Dato: 10.6.2015 MØTEINNKALLING Utvalg: Universitetsstyret Møtested: Styrerommet, Campus Breivika, Adm.bygget Møtedato: 18.06.2015 Tidspunkt: 10:30 Eventuelt forfall må meldes snarest til Inger-Torill Bakke på tlf 774 44986, eller inger.t.bakke@uit.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Sakene legges ut på styrets hjemmeside: http://uit.no/nyheter/referater?uit_referat_kat=6 Anne Husebekk rektor Lasse Lønnum universitetsdirektør Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side1
Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. S 29/15 Referatsaker til universitetsstyremøte 18.6.2015 2015/338 S 30/15 Forsknings- og utdanningsmelding 2014 2015/3029 S 31/15 S 32/15 S 33/15 S 34/15 S 35/15 Statsbudsjettet 2016 - Fordeling av bevilgning - Intern hovedfordeling UiT deltagelse i Internasjonale nettverkssentre for forsking og utdanning Læringsmiljøutvalgets årsrapport for studieåret 2014/2015 Organisasjonsendringer ved administrasjonen ved Finnmarksfakultetet Mulig samarbeid med industripartner innen fjernmåling og sikre operasjoner 2015/1950 2014/4356 2015/2560 2015/2496 2015/3093 S 36/15 Overdragelse av immaterielle rettigheter X 2012/5819 OS 10/15 OS 11/15 Orienteringssaker Oppsummering av dialogmøter mellom universitetsledelsen og fakultetene / UB / TMU Orientering om fordelingen av nøkkelfordelte stipendiatstillinger på enhetene 2015/1941 2015/385 OS 12/15 Søkertall for opptak til studieåret 2015/2016 2015/2650 OS 13/15 Årsrapport for 2014 - Universitetets klagenemnd 2015/2434 OS 14/15 OS 15/15 Budsjettoppfølging UiT Norges arktiske universitet pr 1.tertial 2015 Orientering om fusjonsprosessen med Høgskolene i Harstad og Narvik 2015/2985 2015/1505 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side2
Universitetsledelsen Arkivref: 2015/338/IBA006 Dato: 09.06.2015 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret 18.06.2015 29/15 Referatsaker til universitetsstyremøte 18.6.2015 Innstilling til vedtak: Referatsakene ble tatt til orientering. 1. Protokoll/møtebok fra universitetsstyrets møte 27.5.2015 2. Saker behandlet på fullmakt av rektor i perioden 15.5. 8.6.2015 3. Det juridiske fakultet, referat fra fakultetsstyremøte 1.6.2015 4. Det kunstfaglige fakultet, referat fra fakultetsstyremøte 23.3.2015 5. Det kunstfaglige fakultet, referat fra fakultetsstyremøte 29.5.2015 Referat fra IDF-møte 16.6. sendes ut til styret på e-post før styremøtetmøtet. Saksbehandler: Inger Torill Bakke Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side3
Side4
Side5
Side6
Side7
Side8
Side9
Side10
Side11
Side12
Side13
Side14
Side15
Side16
Side17
Side18
Side19
Side20
Side21
Side22
Side23
Side24
Side25
Side26
Side27
Universitetsledelsen Arkivref: 2015/3029/HSV000 Dato: 09.06.2015 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret 18.06.2015 30/15 Forsknings- og utdanningsmelding 2014 Innstilling til vedtak: 1. Universitetsstyret tar Forsknings- og utdanningsmelding 2014 og Nøkkeltall 2014 til etterretning. Videre slutter universitetsstyret seg til følgende styringssignaler i meldingen: i. Alle studieprogram skal ha minimum to kvalitetssikrede utvekslingstilbud, fortrinnsvis fordelt på én utvekslingsavtale med europeisk institusjon og én med institusjon utenfor Europa. ii. UiT skal etablere felles servicefunksjoner for mobilitet for ansatte og gjesteforskere. iii. UiTs ledelse skal i samarbeid med studenter og Norges arktiske studentsamskipnad arbeide for å få et tilstrekkelig antall boliger også for innreisende studentmobilitet. iv. UiT skal vurdere boligtilbud for ansatte og gjesteforskere, herunder dimensjonering og forvaltning av egen boligmasse og muligheter for alternative løsninger. v. UiT skal utarbeide en handlingsplan som sikrer et helhetlig og systematisk arbeid med å forbedre gjennomføringen på alle studienivå fram mot 2020 og vurdere å gi økonomiske insentiver for å fremme arbeidet. vi. UiT skal gjennomføre en helhetlig vurdering av hvordan arbeidet med overvåking, analyse, samordning og kvalitetssikring av karakterbruk skal drives