BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll Kontrollutvalget Den 16. desember 2014 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. Til stede under opprop: Thor Brekkeflat (A) leder Anne Lorgen Riise (H) May Britt Tabak (A) Ingrid Reitan (H) Stig Høgholm (FrP) Kristin Kvalsnes (FrP) Astrid Øien Halsnes (KrF) Mathias Hunskår Furevik (R) Det var 8 stemmeberettigete til stede under hele møtet. Godkjent forfall til hele møtet: Fra Etat for byggesak og Private planer: Fra Deloitte AS: Møteleder: Sekretær: Geir Kjell Andersland (V) vara kunne ikkje møte Byggesakssjef Petter Wiberg Stein Ove Songstad og Silje Sivertsen Thor Brekkeflat Ole Hopperstad Gudny Spjeld Møtet startet kl. 16.30 og ble hevet kl. 18.10 Innkalling og sakskart: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. Til sakslisten: Leder Thor Brekkeflat (A) foreslo at utvalget behandlet sak 83-14 før sak 82-14. Medlemmene sluttet seg til dette. Orienteringer til utvalget: Fra kl. 16.30 kl. 17.00 orienterte byggesakssjef Petter Wiberg kontrollutvalget om byggesak 200916204 Geithusvegen 102 B og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Fra kl. 17.00 kl. 17.20 orienterte byggesakssjef Petter Wiberg kontrollutvalget om byggesak Krohnstadveien 6 B og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1
Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side 81-14 201124840 Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 11. november 2014 82-14 201124842 Saker til gjennomsyn desember 2014 83-14 201212887 Forvaltningsrevisjon; Fisketorget og Mathallen - oppfølging av bystyrevedtak sak 245-09 84-14 201319125 Mislighetsrisikoforhold - mulige uavhengige tilleggsrevisjoner ISRS 4400 85-14 201124843 Eventuelt 2
81-14 Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 11. november 2014 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet 161214 sak 81-14 og fattet følgende vedtak: Protokoll fra Kontrollutvalgets møte 11. november 2014 ble godkjent. 82-14 Saker til gjennomsyn desember 2014 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet 161214 sak 82-14: Dokumenter som var knyttet til saken: 1. Epost fra Tord Unneland 01.11.2014; Byggesak 200916204, Geithusvegen 102B - Klage på redegjørelse 2. Epost fra Tord Unneland 06.11.2014; Byggesak 200916204, Geithusvegen 102B, Bergen Kommune - gjelder klage 3. Epost til Tord Unneland 10.11.2014; Byggesak 200916204, Geithusvegen 102B, Bergen Kommune 4. Byrådssak 1401/14, 20141106; Intern kontroll i Bergen. Overordnet rammeverk 5. Vedtaksskriv BEBY 285/14, 20141119; Nummerert brev nr. 3 Bergen kommune. Revisjonen for regnskapsåret 2013 6. Vedtaksskriv BEBY 286/14, 20141119; Forvaltningsrevisjonsrapport; Anskaffelser, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg 7. Kopi av epost til Tord Unneland 02.12.2014; Klage på Bergen kommunes mottakskontroll av ny søknad fra Bømlo Hus Drift i byggesak 200916204 8. NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2015 9. Epost fra Terje Haugan 25.11.14; Ytre Markevei 39 og 41 Utvalgets behandling: Utvalget drøftet de fremlagte dokumentene og var omforent om å utsette håndteringen av dokumentene 1, 2, 3 og 9. Utvalget merket seg flertallsmerknaden i Bystyret i dokument nr. 6 og ba sekretariatet komme tilbake med en sak på dette. 83-14 Forvaltningsrevisjon; Fisketorget og Mathallen - oppfølging av bystyrevedtak sak 245-09 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet 161214 sak 83-14 og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapporten «Fisketorget og Mathallen oppfølging av bystyrevedtak sak 245-09» til orientering. 3
2. Kontrollutvalget sender rapporten til Bystyret til orientering. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet 161214 sak 83-14 og avga følgende innstilling: 1. Bystyret tar rapporten «Fisketorget og Mathallen oppfølging av bystyrevedtak sak 245-09» til orientering. 2. Bystyret ber Byrådet arbeide videre med rapportens anbefalinger. 3. Bystyret ber byrådet rapportere til Bystyret via Kontrollutvalget om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp innen tre måneder etter Bystyrets behandling av denne saken. Votering: Det var 8 stemmeberettigete til stede. Forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslag til innstilling til Bystyret ble tiltrådt enstemmig. Forslag til vedtak: Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak er likelydende. Innstilling til bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret er likelydende. 84-14 Mislighetsrisikoforhold - mulige uavhengige tilleggsrevisjoner ISRS 4400 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet 161214 sak 84-14 og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS utarbeide effektive skisser til revisjoner/avtalte kontrollhandlinger for å avdekke eventuelle mangler og svakheter i nøkkelkontroller som kan forårsake særskilt eller forhøyet risiko for irregulære forhold på områdene: Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem. Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke underlagt lovpålagt revisjon) Prosjekter og særattestasjoner Betalingsstrømmene Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontosaldoer. 2. Kontrollutvalget ber Byrådet vurdere å gjennomføre egenevalueringer på inntektsområdet tilsvarende gjennomgangen på Idrettsservice, i kommunens øvrige enheter og eventuelt orientere kontrollutvalget om resultater fra egenevalueringene (jf. KL 20 nr. 2). 4
Utvalgets behandling: Mathias Hunskår Furevik (R) fremsatte følgende endringsforslag til første kulepunkt i punkt 1 i forslag til vedtak: «Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem.» Votering: Det var 8 stemmeberettigete til stede. Mathias Hunskår Furevik (R) endringsforslag til første kulepunkt i punkt 1 i forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak punkt 2 ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS utarbeide effektive skisser til revisjoner/avtalte kontrollhandlinger for å avdekke eventuelle mangler og svakheter i nøkkelkontroller som kan forårsake særskilt eller forhøyet risiko for irregulære forhold på områdene: Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem (hjemmesykepleien) Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke underlagt lovpålagt revisjon) Prosjekter og særattestasjoner Betalingsstrømmene Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontosaldoer. 2. Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak i punkt 2 er likelydende. 85-14 Eventuelt Kontrollutvalget behandlet saken i møtet 161214 sak 85-14 og fattet følgende vedtak: Det var ikke saker under eventuelt. Thor Brekkeflat Leder kontrollutvalget Gudny Spjeld Kontrollutvalgets sekretariat 5