Nødvendig dokumentasjon og internkontroll pr. 31.12
Nye begreper fra og med regnskapsåret 2016 2015 2016 Likningsmyndighet Skattemyndighet Ligningsloven Skatteforvaltningsloven Likning Fastsetting Selvangivelse Skattemelding (for formue og inntekt) Selskapsoppgave Selskapsmelding Deltakeroppgave Deltakermelding Deltakerlignet selskap Selskap med deltakerligning Ligningsverdi Formuesverdi Utlignet Fastsatt
Bokføringsloven 11 Kunden plikter å dokumentere alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Vi plikter også å dokumentere dette jfr. GRFS 5.8.3
GRFS 5.9.3 Avstemminger og dokumentasjon Alle balansekontoer skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller skattemelding, med mindre de er ubetydelige. Resultatkontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre et riktig regnskap. Regnskapsfører skal gjennomgå saldobalansen og vurdere dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige. Avvik skal følges opp.
Hvordan få hjelp til å huske alle detaljer? Et godt hjelpemiddel er bruk av sjekklister som hjelper oss til å vurdere alle de forskjellige forhold i regnskapet når dette klargjøres for årsoppgjør. Vedlegg til kursdokumentasjonen: Huskeliste tilrettelegging årsoppgjør (58-punkts liste) Instruks for klargjøring av saldobalanse Ved å ha en oppgave for hver balansepost vil man kunne kontrollere at alle postene er dokumentert, og deretter kontrollert. I PowerOffice ser man lett hvilke balanseposter som er ferdig avstemt og dokumentert. Dokumentasjonen og avstemmingen skal deretter kontrolleres av en annen medarbeider enn den som utførte.
1)Kontroll av utført tilleggs postering fjorår Kontroller at fjorårstall; (tilleggs postering pr. 31.12 foregående år fra årsoppgjørssystemet er bokført i økonomisystemet pr. 31.12. i fjor) Gjøres ved å kontrollere at IB; Sum klasse 1= Sum Klasse 2; IB Kun kontrollpunkt uten spesiell dokumentasjon
2) Dokumentasjon av driftsmidler Vi trenger kopi av bilag på kjøpte driftsmidler Vi trenger kopi av kontoutdrag fra periode 1-12: (Komprimert utskrift fra til konto i PDF) Dersom selskapet skal avsluttes med næringsoppgave 2 (midlertidige forskjeller) så må du ha postert ev. salg med tilhørende taps eller gevinstberegning
3) Aksjeportefølje Kontroller at bokførte aksjer viser korrekt verdi. Innhent oppgaver over aksjer. Hvis aksjer i andre selskaper utenfor VPS: Innhent regnskap for å dokumentere verdisetting; Ved verdi > enn anskaffelseskost beholdes bokført verdi. Ved verdi < enn anskaffelseskost må aksjen nedskrives. (Får ikke skattemessig virkning; urealisert aksjetap).
4) Dokumentasjon av beholdninger Her trenger vi kundens signatur på beholdningsstørrelser Varebeholdning Ukurante varer (skal telles på egen liste) Vurdering korrekt verdi (Laveste verdis prinsipp) Tilvirkningskost/full tilvirkningskost FIFO metoden
5) Dokumentasjon kundefordringer Kopi av åpen postliste pr. 31.12 med kommentarer. Vurdering av avsetning for tap på fordringer skal være påført listen eller som vedlegg til listen. Kopi av åpen post liste pr. dato (på nyåret) hensyntatt innbetalinger etter nyttår.
6) Utførte ikke fakturerte arbeider Dette er en dokumentasjon som må drøftes med kunden. Hvilke arbeider er utført på gammelt år og fakturert på nytt år. Gjerne kopi av utg. fakturaer eller minimum en liste som viser hvilke fakturaer dette gjelder. Vurder vesentlighet.
