Beredskapsplan ved kriser og ulykker

Beredskapsplan ved kriser og ulykker Fastsatt av rektor og direktør 06.11.01 sist oppdatert 02.03.12 Ledere som er listet opp i varslingslisten skal ha ett eksemplar av planen lett tilgjengelig på kontoret og ett eksemplar privat

Innhold 1 INNLEDNING... 2 2 ANSVAR... 3 2.1 Organisering...3 2.2 Informasjon...3 2.3 Omsorg...3 2.4 Kriseledergruppe...3 3 SJEKKLISTE... 4 3.1 På ulykkesstedet...4 3.2 På høgskolen...4 3.3 Ved ulykker i utlandet...5 4 VARSLINGSLISTE... 6 5 ORGANISERING... 8 5.1 Leder av kriseledergruppen...8 6 INFORMASJON... 9 6.1 Politiet...9 6.2 Rektor...9 7.1 Overordnet ansvar: rektor, høgskoledirektør og dekan...10 7.2 Ansvar for den praktiske gjennomføring...10 VEDLEGG 1: HVA ER EN KRISE?... 12 VEDLEGG 2: VARSLINGSLISTE... 13 1

1 Innledning Dette er en veiledning om hvordan Høgskolen i Nord-Trøndelag håndterer større ulykker der politi og redningsapparat er koplet inn. Noe av dette kan være relevant også i andre situasjoner der studenter eller tilsatte rammes av ulykke, dødsfall eller krise. Planen gjelder for SiNoT når det gjelder studenter som bor i studentboliger og egne ansatte. For kriser som rammer barn og foresatte i studentbarnehagene gjelder egen plan. Veiledningen er knyttet til tre sentrale aspekter ved all krisehåndtering: organisering informasjon omsorg Hva som egentlig er en krise kan vi nok i hvert enkelt tilfelle oppleve noe forskjellig. Men en aktuell krise vil som regel være annerledes enn det vi tidligere har opplevd. Og selv om mye er likt, vil vi aldri kunne forutse alle eventualiteter. Alle kriser er "spesielle". Derfor er det også begrenset hva vi konkret kan forberede oss på. Men noe kan vi gjøre - vi kan utarbeide varslingsrutine og sjekkliste for hva som må gjennomtenkes eller gjennomføres. Det viktigste er likevel at vi rent mentalt forbereder oss på at det utenkelige kan skje. Da må vi vite hvem som gjør hva. Et hovedpunkt i god krise-beredskap er derfor riktig ansvarsfordeling. Det betyr først og fremst ansvar for å ta beslutninger og sørge for at disse blir fulgt opp - ikke den praktiske gjennomføring som kan delegeres til andre. Det kreves altså god organisering - dette gjelder både beredskapsarbeidet og under en akutt krisesituasjon. Media har en legitim oppgave i å gi informasjon om det som skjer, og høgskolen må signalisere åpenhet og vilje til å informere. For å unngå rykter og unødvendig uro må all informasjon være troverdig og tillitvekkende. Hendelsen "gis et ansikt" ved at én person uttaler seg til pressen. Informasjonen må oppdateres og jevnlig gjentas. Det er viktig at studenter og tilsatte som rammes eller berøres av ulykke eller krise kan oppleve nærhet, interesse og omsorg. Særlig viktig er det at medstudenter og kolleger viser innlevelse og tar ansvar. Men glem ikke at det i en akutt krisesituasjon er flere aktører også utenom høgskolen - bl.a. politi, redningsapparat og helsevesen. Disse har overordnet myndighet til å håndtere ulike sider ved den akutte krisen. De kan også være gode medspillere i høgskolens oppfølging. Det siste gjelder også f.eks. kirkens folk. Hvert år innen utgangen av august skal beredskapsplanen gjennomgås med de tilsatte som har et beredskaps- og oppfølgingsansvar. Dette bør skje i form av en øvelse. Alle tilsatte og studenter skal være informert om planen, slik at konkrete retningslinjer følges opp når en situasjon oppstår. Vær også oppmerksom på høgskolens rutiner for ekskursjoner og utenlandsopphold. 2

