Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Pasientreiser HF 24/04/2017 SAK NR 01-2017 Godkjenning av protokoll fra styremøte i Pasientreiser ANS 10.03.17 Forslag til vedtak: Protokollen fra styremøte i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 10.03.17 godkjennes. Skien, 18. april 2017 Marit Kobro Administrerende direktør
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato 10.03.17 Møtested Tid: Møteleder Referent Helse Sør-Øst RHF møtesenter, Grev Wedels plass 5, Oslo Kl 09.30-13.30 Line Alfarrustad Eirik Andersen Referatdato 10.03.17 Følgende medlemmer deltok: Line Alfarrustad, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Bente Aae, styrets nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Frode Eilertsen, styremedlem, Helse Nord RHF Geir Kristoffersen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Gunn Høvik, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Stian Larsen, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Fra sak 14/2017 Andre: Revisor Terje Kjær Internrevisor Tove Kolbeinsen Til kl 10.00 Fra regionale brukerutvalg deltok: Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Grete Müller, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, viseadm. direktør, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, styresekretær Innkalling og saksliste ble godkjent En sak ble innmeldt til eventuelt Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 17, 13, 14, 15, 16, 19, 18, 20-22. 2
Saker som ble behandlet: Sak 13-2017: Godkjenning av protokoll fra styremøtene 26.01.17 og 20.02.17 Protokoll fra styremøtene 26.01.17 og 20.02.17 fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokoller fra styremøtene 26.01.17 og 20.02.17. Sak 14-2017: Virksomhetsrapportering pr 31. januar 2017 Rapporteringen for januar viser gode resultater. Ny løsning for reiser uten rekvisisjon ble lansert i oktober 2016, og de foreløpige erfaringene er i hovedsak positive. En stor andel av brukerne har tatt i bruk den digitale løsningen, og de opplever tekniske systemer med god tilgjengelighet, ytelse og stabilitet i januar. En gjennomgang av saker som er elektronisk innsendt og automatisk behandlet viser 100 prosent kvalitet i den automatiserte saksbehandlingen. Etter lansering var det en periode med økt kø i digitaliseringssteget, men etter gjennomførte tiltak i Q4-2016 leverer Pasientreiser innenfor målkravet for digitaliseringssteget i januar. Det observeres imidlertid lang saksbehandlingstid for de pasientene som har søknader som må saksbehandles manuelt ved de regionale pasientreisekontorene. Den nye løsningen for oppgjørskontroll, Ctrl, har vært pilotert ved tre pasientreisekontor, og kontorene melder at de ser godt potensial i løsningen. Prosjekt Samkjøring er i gang med akseptansetestfase, som vil vare fram til medio april. Utrullingen starter etter planen i Helse Midt-Norge, ved St. Olavs Hospital, 2. mai. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 31. januar 2017 til etterretning. 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31. januar 2017 til etterretning. 2. Styret ser med bekymring på økt saksbehandlingstid ved de regionale enhetene og vil følge opp dette med eierne. Sak 15-2017: Oppfølging av oppdragsdokument 2017 Pasientreiser HF I tillegg til lover, forskrifter, vedtekter mv. styres Pasientreiser HF gjennom virkemidler forvaltet av de fire regionale helseforetakene som selskapets eiere. Oppdragsdokumentet for 2017 har generelle punkter og også punkter spesifikt innrettet mot Pasientreiser HF. Eierne klargjør også tildelingen av midler og ressursgrunnlag. Saken legges frem for styret for å gjøre styret kjent med oppdraget fra eierne, hvordan administrerende direktør vil følge dette opp og hvordan rapportering vil skje. 3
Oppdragsdokumentet overlevert fra eier i foretaksmøte 27.02.17 følger som vedlegg til denne saken. Det legges til grunn at oppfølging av oppdragsdokumentet vis a vis styret vil skje som tidligere, dvs med en midtveisrapportering til styret i septembermøtet før endelig tilbakemelding skjer gjennom Årlig melding for 2017. De samlede tiltak som gjennomføres i forhold til oppfølging av styrende dokumenter er en del av internkontrollsystemet som selskapet har etablert for å ivareta god virksomhetsstyring. Med henvisning til ovenstående anbefaler administrerende direktør at styret tar oppdragsdokumentet for 2017 for Pasientreiser ANS til etterretning. 1. Styret tar oppdragsdokument 2017 for Pasientreiser HF til etterretning. 2. Styret ber om å bli orientert om gjennomføringen av oppdraget i den ordinære rapporteringen som beskrevet i saken samt gjennom årlig melding. Sak 16-2017: Justert prosess for risikovurdering av pasientreiseområdet 2017 Gjennom vedtak i styresak 41-2014 ble lagt grunnlag for tiltaksplan for oppfølging av internrevisjonsrapport om pasientreiseområde fra 2013 Ett oppfølgingstiltak var en årlig risikovurdering av pasientreiseområdet som har vært gjennomført siden 2014. Styret vedtok i sak 55-2016 å få seg forelagt en sak med forslag til alternativ prosess for 2017 etter forutgående prosessering i Samarbeidsforum. Gjennomføring av en felles risikovurdering for pasientreiseområdet har gitt muligheten til å se et samlet utfordringsbilde for området, men avgrenset til elementer som inngår i databehandleransvaret tillagt Pasientreiser HF der pasientreisekontorene er databehandlere. Med bakgrunn i styrets vedtak i sak 55-2016 har det vært drøftet med Samarbeidsforum å justere tidligere prosess for å håndtere utfordringer bedre. Spesielt viktig har det vært å få en bedre balanse mellom ressursbruk og resultater, samtidig som det har vært ønske om bedre eierskap til tiltak og oppfølging på foretaksnivå. Administrerende direktørs vurdering er at justert prosess for risikovurdering av pasientreiseområdet vil heve effekten i arbeidet, og bidra til en forbedret håndtering av utfordringer innen pasientreiseområdet. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende plan for videre arbeid til etterretning Det bør dessuten gjøres en vurdering av hva som skal skje fra 2018 når reiser uten rekvisisjon vil inngå i Pasientreiser HF`s ansvarsområde. 1. Styret tar plan for videre arbeid med samlede risikovurderinger for pasientreiseområdet til etterretning. 2. Styret ber om at det gjøres en ny vurdering av innhold og omfang av prosessen fra 2018 etter overføring av reiser uten rekvisisjon til Pasientreiser HF`s ansvarsområde. 4
Sak 17-2017: Årsberetning og regnskap 2016 Regnskapet for 2016 viser et overskudd på 22,8 millioner kroner som er 1 millioner kroner bedre enn resultatkravet på 21,8 millioner. Overskuddskravet er begrenset for å sluttfinansiere nye teknologiske løsninger i prosjektene Mine pasientreiser, samkjøring og oppgjørskontroll. Total egenkapital utgjør dermed 88,8 millioner kroner per 31.12.16. Det er ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets slutt som er av betydning for bedømmelsen av regnskapet. Regnskap for 2016 er avlagt i henhold til regnskapsloven og god regnskapsskikk og administrerende direktør inviterer styret til å godkjenne vedlagte årsberetning og regnskap 2016. Det ble i forlengelsen av saken også avholdt et eget møte med revisor uten at administrasjonen var tilstede, i henhold til krav i revisorloven. Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap for 2016. Sak 18-2017: RHF-enes arbeid med økonomisk langtidsplan 2018-2021. Innspill fra Pasientreiser ANS Økonomisk langtidsplan for perioden 2018-2021 viser selskapets fokus på å kunne realisere forventede gevinster fra de gjennomførte prosjektene. Pasientreiseområdet gjennomgår i perioden en betydelig omstilling med ny teknologi og nye arbeidsprosesser, samt endret organisering og oppgavefordeling. Prosjektene Mine pasientreiser, Ctrl og Samkjøring implementeres nasjonalt i 2016/2017, og store deler av gevinstuttaket forventes å skje i helseforetakene. Kostnadsutviklingen for eksisterende transaksjonstunge oppgaver i Pasientreiser HF estimeres å reduseres betydelig i planperioden ved at det skal realiseres gevinster fra digitaliserte prosesser. En evt forskjøvet virksomhetsoverdragelse vil forsinke uttak av disse effektene. For perioden 2018-2021 vil drifts- og vedlikeholdskostnader øke som følge av nye og mer komplekse systemer, samt gi økte avskrivninger. Administrerende direktør anbefaler at vedlagte forslag til økonomisk langtidsplan for Pasientreiser HF sendes de regionale helseforetakene. 1. Økonomisk langtidsplan for perioden 2018-2021 tas til etterretning og forutsettes lagt til grunn som sentralt styringsverktøy for budsjett 2018 og resten av planperioden. 2. Styret ga innspill til justering av saken som bes innarbeidet før oversending til de regionale helseforetakene. 5
Sak 19-2017: Revisjonsplan 2017, internrevisjonen Pasientreiser HF Revisjonsplanen presenterer på en kortfattet måte hvordan internrevisjonen vil innrette sin virksomhet i Pasientreiser HF i 2017. Dialog er gjennomført med internrevisjonene i de tre øvrige RHF i sakens anledning samt med styreleder og administrerende direktør. 1. Styret godkjenner fremlagte plan for internrevisjon i 2017 i Pasientreiser HF. 2. Styreleder gis fullmakt til innenfor rammen av planen å avtale enkeltheter i oppdraget med internrevisjonen. Sak 20-2017: Omgjøring av brukerpanel, pasientreiser til brukerutvalg Arbeidet med internkontroll i Pasientreiser ANS har gitt gode resultater. Det er kontinuerlig fokus på å videreutvikle og å sikre en fortsatt god internkontroll. Samlet sett vurderes dagens internkontroll som god og hensiktsmessig. I 2017 blir det spesielt fokus på å sikre at berørte helseforetak har etablert god internkontroll og et godt personvern knyttet til nye digitale løsninger som er utviklet gjennom prosjektene Mine pasientreiser og Oppgjørskontroll. Styret tar redegjørelsen om omgjøring fra brukerpanel, pasientreiser til brukerutvalg, pasientreiser til orientering. Sak 21-2017: Status og videre prosess, strategiplanarbeidet Arbeidet med strategiplan for selskapet var blant temasakene i styreseminar 25.01.17. Styret ga der bl.a. uttrykk for at man ønsket seg en nærmere orientering om utkast til plan før endelig behandling i aprilmøtet. Foreliggende sak redegjør for status og videre prosess i arbeidet. Vedlagt saken følger en 08.-versjon av dokumentet som grunnlag for drøfting i møtet. Styret tar redegjørelsen om status og videre prosess for strategiplanarbeidet til orientering. Sak 22-2017: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Styret tar årsplan for styresaker til orientering. 6
Temasak Følgende temasak ble gjennomgått: Omdanning fra ANS til HF Styreleder orienterer Styreleder orienterte om følgende sak: Styreseminar felleseide selskap 15.05.17 Styret tar styreleders orientering til orientering. Eventuelt Eventuell innføring av elektronisk løsning for styresaker. Administrasjonen kommer tilbake til styret med et kostnadsoverslag. Bente Aae Styrets nestleder Stian Larsen Reidun Rømo Gunn Høvik Frode Eilertsen Geir Kristoffersen Line Alfarrustad Styrets leder Eirik Andersen Styresekretær 7