorp) hadde i den sammenheng et møte om saken med Støver 1.10.2015. Som ledd i denne saksforberedelse, hadde formannskapet på siste møte (11.11.15) en grundig gjennomgang av hele saken som gjelder Bodalsåsen. Konklusjon Grunnlaget er tilbud av 4.9.2015. Formannskapet konkluderte etter gjennomgangen av saken samstemmig med at kommunen ikke kjøper Bodalsåsen (gnr. 109, bnr. 8). Side 5 av 14
SØKNAD OM FRADELING AV BOLIGTOMT - 83/1 Saksbehandler: Charlotte Scott Hagen Arkiv: GBR 83/1 Arkivsaksnr.: 15/1111 Saksnr.: Utvalg Møtedato 92/15 Formannskapet 25.11.2015 Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune gir etter lov om planlegging om byggesaksbehandling kapittel 19 dispensasjon fra kommuneplanens arealdel til fradeling av boligtomt på eiendommen gnr. 83 bnr. 1 hvor det må opprettes ny avkjøring til kommunal vei, Krosbyveien. Dispensasjon gis på følgende vilkår: Det må anlegges stikkrenne for å ta hånd om overvann. Det må sikres god sikt fra avkjøringen. Vedlegg 1. Uttalelse fra Fylkesmannen. 2. Uttalelse fra Fylkeskonservatoren. 3. Søknad med kart. Bakgrunn Rakkestad kommune mottok den 15.06.15 søknad om fradeling av boligtomt fra gnr. 83 bnr. 1. Det søkes fradelt en parsell på ca. 2 daa som skal brukes til boligtomt. Tomten vil i vest ligge mer enn 20 meter fra dyrka mark. Den aktuelle eiendommen omfattes av arealdelen av Kommuneplan 2011-2022 for Rakkestad kommune og ligger i LNF 2 hvor spredt boligbygging er tillatt. Den nye tomta skal ikke benytte eksisterende avkjøring til kommunal vei, og søknaden er en dispensasjon fra kommuneplanen 4.1 tredje strekpunkt. Hjemmel Dispensasjonsbestemmelsene i kapittel 19 i lov om planlegging og byggesaksbehandling av 27.06.08 nr. 71 (heretter pbl.). Kommuneplan 2011-2022 for Rakkestad kommune. Arealdelen 4: Landbruk-, natur og friluftsformål, nærmere bestemt 4.1. Side 6 av 14
Sak 92/15 Andre faktaopplysninger Eiendommen ligger som nevnt i LNF 2 hvor det er tillatt med inntil 15 enheter i planperioden. Dette taket er ikke nådd, da det til nå er gitt tillatelse til, eller er under behandling for tillatelse, ca. 10 enheter. Saken er hørt både hos Fylkesmannen i Østfold og Østfold fylkeskommune. Verken Fylkesmannen eller Fylkeskonservatoren hadde innvendinger til fradelingen. Helse- og miljøkonsekvenser Arealet som er tenkt fradelt består i dag av skog av høy bonitet. Et areal på ca. 2 daa skog vil bli nedbygt, med de konsekvenser det har for naturmangfold og kulturlandskap. Administrasjonen vurderer at omdisponering av arealet ikke vil være på kant med bestemmelsene i naturmangfoldloven 8-12. Administrasjonens vurdering Av kommuneplanen 4.1 tredje strekpunkt fremgår det at det skal benyttes eksisterende avkjøringer til riksvei, fylkesvei og kommunal vei. Ved fradeling av boligeiendommen som omsøkt må det opprettes en ny avkjøring til kommunal vei, da det ikke foreligger noen eksisterende avkjøring fra det aktuelle arealet. I medhold av pbl. 19-1 er det søkt om dispensasjon fra kommuneplanens bestemmelser om å benytte eksisterende avkjøring til kommunal vei. Plan- og bygningsloven 19-2 gir mulighet til å dispensere fra lov, forskrift og planer. Bestemmelsen oppstiller to hovedkriterier for dispensasjon. For det første er det et vilkår at hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra ikke blir vesentlig tilsidesatt. I tillegg må fordelene ved dispensasjon være klart større enn ulempene. Hvorvidt det skal gis dispensasjon beror på en konkret vurdering, og kommunen står fritt til å vurdere om dispensasjon skal gis. Hensynet bak bestemmelsen om å