Kvalitetssystemet ved UiS Stabs- og støtte- enheters årsrapport for arbeidet med kvalitet
Innholdsfortegnelse 1 OM RAPPORTEN... 2 1.1 Hensikt... 2 1.2 Målgruppe og bruk av rapporten.... 2 1.3 Hvordan rapporten er bygd opp... 3 2 ORGANISERINGEN AV ARBEIDET MED KVALITET... 3 3 STABS- OG STØTTEENHETERS RAPPORT FOR 2005/2006... 3 3.1 Oversikt... 3 3.2 Utdanningsavdelingen... 3 3.3 Strategi- og kommunikasjonsavdelingen... 4 3.4 Personalavdelingen... 4 3.5 Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring... 4 3.6 Universitetsdirektørens kontor... 5 3.7 Felles ressurssenter... 5 3.8 Senter for fleksibel læring og kompetanseutvikling... 5 3.9 Universitetsbiblioteket... 6 4 STABS- OG STØTTEENHETENES SAMLEDE VURDERING AV PERIODEN 2005-2006... 6 4.1 Oversikt... 6 5 STABS- OG STØTTEENHETENES TILTAKSPLAN 2006-2007... 6 5.1 Støttende prosesser... 7 5.2 Overordnet for administrasjonen... 7 5.3 Universitetsdirektørens kontor... 7 5.4 Utdanningsavdelingen... 7 5.5 Strategi- og kommunikasjonsavdelingen... 8 5.6 Personalavdelingen... 8 5.7 Avdelingen for økonomi- og virksomhetsstyring... 8 5.8 Felles ressurssenter... 9 5.9 Senter for fleksibel læring og kompetanseutvikling... 9 5.10 Universitetsbiblioteket... 9 1 Om rapporten 1.1 Hensikt Rapportens hensikt er å gi en oversiktlig og kortfattet dokumentasjon av stabs- og støtteenhetenes arbeid med å sikre og utvikle kvaliteten i de administrative funksjonene, resultater av dette arbeidet, samt mål og plan for arbeidet i neste periode. 1.2 Målgruppe og bruk av rapporten. Rapporten er laget for internt bruk i administrasjonen og for å aggregeres i universitetets årsrapport for kvalitet. 2
1.3 Hvordan rapporten er bygd opp Oppbyggingen av rapporten er endret og forenklet for 2005/2006. Rapporteringen er organisert i tråd med de administrative enhetene, samt universitetsbiblioteket. Hver administrativ enhet lager en rapport om kvalitetsarbeidet og resultatene i forhold til mål og tiltak i 2005/2006, samt en oversikt over mål og tiltak for 2006/2007. Denne rapporten er en felles rapport for de sentrale administrative enhetene og er aggregert fra rapportene fra: Universitetsdirektørens kontor Avdeling for økonomi- og virksomhetsoppfølging Personalavdelingen Strategi- og kommunikasjonsavdelingen Utdanningsavdelingen Felles ressurssenter Senter for fleksibel læring og kompetanseutvikling 2 Organiseringen av arbeidet med kvalitet Stabs- og støtteenhetene har et ukentlig fellesmøte der bl.a. ulike sider ved kvalitetssystemet og registrerte avvik tas opp. Utover dette organiserer de administrative enhetene sitt interne arbeid med kvalitet på ulike måter ut fra eget ansvars- og arbeidsområde og interne organisering. Det vises til den enkelte enhets rapport for nærmere konkretisering av organiseringen av kvalitetsarbeidet. 3 Stabs- og støtteenheters rapport for 2005/2006 3.1 Oversikt Dette avsnittet gir en kort oversikt over arbeidet med studiekvalitet i perioden 2005-2006. Oversikten viser arbeid som er gjort og resultater som er oppnådd. Både stabsavdelingene og fellesavdelingene utfører primært støttende prosesser, og disse vil for oversiktens skyld bli gjennomgått avdelingsvis i denne fellesrapporten og ikke i forhold til de enkelte delprosessene i kvalitetssystemet. 3.2 Utdanningsavdelingen Utdanningsavdelingen (UA) har hatt tre fokusområder i perioden: Forskerutdanningen, herunder bidra til kvaliteten i søknaden om nye programmer, å bistå fakultetene i arbeide med utvikling av en forskerskole, utvikle det administrative støtteapparatet rundt PhD-programmene og gjennomføre tiltak for å styrke veilederkompetansen. Mange av de planlagte tiltakene er gjennomført. Arbeidet med PhDgraden i lesevitenskap er kommet langt, de administrative ressursen til forskerutdanningene er betydelig styrket og veilederseminar gjennomført. Forskerskolen er kommet for kort i forhold til planen, primært på grunn av faglige forhold ved Det humanistiske fakultet. Arbeidet med å styrke forskerutdanningene vil fortsette i neste periode. 3
