Sjåførhåndbok. Informasjon Instrukser og prosedyrer for brøytesjåfører i MSS. Utgave nr. 2

Transkript

1 Sjåførhåndbok Informasjon Instrukser og prosedyrer for brøytesjåfører i Utgave nr. Revidert: 01.oktober 015

2 Innhold 1. Intensjon med Opplysninger om Viktig informasjon til traktoreier / sjåfører Forretningside strategi visjoner Overordnede mål innenfor Helse Miljø - Sikkerhet Kvalitetspolitikk Miljøpolitikk ENØK og Miljø rutiner I Kompetanse Opplæring - Trening Avvikshåndtering i Rapporteringsrutiner Varsling og beredskapsplan HMS Egenerklæring for -Maskinell Snøservice AS Instrukser Prosedyrer Skjemaer - Sjekklister av 19

3 1. Intensjon med Sjåførhåndboken inngår i sitt kvalitetssystem og er ment å gi våre innleide sjåfører et innblikk i hvordan vi kontinuerlig tenker og arbeider med kvalitetsstyring, HMS og internkontroll i. er også en del av innholdet i sjåførpermen. Både sjåførhåndboka og innholdet i Sjåførpermen blir gjennomgått i et felles møte med alle sjåfører før oppstart av vintersesongen. I Sjåførpermen vil det i tillegg til denne sjåførhåndboka også ligge vedlagt: INSTRUKSER, MALER, SKJEKKLISTER og SKJEMAER, samt en BRØYTEPLAN og et KART for det området vedkommende sjåfør skal brøyte og har ansvar for. BRØYTEPLAN/KART viser brøyteområde med opphaugings-plasser, tekniske detaljer og eventuelle spesielle forhold som maskinfører skal være oppmerksom på ved utførelse av oppdraget.. Opplysninger om Organisasjonsnummer: Navn/foretaksnavn: Organisasjonsform: MVA -MASKINELL SNØSERVICE AS Aksjeselskap Gamle Leirdals vei 14 Forretningsadresse: 1081 OSLO Postboks 171 Furuset Postadresse: 1001 OSLO Internettadresse: Telefonnummer: E-post adresse: post@mssas.no Revisor Forsikringsselskap Bank PwC Oslo Gjensidige Forsikring ASA Askim & Spydeberg Sparebank 3 av 19

4 3. Viktig informasjon til traktoreier / sjåfører (Ref: I-16-Instruks Snøbrøytesjåfører) Innkalling/varsel om brøyting AS kaller inn når det er behov for brøyting, men ta gjerne kontakt når en evt. kan regne med brøyting. Det kan være feil med telefonforbindelsen. Etter innkalling skal kjører innen to timer møte opp på avtalt sted for igangsetting av brøyting. Ved sykdom skal AS ha beskjed snarest, selv om det ikke er ventet snø. Viktige detalj punkter: I henhold til kontrakt/avtale så forplikter traktoreier som underentreprenør og selvstendig næringsdrivende å delta med vintervedlikehold for -Maskinell SnøService AS i angitt periode beskrevet i kontrakten. Traktoreier har ansvaret for sin brøyterute og at det blir brøytet i henhold til plan og avtale. Dersom må ut å rette opp feil/mangler så vil traktor eier bli trukket for påløpte kostnader. Traktoreier / kjører forplikter seg til å gjøre seg godt kjent med brøyteruta / sin rode. For kontroll/merknader og hjelp i dette arbeidet, så benyttes skjema: MS-1 Sjåførgjennomgang av brøyterute. Snøen hauges godt ut og opp på anviste haugeplasser i henhold til område kart. Utvis spesiell forsiktighet ved gjerder og kantstein etc. Skader påført brøytet eiendom må erstattes av traktoreier. Det er viktig at må få beskjed om/når haugeplasser er fulle, slik at vi kan avtale med gårdeier om bortkjøring av snøen. Ved sene snøfall må en brøyte det viktigste hos alle kunder først, for så senere å kjøre tilbake for finbrøyting. Ved kontinuerlige snøfall brøytes det så ofte som praktisk mulig. Traktoreier / kjører representerer -Maskinell Snøservice AS ute hos kunden. I tilfeller hvor tvister oppstår, skal kjører opptre korrekt, og henvise kunden til AS. Traktor skal ha fungerende varsel-lampe, lodd og kjettinger og traktor skal være profilert med Maskinell Snøservice AS (godt synlig). Traktoreier har ansvar for skader som traktor eventuelt måtte påføre kunder eller andre. Ved skader påført biler/objekter hvor eier ikke er tilstede skal skjema; MS-03_Beklager uhell benyttes og legges igjen slik at eier vet hvem som har påført skaden. Skaden skal i tillegg rapporteres til på skjema; RS-03_Rapporteringsskjema-Uønsket hendelse Traktorer og biler plasseres etter anvisning Ref: P-05_Prosedyre Parkeringsplan tomta. Utleverte nøkler skal tas godt vare på. Om ikke annet er avtalt, skal alle nøkler oppbevares i nøkkelskap på kjørekontor når de ikke er i bruk. Alle Traktoreiere/underentreprenører må signere: MS-05_Bekreftelse fra sjåfører. Dette skjemaet er en bekreftelse på at du har fått innføring i og kjennskap til kvalitetssystemer, Miljøpolicy, HMS mål og krav som gjelder i, samt en kvittering på at dokumentasjon er innlevert, sjåføropplysninger er utfylt og at sjåførhåndbok er mottatt. 4 av 19

