Hattfjelldal kommune Side 1 av 13 Møtebok for Utvalg: Formannskapet Møtested: røsvatn Dato: 09.02.2012 Tidspunkt: 18:00 Medlemmer: AP Asgeir Almås (ordfører) AP - Ann-Elen Sæterstad Olsen (representant) SV - Bjørnar Hansen (representant) SP - Mirjam Holta (representant) SP - Harald Lie (representant) Forfall: Vara: Fra administrasjonen møtte: Rådmann Bent Øverby Formannskapssekretær Marit Hatten Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 015/12 Referatsaker 016/12 Søknad om lån - Prosjekt Arbor 2015 017/12 Utbetalingsrutiner for økonomisk støtte fra Vefsnafondet. Underskrifter:
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 2 av 13 DATO- 12/267 12/838 06.02.2012 Referatsaker Vedtak Referater/meldinger tas til orientering. 09.02.2012 Formannskapet Møtebehandling: Første diskusjonsmøte i formannskapet angående utvalgsdannelse. Saker som skal behandles i utvalgene: Faste utvalg for plansaker: Saker i henhold til plan og bygningsloven Planstrategi. Hovedutvalg for næring, natur og miljø: Tiltaksfondet Viltforvaltning Motorferdsel Næringfondet (innstilling til kommunestyret) Hovedutvalg oppvekst og kultur: Skole- og barnehagesaker Kultur Videregående opplæring Til neste møte den 15.03.12 skal det sees nærmere på om hvor søknader om konsesjon og fradelig skal behandles. En skal se nærmere på lovverket, hva som må behandles i formannskapet. FS-015/12 Vedtak: Arbeidet fortsetter i neste formannskapsmøte. Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 12/837 X 06.02.2012 Diskusjonsnotat utvlagsdannelse
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 3 av 13 FE-223 11/1399 12/564 Stian Skjærvik 30.01.2012 Søknad om lån - Prosjekt Arbor 2015 Unntatt offentlighet Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 09.02.2012 016/12 Kommunestyret 20.02.2012 014/12 Rådmannens innstilling Alt.1. : Arbor Hattfjelldal AS tilbys, basert på delprosjekt 2011-13 og egenkapital 23%, et lån på kr. 3,5 mill. med rente på 3 mnd. Nibor + 1,9%, rente og avdragsfritt i 5 år, med nedbetalingstid på 10 år. Restfinansiering av prosjektene planlagt i perioden 2014-2015, tas ikke stilling til i denne saken. Søknad om lån/tilskudd for denne delen kan fremmes når realiseringstidspunktet nærmer seg. Det kreves 1.prioritets pant som sikkerhet for lånet. Lånet gis for øvrig på de vilkår som gjelder for økonomisk støtte fra Vefsnafondet, herunder tilsagnsbrev og rapporteringsrutiner. Alt.2. : Arbor Hattfjelldal AS tilbys et lån på kr. 13,6 mill., med rente på 3 mnd. Nibor + 1,9%, rente og avdragsfritt i 2,5 år, nedbetalingstid på 10 år til delfinansiering av prosjekt Arbor 2015. Det legges til grunn en egenkapitalandel på 30%. Det kreves 1.prioritets pant som sikkerhet for lånet. Lånet gis for øvrig på de vilkår som gjelder for økonomisk støtte fra Vefsnafondet, herunder tilsagnsbrev og rapporteringsrutiner. 09.02.2012 Formannskapet Møtebehandling: Habilitet blant representantene ble diskutert i møte. Ingen ble erklært inhabil. Formannskapet går for alternativ 2. Kommunestyret setter vilkårene. Enstemmig vedtatt. FS-016/12 Fondsstyrets innstilling: Arbor Hattfjelldal AS tilbys et lån på kr. 13,6 mill. Kommunestyret setter vilkårene i møte den 20.02.2012. Lånet gis for øvrig på de vilkår som gjelder for økonomisk støtte fra Vefsnafondet, herunder tilsagnsbrev og rapporteringsrutiner.
