Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Fellesnemnd Nye Lyngdal Kommunestyresal, Konsmo Dato: 19.04.2018 Tidspunkt: 12:00 Forfall meldes til Fellestjenesten post@lyngdal.kommune.no / 38 33 41 55 som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Orienteringssaker: Status og fremdrift v/prosjektleder Ann Karin Fuglestad 1
Saksliste Saksnr Innhold PS 13/18 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 14/18 Politisk organisering (II) - Nye Lyngdal PS 15/18 Mandat og oppgaver til delprosjektet: Delegasjoner, reglement og gebyrer - Nye Lyngdal PS 16/18 Valg av representanter til styringsgruppe for delprosjektet: Delegasjoner, reglement og gebyrer PS 17/18 Kulturskole i ny kommune - Nye Lyngdal PS 18/18 Orienteringer 2
PS 13/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 3
Arkiv: 033 Saksmappe: 2017/3962-7260/2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: 26.03.2018 Politisk organisering (II) - Nye Lyngdal Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd Nye Lyngdal 19.04.2018 14/18 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: 1. Kommunen skal ha følgende fire faste utvalg etter forslag til ny kommunelov 5-6: Barn og oppvekst Helse og velferd Miljø, plan og teknisk Kultur og samskaping De faste utvalgene skal ha 7 representanter hver. 2. Det kommunale foretaket Lyngdal kultursenter KF legges ned med virkning fra 1.1.2020 og innlemmes i den kommunale driftsorganisasjonen. 3. Kontrollutvalget skal bestå av 5 representanter. 4. Partssammensatt utvalg skal bestå av 3 folkevalgte og 2 ansatte representanter. 5. Formannskapet utgjør kommunens klageorgan etter forvaltningslovens 28. SAKSORIENTERING Gjennom intensjonsavtalen og vedtak gjort av fellesnemnd for nye Lyngdal i møte 15.3.18 er flere prinsipielle avgjørelser knyttet til politisk organisering av ny kommune foretatt. Følgende er så langt bestemt: 1. Kommunestyret skal bestå av 35 representanter 2. Formannskapet skal bestå av 7 representanter 3. Politisk struktur skal organiseres med faste utvalg som bygger på en formålsorganisering. 4
Side 2 4. Alle faste utvalg skal ha delegert myndighet med avgjørelsesmyndighet 5. Alle utvalg skal ha bred representasjon. 6. Det skal etableres et eget råd for hver av målgruppene barn/unge, eldre og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. 7. Ny kommune skal etablere nye og videreutvikle ordninger for innbyggermedvirkning som blant annet innbefatter stor bruk av e-demokratiske løsninger, brukerdialog og folkemøter. 8. Det skal legges til grunn et prinsipp om gjennomgående representasjon i faste utvalg. Da den politiske organiseringen var til behandling i møte den 15.3.18 ble det i saksframstillingens konklusjon påpekt at enkelte flere momenter vil være ønskelig å ha på plass før man anser delprosjektet vedrørende politisk organisering som ferdigstilt. Det står å lese: I det videre arbeidet er det særlig viktig å endelig bestemme hvor mange og hvilke formål de ulike faste utvalgene som ny kommune skal ha. Også antall representanter i de ulike utvalgene vil være hensiktsmessig å avgjøre. I tillegg vil det være ønskelig å avgjøre hvorvidt kulturforetaket skal innlemmes som del av den kommunale virksomheten i ny kommune. Denne saksfremstillingen har som formål å komme med forslag og begrunnelser knyttet til dette. Ny kommunelov (Stortingsproposisjon nr.46) ble lansert av regjeringen i mars 2018. Denne saksfremstillingen og dens konklusjoner baserer seg på at dette lovforslaget vedtas. VURDERING Utvalg etter forslag til ny kommunelov 5-6 Fellesnemnda har bestemt at det skal opprettes faste utvalg som tar utgangspunkt i en formålsorganisering. Disse skal alle delegeres avgjørelsesmyndighet og ha gjennomgående representasjon. I fellesnemndas arbeidsmøte den 8.3.18 og møte den 15.3.18 ble innholdet til de faste utvalgene drøftet. Det er enighet om at det var ønskelig å lage en inndeling som er framtidsrettet og nyskapende. Den politiske organiseringsmodellen som drøftes i nye Asker kommune tjener som et utgangspunkt. Det som er særlig spennende med denne modellen er fokuset på «samskapingskommunen». En slik modell innebærer å endre både den administrative og politiske organiseringen fra en forestilling om at den offentlige sektoren kan og skal løfte velferden på egenhånd til en forestilling om at sivilsamfunnet og befolkningens ressurser mobiliseres i større grad. Det handler om å skape samfunn som løser samfunnsutfordringer i fellesskap og der innbyggerne i langt større grad blir sett på som deltakere framfor kunder. Komplekse og sammensatte utfordringer som man forventer kommer i framtiden krever nye måter å jobbe på og nye løsninger må iverksettes. Som kommune utfordrer det oss til å innrette organisasjonen til et slikt endret framtidsbilde. I praksis betyr det å slippe til flere ekspertstemmer i form av lag, foreninger, næringsliv og private. Kommunen må i langt større grad jobbe sammen med det sivile samfunnet for å realisere løsninger. 5