og ledes på de ulike institusjonsnivåene i både faglig- og administrativ linje. vii. Alle fakultetene skal innen utgangen av 2016 ha utarbeidet egne system og planer for ekstern evaluering av studieprogrammene i henhold til kvalitetssystemets krav. viii. Fakultetene skal gjøre årlige analyser av publiseringsaktiviteten, og skal sette i verk tiltak for å øke både publiseringsomfanget og publiseringskvaliteten, herunder konkrete tiltak for å øke publiseringen i internasjonalt anerkjente tidsskrifter. ix. UiT og UiTs fakulteter skal sette i verk tiltak som øker andelen Open Accesspublisering, herunder både publisering i OA-publiseringskanaler og ved egenarkivering i Munin. 2. Alle enhetene bes om å behandle Forsknings- og utdanningsmelding 2014 og Nøkkeltall 2014 i egen sak i sine beslutningsorganer. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side28
Begrunnelse: Universitetsstyret besluttet i sak S 23/14 Forslag til endringer i regimet for meldinger og styringsinformasjon at det hvert år skal lages (i) en melding med aktuelle analyser innen forsknings- og utdanningsvirksomheten og (ii) en egen rapport som presenterer nøkkeltallene for UiT innen forsknings- og utdanningsvirksomheten (Nøkkeltall for UiT). Omleggingen ble gjort for å redusere det totale rapporteringsvolumet ved UiT, og for å gi de ulike nivåene bedre styringsinformasjon. Dette er det andre året der denne omleggingen får virkning. De årlige forsknings- og utdanningsmeldingene skal ikke favne hele bredden i virksomheten, men heller gå i dybden på utvalgte, aktuelle tema der det sammenstilles data for å belyse aktuelle problemstillinger på en måte som gir god styringsinformasjon. De baseres i hovedsak på data som er offentlig tilgjengelig. Meldingen inneholder konkrete styringssignaler til institusjonen og enhetene. Det er parallelt med Forsknings- og utdanningsmeldingen, utarbeidet en egen rapport som presenterer nøkkeltallene innen forsknings- og utdanningsvirksomheten i en kortfattet form (Nøkkeltall for UiT). Nøkkeltallene er i hovedsak hentet fra kalenderåret 2014, men der tall fra 2015 er tilgjengelig er disse benyttet. Tallene presenteres kortfattet og uten kommentarer og inngående analyser. Forsknings- og utdanningsmeldingen er i år inndelt i sju kapitler. Kapittel en gir et kort sammendrag av meldingen, oversikt over årets styringssignaler, samt kort om oppfølging av fjorårets styringssignaler. I kapittel to trekkes det frem suksesshistorier og prosjekter innenfor de ulike satsingsområdene definert i strategien for å synliggjøre UiTs arbeid med å nå strategiens mål. Kapittel tre gjør kort rede for eksterne evalueringer og styringssignaler som påvirker UiTs virksomhet. De resterende kapitlene går i dybden på problemstillinger og utfordringer innen følgende utvalgte tema: Internasjonalisering og mobilitet Gjennomføring og frafall Kvalitetssikring av karaktersetting Evaluering av studier Publisering Universitetsdirektørens vurdering Universitetsdirektøren mener at det er nødvendig for universitetsstyret og ledelsen å ha god styringsinformasjon og at denne framskaffes på en effektiv måte. Det er også viktig at den faglige virksomheten innen både forskning og utdanning ses i sammenheng. Videre mener Universitetsdirektøren at meldingen gir god innsikt i institusjonens kjerneaktiviteter i forhold til strategiplanen. Meldingen inneholder gode analyser og ny informasjon som gir grunn til å sette i verk tiltak for å bedre blant annet UiTs effektivitet og kvalitet innen både forskningsog utdanningsvirksomheten i tråd med strategien. Å følge opp styringssignalene som gis i forsknings- og utdanningsmeldingen vurderes som viktig for realiseringen av UiTs strategi på de utvalgte temaene. Erfaringer fra tidligere år viser at oppfølgingen av styringssignaler på flere områder har vært mangelfull og at universitetet her har et forbedringspotensiale. For å tydeliggjøre styringssignalene som gis i årets melding er disse tatt inn i vedtaket. De inngår i tillegg i kapitlene som omhandler de respektive temaene i meldingen. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side29
