SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 41/07

Transkript

1 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 41/07 Sakstittel: REVIDERT ØKONOMIREGLEMENT Arkivsaknr: 07/559 Saksbehandler: RKO/ØKO/SKR Stein Kristian Andersen K-kode: 200 Saksnummer Utvalg Møtedato / Kommunestyret 41/07 Økonomi- og administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Økonomireglementet endres i samsvar med forslagene til revidert reglement 1 og 5. Tidligere behandlinger: Side 1 av 20

2 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 07/559 Sakstittel: REVIDERT ØKONOMIREGLEMENT K-kode: 200 Saksbehandler: Stein Kristian Andersen Innstilling: Økonomireglementet endres i samsvar med forslagene til revidert reglement 1 og 5. Økonomireglement nr 1 Budsjettering og regnskapsførsel og nr 5 Innfordring har behov for ajourføring som en konsekvens av endret økonomisystem og organisasjonsjusteringer. Vedlegg: 1. Gjeldende reglement 1 2. Forslag til revidert reglement 1 3. Gjeldende reglement 5 4. Forslag til revidert reglement 5 Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Ingen Saksutredning: Bakgrunn for saken: Etter at kommunens økonomireglement sist ble revidert i 2003, har det skjedd en rekke endringer i den administrative organiseringen, i tillegg til at nytt økonomi-, lønns-, og personalsystem er innført. Det er dermed behov for en ajourføring av bestemmelsene i reglement 1 Budsjettering og rengskapsførsel og reglement 5 Innfordring for å bringe disse reglementene i samsvar med dagens situasjon. Saksopplysninger: Tillføyelser og endringer er vist i kursiv i forslagene til nye reglementer og nærmere omtalt under avsnittet Vurdering. Forhold til eksisterende plandokumenter: Medfører ingen endringer i eksisterende plandokumenter. Forhold til gjeldende vedtak: Endrer to av økonomireglementene. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Ingen Drift, vedlikehold: Ingen Bærekraftig utvikling: Ikke relevant Side 2 av 20

3 Bemanningskonsekvenser: Ingen Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Nei Alternative løsninger: Beholde reglementene slik de er Gjøre andre endringer i reglementene Vurdering: 1 Budsjettering og regnskapsførsel: I avsnittet om Økonomiplan foreslås en tilføyelse om behandlingen i de kommunale foretakene. Tilsvarende foreslås i avsnittet om Årsbudsjett. Avsnittet om Anvisning foreslås omarbeidet som en konsekvens av at vårt nye økonomisystem fordrer at alle fakturaer attesteres før anvisning. Omarbeidingen innebærer ingen realitetsendring, men en presisering av at det fortsatt er den som anviser som har det fulle og hele ansvaret for fakturaens riktighet. I avsnittet om regnskapsførsel foreslås Fagsjef for regnskap erstattet med Økonomisjef. I delegeringsreglementet er økonomisjefen delegert funksjonen som fagsjef for regnskap. Bakgrunnen for endringen er at kommuneloven f.o.m ikke lenger stiller krav om at kommunene skal ha en fagsjef for regnskap. I avsnittet Regnskapsavslutning foreslås legevakt tatt inn blant de virksomheter som defineres som direkte tjenesteytende, samtidig som musikkskole erstattes med musikk- og kulturskole og botilbud/institusjoner sosial erstattes med botilbud funksjonhemmede. 5 Innfordring: Under overskriften Anvendelsesområde foreslås første avsnitt omarbeidet for å få med at eiendomsskatt også omfattes, samt at henvisningen til tapsfond tas ut (se nedenstående omtale). I tillegg presiseres at skattekrav betyr ordinær skatt på formue og inntekt. Under overskriften Ansvar for innfordringsarbeidet foreslås annet avsnitt omarbeidet slik at det er tilpasset dagens organisering med at det er regnskapsavdelingen som står for denne delen av arbeidet, samtidig som henvisningen til tapsfond tas ut. Under Innfordringsskritt rekkefølge og frister foreslås at det i siste avsnitt presiseres at tjenestilbudet opphører på dette tidspunktet. I avsnittene Betalingsutsettelse og nedbetalingsavtaler samt Avskrivning av konstaterte tap erstattes skatt- og innfordringsavdelingen med regnskapsavdelingen. Avsnittet om Avsetning til tapsfond foreslås fjernet. Etter at regnskapsbestemmelsene ble endret i forbindelse med innføringen av KOSTRA-rapportering i 2000 har ordningen med tapsfond ikke vært benyttet ved årsbudsjettbehandlingen. Gjenstående på tidligere avsatte tapsfond ble for øvrig inntekstført for finansiering av kostnader i kommunens regnskap for I stedet for å belaste virksomhetene med avsetning til tapsfond blir virksomhetene nå belastet med eventuelle tap på krav når slike måtte oppstå. Utskrift av saken til: Side 3 av 20