5 Rapportering: AS skal ha melding om antall kjørte timer, når brøytingen startes og avsluttes. Det må også gis beskjed dersom noe hindrer brøyting. Timer rapporteres på: RS-01_Rapporteringsskjema Rutekjøring. AS må også ha beskjed ved eventuell ekstrakjøring. Ekstra timer rapporteres på: RS-0_Rapporteringsskjema Ekstrakjøring. HMS AS må ha melding om eventuelle skader og eller uønskede hendelser. Rapporteres på: RS-03_Rapporteringsskjema Uønsket Hendelse (RUH) Alle som jobber i eller for -Maskinell Snøservice AS vil før oppstart av hver vintersesong få en innføring i sitt kvalitetssystem og derigjennom vil dere få oppdatert kunnskap om sin kvalitetspolitikk, miljøpolicy, HMS mål, regler og rutiner som gjelder. Traktoreier / kjører er ansvarlig for sin egen sikkerhet og forplikter seg til å følge de retningslinjer/regler/rutiner som gjelder for oppdraget og i -Maskinell Snøservice AS. Hver enkelt traktoreier/sjåfør får utdelt hver sin håndbok/sjåførperm som inneholder: Nødvendig og nyttig informasjon, HMS dokumenter, sikkerhetsinstrukser, sjekklister, skjemaer og maler osv. Underentreprenører (UE) Innleide (UE) som har registrert eget foretak må bekrefte at deres foretak har lovpålagt HMS system i aktivt bruk. (HMS-Egenerklæring). HMS egenerklæring oppbevares sammen med kontrakt dokumenter for hver enkelt UE. Utlevering av utstyr Ved utlevering av utstyr så skal det benyttes spesifisert skjema: MS-06_Kvittering - Utlevering av utstyr Vedlikehold av utstyr Vedlikehold av utstyr skal gjøres i henhold til: SL-08_Sjekkliste vedlikehold av PLOG SL-09_Sjekkliste vedlikehold av SALTAPPARAT SL-10_Sjekkliste kalibrering av SALTAPPARAT SL-11_Sjekkliste vedlikehold av STRØAPPARAT 5 av 19

6 4. - Forretningside strategi visjoner Forretningside -Maskinell Snøservice AS skal levere vedlikehold av utearealer uansett årstid, inkludert feiing og rengjøring av garasjeanlegg og andre uteområder. Hovedarbeidsområdet for vår virksomhet skal være på Østlandet. Oppdragsgiverne våre skal være både offentlige og private aktører. Strategi -Maskinell Snøservice AS skal være blant de ledende aktør innen vår bransje. Visjon Vi skal videreutvikle våre tjenester i tråd med etterspørsel i markedet og etter kundenes ønsker og behov. Våre verdier Vi skal kjennetegnes på: Kvalitet Pålitelig - Stå på vilje - Folkelig. Etikk Alle typer arbeid skal skje innenfor gjeldende lover, forskrifter og regler, samt at alt arbeids skal baseres på ærlighet, åpenhet, troverdighet og tillit. All ledelse skal utøves etter forretningsmessige, faglige og etisk sunne prinsipper. Miljø Vi har som målsetting å redusere vår miljøbelastning og vi skal tilrettelegge infrastruktur og systemer for at ansatte i skal kunne opptre skånsomt overfor miljøet. Standard Vi skal alltid prioritere sikkerhet for både mennesker og miljø, derfor skal selskapets styringssystem så baseres på kravene i NS-ISO og prinsippene for total kvalitetsledelse. Ledelse Alle som har et lederansvar i skal utvise sitt lederskap profesjonelt og gå foran som et godt eksempel og har således et særskilt ansvar for at vi utøver våre oppgaver i henhold til lov, forskrift og standard samt i henhold til våre HMS-planer. Personell Alle som jobber i eller for plikter å medvirke i kvalitet - og HMS- arbeidet og utføre sine oppgaver i henhold til vår policy, våre standard, HMS, rutiner og prosedyrer. Alle plikter å ha ekstra fokus på sikkerhet for seg selv, sine medarbeidere og på det ytre miljø. Kommunikasjon I skal vi legge stor vekt på god kommunikasjon og dialog både innad i bedriften og ut overfor våre kunder, leverandører og partnere. Åpenhet, fortrolighet og imøtekommenhet er egenskaper vi skal bestrebe oss etter. På denne måten skal vi sikre god og lønnsom drift Fornøyde kunder, fornøyde eiere og fornøyde medarbeidere! 6 av 19

