Trinnvis prosessbeskrivelse i Adm2020 (Omhandler utarbeidelse av bemanningsplaner, gjennomføring av omssamtaler og vurdering av rettskrav ved innplassering i ) Ansvarlig for trinn 1: Ansvarlig for trinn 2: Ansvarlig for trinn 3: Universitetsdirektøren Universitetsdirektøren/enhetenes overordnede ledere Vurderinger godkjennes og kvalitetssikres av universitetsdirektøren/arbeidsgruppe Vurderinger godkjennes og kvalitetssikres av universitetsdirektøren/enhetens overordnede Trinn 1 Januar - mars o Intern organisering o Utarbeidelse av bemanningsplaner Bestemme/utnevne arbeidsgruppe som har ansvar for å sikre helhetlige vurderinger, likebehandling og fortløpende kommunikasjon 1-1 Universitetsdirektøren/POA Februar Høringsrunde - Rapport om forslag til fremtidig organisering av administrasjonen ved UiT Utarbeidelse av inn til organisasjonsstruktur - Organisasjonsdesign - Dimensjonering av tjenestene Forhandling med tjenestemannsorganisasjonene 1-4 Universitetsdirektøren/personal og organisasjonsdirektøren Universitetsstyrets behandling/vedtak ny organiseringa av administrasjonen ved UiT 1-2 Høringsinstansene 5.februar (adm.avdelinger) 10.februar (andre høringsinstanser) 1-3 Universitetsdirektøren 1.mars, høringssvar, detaljering av forslag til fellestjenester, kompetansekartleggingen 6.mars 1-5 Universitetsdirektøren 8.mars Informasjonsmøte med ledere og hovedtillitsvalgte og koordinerende verneombud 1-6 Universitetsdirektøren/POAdirektør/arbeidsgruppe 9.mars 14.02.2018 Side - 1 av 6
Utarbeide forslag til bemanningsplaner 1-7 Enhetsledere (støtte fra arbeidsgruppe) 9.mars. -6.april Mal for bemanningsplan Informere tillitsvalgte/verneombud lokalt om arbeidet med bemanningsplan 1-8 Universitetsdirektør /POA-direktør og dekaner/fakultetsdirektører innen 3.april. Oversende samlet bemanningsplan til universitetsdirektøren ved POA for godkjenning Kvalitetssikre bemanningsplanene i h.h.t. innhold og rammer (tildelte ressurser) Drøfte bemanningsplaner sentralt med hovedsammenslutningene i IDF-møte, inkludert vernetjenesten 1-9 Enhetens overordnede leder (avdelingsdirektører/fakultetsdirektører) 6.april 1-10 Arbeidsgruppe 20.april 1-11 Universitetsdirektøren/ POA-direktør 25.april Godkjenning av bemanningsplaner 1-12 Universitetsdirektøren 27.april Trinn 2 Vurdering og innplassering av ledere ved enheten Mars mai Informere ledere om den videre prosessen med hensyn til o gjennomføring av omssamtaler o vurdering av rettskrav før innplassering Vurdere om lederene skal lyses ut eller finne kandidater til lederene gjennom interne sonderinger Med utgangspunkt bemanningsplan gjennomføres omssamtale (innplasseringssamtale) med ledere o kartlegge aktuelle kandidater o foreta vurderinger mht rettskrav mv og 2-1 Universitetsdirektøren/POAdirektør/asrbeidsgruppe mars - april 2-2 POA-direktør/arbeidsgruppe mars-april 2-3 Enhetens overordnede Veiledning for gjennomføring av omssamtale (innplasseringssamtale) Mal: Forslag til innplassering i 14.02.2018 Side - 2 av 6