4 Økonomisjefen for effektuering Sørumsand, den Rannveig E. Eidet, rådmann Side 4 av 20

5 GJELDENDE REGLEMENT 1 1 BUDSJETTERING OG REGNSKAPSFØRSEL Lovgrunnlag Økonomireglementet utfyller kommunelovens økonomibestemmelser med tilhørende forskrifter. Følgende paragrafer i Lov nr 107 om kommuner og fylkeskommuner omhandler bestemmelser om økonomiforvaltningen i kommunene: 44 Økonomiplan 45 Årsbudsjettet 46 Årsbudsjettets innhold 47 Årsbudsjettets bindende virkning 48 Årsregnskapet og årsberetningen 49 Rapportering fra kommuner og fylkeskommuner 50 Låneopptak 51 Garantier og pantsetting for andres økonomiske forpliktelser 52 Finansforvaltning Kommunal- og regionaldepartementet har fastsatt følgende forskrifter: Forskrift om årsbudsjett Forskrift om årsregnskap og årsberetning Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner Forskrift om garantier Forskrift om finansforvaltning Økonomiplan Jfr Kommunelovens 44. Innen utgangen av april hvert år fremmer rådmannen forslag til økonomiplan for påfølgende fireårsperiode. Forslaget legges fram for budsjettnemda som innhenter uttalelser fra innstillingsutvalgene og øvrige høringsinstanser, og avgir innstilling overfor kommunestyret. Innen utgangen av juni hvert år vedtar kommunestyret økonomiplanen. Den vedtatte økonomiplanens ramme for planens første år er styrende for utarbeidelsen av årsbudsjettet. Årsbudsjett Jfr Kommunelovens 45, 46, 47 og Forskrift om årsbudsjett. Innen utgangen av oktober hvert år fremmer rådmannen forslag til årsbudsjett for påfølgende budsjettår. Forslaget til årsbudsjett skal også omfatte en detaljert oversikt over hvordan den enkelte bevilgning i årsbudsjettet er tenkt benyttet. Forslaget legges fram for budsjettnemda som innhenter uttalelser fra innstillingsutvalgene og øvrige høringsinstanser, og avgir innstilling overfor kommunestyret. Innen utgangen av desember hvert år vedtar kommunestyret årsbudsjettet. Årsbudsjettet er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret og er overordnet aktivitetsvedtak. Innstillingsutvalgene kan foreta overføringer mellom bevilgningene innen sitt ansvarsområde. Side 5 av 20