7) Bokføring av konstaterte tap Alle fordringer som «vi ikke lenger tror på» sendes til rettslig inkasso i samarbeid med kunden. Inkasso papirer brukes som dokumentasjon på tapsføring med tilbakeføring av ev. MVA.
8) Alle utg. fakturaer kommet med? Finn fram siste nr. i fakturarekkefølgen for gammelt år Kontroller at neste fakturanummer er skrevet i påfølgende regnskapsår Kun kontrollpunkt uten spesiell dokumentasjon
9) Fordring/lån til aksjonærer Formalitetskrav; 1. Låneavtale med nedbetalingsplan og rentefot 2. Stillet sikkerhet for lånet 3. Fri egenkapital som dekker lånesaldo HUSK å bruke markedsrente for å unngå utbyttebeskatning av rentefordel.
9) Fordring/lån til aksjonærer NB: Endrede regler etter 7. oktober 2015. Nye lån/transaksjoner etter denne dato skal behandles som utbytte på aksjonærens hånd. Ulovlige mellomregningskonti: Anbefal kunden å få ryddet opp i forholdet pr. 31.12. Kreditt under 100 000 kroner fra selskap til aksjonær dersom kreditten innfris innen 60 dager etter at den ble gitt. Kundefordringer som er et ledd i selskapets ordinære virksomhet, dersom fordringen innfris innen 30 dager etter at den ble gitt. Ansatte lån til aksjonær som direkte eller indirekte ikke eier mer en 5 % av aksjene eller andelene, eller har mer enn 5 % av stemmene på generalforsamling i arbeidsgiverselskapet eller i et annet selskap med samme konsern som arbeidsgiver.
9) Rimelig lån i arbeidsforhold Gjelder fra og med 2015 ikke aksjonærer!!! Når arbeidsgiver har gitt eller formidlet lån i arbeidsforhold til rimelig rente, skal rentefordel beregnes. Rentefordelen settes til differansen mellom den rente arbeidstakeren betaler og en normrentesats som fastsettes av Finansdepartementet hver annen måned UNNTAK: Renteberegning kan utelates når; Lånet ikke overstiger 3/5 av grunnbeløpet i folketrygden på utbetalingstidspunktet (ikke årsgjennomsnittet), og tilbakebetalingstiden er på høyst ett år. Det må finne sted en reell tilbakebetaling innen fristen
10) Alle fordringer med i regnskapet? Ta en vurdering ut fra din kjennskap til kunden: Noen flere poster som skal være med i regnskapet.
11) Øvrige periodiseringer gjennomført Husleie Leasing Forsikring Renter
12) Andre forskuddsbetalte kostnader Jfr. periodiseringsfasilitetene i økonomisystemet; Egen tekstet liste fra systemet som viser forskuddsbetalte kostnader; Vurder vesentlighet om kopi av faktura/kostnadsbilag skal vedlegges
13) Til gode bonus pr. 31.12 Legg ved dokumentasjon av bonusbilag. Innhent bekreftelse på ev. kreditnotaer som utstedes neste regnskapsår. Kontroller saldo pr. 31.12 i fjor. Bonus kan være resultatorientert og beregnes som en del av årsoppgjøret.
14) Kassebeholdning pr. 31.12 Kasseoppgjør skal være signert av kunden. Signatur på siste dagsoppgjør gammelt år som bekreftelse på at bokført saldo i økonomisystemet stemmer med kassaoppgjøret. Fast administrasjonskasse; Kundens signatur på at beholdninger er ok og reell.
15) Avstemt bankinnskudd Her skal kopi av årsoppgaven fra banken ligge ved. Det er egne skjemaer i KS komplett for de av dere som bruker KS Komplett.
