ANSETTELSESREGLEMENT GENERELT Målet med reglementet er å få ansatt den søkeren som totalt sett er best kvalifisert for stillingen og sikre en god og ensartet håndtering av alle ansettelser. Det vises til prosedyrer for ansettelse ekstern/intern utlysning av ledige stillinger og oppsett og behandling av søkerliste i kommunens internkontrollsystem, kap. 5. Reglementet gjelder ikke når det strider mot lov, tariffavtaler eller andre bestemmelser som er bindende for kommunen. 2 KUNNGJØRING MV 2.1 Vurdering av stilling Før en stilling lyses ledig, må det avklares om stillingen er hjemlet og at det er budsjettmessig dekning. Dersom det skal opprettes ny stilling innenfor godkjent budsjett, må administrasjonssjefen Administrasjonsjefen fatte administrativt vedtak om dette. Ved ledighet skal leder med personalansvar vurdere Om stillingen fortsatt er aktuell det fortsatt er behov for stillingen Om oppgavene kan fordeles på andre Om det forventes endringer i organisasjonen eller forventes endringer i arbeidsoppgaver slik at det bør lyses ut en annen type stilling Om kvalifikasjonskravene til stillingsinnehaveren skal endres Om deltidsansatte kan gis utvidelse av sitt arbeidsforhold/uønsket deltid, jfr HTA, kap 1, punkt 2.3 og AML 14-3 I samarbeid med administrasjonssjefen, om stillingen kan benyttes til omplassering i forbindelse med nedbemanning, attføring, fortrinnsrett m.v. 2-2 Utlysningstekst Utlysningsteksten skal gi opplysninger om Stillingen; avlønning, stillingsbetegnelse og kode, organisatorisk plassering, ansvars- og arbeidsområde. Det skal framgå at ansettelse skjer i Leirfjord kommune. Pensjonsvilkår Kvalifiksjonskrav; utdanning, praksis, egnethet, sertifikater og lignende, eventuelt alternative kvalifikasjonskrav Krav om politiattest dersom dette er påkrevd i lov/forskrift Krav om helseattest om nødvendig Eventuelle rekrutteringstiltak; bolig, barnehage, flyttegodtgjøring m.v. Kontaktperson og hvor søknaden skal sendes Søknadsfrist. Denne bør vanligvis være minst 3 uker Utlysningsteksten bør gi en generell informasjon om Leirfjord kommune dersom stillingen kunngjøres i regionale og/eller landsdekkende aviser og tidsskrifter. I tillegg skal det tas med at 1
arbeidstakere ansettes i kommunen på de vilkår som til enhver tid framgår av gjeldende lover, reglementer og tariffavtale Bekreftede kopier av attester, vitnemål og lignende må vedlegges søknaden Opplysninger i utlysningsteksten må kontrolleres nøye før utlysning, da utlysningsteksten i stor grad vil være bindende for den videre prosedyre i ansettelsessaken. Administrasjonssjefen kan bestemme at søknader innkommet etter søknadsfristens utløp, skal behandles som om de var innkommet i rett tid. 2-3 Ekstern og intern kunngjøring Som hovedregel kunngjøres ledige stillinger eksternt. Alle eksterne kunngjøringer foretas i HRM Rekruttering. Eksterne utlysninger legges som et minimum på kommunens hjemmeside og NAV. Administrasjonsjefen kan, etter drøftinger med i samråd med fagorganisasjonene, foreta intern utlysning når det er grunn til å tro at det finnes kvalifiserte deltidsansatte søkere i kommunens tjeneste. Med intern kunngjøring menes utlysning for alle kommunens arbeidstakere eller grupper av arbeidstakere. Leder med personalansvar lager, i samarbeid med tillitsvalgte, utkast til utlysningstekst og forslag til hvor annonsering skal foretas. Alle utlysningstekster skal sendes Administrasjonsjefen for godkjenning før kunngjøring foretas. Leder og Administrasjonsjef avtaler også hvor kunngjøring skal foretas. 2-4 Direkte ansettelse I helt spesielle tilfeller kan administrasjonssjefen vedta at en stilling skal besettes uten kunngjøring. Ansettelse kan da foretas samtidig. Eventuelle uttalelser fra tillitsvalgte skal foreligge før vedtak fattes. 