6 Forøvrig har rådmannen disponeringsfullmakt over kommunestyrets bevilgninger i samsvar med hovedreglen i 9 i Forskrift om årsbudsjett. Budsjettoppfølging Jfr Kommunelovens 47 og Forskrift om årsbudsjett. Ved utgangen av hver måned rapporterer rådmannen utviklingen i kommunens inntekter og utgifter og framdriften i investeringene til økonomi- og administrasjonsutvalget. Viser budsjettoppfølgingen at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt budsjett, skal rådmannen redegjøre for hvilke korrigerende tiltak som er satt i verk. Ved utgangen av hvert tertial legger rådmannen fram rapporter med utgangspunkt i "Det fullstendige balanseregnskap" for kommunestyret. I tertialrapportene skal også utviklingen i kommunens inntekter og utgifter og framdriften i investeringene framgå. Anvisning Ethvert krav på kommunen som skal dekkes over kommunens budsjett, skal være anvist. Anvisningsmyndigheten tilligger rådmannen og kan videredelegeres. Ordfører gis anvisnings-myndighet i tilfeller hvor rådmannen er inhabil. I alminnelighet skal anvisningsmyndigheten videredelegeres slik at det maksimalt er én person med anvisningsmyndiget for hver virksomhet (virksomhetsleder) i tillegg til seksjonsleder. Regnskapsavdelingen skal til enhver tid holdes skriftlig underrettet om hvem som har anvisningsmyndighet. Den som anviser plikter å påse at bilaget tilfredsstiller kravene til dokumentasjon av regnskapsopplysninger i henhold til regnskapslovens 2-1, at beløpet som anvises er riktig i forhold til kravet, at beløpet er anvist på riktig konto (art, kostnadssted og evt. prosjekt), samt at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen. Den som har anvisningsmyndighet, kan ikke anvise utbetalinger hvor vedkommende er inhabil etter forvaltningsloven. I slike tilfeller skal utbetalingsanmodningen oversendes til overordnet for eventuell anvisning. Før et bilag anvises, skal det om mulig være attestert av en person som har kjennskap til de underliggende forhold, i regelen den som har foretatt innkjøpet/bestillingen. Den som attesterer et krav, skal påse at rutiner for innkjøp og bestilling er fulgt, at de foreskrevne bilag er til stede, og at levering/arbeid er utført i overensstemmelse med regningens pålydende. Videre skal den som attesterer kontrollere enhetspriser, timepriser og at utregninger er riktige i henhold til anbud, avtale e.l., at belastningen er ført på riktig konto, samt at det finnes bevilgning til formålet. Bekreftelse på at levering er utført kan i allminnelighet bygge på påtegning av annen person på pakkseddel e.l., men den som attesterer har et selvstendig ansvar for ved tilfeldig stikkprøvekontroller å kontrollere at leveransen har funnet sted som anført. Regnskapsførsel Jfr Kommunelovens 48 og Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet skal føres i samsvar med god kommunal regnskapsskikk, både når det gjelder selve regnskapsføringen og når det gjelder den økonomiske informasjonen årsregnskapet skal gi. Fagsjef for regnskap utarbeider de rutinebeskrivelser og interne kontrollordninger som er nødvendige for å sikre og dokumentere dette. Side 6 av 20

7 Regnskapsavslutning Jfr Kommunelovens 48 og Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Direkte tjenesteytende virksomheter som ved regnskapsavslutningen har mindreforbruk i forhold til budsjett, får overført de ubrukte midlene (overskudd) til bruk i påfølgende budsjettår. Dersom overforbruk skulle forekomme, må dette på motsvarende måte dekkes inn i påfølgende budsjettår. Med direkte tjenesteytende virksomheter menes: Skoler (inkl. SFO), voksenopplæring, musikkskole, barnehager, helsestasjoner, psykiatri, botilbud/institusjoner sosial, aktivitetssentret, hjemmetjenesten, eldreinstitusjoner, bibliotek og fritidsklubber. Side 7 av 20

8 FORSLAG TIL REVIDERT REGLEMENT 1 1 BUDSJETTERING OG REGNSKAPSFØRSEL Lovgrunnlag Økonomireglementet utfyller kommunelovens økonomibestemmelser med tilhørende forskrifter. Følgende paragrafer i Lov nr 107 om kommuner og fylkeskommuner omhandler bestemmelser om økonomiforvaltningen i kommunene: 44 Økonomiplan 45 Årsbudsjettet 46 Årsbudsjettets innhold 47 Årsbudsjettets bindende virkning 48 Årsregnskapet og årsberetningen 49 Rapportering fra kommuner og fylkeskommuner 50 Låneopptak 51 Garantier og pantsetting for andres økonomiske forpliktelser 52 Finansforvaltning Kommunal- og regionaldepartementet har fastsatt følgende forskrifter: Forskrift om årsbudsjett Forskrift om årsregnskap og årsberetning Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner Forskrift om garantier Forskrift om finansforvaltning Økonomiplan Jfr Kommunelovens 44. Innen utgangen av april hvert år fremmer rådmannen forslag til økonomiplan for påfølgende fireårsperiode. Forslaget legges fram for budsjettnemda som innhenter uttalelser fra innstillingsutvalgene og øvrige høringsinstanser, og avgir innstilling overfor kommunestyret. Innen utgangen av juni hvert år vedtar kommunestyret økonomiplanen. Den vedtatte økonomiplanens ramme for planens første år er styrende for utarbeidelsen av årsbudsjettet. Daglig leder av kommunalt foretak fremmer forslag til økonomiplan for påfølgende fireårs-periode for foretakets styre innen utgangen av mars. Styret fremmer sitt forslag i løpet av april slik at videre saksgang kan følge ovenstående prosedyre. Årsbudsjett Jfr Kommunelovens 45, 46, 47 og Forskrift om årsbudsjett. Innen utgangen av oktober hvert år fremmer rådmannen forslag til årsbudsjett for påfølgende budsjettår. Forslaget til årsbudsjett skal også omfatte en detaljert oversikt over hvordan den enkelte bevilgning i årsbudsjettet er tenkt benyttet. Forslaget legges fram for budsjettnemda som innhenter uttalelser fra innstillingsutvalgene og øvrige høringsinstanser, og avgir innstilling overfor kommunestyret. Side 8 av 20