Internasjonalisering. Målsettingen har vært å hjelpe fakultetene med å utvikle tilbud innen felles program og engelskspråklige grader, utvikle flere bilaterale avtaler med utenlandske institusjoner, gi bedre informasjon til innreisende/utreisende studenter, herunder en informasjonskampanje om studieopphold i utlandet, øke den interne kompetanser på dette området generelt og å utvikle en strategisk plan for internasjonalisering. De fleste tiltak er gjennomført etter planen og utkastet til strategi er ferdigstilt. Også dette området vil være prioritert i kommende periode, bl.a. er det behov for en avklaring av rolle- og ansvarsdeling mellom fellesenhetene og fakultetene i arbeidet med student- og ansatteutveksling. Bedre kvaliteten i de forvaltningsmessige funksjonene, heri sekretariatsarbeidet for interne organer og for NOKUTs evalueringer/audit er, rådgiving og støtte til fakultetenes studieadministrative arbeid og revisjoner av det studieadministrative regelverket. Arbeidet med dette vurderes som gjennomgående tilfredsstillende, bortsett fra regelverksrevisjon som ikke er kommet så langt som en hadde planlagt. Også på enkelte av de øvrige punktene vil det bli fulgt opp med nye tiltak for neste periode. 3.3 Strategi- og kommunikasjonsavdelingen Strategi- og kommunikasjonsavdelingens (SKAs) hovedfokus for perioden var: Strategi og handlingsplan for kommunikasjon, formidling og samfunnskontakt. Handlingsplan er utarbeidet, mens ny strategi er under arbeid. Her venter en fortsatt på indikatorer for formidling. Studentrekruttering: Gjennomføre tiltak og evaluere tiltak. Det er laget opplegg for, og gitt opplæring til, studentambassadører som så har bidratt på skolebesøk, på messer og i andre sammenhenger. Tilbakemeldingene har vært svært gode på dette tiltaket og bidratt til å sikre rekrutteringen tross nedgang i sektoren. Kriseberedskap: Revidere kriseplanen og etablere rutine for informasjon til alle nyansatte. Begge tiltak er gjennomført. 3.4 Personalavdelingen Personalavdelingen (PA) har hatt følgende fokusområder: Nytt lønns- og personalsystem for forenkling av, og bedre kvalitet og sammenheng i, ansattedata. Målsettingen var innføring av nytt system i 2006. På grunn av forsinkelser fra sentralt hold (UNINETT) er tiltaket utsatt, og avdelingen har i stedet konsentrert seg om tilrettelegging av det nye systemet og kvalitetssikring av eksisterende data som skal konverteres inn i systemet. Utvikling av de personaladministrative prosedyrene. Nye prosedyrer for utlysning av stillinger er utarbeidet for å bedre rekrutteringen og for å oppfylle EUs forskermobilitetsportal. Lederutviklingsprogram: For UiS s 36 ledere og mellomledere er det utviklet et utviklingsprogram med sikte på å heve den praktiske lederkompetansen på områder som kommunikasjon, konfliktløsning, coaching, den vanskelige samtalen og lignende. Evalueringen gir overveiende positive tilbakemeldinger Helse- miljø og sikkerhet. Videreutvikling og vedlikehold av internkontrollsystemet. 3.5 Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring (AØV) hadde følgende fokus for perioden: Forbedret økonomistyring bl.a. ved å gjennomføre en rask iverksetting av styrevedtak og å utvikle bedre grunnlag for prognostisering. AØV har i 2006 brukt kortere tid på iverksetting og har utarbeidet sikrere prognoser. Bl.a. var avviket mellom prognose og årsregnskap i 2005 langt mindre enn tidligere. Prognosene kan imidlertid bli enda sikrere, og avdelingen vil arbeide videre med dette området. Utvikle og forbedre budsjettarbeidet slik at alle planlagte aktiviteter blir budsjettert også uavhengig av finansieringskilde. I arbeidet inngår å analysere budsjettet mot virkelige tall, å innarbeide prosjektbudsjetter i Agresso og planlegge og gjennomføre prosessene for 4
