Representantskapssak 8/18 Nord - Sør- Ringebu Interkommunale samarbeidsordninger Fron Fron Generell sak nr. 1/18 - Representantskapsmøte 23. mai 2018 Vedlegg: Vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale samarbeidene til vertskommunen 2019 Vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale samarbeidene til vertskommunen (grunnlag for budsjett 2019). Bakgrunn: Det vises til sak 12/15 i representantskapet der prinsipper for fastsettelse av vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale samarbeidene til vertskommunen ble vedtatt. Vedlagt ligger oppdatert oversikt med satser for 2019. Satser er oppdatert med konsumprisindeks for mars 2018 (publisert i april). Det er foretatt noen nye vurderinger i forhold til tidligere år. Disse er gjort i samarbeid av økonomene i de tre vertskommunene: Grunnlag for godtgjørelse for fakturering/søknadsbehandling MGR har tidligere vært basert på antall fakturaer utstedt fra kommunene. Med ulik praksis når det gjelder antall terminer har det vært ønskelig å finne fram til et mer egnet beregningsgrunnlag. Fra 2019 foreslås det derfor at antall abonnenter med helårs- og fritidsbolig (hentet fra KomTek) legges til grunn. Næringskunder faktureres av MGR selv og holdes derfor utenfor. Sats for fakturering/søknadsbehandling MGR er satt ut fra at det faktureres tre ganger i året (som er praksis i Sør-Fron). Kommunene kan velge å ha flere terminer uten at det har innvirkning på godtgjørelsen. Godtgjørelse for fakturering/søknadsbehandling MGB har fram til nå vært et likt og fast beløp (uten indeksregulering) per kommune. Fra 2019 foreslås det at antall abonnenter med helårs- og fritidsbolig (hentet fra KomTek) legges til grunn. Sats for fakturering/søknadsbehandling MGB er satt ut fra at det faktureres en gang i året. Kommunene kan velge å ha flere terminer uten at det har innvirkning på godtgjørelsen. Rådmannen legger frem saken for representantskapet med slik INNSTILLING: Oversikt over vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale samarbeidene til vertskommunen legges til grunn i budsjettarbeidet for 2019. Ringebu, 9. mai 2018 Per H. Lervåg rådmann i Ringebu kommune
Vedlegg 1 Vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale samarbeidene til vertskommunen 2019 Regnskap/ innfordring Lønn/ personalarbeid IKT Fakturering/ søknadsbehandling Husleie MGB MGR MGBV MGRS Frya NP MGPP Frya RA MGL Fron badeland Flyktn. kontor Fron kultursk. Geodata Ung i midtd. Reg. rådet NAV Egen sats MGRS jfr sak 145 950 219 450 25 200-39 900 39 900 73 500 112 350 112 350 Antall bilag 508 70 222 226 Sats 111 111 111 111 111 SUM 145 950 219 450 25 200-39 900 39 900 73 500 112 350 112 350-56 388 7 770 24 642 25 086 - Antall fast ansatte med stilling over 20% 9 14 7 8-8 6 8 8 10 1 1 2 Sats 5 458 5 458 5 458 5 458 5 458 5 458 5 458 5 458 5 458 5 458 5 458 5 458 5 458 5 458 5 458 Delsum 49 122 76 412 38 206 43 664-42 027 32 748 43 664 43 664-54 580 5 458 5 458 10 916 - Antall lønnsoppgaver 59 18 53 12-8 5 11 18 17 1 8 3 Sats 389 389 389 389 389 389 389 389 389 389 389 389 389 389 389 Delsum 22 951 7 002 20 617 4 668-3 112 1 945 4 279 7 002-6 613 389 3 112 1 167 - SUM 72 073 83 414 58 823 48 332-45 139 34 693 47 943 50 666-61 193 5 847 8 570 12 083 - Antall årsverk 8,5 13,8 5,9 7,3-7,0 2,0 8,0 2,0 4,6 1,0 1,0 2,0 Sats 13 099 13 099 13 099 13 099 13 099 13 099 13 099 13 099 13 099 13 099 13 099 13 099 13 099 13 099 13 099 SUM 111 342 180 766 77 284 95 623-91 693 26 198 104 792 26 198-59 993 13 099 13 099 26 198 - Antall fakturaer 51-18 6 5 76 53 256 11 10 23 Antall helårsboliger RK 1 923 1 923 Antall helårsboliger SF 1 331 1 331 Antall helårsboliger NF 2 617 2 617 Antall fritidsboliger RK 4 655 4 655 Antall fritidsboliger SF 2 119 2 119 Antall fritidsboliger NF 2 656 2 656 Sats 20,60 61,80 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 SUM 315 201 945 602 1 051-371 124 103 1 566 1 092-5 274 227 206 474 - Antall m² kontor 267,00-105,00 220,00-137,00 13,00 157,00-241,79 11,00 12,73 50,15 Sats 938 938 938 938 938 938 938 938 938 938 938 938 938 938 938 Delsum 250 446-98 490 206 360-128 506 12 194 147 266 - - 226 799 10 318 11 941 47 041 - Antall m² teknisk rom/lager 118 - - 12 - - - - - - - - 17 Sats 648 648 648 648 648 648 648 648 648 648 648 648 648 648 648 Delsum 76 464 - - 7 776 - - - - - - - - - 10 932 - Sats FDV pr.m² kontor 635 635 635 635 635 635 635 635 635 635 635 635 635 635 635 Delsum 169 545-66 675 139 700-86 995 8 255 99 695 - - 153 537 6 985 8 084 31 845 - Sats FDV pr.m² tekn. rom/lager 441 441 441 441 441 441 