2 Ansvar 2.1 Organisering På vegne av rektor har direktøren ansvar for den organisering og tilrettelegging som er nødvendig i den aktuelle situasjon. I direktørens fravær trer økonomisjefen inn. 2.2 Informasjon Rektor har i samråd med politiet ansvar for informasjon internt og eksternt. Alle henviser til rektor. I rektors fravær trer prorektor inn. 2.3 Omsorg Rektor og direktør har et overordnet ansvar for de særlige omsorgstiltak som både i selve krisesituasjonen og i løpet av de påfølgende dager skal settes i verk på høgskolens vegne. I deres fravær trer prorektor og utdannings- og fousjef inn. I SiNoT har direktøren ansvar for at planen iverksettes og følges opp. I direktørens fravær, trer SiNoTs personalsjef inn. Direktøren tar initiativ til at de ansvarlige lederne ved høgskolen hvert år skal ha en årlig gjennomgang/skolering på planen. Mest vanlig vil en krise ha utspring i enkelthendelse som rammer en student eller tilsatt knyttet til en bestemt avdeling. Da trer automatisk henholdsvis dekan og studieleder (for vedkommende student) inn i forhold til oppgavene nevnt ovenfor, og personalkonsulent i stedet for studieleder inn dersom det gjelder en tilsatt. Se ellers komplett varslingsliste. Administrasjonen følger opplegget nevnt ovenfor og ut over i denne planen, men stabsleder i direktørens stab erstatter da utdannings- og fousjef. 2.4 Kriseledergruppe Direktør, stabsleder (personal- og org.sjef) og informasjonsleder utgjør et fast lederteam når en krise har oppstått, med førstnevnte som leder. Da skal alt annet arbeid legges til side til håndteringen av krisa er under kontroll og suksessive tiltak er iverksatt. Krisehåndteringen har med andre ord førsteprioritet. Ansvarlig for SiNoT innkalles raskest mulig og tas inn i ledergruppen dersom student er involvert. Ledergruppen skal raskest mulig få på plass en plan for håndteringen av krisa, tilpasset hendelsen og med dekking av de oppfølgingspunktene som er listet opp i kriseberedskapsplanen. Planen skal fastlegge hvem som gjør hva når. 3

3 Sjekkliste En ulykke eller krise kan oppstå både innenfor og utenfor høgskolens område - og også utenlands. Hva som vil kunne skje, hvem som befinner seg på ulykkesstedet eller hvor dette er, er det umulig å forutsi. Men det er mulig å forberede seg på hva som under alle omstendigheter bør skje! Sjekklisten som omhandler På ulykkesstedet er ikke noe ledelsen normalt vil ha inngrep i, men være en allmenngyldig veiledning til alle som av en eller annen årsak involveres. 3.1 På ulykkesstedet Den eller de som er der - og som er i stand til det - må bidra til å redde liv og begrense skade varsle politi / brannvesen / helsepersonell skaffe nødvendig transport varsle høgskolens ledelse/avdelingens ledelse hjelpe involverte til å kontakte sine nærmeste være kontakt på ulykkesstedet og tilgjengelig på telefon Vær nøye med taushetsplikt gjelder med unntak i rutinebeskrivelsene i dette hefte at all informasjon du gir, er korrekt at du vet hvem du gir informasjon til og hvorfor at du om mulig fører en form for logg 3.2 På høgskolen Direktør - eventuelt andre i dennes sted - må raskest mulig skaffe klarhet i den aktuelle situasjon og om nødvendig legge til rette for følgende tiltak: Varsle rektor og styreleder ved HiNT Varsle og innkalle høgskolens ledere og andre i henhold til varslingsliste Innkalle andre nødvendige grupper - f.eks. driftstjenesten eller IT-tjenesten Bemanne sentralbordet eller viderekoble telefonen til ledelsens forkontor Intern informasjon til tilsatte og studenter via intranett, e-post eller på annen måte NB: Pårørende til forulykkede og skadede varsles av politi, sykehus eller prest - ingen navn oppgis av høgskolen! Opplegg for pressekonferanse i samråd med politi/redningstjeneste Samlingssted for aktuelle tilsatte, studenter og pårørende - f.eks. i en kantine og med mulighet for forfriskninger og servering Informasjonssamling for aktuelle tilsatte, studenter og pårørende - eventuelt med bistand fra politi, prest eller andre - f.eks. i et auditorium Ved dødsfall vurdere flagging på halv stang på ett eller flere virksomhetssteder 4