benytte eksisterende avkjøringer er å hindre ny bebyggelse der det ikke er annen boligbebyggelse fra før, samt hindre nye av- og påkjøringer der det er trafikkfarlig. Det er allerede etablert spredt bebyggelse med flere boliger i det aktuelle området. Videre er det snakk om avkjøring til en kommunal vei som er lite trafikkert. Enhet komunalteknikk har uttalt at de ikke har innvendinger til at det etableres avkjøring til kommunal vei fra tomta som ønskes fradelt. Etter administrasjonens vurdering vil ikke hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra bli vesentlig tilsidesatt ved en fradeling som omsøkt. I tillegg finner vi etter en samlet vurdering at det er en overvekt av positive grunner som tilsier at dispensasjon kan gis. Ut over avkjøringsspørsmålet er alle forutsetninger for tillatelse til fradeling og oppføring av bolig etter kommuneplanens bestemmelser oppfylt. Kommuneplanen har seks temakart som fradelingssaker skal vurderes mot. Fradelingen anses ikke å være i konflikt med temakartene. Side 7 av 14
VALG - ELDRERÅD - 2015-2019 - SUPPLERINGSVALG Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/1185 Saksnr.: Utvalg Møtedato 93/15 Formannskapet 25.11.2015 Rådmannens forslag til vedtak Følgende kandidater velges i tillegg til oppnevnte medlemmer i KST sak 49/15: Medlemmer: 1. Odd Paulsbo 2. Varamedlememmer: 1. Kirsten Eriksen 2. Sverre Bye 3. 4. administrasjonens Bakgrunn Eldrerådet oppnevnes i medhold av «Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd». Eldrerådet har 5 medlemmer 1 folkevalgt medlem og 4 brukerrepresentanter. Eldrerådets medlemmer med varamedlemmer i rekkefølge velges av kommunestyret for valgperioden. Ifølge eldrerådsloven har pensjonistforeninger i kommunen rett til å komme med forslag om medlemmer til eldrerådet. Flertallet av rådsmedlemmene skal være alderspensjonister i kommunen. Suppleringsvalg i valgperioden kan gjøres av formannskapet. Eldrerådet skal ha til behandling alle saker som gjelder levekår for eldre. Protokollen fra rådsmøte skal følge saksdokumentene til de kommunale organ som tar endelig avgjørelse i saken. Rådet velger selv leder og nestleder som skal velges blant pensjonistene. Leder av rådet har møte- og talerett på møter i Helse- og omsorgsutvalget. Følgende medlemmer og varamedlem ble valgt under kommunestyrets behandling den 22.10.2015 i sak 49/15: Side 8 av 14
Sak 93/15 Folkevalgt medlem: Varamedlemmer (rekkefølge pr. parti/gruppe) 1. Hans Jørgen Fagereng (Frp) 1. Dagfinn Søtorp (Sp) 2. Jan Lie (Ap) Brukerrepresentant: 1. Anne Karin Gammelsrud 2. Bjarne Johannesen Pensjonisforeningene har arbeidet videre med å finne kandidater til ytterligere 2 medlemmer (brukerrepresentanter) og 4 varamedlemmer, og følgende forslag er mottatt fra Rakkestad Kommunal Pensjonistforening. Medlemmer: 1. Odd Paulsbo Varamedlemmer: 1. Kirsten Eriksen 2. Sverre Bye Det mangler fortsatt forslag på 1 brukerrepresentant og 2 varamedlemmer fra brukerrepresentantene. Rakkestad pensjonistforening har p.d. ikke foreslått flere kandidater, dersom disse mottas før behandling blir forslagene ettersendt. Det forutsettes fulltallig valg av medlemmer for at rådet kan opprettes. Side 9 av 14