441 441 441 441 441 441 441 441 441 Delsum 52 038 - - 5 292 - - - - - - - - - 7 440 - SUM 548 493-165 165 359 128-215 501 20 449 246 961 - - 380 336 17 303 20 024 97 257 - SAMLET SUM 1 193 058 1 429 232 327 523 503 083 40 271 392 356 154 943 513 612 190 306-563 184 44 246 66 541 161 098 - NOTE 1: Grunnlag for godtgjørelse for fakturering/søknadsbehandling MGR er fra 2019 antall abonnenter med helårs- og fritidsbolig (hentet fra KomTek). Næringskunder faktureres av MGR selv og holdes derfor utenfor. Sats for fakturering/søknadsbehandling MGR er satt ut fra at det faktureres tre ganger i året (som er praksis i Sør-Fron). Kommunene kan velge å ha flere terminer uten at det har innvirkning på godtgjørelsen. NOTE 2: Grunnlag for godtgjørelse for fakturering/søknadsbehandling MGB er fra 2019 antall abonnenter med helårs- og fritidsbolig (hentet fra KomTek). Sats for fakturering/søknadsbehandling MGB er satt ut fra at det faktureres en gang i året. Kommunene kan velge å ha flere terminer uten at det har innvirkning på godtgjørelsen. NOTE 3: MGBV planlegges utvidet til å gjelde 3 kommuner. Beregningen er gjort med utgangspunkt i 2 kommuner som før og må revideres når 3-kommunesamarbeid etableres. NOTE 4: Det planlegges nye ordninger med felles flyktningekontor og NAV for midtdalen. Beregning for disse må foretas når 3-kommunesamarbeid etableres.
Representantskapssak 9/18 Nord - Sør- Ringebu Fron Fron Interkommunale samarbeidsordninger Generell sak nr. 2/18 - Representantskapsmøte 23. mai 2018 Vedlegg: Ingen Etablering av fast sekretariatsfunksjon for representantskapet. Bakgrunn: Hittil har det vært praksis at sekretariatsfunksjon for hvert møte i representantskapet har gått på rundgang mellom de tre kommunene. Dette skaper noen utfordringer i forhold til dokumentproduksjon og utsending, ikke minst fordi hver kommune gjør dette relativt sjeldent. All dokumentproduksjon skjer manuelt, er svært arbeidskrevende og skjer uten bruk av saksbehandlersystem som benyttes i alle andre politisk utvalg. Administrativt er det ønskelig å finne en bedre løsning i forhold til arkivering, saksbehandling, dokumentproduksjon og utsending. Det foreslås derfor at sekretariatsfunksjonen fra og med høstmøtet i 2018 legges fast til en kommune (Ringebu) og at følgende rutine etableres: UTARBEIDELSE AV SAKSDOKUMENTER Leder i hvert enkelt selskap har ansvar for å utarbeide saksfremlegg med vedlegg i saksbehandlersystem WEB-SAK i sin vertskommune på lik linje med andre politiske saker Saksfremlegg sendes rådmannen i vertskommunen for godkjenning og ferdigstilling Deretter sendes e-post pr sak direkte fra WEB-SAK til sekretariatskommunen (saksfremlegg og vedlegg blir da med) Sekretariatskommunen oppretter likelydende saksfremlegg i sin WEB-SAK ved kopiering av tekst og legger inn vedlegg Saksliste produseres i sekretariatskommunens møteprogram på lik linje med politiske utvalgsmøter så snart alle oppmeldte saker er ferdigstilt Saksdokumenter legges ut på sekretariatskommunens hjemmesider på lik linje med politiske utvalgsmøter PROTOKOLL Produseres i sekretariatskommunens møteprogram på lik linje med ordinære utvalgsmøter Vedtak påføres sakene Protokoll og saksfremlegg med påførte vedtak legges ut på sekretariatskommunens hjemmesider på lik linje med politiske utvalg Ved innføring av slik rutine vil kommunene sikre arkivering av saker i saksbehandlersystem, manuell dokumentproduksjon opphører og samarbeidsselskapene vil ha samme rutine for saksproduksjon som kommuneorganisasjonen for øvrig. Hver kommune tar ansvar for opplæring og brukerstøtte i saksbehandlersystemet for sine ordninger. For deltakerne i
representantskapsmøtet vil saksdokumenter og protokoller være tilgjengelige på samme måte som øvrige politiske utvalg, på sekretariatskommunens hjemmeside. Rådmannen legger frem saken for representantskapet med slik INNSTILLING: Det etableres fast sekretariatsfunksjon for representantskapet fra og med høstmøtet i 2018 og innfører saksbehandlingsrutine som beskrevet i saken. Ringebu, 9. mai 2018 Per H. Lervåg rådmann i Ringebu kommune
Representantskapssak nr. 35/18 Generelle saker Sak 3/18 Orientering Saken ble til i møtet. Rådmann Per Lervåg (Ringebu kommune), administrasjonssjef Arne Sandbu (Nord- Fron kommune) og rådmann Jan Reinert Rasmussen (Sør-Fron kommune) orienterte om nye interkommunale ordninger (NAV, barnevern og flyktninger). - Prosjektorganisering. - Styringsgruppe. - Ledere av tjenestene. - Personalpolitiske retningslinjer. - Drøftinger med organisasjonene. - Vedtekter. - Virkning fra 01.01.2019.