ÅRSMØTEPROTOKOLL SAMARBEIDSFORUM

Transkript

1 ÅRSMØTEPROTOKOLL SAMARBEIDSFORUM Tid: 28. Oktober 2014, klokken 12:00 Sted: Møterom E1 118 i Realfagbygget, NTNU, Trondheim Til stede: Fra administrasjonen: Kristin Misund Øyvind Gregersen Bente Cecilie Krogh Anne Helene Barsnes Per Kristian Aagaard Arne Grinslingås (kom under sak 4) Trond Brandvik Silje Uhlen Maurset Øvrige: Lillian Hanssen Pernille Langeland Torfinn Haaland Frederik Steineke Jorunn Voje Jenny Bremer Kjetil Tvedt Eva Madland Lisbeth Aune Sara Eidin Velkommen og innledning til Årsmøte inkludert presentasjon av påtroppende koordinator ved Øyvind Gregersen Øyvind ønsket velkommen til årsmøte. Samarbeidsforum har ansatt Arne Grinslingås som ny koordinator fra og med 1. Januar Han er ansatt som professor 2 og tar over rollen Øyvind har hatt fram til nå. Arne Grinslingås var ikke tilstede ved dette tidspunktet, så presentasjonen ble forskjøvet ut i programmet. Hvordan jobber Norsk Industri med rekruttering ved Kjetil Tvedt Kjetil Tvedt orienterte hvordan Norsk Industri jobber med rekruttering. Viktige momenter er gjengitt i vedlagt presentasjon. Det ble samtidig orientert om planene til Samarbeidsforum om å lansere promoteringsvideoer for fire forskjellige studieprogram i løpet av året. Gjennomgang av årets rekrutteringsaktiviteter ved Øyvind Gregersen og Anne Helene Barsnes. Øyvind Gregersen og Anne Helene Barsnes orienterte om både gjennomførte og planlagte rekrutteringsaktiviteter. Viktige momenter er gjengitt i vedlagt presentasjon 1

2 Presentasjon av NTNUs nye rekrutteringspolitikk og rekrutteringsarbeid ved Ranveig Heggem og Jenny Bremer. Ranveig Heggem og Jenny Bremer fra rekruttering og opptak på NTNU orienterte kort om den nye rekrutteringspolitikken. En viktig endring er at fakultetene nå er ansvarlig for rekrutteringstiltak til 2 årige masterstudier. Andre viktige momenter er gjengitt i vedlagt presentasjon. I etterkant av presentasjon ble Arne Grinslingås presentert for årsmøte. Presentasjon av årets søkertall ved Lillian Hansen og Øyvind Gregersen Lillian Hansen og Øyvind Gregersen orienterte kort om årets søkertall og hvordan disse har endret seg i løpet av årene. Fra 2013 til 2014 var det økning i søkertallene for de fleste studiene ved NT. Det er imidlertid nødvendig med ytterligere bedring i søkertallene for å kunne øke antall studenter ved studieretningene Materialteknolog, Industriell kjemi og bioteknologi og BSc i Kjemi. Viktige momenter er gjengitt i vedlagt presentasjon Presentasjon av årets spørreundersøkelse til 1. årsstudenter om effekten av rekrutteringstiltak ved Anne Helene Barsnes Anne Helene Barsnes orienterte kort om resultatene fra spørreundersøkelsen. Informasjon fra web er den klart viktigste enkeltfaktoren for studievalg. Andre viktige momenter er gjengitt i vedlagt presentasjon. Presentasjon av Samarbeidsforums styret og deres arbeid i Per Kristian Aagaard presenterte kort om sammensetningen av styret og hvilke arbeidsoppgaver de har hatt. Han takket styret og spesielt Marianne og Øyvind for godt arbeid i Presentasjon av utdannelsesbakgrunnen for sivilingeniør utdanningen i fysikk og matematikk. Studentens nytteverdi og relevans for fremtidige arbeidsplasser ved Kine Hansvold. Kine Hansvold, student ved fysikk og matematikk, presenterte studiets oppbygning og dens relevans knyttet opp mot arbeidslivet. Møte ble avsluttet kl

