Veileder Slik går du frem for å bruke bestillingsportalen til brukerundersøkelsene Versjon 30.05.2018 Har du bestilt for mange brukernavn og satt i gang undersøkelsen? Har du andre spørsmål om bestilling og/eller uttak av rapporter? Har du forslag til hvordan veilederen kan bli bedre? Lurer du på hvordan du bør gå fram før, under og etter gjennomføringen? Kontakt CONEXUS SUPPORT: support@conexus.no Kontakt Petter Haagensen: pha@udir.no Se prosessveileder: https://www.udir.no/tall-ogforskning/brukerundersokelser/administrerebrukerundersokelsene/ Veilederen viser med eksempler hvordan du bestiller og tar i bruk Elevundersøkelsen (side 3 til 11) Foreldreundersøkelsen for skole (side 12 til 16) Voksenopplæringsundersøkelsen (side 17 til 29) Siden bestillingsportalen for alle brukerundersøkelsene er nesten identisk, vil mange av overgangene i portalene kun vises for Elevundersøkelsen. Innledning I høstsemesteret får skoleeier tilgang til deler av bestillingsportalen ca. 1,5 uker før bestillingsportalen åpner 1. oktober for skolelederne. I denne perioden kan skoleeier legge til tilleggsbolker som skolene skal ha med i gjennomføringen. Etter 1. oktober er det bare skoleledere som har tilgang til bestillingsportalen. I vårsemesteret vil vi åpne bestillingsportalen for skoleeiere de to siste virkedagene før portalen åpner 1. februar. Disse to dagene kan skoleeier legge inn tilleggsbolker i én eller flere av brukerundersøkelsene. Vi anbefaler at skoleeier drøfter eller i alle fall informerer skolelederne sine om tilleggsbolker som legges inn av skoleeier i denne perioden. 1
Før du som skoleleder bestiller en brukerundersøkelse bør du vurdere om skolen har orientert de som skal svare godt nok om undersøkelsen de snart blir invitert til å besvare: Er foreldrene til elever under 18 år orientert om Elevundersøkelsen? Kjenner de som skal svare til formålet med undersøkelsen? Kjenner de som skal svare til spørsmålene i undersøkelsen? Hva er begrunnelsen for å legge inn tilleggsspørsmål? Har skolen er plan for gjennomføringen? Har skolen en plan for oppfølging av resultatene? Pålogging Gå til: https://elfu.udir.no/administrasjon 2
Bestilling av Elevundersøkelsen Klikk på fanen «Bestilling. Klikk på «Elevundersøkelsen», ett av to steder. Fra og med høsten 2017 kan skoleeier i en kort periode før 1. oktober legge inn tilleggsbolker i undersøkelsen. Vi anbefaler at du kun tar med tilleggsbolker med spørsmål som du har konkrete planer om å følge opp resultatene fra. 3
Når du har valgt tilleggsbolker, klikker du på «2. Deltagere», eller «Neste». Du får valget mellom tre ulike måter å legge inn deltagere i undersøkelsen på, se informasjon i gult felt på nettsiden. «Kopier grupper fra forrige gjennomføring», kan se slik ut: Her skriver du inn antallet elever per gruppe som allerede er definert. 4
«Lag en ny gruppe», ser slik ut: Her skriver du inn navn på elevgruppa og velger trinn. NB: Velg et gruppenavn som gjør det enkelt for lærer å sjekke om brukernavnene deles ut i riktig elevgruppe. Når du har lagret, kan du velge utdanningsprogram: 5
Deretter legger du inn antallet elever for denne elevgruppa, se rød pil i skjermbindet under: Hvis vi bestiller brukernavn til f.eks. 15 elever får vi dette skjermbildet: 6
Du får 15 brukernavn som kan skrives ut etter at undersøkelsen er satt i gang. Manuelt kan du legge til elevenes epostadresser hvis det er ønskelig. Legg merke til ikonet Hvis du klikker på ikonet får du opp undersøkelsen elevene skal svare på: Du kan skrive ut informasjonen om undersøkelsen og de konkrete spørsmålene elevene skal svare på. Du kan også høre hvordan undersøkelsen vil være for elever som har behov for tekst til tale. Vi anbefaler at du bruker nettleseren Google Chrome for tekst til tale. Hvis vi vil invitere ved hjelp av epost kan du velge: «Brukervalg og epost (Valgfritt)». 7