9 Daglig leder av kommunalt foretak fremmer forslag til årsbudsjett for påfølgende budsjettår for foretakets styre innen utgangen av september. Styret fremmer sitt forslag i løpet av oktober slik at videre saksgang kan følge ovenstående prosedyre. Innen utgangen av desember hvert år vedtar kommunestyret årsbudsjettet. Årsbudsjettet er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret og er overordnet aktivitetsvedtak. Innstillingsutvalgene kan foreta overføringer mellom bevilgningene innen sitt ansvarsområde. Forøvrig har rådmannen disponeringsfullmakt over kommunestyrets bevilgninger i samsvar med hovedreglen i 9 i Forskrift om årsbudsjett. Budsjettoppfølging Jfr Kommunelovens 47 og Forskrift om årsbudsjett. Ved utgangen av hver måned rapporterer rådmannen utviklingen i kommunens inntekter og utgifter og framdriften i investeringene til økonomi- og administrasjonsutvalget. Viser budsjettoppfølgingen at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt budsjett, skal rådmannen redegjøre for hvilke korrigerende tiltak som er satt i verk. Ved utgangen av hvert tertial legger rådmannen fram rapporter med utgangspunkt i "Det fullstendige balanseregnskap" for kommunestyret. I tertialrapportene skal også utviklingen i kommunens inntekter og utgifter og framdriften i investeringene framgå. Anvisning Ethvert krav på kommunen som skal dekkes over kommunens budsjett, skal være anvist. Anvisningsmyndigheten tilligger rådmannen og kan videredelegeres. Ordfører gis anvisnings-myndighet i tilfeller hvor rådmannen er inhabil. I alminnelighet skal anvisningsmyndigheten videredelegeres slik at det maksimalt er én person med anvisningsmyndiget for hver virksomhet (virksomhetsleder) i tillegg til seksjonsleder. Regnskapsavdelingen skal til enhver tid holdes skriftlig underrettet om hvem som har anvisningsmyndighet. Den som anviser plikter å påse at bilaget tilfredsstiller kravene til dokumentasjon av regnskapsopplysninger i henhold til regnskapslovens 2-1, at beløpet som anvises er riktig i forhold til kravet, at beløpet er anvist på riktig konto (art, kostnadssted, funksjon og evt. prosjekt), samt at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen. Den som anviser skal også påse at rutiner for innkjøp og bestilling er fulgt og at levering/arbeid er utført i overensstemmelse med regningens pålydende, kontrollere enhetspriser, timepriser og at utregninger er riktige i henhold til anbud, avtale e.l. Bekreftelse på at levering er utført kan i allminnelighet bygge på påtegning av annen person på pakkseddel e.l., men den som anviser har et selvstendig ansvar for ved tilfeldig stikkprøvekontroller å kontrollere at leveransen har funnet sted som anført. Den som har anvisningsmyndighet, kan ikke anvise utbetalinger hvor vedkommende er inhabil etter forvaltningsloven. I slike tilfeller skal utbetalingsanmodningen oversendes til overordnet for eventuell anvisning. Før et bilag anvises, skal det være attestert av en person som om mulig har kjennskap til de underliggende forhold, i regelen den som har foretatt innkjøpet/bestillingen. Regnskapsførsel Jfr Kommunelovens 48 og Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Side 9 av 20

10 Årsregnskapet skal føres i samsvar med god kommunal regnskapsskikk, både når det gjelder selve regnskapsføringen og når det gjelder den økonomiske informasjonen årsregnskapet skal gi. Økonomisjefen utarbeider de rutinebeskrivelser og interne kontrollordninger som er nødvendige for å sikre og dokumentere dette. Regnskapsavslutning Jfr Kommunelovens 48 og Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Direkte tjenesteytende virksomheter som ved regnskapsavslutningen har mindreforbruk i forhold til budsjett, får overført de ubrukte midlene (overskudd) til bruk i påfølgende budsjettår. Dersom overforbruk skulle forekomme, må dette på motsvarende måte dekkes inn i påfølgende budsjettår. Med direkte tjenesteytende virksomheter menes: Skoler (inkl. SFO), voksenopplæring, barnehager, helsestasjoner, psykiatri, legevakt, botilbud funksjonshemmede, aktivitetssentret, hjemmetjenesten, eldreinstitusjoner, bibliotek, musikk- og kulturskole og fritidsklubber. Side 10 av 20

