1. FORMÅL OG OMFANG Omstillinger og endringer har blitt en naturlig og nødvendig del av dagens arbeidsliv. Ifølge Hovedavtalen skal målsettingen med omstillings- og utviklingsarbeid være å oppnå høyest mulig kvalitet og forbedret faglig standard på tjenestene ved riktig bruk av økonomiske, menneskelige og politiske ressurser. Omstillingsarbeid skal ta utgangspunkt i virksomhetens behov for utvikling og skal medvirke til å gjøre kommunen konkurransedyktig så vel faglig som økonomisk. Retningslinjene skal sikre at: Arbeidsmiljølovens krav om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø under og etter omstillings- og bemanningsendringsprosesser er ivaretatt. Lov- og avtaleverkets krav om informasjon og medvirkning under omstillings- og bemanningsendringsprosesser er ivaretatt. Det gjennomføres konsekvensvurderinger som en obligatorisk del av omstillingsog bemanningsendringsprosesser. Håndtering skjer etter forutsigbare kriterier og iht. gjeldene lov og avtaleverk. Det innebærer hensyn til berørte arbeidstakere og forsvarlig saksbehandling. Rutiner gjelder for alle omstillings- og bemanningsendringsprosesser i kommunen som vil ha har betydelige konsekvenser for ansatte og arbeidsmiljøet samt andre situasjoner der overtallighet oppstår. 2. DEFINISJON Omstilling og endring Omstilling defineres her som en vesentlig endring i organisasjonens struktur, strategi eller prosess. Endringer omfatter dermed organisatoriske, administrative, strategiske, teknologiske eller ressursmessige tiltak av et visst omfang, som har betydelige konsekvenser for ansatte og arbeidsmiljøet. Mindre endringer og tilpasninger av begrenset karakter som i hovedsak er knyttet til løpende utvikling og tilpasning av den daglige driften vil ikke falle inn under omstillingsbegrepet omtalt i denne rutinen. Bemanningsendring omfatter endringer av antall ansatte. Behov for bemanningsreduksjon kan oppstå ved endringer av driften, endringer i brukergrupper, endringer i lov og avtaleverk, krav om innsparing, behov for effektivisering av driften, mm. Overtallighet omfatter arbeidstakere som har en stilling som vil falle bort på grunn av omstilling, omorganisering, bemanningsendring eller andre forhold. 3. ANSVAR OG MYNDIGHET Rådmannens ansvar: Overordnet ansvar for forsvarlige omstillingsprosesser, bemanningsendringer og et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. 1
Arbeidsgiver (prosessansvarlig): Dersom ansvar for omstilling- og endringsprosessen ble delegert er den utnevnte ansvarlig for å sikre god flyt i prosessen samt informasjon og medvirkning. Arbeidsgiver er videre ansvarlig for at konsekvensvurderinger blir gjennomført og at relevante alternativer blir tilstrekkelig utredet og belyst før en beslutning blir tatt. Dersom det blir nedsatt en arbeidsgruppe til å jobbe med prosesser har arbeidsgiver ansvar for mandat, sammensetting og framdrift. Ansattes ansvar: Ansatte har ifølge HA et medansvar for videreutvikling av virksomheten. Ansatte oppfordres til medvirkning og uttalelser i drøftinger og høringsrunder. Arbeidstakernes representanter (HTV/TV/VO): Arbeidstakernes representanter skal gjennom aktiv medvirkning i drøftinger og høringsrunder bidra til gode omstillings- og bemanningsendringsprosesser. Arbeidstakernes representanter skal i samarbeid med arbeidsgiver bidra til å få frem alternativer, levere gode beslutningsgrunnlag og gjennomføre forsvarlige omstillingsprosesser og bemanningsendringer. 4. HJEMMEL Retningslinjen er hjemlet i arbeidsmiljøloven, særlig kap. 4-2., 8 og 15, og i Hovedavtalen 1-4 og 3-1. 5. BESKRIVELSE Den følgende beskrivelsen legger vekt på krav om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø og en forutsigbar prosess i alle ledd som omfatter: Forsvarlig planlegging og gjennomføring Forsvarlig informasjon gjennom hele prosessen Forsvarlig saksbehandling gjennom hele prosessen Ivaretakelse av både hver enkel arbeidstaker og virksomhetens behov. 5.1. Gjennomføring av omstillings- og bemanningsendringsprosesser: I. Initiering av omstillingsprosess II. Informasjon og involvering III. Vurdering av alternativer, konsekvensvurdering IV. Gjennomføring og tiltak I. Initiering av omstillingsprosess Omstillingsprosesser kan være nødvendig ut av ulike grunner (politisk vedtak, modernisering, effektivisering, nye teknologi, nye tjenester, endrete lovkrav, mm.) og på ulike nivå i virksomheten. Arbeidsgiver har ansvar for framdriften, informasjon, involvering og kvalitetssikringen av prosessen. 2