Skriv/lim inn epostadresser. «Kontroller epost», «Legg til»: Du kan legge inn mange epostadresser samtidig. For å kunne ta i bruk «Klikk her for import» 8
må du første «Last ned mal», legge inn elevene i malen, og deretter lagre dokumentet på et egnet sted. Deretter importerer du dokumentet ved å benytte muligheten «Klikk her for import». Malen for Elevundersøkelse ser slik ut: NB: Du må bruke malen for Elevundersøkelsen i Elevundersøkelsen. NB: Hvis du inviterer elevene ved hjelp av epost, vil elevene umiddelbart få tilgang til Elevundersøkelsen. Hvis du vil slette grupper må du markere, og deretter «Slett gruppe»: Når du har bestilt Elevundersøkelsen til alle elevene dine, kan du gå til «3. Sett i gang», eller «Neste»: 9
Da får du følgende advarsel: Kontroller bestillingen, og «Sett i gang». Du får opp følgende skjermbilde: Huk av gruppene du vil invitere: Hvis du har lagt inn epostadresser kan du nå velge «Inviter epost». Hvis du skal ta ut brukernavn kan du velge mellom «Brukernavn» eller «Regneark». 10
NB: Hvis du inviterer elever per epost trenger du ikke brukernavn. Elevene har allerede tilgang til undersøkelsen. Du kan redigere epostinvitasjonen til elevene: Du må selv purre / ta i bruk «Påminnelse epost». Det skjer ikke automatisk. Det er bare dem som ikke har svart som får purring. 11
Foreldreundersøkelsen SMS-invitasjon Vi anbefaler at du bruker SMS-invitasjon i Foreldreundersøkelsen. Utdanningsdirektoratet betaler for tre SMS-utsendelser, og skoler som har tatt i bruk SMS-invitasjon melder tilbake at den tekniske løsningen fungerer bra. Etter at det har vært en prioriteringsprosess på skolen rundt valg av spørsmål som skal tas med i Foreldreundersøkelsen (1. Spørsmål), går du til «2. Deltakere». Klikk på «Last ned mal». Det er bare denne malen som fungerer i Foreldreundersøkelsen. Malen i Elevundersøkelsen fungerer ikke i Foreldreundersøkelsen. Malen ser slik ut: Skriv inn gruppenavn, velg trinn fra nedtrekstlisten og kopier inn epostadresser og mobilnummer fra andre skolesystem, lagre fil på et egnet sted, og «Klikk her for import». NB! Du må ikke bruke samme gruppenavn på forskjellige trinn. Hvert trinn må ha et unikt gruppenavn! Se skjermbildet under 12
Malen kan se slik ut når den er ferdig utfylt: NB: Det er ikke mulig for skolen å endre på sms teksten som går ut til foreldrene i dagens løsning av SMS-invitasjon. Når du laster opp fila får du følgende skjermbilde: På dette tidspunktet kan du avbryte og laste inn excel-fila på nytt hvis behov. Gå til «Neste»: 13
«Fullfør import» gir dette skjermbildet: Hvis bestillingen er ferdig, gå til «Neste» eller «3. Sett i gang»: 14
Hvis bestillingen er ferdig, gå til «Sett i gang»: Hvis ja, klikk «Ja». Huk av gruppene du vil invitere med SMS (og evt også epost) Når du klikker på SMS-ikonet, får du opp følgende skjermbildet: Du kan ikke redigere teksten i SMS-invitasjonen. Trinn informasjon flettes inn der hvor det står %Rolename%, skolens navn flettes inn der det står %departement%. 15
SMS teksten vil se slik ut for foreldre med barn på 1. trinn ved Andebud skole. Vennligst svar på foreldreundersøkelsen for ditt barn på 1. trinn: http://elfu.udir.no/repondent/login.aspx?key=bghreg56 Hilsen Andebud skole Klikk «Send», eller «Tilbake». Hvis «Send»: Hvis du velger epostinvitasjon kan du justere invitasjonsteksten, se veileder for Elevundersøkelsen. 16
Veiledning Voksenopplæringsundersøkelsen 15.12.2017 Kommentar til veilederen? Send innspill til Petter Haagensen: pha@udir.no Voksenopplæringsundersøkelsen ligger i samme bestillings- og rapportportal som Elevundersøkelsen. Ta kontakt med fylkeskommunen om du ikke har UBAS-konto. Velg fanen «Bestilling», velg deretter «Voksenopplæringsundersøkelsen». 17