11 GJELDENDE REGLEMENT 5 5 INNFORDRING Anvendelsesområde Denne paragrafen omhandler fakturering og innfordring av kommunale avgifter, gebyrer, egenandeler og refusjonskrav og gir også bestemmelser om avsetning til tapsfond, vilkår for konstatering av tap, sletting av krav og endring av betalingsbetingelser. Bestemmelsene gjelder også for innfordring av kommunens utlån. Bestemmelsene gjelder ikke skattekrav. Formål Bestemmelsene skal sikre en korrekt og effektiv fakturering av alle pengekrav kommunen retter mot sine innbyggere/brukere. Videre skal bestemmelsene sikre fullstendighet i oversikten over utestående fordringer, sikre at omfanget av utestående fordringer minimaliseres og at fordringsmassen er reell. Ansvar for innfordringsarbeidet Fakturerende enhet (dvs. den enheten som får inntekten) har ansvaret for at fakturagrunnlaget er korrekt. Dette innebærer både ansvaret for at den enkelte bruker får tilsendt korrekt faktura og ansvaret for at alle som skal faktureres blir fakturert. Fakturerende enhet har videre ansvaret for at eventuelle feil i fakturagrunnlaget omgående korrigeres og at søknader/krav om endring i fakturagrunnlaget behandles og avgjøres uten unødig opphold. Skatt- og innfordringsavdelingen har ansvaret for rettidig utsendelse av faktura i samsvar med mottatt fakturagrunnlag, for innfordring av alle misligholdte krav og for inngåelse av betalingsavtaler. Videre ansvaret for at konstaterte tap blir utgiftsført, dekket inn fra tapsfond og lagt til langtidsovervåkning, samt for løpende vurdering av fordringenes godhet. Innfordringsskritt - rekkefølge og frister A) Ved utsendelse påføres fakturaene forfallsdato i samsvar med de regler som gjelder for den enkelte ordning. B) To uker etter forfall sendes skriftlig varsel om at inkasso vil bli satt i verk med mindre kravet er betalt 14 dager etter at varslet er mottatt. C) Tre uker etter at skriftlig varsel etter B) er sendt, sendes betalingsoppfordring som bl.a. inneholder opplysning om at rettslig inndriving vil bli iverksatt og det aktuelle tjenestetilbudet opphøre dersom kravet fortsatt ikke er betalt etter ytterligere 14 dager. Særskilt for sosiallån: Dersom innbetaling ikke har funnet sted innen 14 dagersfristen sender sosialseksjonen brev til kunden om videre saksgang. Sosialseksjonen vurderer om lånet skal ettergis eller innfordres. Kopi av sosialseksjonens avgjørelse sendes skatt- og innfordringsavdelingen. D) Når fristen etter C) er gått ut og kravet fortsatt står ubetalt, gjennomføres umiddelbart de rettslige innfordringsskritt som er hjemlet i de bestemmelsene som angår den enkelte ordning. Gebyrer, forsinkelsesrenter og omkostninger Ved innfordring av misligholdte krav beregnes gebyrer og forsinkelsesrenter i henhold til maksimumsbestemmelsene i inkassoloven. Eventuelle utlagte omkostninger kreves også inn fra skyldneren. Side 11 av 20

12 Betalingsutsettelse og nedbetalingsavtaler Skatt- og innfordringsavdelingen har anledning til å gi kortere utsettelser av betalingsfristen og inngå avtaler om betaling i rater. Avskrivning av konstaterte tap Krav skal konstateres tapt og avskrives når minst ett av disse vilkårene er oppfylt: - konkurs-/dødsbobehandling er avsluttet - akkord er stadfestet - foreldelse er inntrådt - utleggsforretning ikke har ført fram - saken er avgjort ved rettsavgjørelse eller dom - gjeld skal ettergis i forbindelse med gjeldsordning etter gjeldsordningsloven - rådmannen finner at skyldig beløp er for lite til å rettferdiggjøre bruk av tvangsinnfordring Regnskapsavdelingen utgiftsfører konstaterte tap i driftsregnskapet, reduserer balanseposten kortsiktige fordringer tilsvarende og dekker inn tapet ved overføring fra tapsfond. Langtidsovervåking iverksettes der grunnlaget for dette er tilstede. Avsetning til tapsfond Avsetning til tapsfond skal skje ved prosentvise avsetninger av antatt årlig utfakturert beløp for den enkelte betalingsordning. Ved årsbudsjettbehandlingen tas det konkret standpunkt til avsetningenes størrelse. Vurderingen av avsetningsbehovet skal ta utgangspunkt i omfanget av utestående fordringer på vedkommende betalingsordning og erfaringstallene for konstaterte tap. For etablerings- og utbedringslån avsettes til tapsfond den del av botilskuddet som Husbankens regler tillater. Side 12 av 20