Side 3 En slik dreiing vil selvsagt være en langvarig prosess, men det er viktig å lage politiske og administrative strukturer som gir muligheter for å vektlegge en slik satsning. Et slikt perspektiv må være gjennomgående for alle de faste utvalgene, men det foreslås å opprette ett eget fast utvalg der dette perspektivet i særlig grad vektlegges. Dette utvalget vil som et minimum ha ansvar for kultur, tilskuddsordninger, folkehelse, innbyggerdialog og innbyggerservice generelt (som dagens servicetorg). Det er utfordrende å finne et navn på et slikt utvalg som er dekkende. Det forslås imidlertid å kalle dette kultur og samskaping.. I tillegg til et slikt fast utvalg, så er det ønskelig å opprette ett utvalg som særlig har fokus på helse- og velferdsperspektivet, ett som har fokus på barn og oppvekst og ett som har fokus på miljø, plan og tekniske tjenester. Disse utvalgene er mer tradisjonelle og finnes i svært mange av dagens kommuner om enn med noe ulike betegnelser. Hvilke tjenester som skal sortere under hvert av disse utvalgene gir seg i de fleste tilfeller selv, men det vil også være noen oppgaver som kan plasseres flere steder (for eksempel helsestasjon tjenester) Det legges opp til at avklaringer rundt dette ses i lys av delprosjektet omkring delegasjoner samt den administrative organiseringen som skal behandles i fellesnemnda høsten 2018. Fellesnemnda har bestemt at det skal være gjennomgående representasjon og bred medvirkning i de faste utvalgene. Det foreslås derfor at hvert utvalg består av 7 representanter slik at alle kommunestyrets medlemmer enten blir fast medlem av formannskapet eller et av de foreslåtte utvalgene (med unntak av minimum en person som må velges til kontrollutvalget). Det kan også være et alternativ å bare opprette tre utvalg. I så fall bør utvalgene for barn og unge/helse og velferd slås sammen til ett. Dersom dette gjøres, så bør hvert utvalg bestå av 9 representanter, formannskapet 7 representanter og den gjenværende representanten velges til kontrollutvalget. Her bør fellesnemnda gjøre en vurdering om hva de synes er mest hensiktsmessig. Foruten kommunestyre og formannskap er det det kun to folkevalgte organer som det er lovpålagt at kommunen innehar. Dette er kontrollutvalg, partssammensatt utvalg og et klageorgan. I denne saken tas innlemmes de for å fastsette hvor mange representanter hvert av disse organene skal ha. I tillegg legges det frem som forslag at formannskapet utgjør kommunens klageorgan etter forvaltninglovens 28. Kultursektoren i den nye kommunen Lyngdal kultursenter KF er i dag organisert som et kommunalt foretak. Foretaket ble etablert i 2004 i forbindelse med bygging av kulturhuset i Lyngdal. I tillegg til å drifte kulturhuset fungerer i praksis foretaket som Lyngdal kommunes kulturetat (kulturkontor, bibliotek, fritidsklubb, forvaltning av kulturmidler, og generell saksbehandling innen kultur og idrett). Foretakets styre og administrasjon har selv vurdert at foretaksmodellen har fungert bra i tiden det har eksistert. Det vises til egen rapport og styrets anbefaling som ble sendt ut i forkant av fellesnemdas arbeidsmøte 8.3.18. Foretaksmodellen har mange fordeler, men også flere ulemper. I forslag til vedtak foreslås det at foretaket legges ned og innlemmes i den ordinære kommunale organisasjonen. 6