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Side 4 av 13 Andre dokumenter i saken: - Vedlegg til søknad datert 21.12.11. Saksopplysninger: Arbor Hattfjelldal AS (Arbor) har i søknad datert 21.12.11 søkt Hattfjelldal kommunen om lån til gjennomføring av prosjekt Arbor 2015. Omsøkt beløp er 18,25 mill.kr., som rente- og avdragsfritt lån i 50 år. Arbor Hattfjelldal AS er 100% eid av Jarel AS. Arbor har også søkt Innovasjon Norge (IN) om økonomisk støtte til prosjektet. IN har i tilsagn datert 19.12.11, innvilget et tilskudd på 6 mill.kr. i investeringsstøtte for delprosjektene som skal gjennomføres i perioden 2011-2013. Arbor har også fått innvilget et lån hos Helgeland sparebank på 18,25 mill.kr. til prosjektet. Prosjekt Arbor 2015 består av flere delprosjekter, som samlet har en kostnad på ca. 60,5 mill.kr. inkl. prosjektadministrasjon på ca. 4,6 mill.kr. og en post for uforutsett på ca. 10 mill.kr. (se vedlagte tabell for flere detaljer). Delprosjektene skal i hht. søknaden gjennomføres over en 5-års periode (2011-2015). Det er opplyst av Arbor at kun mindre deler av planlagte tiltak i 2011 har kommet i gang. Det er slik sett ca. ett års forskyvning i prosjektfremdriften for 2011-delen. Søknaden har et slikt omfang at den retter seg mot kommunens Vefsna-fond. Saksbehandlingen tar utgangspunkt i søknadens innhold med vedlegg, kommunestyrets vedtatte retningslinjer for Vefsna-fondet, med tilhørende EØS-bestemmelser, tilsagnsbrev fra IN og de opplysninger Arbor har villet gi kommunen. Rådmannen har bedt om innsyn i Innovasjon Norge og Helgeland sparebank sin saksbehandling av søknaden. Dette for å kunne verifisere oppgitte opplysninger og bygge videre på de vurderinger som er gjort av disse. Arbor har nektet kommunen dette og har heller villet gi opplysninger selv. I ettertid har kommunen fått oversendt kopi av tilsagnbrevet fra IN og fått svar på noen spørsmål. Rådmannen har på bakgrunn av frigitt tilsagnbrev og de svar som er gitt, vurdert saksgrunnlaget i fht. forvaltningslovens 17, og under tvil kommet frem til at søknaden kan tas til behandling. Retningslinjene for Vefsnafondet åpner for å gi lån til investeringstiltak. I retningslinjenes 6, pkt. 1-9, beskrives støtteformer og vilkår. I pkt. 4 åpnes det for lån med maks. nedbetalingstid på 10 år, med inntil 5 års rente- og avdragsfrihet og med pantesikring. Det kan ikke gis lån til grunnfinansiering. Det er i retningslinjenes pkt. 3 angitt at det som hovedregel kreves 30% egenkapital. Pkt.7 angir et maks støttebeløp på 2 mill.kr. til en bedrift over en 3 års periode. I retningslinjenes pkt.4 er det krav om pantesikring for lån. Arbor har oppgitt at de er villig til å gi pant i maskiner/tilbehør/varelager/kundefordringer tilhørende Arbor Hattfjelldal AS, med prioritet etter Helgeland sparebank. I hht. EØS-bestemmelsene om offentlig støtte (som retningslinjene er bygget på) må kommunen ta hensyn til en rekke forhold i sin vurdering og utmåling av støtte. Økonomisk støtte er i utgangspunktet ikke tillatt, men kan likevel gis dersom man finner dette tillatt i ordningen med bagatellmessig støtte eller gruppeunntakene. En oppsummering av de mest aktuelle forholdene kan redegjøres slik for, jfr. Veileder fra Fornyings- og adm.departementet i 2011, kap.6: For ordningen bagatellmessig støtte gjelder bl.a. følgende: Kontroll og prosedyrekrav
Side 5 av 13 I forbindelse med tildeling av bagatellmessig støtte, må støttegiver skriftlig informere støttemottaker om at det er bagatellmessig støtte som ytes, og hvor stort beløpet er (uttrykt i bruttotilskuddsekvivalent). Denne skriftlige informasjonen skal også inneholde konkrete referanser til regelverket om bagatellmessig støtte. Støttegiver må også sikre seg skriftlig bekreftelse fra støttemottaker om eventuell annen bagatellmessig støtte foretaket har mottatt i de to forutgående regnskapsår, samt inneværende budsjettår. Kumulasjon og tilpasningsforbud Kumulering av bagatellmessig støtte og annen offentlig støtte som skal dekke de samme støtteberettigede kostnadene, er tillatt opp til den høyeste maksimale støtteintensiteten (støttetaket) som er angitt i det alminnelige gruppeunntaket eller i et konkret vedtak fra ESA. I tillegg kan