13 FORSLAG TIL REVIDERT REGLEMENT 5 5 INNFORDRING Anvendelsesområde Denne paragrafen omhandler fakturering og innfordring av kommunale avgifter, eiendomsskatt, gebyrer, egenandeler og refusjonskrav og gir også bestemmelser om vilkår for konstatering av tap, sletting av krav og endring av betalingsbetingelser. Bestemmelsene gjelder også for innfordring av kommunens utlån. Bestemmelsene gjelder ikke skattekrav (skatt på formue og inntekt). Formål Bestemmelsene skal sikre en korrekt og effektiv fakturering av alle pengekrav kommunen retter mot sine innbyggere/brukere. Videre skal bestemmelsene sikre fullstendighet i oversikten over utestående fordringer, sikre at omfanget av utestående fordringer minimaliseres og at fordringsmassen er reell. Ansvar for innfordringsarbeidet Fakturerende enhet (dvs. den enheten som får inntekten) har ansvaret for at fakturagrunnlaget er korrekt. Dette innebærer både ansvaret for at den enkelte bruker får tilsendt korrekt faktura og ansvaret for at alle som skal faktureres blir fakturert. Fakturerende enhet har videre ansvaret for at eventuelle feil i fakturagrunnlaget omgående korrigeres og at søknader/krav om endring i fakturagrunnlaget behandles og avgjøres uten unødig opphold. Regnskapsavdelingen har ansvaret for rettidig utsendelse av faktura i samsvar med mottatt fakturagrunnlag, for innfordring av alle misligholdte krav og for inngåelse av betalingsavtaler. Videre ansvaret for at konstaterte tap blir utgiftsført, lagt til langtidsovervåkning og for løpende vurdering av fordringenes godhet. Innfordringsskritt - rekkefølge og frister A) Ved utsendelse påføres fakturaene forfallsdato i samsvar med de regler som gjelder for den enkelte ordning. B) To uker etter forfall sendes skriftlig varsel om at inkasso vil bli satt i verk med mindre kravet er betalt 14 dager etter at varslet er mottatt. C) Tre uker etter at skriftlig varsel etter B) er sendt, sendes betalingsoppfordring som bl.a. inneholder opplysning om at rettslig inndriving vil bli iverksatt og det aktuelle tjenestetilbudet opphøre dersom kravet fortsatt ikke er betalt etter ytterligere 14 dager. Særskilt for sosiallån: Dersom innbetaling ikke har funnet sted innen 14 dagersfristen sender sosialseksjonen brev til kunden om videre saksgang. Sosialseksjonen vurderer om lånet skal ettergis eller innfordres. Kopi av sosialseksjonens avgjørelse sendes regnskapsavdelingen. D) Når fristen etter C) er gått ut og kravet fortsatt står ubetalt, opphører det aktuelle tjenestetilbudet og de rettslige innfordringsskritt som er hjemlet i de bestemmelsene som angår den enkelte ordning gjennomføres umiddelbart. Gebyrer, forsinkelsesrenter og omkostninger Ved innfordring av misligholdte krav beregnes gebyrer og forsinkelsesrenter i henhold til maksimumsbestemmelsene i inkassoloven. Eventuelle utlagte omkostninger kreves også inn fra skyldneren. Side 13 av 20

14 Betalingsutsettelse og nedbetalingsavtaler Regnskapsavdelingen har anledning til å gi kortere utsettelser av betalingsfristen og inngå avtaler om betaling i rater. Avskrivning av konstaterte tap Krav skal konstateres tapt og avskrives når minst ett av disse vilkårene er oppfylt: - konkurs-/dødsbobehandling er avsluttet - akkord er stadfestet - foreldelse er inntrådt - utleggsforretning ikke har ført fram - saken er avgjort ved rettsavgjørelse eller dom - gjeld skal ettergis i forbindelse med gjeldsordning etter gjeldsordningsloven - rådmannen finner at skyldig beløp er for lite til å rettferdiggjøre bruk av tvangsinnfordring Regnskapsavdelingen utgiftsfører konstaterte tap i driftsregnskapet og reduserer balanseposten kortsiktige fordringer tilsvarende. Langtidsovervåking iverksettes der grunnlaget for dette er tilstede. Side 14 av 20

