LotusLive. LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

Transkript

1 LotusLive LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

2

3 LotusLive LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

4 Merknad Før du bruker denne informasjonen og produktet den støtter, må du lese informasjonen i Merknader på side 181. Merknad Denne utgaven gjelder LotusLive Engage og LotusLive Forbindelser og alle påfølgende utgaver og endringer, inntil annet oppgis i nye utgaver. Copyright IBM Corporation 2010, 2011.

5 Kapittel 1. LotusLive Aktiviteter Organiser innhold og prioriter oppgaver knyttet til et prosjektmål. Første gang du bruker aktiviteter? Se en video for å lære mer om Aktiviteter. Nyeste oppdateringer Finn ut hvilke funksjoner som er lagt til siden forrige oppdatering. Bruk Aktiviteter Velkommen til Aktiviteter v v v Opprett en aktivitet for å organisere et gruppeprosjekt Hold oversikt over og tildel gjøremål Bruk om igjen en aktivitet du opprettet for å holde oversikt over en gjentakende oppgave Klikk på emnene i innholdsfortegnelsen for å få hjelp til andre oppgaver. Logg deg på Aktiviteter for å åpne og opprette aktiviteter, og legge inn oppføringer i aktivitetene. Hjemmesiden for Aktiviteter kan være glissen når du begynner å bruke aktiviteter. Etter hvert som du oppretter aktiviteter eller blir lagt til i andre personers aktiviteter, blir det mer innhold på denne siden. For å hjelpe deg med å navigere på siden, inneholder tabellen nedenfor tilgjengelige visninger: Tabell 1. Aktiviteter-visninger Visning Mine aktiviteter Fullført Deaktiverte aktiviteter Beskrivelse Viser aktiviteter du har opprettet eller er lagt til i som medlem, inkludert aktiviteter i private fellesskap. Denne visningen omfatter ikke aktivitetene for organisasjonen din. Dette er standardvisningen. Viser aktiviteter som er merket som fullførte. Hver aktivitet er opprettet med et mål. Når dette målet er nådd, blir aktiviteten merket som fullført. Fullførte aktiviteter blir fjernet fra visningen Mine aktiviteter. Viser aktivitetene du har deaktivert. Hvis du tilhører en aktivitet som du ikke er interessert i, kan du deaktivere aktiviteten for å fjerne den fra visningen Mine aktiviteter. IBM Corporation 2007, 2011 IBM 2010,

6 Tabell 1. Aktiviteter-visninger (fortsettelse) Visning Papirkurv Prioriterte aktiviteter <Din organisasjon> Aktiviteter Koder Beskrivelse Viser aktivitetene eller oppføringene som er slettet. Du kan gjenopprette slettede elementer, men bare hvis du gjør det før papirkurven blir tømt. Administratoren definerer hvor ofte papirkurven skal tømmes. Inneholder kobler til aktiviteter du har merket som med høy eller middels prioritet. Etter hvert som listen vokser, er det nyttig å prioritere dem etter viktighet for deg. Prioritetsinnstillinger er unike for hver enkelt bruker. Ingen andre medlemmer kan se disse samlingene. Hvis du merker de viktigste aktivitetene for deg som Høy prioritet, kan du få raskere tilgang til dem fra visningen Høy prioritet. Viser aktivitetene for organisasjonen din, der <Din organisasjon> er navnet på din organisasjon, som du har tilgang til selv om du ikke er oppført som medlem. Aktivitetene for organisasjonen din kan sees av alle i organisasjonen og av gjestemedlemmer som er gitt tilgang til noen aktiviteter. Aktive, fullførte eller slettede aktiviteter i organisasjonen din er bare tilgjengelige fra Aktiviteter-seksjonen for organisasjonen din. Viser alle kodene som er tildelt til dine aktiviteter. Du kan velge hvordan kodene i kodesamlingen skal vises: i en liste eller en sky. En kodeliste viser kodene i en liste som har de mest populære kodene først. En kodesky viser hvor populære kodene i samlingen er, ved å gruppere kodene sammen og vise de hyppigst brukte kodene med større, mørkere tekst, og koder som brukes sjeldnere med mindre, lysere tekst. Innenfor en aktivitet inneholder visningen Koder aller kodene som er tildelt til aktivitetsoppføringene. Merk: Du kan sortere visningene etter hvor nye de er, etter forfallsdato eller etter navn. De følgende kategoriene er tilgjengelige fra visningene: Tabell 2. Aktiviteter-kategorier Kategori Aktiviteter Beskrivelse Viser aktiviteter du har opprettet eller er lagt til i som medlem. Denne kategorien er standardkategorien. Fra en aktivitet kan du klikke i denne kategorien for å avslutte den gjeldende aktiviteten og går tilbake til visningen Mine aktiviteter. 2 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