Side 4 Det er knyttet to hovedargumenter til dette; politisk styring og effektiv drift. Politisk styring Dagens kulturforetak forvalter og saksbehandler svært mange rene kommunale saker utover det å drive kulturhuset. Eksempler på dette er bibliotek, barn og unge, kommunale tilskudd, ungdomsråd, idrett/spillemidler osv. Dette gjør at mange oppgaver som kommunen i dag leverer ikke er underlagt administrativ og politisk kontroll på samme måte som andre tjenester. Daglig leder i foretaket står ikke i noe underordningsforhold til kommunens rådmann, men er underlagt foretaket styre. Rådmannens innflytelse på foretakets drift er følgelig minimal selv om kommunale oppgaver forvaltes. Styret er underordnet kommunestyret, men det det har vært en bekymring fra departementets side at dersom et kommunestyremedlem også sitter i styret i et kommunalt foretak, vil det kunne være en fare for at de øvrige kommunestyremedlemmene ikke engasjerer seg i saker som gjelder foretaket. Forslag til ny kommunelov 9-5 legger derfor begrensninger på valgbarheten til kommunale foretak. Dette vil berører styringen av dagens kulturforetak direkte. Fra neste valg vil verken medlemmer eller varamedlemmer til kommunestyret kunne velges som representant i styret. Et annet moment er at dersom kulturskolen i den nye kommunen blir en del av en større kulturetat, er dette et eksempel på en kommunal tjeneste det vil være svært unaturlig å «sette ut» til et kommunalt foretak. Ved å innlemme kultur i den nye kommunale organisasjonen vil man flytte beslutninger og myndighet til kommunestyret. Effektiv drift Det kommunale foretaket er i dag en selvstendig organisasjon med egen administrasjon. Det er liten tvil om at det utføres dobbeltarbeid i kommunen og i foretaket (særregnskap/ særbudsjett/ revisjon). I tillegg er foretaket avhengig av bistand fra Lyngdal kommune innen lønn, personal, regnskap med mer. Det vurderes som fornuftig å innlemme kultur i den kommunale organisasjonen slik at man får de samme profesjonelle tjenestene innen lønn og personal som resten av kommunen, og på den måten unngår dobbeltarbeid. Dette vil kunne sikre en effektiv drift av disse tjenestene. Annet Ny kommunelov presiserer at det i tillegg til kommunestyre og formannskap skal være to andre folkevalgte organer i enhver kommune; dette gjelder kontrollutvalg og partssammensatt utvalg. Kontrollutvalg: Ifølge kommunelovens 23-1 skal kommunestyre velge et kontrollutvalg som skal føre løpende kontroll på deres vegne. Det er kommunestyret som skal velge leder, nestleder og øvrige medlemmer til utvalget og lederen kan ikke være av samme parti eller tilhøre samme gruppe som ordføreren. Utvalget skal ha minst 5 medlemmer og minst et medlem skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Ny kommunes størrelse er ikke større enn at lovens minimumskrav anses som hensiktsmessig. 7
Side 5 Partssammensatt utvalg (administrasjonsutvalg): I alle kommuner skal det opprettes et eller flere partssammensatte utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom de ansatte og kommunen som arbeidsgiver. Partssammensatt utvalg settes sammen av representanter for kommunen og for de ansatte. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år om gangen. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen. Det er kommunestyret som velger kommunens representanter og utvalgets leder og nestleder blant disse. Kommuneloven fastsetter ikke et minimum antall representanter, men også her anses det som hensiktsmessig å ha et utvalg som er relativt lite. Saksfremstillingen legger til grunn at andre utvalg, styrer og nemnder som ikke er omtalt i denne saken, men som anses som aktuelle for ny kommune gis en vurdering omkring innhold, representasjon og deltakelse i eget delprosjekt (Delprosjektet: Delegasjoner, reglement og gebyrer) for Nye Lyngdal. KONKLUSJON Basert på forslag til vedtak og tidligere konklusjoner, så kan følgende diagram illustrere den politiske organiseringen for ny kommune: Kommunestyre (35) Formannskap (7) Kontrollutvalg (5) Partssammensatt utvalg (5) Barn og oppvekst (7) Helse og velferd (7) Miljø, plan og teknisk (7) Kultur og samskaping (7) Inneværende sak danner grunnlaget for politisk organisering fra og med valg av nytt kommunestyre høsten 2019. For å skape et fullstendig rammeverk for hvordan delegasjoner og rammeverket skal være så gjenstår et betydelig arbeid. Dette arbeidet bør i sin helhet organiseres innenfor rammene til et nytt delprosjekt bestående både av politikere og administrasjon. Det er derfor avgjørende å se denne saken i sammenheng med det kommende delprosjektet. Først når også dette er ferdigstilt, vil man se et fullstendig bilde av både organisering og delegasjoner mellom de ulike organene. 8