15 Sak 42/07 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 42/07 Sakstittel: FULLMAKT TIL LÅNEOPPTAK Arkivsaknr: 07/1853 Saksbehandler: RKO/ØKO/SKR Stein Kristian Andersen K-kode: 202 Saksnummer Utvalg Møtedato / Kommunestyret 42/07 Økonomi- og administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Rådmannen gis fullmakt til å foreta ytterligere låneopptak med inntil kr 375 millioner i tillegg til de kr 625 millioner som kommunen allerede har i lånegjeld. Maksimal låneramme blir da kr 1 milliard som skal betjenes over regnskapene til henholdsvis Sørum kommunale eiendomsselskap KF, Sørum kommunalteknikk KF og Sørum kommune i samsvar med behovet for finansiering av investeringer vedtatt av kommunestyret. Tidligere behandlinger: Side 15 av 20

16 Sak 42/07 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 07/1853 Sakstittel: FULLMAKT TIL LÅNEOPPTAK K-kode: 202 Saksbehandler: Stein Kristian Andersen Innstilling: Rådmannen gis fullmakt til å foreta ytterligere låneopptak med inntil kr 375 millioner i tillegg til de kr 625 millioner som kommunen allerede har i lånegjeld. Maksimal låneramme blir da kr 1 milliard som skal betjenes over regnskapene til henholdsvis Sørum kommunale eiendomsselskap KF, Sørum kommunalteknikk KF og Sørum kommune i samsvar med behovet for finansiering av investeringer vedtatt av kommunestyret. Rådmannens fullmakt til låneopptak foreslås utvidet til kr 1 milliard for å finansiere foreslåtte investeringer. Vedlegg: 1. Finansieringsbehov i økonomiplanperioden Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Sak 65/04 Fullmakt til låneopptak, lånerammer for foretakene og framgangsmåte for nedbetaling av lån Sak 66/05 Årsbudsjett 2006 for Sørum kommunalteknikk KF Saksutredning: Bakgrunn for saken: De framlagte forslagene til handlingsplaner med økonomiplan for kommunen og foretakene forutsetter fortsatt betydelige investeringer som helt eller delvis må lånefinansieres. Saksopplysninger: Kommunestyret ga i sak 65/04 rådmannen fullmakt til å foreta låneopptak for inntil kr 600 millioner. Ved budsjettbehandlingen for 2006 ble lånerammen utvidet med ytterligere kr 25 millioner (k-sak 66/05), slik at den totale lånerammen nå utgjør kr 625 millioner. Lånerammen er fullt utnyttet pr. 31. desember Vedlagte oversikt over finansieringsbehov i økonomiplanperioden viser behov for ytterligere låneopptak i størrelsesorden minimum kr 400 millioner. Det største lånebehovet ligger i Sørum kommunale eiendomsselskap KF med foreslåtte investeringer i Sørvald bo- og behandlingssenter, rehabilitering av Blaker aldersheim, ny barnehage i midtbygda og boliger for funksjonshemmede. I tillegg er det i oversikten lagt inn forutsetning om investering i ungdomsskoleløsning på Frogner etter utløpet av planperioden. Sørum kommunalteknikk KF vil fortsatt ha betydelige årlige investeringer i utskifting av eksisterende vann- og avløpsanlegg og etablering av nye. En eventuell investering i slamanlegg på Krokstad kommer i tillegg til de investeringer som er inkludert i oversikten. Selve kommuneregnskapet er pr i dag uten lånegjeld og det er også forutsatt at utlån av Startlån i planperioden kan finansieres med avdrag på tidligere innvilgede lån. Avdrag på tidligere lån har Side 16 av 20