7 5. - Overordnede mål innenfor Helse Miljø - Sikkerhet HMS: 0.Personskader, lavt fravær generelt, 0.Fravær med årsak i arbeidsmiljøet. Ytre miljø: Ingen uønskede utslipp til luft, jord eller vann. Kvalitetsmål: Alltid levere i henhold til avtaler og få betalt for vår verdiskapning. Utstyr: 0. skader på utstyr/objekter. Målbart: De mål vi setter oss skal kunne måles og følges opp. Kontinuerlig forbedring: Vi skal ha fokus på kontinuerlig forbedring av vårt kvalitetssystem. Kvalitet: Vi vil alltid gjøre vårt ytterste for at våre kunder skal være fornøyd med oss! At jobben blir utført som den skal og i henhold til avtale. Vi skal ikke ha kundebortfall grunnet utilfredse kunder. Første gangs kunder skal forbli våre faste kunder Kunnskap og entusiasme er fellesnevner for oss i og vi stiller oss med glede til kundens disposisjon med veiledning og service. Målsetting: 0-feil/avvik på levert tjeneste. Vi skal lykkes ved å: Fremstå som en pålitelig og god samarbeidspartner for våre kunder og leverandører. Tilby effektive løsninger på vedlikehold av utearealer og være en leverandør som driver virksomheten på en måte som sikrer høy kvalitet og god service som det viktigste konkurransemiddel. For å nå våre mål skal vi: Utvikle og holde ved like vårt kvalitetsstyringssystem. Ha en klar og tydelig fordeling av ansvar og myndighet. Sikre at kvalitetskrav og leveringstider overholdes. Utvikle og opprettholde et høyt faglig nivå innenfor alle funksjoner ved å gjennomføre systematisk opplæring og trening. Drive virksomheten med minst mulig miljøbelastning. Gjennom en aktiv kommunikasjon med våre kunder og ved å følge med i markedet så skal vi påse at markedet har kjennskap til oss, vår miljøprofil og våre produkter/tjenester. HMS Opplæring Alle som jobber i eller for får innføring i og kunnskap om sitt kvalitetssystem og vår fokus på miljø. Intern Kommunikasjon Vi skal sikre god kommunikasjon internt igjennom god dialog og regelmessige driftsmøter. 7 av 19

8 6. - Kvalitetspolitikk -Maskinell Snøservice AS skal tilpasse sin kvalitetspolitikk slik at den passer vår organisasjon, drift og selskapsstruktur og vi skal ha etablert kvalitetsmål som er målbare og forenlig med denne. Kvalitetspolitikken skal jevnlig bli evaluert av bedriftens ledelse og valgte representanter. Maskinell Snøservice AS skal alltid levere den beste løsningen tilpasset kundens behov, hvor vi skal tilby kundene attraktive løsninger for service og vedlikehold av utearealer både vinter og sommer. Våre produkter og tjenester skal kjennetegnes som god miljøprofil og høy kvalitet i alle ledd. Dette innebærer: At vi skal identifisere kundens krav og behov for å kunne tilby den beste totalløsningen. At vår kvalitet skal være vårt konkurransefortrinn som sikrer at er og blir den foretrukne leverandør. At alle våre leveranser skal skje i henhold til avtale, til rett tid, med riktig kvalitet og alltid være i samsvar med interne og eksterne krav, standarder og regelverk. At vi skal ha et effektivt system for forbedring og utvikling som bidrar til økt kundeverdi og lønnsom drift. At vi skal følge opp leverandører og samarbeidspartnere for å sikre at krav og retningslinjer blir ivaretatt. At vi skal ha tydelig dokumenterte prosesser for vår virksomhet, og hele tiden arbeide med å gjøre prosessene bedre og mer effektive. At våre policy og våre prinsipper skal være en integrert del i alle aktiviteter og vårt kvalitetssystem skal sikrestille at vi kan kvalifisere oss i ulike anbudsprosesser. At vi gjennom informasjon og opplæring skal sikre at samtlige som arbeider i eller for inkludert innlede underentreprenører innehar høy kvalitets- og miljøbevissthet. At vårt kvalitetssystem skal bidra til å sikre at virksomheten tilfredsstiller krav og spesifikasjoner stilt av myndighetene, kunder og våre egne krav. Kvalitetssystem Vi skal ha et kvalitetssystem som skal sikre: At bedriftens policyer og prinsipper er en integrert del i alle aktiviteter At bedriften gjennomfører aktiviteter i samsvar med interne og eksterne krav, standarder og regelverk At bedriften leverer produkter og tjenester som kjennetegnes ved høy kvalitet At bedriften følger opp leverandører og samarbeidspartnere for å sikre at krav og retningslinjer er ivaretatt At vi kontinuerlig jobber med forbedring, læring og utvikling At vårt kvalitetssystem skal bidra til gi oss et konkurransefortrinn og en foretrukket leverandør At vårt kvalitetssystem skal bidra til å sikre at vi er kvalifisert til ulike anbudsprosesser 8 av 19