3.3 Ved ulykker i utlandet I utlandet er det vedkommende lands politi og hjelpeapparat som har det direkte ansvar for norske borgere som involveres i en ulykke. Norsk utenrikstjeneste og Kriminalpolitisentralen i Oslo har kontakt med de utenlandske myndigheter, og kontakt med disse igjen etableres gjennom lokalt politi hjemme. Ved ulykker i utlandet stilles det særlig store krav til høgskolens egen beredskapsplan både når det gjelder organisering, informasjon og omsorg. Det er viktig å gjøre et tilfredsstillende forarbeid vedrørende rutiner ved ekskursjoner og utenlandsopphold. 5

4 Varslingsliste Vitner til en alvorlig ulykke må først varsle en av de offisielle krisetelefonene - det er nok å ringe ett av disse numrene: Brann 110 Politi 112 Medisinsk nødhjelp 113 Deretter varsles høgskolens ledelse - fortrinnsvis rektor, høgskoledirektør eller informasjonsleder, eller dekan eller avdelingens administrative leder dersom en vet involverte er knyttet til et bestemt avdeling. NB! Komplett varslingsliste finnes i vedlegget. Det er administrasjonen v/sentralbordet som skal påse at den alltid er oppdatert. Høgskolens tilsatte ledere: Rektor Steinar Nebb Prorektor Hanne Solheim Hansen Høgskolens administrative ledere: Direktør Beate Aspdal Kommunikasjonssjef Olav Frigaard Økonomi- og administrasjonssjef Tomm Sandmoe Utdannings- og FoUsjef Margrethe Mørkved Solli Stabsfunksjon hos direktør (Personal- og org.sjef Elisabeth Boye Okkenhaug) Studentsamskipnaden i Nord-Trøndelag: Daglig leder Anders Stenvig Personalleder Anne Kristine Andersen Dekaner og studiestedsledelse: Studiested Namsos: Dekan Aina Hildrum Lio Studiested Steinkjer: Dekaner Per Arne Godejord og Rolf Wensbakk Studiested Levanger: Dekaner Egil Solli, Aina Hildrum Lio og Per Arne Godejord Studiested Stjørdal: Dekan Rikke Mo Veie Alle som er nevnt foran skal etter hvert varsles. Tilsvarende varslingsliste skal være satt opp på avdeling, og varsling skjer i henhold til denne. 6

Dersom tilsatte eller studenter ved flere enn ett studiested er innblandet, varsles vedkommende dekaner. Ledelsen vurderer hvem det ellers kan være nødvendig å varsle eller innkalle. 7