budsjettrelaterte dokumenter sikrere og bedre. Målet er bare delvis nådd: Det er ikke aktivitetsbudsjettert og prosjektbudsjettene er ikke innført i Agresso. Det er gjennomført analyse mot vikelige tall (men dette kan bli bedre), og prosessene som danner grunnlag for dokumentene er klart forbedret, men målene var for uklart definert til å fastslå om resultatet er tilfredsstillende. Utvikle kvalitetsarbeidet ved UiS videre ved å styrke egen kompetanse som en kvalitetsfaglig enhet, utvikle og forenkle kvalitetssystemet og drive informasjon om, og opplæring i, kvalitetsarbeidet blant ansatte og studenter. Forståelsen for nytten av systemet og prosessener rundt arbeidet med kvalitet er klart forbedret, men målet for arbeidet er ikke nådd. Det skyldes dels underbemanning i enheten, dels at rapportering på andre områder har vært krevende på grunn av sentrale omlegginger. 3.6 Universitetsdirektørens kontor Direktøren og hans kontor har hatt følgende hovedmål for perioden: Å fullføre arbeidet med samarbeidsformer/-fora og organisere et bedre og tettere samarbeid internt i organisasjonen. Tiltaket er utsatt og vil bli tatt opp igjen i forbindelse med evalueringen av organiseringen. Evaluere eksisterende organisering med sikte på eventuelle justeringer. Tiltaket var en høring i organisasjonen om erfaringene med dagens organisering. Arbeidet er i prosess og gjennomføres etter planen med sluttføring høsten 2006 eller våren 2007. Styrke forskningen ved å gi bedre og mer målrettet støtte til forskning og publisering. Aktuelle tiltak for å øke forsknings- og formidlingsaktiviteten var å øke og samkjøre støttefunksjonene, deriblant å etablere et forskningssekretariat knyttet til universitetsdirektøren. Tiltaket er i prosess og i ferd med å bli gjennomført Det er etablert tematiske områder, forskningssekretariatet er på plass, forskningsdirektør tilsatt, tre nye administrative stillinger i fakultetene knyttet til PhD-utdanningene er etablert og et EU-forskingskontor i samarbeid med eksterne samarbeidspartnere er i funksjon. 3.7 Felles ressurssenter Felles ressurssenter (FreS) hadde følgende hovedmål for perioden: Bedre styring og oversikt internt i enheten. Enheten er oppdelt og heterogen og spenner over til dels svært ulike funksjoner. Å få bedre samvirke i ledergruppen, bedre samarbeid og like rutiner for budsjettarbeid og økonomioppfølging, har vært et prioritert tiltak. Dette vurderes nå som tilfredsstillende i henhold til målsettingen. Bedre sammenheng mellom forventninger og rammer. På grunn av de mange krav til leveranse særlig innenfor IT-området, har FreS vært nødt til å drive omfattende internfakturering. Målsettingen har vært å få løst dette gjennom en utvidelse av rammene, eventuelt avgrensing av krav til leveranse. Avdelingen er ikke kommet lengre på dette området og driver fortsatt med omfattende internfakturering. Gjennomføre planlagte bygge- og ombyggingsprosjekter etter tidsplanen. Alle vedtatte prosjekter er gjennomført bortsett fra de i Kjell Arholms hus som hovedsakelig skyldes forhold hos Statsbygg eller entreprenør. 3.8 Senter for fleksibel læring og kompetanseutvikling For senter for fleksibel læring og kompetanseutvikling (FLEKS) har fokus i perioden vært følgende: Styrket kompetanse og større profesjonalitet i egen virksomhet. Dette omfatter bl.a. bedre og skriftlige rutiner for kurs/konferanser/fagdager og lignende, bedre kontakt med eksterne og interne samarbeidspartnere, sikrere budsjettering av oppdrag, bedre markedsføring og sikrere gjennomføring. Det har vært en klar forbedring på disse områdene, men det er ennå mye å hente på ytterligere tiltak. 5
