Rutinebeskrivelse En rutinebeskrivelse (RB) sikrer god og effektiv saksflyt ved å gi detaljerte rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen og avgjørelsen av UNEs saker. En RB godkjennes og revideres av avdeling for faglig støtte og analyse (fagavdelingen). Saksnr. (360º) : 17/00373 Dato : 7.5.2018 Versjon : 05 Ansvarlig : GJS Saksbehandler : KMN Nummer : RB-35 Hvordan behandle innsynsbegjæringer Formål Denne rutinebeskrivelsen regulerer Postmottakets og saksbehandlers ansvar når vi mottar innsynsbegjæringer.
1 Innhold 2 Innledning... 3 3 einnsyn... 3 4 Behandling av innsynskrav... 3 4.1 Alle kan kreve innsyn... 3 4.2 Innsynskravets form, sak og formål... 3 4.3 Registrering og fordeling av et krav... 3 4.4 Frist for å besvare et innsynskrav... 4 4.5 Foreløpig svar når vi ikke klarer å overholde fristen... 4 4.6 Når vi gir innsyn... 4 4.7 Når vi gir delvis innsyn... 4 4.8 Når vi avslår krav om innsyn... 5 4.9 Medieoppmerksomhet... 5 4.10 Avvisning av et krav... 5 4.11 PM sitt ansvar etter at saksbehandler har fattet en avgjørelse... 5 5 Krav om nærmere begrunnelse... 6 6 Klagebehandling... 6 7 Saksbehandlers oppfølgingsansvar etter JDs klagebehandling... 7 8 Distribusjon og eventuell oppfølging av JDs klagevedtak... 7 Side 2 av 7
2 Innledning I denne rutinebeskrivelsen reguleres den enkeltes ansvar fra en innsynsbegjæring kommer inn, og til vi sender ut vårt endelige svar. 3 einnsyn I februar 2018 gikk UNE over til einnsyn. Det betyr at alle filer vi mottar og oppretter i 360 må forhåndsklassifiseres hvis de må unntas offentlighet etter reglene i offentleglova, forvaltningslova eller andre lover eller forskrifter. Dokumenter som vi ikke forhåndsklassifiserer, er å regne som offentlige dokumenter, og vil som hovedregel bli lastet opp til einnsyn. For nærmere veiledning om hvordan du skal forhåndsklassifisere et dokument se hurtigguide for 360 på UNEtt. 4 Behandling av innsynskrav 4.1 Alle kan kreve innsyn Det er ikke et krav at en person identifiserer seg. Etter offentleglova 3 kan «alle» kreve innsyn, og det er ikke et vilkår at personen oppgir sitt rette navn når kravet fremsettes. 4.2 Innsynskravets form, sak og formål Innsyn kan kreves skriftlig eller muntlig, jf. offentleglova 28 første ledd. Innsynskravet må gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av en viss art, jf. andre ledd. Det innebærer at den som ber om innsyn, i tilstrekkelig grad må gi en presis beskrivelse av saken han/hun ønsker innsyn i. Det er likevel ikke et vilkår at saken identifiseres, eller at vedkommende oppgir et konkret saksnummer, dato eller lignende. Det er heller ikke et krav at personen oppgir formålet med innsynsbegjæringen. 4.3 Registrering og fordeling av et krav Seksjon for dokumentasjonsforvaltning (DOK) har ansvar for postmottak@une.no (heretter kalt PM). Krav om innsyn i UNEs dokumenter skal rettes til PM. Når vi mottar en innsynsbegjæring, er prosessen følgende; 1. PM mottar krav: Når dokumentbehandler, som har ansvar for PM, mottar en innsynsbegjæring, flyttes innsynsbegjæringen over til mappen «Innsynskrav». 2. Sak oversendes til saksbehandler: PM sender deretter kravet per e-post til saksbehandleren som har hatt saken tidligere, med kopi til nærmeste overordnede, med følgende informasjon: «Emnefeltet: Innsynsbegjæring. Vennligst send bekreftelse på mottak av denne e-posten i retur til postmottak@une.no. Det ønskes innsyn i dokument XX/XXXXX-X kan slikt innsyn gis? Hvis vi avslår må det fremgå hvilken i OFFL som vi unntar etter. Les alle tilhørende filer. Frist for å besvare kravet er tre arbeidsdager etter at vi mottok kravet. Rutiner for behandling av innsynskrav er beskrevet i IR-08 og RB-35» 3. Saksbehandler må så raskt som mulig bekrefte at kravet er mottatt til PM: Saksbehandler må bekrefte at e-posten er mottatt ved å besvare e-posten fra PM. 4. Hvis PM ikke mottar bekreftelse fra saksbehandler: Vil PM etter 24 timer kontakte saksbehandlerens nærmeste overordnede. 