1 Velkommen til Workplace Hva er Workplace? Workplace er sosial, intern mediekanal for samarbeid, erfaringsutveksling og kommunikasjon mellom ansatte på tvers av og innen, alle avdelinger, faggrupper og virksomheter i Nye Drammen (les: Nedre Eiker, Drammen og Svelvik kommune frem til 2020). Workplace er helt adskilt fra Facebook, men har gjenkjennelig Facebook-brukergrensesnitt. Det er mye av grunnen til at løsningen raskt har fått stor utbredelse. Frem til 2020 vil all informasjon relevant for den enkelte kommune fortsatt ligge på de tre intranettene. Workplace by Facebook fungerer både i nettleser (PC) og med egen app for nettbrett og mobil. Når du går inn på Workplace, kommer startsiden opp. Denne kan tilpasses noe mht. favoritter og grupper en er medlem av. Vi vil her gi deg noen tips for å komme i gang. Positive effekter på arbeidsmiljøet: - Samler kommunikasjon fra e-post, tekstmeldinger, Skype med videre i én plattform og gjør det å dele informasjon med kolleger enklere. - Lett å komme i gang - Workplace app for mobiltelefoner og nettbrett gir den ansatte større fleksibilitet til å lese intern informasjon når det passer. Det er frivillig å laste ned denne til egen telefon. Kom i gang - Tilpass din profil Sjekkliste: Husk: - Last opp et profilbilde til din konto - Last opp et bakgrunnsbilde (om ønskelig), bygger din identitet - Vurder å laste ned Workplace-app til smarttelefonen og nettbrettet - Workplace er et arbeidsrelatert verktøy og ikke-arbeidsrelaterte aktiviteter bør begrenses. Sosiale meldinger til kolleger eller aktivitet som ikke er relatert til arbeid skal ikke bli leges ut på profilen din, men kan sendes i private samtaler, gruppesamtaler eller bestemte sosiale grupper på Workplace. - Jobbrelatert innhold bør ikke legges ut som en "statusoppdatering", men som et innslag i en relevant gruppe - Les mer om bruken av Workplace for Nye Drammen kommune her
2 1. Profilbilde Det første du trenger å gjøre er å laste opp et profilbilde. Klikk på navnet ditt øverst i høyre hjørne av skjermen for å få frem profilsiden din. Deretter plasserer du pilen over profilbildet-området på venstre side og klikker på det for å laste opp et nytt bilde. Velg et bilde du er fornøyd med, og last opp. Workplace er et arbeidsverktøy, derfor bør du velge et nøytralt passende portrettbilde, hvor man kan se at det er deg på bildet. Ikke last opp bilder med caps, lue eller solbriller. 2. Forsidebilde Gjør profilen din lettere gjenkjennelig ved å legge til et forsidebilde. Dette bør være relatert til arbeidet ditt. For eksempel et bilde av deg og avdelingen din, noe relatert til arbeidsoppgavene dine, avdelingen du jobber i eller noe annet relatert til Nye Drammen kommune, Svelvik kommune, Drammen kommune eller Nedre Eiker kommune. Last opp et forsidebilde ved å holde pilen over den tomme plassen bak profilbildet ditt og klikk på "Oppdater/legg til forsidebilde".
3 Om Nye medarbeidere eller kolleger som ikke kjenner deg så godt, kan finne mer informasjon om deg ved å klikke på "Om" knappen på profilen din. Informasjonen du skal legge ut på profilen din er følgende: - Telefonnummer - Under kategorien «sted» er det viktig at alle oppdaterer hvilken kommune du jobber i. På grunn av at det er Nye Drammen som bestiller løsningen vil det stå at vi alle jobber i Nye Drammen, derfor ber vi om at alle oppdaterer med henholdsvis «Drammen kommune», «Nedre Eiker kommune» eller «Svelvik kommune» under «sted». - Oppdater riktig stillingstittel
4 Hvor er jeg plassert i organisasjonen? I pilotperioden skal vi ikke oppdatere organisasjonskart og nærmeste leder. Dette vil komme på plass når vi har integrasjon med Active Directory (AD), så vennligst se bort ifra å oppdatere denne funksjonaliteten. Fortell dine kolleger hva du kan og hva du jobber med Vi oppfordrer alle som kobler seg på Workplace til å oppdatere feltet «om» som ligger under ditt profilbildet. Her kan du skrive punktvis hva din kjernekompetanse og kjerneoppgaver/ansvarsområder er. Dette håper vi kan bidra til at kolleger på tvers av avdelinger og virksomheter kan bli kjent med hverandre og utnytte hverandres kunnskap. Se eksempler: Grupper Sjekkliste: - Noen grupper blir du automatisk medlem av. Eksempler på dette er «Nyheter Nye Drammen» og «Alle i Nye Drammen». Det er også opprettet en egen nyhetsside for Nedre Eiker, Svelvik og Drammen. Vi oppfordrer alle til å melde seg inn i den nyhetssiden som gjelder for den kommunen du arbeider i per i dag. Dersom du har et lederverv i de tre
5 Husk: eksisterende kommunene (les: Avdelingsleder, Virksomhetsleder eller Toppleder) oppfordrer vi deg til å melde deg inn i gruppen «Leder Nye Drammen». - Bli ellers med i grupper som er relevante for ditt arbeid - Opprett eller delta i sosiale grupper - Lag en "favoritt" liste over grupper - For å gjøre informasjonen i din og dine medarbeideres nyhetsoppdateringer så relevant som mulig, legg innleggene dine til den mest relevante gruppen og ikke på din egen profil - Hvis du vil være sikker på at dine medarbeidere ser innlegget eller at de svarer på et spørsmål, kan du tagge dem. Dette sender dem en melding om innlegget. - Dersom du ønsker å opprette en gruppe, må du sjekke om denne gruppen allerede eksisterer eller om formålet med gruppa dekkes av andre allerede eksisterende grupper. Opprett en gruppe ved å klikke på "Startside" knappen på toppen av skjermen. Klikk deretter på "Opprett gruppe" knappen på venstre side. Velg hvilken type gruppe du ønsker å lage.