Forbedre den nettbaserte informasjonen og kommunikasjonen med studiesøkerne og forbedre omdømme i EVU-markedet. Klare forbedringer er oppnådd. 3.9 Universitetsbiblioteket En viktig målsetting for universitetsbiblioteket (UB) har vært å gjøre tjenestene synlig for studenter og ansatte. Tiltaket har bl.a. vært høg profilering og tilstedeværelse under studiestart og utarbeidelse av brosjyrer til faddermappene. Dette har vært særlig påkrevd i år på grunn av ombyggingen av lokalene og dermed redusert tilgjenglighet i den viktige studieoppstartsfasen. UB har hatt særlig fokus på forbedring av læringsmiljøet. De viktigst tiltakene har vært å øke antall arbeidsplasser i biblioteket, å videreutvikle læringsstøttesenteret og å forbedre nettsidene for brukerne. Arbeidsplassene i biblioteket er forbedret som følge av ombyggingen, og det er satt av arealer til læringsstøttesenteret i det ombygde biblioteket, men planleggingen er kommet kortere enn forutsatt på grunn av personalsituasjonen. Det har vært et viktig anliggende for UB å komme tidlig inn i planleggingsfasen ved igangsetting av ny aktivitet. UB har fått representanter inn i alle utvalg som behandler studieprogrammer både sentralt og på fakultetsnivå og opplever nå å være godt informert og tilstede i beslutningsprosessene. 4 Stabs- og støtteenhetenes samlede vurdering av perioden 2005-2006 4.1 Oversikt Arbeidet med kvalitet etter gjeldende kvalitetssystem, har nå vært gjennomført i tre år. I denne perioden har forståelsen for arbeidsmåten i systemet satt seg, og kvaliteten og tjenligheten i rapportene er blitt stadig bedre. Et viktig skritt dette året har vært at rapporteringen har skjedd etter en enklere mal. Det har gitt mer oversiktlige og brukervennlige rapporter, noe som også var en viktig målsetting for perioden. Måloppnåelsen varierer noe mellom enhetene, men er i stor grad tilfredsstillende. Likevel er flere tiltak utsatt til neste periode. Det kan synes som om enhetene har for mange og omfattende mål og at vi ennå ikke er flinke nok til å prioritere mellom dem. Tydeligere mål og klarere prioriteringer i arbeidet med kvalitet, vil derfor være et viktig mål for det samlede arbeidet i de sentrale enhetene i neste periode. En annen erfaring etter disse tre årene er at kvalitetssystemet kan virke for distribuert. Den enkelte enhet setter sine egne, separate mål, mens de mål og tiltak som bør settes på institusjonsnivå og som bør være viktige for hele administrasjonen, hittil ikke er blitt godt nok ivaretatt. 5 Stabs- og støtteenhetenes tiltaksplan 2006-2007 6
5.1 Støttende prosesser Dette kapitlet gir en oversikt over de mål og tiltak som er planlagt gjennomført i neste periode og videre framover. For oversiktens skyld er direktørens overordnede målsetting gjengitt først, dernest er hver enhet behandlet for seg. Denne rapporten konsentrerer seg om hovedfokus; for en fullstendig oversikt vises det til den enkelte enhets rapport. 5.2 Overordnet for administrasjonen For å bedre kvaliteten i det administrative arbeidet, må organisasjonen utvikles videre. Det trengs en bedre funksjons- og ansvarsavklaring mellom enhetene og et tettere og mer forpliktende samarbeid. I etterkant av organisasjonsevalueringen vil det derfor bli anlagt et bredt organisasjonsutviklingsprosjekt våren og høsten 2007. En viktig målsetting for institusjonen er å bedre forskningsresultatene. Ett tiltak har vært å styrke rådgiving og administrativ støtte. Dette arbeidet må videreføres i neste periode slik at det etablerte forskningssekretariatet, inklusive EU-forskningskontoret, finner sin form og blir operativ mot fagmiljøene. 