16) Bankinnskudd Valuta Legg ved kopi av årsoppgave/kontoutdrag pr. 31.12 som dokumentasjon Er det vesentlige avvik på kursen etter balansedagen må vi korrigere beløpet
17) Alle lån avstemt korrekt Dokumenter ved kopi av årsoppgaven at saldoer stemmer Dokumenter beregnede ikke bokførte renter jfr. årsoppgaven På øvrige lån må skyldige renter avstemmes og dokumenteres
18) Valutalån Legg ved kopi av årsoppgave/kontoutdrag pr. 31.12 som dokumentasjon Er det vesentlige avvik på kursen etter balansedagen må vi korrigere beløpet
19) Ryddig kreditorliste Er alle fakturaer som tilhører fjorår bokført? SJEKK JANUARBILAG fra kunden!!! Hvis tidlig årsavslutning be kunden ta en spesiell kontroll i sin bilagsmappe for januar/ 1. termin. Dokumentasjon: Ryddig åpen postliste.
20) Skatteoppgjør for AS Sjekk at skatteoppgjøret er kontrollert (Utføres når dette foreligger høst). Hvis selskapet var i skatteposisjon foregående år forutsettes at skatteoppgjøret er postert i regnskapet. Dokumentasjon: Kopi av skatteoppgjøret; Husk å kopiere begge sider. Renteinntekt/kostnad må posteres på egne konti da disse ikke skal ha skattemessig effekt.
21) Avstemt skattetrekk Kontroller at skattetrekk stemmer for året og at konto 2600 viser korrekt saldo. (Normalt kun 6. termin) På arbeidsoppgaven ligger skjema fra KS Komplett for denne kontoen. Retur data fra Altinn for 6. termin bestilles ved skjema A06 og dere mottar A07 (fra periode 1-12).
21) Avstemt øvrige trekk Dette er kontoer som også må avstemmes pr. 31.12 Avstemt utleggstrekk Avstemt bidragstrekk Avstemt fagforeningskontingent Avstemt inkassotrekk Det er skjema tilknyttet disse arbeidsoppgavene i KS Komplett Husk: all lønnsdokumentasjonen skal ligge i lønnssystemet, vi må være bevisste på hva som dokumenters i PowerOffice jfr. GRFS.
21) Avstemt arbeidsgiveravgift Kontroller at konto 2771 viser korrekt saldo pr. 31.12 (Normalt 6. termin) Retur data fra Altinn for 6. termin (periode 11 og 12) bestilles ved skjema A06 og dere mottar A07
21) Avstemt MVA Kontroller at konto 2740 viser korrekt saldo pr. 31.12 (Normalt 6. termin). Du må også kontrollere at totalt innberettet MVA stemmer med f.eks. total omsetning for gammelt år. Dokumentasjon: Avstemmingsskjema for 2740 for hele året.
22) Gjeld til aksjonærer Korrekt beregnede renter jfr. låneavtale? Dersom en person gir et lån til et selskap som omfattes av aksjonær- og deltakermodellen, skal det beregnes en ekstraskatt på lånerenter utover et visst nivå (skjermingsrenten). Skjema for fylles ut heter RF 1070. (Aksjonærens) Dokumentasjon: Låneberegning + kontoutdrag på konto fra periode 1-12.
23) Annen gjeld til ansatte eller privatpersoner Disse må avstemmes med kopi av låneavtale/kopi av bilag. Kontroller renteberegning og dokumenter.
24) Skyldig lønn pr. 31.12 Foreligger skyldig lønn pr. 31.12 skal dette dokumenteres. Kontroller om dette er riktig periodisert.
25) Skyldig Arb.giv.avgift av skyldige feriepenger Sjekk at konto viser korrekt saldo: Korrekt avgiftssats ut fra skyldig feriepengeliste. Sjekk at korrekt konto er benyttet (2781). Kjør ut liste fra lønnssystem og ha dette som dokumentasjon. Liste må da vise skyldige feriepenger, utbetalte feriepenger og skyldig arbeidsgiveravgift av skyldige feriepenger..
26) Aksjeutbytte Viktig; Dette ble vedtatt som gjeld på generalforsamlingsdatoen. Hvis saldo; Overfør som gjeld til aksjonær/ene med samme dato slik at renteberegningen på lån aksjonær/ene blir korrekt. Kontoen skal ikke vise saldo og avsettes ev. på nytt direkte i årsoppgjøret. Husk renteberegning!