Styret gjøres oppmerksom på at layout på meldinga og nøkkeltallrapporten kan bli justert noe når de skal klargjøres for trykking. Dette vil i all hovedsak gjelde utseende på tabeller, figurer og ev. teksttyper. Lasse Lønnum universitetsdirektør Heidi Adolfsen studiedirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandler: Avdeling for utdanning og Avdeling for forskning og utviklingsarbeid UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side30
MELDING 2014 Forskning og Utdanning Side31
UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 postmottak@uit.no www.uit.no 2 Side32
INNHOLD 1. Innledning og sammendrag... 5 Om meldinga... 5 Sammmendrag av hovedfunn i meldinga... 5 Oppfølging av fjorårets styringssignaler... 6 Universitetsstyrets vedtak med årets styringssignaler... 11 2. Drivkraft i nord UiT mot 2020... 12 Oppfølging av de gjennomgående strategiene... 12 Oppfølging av de tematiske satsingene... 15 3. Aktuelle eksterne føringer, styringsdokumenter og evalueringer... 18 Meld. St. 18 Konsentrasjon for kvalitet - Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren... 18 Tilsyn og kartlegginger i regi av NOKUT... 18 Forskningsrådets strategi for lagring av data: Deling og lagring av offentlig finansierte forskningsdata... 21 Fagevalueringer... 21 Innstegsstillinger... 22 Styringssystem for informasjonssikkerhet... 22 4. Internasjonalisering og mobilitet... 24 Funn og resultater... 24 Tilrettelegging for ansattemobilitet... 28 Styringssignal... 29 5. Gjennomføring og frafall... 31 Status ved UiT og nasjonale sammenlikninger... 32 Særlige utfordringer med gjennomstrømming i ph.d.-utdanningene... 32 Fakultetenes arbeid med å styrke gjennomføringen og redusere frafallet... 34 Hvordan skal UiT bli nasjonalt ledende på gjennomstrømming?... 35 Styringssignal... 36 6. Kvalitetssikring og overvåking av karaktersetting ved UiT og Nasjonalt... 37 Styringssignal... 40 7. Systematisk evaluering av studier... 41 Evaluering av undervisning og læring... 41 Deltakelse og engasjement blant studenter... 42 Rapportering fra enhetene om det systematiske evalueringsarbeidet... 42 Tildeling av midler til studiekvalitetsfremmende tiltak... 45 Oppsummering... 45 Styringssignal... 45 UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 postmottak@uit.no www.uit.no 3 Side33
8. Vitenskapelig publisering... 46 Resultater for UiT i 2014... 46 Resultater for UiTs enheter... 47 Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning... 47 Åpen tilgang til forskning... 49 Styringssignal... 51 UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 postmottak@uit.no www.uit.no 4 Side34
1. INNLEDNING OG SAMMENDRAG Om meldinga Fra og med resultatåret 2013 produseres en årlig melding som omfatter den faglige virksomheten innen både forskning og utdanning Forsknings- og utdanningsmeldinga. Meldinga favner ikke hele bredden i virksomheten, men går i dybden på utvalgte, aktuelle tema og aktuelle problemstillinger for å gi god styringsinformasjon. De baseres i hovedsak på sammenstillinger av data som er offentlig tilgjengelig. Meldinga inneholder konkrete styringssignaler til institusjonen og enhetene. Som supplement til Forsknings- og utdanningsmeldinga, utarbeides en årlig rapport som presenterer nøkkeltall innen forsknings- og utdanningsvirksomheten (Nøkkeltall for UiT). Nøkkeltallene utarbeides for at ledelsen og ansatte ved UiT skal ha tilgang til resultater for institusjonen som kan benyttes i presentasjoner og som lett kan bearbeides slik at de passer ulike behov. Nøkkeltallene er i hovedsak hentet fra kalenderåret 2014, men der tall fra 2015 er tilgjengelig er disse benyttet. Tallene presenteres kortfattet og uten kommentarer og inngående analyser. Forsknings- og utdanningsmeldinga er i år inndelt i åtte kapitler. Kapittel 1 gir et kort sammendrag av meldinga, oppfølging av fjorårets styringssignaler, samt styrets vedtak i saken med årets styringssignaler. I kapittel 2 trekkes det frem suksesshistorier