5. Arkivering: Når saksbehandler bekrefter at de har mottatt kravet, flytter PM kravet til mappen «BekreftetInnsynskrav». Side 3 av 7
Mottar saksbehandler et innsynskrav direkte, enten skriftlig eller muntlig, må saksbehandler sende det til PM. Muntlige krav må skrives ned enten av personen som ber om innsyn, eller av saksbehandleren som mottar det. 4.4 Frist for å besvare et innsynskrav Et krav skal senest besvares innen tre arbeidsdager etter at kravet kom inn. Hvis saksbehandler ikke besvarer kravet innen 48 timer vil PM sende en påminnelse. 4.5 Foreløpig svar når vi ikke klarer å overholde fristen I særlige tilfeller kan det gjøres unntak fra fristen på tre dager. Hvis saksbehandleren ikke klarer å overholde fristen, må det sendes et foreløpig svar etter forvaltningsloven 11 a. Saksbehandler må i slike tilfeller sende følgende tekst til PM: «Emnefelt: Foreløpig svar i sak * Vi viser til deres innsynsbegjæring *(dato) i *(tittel) *saksnummer. Grunnet * (kort forklaring hvorfor vi ikke klarer å besvare kravet i løpet av tre dager) UNE vil avgjøre saken så snart det er praktisk mulig, *og senest innen *, jf. forvaltningsloven 11 a.» Dokumentbehandler i PM sender ut det foreløpige svaret per e-posten til personen/organet som ba om innsyn. 4.6 Når vi gir innsyn Skal saksbehandler sende e-post med følgende opplysninger til PM: «Innsyn kan gis i dokument XX/XXX». PM sender ut svaret per e-post eller brev, med tilhørende filer. 4.7 Når vi gir delvis innsyn Skal saksbehandler sende e-post med følgende opplysninger til PM: Delvis innsyn: Når vi ikke er forpliktet til å unnta opplysninger fra offentlighet, pålegger offentleglova 11 at vi vurderer merinnsyn. Det betyr at hjemmelen for å gi delvis innsyn er offentleglova 11. Lovhjemmel: De dokumentene og/eller opplysningene saksbehandler unntar fra innsyn, må gis en presis lovhjemmel. Ved anonymisering av vedtak, se RB-27. Taushetsplikt: Dersom innsyn avslås delvis etter offentleglova 13 om taushetsplikt, må saksbehandler vise til hvilken lovbestemmelse som pålegger oss taushetsplikt. For vår del vil det vanligvis være forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1. Klageadgang: Avslutningsvis må saksbehandler opplyse at parten har klageadgang etter offentleglova 32. Når vi gir delvis innsyn sender saksbehandler følgende e-post til PM: «Vi gir delvis innsyn i sak *(Saksnummer og tittel) etter offentleglova 11 om merinnsyn. *Alternativ 1. (Brukes når dokumenter tilknyttet saken unntas) Dokument *(saksnummer) unntas etter offentleglova * og *(andre lovhjemler). *Alternativ 2. (Brukes når opplysninger i dokumenter sladdes) Opplysninger i dokument * (saksnummer) unntas etter offentleglova * *(andre lovhjemler). Avgjørelsen kan påklages innen 3 uker, offentleglova 32. Eventuell klage rettes til Utlendingsnemnda.» Side 4 av 7