5 Organisering 5.1 Leder av kriseledergruppen Når en ulykke eller krisesituasjon/dødsfall er et faktum, bør følgende organiseres så raskt som mulig: Informasjon om de faktiske forhold og hva som videre vil skje, herunder om endringer i det daglige programmet, til alle høgskolens tilsatte, SiNoT, studenter og eventuelt praksisfeltet. De studentpolitiske og studentsosiale organene varsles for bl.a. å ha mulighet til å justere sine aktiviteter og å iverksette tiltak. Dernest Hjemmesider for omkomne/sterkt skadede personer fjernes Organisere samling for kolleger og studenter som ønsker å snakke om det som har hendt og som har behov for særlig god informasjon. SiNoT iverksetter tiltak for studenter i berørte studentboliger og pårørende. Eventuelle tiltak for de som kanskje kan ha unngått fysisk skade, men likevel kjenner seg sterkt involvert i eller berørt av det som har skjedd, og andre aktuelle tiltak ut over hva det ordinære hjelpeapparatet vil kunne tilby. For studenter gjelder det spesielt klasse-/kullvenner og medboer. Minnestund organiseres. Blomster til skadde og pårørende og til forulykkedes begravelse. Avklaring av riktige og tilstrekkelig mange kontaktpersoner for de pårørende. Avklaring av hvordan høgskolen skal være representert ved eventuell begravelse. Kondolansehilsen og annen oppfølging til pårørende. Etterpå Undersøke og tilpasse eventuelt behov for endring av program for studenter som er sterkt involvert, f.eks. hvis hendelsen er nær eller midt i en eksamens-/ praksisperiode. Ajourføring av ulike registre og adresselister for avdøde tilsatte og/eller studenter. SiNoT håndterer/avvikler eventuelt leieforhold Løpende tilbakemelding på utført arbeid fra høgskolens ledelse til dem som har et særlig ansvar i forbindelse med høgskolens krisehåndtering. Debrifing etter at den mest intense fasen er over, for de som sterkest har vært involvert i selve ulykken og / eller håndteringen av den - disse må få anledning til å snakke om sine personlige opplevelser, eventuelt med profesjonell bistand. Evaluering når det hele er kommet på avstand - dvs. at de sterkest involverte sammen med sentrale eksterne aktører går nøye gjennom høgskolens generelle håndtering og praktiske tiltak. Siktepunktet må være å lære med tanke på senere krisesituasjoner og ajourføre høgskolens kriseberedskapsplan. 8

6 Informasjon Overordnet ansvar: rektor/dekan De sentrale spørsmål når det gjelder informasjon om en ulykke eller krisesituasjon er følgende: Hva informerer vi om? Hva informerer vi ikke om? Hvem gjør hva? Det er ikke høgskolens oppgave å informere utad om at en ulykke har skjedd. Men rektor eller andre i hans sted må holde seg orientert om at politiet gjør det. I samråd med politiet vurderer rektor når og hvordan informasjon skal gis internt. Bortsett fra umiddelbare kommentarer om bekymring eller sorg over det som har skjedd, bør rektor i første omgang overlate til politiet å informere media. Kolleger og medstudenter må regne med sterkt påtrykk fra media, men ingen må oppgi navn på kolleger eller medstudenter til dem som er forulykket - heller ikke formidle opplysninger om eller fotografier av de forulykkede. 6.1 Politiet Politiet uttaler seg om: Eventuelle omkomne Tilstanden til eventuelle skadde - eller henviser til vedkommende sykehus Navn på omkomne eller skadde Omstendighetene rundt selve ulykken Årsaken til ulykken Redningsarbeidet 6.2 Rektor Rektor kan på høgskolens vegne etter hvert uttale seg om: I hvilken sammenheng ulykken skjedde Hvilke konsekvenser ulykken eventuelt kan tenkes å få for høgskolen Om ikke annet er uttrykkelig avtalt, skal media henvises til rektor. Høgskolens informasjonsleder er den naturlige medspiller for rektor når det gjelder pressekontakt og intern informasjon til tilsatte og studenter via intranett, e-post, informasjonssamlinger osv. 9