og prosjekter innenfor de ulike satsingsområdene definert i strategien, for å synliggjøre UiTs arbeid med å nå universitetets mål. Kapittel 3 gjør kort rede for eksterne evalueringer og styringssignaler som påvirker UiTs virksomhet. De resterende kapitlene går i dybden på problemstillinger og utfordringer innen følgende utvalgte tema: - Internasjonalisering og mobilitet - Gjennomføring og frafall - Kvalitetssikring og overvåking av karaktersetting - Evaluering av studier - Publisering Sammmendrag av hovedfunn i meldinga Kapittel 2 ser på oppfølging av strategien på ulike områder. Det er valgt ut suksesshistorier og relevante prosjekter som beskriver UiTs arbeid innenfor både de gjennomgående strategiene og de tematiske satsingene. Kapittel 3 gjør rede for aktuelle føringer, styringsdokumenter og nasjonale evalueringer som påvirker UiT. I kapittelet gis det en kort oppsummering av følgende tema; Meld. St. 18 Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren, ulike tilsyn og kartlegginger i regi av NOKUT, Forskningsrådets strategi for lagring av data, fagevalueringer, innstegsstillinger og styringssystem for informasjonssikkerhet. Kapittel 4 tar for seg mobilitet, og ser spesielt på grunnlaget for og utviklingen av ansattmobilitet samt utreisende studentutveksling og opptak til engelskspråklige studieprogram. Nær halvparten av UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 postmottak@uit.no www.uit.no 5 Side35
partneravtalene ble benyttet til studentmobilitet, en liten oppgang fra fjoråret. Det er fremdeles stort sprik mellom antallet innreisende og utreisende utvekslingsstudenter. Videre ser vi at 90 % av søkere til engelskspråklige studieprogram får avslag på sine søknader. Kapittel 5 tar for seg gjennomføring og frafall i studiene. Svak gjennomføring er utpekt som en av hovedutfordringene i sektoren og forventningene om at kvalitetsreformen skulle føre til bedre studiegjennomføring er ikke innfridd. Andelen bachelor- og masterstudenter ved UiT som fullfører på normert tid har økt noe de siste årene, men det er fortsatt for få som fullfører på normert tid. Videre har andelen ph.d.-studenter som har disputert innen seks år etter oppstart gått betydelig ned. For at UiT skal nå målet om å være nasjonalt ledende på gjennomstrømming må det iverksettes et helhetlig å systematisk arbeid på alle studienivå. Kapittel 6 omhandler overvåking og kvalitetssikring av karaktersetting, både ved UiT og i nasjonal sammenheng. Forskjeller i karaktersetting utpekes som en av de store utfordringene i UH-sektoren, til tross for at omfattende samordningstiltak er blitt gjennomført mellom institusjoner, fagområder og fagnivåer helt siden innføringen av ny karakterskala i 2003. Forutsetninger for å møte denne utfordringen ved UiT gjennomgås og drøftes, herunder nødvendigheten av god forankring i faglig ledelse og en hensiktsmessig målgruppeorientering. Kapittel 7 ser på systematisk evaluering av studier. Rapporter fra fakultetene viser at evaluering er et vanskelig område. Krav til evaluering av oppnådd læringsutbytte gjør at det er behov for å tenke nytt og videreutvikle evalueringsarbeidet ved UiT. De fakultetene ved UiT som kan vise til at de arbeider systematisk med evaluering og involvering av studenter kan også vise til et godt utbytte av evalueringsarbeidet. Over halvparten av fakultetene ved UiT har ikke ferdigstilt system for ekstern evaluering, og dette må følges opp. Kapittel 8 ser nærmere på utviklingen i vitenskapelig publisering av forskning ved UiT. Tall viser at UiT har en økning i publikasjonspoeng på 10,5 % fra 2013, og er det eneste av de store universitetene som har en positiv utvikling siste år. Her står HSL-fak står for hoveddelen av veksten til UiT med 52 %, og flere av instituttene ved HSL-fak har en meget positiv utvikling i publiseringstall i 2014. UiT har en fortsatt positiv utvikling i Open Access-publisering, og utmerker seg nasjonalt med høy andel åpent tilgjengelige artikler. Oppfølging av fjorårets styringssignaler Etablering av en