9 7. - Miljøpolitikk I Maskinell Snøservice AS skal miljøfokus inngå som en integrert del av vår virksomhet. Vi har som målsetting å redusere vår miljøbelastning og tilrettelegge infrastruktur og systemer for at ansatte i skal kunne opptre skånsomt overfor miljøet. Dette innebærer: At vi har høye målsettinger for vårt miljøarbeid og ser på lovbestemte krav og forskrifter som minimumskrav. At vi arbeider for å minimere miljøpåvirkningen fra vår virksomhet og at vi tar miljøspørsmål med i betraktningen ved utvikling av nye produkter, tjenester, systemløsninger og metoder. At vi arbeider kontinuerlig med opplæring og informasjon for at alle som jobber i eller for skal ta miljøansvar og at de har forståelse, vilje og evne til å ta hensyn til det ytre miljøet og hindre forurensning. At vi viser stor åpenhet i miljøspørsmål i forhold til våre interessenter og at vår miljøpolicy er synlig for alle. At vårt kvalitetssystem skal bidra til at vår miljøpolicy blir fulgt og at vi når de miljø mål vi setter oss. At vi informerer våre kunder om vår miljøpolitikk. Dette gjør vi fordi våre kunder skal være trygge på at vi tar hensyn til miljøet, at vi følger miljøriktige prinsipper, at vi tilfredsstiller samfunnskravene og følger de lover, forskrifter og regler som gjelder. Avfallshåndtering Alt avfall håndteres forskriftsmessig og hentes/leveres godkjent miljøstasjon. Administrasjon/Kontor: Kildesortering av papir, plast og organisk avfall. Verksted/lager/drift: Kildesortering av papp/papir/plast/stål. Spesialavfall/Farlig avfall: Hentes/Leveres godkjent miljøstasjon. Eksempler på farlig avfall: 1. Vanlige avfettingsvæsker. Alle typer olje, unntatt matoljer 3. Alle kjemiske væsker som inneholder løsemiddel 4. Maling og lakk (også vannbaserte) 5. Tjære og tjæreprodukter 6. Treimpregneringsmidler 7. Lim og tetningsmasser 8. Batterier og akkumulatorer 9. Asbestholdige bygge- og isolasjonsprodukter. Miljøfyrtårn Det er vårt mål at vi i løpet av 015 så er en sertifisert Miljøfyrtårn bedrift. Miljøfyrtårn er Norges mest brukte sertifikat for virksomheter som vil dokumentere sin miljøinnsats og vise samfunnsansvar. Å være Miljøfyrtårn innebærer at vi systematisk arbeider med miljøtiltak i hverdagen, at vi oppfyller miljøkrav og gjennomfører tiltak for en mer miljøvennlig drift og sikrer et godt arbeidsmiljø. 9 av 19

10 8. ENØK og Miljø rutiner I Inkludert Energisparetips og Tips om ØKO-kjøring I -Maskinell Snøservice AS er vi opptatt av energiforbruk og at vi gjør det vi kan for å redusere forbruk og holde et så lavt energiforbruk som mulig i forhold til vår drift og vår virksomhet. ENØK rutiner inngår som en del av vårt kvalitetssystem og alle som jobber i eller for får grunnleggende kunnskap om vårt kvalitetssystem, vår fokus på miljø, våre prosedyrer og våre ENØK rutiner. Energisparing er ikke kun et tema for ledelsen. Vi har satt energisparing på dagsorden fordi vi opptatt av at alle i bedriften er med og bidrar til å redusere energiforbruket. «Mange bekker små gjør en stor å». Eksempel: Jeg slår av lys og slår helt av data/elektrisk utstyr når jeg går for dagen? Tiltak - i : Vi har termostatstyrte panelovner. Vi har tidsstyrt ventilasjonsanlegg. Vi har dusjsparehoder i vårt dusjanlegg Belysning i det enkelte rom er tilpasset aktiviteten i rommet. Vi benytter sparepærer/lavenergi lyspærer der dette er mulig. Vi har fast rutine på at vi slår av lys i rom som ikke er i bruk. Alt utstyr som ikke er i bruk blir slått helt av (Ikke standby /hvilemodus). Utstyr som har behov for motor varmer i vintersesong har tidsur. Vi starter ikke oppvaskmaskinen før den er full. Varmtvannsbereder har termostat som holder 70 grader. Vi har innført system for kildesortering av vårt avfall. Vi reiser ikke på tjenestereiser om det ikke er nødvendig. Om vi vurderer en tjenestereise som strengt nødvendig så skal vi så langt det er mulig velge de minst miljøbelastede transportmidler. Bruk av engangsartikler er redusert til et absolutt minimum. Alle våre sjåfører har fokus på Øko kjøring og at Tomgangskjøring skal unngås. All transport inklusive varetransport planlegges med hensyn til miljø/kjørelengder/lavest mulig utslipp. 10 av 19