5.3 Universitetsdirektørens kontor Kvaliteten i styrearbeidet skal utvikles videre. Følgende tiltak er planlagt: Tettere involvering fra stabsdirektørene i hverandres styresaker og for større saker etablering av team rundt utvikling av saken, for på denne måten å sikre at alle aspekter og implikasjoner blir ivaretatt på et tidlig stadium i prosessen. Sakene drøftes underveis i administrativt ledermøte Det gjennomføres kurs i styrearbeid, saksframstilling og -prosedyrer for saksbehandlere som skriver for styret. Det utformes mer oversiktlige og mer leservennlige innkallinger og saksframlegg. Det etableres sikrere rutiner for, og dokumentasjon av, oppfølgingen av styrevedtak 5.4 Utdanningsavdelingen UiS har god økning i studentutvekslingen, men mye gjenstår før vi har oppfylt våre målsettinger. Utdanningsavdelingen vil derfor også i neste periode ha fokus på internasjonalisering. Arbeidet vil bl.a. rette seg mot informasjon til mulige innreisende- og utreisende studenter, aktiv bistand til fakultetene når det gjelder å inngå bilaterale avtaler, kvalitetssikre eksisterende avtaler gjennom institusjonsbesøk, gjennomføre internasjonalt seminar for mulige samarbeidspartnere og ferdigstille den strategisk planen for internasjonalisering ved UiS. UA vil dessuten utvikle egen avdeling med tanke på bedre kvalitet i saksbehandlingen til de utvalg avdelingen har sekretariatsansvar for, og i arbeidet mot fakultetene. Bedre ansvarsfordeling internt og klargjøring av roller og forventninger mellom fakultetene og avdelingen er viktige sider ved dette arbeidet. Avdelingen skal fortsatt prioritere UiS satsing på Kunnskapsløftet (utvikle etter- og videreutdanningskurs, bistå i reformopplæring og være kontaktledd mellom skolesektoren og UiS). UA skal prioritere å bistå fagmiljøene ved evaluering av ingeniørutdanningene, som igangsettes til våren, samt utarbeide prosjektplan for utvikling av helhetlig rutine- og regelverkssamling. UA skal sammen med fakultetene sørge for at nøkkeldata for PhDutdanningene er kvalitetssikret og at det foreligger rutiner for dette innen perioden er omme. 7
5.5 Strategi- og kommunikasjonsavdelingen SKA vil i neste periode ha som mål å sikre et funksjonelt, oppdatert og interessant internett. Dette skal skje gjennom tett samarbeid med IT-avdelingen, implementering av FotoStation, tiltak for å forankre informasjonsansvaret internt og å øke interessen ved å være tidlig ute med nyhetene. SKA har også som målsetting å gjøre UiS mer synlig gjennom å utforme en ny strategi for kommunikasjon, formilding og samfunnskontakt. I tillegg planlegges nye medie- og kronikkurs for å dyktiggjøre organisasjonen i formidlingsarbeid. Avdelingen vil fortsette arbeidet med å bedre UiS rammebetingelser. Viktige tiltak her er å skaffe fram bedre datagrunnlag for å påvise uheldige sider ved tildelingspolitikken, oppdatere presentasjonsmateriale og lage reportasjer for å gjøre dette synlig for beslutningstakerne. 5.6 Personalavdelingen Personalavdelingen har som mål for neste periode å bedre oversikten, effektiviteten og sikkerheten i personaldataene ved å implementere nytt lønns- og personalsystem. I forbindelse med utrullingen, vil det bli gitt omfattende informasjon og opplæring til alle ansatte. Avdelingen vil også sette inn ressurser på vedlikehold og utvikling av de personaladministrative prosedyrene. Viktige tiltak er å oppdatering etter de nye forskriftene for tilsetting i vitenskapelige stillinger, utvikle prosedyrer for internasjonal rekruttering, oppdatere alle prosedyrer etter gjeldende lov- og regelverk og sørge for at de er lett tilgjengelige og lettfattelige. HMS-systemet vil prioriteres ved kontinuerlig vedlikehold og utvikling etter gjeldende rutiner. Lederutviklingsprogrammet skal revideres bl.a. med større vekt på forskningsledelse og teamutvikling. 