strategi for ekstern finansiering Det arbeides med å utarbeide en nettbasert håndbok med konkrete tiltak for hvordan UiT bedre kan lykkes i å øke den eksterne finansieringen av forskning fra blant annet Horizon 2020 og Forskningsrådet. Håndboken skal sammenfatte UiTs strategi for ekstern finansiering og samtidig beskrive virkemidler, verktøy, prioriteringer, arbeidsform og arbeidsdeling for søknads- og driftsfasen. Målgruppen for håndboken vil være ledere, forskere og administrativt personale. Den vil i tillegg være et nyttig verktøy i opplæring av nytilsatte og for standardisering, kvalitetssikring og effektivisering av tjenestetilbudet ved UiT. For å bidra til at prosessen med å utarbeide håndboken blir god, vil den utarbeides bolk for bolk. De enkelte delene vil bli publisert på nett og operasjonalisert fortløpende, slik UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 postmottak@uit.no www.uit.no 6 Side36
at implementeringstiden blir så kort som mulig. Håndboken skal være et operativt verktøy for ekstern finansiering som kontinuerlig forbedres. Strategi for forskningsinfrastruktur Arbeidet med å utarbeide en strategi for forskningsinfrastruktur er ikke påbegynt. Dette arbeidet skal knyttes sammen med utarbeidelsen av Håndbok for ekstern finansiering. Det er diskutert i ulike utvalg ved universitetet om man bør endre dagens modell for nøkkelfordeling av strategiske midler til innkjøp av infrastruktur, men det er ikke konkludert. Oppstartspakker og aktiv rekruttering UiT har i 2014 vedtatt ny strategi som innebærer økt satsing på å bygge opp internasjonalt ledende forskningsmiljøer. Strategien blir fulgt opp gjennom budsjettmessige prioriteringer og utlysninger, blant annet på de fem tematiske satsingsområdene, og gjennom strategisk fordeling av stipendiat- og postdoktor stillinger for å styrke gode forskningsmiljøer. I Statsbudsjettet for 2015 ble UiT tildelt 5,6 mill kroner for å bygge opp verdensledende miljøer. Målet er å rekruttere internasjonalt anerkjente forskere som kan bidra til å bygge opp sterke forskningsmiljøer ved UiT. Ved søknadsfristens utløp i mai 2015 var det kommet inn fem søknader med forslag fra forskningsgrupper ved ulike fakulteter. I tillegg til de sentrale initiativene legger fakultetene vekt på å styrke og utvikle tematiske forsknings grupper. Ved oppbygging av forskningsgrupper og rekruttering av toppforskere og internasjonale talenter har fakultetene muligheter for å legge til rette med «oppstartspakker» i form av rekrutteringsstillinger, administrativ og teknisk støtte, driftsmidler og lønnsbetingelser. Et eksempel fra 2014 er Helsefak sin rekruttering av to internasjonale forskningstalenter tilknyttet Norwegian Centre for Molecular Medicine (NCMM), hvor det er lagt til rette med bruk av fakultets rekrutteringsstillinger og infrastrukturmidler, og hvor det inngår en gruppelederfunksjon for å bygge opp en forskningsgruppe i løpet av fem år. Universitetsdirektøren vil arbeide videre med å klargjøre hvilke elementer som kan inngå i oppstartspakker, hvilke kriterier og vurderinger som skal ligge til grunn, samt finansiering. Mulige elementer kan være driftsmidler, infrastruktur/utstyr, støttepersonell, rekrutteringsstillinger, lønnsbetingelser, hjemreiser, bolig, frikjøp fra øvrige oppgaver, mentoring/kompetanseutvikling, FoUtermin, og muligheter for ektefelle/partner. Internasjonalt samarbeid og mobilitet En styrking av UiTs arbeid knyttet til service ved internasjonal mobilitet og internasjonal rekruttering (inkludert mottak av nyansatte) har lenge vært en målsetting, og i 2013 ble det organisert et prosjekt under Forbedringsprosessen knyttet til servicefunksjoner ved ansattemobilitet. Den innledende kartleggingen slo fast at situasjonen ved UiT i dag innebærer et mottaksapparat og servicefunksjoner preget av fragmentering og dårlig koordinering og at det er viktig å få på plass gode og hensiktsmessige tjenester overfor denne målgruppen for å sikre at utenlandske forskere blir møtt med en profesjonell og likeverdig service ved