II. Informasjon og involvering Aktuelle ansattrepresentanter skal informeres og involveres så tidlig at de har en reel muligheter for medvirkning i prosessen. Drøftinger og informasjonsmøter skal gjennomføres i samsvar med reglene i arbeidsmiljøloven og i hovedavtalen. Berørte ansatte skal så tidlig som mulig får nødvendig informasjon og holdes jevnlig oppdatert underveis i prosessen. III. Vurdering av alternativer og konsekvensvurdering I alle omstillings- og bemanningsendringsprosesser skal det gjennomføres en vurdering av ulike alternativer innenfor arbeidsgiverens handlingsrom. Det bør velges det alternativet som vil føre til måloppnåelsen innen forsvarlig tid, ved hensiktsmessig og effektiv ressursbruk og minst negative konsekvenser for de ansatte (ikke unødvendig inngripende). I denne forbindelsen gjennomføres det en risikoanalyse og en konsekvensvurdering. Her kan sentrale punkter være: Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Kompetansebehov under/etter omstillingen Nedbemanning og omplassering Opprettholde kvaliteten på tjenesten under/etter prosessen Informasjonsflyt og medvirkning Konflikt Både direkte og indirekte konsekvenser for driften, tjenester/brukere, kommunens ansatte og arbeidsmiljøet må tas i betraktning og avveies før det fattes et vedtak i saken. Tiltak for å redusere mulige risikoer og/eller negative konsekvenser vurderes. Det vurderes videre om saken skal legges fram for kommunens arbeidsmiljøutvalg til behandling jf. arbeidsmiljøloven 7-2. (2). IV. Gjennomføring og tiltak Etter at vedtaket er blitt fattet gjennomføres omstillingen som planlagt. Mulige tiltak for å redusere risikoer og negative konsekvenser settes i verk og følges opp. Ved større endringer skal det gjennomføres en evaluering av prosessen. Omstillings- og bemanningsendringsprosesser dokumenteres i kommunens arkivsystem. 5.2. Håndtering I omstillings- og bemanningsendringsprosesser, men også ut fra andre prosesser i arbeidslivet kan det oppstå situasjoner der ansatte blir overtallig. Rådmannen har iht. vedtatt delegasjonsreglement myndighet til å foreta ansettelser og oppsigelser. En omplassering av overtallige arbeidstakere vil i teorien ikke være en ny ansettelse, men en forflytning av personell, normalt innenfor deres eksisterende arbeidsforhold (innenfor stillingens grunnpreg). En slik endring vil derfor ligge innenfor arbeidsgivers styringsrett. 5.2.1. Utvelgelse Utvelgelsen av overtallige vil foregå innenfor det definerte området hvor bemanningsreduksjonen skal skje i henhold til gjeldende kriterier. 3
Arbeidsgiver og aktuelle arbeidstakerrepresentanter drøfter og blir enig om den delen av virksomheten der bemanningsreduksjonen skal gjennomføres. 5.2.2. Kriterier for utvelgelse I. Kvalifikasjon Det omfatter både formal og realkompetanse som er relevant for å dekke virksomhetens behov. Kvalifikasjonskrav i stillingen og kompetanseutviklingsbehov i stillingen inngår i vurderingen. II. Ansiennitet Grunnlaget for beregning av ansiennitet er samlet tjenestetid i Kvinesdal kommune. Det opparbeides ansiennitet så lenge arbeidsforholdet varer, uavhengig av om arbeidstakeren er i permisjon, er sykmeldt, eller har arbeidsavklaringspenger. Det vil imidlertid gjøres unntak for lengre permisjoner uten lønn som ikke er lovfestede, slik som permisjon for å jobbe et annet sted. III. Sosiale forhold Andre sosiale forhold som f.eks. forsørgelsesbyrde eller individuelle økonomiske forhold kan også være saklig. Ivaretakelse av eldre arbeidstakere med lang