en virksomhet, som har mottatt støtte til et prosjekt (støtteberettigede kostnader), få støtte til andre formål/prosjekter i form av bagatellmessig støtte. Dersom støttegiver tildeler bagatellmessig støtte som overstiger 200 000 euro (sum over 3 år) vil hele støttebeløpet i utgangspunktet anses for ulovlig støtte. Det er altså ikke mulig å anføre at kun det beløpet som overstiger 200 000 er ulovlig støtte. I praksis kan et foretak motta bagatellmessig støtte fra ulike støttegivere. I et tenkt tilfelle mottar en bedrift i 2006 støtte på 150 000 euro fra Innovasjon Norge, og i tillegg tildeles bedriften 75 000 euro fra lokale myndigheter i 2008. Begge beløpene er under terskelverdien på 200 000 euro, men samlet har foretaket mottatt 225 000 euro og dermed 25 000 euro for mye i bagatellmessig støtte i en treårsperiode. Dersom støtten fra Innovasjon Norge er gitt i henhold til prosedyrekravene i regelverket, utgjør den rettmessig bagatellmessig støtte. Støtte fra de lokale myndigheter må derimot anses for ulovlig støtte, fordi denne støtten innebærer at bedriften tildeles offentlige midler utover beløpsgrensen på 200 000 euro. Det er altså den tildelingen som medfører at beløpsgrensen overstiges som blir ulovlig (tildelingen sist i tid). Foretaket risikerer at ESA vil kreve hele dette støttebeløpet på 75 000 euro tilbakebetalt. Skal man benytte seg av gruppeunntakene vil hovedreglene for Det alminnelige gruppeunntaket måtte legges til grunn. Videre vil man i utmåling av støtteintensitet måtte vurdere det aktuelle gruppeunntaket som begrunner støtten, for eksempel gruppeunntaket for Investeringsstøtte til små og mellomstore bedrifter. For gruppeunntakene gjelder bl.a. følgende: Det er støttegiver som er ansvarlig for at støtten er i samsvar med gruppeunntaket, og dermed lovlig. Selv om meldingen er innsendt til ESA, innebærer dermed ikke dette at ESA har godkjent tiltaket. ESA står fritt til å undersøke saken på et senere tidspunkt, dersom det skulle vise seg at vilkårene for å benytte gruppe unntaket ikke er oppfylt. For å bruke gruppeunntaket må støttegiver sørge for at alle vilkår i gruppeunntakets kapittel I (fellesbestemmelser) er oppfylt, i tillegg til de spesielle vilkårene i kapittel II. Det er med andre ord ikke tilstrekkelig at ordningen oppfyller de konkrete vilkårene for å tildele eksempelvis miljøstøtte. Ettersom det ikke foretas noen kvalitetssikring av støttegivers vurderinger her, kan en uriktig vurdering av støttegiver i verste fall føre til at ESA krever ulovlig støtte tilbakebetalt fra støttemottakeren Synlig og offentlig informasjon om støtten Ettersom støtte gitt under gruppeunntaket ikke skal godkjennes av ESA, er det viktig at markedet har tilgang til informasjon om støtten som gis. På denne måten kan konkurrenter avdekke mulig ulovlig støtte og klage til ESA. Det er derfor en rekke krav til gjennomsiktighet i gruppeunntaket. Et inngangsvilkår i gruppeunntaket er at støttegiver i hjemmelsgrunnlaget for tildelingen gir en henvisning til gruppeunntaket (se gruppeunntakets artikkel 3). For enkelttildelinger vil det rettslige grunnlaget som regel være et tildelingsbrev. Henvisningskravet gjelder både for støtteordninger og enkelttildelinger av støtte. Videre må støtte som gis med hjemmel i det alminnelige gruppeunntaket være såkalt transparent støtte, se gruppeunntakets artikkel 5. Det vil si at det må være klart ved tildelingen av støtten hvor stort det faktiske støttebeløpet er. I tillegg er det et vilkår for støtteordninger at støttegiver publiserer all informasjon om vilkår for støtte og den fulle teksten for støtteordningen på internett ved ikrafttredelse (se gruppeunntakets artikkel 9.2). Det bør være nok informasjon tilgjengelig til å avgjøre om kriteriene i gruppeunntaket er oppfylt. Publikasjonskravet gjelder også for enkelttildelinger utenfor støtteordninger. Dette skal gjøres for å sikre at informasjonen skal være tilgjengelig for offentligheten og tildelingen transparent. For enkelttildeling av støtte innenfor en støtteordning er publikasjonskravene i artikkel 9.3 bare en gjentakelse av henvisningsvilkåret i artikkel 3, som beskrevet foran. Med andre ord må tildelingsbrevet eller lignende henvise til