Brukerd oku mentasjon Brukerveiledning Versjon 1.2
Programsystemet ISY Prosjekt er utarbeidet og eies av: Norconsult Informasjonssystemer AS Kjørboveien 29 1337 SANDVIKA Sentralbord: 67 57 15 00 Brukerstøtte: 67 57 15 30 E-post: Internett: prosjekt@nois.no www.nois.no Merk! Innholdet i dette dokumentet kan endres uten forutgående varsel. Norconsult Informasjonssystemer AS har ikke ansvar for feil som måtte forekomme i denne brukerveiledningen. 4 Norconsult Informasjonssystemer AS
Innhold Innledning 6 Følge og avfølge... 6 Prioritet i grønt, oransje og rødt... 6 Oppstart og log inn 6 Prosjektinnstillinger... 7 Prosjekt brukere... 7 Dashboard 8 Dokumenter 8 Planlegge eller laste opp dokumenter... 9 Styre tilgang... 9 Versjonshåndtering... 11 Saker 12 Opprett sak... 12 Tilgangskontroll... 12 Samtaler og Kommentarer 12 Varslinger 13 På mail... 13 I ISY Prosjekt... 13 Norconsult Informasjonssystemer AS Versjo n 1.0 5
Innledning ISY Prosjekt består av 5 moduler Dashboard Dokumenter Saker Prosesser Innstillinger Hva du har tilgang på vil defineres av hvilken rolle i prosjektet du har. Denne brukermanualen vil beskrive funksjonalitet slik den vises for en bruker med alle rettigheter. I ISY Prosjekt kan man laste opp dokumenter eller opprette saker. Når det i brukerveiledningen refereres til objekter er dette et samlebegrep for dokumenter og saker. Tips: For den beste brukeropplevelsen anbefaler vi at du bruker Google Chrome når du skal logge deg inn i ISY Prosjekt Følge og avfølge I ISY prosjekt kan du følge eller avfølge dokumenter og saker. Når du følger et objekt vil du få varsling på mail dersom det skjer endringer på det objektet. Dette gjør det enkelt å følge med på det som er viktig for deg. Prioritet i grønt, oransje og rødt Fargekodene rødt, oransje og grønt går igjen ISY Prosjekt. Fargene sier noe om hvor mye noe haster: Grønn alt går etter planen Oransje det begynner å haste, oppgaven prioriteres Rødt det går ikke etter planen og må tas tak i umiddelbart I tillegg til at du vil se disse fargene på objektene i ISY Prosjekt vil du også få varslingsmail basert på dette. Les mer om dette under Prosjektinnstillinger. Oppstart og log inn Logg inn på ISY Prosjekt ved å gå til www.isyprosjekt.no og oppgi Brukernavn og Passord som du fikk i din velkomstmail. Hvis du har glemt passordet kan du klikke «Glemt passord» for å få tildelt et nytt. Dersom du er deltager i flere prosjekter vil du bli logget inn på det prosjektet du sist var logget inn på. Bruk nedtrekks meny øverst til venstre for å navigere mellom prosjektene du er lagt til i. 6 Norconsult Informasjonssystemer AS
Prosjektinnstillinger Det er kun prosjektleder som har tilgang på prosjekt innstillingene. Her kan du sette start og slutt dato for prosjektet og legge inn e beskrivelse. Legg fag til prosjektet. Fagene kan brukes for å kategorisere saker slik at det er enkelt å filtrere relevant informasjon til riktige prosjektmedlemmer. ISY Prosjekt er bygd opp slik at alt som haster vil markeres i gult eller rødt, mens de oppgavene du har bedre tid på vil vises i grønt. Under varslingstersklene definerer du når en sak, prosess eller et dokument skal markeres som oransje og når det skal markeres som rødt. Hvert prosjektmedlem vil få varslingsmail når et objekt de er ansvarlig for har blitt markert som oransje eller rød. Hvor ofte disse mailene sendes ut kan du velge under hyppighet på e-postvarsling. Prosjekt brukere Prosjektleder kan opprette nye brukere. Når en ny bruker opprettes starter du med å fylle inn e-post. Dersom det er en eksisterende bruker vil resten av feltene fylles ut automatisk. Dersom det er en ny bruker må alle feltene fylles inn og brukeren vil få en mail med brukernavn og passord og link til ISY Prosjekt. Det må velges en rolle for at brukeren skal få tilgang til de forskjellige modulene. Rollene styrer hvilken funksjonalitet brukeren har tilgang på i systemet. Noe tilgang er definert