7 Omsorg 7.1 Overordnet ansvar: rektor, høgskoledirektør og dekan Rektor og høgskoledirektør har sammen et overordnet ansvar for de omsorgstiltak som i en krise- eller ulykkessituasjon skal gjennomføres på høgskolens vegne. Hva bør gjøres for dem som rammes eller i ulik grad berøres av en stor ulykke? På dette spørsmålet finnes det ingen fasitsvar. Men det kan være klokt å tenke over hva som erfaringsvis kan skje eller komme til uttrykk i en krisesituasjon - sjokk og fortvilelse, frykt og sinne, sorg og savn, forvirring og usikkerhet, anklager og mistenkeliggjøring. Det kan også være kritiske kommentarer til selve krisehåndteringen. Eller det kan være personlige behov og problemer som den enkelte trenger hjelp til å løse. Alle typer følelsesmessige reaksjoner og praktiske behov må høgskolen i en krisesituasjon ta på alvor. Høgskolen må vise omtanke og omsorg for tilsatte og studenter som rammes direkte, så vel som pårørende, nære kolleger, medstudenter og venner som i ulik grad berøres. Dette er et fellesansvar for hele høgskolemiljøet! Ingen profesjonelle hjelpere eller ledere som i kraft av sine stillinger går inn i krisen kan erstatte den støtte og forståelse vi som medmennesker kan gi hverandre i en tung og vanskelig situasjon! Men noen står likevel tilbake med et særlig ansvar. 7.2 Ansvar for den praktiske gjennomføring Høgskolens faglige ledere, eventuelt sammen med SiNoT-leder og HMS-ledere har sammen ansvar for den praktiske gjennomføring av omsorgstiltak. Når det gjelder tilsatte bør dette skje i samråd med personalsjefen, og når det gjelder studenter i samråd med studiesjefen. Lederne skal før de setter i verk eventuelle tiltak avklare hva som kan gjøres gjennom det profesjonelle hjelpeapparat utenfor høgskolen. Aktuelle tiltak i høgskolens regi: Sorggruppe Sorg er en naturlig del av menneskelivet - det er ingen sykdom som skal kureres, men en normal reaksjon som skal gjennomleves. Sorgprosessen kan være ulik, men de fleste vil gjennomleve visse velkjente faser - sjokk, reaksjon, bearbeiding og nyorientering. Et trygt nettverk av familie, samboer/medboer, venner og kolleger kan hindre at den sørgende blir ensom i sorgen. Noen ganger kan dødsfall utløse behov for en særskilt sorggruppe med profesjonell støtte og veiledning. Dette kan være særlig aktuelt når flere deler felles sorg og savn. Prest, ev. representanter fra andre trossamfunn ved høgskolen Presten er en tilgjengelig omsorgsperson og samtalepartner. Presten kan bl.a.: 10

tilkalles når en ulykke eller et dødsfall er skjedd informere pårørende, eventuelt samboer/medboer og venner om dødsfallet være i kontakt med studentenes pårørende bidra ved minnesamvær være tilgjengelig for oppfølgende sjelesorg organisere sorggruppe Krisehjelp I forbindelse med alvorlige ulykker kan det være nødvendig med profesjonell krisehjelp. Politi og redningsapparat kan bistå med opplysninger om dette. Erfaringsvis er det begrenset hva som kan utrettes i den aller første tiden etter at en ulykke har skjedd. Etter hvert som de berørte selv ber om det eller viser åpenhet for det, er det imidlertid positivt å kunne ha profesjonelle og erfarne personer til å bistå seg. Undervisningstilpasning Faglig leder må vurdere om det bør etableres særordninger i videre studier, bl.a. utsatt eksamen/praksis Så langt som mulig bør høgskolen nyttiggjøre seg og samarbeide med det ordinære, profesjonelle hjelpeapparatet, f.eks. lege eller annen representant for det lokale helsevesen, prest eller annen fagperson i lokalmenigheten, studentpresten, studentveiledningstjenesten eller andre. 11