ansiennitet er også ansett å være et saklig kriterium. Det kan videre være saklig å legge vekt på alder- og kjønnssammensetning, men det er grunn til å fremheve at kriteriene ikke må stride mot regler som er ment å beskytte arbeidstakere mot diskriminering. Aktuelle arbeidstakerorganisasjoner skal tas med på råd iht. lov- og avtaleverk. Arbeidsgivers og arbeidstakers gjensidige rettigheter og plikter i forbindelse med bemanningsendringer fremgår av Hovedavtalens Del B 3. Den enkelte overtallige skal bli orientert om utvelgelsen, fortrinnsvis i et eget møte. Overtallige skal gis anledning til å uttale seg om eventuelle ønsker for omplassering, men slike ønsker vil ikke nødvendigvis kunne imøtekommes. Overtalliges kompetanse og ønsker legges, sammen med stillingsstørrelse mv., til grunn for innplassering i andre ledige stillinger. Aktuelle stillinger kan bli holdt ledige slik at overtallige kan innplasseres i disse. Overtallige vil normalt bli innplassert direkte i ledige stillinger etter drøftinger med tillitsvalgte. Overtallighet skal som hovedregel løses gjennom innplassering i ledig fast stillingshjemmel, midlertidig gjennom innplassering i vikariater, engasjementer eller evt. andre tilbud. Overtallige vil ha «fortrinnsrett» til ledige stillinger (faste og vikariater) dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen. Dersom flere overtallige arbeidstakere er kvalifisert for en slik stilling skal tilsettingen foregå etter kvalifikasjonsprinsippet. Hvis en overtallig ikke aksepterer det tilbudet om ny passende fast stilling som gis, kan det foreligge saklig grunn for oppsigelse. Dersom arbeidsgiver ikke kan tilbys egnet arbeid i samsvarer med den overtalliges kvalifikasjoner må endringsoppsigelser (overføring til stilling med annet grunnpreg) eller avslutning av arbeidsforholdet vurderes. 6. AVVIK Bare rådmannen kan tillate avvik fra denne prosedyren. 4
7. VEDLEGG Viktige forhold rundt saksbehandling Kommuneloven forutsetter bestemmelser om de politiske organers handlingsrom. Arbeidsmiljøloven har en rekke bestemmelser som kommer til anvendelse ved omstillinger. De bestemmelsene som står særlig sentralt i arbeidet med omstillingsprosesser er: Kapittel 8 om medbestemmelse ( 8-1) Kapittel 4 om krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling ( 4-2) Kapittel 2 der arbeidsgivers plikter defineres og arbeidstakernes medvirkningsplikt defineres Bestemmelsene i kap. 14 og 15, som behandler reglene om tilsettingsforhold og opphør av tilsettingsforhold. Hovedavtalen for kommunal sektor (HA), har bestemmelser i del B 3 om arbeidsgiver og hovedtillitsvalgtes gjensidige plikter og rettigheter som vil få betydning for arbeidstakerne og at arbeidsgiver "på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de hovedtillitsvalgte med på råd". Både arbeidsmiljøloven og hovedavtalen fastslår at medvirkning skal skje og sier noe om hvilket tidspunkt medvirkningen skal skje. Ved tolkning av tidspunktet, må det ses hen til formålet med drøftingsbestemmelsene. På de saksområder hvor drøftingsplikten gjelder, er arbeidstakersiden sikret en rett til å utøve medvirkning på beslutninger gjennom argumenter og dialog. Det innebærer at organisasjonene skal bringes inn på et tidspunkt som muliggjør reell påvirkning og innflytelse på beslutningene. Forvaltningsloven gir saksbehandlingsregler som skal følges i prosessene. Det fremgår av forvaltningsloven at avgjørelser som gjelder ansettelser, oppsigelser eller forflytting av offentlig tjenestemann, skal regnes som et enkeltvedtak etter Forvaltningslovens 2 annet ledd. Det innebærer at lovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak skal følges i en omstillingsprosess når slike avgjørelser skal treffes. Avgjørelser vedrørende tilsettingsforhold som ikke er enkeltvedtak, vil i utgangspunktet ikke omfattes av forvaltningslovens saksbehandlingsregler. Habilitet Formålet med reglene om habilitet (ugildhet) er å forhindre at saker i forvaltningen blir behandlet og avgjort av