i ISY Prosjekt: En prosjektleder kan endre prosjektinnstillinger og opprette brukere, og har slette rettigheter i dokumentmodulen Et prosjektmedlem kan ikke endre prosjektinnstillinger eller legge til/fjerne prosjektmedlemmer, og har lese rettigheter i dokumentmodulen I dokumentmodulen kan du selv overstyre rettighetene per mappe eller dokument basert på roller (Se Error! Reference source not found. for mer info). Prosjektleder kan fjerne brukere fra et prosjekt. Dersom brukeren er eier av en sak, dokument eller prosess vil prosjektlederen settes som nye eiere på disse og få dem opp på sitt Dashboard. Det blir da prosjektlederens ansvar å eventuelt delegere disse til nye prosjektmedlemmer. Norconsult Informasjonssystemer AS Versjo n 1.0 Oppstart og log inn 7
Dashboard Etter innlogging kommer du til Dashboard siden. Dashbordet viser en blanding av prosjekt- og personlig data. Prosjektdata vises i form av to kakediagram som gir deg en oversikt over antall Åpne saker fordelt på hvor mye det haster. Klikk på den fargen du vil følge opp for å bli tatt til en liste over alle objekter filtrert på den fargen. I tillegg har du tre lister over oppgaver som du som prosjektmedlem må følge opp: Saker hvor du er satt som eier Dokumenter hvor du er satt som eier Ved å klikke på tittelen til Mine saker åpnes Saker modulen filtrert på kun dine saker. Du kan når som helst klikke på ISY Prosjektlogoen øverst til venstre for å komme til Dashboard. Dokumenter Under Dokumenter deler prosjektmedlemmene alle dokumenter som er relatert til prosjektet. Opprett mapper ved å trykke på knappen øverst i høyre hjørnet, og rediger navn på mappene ved å velge rediger fra kjøttbollemenyen til venstre i listen: Fra den samme menyen kan du også flytte, slette eller styre tilgang på dokumenter og mapper. Ved å holde musepekeren over et dokument eller mappe vil det vises en stjerne, klikker du på denne velger du å følge dokumentet eller mappen. Stjernen vil da vises i listen konstant. Dashboard 8 Norconsult Informasjonssystemer AS
Planlegge eller laste opp dokumenter Peder ønsker at Reidar skal levere et budsjett til den kommende fasen i prosjektet. Peder går inn i mappen hvor budsjettet skal leveres og oppretter en dokument leveranse. Han ønsker at Anne skal kontrollere budsjettet når det er levert, og noterer dette i beskrivelsen på leveransen. Så tilegner han leveransen en tidsfrist og gjør Reidar til eier. Nå får Reidar opp leveransen som en dokumentleveranse på sitt Dashboard. Når Reidar er ferdig med sitt utkast av budsjettet logger han seg inn i ISY prosjekt og åpner leveransen fra sitt Dashboard. Han laster opp budsjettet og skriver en kommentar om at den kan kontrolleres, og tagger Anne. Anne får en varsling om dette i ISY Prosjekt, hun klikker på varslingen og åpner dokumentleveransen. Anne syntes budsjettet ser bra ut, og markerer dokumentet som levert. Når dokumentet er levert forsvinner den fra listen over dokumentleveranser på Reidar sitt Dashboard. Anne skriver også en kommentar til Peder om at leveransen er kontrollert og godkjent. Peder får varsling om dette og kan puste lettet ut over at han et godkjent budsjett for neste fase i prosjektet. Vi skiller mellom å laste opp en fil eller å planlegge en dokumentleveranse: En dokumentleveranse er markert som en leveranse i detaljvisningen En dokumentleveranse vil være markert med rød, oransje eller grønn i listevisningen dersom den ikke er levert, og med grå dersom den er levert. Et opplastet dokument vil ikke ha noe fargekode i listevisningen Dersom du planlegger et dokument må du legge til en eier og en forfallsdato. Eieren vil da få opp den planlagte leveransen på sitt Dashboard og en varsling på mail når forfallsdato nærmer seg. Når et dokument er markert som ferdigstilt vil eieren ikke få flere varslinger, dokumentet fjernes fra Dashboard og markeres so grått (ferdigstilt) i listevisningen. Dersom du laster opp en