gruppeunntaket for å synliggjøre hjemmelsgrunnlaget for mottakeren. Kumulasjon Gruppeunntakets første kapittel har også regler om kumulasjon. Disse reglene regulerer hvordan støtte gitt fra ulike myndigheter til samme mottaker skal ses i sammenheng. Kort fortalt innebærer kumulasjonsreglene at det kan gis forskjellig type støtte til samme mottaker under de forskjellige delene av gruppeunntaket, så lenge støtten gis til ulike støtteberettigede kostnader. En og samme støttemottaker kan dermed få støtte både til et FoUoI prosjekt og til opplæring. Støtte under gruppe unntaket kan også kumuleres med annen støtte, for eksempel bagatellmessig støtte, såfremt det gis til forskjellige kostnader og den samlede støtten ikke overstiger høyeste tillatte støtte intensitet i gruppeunntaket. Bagatellmessig støtte kan dekke samme kostnader opp til maksimal tillatt støtteintensitet i gruppeunntaket, men eventuell
bagatellmessig støtte utover dette må dekke andre kostnader. Støtte som allerede er godkjent av ESA kan kombineres med gruppeunntaket dersom støtten dekker ulike støtteberettigede kostnader. Som det fremgår av vedlagte tilsagnsbrev fra Innovasjon Norge, har IN tatt utgangspunkt i delprosjektene som skal gjennomføres i perioden 2011/12-2013. Det innebærer at søknadsgrunnlaget er redusert til ca. 36 mill.kr. samlet. Av dette har da IN, med grunnlag i bestemmelsene om gruppeunntaket, gitt en investeringsstøtte på samlet 6 mill.kr. Det har ikke lykkes å få informasjon om hvorfor Innovasjon Norge ikke har behandlet delprosjektene for 2014 og 2015. Arbor har opplyst at dette skyldes interne regler hos IN. Saksbehandler antar at dette skyldes at usikkerheten rundt gjennomføringen av prosjekter som planlegges utført flere år frem i tid, er for stor til å kunne vurderes støttemessig nå. Saksbehandler legger til grunn denne vurderingen for kommunens behandling av søknaden om lån til finansiering. Vurdering: Saksbehandlingen av denne lånesøknaden må ta utgangspunkt i det regelverket som kommunestyret har vedtatt, eøs-bestemmelsene som regulerer disse, samt Innovasjon Norge sin behandling av prosjektet. Kommunens utmåling av støtte skal derfor i hht. eøs-reglene foretas slik at samlet støttebeløp ikke skal overstige tillatt støtteintensitet. I dette tilfellet, med bruk av gruppeunntaket med investeringstøtte til små og mellomstore bedrifter, er øvre grense 20% av grunnlaget. Legger man til grunn at tilskuddsgrunnlaget er på 36 mill.kr., er øvre grense som samlet kan gis 7,2 mill.kr. Dvs. at kommunen ut fra dette kan yte maks 1,2 mill.kr. uten at samlet støtte blir ulovlig. Som det fremgår av bestemmelsene nevnt ovenfor, kan kommunens støtte være enten i form av bagatellmessig støtte eller investeringsstøtte begrunnet i gruppeunntak. I denne situasjonen hvor prosjektet allerede er behandlet av IN som investeringsstøtte, er dette av mindre betydning. Arbor har søkt kommunen om et rente og avdragsfritt lån over 50 år. Kommunen hadde et møte med Arbor den 10.01, hvor prosjektsøknaden ble presentert for kommunen. I møtet spurte ordfører om Arbor også vil ha søknaden vurdert som søknad om tilskudd. Dette ble avvist av Arbor med at det kun var lån bedriften var interessert i. Utmålingen av lån må da ta utgangspunkt i finansieringsbehovet og reglene for beregning av støttebeløp. Et lån på 18,25 mill.kr. må ansees som del av grunnfinansieringen og vil da ikke være tillatt i hht retningslinjene for Vefsnafondet. ESA oppgir hvert år en referanserente som skal legges til grunn for å beregne en evt. støtte. Dersom støttegiver benytter referanserenten som rente på lånet, indikerer det at lånet er gitt på markedsmessige vilkår. En rente som er lavere enn referanserenten er å regne som støtte. ESAs referanserente (basisrente) er pr 1.jan 2012 på 3,57%. Referanserenten skal reflektere den gjennomsnittlige rentekostnaden som støttemottaker vil få og det skal derfor legges på en margin på basisrenten som baseres på støttemottakers kredittverdighet. Arbor har opplyst at de har innlånskostnad på Nibor + 1 %. Dette er ikke bekreftet av HSB. (Slike vilkår gis vanligvis større statlige selskaper med kredittverdighet A/BBB). Velger man likevel å benytte samme margin, blir referanserenten på 4,57 % i dette tilfellet. Omregnes dette til 3 mnd. Nibor + margin vil det bli 2,66% +1,91%=4,57%. Legger man til grunn reelt finansieringsbehov, sett i fht. planlagte investeringsprosjekter i perioden 2011-13 på 36 mill.kr., er finansieringen på søketidspunkt slik: Finansieringsbehov 36 036 087,- Tilskudd Innovasjon Norge 6 000 000,- Side 6 av 13