UiT (ibid.). Prosjektets konklusjoner og anbefalinger ble oversendt Avd. for personal og organisasjon i januar 2014 for videre oppfølging, jf. kap. 4 nedenfor. UiT har i 2014 revidert retningslinjene for FoU-termin (S 22/14). Det er fastsatt kriterier for at fakultetet skal kunne tildele FoU-termin og kriterier som må være oppfylt for søker, blant annet at det skal foreligge en tilfredsstillende arbeidsplan. Ved prioritering mellom søkere skal det legges vekt på terminens betydning for internasjonaliseringsarbeidet, og for bygging/vedlikehold av faglige nettverk. UiT har i 2014 også revidert retningslinjer for fordeling av arbeidstid (S 25/14), hvor det er lagt vekt på at FoU-tida skal brukes til forsknings- og utviklingsarbeid som bygger opp under enhetens strategiske mål, hvor internasjonalt samarbeid inngår. Videre har UiT satt av midler til UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 postmottak@uit.no www.uit.no 7 Side37
utenlandsstipend for stipendiater (S 47/06, OS 23/14). Erfaringen er at ordningen med støtte til utenlandsopphold fungerer godt, og gir stipendiatene nyttige internasjonale kontakter som har betydning både for arbeidet med doktorgradsavhandlingen, videre karriere og for fagmiljøet. UiT har de senere år hatt mål om å styrke arbeidet knyttet til internasjonal mobilitet og rekruttering, inkludert mottak av nyansatte. I 2013 ble det gjennomført en forbedringsprosess knyttet til servicefunksjoner ved ansattemobilitet. Kartleggingen slo fast at situasjonen ved UiT i dag innebærer et mottaksapparat og servicefunksjoner preget av fragmentering og dårlig koordinering. Arbeidsgruppen ga tilråding om at det er viktig å få på plass gode og hensiktsmessige tjenester overfor denne målgruppen for å sikre at utenlandske forskere blir møtt med en profesjonell og likeverdig service ved UiT. Prosjektets konklusjoner og anbefalinger ble oversendt administrasjonen i januar 2014 for videre oppfølging. Så langt har det imidlertid ikke vært rom for å etablere en slik fellesfunksjon (se også omtale under punkt 4.) Strategisk rekruttering Fakulteter og institutter samarbeider med administrasjonen med for å planlegge og gjennomføre gode rekrutteringsprosesser. De fleste enheter ved UiT utarbeider handlingsplaner for rekruttering, tilpasset enhetens forsknings- og undervisningsprofil og strategiske mål. Den enkelte betenkning og utlysning av vitenskapelige stillinger skal være grundig vurdert av institutt, fakultet og behandlet av tilsettingsutvalget. Administrasjonen gir råd og leverer tilpasset tallmateriale til fakulteter og enheter. Rekruttering har også vært tema i styringsdialogen mellom universitetsledelsen og hvert fakultet. De senere år har UiT hatt et fokus på midlertidige vitenskapelige stillinger, hvor andelen er redusert med 5,8 prosentpoeng i perioden 2012-14. Det har medført økt tilsetting i faste stillinger, som antas å være mer attraktive for dyktige søkere. Som del av likestillingsarbeidet blir det lagt vekt på å sikre at det er gode søkere av begge kjønn til ledige stillinger, blant annet gjennom bruk av letekomiteer. Ledige stillinger blir synliggjort på kunngjøringsportalen Jobbnorge, Euraxess-portalen, relevante tidsskrifter og media, og på flere av UiTs nettsider. Det er laget en internettside med informasjon tilpasset mulige søkere til våre stillinger. UiT har i 2014 knyttet seg til ny avtale om kunngjøringsportal gjennom Uninett. Ny funksjonalitet gir bedre muligheter for rapporter og tallmateriale som er relevant i rekrutteringsarbeidet. I UiTs personalportal (HR-portalen) er stegene i tilsettingsprosessen visualisert i Lederhåndboken. Det er lagt vekt på tydelig og systematisk informasjon med tilhørende lov- og regelverk, forskrifter, reglement, rutiner, maler, opprykksordning, midlertidig tilsetting og direkte tilsetting. Målet er at informasjonen skal være brukervennlig, tilgjengelig, korrekt og samordnet med hvert fakultets informasjon. Det er også lagt ut informasjon om strategisk rekruttering, der UiTs ledere finner lenkehenvisninger