fil, hvor det allerede finnes en fil med tilsvarende navn i samme mappe kan du velge om filen skal lastes opp som en versjon av den originale eller som en kopi. En opplastet fil kan konverteres til en leveranse slik at du kan overføre ansvaret til å laste opp nye versjoner og ferdigstille det til en annen eier. En fil som er konvertert til en leveranse kan ikke konverteres tilbake etter at den er lagret. Du kan også klikke på et dokument og laste opp en versjon direkte til dokumentet. Versjonen vil da vises under Versjonshistorikk. Dersom du velger å laste ned dokument, er det alltid siste versjon som lastes ned. Filer kan arkiveres for så å gjenopprettes igjen fra arkiverte filer. Det er per i dag ikke mulig å slette filer fra arkivet. Styre tilgang Prosjektleder kan styre tilgang i dokument modulen. Dette kan gjøres på mappe eller dokumentnivå. Undermapper arver tilgangskontroll til overordnet mappe, men en undermappe kan gis strengere tilgangskontroll enn mappen over. Det er fire typer rettigheter som kan velges Norconsult Informasjonssystemer AS Versjo n 1.0 Dokumenter 9
Ingen mappen eller dokumentet vises ikke Lese mappen eller dokumentet vises og man kan laste den ned Skrive og lese Man kan opprette nye mapper og dokumenter Slette, skrive og lese Man kan slette mapper og dokumenter Slette Skrive Lese Styre tilgang Y N N Redigere mappe Y Y N Flytte dokument/mappe Y Y N Slette dokument/mappe Y N N Opprett mappe Y Y N Last opp dokument Y Y N Last ned dokument Y Y Y Marker som favoritt Y Y Y Planlegg dokument Y Y N Redigere detaljer Y Y N Konvertere til plan Y Y N Last opp ny versjon Y Y N Last ned versjon Y Y Y Reverser versjon Y Y N Slette siste versjon Y N N For å endre på tilgangen på en mappe eller et dokument velger du styr tilgang fra kjøttbollemenyen til venstre på listen over dokumenter og mapper. Dokumenter 10 Norconsult Informasjonssystemer AS
Tilgangskontrollen er delt inn i tre deler Rolle i prosjektet Organisasjon Bruker Bruker tilganger trumfer organisasjon som igjen trumfer rolle rettigheter Standard innstilling er at Prosjektmedlem og Prosess administrator har lese rettigheter, mens Prosjektleder har slette rettigheter. De blå feltene markerer rettigheter som følger fra en mappe over eller som er satt av systemet. I eksempelet over er rettighetene for roller definert i ISY Prosjekt og er derfor blå. Brukerne har rettigheter i form av sine roller derfor er disse markert i blå. Dersom du endrer en rettighet, for eksempel på en bruker, vil du se et ikon for viskelær på siden av raden. Klikk på viskelæret for å sette rettigheten tilbake til standard. Dersom det ikke er et blått felt rundt endringen, betyr at det er i denne mappen endringer er gjort: Hvis du åpner en undermappe vil du se at endringen har fått en blå ramme, det betyr at den følger fra en mappe som er lenger opp i hierarkiet: Versjonshåndtering Sporbar versjonshåndtering Man kan ikke slette tidligere versjoner Hvis man sletter gjeldende versjon, er tidligere versjoner fremdeles låst Eksempel: Et dokument har 5 versjoner Dokumentet kan slettes med alle versjoner Det er ikke mulig å slette versjon 1-4 Det er mulig å slette versjon 5 Dersom versjon 5 slettes er det ikke mulig å slette versjon 4 Norconsult Informasjonssystemer AS Versjo n 1.0 Dokumenter 11
I tillegg kan man reversere til en tidligere versjon, da blir denne versjonen kopiert til å bli den nyeste Saker Under Saker finner du en liste over alle saker i prosjektet. Listen kan sorteres ved å klikke på navnet til kolonnen du ønsker å sortere etter. Du kan velge om du vil se alle saker, eller bare mine saker. Som standard vises alle åpne saker i prosjektet sortert slik at de sakene som haster mest er på toppen. De lukkede sakene er filtrert bort, dette vises ved at filteret har en boble som viser antall filter som er skrudd på:. Ønsker du å se lukkede saker åpner du filteret og fjerner alle filter ved å trykke på krysset