2-5 Fornyet kunngjøring Ny utlysning kan vurderes dersom antall søkere er for lite, ingen kvalifiserte søkere har meldt seg eller at kvalifikasjonene hos søkerne er for svake. eller at fordi utlysningen er foretatt på et uheldig tidspunkt. Avgjørelse om fornyet kunngjøring vedtas av Administrasjonsjefen. Ved beslutning om fornyet kunngjøring, skal søkere orienteres skriftlig. 2-6 Vikariater Ved inntak av vikarer for et tidsrom på inntil 6 måneder kan kunngjøring, etter drøfting med tillitsvalgte, utelates. Vikariater ut over 6 måneder kunngjøres internt og/eller eksternt. Leder med personalansvar har fullmakt til å foreta ansettelse i vikariater. for tidsrom av inntil 6 måneder. Ansettelse i vikariat ut over 6 måneder og forlengelse av vikariat som medfører samlet ansettelsestid på over 6 måneder, skal behandles av administrasjonssjefen. 3 FREMGANGSMÅTE VED ANSETTELSE 3-1 Søkerliste Snarest mulig etter søknadsfristens utløp, skal servicekontoret lønns- og personalavdelingen sette opp utvidet søkerliste. Servicekontoret Lønns- og personalavdelingen sender søkerlisten til alle søkere med orientering til søkerne om 2
at søknad er mottatt. og opplysninger om forventet behandlingstid m.v. Søkerlisten sendes også tillitsvalgte med frist for uttalelse. I henhold til offentlighetsloven kan opplysninger om en søker unntas fra offentlighet hvis søkeren ber om det. Dersom kommunen etter konkret vurdering finner å ikke kunne imøtekomme begrunnet anmodning, skal søker gjøres oppmerksom på dette og kunne velge om vedkommende fortsatt vil være søker eller ikke. 3-2 Forslag til Ansettelse administrativ behandling Den enkelte leder med personalansvar skal, innenfor eget område, fatte ansettelsesvedtak i ESA (EDB Sak og Arkiv). forslag til ansettelse i alle stillinger. Saksframlegg og vedtak Forslaget skal inneholde følgende opplysninger: Generelle opplysninger; antall søkere, kunngjøring, søknadsfrist og høringsuttalelser. Sammendrag av vurdering av søkerne i forhold til kvalifikasjoner og krav satt i utlysningsteksten Forslag til hvem som bør tilsettes og på hvilke vilkår Dersom kvaliteten på søkermassen tilsier det, bør forslaget inneholde 1-2 reserver Ved ansettelse Ved utarbeidelse av forslag til ansettelse, bør det tas hensyn til følgende bestemmelser: Ved rangering av søkerne skal det i første rekke tas hensyn til søkernes kvalifikasjoner (utdanning, praksis og skikkethet for stillingen) Når søkere står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes den søker som har lengst tjeneste i kommunen Når søkere av begge kjønn står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes kvinnelig søker når dette kjønn er underrepresentert. Når søkere for øvrig står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes den søker som har lengst tjeneste i kommunen Ansettelsesmyndigheten plikter å foreta et saklig og samvittighetsfullt skjønn for å finne fram til den best kvalifiserte søker. Vikarer som er midlertidig ansatt i vedkommende stilling skal normalt ikke ha fortrinn i kvalifikasjonsvurderingen. Ansettelsessaken oversendes Administrasjonsjefen for endelig avgjørelse. Etter at vedtak er fattet, har den enkelte leder/saksbehandler ansvar for at det gis melding om vedtak til berørte parter og at det utstedes tilsettingskontrakt, jfr pkt 7. 3.3 Forslag til Ansettelse politisk behandling Ved ansettelse av etatsjefer og administrasjonssjef oppnevnes et politisk utvalg som tiltres av representanter fra tillitsvalgte. er administrasjonssjef saksbehandler, med mindre annet er bestemt. Administrasjonssjefen utarbeider forslag til ansettelse i tråd med pkt 3-2. Administrasjonssjefens Utvalgets innstilling legges fram for behandling i administrasjonsutvalg, formannskap og kommunestyre. Etter at vedtak er fattet, har administrasjonssjefen ansvar for at det gis melding om vedtak til berørte parter og at det utstedes tilsettingskontrakt, jfr pkt 7. 3-4 Intervju 3