11 ENERGI spare tips Omhandler hvordan hver og en kan bidra. 1. Temperaturen i lokaler Oppvarming er den desidert største posten i energiregnskapet. Om du senker temperaturen fra 1 til 0 grader så reduserer du forbruket til oppvarming med ca. 5%.. Riktig lufting Et vindu på gløtt gir kald trekk. Dette fører også til at gulv og vegger blir kalde. Sett heller dører og vinduer på vid gap for full gjennomtrekk en kort stund, et par tre minutter er nok til å skifte ut inneluften. 3. Senk temperaturen i rom som ikke brukes Dersom du sitter med et stort hus, kan det være lurt å «dele opp» huset i forskjellige temperatursoner. Det er ikke nødvendig at hele huset skal være like varmt. Det viktigste er da at dørene mellom varme og kalde rom blir utstyrt med tetningslister og at dørene holdes lukket. De varmeste sonene bør ligge mest mulig sentralt i huset eller eventuelt mot syd. 4. Vurder behovet for elektriske apparater Elektriske apparater gjør hverdagen enklere, men de står for en stadig større andel av strømforbruket vårt. Vurder behovet! 5. Unngå standby-forbruk Velger du å la elektriske apparater stå i stand-by, bruker apparatet fortsatt en del strøm. Denne unødvendige strømbruken kan du lett redusere med å sørge for at apparatet er helt avslått. 6. Ender du opp med dobbelt sett? Når du kjøper nytt kjøleskap eller TV velger du da å bruke to i fortsettelsen? Da har du i så fall økt strømforbruket, i stedet for å redusere, selv om de nye apparatene er langt mer effektive. 7. Se etter energimerking Energimerkingen viser hvor mye strøm apparatet bruker. A++ er best og G er dårligst. 11 av 19

12 ØKO kjøring: Tips for deg som vil kjøre økonomisk og miljøvennlig Med noen små endringer i kjøreteknikk kan du redusere forbruket og utslippet med 10-0 prosent, uten å kjøre mindre. Økokjøring gir flere gevinster enn de rent miljømessige. For det første sparer man penger - flere tusenlapper i året. For det andre er en øko-sjåfør en tryggere sjåfør. For det tredje sliter du mindre på bilen hvis du følger prinsippene for økokjøring. Kjøretips Kjør jevnt - les trafikken Unngå raske stopp og start. Målet er å unngå alle unødvendige oppbremsinger. Se langt frem, og planlegg hvordan du kan passere neste kryss, rundkjøring eller hindring med minst mulig oppbremsing. Slipp gassen inn mot f.eks. lyskryss, og la bilen rulle inn mot krysset. Når du slipper gasspedalen mens bilen står i gir, er forbruket alltid null. Kjør på høyt gir Høyt gir betyr bedre energieffektivitet, lavere forbruk, mindre utslipp og mindre støy. Mange biler kan kjøre på høyeste gir i 50 km/t. Hold fartsgrensen Luftmotstanden, og dermed drivstofforbruket, øker ved høye hastigheter. Det s amme gjør støynivå og dekkslitasje. Akselerer raskt Sørg for å få bilen raskt opp i ønsket hastighet. Det krever mindre drivstoff enn langsom akselerering. Hopp gjerne over gir under akselereringen. Sjekk dekktrykket en gang i måneden Svært mange nordmenn kjører med for lite luft i dekkene. Feil lufttrykk i dekkene kan gi økte kostnader og økte utslipp. En beregning fra Transportøkonomisk institutt viste at en bileier som kjører med for lite luft i dekkene i snitt får 30 kroner i økte drivstoffutgifter, og slipper ut kilo unødvendig CO i året. Unngå unødvendig last Ta ut tung last du ikke har bruk for. Ta av takgrind og tak boks når de ikke er i bruk. Høyere vekt og luftmotstand kan gi betydelig høyere forbruk og utslipp. Bruk minst mulig aircondition i sommerhalvåret Klimaanlegget krever energi, som kommer fra drivstoffet. Det betyr økt forbruk og utslipp. Kle deg etter været, og bruk aircondition minst mulig. Husk at åpne vinduer gir mer luftmotstand, som også gir økt forbruk - enda høyere enn aircondition ved høye hastigheter. Bruk motorvarmer ved temperaturer under 5 plussgrader En varm motor har lavere utslipp og forbruk enn en kald motor. Kaldstart gir også slitasje på motoren. Det holder at motorvarmeren står på en times tid før du skal kjøre. Ta bilen på service jevnlig Feiljustert motor, slitte tennplugger og lignende kan gi høyere forbruk og utslipp av miljøskadelige stoffer enn nødvendig. 1 av 19