VALG - FUNKSJONSHEMMEDES RÅD - 2015-2019 - SUPPLERINGSVALG Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/1184 Saksnr.: Utvalg Møtedato 94/15 Formannskapet 25.11.2015 Rådmannens forslag til vedtak Følgende kandidater velges i tillegg til oppnevnte medlemmer i KST sak 48/15: Medlemmer: 1. Terje Eriksen 2. Dagmar Karine Andersen 3. Varamedlemmer: 1. 2. 3. 4. administrasjonens Bakgrunn Funksjonshemmedes råd er opprettet i medhold av «Lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m.» Funksjonshemmedes råd har 5 representanter med vararepresentanter 1 folkevalgt og 4 brukerrepresentanter. Rådsmedlemmene velges av kommunestyret for valgperioden etter forslag på 4 medlemmer fra funksjonshemmedes organisasjoner. Suppleringsvalg i valgperoden kan gjøres av formannskapet. Kommunen skal sørge for at mennesker med nedsatt funksjonsevne blir sikret åpen, bred og tilgjengelig medvirkning i arbeid med saker som er særlig viktig for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Funksjonshemmedes råd kan selv ta opp saker som vedkommer funksjonshemmede i kommunen. Protokoll fra rådsmøtene skal følge saksdokumentene til de kommunale organ som tar endelig avgjørelse i saken. Rådet velges selv leder og nestleder. Leder av Funksjonshemmedes råd hat møte- og talerett i Helse- og omsorgsutvalget. Følgende medlemmer og varamedlem ble valgt under kommunestyrets behandling den 22.10.2015 i sak 48/15: Folkevalgt: Side 10 av 14
Sak 94/15 1. Marit Helene Løhren Østby (Krf) 1. Kjersti Gudim (Ap) Brukerrepresentant: 1. Odd Kartnes FFO har arbeidet videre med å finne kandidater til ytterligere 3 medlemmer (brukerrepresentanter) og 4 varamedlemmer, og følgende forslag er mottatt. 1. Terje Eriksen 2. Dagmar Karine Andersen Det mangler fortsatt forslag på 1 brukerrepresentant og 4 varamedlemmer fra brukerrepresentantene. Det forutsettes fulltallig valg av medlemmer for at rådet kan opprettes. Side 11 av 14
UTLEIE AV KOMMUNALE LOKALER - REVIDERING AV UTLEIEREGLEMENT Saksbehandler: Kåre Kristiansen Arkiv: 614 &53 Arkivsaksnr.: 14/843 Saksnr.: Utvalg Møtedato 95/15 Formannskapet 25.11.2015 Rådmannens forslag til vedtak Rådmannens forslag til utleiereglement vedtas. Vedlegg Revidert utleiereglement Bakgrunn Kommunestyret vedtok den 12.02.2015, sak 3/15, forslag til nytt utleiereglement med unntak av vaktordning ved arrangementer med servering av alkohol i kulturhuset. Denne saken er en oppfølging av tidligere vedtak. Andre faktaopplysninger Rakkestad kulturhus med sin beliggenhet, utforming, tekniske standard og kapasitet er særlig attraktivt som leieobjekt. Likevel er det nok et lite og uforløst potensiale, spesielt som konferanseanlegg. Kombinasjonen mellom de ulike salene/rommene med godt AV-utstyr, bra internettkapasitet og tilhørende restauratørvirksomhet gjør stedet attraktivt. For å kunne «selge» kulturhuset til interesserte leietakere, er det en stor fordel med et godt, oppdatert og gjennomarbeidet reglement som rettesnor. Helse- og miljøkonsekvenser Det er stor etterspørsel etter å leie de ulike kommunale enhetene. Et bedre tilpasset reglement som sikrer likebehandling vil gi både Rakkestad kommune som utleier og de ulike leietakerne større forutsigbarhet. Økonomi Utleiepriser vedtas som en del av budsjettarbeidet hvert år. Administrasjonens vurdering Det er viktig at lag og foreninger kan bruke kommunens lokaler uten for store kostnader, men Rakkestad kommune må ha kontroll på utleie slik at, blant annet låserutiner, vaktmesteroppgaver og renhold kan utføres på en forsvarlig måte. Det er også viktig for Rakkestad kommune «å ha kontroll» på utleievirksomheten og styre den så effektivt og økonomisk som mulig. Det betyr at det ikke alltid vil være det ønskede Side 12 av 14