17 Sak 42/07 imidlertid vist seg å være en usikker finansieringskilde. Rådmannen bør derfor ha mulighet til å ta opp lån til videreutlån i Husbanken dersom dette viser seg nødvendig for å finansiere nye Startlån. Forhold til eksisterende plandokumenter: Denne saken gjelder finansiering av investeringer som er foreslått i de framlagte handlingsplaner med økonomiplan Forhold til gjeldende vedtak: Utvider vedtatt låneramme med kr 375 millioner. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Ingen (gjelder finansiering av foreslåtte investeringer). Drift, vedlikehold: De driftsmessige konsekvensene av økte låneopptak er innarbeidet i driftsbudsjettene for planperioden. Bærekraftig utvikling: De investeringene som er nødvendige for å kunne yte gode tjenester til kommunens raskt voksende befolkning ser ut til å kunne finansieres innenfor rammene av en bærekraftig økonomisk utvikling. Bemanningskonsekvenser: Ingen Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Nei Alternative løsninger: Ingen, gitt det foreslåtte investeringsnivået i planperioden, men alternative vedtak om investeringer vil også gi alternative valg av finansieringsløsninger. Vurdering: Med de investeringer som er foreslått i økonomiplanperioden er kommunen godt rustet til å yte gode tjenester både til kommunens nåværende befolkning og til å motta den befolkningsøkning som forventes å komme de nærmeste årene. De driftsmessige konsekvensene av økte låneopptak er innarbeidet i driftsbudsjettene for planperioden. Usikkerhetsmomentet ligger i renteutviklingen. Det er tatt høyde for et rentenivå tilsvarende det Norges bank definerer som normalnivå, dvs 5-6 %. Ved renteøkninger utover dette nivået vil kommunen kunne få et problem med å unngå nedskjæringer i driften. Utskrift av saken til: Økonomisjefen for effektuering Sørumsand, den 30. april 2007 Rannveig E. Eidet, rådmann Side 17 av 20

18 Sak 42/07 VEDLEGG 1 INVESTERINGER OG FINANSIERINGSBEHOV Eiendomsselskapet Kommunalteknikk Bygg- og anleggsaktiva , ,13 Egenkapitalinnskudd KLP , ,00 Pensjonsmidler , ,00 Sum anleggsmidler , ,13 Egenkapital ,00 0,00 Akkumulert driftsresultat , ,12 Pensjonsforpliktelser , ,00 Sum finansieringsbehov , ,01 pr Banklån pr , ,00 Gjenstående lånemidler , ,99 Avskrivninger , ,00 Investeringer , ,00 Finansieringsbehov , ,01 Investeringer * , ,00 Avskrivninger , ,00 Finansieringsbehov ØP , ,01 U-skole Frogner, minimum ,00 Samlet finansieringsbehov , ,01 * Eiendomsforetaket: Sørvald ,00 Blaker aldershjem ,00 Barnehage Midtbygda ,00 Boliger funksjonshemmede ,00 Sum ,00 Side 18 av 20

19 Sak 43/07 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 43/07 Sakstittel: ARBEIDSAVTALE FOR RÅDMANNEN Arkivsaknr: 07/2133 Saksbehandler: RKO/ORD/HMJ Hans Marius Johnsen K-kode: 404 &01 Gradering: Unntatt offentlighet, off.loven 6 pkt. 2 Saksnummer Utvalg Møtedato 43/07 Økonomi- og administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Saken legges fram uten innstilling. Tidligere behandlinger: Side 19 av 20

20 Sak 43/07 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 07/2133 Sakstittel: ARBEIDSAVTALE FOR RÅDMANNEN K-kode: 404 &01 Saksbehandler: Hans Marius Johnsen Gradering: Unntatt offentlighet, off.loven 6 pkt. 2 Innstilling: Saken legges fram uten innstilling. Vedlegg: 1. Utkast: Arbeidsavtale for rådmannen. Saksutredning: Bakgrunn for saken: Ordfører viser til tidligere diskusjon i økonomi- og administrasjonsutvalget vedrørende arbeidsavtale for rådmannen. Saksopplysninger/anbefaling: Det anbefales at Sørum kommune inngår en arbeidsavtale med rådmannen på lik linje med de fleste av våre nabokommuner. Foreliggende utkast til avtale er utarbeidet i et samarbeid mellom ordfører og rådmann. Utgangspunktet har vært mønsteravtale fra Kommunenes Sentralforbund, og tilsvarende fra Norsk rådmannsforum. Avtalen er en gjennomarbeidet helhet. Kommunens advokat Morten F. Arnesen har gjennomgått avtalen og har ingen merknader til den slik den foreligger. Saken sendes ut unntatt offentlighet/rosa ark med tanke på behandling i Ø/A-møtet 23. mai Dersom Ø/A har vesentlige innvendinger til avtalen, bes dette tatt opp i møtet. Utskrift av saken til: Rådmannen Personal- og organisasjonssjefen Ordfører Sørumsand, den Ordfører Hans Marius Johnsen Side 20 av 20