13 9. Kompetanse Opplæring - Trening Den kompetanse som hver og en besitter er grunnleggende for vår konkurranseevne, derfor vil -Maskinell Snøservice AS sørge for at alt personell har den nødvendige kompetansen og at de har forståelse av hvilken rolle hver og en har i forhold til den oppgave/tjeneste som skal utføres. Vi legger vekt på at alle bidrar positivt, at de er motivert og står på for å hjelpe hverandre og gjøre hverandre gode. Ansvaret for å kartlegge, analysere, utarbeide og gjennomføre planer for kompetanseheving ligger hos bedriftsledelsen. Dokumenterte kvalifikasjoner sikrer at vårt personell har et godt utgangspunkt for å ivareta helse, miljø og sikkerhet i gjennomføring av arbeidsoppdragene. Dvs. fagkunnskap + erfaring til å kunne utføre sin funksjon og de arbeidsoppgaver som skal utføres. Alle ansatte også innleid personell må kunne vise til erfaring med bruk av det utstyret de skal benytte i arbeidsoppdraget. Vi krever praksis tilsvarende 1 år med bruk av gjeldende maskintype og praksis må kunne dokumenteres med referanser fra tidligere arbeidsgivere eller oppdragsgivere. Den generelle kompetansen som kreves er, minimum: Fagkompetanse / sertifikater /Yrkesbevis knyttet til stilling/oppgave. Gyldig HMS kurs Gyldig Førstehjelpskurs. Opplæring og trening utfører arbeidsoppdrag for en mengde forskjellige oppdragsgivere hvor det ofte er områder med komplisert trafikk og infrastruktur som setter store krav til maskinfører. Det å være maskinfører i innebærer også et ansvar for å ivareta sikkerheten for seg selv, for sine medarbeidere og samfunnet for øvrig, så derfor i forbindelse med oppstart av vintersesongen (hver høst) så gjennomfører driftsleder og daglig leder i en felles samling med alle sjåfører/maskinførere hvor HMS og miljø står i fokus. Hensikten med samlingen er å gi deltakerne en oppfriskning, innsikt og forståelse for sin kvalitets og miljøpolitikk, HMS prosedyrer og de mål og krav som gjelder i. Resultat av oppnådde mål og miljøgevinster blir også presentert på denne årlige samlingen. Dette gjør vi fordi vi ønsker å vise at de mål vi setter oss og at de tiltak vi iverksetter gir effekt. Sjåførhåndbok I forbindelse med vinterdrift så får alle våre sjåfører hver sin sjåførperm som inneholder: Nødvendig og nyttig informasjon, HMS dokumenter, sikkerhetsinstrukser, sjekklister, skjemaer og maler osv. I sjåførpermen ligger også en spesifikk brøyte plan for det området vedkommende har ansvar for /skal jobbe på. Dvs. en brøyteplan/kart som viser brøyteområde med opphaugings-plasser, tekniske detaljer og eventuelle spesielle forhold som maskinfører skal være oppmerksom på ved utførelse av oppdraget. Signering/bekreftelse fra sjåfør Alle sjåfører/maskinførere må signere og bekrefte de har fått innføring og kjennskap til sitt kvalitetssystem, policy og de mål og krav som gjelder i, samt bekrefter med sin signatur at de har mottatt og lest igjennom sjåførhåndbok. Ref: MS-05_Bekreftelse fra sjåfør forts. 13 av 19

14 Praktisk gjennomgang av Brøyterute Når sjåfører/maskinfører får utdelt sin brøyterute må de før oppstart gjennomføre en fysisk befaring og en gjennomkjøring av brøyteruten/det område som vedkommende skal jobbe på. Dette gjør vi for å sikrestille at sjåfør/maskinfører får se og merket seg alle detaljer på rode/område og merket seg eventuelle spesielle OBS-punkter som de skal være spesielt oppmerksomme på når de utfører. Det benyttes spesifisert skjema: Ref: MS-1_Sjåførgjennomgang av Brøyterute Etter endt befaring kvitter sjåføren for at han/hun har hatt en fysisk befaring av roden og at han/hun har blitt gjort oppmerksom på de OBS-punkter som er på roden. Alle OBS-punkter noteres ned på skjemaet MS-1. En kopi av MS-1 skal oppbevares i sjåførmappen og alltid være tilgjengelig for sjåføren. Kompetansebevis Som en del av vårt kompetansekrav så må alle som arbeider i eller for inneha kompetansebevis/førerkort/maskinførerbevis for det utstyr, bil/maskin som skal benyttes. Kompetansebevis må fremlegges/dokumenteres før vedkommende får begynne på arbeidsoppdraget. Sjåføropplysninger Sjåførene fyller ut skjemaet MS-07_Sjåføropplysninger som vi oppbevarer i egen mappe i administrasjonen. I tillegg tar kopi av kompetansebevis/førerkort/maskinførerbevis på hver enkelt sjåfør som vi vedlegger i sjåføropplysninger. Underentreprenører (UE) Selv om er overordnet ansvarlig for all drift og utførelse så hviler det også et ansvar på underentreprenører og innleide sjåfør som jobber på oppdrag for. UE har plikt til å sørge for at sjåføren til enhver tid innehar gyldige sertifikater/førerkort, maskinførerbevis, kompetansebevis for det utstyr de skal håndtere og plikter å melde til om eventuelle endringer/avvik. 14 av 19