Sak 95/15 lokalet som tilbys, men det lokalet som Rakkestad kommune finner mest hensiktsmessig ut fra forespørselens innhold. I 2013 var kulturhuset i bruk nesten hver dag. Dette inkluderer kino, møtevirksomhet, fester og all annen utleie. Huset er stort sett avstengt hele juli, i julen og i påsken. Det betyr at det er i bruk stort sett alle dager utenom disse tidspunkt. Revidert reglement tydeliggjør betingelser for vederlagsfritt lån av kommunale lokaler mandag til torsdag. I helgene påløper økte kostnader for kommunen. Få lag og foreninger har faste møter/øvelser på disse dagene slik at det synes naturlig at det betales leie for disse dagene. Denne ordningen innføres for nye forspørsler. Etablerte leieforhold videreføres kostnadsfritt i 2015. Unntaksvis kan skolelokaler brukes i ferier, dog ikke kostnadsfritt. Overfor brukere forvaltes utleie av Servicekontoret. Her koordineres de interne ressursene som vaktmestertjenesten, renhold og fakturering. Lokaler som omfattes i vedlagte utleiereglement: Rakkestad kulturhus o Festsal o Spisesal o Møterom (formannskapssal, kommunestyresal, møterom 1 og 2) o Kino-/teatersal, inkl rom bak scene Rakkestad ungdomsskole o Gymsal o Skolekjøkken o Klasserom Os skole o Gymsal o Skolekjøkken o Klasserom o Aula Dorkas Kafé Aktivitetshuset o Fritidsrom o Danserom o Bandrom Rakkestad Kommunale Bad Rakkestad Kommunale Bad kan leies med badevakter eller det kan inngås i en avtale med Rakkestadhallene AS, hvor enten hallen eller dennes leietaker står ansvarlig for sikkerheten. Det betyr at det må dokumenteres livredningskurs ikke eldre enn 1 år. Bergenhus skole Skolen fjernes som eksternt utleieobjekt grunnet utfordringer med kombinasjonen av låsesystem og alarmsystem. Side 13 av 14
Sak 95/15 Kirkeng skole Utleie av lokaler tilhørende skolen organiseres i dag fra skolen selv. Dette fortsetter inntil ny skole er oppført. Utleie flyttes da sentralt til servicekontoret. Spesielle arrangementer Fra tid til annen kommer det forespørsler om lån av mange lokaler samtidig. I den forbindelse forsøker Rakkestad kommune å sette sammen en pakke, prismessig og praktisk, som gjør at arrangementet lar seg gjennomføre. Arrangement i kulturhuset med skjenking av alkohol Ved store arrangementeri kulturhuset, spesielt med skjenking av alkohol, skjerpes kravene til sikkerhet for deltakerne og ivaretakelse av restauratørs skjenkebevilling. Leietaker påføres et ansvar ved at det rkeves eget vaktmannskap. Disse skal godkjennes av Rakkestad kommune i forkant og samarbeide med restauratør ift skjenkebevillingsbestemmeleser. Årlig arrangeres det mellom 10 og 20 slike arrangement i kulturhusets festsal og spisesal, med varierende antall festdeltakere. Arrangement med skjenking av alkohol krever som regel at festsal og spisesal benyttes da servering fra disk gjøres i spisesalen. ROS-analyse, persontallberegning av Brann- og Sikkerhetsrådgivning AS samt befaring i samarbeid med Rakkestad brannvesen/tilsynsmyndighet viser at lokalene, inkl foajeen, er beregnet for maksimalt 354 personer sittende til bords. I tillegg kommer vakter, musikere, kjøkkenpersonale osv. Ved arrangement med publikum sittende på stoler, men uten bord, eller stående publikum, vil antallet bli en del høyere. Her vil kompenserende tiltak, så som godt synlige vakter ved rømningsveier være aktuelt. Avklaringer Det er gjennomført møter med både brannsjef og lensmann og begge parter sier sier seg fornøyd med dagens ordning. De påpeker dog begge at det er svært viktig at vaktmannskapet tar oppgaven på alvor og at de får en god innføring i hva oppgaven innebærer. Likeledes sier de at det er et klart krav at samtlige vakter ikke nyter alkohol, og at de ved stengetid er til stede i lokalene og området på utsiden til det er tomt for publikum. Side 14 av 14