foreløpig innplassering Vurderinger om innplassering oversendes arbeidsgruppe/universitetsdirektør for kvalitetssikring og godkjenning Godkjenning av forslag om innplassering i lederer Informere aktuelle ledere om arbeidsgivers foreløpige vurderinger om innplassering o informere om den enkeltes rettighet til å fremme skriftlig ønsker om innplassering Vurdere og behandle innkomne ønsker om alternativ innplassering uten rettskrav fra ledere som foreløpig står uten formelt tilbud om innplassering o Dokumentere vurderinger om alternativ innplassering Vurdere om lederene skal lyses ut eller finne kandidater til lederene gjennom interne sonderinger Ved eventuell uenighet foretar universitetsdirektøren ny vurdering av de aktuelle kandidater Sende ut formelt tilbud om innplassering etter universitetsdirektørens godkjenning 2-4 Enhetens overordnede leder 2-5 Universitetsdirektøren mars - april 2-6 Enhetens overordnede leder mars-april 2-7 Universitetsdirektøren mars-april 2-8 Arbeidsgruppe/personaldirektøren april 2-9 Universitetsdirektøren april-mai 2-10 Enheter/arbeidsgruppe Mal for tilbudsbrev Trinn 3 april-juni 14.02.2018 Side - 3 av 6
Vurderinger og innplassering av øvrige ansatte Vurderinger av ansatte o Fastslå hvilke ansatte som ikke får endring i arbeids- og ansvarsområder og ser sin videreført o Fastslå hvem som blir berørt og får nye oppgaver i ny organisering 3-1 Enhetens overordnede leder i samarbeid med ledere ved enheten og arbeidsgruppe 10.mai Godkjent bemanningsplan Informere ansatte 3-2 Overordnet enhetsleder og nærmeste leder Personlig kontakt eller i informasjonsmøter Utarbeide skriftlig informasjon, avholde avdelingsmøter og /eller seksjonsmøter for å sikre god informasjon o orientere om arbeidet med bemanningsplaner o gjennomføring av omssamtaler o kriterier for tilbud om samtale o innplassering i 3-3 Enhetens overordnede 10.mai Se omshåndboka Gjennomføre omssamtaler med aktuelle kandidater (innplasseringssamtale) Foreta en vurdering av aktuelle kandidater, dokumentere rettskrav og foreløpig innplassering til 3-4 Nærmeste leder 25.mai Veiledning for gjennomføring av innplasserings- samtale 3-5 Nærmeste leder Mal: Forslag til innplassering i Foreløpige vurderinger kvalitetssikres og godkjennes av enhetens overordnede leder 3-6 Enhetens overordnede leder i samarbeid med arbeidsgruppe 22.mai 14.02.2018 Side - 4 av 6
Informere aktuelle kandidater om arbeidsgivers foreløpige vurderinger om innplassering o Klargjøre den enkeltes rettighet til å fremme skriftlige ønsker om innplassering Gjennomføre ny omssamtale (oppfølgingssamtale) med ansatte som etter vurdering av rettskrav foreløpig står uten tilbud om innplassering o Avklare eventuell uenighet i forbindelse med arbeidsgivers vurdering om innplassering o Diskutere andre mulige likeverdige eller passende er Ved uenighet bringes skriftlig ønsker inn for universitetsdirektøren 3-7 Nærmeste leder 31.mai 3-8 Nærmeste 8.juni Veiledning for gjennomføring av oppfølgingssamtale 3-9 Enhetens overordnede leder 9.juni Ved eventuell uenighet foretar universitetsdirektøren ny vurdering av aktuelle kandidater 3-10 Universitetsdirektøren 15.juni Sende ut formelt tilbud om innplassering med rettskrav, etter universitetsdirektørens godkjenning 3-11 Enhetens overordnede 20.juni Mal for tilbudsbrev Vurdere og behandle innkomne ønsker om alternativ innplassering for de som foreløpig står uten formelt tilbud Dokumentere vurderinger for innplassering uten rettskrav til likeverdig eller annen passende 3-12 arbeidsgruppe/aktuelle ledere ny organisasjon Vurderinger kvalitetssikres og godkjennes av 3-13 Enhetens overordnede leder 20.juni 20.juni Mal: Forslag om innplassering i 14.02.2018 Side - 5 av 6
overordnet ledernivå /arbeidsgruppe Sende ut tilbud om innplassering uten rettskrav til aktuelle kandidater om likeverdig eller passende 3-14 Enhetens overordnede 22.juni Mal for tilbudsbrev 14.02.2018 Side - 6 av 6