27) Alle skyldige kostnader postert Husk viktige poster som; Skyldig husleie Skyldige renter Andre kostnader som skal avsettes vedr. fjorår Dokumenteres ved; kopi av fakturaer og/eller spesifisert liste fra systemet. Vurder vesentlighet
28) Avsetning skyldig bonus Vurder om denne skal avsettes? Kontroller saldo pr. 31.12 i fjor? Bonus kan være resultatorientert og beregnes som en del av årsoppgjøret Dokumentasjon: Kopi av beregningen
29) Annen kortsiktig gjeld Vurder om det er andre gjeldsposter som skal med i regnskapet Dokumenter dette ved bilag
31) Yrkesskadeforsikring etablert? Kontroller om forsikringen foreligger Hvis ikke er dette et alvorlig brudd hos kunden, og må kommenteres skriftlig Kun kontrollpunkt uten spesiell dokumentasjon
32) OTP etablert og fulgt opp etter forutsetningene? Hvis ikke, er dette et alvorlig brudd hos kunden, og må kommenteres skriftlig Kun kontrollpunkt uten spesiell dokumentasjon
33) Uttak av varer til eiere Dette punktet gjelder selvfølgelig alle selskapsformer Dette bør fortrinnsvis være postert gjennom året Vurder om aktuelt på kunde Det er kundens plikt å dokumentere uttak Dokumentasjon: Kopi av uttakslister
34) Uttak av varer til bruk i bedriften Driver kunden i en bransje hvor uttak til egen drift er normalt; Kontroller at uttak er bokført. Eksempel: Europrisbutikk; Uttak av driftsrekvisita som rengjøringsmidler, smårekvisita hentet fra varelager Kontroller at uttakene er bokført som henholdsvis kostnad/inntekt og at avgift er korrekt bokført. Kun kontrollpunkt uten spesiell dok i årsoppgjøret
35) Vesentlige resultatposter Dette må vurderes spesielt for hver kunde. Ved store beløp kontroller at kostnaden er korrekt periodisert og at du har fått med alle fakturaer; Eksempel: Transportforretning med drivstoffkostnader på 983.500,- Kontroller! Vurder: Hvilke poster er det akkurat på denne kunden avgjørende å ha full kontroll på?
36) Formue av næringseiendom Ved utleid næringseiendom trenger vi opplysninger om; Eiendommens totale areal Eiendommens utleide areal Oversikt leieinntekter Ved næringseiendom til eget bruk trenger vi; Eiendommens totale areal
37-40) Div. oppgaver til årsoppgjøret Huskelistens punkt 37-40 Kontroller at alle nødvendige årsoppgaver foreligger, disse lagres som dokumentasjon til årsoppgjøret
41) Km stand biler Trenger kun Km stand på de bilene som skal registreres i bilskjemaet. Trenger ikke KM stand på de bilene som lønns innberettes via A ordningen. Kopi av dokumentasjon mottatt fra kunden på Km stand/kjørte km.
42) Kundens bekreftelse på bilbruk Kunden må ansvarliggjøres for sin bruk av selskapets biler. Innberetning i tråd med faktisk bruk? Nødvendige dokumentasjoner vedr. yrkesbiler foreligger?
43) Oversikt pantstillelser Disse opplysninger trenger vi for å fylle ut selskapets noter. (Ikke for EPF med NO 1) Pantstillelser fast eiendom kan innhentes fra Statens kartverk Pantstillelser løsøre kan bestilles fra Brønnøysundregisteret Alternativt innhentes opplysningene fra kundens bankforbindelse
44) Oversikt garantistillelser og kausjonsansvar Disse trenger vi også til selskapets noter. Innhentes hos kundens bankforbindelse.