saksbehandlere som har egeninteresse i saken. Disse egeninteressene kan skyldes at man selv har fordeler eller ulemper av sakens utfall. Det kan også skyldes at saken har direkte betydning for personer i ens nære familie eller vennekrets, eller for bedrifter en har nær tilknytning til. Forvaltningsloven 6 inneholder to hovedtyper regler om når man bli inhabil. I første ledd settes det opp en liste over typiske situasjoner hvor man blir inhabil uten noen nærmere skjønnsmessig vurdering. I annet ledd settes det opp en skjønnsmessig regel som skal supplere de "automatiske" reglene i første ledd. Det kan ofte oppstå tvil om inhabilitetsspørsmålet og i de fleste sammenhenger vil tradisjonen være at saksbehandlerne i tvilssituasjoner heller fratrer enn å ta sjansen på å overtre inhabilitetsreglene. Etter Forvaltningslovens 6.3 ledd vil en underordnet saksbehandler også bli inhabil dersom sjefen er det. I denne situasjonen kan den underordnete saksbehandleren forberede saken, mens selve beslutningen må overlates til noen andre. 5
Arbeidsgivers styringsrett gir arbeidsgiver rett til å lede, fordele og kontrollere arbeidet. Styringsretten begrenses av en rekke faktorer, herunder lov, tariffavtale og individuell arbeidsavtale som gjelder for det enkelte arbeidsforholdet. Det er på det rene at arbeidsgiver kan foreta enkelte omdisponeringer og omorganiseringer i medhold av styringsretten. Dersom arbeidsgiver foretar en omdisponering eller omorganisering som ligger utenfor styringsrettens grenser, vil dette bli betraktet som en endringsoppsigelse fra arbeidsgivers side. Følgelig må det foreligge saklig grunn for omdisponeringen/omorganiseringen, i tillegg til at de spesielle saksbehandlingsreglene for oppsigelser må være fulgt. Utgangspunktet er at arbeidsgiver har anledning til å foreta ensidige endringer i medarbeidernes arbeidsforhold så lenge dette ikke innebærer en endring av stillingens grunnpreg. Dette betyr at arbeidsgiveren må holde seg innenfor rammene av det aktuelle arbeidsforholdet, slik dette er etablert gjennom arbeidsavtalen. Eksempelvis kan ikke en avdelingsleder som har personalansvar, fratas personaloppgavene i medhold av styringsretten, når personaloppgavene utgjør en vesentlig del av stillingens funksjon. En slik endring fra arbeidsgivers side forutsetter en endringsoppsigelse. På den annen side kan arbeidsgiver i medhold av styringsretten pålegge en medarbeider nye arbeidsoppgaver som etter sin art er lignende karakter som opprinnelige arbeidsoppgaver. Endringsoppsigelse Har arbeidsgiver behov for å endre arbeidsoppgavene til en medarbeider, må en vurdere om arbeidsgiver i kraft av sin styringsrett kan kreve å gjennomføre endringen, eller om endringen går utover styringsretten, og dermed vil innebære en endringsoppsigelse. Det som er særlig sentralt i vurderingen av om en er innenfor styringsretten eller er har å gjøre med en endringsoppsigelse, er om stillingens grunnpreg endres. Går endringene utover arbeidsgivers styringsrett, må de gjennomføres ved en endringsoppsigelse. En endringsoppsigelse (partiell oppsigelse) er en oppsigelse av den eksisterende arbeidsavtalen, med tilbud om ny avtale. Ved endringsoppsigelse gjelder de samme reglene som for ordinær oppsigelse. Det må foreligge saklig grunn for endringsoppsigelsen, som må være begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller medarbeiders forhold. Hva som er saklig grunn må vurderes konkret i hvert enkelt forhold. Fortrinnsrett til ny stilling Fortrinnsrett er den rett en arbeidstaker som er sagt opp på grunn av virksomhetens forhold har til ny ansettelse i samme virksomhet når det blir en ledig stilling. Konsekvensen av fortrinnsretten er at en arbeidsgiver ikke står fritt til å velge ved nyansettelser etter en nedbemanningsperiode. En medarbeider som blir sagt opp på grunn av eget forhold eller som sier opp selv, har ikke fortrinnsrett i behold. Fortrinnsretten gjelder i et år fra oppsigelsestidspunktet og i ett år fra oppsigelsesfristens utløp. 6