3 MØTE 05/14 PROTOKOLL FRA ÅRSMØTE SAMARBEIDSFORUM Tid: 28. Oktober 2014, klokken 15:00 Sted: Møterom E1 118 i Realfagbygget, NTNU, Trondheim Til stede: Kristin Misund Bente Cecilie Krogh Per Kristian Aagaard Trond Brandvik Silje Uhlen Maurset Lillian Hanssen Fra administrasjonen: Øyvind Gregersen Anne Helene Barsnes (referent) Øvrige: Arne Grislingås Styresak 1: Økonomisk status i forhold til budsjett 2014 ved Øyvind Gregersen Øyvind Gregersen presenterte en sammenligning mellom utgiftene, prognosen og budsjettet for En del kostnader ser ut til å gå under budsjett. Selv om noen poster vil gå over budsjettet, anslår Øyvind Gregersen at Samarbeidsforum kommer til å gå under budsjett. Prognosen er ikke justert og gir dermed et noe uriktig bilde. Sammenlignet med den fremlagte prognosen er det ventet at utgifter til koordinator blir 0 i 2014, ikke 100kkr som anslått i det presenterte budsjettet. Det forventede overskuddet i 2014 blir overført til budsjettet i Øyvind Gregersen ønsket i tillegg en diskusjon rundt føringene til budsjettet og handlingsplanen til neste år. Styret har allerede bevilget kr til realfagsløypene til neste år. Styret er enig i at de ønsker å gi et økonomisk handlingsrom til Arne Grislingås for nye ideer. Fra presentasjonen om spørreundersøkelsen blant 1. årsstudentene har de sett viktighet av nett. Det er derfor viktig at nettsidene vedlikeholdes, men det avventes med nye endringer fram til den nye rekrutteringskampanjen til NTNU er klar. Samtidig er det viktig at det jobbes med å få nye medlemsbedrifter til Samarbeidsforum, og det bør bli tatt høyde for dette i budsjettet for Her det ønskelig å se litt bredere og se på for eksempel offentlig sektor og engineering bedrifter. Samarbeidsforum har ansatt en student for å lage promoteringsvideoer til fire forskjellige studieretninger. Styret ønsker å se disse ved neste møte. 1

4 Styresak 2: Forslag til endringer av vedtekter Den originale ordlyd av vedtektene lyder som følgende: Styret tilsetter en koordinator for Samarbeidsforumets virksomhet. Koordinatoren lønnes på timesbasis etter særskilt avtale. Årsmøte Samarbeidsforumets årsmøte arrangeres om høsten. Årsmøtet behandler følgende saker: Rapport for virksomheten siste år Regnskap for siste år og foreløpig budsjett for neste år Forslag til handlingsplan Innmeldte saker Valg av styremedlemmer inkludert styreleder fra medlemsbedriftene med valgperiode på to år. Vedtektene ble enstemmig endret til følgende ordlyd: Styret godkjenner kandidat til koordinator for Samarbeidsforum og påser at NT fakultet gjennomfører ansettelsen. Koordinatoren lønnes etter særskilt avtale. Årsmøte Samarbeidsforumets årsmøte arrangeres i løpet av årets første kvartal. Årsmøtet behandler følgende saker: Rapport for virksomheten siste år Orienteres om regnskap for siste år og budsjett for neste år Forslag til handlingsplan Innmeldte saker Valg av styremedlemmer inkludert styreleder fra medlemsbedriftene med valgperiode på to år. Det ble samtidig ytret et ønske om å definere nærmere hvor mange representanter en bedrift kan stille med på årsmøte og hvor mange av disse representantene som skal ha stemmerett. Årsmøtet ble enig om at dette skal behandles som sak på neste årsmøte. Styresak 3: Valg av to nye styrerepresentanter. Styret utpekte Øyvind Gregersen som valgkomite ved forrige møte. Etter å ha snakket med de to representantene som var til valg, innstilte Øyvind Gregersen begge til gjenvalg. Kristin Misund og Trond Furu kandidatene ble valgt som styremedlemmer for perioden 2015 tom 2016 ved akklamasjon. 2

5 Til neste år vil 3 plasser være til valg. Disse kommer til å velges i første kvartal i 2016 på grunn av endringen i tidsplanen til årsmøte. Styresak 4: Eventuelt Statoil er medlem via Akademiaavtalen. Denne avtalen ble reforhandlet i slutten av Det er etter reforhandlingen ikke sikkert at Samarbeidsforum faller innenfor den typen prosjekt avtalen finansierer. Koordinatoren for Samarbeidsforum har i samråd med Statoil sent inn en ny søknad om medlemskapet til Statoil til styringsgruppen for Akademiaavtalen. 3

6 Samarbeidsforum NT Regnskap pr Budsjett 2014 Prognose 2014 Medlemsavgifter NT- cashbidrag NT egenandel seniorkonsulent Egenandel indirekte kostnader NT Sum inntekter Lønn koordinator Lønn seniorkonsulent Rekruttering av nye medlemsbedrifter Indirekte kostnader Sum kostnader administrasjon Lønn studenter, knyttet til gjennomføring av aktiviteter Andre kostnader knyttet til gjennomføring av aktiviteter Reisekostnader Møter og Repr Brosjyrer Støtte til linjeforeninger ved fakultetet Vektorprogrammet Realfagsløypene Researchers Night Andre kostnader Sum andre kostnader Resultat