5.7 Avdelingen for økonomi- og virksomhetsstyring Avdeling har som mål å utvikle og tilpasse kvalitetssystemet og systemet for balansert målstyring slik at de blir mer effektive og gir bedre styringsinformasjon. Viktige tiltak for førstnevnte er å være aktive i det nasjonale nettverket som arbeider med kvalitet i høgre utdanning og å planlegge og gjennomføre interne audit s i forhold til kvalitetssystemet. Dessuten vil en øke forståelsen hos ansatte og studenter ved å holde seminarer og møter. Når det gjelder balansert målstyring vil AØV bl.a. fasilitere andre enheters arbeid med systemet, videreutvikle overordnede indikatorer og forbedre målekortene som grunnlagsdata for analysearbeidet med UiS strategiutvikling. På økonomiområdet vil avdelingen bygge ut og sikre rutinene i dataverktøyene. Økonomisystemet Agresso skal også tas i bruk til å etablere et anleggskartotek og til periodisering av fakturabilag. Elektronisk fakturasystem innføres for sikrere og mer effektiv fakturabehandling, og AØV vil gå gjennomgå økonomirutinene i forbindelse med innføring av nytt lønns- og personalsystem for å sikre kvaliteten i disse under og etter implementeringen. Viktig målsettinger er dessuten sikrere regnskapsprognoser og å skape best mulig samsvar mellom med beskrivelsene fra KD ag FD og egne presentasjoner og rapporter. Når det gjelder eksternt finansierte prosjekter, er målsettingen at alle prosjekter i perioden skal være budsjettert, ha formaliserte kontrakter, registrere tidsbruk og rapportere framdrift. 8
5.8 Felles ressurssenter FReS vil arbeide videre med profesjonalisering og effektivisering av egen enhet. Bedre rutiner for økonomistyring i de underliggende enhetene og skriftliggjøring av alle rutiner/systemer er viktige tiltak i denne sammenheng. Av samme grunn vil avdelingen reorganisere driftenheten. Avdelingen følger ennå behov for å bedre kundeforholdet til den øvrige organisasjonen. Dette gjelder særlig det å skape omforente forventninger til de tjenester enheten skal og kan yte. I denne sammenheng vil det bli utviklet service-erklæringer for alle underenheter samt bli initiert et tettere samarbeid med fakultetene for avklaring av gråsoner. Infrastrukturen for universitetet må stadig utvikles i takt med nye krav og behov og i takt med økning og omlegging av virksomhetene. Viktige tiltak for FReS i kommende periode er den ITtekniske implementeringen av lønns- og personalsystem, sak- og arkivsystem og UiS-portalen. Avdelingen vil dessuten prioritere oppfølgingen av igangsatte og planlagte byggeprosjekter. 5.9 Senter for fleksibel læring og kompetanseutvikling FLEKS vil ha fokus på kvaliteten i interne rutiner og prosedyrer. Tiltak i perioden er å etablere skriftelige rutiner for planlegging, etablering og gjennomføring av skreddersydde kurs og full gjennomgang og revisjon av rutinene for gjennomføring av konferanser. I forbindelse med at senteret har rollen som prosjektleder i utviklingen av e-læring, trengs dessuten rutiner for håndtering av denne funksjonen. Disse vil bli utviklet og etablert i løpet av kommende periode. 5.10 Universitetsbiblioteket UB vil i kommende periode ha hovedfokus på bedring av læringsmiljøet. Planlagte tiltak er å gjenåpne et forbedret læringsstøttesenter i de ombygde lokalene, å samarbeide tettere med utdanningsavdelingen om å yte bedre tilretteleggelse og service for studentene og inngå et tettere samarbeid med koordinator for funksjonshemmede med tanke på universell utforming. Biblioteket har generelt gode tilbakemeldinger fra brukerne. UB har likevel ønske om å bli enda bedre, og vil arbeide for at UB skal være studenters og ansattes førstevalg for innhenting av kvalitetssikret informasjon. Aktuelle tiltak er å utarbeide nytt og bedre informasjonsmateriell til faddermappene og videreutvikle brukervennligheten på internettsidene. 9