15 10. Avvikshåndtering i En viktig del av sitt kvalitetsarbeid er å ha et godt innarbeidet system for avvikshåndtering. Et levende og godt avvikssystem betyr færre uønskede og farlige hendelser, bedre kvalitet og ikke minst, god læring i organisasjonen. Internkontrollforskriften krever at virksomheter har et eget system for å håndtere avvik. Dette innebærer at vi må ha en prosess, den må være kjent for alle og vi må være tro mot den. Ansvar Alle som jobber i eller for har et ansvar for å følge våre prosedyrer for avvikshåndtering. Dette innebærer at alle som oppdager et avvik skal rapportere og melde fra om avviket til driftsleder. (Ref Rapporteringsrutiner) Driftsleder sørger for at avviket blir registrert og behandlet. Avviksprosess Vår avviksprosess er definert og innebærer følgende elementer i saksgangen: 1) Strakstiltak. ) Registrering. 3) Korrigerende tiltak. 4) Analyse. 5) Forebyggende tiltak. 6) Oppfølging. 7) Trend analyse. Forbedringsprosess Et hvert avvik vil kunne danne grunnlag for iverksettelse av en forbedringsprosess. Dette innebærer at alle avvik registreres i og behandles systematisk i henhold til samme prosedyre. Et avvik kan under behandlingen bli vurdert slik at det flyttes fra et avvik over til forbedringsprogram for videre behandling der. Vi jobber aktivt med avvik og forbedringer for å oppnå fem viktige hovedpunkter: Økt sikkerhet. Økt kvalitet. Økt trivsel. Redusert negativ miljøpåvirkning. Redusert kostnad. Gode rapporteringsrutiner er en forutsetning for å oppnå våre fem hovedpunkter. Kvalitetsansvarlig I er det driftsleder som er Kvalitetsansvarlig og som innehar en viktig rolle i oppfølging, vedlikehold og utvikling våre systemer for avvikshåndtering. Økonomiansvarlig/kontroller I er det vår økonomiansvarlig som også er vår kontrollfunksjon og som påser at alle avvik blir fulgt opp og som kvitterer ut avviket som lukket når tiltak er funnet hensiktsmessig. 15 av 19

16 11. Rapporteringsrutiner Viktig! Rapportering av antall timer AS skal ha melding om antall kjørte timer, når brøytingen startes og avsluttes. Det må også gis beskjed dersom noe hindrer brøyting. Timer rapporteres på: RS-01_Rapporteringsskjema Rutekjøring. Rapportering av ekstrakjøring AS må også ha beskjed ved eventuell ekstrakjøring. Ekstrakjøring rapporteres på: RS-0_Rapporteringsskjema Ekstrakjøring. Rapportering av skade/uønsket hendelse AS må ha melding om eventuelle skader og eller uønskede hendelser. Rapporteres på: RS-03_Rapporteringsskjema Uønsket Hendelse (RUH) Beklager Uhell Skulle du være uheldig å skade noe, og eier ikke er tilstede så benytter du meldeskjema MS-03_Beklager Uhell 1. Du fyller ut skjemaet og legger det igjen som informasjon til eier.. Du må i tillegg rapportere skaden inn til på RUH skjemaet: RS-03 ***** Avviksbehandling Ref. Avviksbehandling I, så betrakter vi alle avvik som en uønsket hendelse. Alle som jobber i eller for har et ansvar for å rapportere et hvert avvik/uønskede hendelse. Dette innebærer at alle som oppdager et avvik skal rapportere og melde fra om avviket til driftsleder. Det er utarbeidet eget rapporteringsskjema for innrapportering av uønsket hendelse. Ref: RS-03_Rapporteringsskjema Uønsket Hendelse (RUH) Ansvar for oppfølging Driftsleder i sørger for registrering analyse - oppfølgning tiltak stenge avvik. Ansvar for kontroll Økonomiansvarlig/kontroller har ansvar for å kontrollere at avvik følges opp og at tiltak iverksettes og at avvik sluttbehandles og lukkes. Rapportering til kunde Alle avvik som har direkte relevans til en kunde eller tredjepart, uavhengig av om det er regulert av kontrakten eller ikke, så skal kunden informeres om avviket, samt hva som er/blir gjort av tiltak. Det er driftsleder sitt ansvar og sørge for at kunden holdes informert om avviket og de tiltak som iverksettes. 16 av 19