Lån Helgeland sparebank 18 250 000,- Egenkapital (23%) 8 288 300,- Lånebehov - Hattfjelldal kommune 3 497 787,- Side 7 av 13 Legger man til grunn et lån på 3,5 mill.kr. som er rente- og avdragsfritt i 5 år (jfr.retningslinjene), med nedbetalingstid på 10 år, gir dette en økonomisk støtte på samlet ca. kr. 800.000,- i den rentefrie perioden. Dvs. at samlet støtte, fra IN med 6 mill.kr og kr.800.000,- fra kommunen, ligger innenfor maks øvre tillatte støtteintensitet på 20% i gruppeunntaket. Som nevnt i saksopplysningene er det i Vefsnafondets retningslinjer krav om pantesikring for lån. Når Arbor kun innrømmer 2.prioritets pant, er dette ikke tilstrekkelig sikring. Retningslinjene til Vefsnafondet krever som hovedregel 30% egenkapital. I denne søknaden er egenkapitalen oppgitt til 23%. Arbor har opplyst at denne består av både egeninnsats og kapital. Fordelingen er ikke oppgitt. Egenkapitalkravet må sees i lys av bedriftens økonomiske soliditet og eiernes mulighet for å bære dette egenkapitalkravet. I hht. Arborgruppens vedlagte regnskaper, har eierne tatt ut ca. 20 mill.kr i utbytte fra og med 2008-2011. Dersom deler av denne kapitalen skytes inn i bedriften igjen, vil dette bidra til å tilfredsstille retningslinjenes krav om egenkapital på 30%. I sak om lån/tilskudd til Brennbakk Transport AS (2011) krevde kommunen en egenkapital på 30% og i tilsvarende sak med lån/tilskudd til Børgefjell Laft AS (2010) ble det krevd 29% egenkapital. Begge fikk innvilget lån med rente og avdragsfrihet i 3 år (dvs. bulletlån med 1 avdrag). Begge disse bedriftene hadde langt svakere egenkapitalsituasjon og soliditet enn hva Arbor kan stille med. Administrative og økonomiske konsekvenser: Eøs-bestemmelsene og retningslinjene er klare på maks støtteintensitet og at støtten skal være en utløsende faktor for investeringen. Arbor har oppgitt i sin søknad at investeringene ikke vil bli gjennomført uten at kommunen yter et lån på 18,25 mill.kr. Skulle kommunen gitt et lån som omsøkt ville det bety at man bandt opp store deler av fondet i svært lang tid og reduserer muligheten for å kunne gå inn i andre tyngre prosjekter for fremtiden. Arbor må betraktes å være en svært solid bedrift. Dette støttes av de siste års resultater og den ratingen som bedriften selv har oppgitt å ha. Det burde derfor kunne stilles krav om at egenkapitalen ble opprettholdt på 30% som angitt i retningslinjene. At de prosjektene som er planlagt er nødvendige å gjennomføre, stilles ikke i tvil. Dog må bemerkes at en prosjektperiode på 5 år gir grunnlag for mye usikkerhet i beregningene og fremtidig økonomisk status og løsninger. Delprosjektene for 2014 og 2015, bør derfor søkes finansiert når gjennomføringen nærmer seg. Dersom man skal legge andre vurderinger til grunn enn faktisk finansieringsbehov for delprosjektene tilhørende 2011-2013, må en likevel ta utgangspunkt i taket for støtteintensitet. Skal man fravike Innovasjon Norges beregninger og gi lån til delprosjektene 2014-2015, med grunnlag ca. 24,4 mill.kr., er det mange forskjellige alternative løsninger for lån som vil måtte gjelde. Ettersom disse prosjektene ligger flere år frem i tid, er det vanskelig å vite hva referanserenten vil være på det tidspunktet. For å synliggjøre et alternativ i så måte kan en legge følgende forutsetninger til grunn: 2011-2013 2014-2015 SUM Finansieringsbehov 36 036 087 24 420 000 60 456 087 Tilskudd IN 6 000 000 4 500 000 10 500 000 Lån HSB 18 250 000 18 250 000 Egenkapital 30% 10 810 826 7 326 000 18 136 826 Lån HK 13 569 261 13 569 261