Alle spørsmålene i Voksenopplæringsundersøkelsen er obligatoriske, og de er derfor allerede markert i bestillingsportalen: Hvis du ønsker å se spørsmålene kan du klikke på de blå, aktive lenkene, f. eks. «Innledende spørsmål»: 18
For å legge til elever klikker du på «2. Deltagere»: Du kan legge inn antallet elevene på forskjellige måter. Hvis du har brukt Voksenopplæringsundersøkelsen tidligere, kan du velge - «Kopier grupper fra forrige gjennomføring». Hvis du vil lage nye grupper kan du velge - «Lag en ny gruppe». Alternativt kan du lage en liste over elevene (se egen mal), som du deretter importere - «Klikk her for import» 19
Hvis du velger «Lag en ny gruppe» får du opp følgende skjermbilde: Her skriver du inn navn på elevgruppa, og velger trinn. Når du har skrevet inn navn og valgt trinn, blir knappen «Lagre» aktivert. Klikk «Lagre». Hvis du har elever på Vg1, Vg2 eller Vg3 kan du velge utdanningsprogram i nedtrekksmeny. 20
Skriv inn antallet elever i gruppa («Legg til antall brukernavn»), klikk «Legg til». Hvis du ønsker å bruke e-post og/eller mobilnummer velger du dette alternativet, se gjennomgang lenger nede i veilederen: 21
I dette tilfellet skriver vi inn «15», noe som gir oss 15 brukernavn som kan skrives ut når undersøkelsen er satt i gang: Klikk på «Ny gruppe» hvis du vil legge inn flere grupper. Når du har registrert alle gruppene du har behov for, klikker du på «Neste» eller «3. Sett i gang». 22
Du får opp følgende skjermbilde: Når du er ferdig med å legge inn elevgruppene, klikker du «Sett i gang». Etter at undersøkelsen er satt i gang kan du fortsatt legge til elever i gruppene du har laget, men du kan ikke slette elever som allerede er lagt inn. Hvis du har behov for å slette elever som er invitert, kontakt Conexus direkte. Etter at du har satt i gang undersøkelsen får du følgende skjermbilde: Marker gruppene du vil skrive ut brukernavn til, klikk deretter på ikonet «saks-brukernavn». 23
Du får nå tilgang til brukernavnene som du kan skrive ut: 24
Hvis du ønsker å invitere elevene til å svare ved hjelp av e-post og/eller mobilnummer kan du gjøre det på én av to måter. Enten via «Lag en ny gruppe», eller «Klikk her for import». Vi ser først på muligheten under «Lag en ny gruppe»: Velg «E-post og mobilnummer (Valgfritt)». Skriv inn epostadresser, skill mellom epostadresser og mobilnummer ved hjelp av «;». Én e-post og/eller mobilnummer per linje. Kontroller, legg til. 25
Når du har registrert alle epostadresser og mobilnummer, velg «Neste». Hvis alt er korrekt, velg «Sett i gang»: 26
Alternativet til «Lag en ny gruppe» er «Klikk her for import». I dette tilfellet laster du først ned en mal som du fyller ut. Malen som lastes ned kan bare brukes i Voksenopplæringsundersøkelsen». Fyll ut, lagre fila på et egnet sted, og last opp fila ved å velge «Klikk her for import». Du får dette skjermbildet: Hvis alt er ok, klikk «Neste». Du får dette skjermbildet, klikk «Fullfør rapport» 27
Når du har satt i gang undersøkelsen gjenstår å sende epost- og/eller SMS-invitasjon til elevene. Velg gruppene med elever du vil invitere, velg deretter invitasjon e-post og/eller SMS. Du kan sende ut ubegrenset antall e-post. Du kan sende SMS tre ganger (gratis). Når du purrer med e-post eller SMS er det bare dem som ikke har svart som får purringen. Du må selv purre, det skjer ikke automatisk. Når du velger e-postinvitasjon kommer følgende skjermbilde: Du kan redigere invitasjonen til elevene. Eleven klikker seg rett inn i undersøkelsen via lenka. NB: Elevene har tilgang til undersøkelsen med én gang du sender epost-invitasjon til dem. 28
Hvis du velger SMS-invitasjon får elevene følgende melding: Eleven klikker seg rett inn i undersøkelsen via lenka. Resultatene fra Voksenopplæringsundersøkelsen finner dere i rapportportalen dagen etter at elevene har svart. Lykke til med videreutviklingen av kvaliteten i Voksenopplæringen! 29