til databaser, nøkkeltall, lederverktøy og tilsettingsprosessen fra A til Å. Det er gjennomført forbedringsprosesser for tilsetting av stipendiater og vitenskapelige ansatte. Det ble i 2014 iverksatt en rekke tiltak for å effektivisere prosessene. Som del av dette arbeidet er det gjort forbedringer i kunngjøringstekster, maler og verktøy. I forlengelsen av rekrutteringsarbeidet er det utarbeidet rutiner for mottak av nyansatte, samt nettsider for nyansatte med praktisk informasjon om UiT. I 2015 blir det gjort en gjennomgang av saker som er fremmet for tilsettingsråd og tilsettingsutvalg, med hensyn til kvalitet, effektivitet og etterlevelse. Høst 2015 blir det gjennomført et seminar med tema «Fra kilde til rapport», som omhandler datakvalitet og bruk av analyser og nøkkeltall. På systemsiden deltar UiT i et samarbeidsprosjekt med de øvrige breddeuniversitetene, som blant annet har som mål å gi bedre funksjonalitet og støtte til rekrutteringsprosesser. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 postmottak@uit.no www.uit.no 8 Side38
Lederutviklingsprogram UiTs arbeid med lederutvikling har som mål å skape kultur og felles språk for ledelse, gjennomgående for alle nivå i organisasjonen, planmessig og langsiktig. Arbeidet er organisert i ulike program for grupper av ledere, henholdsvis for instituttledere, forskningsgruppeledere og ledere av programstyrer og studieprogram. Hensikten med programmene er å etablere trygghet i lederrollen, utvikle lederferdigheter, og inspirere til ledelse som balanserer flere dimensjoner. Samlingene er en viktig arena for nettverksbygging og erfaringsutveksling. I tillegg blir det gjennomført samlinger for de øverste ledernivåene ved UiT. I 2014 er det gjennomført 6 ledersamlinger for faglige ledere av forsknings- og utdanningsvirksomheten, hhv to samlinger per program. I tillegg er det gjennomført basisopplæring for nye ledere, lederkafé og felles temasamlinger. Tema for ledersamlingene i 2014: - Hva kjennetegner UiT som institusjon rammer og betingelser å utøve ledelse innenfor - Utviklingstrekk og kvalitetsarbeid innen forskning og undervisning - Ledelse av kunnskapsmedarbeidere - hhv kunnskapsledelse, forskningsledelse og faglig ledelse av utdanninger Karriereutvikling For vitenskapelig ansatte er det etablert formelle karriereveier og definert kvalifikasjonskrav for ulike typer stillinger, som utøves gjennom tilsettings- og opprykksprosedyrer. UiTs ansatte gjør aktiv bruk av ordningene for vurdering av opprykk til høyere stilling. For kvinner spesielt har institusjonen satset på å øke kvinneandelen i toppstillinger gjennom opprykksordningen. For ansatte på kvalifiseringsvilkår er det utarbeidet rutiner for oppfølging av pedagogiske kvalifikasjoner i henhold til de krav som er satt (jf. S 34/11). Ut over disse formelle karriereveiene og den individuelle faglige utviklingen, er det ved UiT lagt til grunn at medarbeidersamtalen og den løpende dialogen mellom leder og medarbeider skal identifisere og ivareta behovene for faglig utvikling, veiledning og støtte, slik at medarbeideren også står sterkere ved neste karrieremulighet. Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen som ble gjennomført i 2014 viste at over 70 % av respondentene svarte bekreftende på spørsmål om det var gjennomført medarbeidersamtale i løpet av de siste 24 månedene. Opplevd nytteverdi av medarbeidersamtaler, og tillit nærmeste leder ble vurdert som forholdsvis høy. Dette viser at medarbeidersamtaler i stor grad er tatt i bruk ved UiT, og at det gjennomgående synes å være god dialog mellom ledere og medarbeidere. I løpet av 2014 er veiledninger og verktøy for medarbeidersamtaler blitt revidert og gjort tilgjengelig gjennom HR-portalen. UiT har ikke en samlet, gjennomgående karrierepolitikk for alle ansatte. Som pekt på i nasjonale fagevalueringer er det behov for at arbeidet med aktiv karriereplanlegging blir styrket, særlig for å kunne rekruttere, beholde og videreutvikle yngre talenter. I likhet med andre institusjoner opplever UiT