Med bakgrunn i bedriftens økonomiske stand forutsettes egenkapitalkravet satt til 30%. Side 8 av 13 Restlånet for en fullfinansiering blir da ca. 13,6 mill.kr. Skal man da forholde seg til støtteintensitet på 20% av grunnlaget på ca. 60,4 mill.kr. utgjør dette 12,1 mill.kr. tatt hensyn til tilskudd fra Innovasjon Norge på 10,4 mill.kr., gjenstår det 1,6 mill.kr. Med rente på 4,57% utgjør dette rentefritak i ca. 2,5 år. Konklusjon: Alt.1. basert på delprosjekt 2011-13 og egenkapital 23%: Arbor Hattfjelldal AS tilbys et lån på kr. 3,5 mill. med rente 4,57% (dvs. 3 mnd. Nibor + 1,9%), rente og avdragsfritt i 5 år, med nedbetalingstid på 10 år. Restfinansiering av prosjektene planlagt i perioden 2014-2015, tas ikke stilling til i denne saken. Søknad om lån/tilskudd for denne delen kan fremmes når realiseringstidspunktet nærmer seg. Det kreves 1.prioritets pant som sikkerhet for lånet. Lånet gis for øvrig på de vilkår som gjelder for økonomisk støtte fra Vefsnafondet, herunder tilsagnsbrev og rapporteringsrutiner. Alt.2. basert på samlet prosjekt Arbor 2015 og egenkapital 30%: Arbor Hattfjelldal AS tilbys et lån på kr. 13,6 mill., rente og avdragsfritt i 2,5 år med rente på 4,57% (dvs. 3 mnd. Nibor + 1,9%), nedbetalingstid på 10 år til delfinansiering av prosjekt Arbor 2015. Det kreves 1.prioritets pant som sikkerhet for lånet. Lånet gis for øvrig på de vilkår som gjelder for økonomisk støtte fra Vefsnafondet, herunder tilsagnsbrev og rapporteringsrutiner.
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 9 av 13 FE-200 09/513 12/415 Stian Skjærvik 20.01.2012 Utbetalingsrutiner for økonomisk støtte fra Vefsnafondet. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 09.02.2012 017/12 Kommunestyret Rådmannens innstilling Formannskapet vedtar mal for tilsagnsbrev datert 20.01.12 med slike prosedyrer for utbetaling av økonomisk støtte fra Vefsnafondet: Utbetaling og rapportering. Anmodning om utbetaling av økonomisk støtte sendes kommunen. Tilskuddet kan utbetales i to terminer. Første del kan utbetales når halvparten av prosjektet er ferdig. Det kan da utbetales tilskudd tilsvarende den prosentandelen av tilskuddsgrunnlaget som er gått med. Søknad om delutbetaling må inneholde spesifisert regnskap som kan sammenholdes med kostnadsoverslaget. Anmodning om sluttutbetaling kan fremmes når arbeidet er fullført, vilkårene er oppfylt og revidert prosjektregnskap, standard rapporteringsskjema og sluttrapport er sendt inn. Rapport og prosjektregnskap skal være bekreftet av revisor i henhold til revisjonsstandard RS 800 (revisors uttalelser ved revisjonsoppdrag med spesielle formål) som viser at investeringene er gjennomført som forutsatt. Finansieringen skal dokumenteres. Dersom tilskuddsmottaker ikke er revisjonspliktig, kan regnskapet bekreftes av autorisert regnskapsfører. Dersom tilskuddsmottaker ikke er registrert i Foretaksregisteret, kan regnskapet godkjennes av kommunen. Regnskapet skal settes opp slik at det kan sammenlignes med det kostnadsoverslaget som ligger til grunn for tilbudet. Det skal leveres: - ferdigattest ved investering i bygg - oppfyllelse av eventuelle særvilkår. Utbetaling av lån kan først skje etter at låneavtale er signert og pantedokumenter er tinglyst. Lån skal, med mindre annet er skriftlig avtalt, delutbetales etter hvert som investeringene foretas. 10% skal likevel gjenstå til ferdigattest foreligger. 09.02.2012 Formannskapet Møtebehandling: Utbetalingsrutinene skal være lik for tilskudd og lån. Første linje endres slik: Lån og tilskuddet utbetales i to terminer, dersom ikke annet er skriftlig avtalt. Siste linje fjernes i siste avsnitt.. Ordet kan skal fjernes. Innstillingen med endringer enstemmig vedtatt. FS-017/12 Formannskapets innstilling: Formannskapet vedtar mal for tilsagnsbrev datert 20.01.12 med slike prosedyrer for utbetaling av økonomisk støtte fra Vefsnafondet: Utbetaling og rapportering. Anmodning om utbetaling av økonomisk støtte sendes kommunen. Lån og tilskuddet utbetales i to terminer, dersom ikke annet er skriftlig avtalt. Første del kan utbetales når halvparten av prosjektet er ferdig. Det kan da utbetales lån/tilskudd tilsvarende den prosentandelen avlån/ tilskuddsgrunnlaget som er gått med. Søknad om delutbetaling må inneholde spesifisert regnskap som kan sammenholdes med kostnadsoverslaget. Anmodning om sluttutbetaling kan fremmes når arbeidet er fullført, vilkårene er oppfylt og revidert prosjektregnskap, standard rapporteringsskjema og sluttrapport er sendt inn. Rapport og prosjektregnskap skal være bekreftet av revisor i henhold til revisjonsstandard RS 800 (revisors uttalelser ved revisjonsoppdrag med spesielle formål) som viser at investeringene er gjennomført som forutsatt. Finansieringen skal dokumenteres. Dersom lån/ tilskuddsmottaker ikke er revisjonspliktig, kan regnskapet bekreftes av autorisert regnskapsfører. Dersom lån/ tilskuddsmottaker ikke er registrert i Foretaksregisteret, kan regnskapet