17 1. Varsling og beredskapsplan I varsles følgende ved brann og andre ulykker: Daglig leder Ole- Tormod Amundrød Mobil: Driftsleder Geir Hagadokken Mobil: Arbeidstilsynet (ved alvorlig personskade): Telefon: Giftinformasjonen Telefon: Giftinformasjonssentralen har som oppgave å gi informasjon i forbindelse med akutte forgiftninger, og svarer på spørsmål om giftighet av kjemiske stoffer/produkter, førstehjelp og medisinsk behandling. Sørg for å ha faktaopplysninger klare når du ringer. Akutt forurensning En akutt forurensning skal håndteres iht. beredskapsplanen nedenfor, umiddelbart etter at forurensningen er oppdaget. 1. Tett lekkasjen umiddelbart.. Vurder utslippsmengde og forurensningsfare. 3. Registrer drenasjeveier. 4. Ikke skumlegg (unntatt ved antennelsesfare). 5. Ikke spyl eller fortynn. 6. Absorber med absorbenter (som bark, sagflis og annet materiale). 7. Varsle brannvakta i kommunen så snart det er mulig. 8. Sperr av midlertidig. 9. Avklar videre med brannvesenet. 10. Orienter overordnet. Det er den som er ansvarlig for forurensningen som prinsipielt skal bære alle kostnader. Tips: ICE: Registrerer en pårørende person som du kaller ICE (=In Case of Emergency) med tilgjengelige telefonnummer på mobiltelefonen din. Ønsker du flere kontakter, registrer disse som ICE1, ICE, ICE3 osv. 17 av 19

18 13. HMS Egenerklæring for -Maskinell Snøservice AS HMS-Egenerklæring Om helse - miljø - sikkerhet 18 av 19

19 14. Instrukser Prosedyrer Skjemaer - Sjekklister Som løse vedlegg sjåførpermen vil du også finne: Instrukser Prosedyrer Skjemaer Sjekklister. Om eller når du eventuelt har behov for flere kopier så kan du henvende deg til administrasjonen i for å få flere kopier. Under ser et register og en oversikt over hvilke Instrukser, Prosedyrer, Skjemaer og Sjekklister som skal være vedlagt i sjåførhåndboka. Dok- ID Dokument navn Beskrivelse D-10 Risikovurdering Vinterdrift Viser risikovurdering Vinterdrift I-01 Personlig sikkerhetsinstruks Instruks/veiledning - Personlig sikkerhet I-0 Arbeid på veg/trafikkdirigering (SVV) Instruks/Veiledning Arbeid på veg/trafikkdirigering I-04 Instruks Transport av Maskiner Instruks/veiledning Transport av Maskiner I-05 Instruks Transport av Masser Instruks/veiledning - Massetransport I-09 Instruks - Bruk av personlig verneutstyr Instruks/veiledning - Bruk av personlig verneutstyr I-14 Instruks - Kildesortering i Instruks/plakat Hva og hvordan vi kildesorterer I-15 Instruks - Håndtering av kjemikalier Instruks/plakat Hvordan håndtere kjemikalier MS-03 Beklager Uhell Benyttes for å informere berørt /eier om uhell/skade MS-05 Bekreftelse fra sjåfør Sjåfør bekreftelse - (HMS) rutiner etc. MS-06 Kvittering Utlevering av utstyr Benyttes når UE skal kvittere ut - Lån av utstyr fra MS-07 Sjåføropplysninger Benyttes for registrering av Sjåføropplysninger MS-1 Sjåførgjennomgang av brøyterute Benyttes ved gjennomgang av brøyterute m/sjåføren P-05 Parkeringsplan på tomta Oversiktsplan parkering av utstyr/biler på tomta RS-01 Rapportering av Rutekjøring Benyttes for rapportering av Rutekjøring RS-0 Rapportering av Ekstra kjøring Benyttes for rapportering av Ekstrakjøring RS-03 Rapportering Uønsket hendelse (RUH) Benyttes for rapportering av Avvik/Uønsket hendelse SL-08 Sjekkliste vedlikehold av PLOG Benyttes ved sjekk og overhaling av PLOG SL-09 Sjekkliste vedlikehold av SALTAPPARAT Benyttes ved sjekk og vedlikehold av SALTAPPARAT SL-10 Sjekkliste kalibrering av SALTAPPARAT Benyttes ved kalibrering av SALTAPPARAT SL-11 Sjekkliste vedlikehold av STRØAPPARAT Benyttes ved sjekk og vedlikehold av STRØAPPARAT Forklaring: D = Dokument I = Instruks MS = Mal-Skjema P = Prosedyre RS = Rapporteringsskjema SL = Sjekkliste 19 av 19