I e-posten fra saksbehandler må filene saksbehandleren har sladdet ligge vedlagt. PM sender ut e-posten med ev. tilhørende filer. 4.8 Når vi avslår krav om innsyn Skal saksbehandler sende e-post med følgende opplysninger til PM: Lovhjemmel: Saksbehandler må angi presis lovhjemmel for hvorfor innsyn avslås i saken. Saksbehandler må vise til ledd, bokstav eller nummer i bestemmelsen. Eksempel: «Innsyn avslås, jf. offentleglova 13 jf. forvaltingsloven 13 første ledd nr. 1». Taushetsplikt: Dersom vi avslår etter offentleglova 13 om taushetsplikt, må vi vise til hvilken lovbestemmelse som pålegger oss taushetsplikt. For vår del vil det vanligvis være forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1. Merinnsyn: Hvis vi avslår etter offentleglova 13 er det i utgangspunktet kun de taushetsbelagte opplysningene som kan unntas. Det betyr at vi må vurdere om vi kan gi delvis innsyn i øvrig informasjon i dokumentet. Hvis vi etter en konkret vurdering mener at det ikke er grunnlag for å gi delvis innsyn i de resterende opplysningene, må dette fremgå av vårt svar. I noen saker bør vi også henvise til at vi unntar resten av dokumentet etter offentleglova 11 jf. 12 bokstav a, b eller c. Klageadgang: Avslutningsvis må saksbehandler opplyse at parten har klageadgang etter offentleglova 32. Saksbehandler må sende følgende tekst til PM: «Innsyn i dokument XX/XXX avslås ihht offl * *jf. *fvl *. *Innsynsbegjæringen er avslått pga at saken inneholder taushetsbelagte opplysninger. *Det er ikke grunnlag for å gi delvis innsyn i resterende deler av *dokumentet*saken etter offentleglova 11 *jf. 12 bokstav *a*b*c Avgjørelsen kan påklages innen 3 uker, jf. offentleglova 32. Eventuell klage rettes til Utlendingsnemnda.» PM sender ut svaret. 4.9 Medieoppmerksomhet Hvis saksbehandler mener at saken kan føre til medieoppmerksomhet, må saksbehandler informere nærmeste enhetsleder. Enhetsleder avgjør om avdelingsdirektøren og kommunikasjonssjefen skal varsles per e-post. 4.10 Avvisning av et krav Hvis arbeidet knyttet til innsynskravet er større enn en i rimelig utstrekning kan kreve, kan vi i unntakstilfeller vurdere å avvise et krav. Dette kan komme på spissen dersom det er svært vanskelig å identifisere saken eller dokumentet det bes om innsyn i, eller dersom omfanget av innsynskravet er svært stort. Terskelen for å avvise et krav er imidlertid høy. Hvis en og samme person sender inn mange mindre krav, slik at arbeidsomfanget over tid blir stort, er det i utgangspunktet ikke hjemmel for å avslå kravet under henvisning til at det blir for arbeidskrevende. Hvis det er spørsmål om å avvise et krav må det behandles i linja. Seksjonen må rådføre seg med GJS i prosessen. 4.11 PM sitt ansvar etter at saksbehandler har fattet en avgjørelse PM sender svaret til den som har begjært innsyn enten per e-post eller brev, avhengig av hvilken måte kravet ble fremsatt på. Svaret sendes med eller uten tilhørende filer i henhold til saksbehandlers avgjørelse. Side 5 av 7
Filen som saksbehandler produserer i PixEdit lagres under merknadsfanen til det dokumentet som det ble gitt delvis innsyn i. Alle svar kopieres fra e-posten og lagres under merknadsfanen til dokumentet. På denne måten kan den som vurderer neste innsynskrav se tidligere avgjørelser knyttet til dette dokumentet. Etter utsendelse flyttes e-posten fra «Sendte elementer», til mappen «InnsynGitt» eller mappen «InnsynAvslått». 5 Krav om nærmere begrunnelse Den som har fått avslag, kan innen tre uker fra mottatt avslag, kreve en nærmere begrunnelse for avslaget etter offentleglova 31 andre ledd. Vi plikter å gi nærmere begrunnelse for vårt avslag så raskt vi kan, og senest ti arbeidsdager etter at kravet var mottatt. I begrunnelsen må vi redegjøre for hovedhensynene for vår avgjørelse. Prosessen ved nærmere begrunnelse er som følger; 6 1. Sak registreres inn: PM oppretter ny sak i 360 og registrerer kravet som dokument i saken. 