godkjennes av kommunen. Regnskapet skal settes opp slik at det kan sammenlignes med det kostnadsoverslaget som ligger til grunn for tilbudet. Det skal leveres: - ferdigattest ved investering i bygg - oppfyllelse av eventuelle særvilkår. Utbetaling av lån kan først skje etter at låneavtale er signert og pantedokumenter er tinglyst. Side 10 av 13
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Side 11 av 13 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 23.01.2012 50674 utbetalingsbrev vefsnafondet.doc Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i k.sak KS-055/11 følgende: Hattfjelldal kommunestyre vedtar Retningslinjer for Hattfjelldal kommunes Vefsnafond, datert 15.06.11, med følgende endringer i retningslinjene: Vefsnafondet skal benyttes i tråd med overordnede retningslinjer fordelt på min 50% for tiltak i bedrift og max 50% for tiltak i offentlig regi. Fondsstyrets årlige økonomiske ramme er kr. 5.000.000,- samlet for hele fond. Saker som overstiger rammen forelegges kommunestyret. Utbetalingsrutinene for tilskudd innvilget fra fondet, skal være lik de rutiner Innovasjon Norge har for utbetaling av tilskudd. Forvaltningen av Vefsnafondet med bevilgninger av økonomisk støtte til bedriftsrettede prosjekter innebærer at kommunen bl.a. må ha kontroll på hvordan utbetalingene skjer. Departementet har i tildelingsbrevet for Vefsnafondet understreket viktigheten av rapporteringen på bruken av disse midlene. Som bevilgende myndighet påligger det derfor kommunen å ha gode rutiner og beskrivelser for hvordan saksbehandling og rapportering tilknyttet fondet skal foregå. Administrasjonen har utarbeidet eget skjema, etter mal fra Innovasjon Norge og Nordland fylkeskommune, som skal benyttes ved søknad om økonomisk støtte. I tillegg er det laget forslag til tilsagnsbrev, som skal benyttes for å oppfylle Retningslinjenes 6 pkt.8., og det er laget eget rapporteringsskjema til bruk for støttemottaker (etter mal fra Innovasjon Norge og Nordland fylkeskommune), for rapportering på bruken av midlene, jfr. retningslinjenes 8. I k.sak 055/11 ble det vedtatt at utbetalingsrutinene skal være lik Innovasjon Norge (IN) sine rutiner. Bakgrunnen for dette var at man opplevde foreslåtte utbetalingsrutiner å være mer restriktive enn IN sine. Nå er det imidlertid slik at IN både har flere standardvilkår for utbetalinger. Innovasjon Norge har for eksempel i dokumentasjonskravene følgende bestemmelser i sine Standardvilkår for tilskudd, pkt.9: 9. Dokumentasjon for utbetaling Tilskuddet utbetales ikke før prosjektet er fullført, med mindre annet er særskilt og skriftlig avtalt. For å få utbetalt tilskuddet, må tilskuddsmottaker kontakte Innovasjon Norge skriftlig og sende inn følgende dokumentasjon: - rapport og prosjektregnskap bekreftet av revisor i henhold til revisjonsstandard RS 800 (revisors uttalelser ved revisjonsoppdrag med spesielle formål) som viser at investeringene er gjennomført som forutsatt. Finansieringen skal dokumenteres. Dersom tilskuddsmottaker ikke er revisjonspliktig, kan regnskapet bekreftes av autorisert regnskapsfører. Oppdragsutførelsen skal da gjennomføres i samsvar med god regnskapsskikk og bransjestandard. Dersom tilskuddsmottaker ikke er registrert i Foretaksregisteret, kan regnskapet godkjennes av Innovasjon Norge. Regnskapet skal settes opp slik at det kan sammenlignes med det kostnadsoverslaget som ligger til grunn for tilbudet. - ferdigattest ved investering i bygg - oppfyllelse av eventuelle særvilkår. For Standardvilkår for tilskudd til forsknings- og utviklingskontrakter gjelder følgende dokumentasjonskrav før utbetaling: 10. Dokumentasjon for utbetaling Før utbetaling kan skje, skal det foreligge en undertegnet kontrakt mellom tilskuddsmottaker og etat/kundebedrift.