Side 6 Vedlegg 1 Vedtak i Fellesnemnd 15.03.18: Politisk organisering - Nye Lyngdal 9
Arkiv: 033 Saksmappe: 2017/3962-5039/2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: 04.03.2018 Politisk organisering - Nye Lyngdal Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd Nye Lyngdal 15.03.2018 9/18 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: 1. Politisk struktur skal organiseres med faste utvalg som bygger på en formålsorganisering. 2. Alle faste utvalg skal ha delegert myndighet med avgjørelsesmyndighet. 3. Alle utvalg skal ha bred representasjon. 4. Det skal etableres et eget råd for hver av målgruppene barn/unge, eldre og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. 5. Ny kommune skal etablere nye og videreutvikle ordninger for innbyggermedvirkning som blant annet innbefatter stor bruk av e-demokratiske løsninger, brukerdialog og folkemøter. Fellesnemnd Nye Lyngdals behandling 15.03.2018: Tønnes Seland foreslår et tilleggspunkt 6: Det legges til grunn et prinsipp om gjennomgående representasjon i faste utvalg. Avstemming: Forslag til vedtak med tilleggspunkt 6 ble enstemmig vedtatt. Fellesnemnd Nye Lyngdals vedtak 15.03.2018: 1. Politisk struktur skal organiseres med faste utvalg som bygger på en formålsorganisering. 2. Alle faste utvalg skal ha delegert myndighet med avgjørelsesmyndighet. 3. Alle utvalg skal ha bred representasjon. 10
Side 2 4. Det skal etableres et eget råd for hver av målgruppene barn/unge, eldre og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. 5. Ny kommune skal etablere nye og videreutvikle ordninger for innbyggermedvirkning som blant annet innbefatter stor bruk av e-demokratiske løsninger, brukerdialog og folkemøter. 6. Det legges til grunn et prinsipp om gjennomgående representasjon i faste utvalg. SAKSORIENTERING Bakgrunn for saken Intensjonsavtalen som er inngått mellom Lyngdal og Audnedal kommuner legger til grunn en politisk organisering som bygger på formannskapsmodellen. Det skal være følgende antall folkevalgte: Kommunestyret: 35 representanter Formannskapet 7 representanter I intensjonsavtalen står det videre: Det tas sikte på 29 kommunestyrerepresentanter i senere kommunestyreperioder Den nye kommunen skal arbeide for å bygge en felles, positiv kultur for samarbeidet mellom folkevalgte, mellom folkevalgte og administrasjonen, og mellom kommunen og innbyggerne. Partiene oppfordres til å bruke nominasjonsprosessene til å sikre at alle delene av kommunen er tilfredsstillende representert i styrer, råd og utvalg. Det er ønskelig å etablere både en administrativ og politisk organisasjon som er løsrevet fra slik kommunene er organisert i dag. Det betyr at man legger opp til en prosess for å etablere en organisasjon som både er tilpasset framtidens oppgaveløsning og framtidens forventninger fra innbyggerne. Det skal legges til rette for stor grad av innbyggermedvirkning og innbyggerdialog. For å komme frem til ønsket politisk organisering i ny kommune, så har fellesnemnda bestemt at utredning og arbeid med dette skal utføres innenfor rammene til et eget politisk delprosjekt. Den overordnede målsettingen med dette delprosjektet er å komme fram til en politisk organisering som bidrar til å bygge en felles positiv kultur for samarbeid i ny kommune og som ivaretar lokaldemokratiet og representasjon på en god måte. I møte den 19.12.2017 vedtok fellesnemnda følgende milepæler: 1. Arbeidet i delprosjektet har som mål å utarbeide forslag til politisk organisering med utvalg/komitéer og representasjon for ny kommune innen 1.4.2018 2. Arbeidet i delprosjektet har som mål å utarbeide forslag til lokaldemokratiske ordninger som ivaretar stor grad av innbyggerinvolvering/-medvirkning innen 1.4.2018. Prosess Fellesnemnda har vært samlet to hele dager, henholdsvis 8. februar og 8. mars 2018, for å arbeide utelukkende med politisk organisering i ny kommune. Samlingene har vært ledet med bistand av KS og 11