Vedlegg 1: Hva er en krise? Ifølge Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap er en krise noe som kan oppstå plutselig enten som følge av naturfenomener, menneskelige handlinger eller teknologisk svikt. En del kjennetegn er felles for de fleste kriser: krisen kommer overraskende mangel på kontroll vitale interesser står på spill mange aktører tidspress sammenbrudd i den vanlige beslutningsprosessen fokus på kortsiktige løsninger usikkerhet desinformasjon og mangel på informasjon intens interesse fra utenforstående bred mediedekning 12

Vedlegg 2: Varslingsliste Høgskolens tilsatte ledere Telefon arbeid Mobiltelefon Rektor Steinar Nebb 74 02 26 16 90 14 51 04 Prorektor Hanne Solheim Hansen 74 11 21 15 41 57 32 06 Høgskolens adminitrative ledere Direktør Beate Aspdal 74 11 20 44 90 77 76 81 Utdannings- og FoUsjef Margrethe M. Solli 74 02 27 51 48 09 42 86 Økonnomi-og adm.sjef Tomm Sandmoe 74 11 20 25 97 50 94 95 Kommunikasjonsjef Olav Frigaard 74 02 25 75 91 75 54 03 I stab (P. og org.sjef)elisabeth B. Okkenhaug 74 11 20 43 91 39 14 84 Representant for eier Styreleder Bjørg Tørresdal 95 96 53 30 Studentsamskipnaden i Nord-Trøndelag Daglig leder Anders Stenvig 74 02 25 46 97 11 08 96 Personalleder Anne Kristine Andersen 74 02 25 54 99 77 80 29 Studiestedsansvarlige: Studiested Namsos: Dekan Aina Lio Hildrum 74 21 23 42 90 89 03 37 Saksbeh. For dekan Lars Gunnar Liljefjell 74 21 23 71 97 17 04 11 Driftsoperatør Jon-Magne Opsahl 74 21 23 74 93 83 48 04 Studiested Steinkjer: Dekan Rolf Wensbakk 74 11 21 52 48 28 54 72 Dekan Per-Arne Godejord 74 11 22 10 95 83 75 51 Driftsoperatør Roar Riseth 74 11 20 81 97 07 82 17 Studiested Levanger: Dekan Egil Solli 74 02 27 66 48 19 14 36 Dekan Aina Hildrum Lio 74 21 23 42 90 89 03 37 Saksbeh. for dekan Ove Voldseth 74 02 25 69 90 85 91 75 Driftsoperatør John Arne Nilsen 74 02 27 64 90 97 69 69 Studiested Stjørdal: Dekan Rikke Moe Veie 74 82 37 12 93 82 61 20 Studieleder Ståle Lødemel 74 82 37 26 95 73 22 30 Sentralbord/Utanning og FoU gruppeledere 13

Konsulent Trine Wibe 74 11 20 00 92 44 12 82 Konsulent Hege Hjelde 74 11 22 84 99 42 66 85 Rådgiver Ingrid Flægstad 74 02 25 28 97 04 49 85 Rådgiver Åse I. Skatland 74 11 20 36 48 13 40 81 Høgskolens brannansvarlige Namsos: driftsoperatør Jon-Magne Opsahl 74 21 23 74 93 83 48 04 Steinkjer: driftsoperatør Roar Riseth 74 11 20 81 97 07 82 17 Levanger: driftsoperatør Kurt Fjesme 74 02 29 54 90 75 50 40 Stjørdal: høgskolelærer Ole Johan Storaas 74 82 37 38 41 23 10 07 Denne listen er sist oppdatert: 2.3.2012 (trw) Det er administrasjonen v/sentralbordet som skal påse at denne varslingslisten alltid er oppdatert. Høgskoledirektøren, rektoratet, dekaner får tilsendt papirkopi av varslingsliste hver gang det gjøres endringer på listen Andre medspillere: Aktuelle fagpersoner i høgskolemiljøet Menighetsprester Studentveiledningstjenesten Ekstern styreleder 14