2. Fordeling av dokument/sak: Dokument/sak fordeles til den enheten som er ansvarlig for dokumentet/saken. 3. Skriftlig begrunnelse: Saksbehandler må utarbeide en skriftlig begrunnelse som skal behandles i linjen. Utkastet, med eventuelle kommentarer fra seksjonssjef, skal sendes til gjennomgang i 360 til GJS, før seksjonssjefen signerer. 4. Utsendelse og arkivering: Saksbehandler har selv ansvar for å sende og ekspedere svaret i 360 til mottakeren. Klagebehandling Dersom vi har avslått et krav om innsyn helt eller delvis, kan avgjørelsen påklages til overordnet organ, jf. offentleglova 32 tredje ledd. Klageinstansen vår er Justis- og beredskapsdepartementet (JD). Prosessen ved klagebehandling er som følger; 1. Sak registreres inn: PM registrerer klagen inn og oppretter en ny sak i 360. 2. Fordeling av sak: PM fordeler saken til ansvarlig enhet. 3. Klagesaksbehandling: Saksbehandler må forberede og avgjøre klagen uten ugrunnet opphold, jf. offentleglova 32 tredje ledd. Saksbehandler må foreta ei ny konkret og selvstendig vurdering av innsynskravet. 4. Omgjør helt eller delvis: Hvis vi omgjør et avslag helt eller delvis skal utkast til svar behandles i linja. Utkastet, med eventuelle kommentarer fra seksjonssjef, skal sendes til gjennomgang i 360 til GJS, før seksjonssjefen signerer. 5. Hvis vi opprettholder avslag: Hvis saksbehandler kommer til at vi ikke skal omgjøre avslaget, skal saksbehandler utarbeide en innstilling til departementet, der det gjøres rede for de vurderinger som ligger til grunn for avslaget. Innstillingen skal behandles i linja opp til avdelingsdirektøren. Innstillingen, med eventuelle kommentarer fra seksjonssjef, sendes til gjennomgang i 360 til GJS, før avdelingsdirektøren får saken. 6. Utsendelse: Hvis klagen fører frem, sender saksbehandler ut filene sammen med svarbrevet. Filene til dokumentet det ble begjært innsyn i kobles til dokumentet før dokumentet ekspederes via «SvarUt» fra 360 til mottakeren. Side 6 av 7
Hvis klagen ikke fører frem, ekspederer saksbehandler dokumentet via»svarut» fra 360 til JD for klagebehandling. Alle filer det ønskes innsyn i skal medfølge klageoversendelsen. Filene til dokumentet det ble begjært innsyn i kobles til dokumentet før dokumentet ekspederes. Kopi av innstillingen sendes klageren uten vedlegg. OBS! se hurtigguide for hvordan dette gjøres på UNEtt. 7 Saksbehandlers oppfølgingsansvar etter JDs klagebehandling Når JD har gitt sitt svar i en klagesak, og de ber oss å foreta en ny vurdering av saken, er prosessen følgende; 8 1. Registrering: PM registrerer JDs svar inn på saken i 360. 2. Dokumentet oversendes til ansvarlig enhet: PM fordeler saken til ansvarlig enhet i 360. 3. Behandling av saken: Hvis JD ber oss foreta en fornyet vurdering av saken, skal dette behandles som en anmodning om omgjøring. Vår beslutning skal redegjøre for vår vurdering, og hvordan vi stiller oss til JDs uttalelse. Beslutningen skal behandles i linja opp til avdelingsdirektøren. Beslutningen, med eventuelle kommentarer fra seksjonssjef, sendes til gjennomgang i 360 til GJS, før avdelingsdirektøren får saken. Distribusjon og eventuell oppfølging av JDs klagevedtak Når vi mottar klagevedtaket fra JD, skal DOK sende en link til dokumentet i 360 til seksjonssjefen i GJS GJS har ansvar for å vurdere om det er behov for ytterligere distribusjon av JDs vedtak, og om det er grunn til å endre styringsdokumenter. Jan Olav Barstad fung.seksjonssjef Side 7 av 7