45) Endring aksjonærer Normalt er allerede aksjonærregisteroppgaver innsendt. Har du informasjon om nye aksjonærer/eierskifte i selskapet som ikke er fanget opp i oppgaven gi beskjed til årsoppgjørsprodusent.
46) Hendelser etter balansedagen På generell basis; Har det skjedd noe etter balansedagen som det bør opplyses om i selskapets noter? Markedet dramatisk endret Stor leverandør konkurs kritisk for vareleveringen Erstatningsansvar Virksomhetskritiske konflikter internt eller eksternt Nøkkelperson/eier død i mindre selskap
46) Hendelser etter balansedagen På generell basis; Har det skjedd noe etter balansedagen som skal tas hensyn til i tallene pr. 31.12? Drøft med årsoppgjørsprodusent om dette skal posteres direkte i saldobalansen eller tilleggsposteres i årsoppgjøret. Dokumenter ev. postering;
47) Godtgjørelser til ledende ansatte Vi trenger spesielt sammenstillingsoppgaver for Daglig leder Alle i styret Jfr. også foil nr. 63 hvor oppgavene er arkivert
48) Oversikt sykefravær Har selskapet 5 årsverk eller mer skal det i årsberetningen opplyses om sykefravær. Skaff dokumentasjon på selskapets sykefravær; Dette punktet utgår for små selskaper som velger bort å utarbeide styrets årsberetning.
Styrets årsberetning for små selskaper frivillig fra 2017 Notekrav hvis man ikke utarbeider styrets beretning: Oversikt over aksjer Ved usikkerhet om fortsatt drift må dette omhandles
49) Transaksjoner mellom nærstående Jfr. aksjelovens 3.8 gjelder strenge regler ved uttak og innskudd av eiendeler. Typisk problemstilling er at aksjonær eller nærstående tar ut en bil fra selskapet. Alle formaliteter må være på plass, ellers kan transaksjonen omstøtes. Ha dokumentasjon på at kunden er informert hvis ikke formaliteter er fulgt. Dokumenter transaksjoner ved kopi av bilag/dokumentasjon.
49-57) Div. oppgaver for næringsdrivende Huskelistens punkt 49-57. Generelt; Be kunden ta vare på og levere alle oppgaver vedr. sin private skattemelding. Oppgavene brukes ved årsoppgjørsprodusentens kontroll av preutfylte data fra Altinn for å sikre korrekte tall i personlig skattemelding.
49) Transaksjoner mellom nærstående Styret skal sørge for at det utarbeides en redegjørelse for avtalen etter reglene i 2-6 første og annet ledd. Redegjørelsen skal inneholde en erklæring om at det er rimelig samsvar mellom verdien av det vederlaget selskapet skal yte og verdien av det vederlaget selskapet skal motta. Redegjørelsen skal vedlegges innkallingen til generalforsamlingen, og den skal uten opphold meldes til Foretaksregisteret. Foreligger takst på objektet? Husk at dette gjelder transaksjoner begge veier!
Kundens bidrag til opplysninger pr. 31.12 Varebeholdning øvrige beholdningsvurderinger Utførte ikke fakturerte arbeider Kundefordringer nødvendig avsetning tap Alle bilag levert på rett år leverandører ajour med fakturering Lån til aksjonærer Lovlig? Transaksjoner nærstående AL 3.8 Dialog om resultatdisponering Innberetning av bil; Korrekte opplysninger om bruk, km. Stand etc. Oversikt pantstillelser garantistillelser kausjonsansvar Alle mottatte oppgaver/kontoutdrag etc. levert RF Hendelser etter balansedagen
Nødvendig internkontroll av årsoppgjør og ligning Kontroll av dokumentasjon jfr. bokføringslovens 11. Ok? Kontroll av årsoppgjør og skattemelding De erfarne kontrollerer de med mindre erfaring Alle årsoppgjør og skattemeldinger skal kontrolleres Trinn 1 Årsoppgjørsprodusenten Trinn 2 Årsoppgjørskontrolløren HUSK: Det må alltid være en autorisasjon på en av trinnene