Side 3 administrativt arbeidsutvalg for Nye Lyngdal. Samlingene har hatt som mål å få frem fellesnemndas synspunkter gjennom plenum- og gruppedialoger. VURDERING I denne saken er det særlig to hovedtemaer som skal belyses; hvordan de faste utvalgene (organer i tillegg til kommunestyre og formannskap) og hvilke nærdemokratiske ordninger som skal vektlegges. Faste utvalg, jf. kommuneloven 10, er organer som kommunestyret velger om det vil opprette. Disse opprettes for kommunale formål (formålsorganisering) eller for deler av den kommunale virksomheten (funksjonsorganisering). Kommunestyret fastsetter selv området for de faste utvalgenes virksomhet, og utvalgene kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer som velges av kommunestyret. Medlemmene trenger ikke være medlem av kommunestyret. De generelle valgbarhetsreglene ( 14) om at den som har stemmerett og bor i kommunen, er valgbar og pliktig til å ta imot valg, gjelder. Fellesnemnda legger til grunn at ny politisk organiseringsmodell skal ta utgangspunkt i en formålsorganisering av de faste utvalgene. Som et utgangspunkt for denne inndelingen ønsker fellesnemnda å bruke modellen som nye Asker vurderer i sin prosess i etablering av ny kommune. 12
Side 4 Denne ser slik ut: Kommunestyre Formannskap Planutvalg Helse og velferd Oppvekst og utdanning Samfunn Medborgerskap En slik inndeling etter en formålsmodell er den vanligste formen for politisk organisering i norske kommuner. Det som er nyskapende i dette tilfellet er at det legges opp til et eller to utvalg som har en relativt annerledes karakter enn det som vanligvis benyttes. Fellesnemnda mener for eksempel at det er viktig at ny kommune etablerer et utvalg som har stort fokus på innbyggernes innflytelse/medbestemmelsesrett. Dette vil være i skjæringspunktet mellom frivillighet, kultur, servicefunksjoner, lokaldemokrati o.l. Et slikt utvalg mener fellesnemnda uansett ikke skal benevnes med tittelen medborgerskap da dette kan virke fremmedgjørende og lite gjenkjennbart. Fellesnemnda ønsker å få større innsikt i hva som kan ligge i de alternative utvalgene ved å rette en henvendelse til nye Asker kommune og be om informasjon/begrunnelse på deres foreløpige valg av de ulike faste utvalgene. Fellesnemnda har ikke tatt endelig stilling til antallet utvalg eller navn på de ulike, men det ble anslått som aktuelt å ha et sted mellom 3 og 5 utvalg. Det er ønskelig med bred involvering der det kan være aktuelt at også personer som ikke er del av kommunestyret har plass i ulike utvalg. Fellesnemnda vil at alle utvalg skal ha avgjørelsesmyndighet i en eller annen form. Dette arbeidet skal følges opp mer i detalj i det politiske/administrative delprosjektet som omhandler delegasjoner. Fellesnemnda ønsker å sjekke mulighetene for i hvilken grad de positive erfaringene ved Kulturforetaket i Lyngdal kan bestå og videreutvikles dersom foretaket avvikles og blir del av den kommunale organisasjonen. Dette er et arbeid som vil ha særskilt fokus i forhold til et av utvalgene i modellen. Det er svært ønskelig at engasjerte personer som ikke er politikere kan delta i et fast utvalg med særlig fokus på kultursektoren. Det vurderes som best løsning at både de eldre, unge og mennesker med nedsatt funksjonsevner bør ha et eget råd i ny kommune. I den grad det er mulig så skal disse rådene brukes mer aktivt inn mot både faste og ad hoc utvalg som etableres. Avklaringer med hensyn til antall, representasjon og virkemåte må det imidlertid jobbes videre med. I denne saken legges det til grunn at man ønsker et eget utvalg for hver av disse målgruppene. 13
Side 5 Fellesnemnda vurderer det som veldig viktig å ivareta innbyggermedvirkningen på en god måte i ny kommune. Gjennom prioritering av tiltak for innbyggerinvolvering i møte den 8.3.18, så konkluderte man her med at det var ønskelig å prioritere stor bruk av e-demokratiske løsninger (internettbaserte tiltak for å styrke folks deltakelse i demokratisk kommunikasjon), folkemøter og brukerdialog (for eksempel barnetråkk og brukerundersøkelser). KONKLUSJON Fellesnemnda har gjennom arbeidsmøtene kommet til enighet på en del førende prinsipper for videre organisering. Det gjenstår likevel flere prinsipielle avgjørelser som må drøftes ytterligere for å si at man har konkludert tilstrekkelig til at man kan gå videre til neste trinn som omhandler delegasjoner. Denne saken fremlegges fellesnemnda med de konklusjonene som så langt foreligger. I det videre arbeidet er det særlig viktig å endelig bestemme hvor mange og med hvilke formål de ulike faste utvalgene som ny kommune skal ha. Også antall representanter i de ulike utvalgene vil være hensiktsmessig å avgjøre. I tillegg vil det være ønskelig å avgjøre hvorvidt kulturforetaket skal innlemmes som del av den kommunale virksomheten i ny kommune. Ytterligere presiseringer og grad av delegasjoner innlemmes i et nytt delprosjektet som omhandler delegasjoner og reglement. 14