Det bør alltid skal foretas intervju ved ansettelse av etatsjefer og administrasjonssjef. Det bør skal også foretas intervju i andre stillinger, dersom disse er tillagt spesielt selvstendig arbeids- og ansvarsområde og der personlig egnethet har stor betydning. Administrasjonsjefen avgjør hvem som skal delta i intervju, dette gjelder dog ikke ved ansettelse av Administrasjonsjef. Representanter for de tillitsvalgte skal gis tilbud om å delta i intervjupanelet. Ved intervju dekker kommunen, etter avtale, eventuelle utgifter til reise- og opphold regnet fra søkerens faste bopel. 3-5 Referanser Det bør skal innhentes referanser fra tidligere arbeidsgivere, men bare etter tillatelse fra vedkommende søker. Dersom det er oppgitt referanser i søknaden, kan disse kontaktes uten nærmere avtale med søkeren, med mindre søkeren har tatt forbehold om dette i søknaden. 4 ANSETTELSESVILKÅR Den ansatte tilsettes i Leirfjord kommune, og ikke i den enkelte etat/avdeling. Ansettelsen skjer på lønns- og arbeidsvilkår som fremgår av tilsettingskontrakt, gjeldende lover, reglementer og tariffavtaler. Arbeidstakeren må finne seg i forandringer i sitt arbeidsområde og eventuell stillingsbeskrivelse der dette er saklig begrunnet. 5 ANSETTELSES- OG LØNNSFASTSETTENDE MYNDIGHET Kommunestyret er ansettelses- og lønnsfastsettende myndighet for administrasjonssjef og etatsjefer Administrasjonssjefen er ansettelses- og lønnsfastsettende myndighet for øvrige stillinger. Når det gjelder lønnsfastsettende myndighet vises til lønns- og seniorpolitisk plan, punkt 2-3.Unntak er ansettelse i kirkelige stillinger hvor fellesrådet er ansettelsesmyndighet og ansettelse i vikariat, jfr punkt 2-6. 6 KLAGE OG OMGJØRING AV VEDTAK Det er ingen klageadgang i ansettelsessaker etter bestemmelser i FVL. Forvaltningsorganet kan dog omgjøre vedtak i hht FVL 35. 7 ANSETTELSESBREV OG TILSETTINGSKONTRAKT Ansettelse skal meddeles skriftlig og inneholde tilbud om stilling i Leirfjord kommune, opplysninger om vilkår og forpliktelser som gjelder for stillingen, samt svarfrist. Vedlagt ansettelsesbrevet sendes to tilsettingskontrakter, underskrevet av arbeidsgiver. Dersom vedkommende takker ja til tilbud om stilling, skal det ene eksemplaret, innen svarfristen, sendes arbeidsgiver i underskrevet stand. Tilsettingskontrakten skal minimum inneholde arbeidstakerens navn og personnummer angivelse av arbeidssted for tiden arbeidets art tiltredelsesdato stillingsstørrelse om stillingen er fast, midlertidig osv prøvetid og oppsigelsesfrister årslønn, stillingskode og dato for lønnsutbetaling 4
pensjon ferie og feriepenger arbeidstid og spisepause Når stillingen er besatt, har leder med personalansvar eller Administrasjonsjef, ansvar for at de søkere som ikke er ansatt, får underretning om dette. Med mindre noe annet er bestemt, sendes tilsendte attester og vitnemål i retur. 8 LEGEATTEST OG POLITIATTEST For stillinger hvor det stilles spesielle krav til helse, skal det før tilsetting framlegges tilfredsstillende legeattest. For stillinger hvor det i lov eller forskrift kreves spesielle krav til vandel, skal det før tilsetting fremlegges tilfredsstillende politiattest. Dersom det kreves lege- og/eller politiattest, skal dette kunngjøres ved utlysning av den ledige stillingen. 9 FORTOLKNING OG ENDRING AV REGLEMENTET Spørsmål om fortolkning av dette reglementet behandles av administrasjonsutvalget. Administrasjonsutvalget kan foreta mindre og redaksjonelle endringer av reglementet. Større og prinsipielle endringer skal foretas av kommunestyret. 5