økt konkurranse om talentene, mer konkurransebasert finansiering, og høyere forventninger til profesjonell ledelse og karrieremuligheter. UiT vil arbeide videre med å utvikle en karrierepolitikk som skal tydeliggjøre både de formelle karriereveiene, og forventninger til ledere og medarbeidere om å legge til rette for faglig utvikling og karriereutvikling. I 2014 har UiT deltatt i et nasjonalt prosjekt i regi av Universitets- og høgskolerådet om bedre karrierepolitikk for vitenskapelig personale i sektoren. Sammen med Regjeringens ambisjon om at god karrierepolitikk skal bidra til flere fremragende forskere og fagmiljøer, utgjør dette et grunnlag for å utvikle en mer samlet karrierepolitikk ved UiT. Fakultetsvise publiseringsanalyser Fakultetene gjør årlige analyser av publiseringsaktiviteten, og har egne rutiner for behandling og oppfølging av disse for å bidra til å øke publiseringsomfanget og publiseringskvaliteten slik det er UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 postmottak@uit.no www.uit.no 9 Side39
mest relevant for deres fagmiljøer. Dette er dels dokumentert gjennom fakultetenes oppfølging av Melding om forskning og utdanning 2013 (ephortenr 2014/4453). Open access Realisering av mål og prinsipper i UiTs policy for Open Access er en tidskrevende prosess som tar tid, men utviklingen er positiv og UiT markerer seg med gode resultater sammenlignet med andre institusjoner i sektoren. Gjennom flere år har UiT utmerket seg nasjonalt med kompetanse, systemer og resultater innenfor Open Access. Munin-konferansen som Universitetsbiblioteket (UB) arrangerer i november hvert år, har internasjonal status innenfor publisering og Open Access. UB lanserte i 2014 TROLLING The Tromsø Repository of Language and Linguistics som et første ledd i etablering av et åpent arkivnettverk for forskningsdata ved UiT. Kompetansen ved UB har i flere år vært etterspurt fra andre institusjoner som vil utvikle sine tjenester innenfor Open Access. Hovedtyngden av innsatsen på dette området ligger fremdeles ved UB, og det arbeides med at enhetene skal sette høyere fokus på Open Access. Helsefak har i 2014 startet et viktig prosjekt for å styrke publisering Open Access, og erfaringene fra denne satsningen bør anvendes for utvikling av bevissthet og tiltak for UiT som hele. Tiltak for å øke egenarkivering av publikasjoner har kontinuerlig fokus i CRIStin-arbeidet ved UiT. Effektivitetsanalyser I fjorårets melding ble det slått fast at den faglige virksomheten ved UiT er lite effektiv på sentrale indikatorer fra KD og omfanget av utdanningstilbudet trekkes fram som en mulig årsak til det. Som en følge av dette, og på bakgrunn av at UiT har svært mange studieprogram med få studenter, ble det våren 2015 iverksatt en prosess for gjennomgang av studieprogram med få studenter. Målet med prosessen er både å bedre studiekvaliteten, å gjøre mer effektiv bruk av universitetets ressurser og å skape større fleksibilitet. Fakultetene er i den forbindelse bedt om å gjennomgå utvalgte studieprogram i henhold til et kriteriesett som blant annet omhandler vurderinger av muligheten for nasjonal arbeidsdeling, fagmiljøets størrelse og robusthet, forskningsaktiviteten tilknyttet studieprogrammet, intern samordning/sammenslåing mv. Prosessen vil bidra til å identifisere områder med forbedringspotensiale og resultere i tiltak som på sikt kan bedre effektiviteten og kvaliteten innen forsknings- og utdanningsvirksomheten. Resultatet av gjennomgangen og forslag til en langsiktig oppfølgingsplan legges fram for universitetsstyret høsten 2015. Gjennomgang av emneportefølje I den ovennevnte gjennomgangen av studieprogramporteføljen er det lagt opp til at emneporteføljen tilknyttet de programmene som er valgt ut for nærmere gjennomgang også skal vurderes med henblikk på å identifisere overlappende emner, redusere omfanget og effektivisere organiseringen. Den resterende emneporteføljen må adresseres i en senere fase. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 postmottak@uit.no www.uit.no 10 Side40