på toppen av skuffen. Du kan også filtrere på prioritet (fargekode), eier eller etikett. I tillegg kan du søke etter saker, du søker da i feltene navn, neste steg og beskrivelse. Ved å holde musepekeren over en sak vil det vises en stjerne, klikker du på denne velger du å følge saken. Stjernen vil da vises i listen konstant. Opprett sak En ny sak må ha en eier og en forfallsdato, de andre feltene er valgfri. Velg status mellom åpen, på vent, til godkjenning, godkjent, avslått og avsluttet. Velg fag dersom du senere ønsker å kunne filtrere sakene på dette. Tenk gjennom hva neste aktivitet for å kunne løse saken og gi den en generell beskrivelse. Beskrivelsen må gjerne være detaljrik slik at det er lett for andre prosjektmedlemmer å ta over saken dersom det skulle være et behov. Bruk etiketter for å kunne kategorisere sakene senere. Nyttige etiketter kan være beslutning, endring, avvik, problem, bekymring eller møte+dato. Tilgangskontroll Du kan enkelt styre tilgangen på sakene dine ved å sette en sak til privat. Hvis en sak er privat vil den vises til prosjektleder(e), den som opprettet saken og sakens eier. De som ikke har tilgang på saken vil ikke kunne se den på sin liste. Samtaler og Kommentarer Samtaler åpnes fra toppmenyen. Her kan du sende beskjeder som går til alle prosjektmedlemmene og fra neste versjon vil du kunne ha private samtaler med enkelte team medlemmer. Dersom det blir opprette en ny samtale i prosjektet du er med i vil samtale ikonet bli markert med «1». Dersom det er kommet et svar på en samtale du har startet vil du få en mail. Kommentarer legges som før på et objekt; en sak eller et dokument. Saker 12 Norconsult Informasjonssystemer AS
Du har mulighet til å tagge en person i en kommentar for å gjøre denne oppmerksom på noe som bør diskuteres. Dette gjør du ved å skrive @ for så å begynne å skrive et navn. Det vil da genereres en liste med prosjektmedlemmer som du kan velge mellom. Den du tagger vil få en varsling om kommentaren under varslinger. Tips: Om du skal skrive en lang melding kan du legge til linjeskift ved å taste Shift+Enter. Trykker du kun Enter vil meldingen publiseres. Varslinger På mail Følgende varslinger blir sendt på mail: Prosjekt o Velkommen som ny bruker i ISY prosjekt o Du er lagt til i et nytt prosjekt o Passord er gjenopprettet Samtaler o Du har fått et svar på en samtale du har startet Dokumenter o Dokument er lagt til i en mappe du følger o Dokument er fjernet fra en mappe du følger o Ny versjon av dokument lastet opp til en mappe eller et dokument du følger o Detaljer på et dokument endret i en mappe eller et dokument du følger o Det er gitt en kommentar på et dokument du følger. Saker o Noe er endret på en sak du følger o Et vedlegg er lastet opp på en sak du følger o Det er gitt en kommentar på en sak du følger. Statusmail o Liste over dokumenter du er ansvarlig for hvor prioritet er rød eller oransje og det ikke er lastet opp et dokument o Liste over saker du er ansvarlig for hvor prioritet er rød eller oransje og saken ikke er lukket I ISY Prosjekt I første versjon av ISY Prosjekt får du kun varslinger på kommentarer som er postet Du vil få en varsling om nye kommentarer dersom: det er postet et svar på en kommentar du har lagt inn det er postet et svar på en kommentar du har svart på det blir postet en kommentar på et objekt du følger en person har tagget deg i en kommentar Norconsult Informasjonssystemer AS Versjo n 1.0 Varslinger 13
Antall nye varslinger vises på varslingsikonet og det er mulig å markere alle varslingene som lest. Varslinger er prosjektspesifikt, og vil vises for det prosjektet du er logget inn på. Planlagt funksjonalitet: Vi vil legge til varslinger i ISY Prosjekt på alt man får på mail. I tillegg vil det bli en brukerinnstilling slik at man kan velge hvilke varslinger man får på mail og hvilke man ønsker å få når man logger inn. Varslinger 14 Norconsult Informasjonssystemer AS