Side 12 av 13 Utbetaling kan etter avtale unntaksvis skje med inntil 30 % i forskudd. Utbetalinger for øvrig skjer i forhold til fremdriften av prosjektet og i tilknytning til avtalte milepæler. Maksimalt 90 % av tilskuddet kan utbetales før prosjektet er endelig avsluttet og sluttrapport med revisorbekreftet regnskap foreligger. Utbetaling av tilskuddet skjer mot dokumentasjon på oppfyllelse av eventuelle særvilkår og revisorbekreftet regnskap fra tilskuddsmottaker som er revidert i henhold til revisjonsstandard RS 800 (revisors uttalelser ved revisjonsoppdrag med spesielle formål), samt samlet prosjektregnskap undertegnet av tilskuddsmottaker, dennes revisor og av etat/kundebedrift. Dersom tilskuddsmottaker ikke er revisjonspliktig, kan regnskapet bekreftes av autorisert regnskapsfører.oppdragsutførelsen skal da gjennomføres i samsvar med god regnskapsskikk og bransjestandard. For lån til investering har Innovasjon Norge bestemmelser om at lån kan delutbetales etter hvert som investeringene gjennomføres, men at 10% skal gjenstå til etter at ferdigattest foreligger. I administrasjonens forslag til utbetalingsrutiner lå følgende dokumentasjonskrav: Utbetaling og rapportering. Anmodning om utbetaling av økonomisk støtte sendes kommunen. Tilskuddet kan utbetales i to terminer. Første del kan utbetales når halvparten av prosjektet er ferdig. Det kan da utbetales tilskudd tilsvarende den prosentandelen av tilskuddsgrunnlaget som er gått med. Søknad om delutbetaling må inneholde spesifisert regnskap som kan sammenholdes med kostnadsoverslaget. Anmodning om sluttutbetaling kan fremmes når arbeidet er fullført, vilkårene er oppfylt og revidert prosjektregnskap, standard rapporteringsskjema og sluttrapport er sendt inn. Utbetaling av lån kan skje etter at låneavtale er signert og pantedokumenter er tinglyst. Lån utbetales i sin helhet med mindre annet fremgår av vilkårene for lånet. Vurdering: Det ble under behandlingen av saken i kommunestyret påstått at kommunens vilkår for utbetaling er strengere enn IN sine vilkår. Som det fremgår av saksopplysningene overfor er det feil. Gjennom vilkårene for utbetaling må kommunen forsikre seg om at tilskudd og lån benyttes til de prosjektene som er søkt bevilgning på. Kontroll og rapporteringskravene må derfor være restriktive. Når støttemottaker opplever ordningen som restriktiv, er dette sannsynligvis fordi en ikke ønsker å forskuttere investeringen, men heller benytte tilskuddet som betalingsmiddel direkte. Administrasjonen forslag til vilkår for utbetaling er mer liberalt en IN sine krav på punktet om revisorattestasjon. Kommunen krever ikke slik attestasjon før ved restutbetaling av tilskuddet, mens IN krever dette gjennomgående. For lån har administrasjonen foreslått at hele lånet kan utbetales når låneavtale og pantesikring er ordnet. IN krever også dette, men foretar kun delutbetaling etter hvert som investeringen gjennomføres. Hos IN holdes 10% uansett tilbake til etter at investeringen er ferdig og ferdigattest foreligger. Som nevnt er det viktig for administrasjonen å ha kontroll med hvordan midlene benyttes. Kommunen skal hvert år rapportere til departementet om bruken av midlene. Her skal fremgå både tallmateriell og vurderinger av sysselsettingseffekt mv. Det er derfor helt nødvendig at støttemottaker avkreves årsrapport og sluttrapport med dokumentasjon for støtten de mottar. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen. Konklusjon: Utbetalingsbrev, datert 20.01.12 med vilkår for utbetaling, skal benyttes for utbetaling av økonomisk støtte fra Hattfjelldal kommunes Vefsnafond. Søknader om støtte skal leveres på
eget søknadsskjema for fondet. Rapportering på støtte skal skje på eget tilpasset skjema for Vefsnafondet. Side 13 av 13 Stian Skjærvik ass. rådmann