Mandat og oppgaver til delprosjektet: Delegasjoner, reglement og gebyrer - Nye Lyngdal Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd Nye Lyngdal 19.04.2018 15/18 Arkiv: 231 Saksmappe: 2018/830-7119/2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: 26.03.2018 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: 1. Målsettingen med dette delprosjektet er å utarbeide sentrale retningslinjer for hvordan ansvar, rettigheter og plikter skal fordeles. Dette gjelder både mellom ulike politisk valgte organer, men også hva som skal tillegges administrasjonen. I tillegg skal delprosjektet ta ansvar for å samordne nye forskrifter og gebyrer for ny kommune. 2. Delprosjektet har som oppgave å utarbeide forslag til reglement for saksbehandling i folkevalgte organer etter ny kommunelov. Dette innbefatter også å gjøre vurderinger om hvilke styrer og nemnder kommunestyret skal nedsette i ny kommune hvilket ansvar disse skal ha og hvordan disse skal sammensettes. Frist 30.6.19. 3. Delprosjektet har som oppgave å utarbeide forslag til reglement for hvordan vedtaksmyndighet og innstillingsrett skal delegeres. Frist 30.6.19. 4. Delprosjektet har som oppgave å utarbeide forslag til godtgjørelsesreglement for folkevalgte i nye Lyngdal kommune. Frist 30.6.19. 5. Delprosjektet skal foreslå hvilke tjenesteområder, der dette er en valgmulighet, at det er ønskelig at selvkost som prinsipp skal legges til grunn for beregningene. 6. Delprosjektet skal foreslå nye forskrifter og gebyrregulativ for ny kommune. Frist 31.3.2019. 15
Side 2 SAKSORIENTERING I sak (53/17 prosjektorganisering og delegasjoner) til fellesnemndas møte den 28.9.17 ble det skissert åtte delprosjekter i arbeidet med Nye Lyngdal. Disse fordeler seg slik i forhold til hvorvidt det er politikere og/eller administrativt ansatte som skal involveres i utredningsarbeidet: Politisk Politisk/Administrativ Administrativ Delprosjekt 1 Politisk organisering Informasjon, Digitalisering, IKT, Arkiv kommunikasjon Delprosjekt 2 Kommunevåpen, ordførerkjede Planstrategi, kommuneplan Adm. organisering og tjenesteutvikling Delprosjekt 3 Reglement, delegasjoner, gebyrer Arbeidsgiverpolitikk, avtaler I vedlegg til saken står følgende å lese om delprosjektene: Oppgaver som krever særlig forankring som er særlig arbeidskrevende over lengre tid organiseres som egne delprosjekter. Ethvert delprosjekt skal politisk behandles av fellesnemnda og skal som et minimum inneholde følgende: o o o Klart definerte oppgaver og målsettinger Tidsfrist for ferdigstillelse Mandat Delprosjektet Reglement, delegasjoner og gebyrer er som vist i diagrammet et kombinert politisk/administrativt prosjekt også i utredningsfasen. For slik delprosjekter står det å lese at fellesnemnda skal velge både de politiske medlemmene og administrative medlemmene (etter innstilling fra administrativt arbeidsutvalg). Det skal legges opp til at grupper som skal ivareta arbeidet med disse delprosjektene skal settes sammen med vekt på balanse/representativitet når det gjelder kommunetilhørighet. Tillitsvalgte tilbys plass i delprosjektene. Oppgaven er å utrede å komme fram til forslag til løsninger innenfor sitt mandat og dernest fremme innstilling til fellesnemnda. De valgte representantene står fritt til å nedsette arbeidsgrupper som skal arbeide med avgrensede temaer innenfor mandatet. Delprosjektet reglement, delegasjoner og gebyrer kan i hovedsak deles i to hovedområder. På den ene siden skal delprosjektet utforme tre reglementsdokumenter for den politiske aktiviteten. Man kan si at et godtgjørelsesreglement er nokså frittstående, men delegeringsreglementet og reglement for saksbehandling må ses i sammenheng. Utarbeidelse av felles forskrifter og gebyrregulativ for ny kommune utgjør den andre hovedoppgaven for dette delprosjektet. For alle tjenester hvor øvre tak for betaling gjennom lov er begrenset til selvkost må kommunen vedta egne lokale forskrifter som regulerer hva brukerne av tjenesten skal betale. Etter forvaltningsloven skal nye forskrifter legges ut på høring i minimum 6 uker i forkant av politisk behandling slik at berørte parter får anledning til å uttale seg om forskriftsforslagene. Dette arbeidet er svært omfattende fordi dette gjelder mange tjenester (for eksempel vannforsyning/avløpshåndtering, plan/bygg/oppmåling, husholdningsavfall med mer). 16