6 1. Velg gruppetype 2. Velg gruppenavn - Velg et gruppenavn som er intuitivt - Alle gruppenavn skal være i entall og merket med sted der man har grupper for funksjon og sted, eksempelvis: «Barnevern Svelvik», «Leder Nye Drammen» eller «Rektor Nye Drammen». Med «Nye Drammen» menes f. eks alle rektorer i Nåværende Nedre Eiker, Svelvik og Drammen - Det er mulig å lage grupper som ikke baserer seg på funksjon og/eller sted. Eksempelvis har felles Personvernombud for de tre kommunene opprettet en felles diskusjonsgruppe for alle som heter «Personvern og Sikkerhet»
7
8 3. For å bestemme om din gruppe skal være åpen eller lukket, må du trykke på tilpass knappen og deretter velge gruppetype «Åpen» eller «Lukket, trykk neste og legg til kollegaer. En åpen gruppe er typisk «Nyheter Nye Drammen» mens en lukket gruppe kan være hensiktsmessig å opprette for din interne avdeling for eksempel. Som hovedregel skal vi ikke ha hemmelige grupper. Vi ønsker å tilstrebe en transparent og åpen kultur. Dersom du oppretter en lukket gruppe vil ikke andre se innholdet, men at den finnes og hvem som er medlemmer. 4. Se neste bilde for alternative måter å legge til kollegaer. Klikk deretter på knappen «Legg til i gruppe». Du kan også klikke på «Hopp over» hvis du ikke vil legge til noen i gruppen akkurat nå. Du kan fortsatt legge til kollegaer i gruppen din etter at den er opprettet. Merk: Når du har opprettet en gruppe, blir du automatisk administrator for gruppen. Dette kan endres, og du kan også legge til flere administratorer dersom du ønsker det.
9 Gjør dine nyhetsoppdateringer relevant Sjekkliste: - Finn dine nærmeste kolleger og følg dem - Lag en favoritt-liste over grupper - Ikke legg ut innlegg på din egen vegg. Alltid skriv innlegg i den aktuelle gruppen Kontroller dine nyhetsoppdateringer Nyhetsoppdateringer styres av aktiviteten. Innen noen ukers tid vil nyhetsoppdateringer bli tilpasset av hvilke grupper du følger, hvilke innlegg du har likt eller kommentert og hvem du følger. - Hvis du ønsker å følge en kollega/gruppe spesielt, eller ønsker å skjule informasjon fra en bruker eller en gruppe kan du søke opp kollegaens profil eller den gruppen du ikke lenger ønsker å følge, og deretter klikke på "Følger-knappen», alternativt på "Slutt å følge.
10 Skru av varslinger - grupper Hvis du vil slutte å motta varslinger fra en gruppe så kan du gå inn i gruppen, klikk på "Varsler" og trykk "Av" Skru av varslinger epost
11 Før musepeker over tannhjulet øverst i høyre side og velg «Innstillinger» fra nedtrekksmenyen, se eks. under. Velg deretter «Varsler» i venstremeny, se eks. under. Under «Varselinnstillinger» kan du da velge innstillinger for Workplace, epost og mobil. Se eks. på neste side. I utgangspunktet vil de fleste varsler være skrudd «PÅ», slik at du aktivt må inn og endre. Dette kan justeres til enhver tid, så selv om du skrur noe av, kan du når som helst skru det på igjen.
12 Nettikette på Workplace - Vær høflig mot dine kolleger - Ikke bruk frastøtende eller uhøflig språk, selv når du er uenig - Gi positive tilbakemeldinger og oppmuntring ved å sende en melding eller kommentere innleggene - Alle kan se kommentarene i de åpne gruppene - bruk sunn fornuft når du kommenterer og legger ut innlegg Lykke til med bruken av Workplace! Ta kontakt med følgende for behov: Brukerstøtte Workplace: Nedre Eiker: Cathrina DeLange Cathrina.de.Lange@nedre-eiker.kommune.no Svelvik: Ann-Mari Amundsen Ann.Mari.Amundsen@svelvik.kommune.no Drammen: Hans T. Wiig Hans.T.Wiig@drmk.no Nye Drammen prosjektstab: Odd Myklebust odd.myklebust@drmk.no Prosjektkoordinator: Erle L. Sundfjord erle.lind.sundfjord@drmk.no Felles personvernombud for Nedre Eiker, Svelvik og Drammen: Nils Indahl nils.indahl@drmk.no
13