Side 3 Et sentralt prinsipp innenfor selvkostreglene er generasjonsprinsippet. Prinsippet innebærer at dagens brukere skal bære dagens kostnad for tjenesten og at morgendagens brukere skal bære morgensdagens kostnad. Ved en kommunesammenslåing bør det være en målsetting at kommunenes selvkostfond er harmonisert på tidspunktet for sammenslåing. I 2019 må kommunene budsjettere selvkosttjenestene for første år som for ny felles kommune. Dette betyr at Lyngdal og Audnedals selvkostberegninger må integreres, forventet aktivitetsnivå i 2020 på drift/investering må estimeres og gebyrer må beregnes på bakgrunn av nye forskrifter. I forkant av et slikt arbeid må delprosjektet gjøre vurderinger om hvilke områder det er ønskelig at skal selvkostberegnes. Det må påberegnes en del ekstern bistand for å gjøre kalkyler og grunnlagsberegninger for gebyrer i ny kommune. VURDERING Arbeidet i dette delprosjektet vil være omfattende. Både politisk reglement, delegeringsreglement og godtgjørelsesreglement for folkevalgte er i dag relativt forskjellig i dagens Lyngdal og Audnedal. Fellesnemnda har gjort vedtak om politisk organisering i ny kommune som ikke er lik noen av dagens organiseringsmodeller. Arbeidet i dette delprosjektet vil måtte ta utgangspunkt i de prinsippene som er lagt til grunn fra fellesnemnda så langt, vurdere hvilke andre organer som skal opprettes, deres representasjon og definere ansvarsforhold mellom disse. I tillegg vil det være et sentralt moment å foreslå hvor mye myndighet som skal delegeres til administrasjonen. Dette vil aktualiseres ytterligere når den administrative organiseringen blir bestemt høsten 2018. Det er vedtatt å opprette egne råd for barn/unge, mennesker med nedsatt funksjonsevne og et eldreråd. Hvordan skal disse rådene få medvirket på en best mulig måte? Andre sentrale spørsmål vil være: Hvilke kjøreregler vil de folkevalgte at skal gjelde for ordskiftet, avstemninger, innkallinger, protokoller utover det som er lovbestemt? Hvilke bestemmelser skal gjelde for godtgjøring av de folkevalgte? Erfaringer fra andre kommunesammenslåinger viser at det er en styrke å ha slike reglementer på plass forut for valg av nytt kommunestyre, og de foreslått tidsfristene er derfor i henhold til dette. Utarbeidelse av nye lokale forskrifter og gebyrregulativ for ny kommune er et omfattende arbeid. For alle tjenester hvor øvre tak for betaling gjennom lov er begrenset til selvkost må kommunen vedta egne lokale forskrifter som regulerer hva brukerne av tjenesten skal betale. I dette arbeidet må det gjøres et kartleggingsarbeid for gjeldende nivåer og delprosjektet må videre gjøre noen prinsipielle avgjørelser på hvilke tjenesteområder (der det er valgfritt) at gebyrene skal selvkostberegnes. KONKLUSJON Arbeidet med reglement og delegasjoner som omtales i dette delprosjektet må ta utgangspunkt i konklusjonene fra delprosjektene som omhandler politisk og administrativ organisering. Vedtak i disse sakene vil utgjøre rammeverket for hvilket handlingsrom som finnes. Videre vil man i dette delprosjektet konkretisere hvordan alle lovpålagte tjenester blir ivaretatt i de ulike organene som kommunestyret nedsetter. 17
Side 4 Felles forskrifter og gebyrregulativ vil gi viktige signaler til innbyggerne om at man nå etablerer felles praksis og kostnadsnivå på kommunens tjenester. 18
Valg av representanter til styringsgruppe for delprosjektet: Delegasjoner, reglement og gebyrer Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd Nye Lyngdal 19.04.2018 16/18 Arkiv: 231 Saksmappe: 2018/830-7123/2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: 26.03.2018 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: 1. Som politiske representanter til styringsgruppe for delprosjektet: Delegasjoner, reglement og gebyrer velges: 2. Som administrative ansatte til styringsgruppe for delprosjektet: delegasjoner, reglement og gebyrer foreslås: Kjell Olav Hæåk, rådmann Audnedal Norman Udland, rådmann Lyngdal Ann Karin Fuglestad, prosjektleder Nye Lyngdal Marit Olufsen Omland, prosjektkoordinator Nye Lyngdal. I tillegg tilbys en tillitsvalgt plass i styringsgruppen. SAKSORIENTERING Delprosjektet delegasjoner, reglement og gebyrer er et kombinert administrativt og politisk delprosjekt. Mål, mandat og oppgaver for dette delprosjektet behandles i egen sak. Valgte politiske og administrative representanter forplikter å forholde seg til dette mandatet. I de kombinerte delprosjektene velger fellesnemnda både de politiske medlemmene og administrative medlemmene etter innstilling fra administrativt arbeidsutvalg. Det skal legges opp til at grupper som 19
Side 2 skal ivareta arbeidet med disse delprosjektene skal settes sammen med vekt på balanse/representativitet når det gjelder kommunetilhørighet. Tillitsvalgte tilbys plass i delprosjektet. Det administrative arbeidsutvalget, bestående av rådmenn og prosjektleder, foreslår følgende representanter til denne styringsgruppen: Kjell Olav Hæåk, rådmann Audnedal Norman Udland, rådmann Lyngdal Ann Karin Fuglestad, prosjektleder Nye Lyngdal Marit Olufsen Omland, prosjektkoordinator, Nye Lyngdal. VURDERING Dette delprosjektet har oppgaver som det er hensiktsmessig at både politisk og administrativt lederskap har stort eierskap til. Ved å ha en kombinert styringsgruppe vil man kunne ha drøftinger på aktuelle problemstillinger på en effektiv måte. Prosjektleder foreslår at styringsgruppa består av fire politikere og fire administrativt ansatte. Det er opp til fellesnemnda å foreslå representanter. Prosjektleder foreslår imidlertid at de politiske medlemmene til denne styringsgruppa er faste medlemmer av fellesnemnda for å sikre kontinuitet og forankring i arbeidet som skal gjøres. KONKLUSJON I forslag til vedtak har det administrative arbeidsutvalget foreslått at de administrative ansatte som bør være med i denne styringsgruppen er dagens rådmenn i Lyngdal og Audnedal samt ansatte i prosjektet Nye Lyngdal. Hvem som skal delta som politiske representanter legges det opp til at fellesnemnda selv avgjør. Møter i denne styringsgruppa vil vanligvis gjennomføres på dagtid. Det er opp til styringsgruppa selv å avgjøre møtefrekvens. 20
Arkiv: A30 Saksmappe: 2018/831-7121/2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: 26.03.2018 Kulturskole i ny kommune - Nye Lyngdal Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd Nye Lyngdal 19.04.2018 17/18 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: Fellesnemnda anbefaler Audnedal kommune å si opp avtalen om interkommunal musikkskole med Hægebostad og Åseral med virkning fra 1.8.2019. SAKSORIENTERING Audnedal kommune har i dag et interkommunalt samarbeid med Hægebostad og Åseral i henhold til kommunelovens 27. Formålet med samarbeidet er å sikre best mulig musikk- og kulturskoletilbud jfr. 13-6 i Opplæringsloven. Avtalen om dette samarbeidet er vedtatt med virkning fra 1.8.2005. Hægebostad kommune er vertskommune for dette samarbeidet. I gjeldende avtale står det i punkt 13 om uttreden av samarbeidet: Dersom en kommune ønsker å trekke seg fra samarbeidet, må avtalen sies opp med ett års varsel regnet fra 1.8. Dagens Lyngdal driver sin kulturskole som en egen enhet innenfor egen kommunal organisasjon. VURDERING Som følge av kommunereformen er det naturlig at ny kommune har én felles kulturskole. Dagens Lyngdal drifter kulturskolen innenfor egen kommuneorganisasjon, og det anses som naturlig å bygge videre på dette tilbudet også inn i etableringen av ny kommune. 21
Side 2 Selv om en avtale sies opp med virkning fra 1.8.19, så er det gode muligheter for videre samarbeid med både Åseral og Hægebostad omkring et nytt kulturskoletilbud. Dette må i så fall bygge på en samarbeidsavtale basert på nye forutsetninger. Det er også slik at kulturskolens tilbud vanligvis følger samme årshjul som grunnskolene noe som betyr oppstart i august og årsavslutning i juni. Gjeldende avtale med Hægebostad og Åseral har et punkt om uttreden i forkant av 1.8. med ett års forvarsel - for å ivareta dette. Kommunestyret i Audnedal bør vedta oppsigelse før sommeren 2018. På den måten kan Nye Lyngdal etablere felles kulturskoletilbud allerede fra høsten 2019. Dagens kulturskolerektor i Lyngdal er informert og forberedt på å legge til rette for et helhetlig tilbud i den nye kommunen allerede fra høsten 2019 dersom dette er ønskelig. KONKLUSJON Det anbefales at Audnedal kommune sier opp sin avtale med Hægebostad og Åseral om felles kulturskole med virkning fra 1.8.2019. 22
PS 18/18 Orienteringer 23