7 Tabell 2. Aktiviteter-kategorier (fortsettelse) Kategori Huskeliste Aktivitetsmaler Nyeste oppdateringer Beskrivelse Viser de åpne huskelisteoppføringene som er tildelt til deg fra alle aktivitetene dine. Denne kategorien er et fint sted å gå til når du skal se hvilke handlinger du må utføre for å fullføre prosjekter. Viser aktivitetsmaler du har opprettet, eller som andre medlemmer deler med deg. Viser en liste over de nyeste endringene som er gjort i aktivitetene i visningen Mine aktiviteter. Nylig utførte endringer som blir vist, omfatter hvilke som helst av disse handlingene: v starte en aktivitet v legge til en oppføring v legge til et gjøremål v legge til en seksjon v legge til en kommentar v redigere, kopiere, flytte eller slette v lagre en oppføringsmal v endre prioritet v legge til medlemmer Den omfatter ikke oppdateringer som er gjort i aktiviteter i organisasjonen din eller aktiviteter som du har deaktivert. I en aktivitet kan du klikke på Nyeste oppdateringer fra navigeringslinjen for å åpne en visning som viser de nyeste endringene som er gjort i den gjeldende aktiviteten. Opplever du at du ikke ser så mye når du åpner applikasjonen Aktiviteter? Legg til noe innhold ved å starte en aktivitet! Først identifiserer du et mål, for eksempel å opprette en presentasjon, rette en feil eller undersøke et emne. Opprett en aktivitet for å spore dette målet. Deretter kan du legge til oppføringer i aktiviteten for å registrere nødvendige oppgaver, lagre tilknyttede dokumenter og samle personene som du trenger for å nå målet. Video: Kort oversikt over hvordan Møter, Filer, Aktiviteter og Fellesskap fungerer sammen Ofte stilte spørsmål i Aktiviteter Dette emnet inneholder spørsmål som Aktiviteter-brukere har stilt oftest, og gir korte svar på dem. v Hva er en aktivitet og hva er en fellesskapsaktivitet? v Kan jeg gjøre om en standardaktivitet til en fellesskapsaktivitet? v Hvordan vet jeg hvilken type aktivitet jeg ser på? v Hva er koder og hvorfor skal jeg bruke dem? Kapittel 1. Aktiviteter 3

8 v Hva er et tilpasset felt? v Hva er en oppføringsmal? v Hva er en aktivitetsmal? v Hvorfor kan jeg ikke dra og slippe en oppføring? v Hvordan kan jeg lage struktur i aktiviteten min? v Hva er en seksjon? v Hvorfor er visningen Mine aktiviteter tom? v Hvordan kan jeg forhindre at uønskede aktiviteter roter til visningene? v Hvordan bestemmer jeg om jeg skal slette, fullføre eller deaktivere en aktivitet? v Hvorfor kan jeg ikke slette et medlem fra en aktivitet? Hva er en aktivitet? En aktivitet er et sted der personer som er involvert i et prosjekt, kan dele informasjon, tildele oppgaver og dele ressurser, som for eksempel filer, verktøy og websteder. Hva er en fellesskapsaktivitet? Det blir opprettet en fellesskapsaktivitet fra et fellesskap, og den blir tilgjengelig fra aktivitetswidgeten i et fellesskap eller fra applikasjonen Aktiviteter. En fellesskapsaktivitet kan hjelpe et fellesskap med å samarbeide for å nå et bestemt nål. Fellesskapsaktiviteter blir vist i Aktiviteter-visninger. Når du åpner en fellesskapsaktivitet, får du se informasjon om fellesskapet den tilhører, i et fellesskapskort i navigeringsruten. Fellesskapskortet inneholder koblinger du kan klikke på for å gå til Fellesskap-applikasjonen og arbeide med det tilknyttede fellesskapet. Kan jeg gjøre om en standardaktivitet til en fellesskapsaktivitet? Det er ingen automatisk måte å gjøre om en aktivitet på. Du kan imidlertid følge beskrivelsen nedenfor for å starte en fellesskapsaktivitet som inneholder det meste av innholdet i en standardaktivitet. 1. Fra Aktiviteter lagrer du standardaktiviteten som en aktivitetsmal. 2. Start en ny aktivitet fra fellesskapet. Klikk på Velg en aktivitetsmal ved siden av Mal i skjemaet for den nye aktiviteten, og velg deretter malen du opprettet i forrige trinn. 3. For å unngå av du forveksler standard- og fellesskapsversjonen av aktiviteten kan du enten slette den opprinnelige aktiviteten hvis den ikke trengs lenger, eller oppgi et annet navn for fellesskapsversjonen av aktiviteten. Merk: Medlemmene fra den opprinnelige aktiviteten kan ikke legges til i fellesskapversjonen av aktiviteten. Medlemslisten for fellesskapsaktiviteten bestemmes av medlemslisten for fellesskapet. Du kan også dele en standardaktivitet med et fellesskap. Når du deler en aktivitet med et fellesskap, blir denne aktiviteten lagt til i listen over tilgjengelige aktiviteter i det fellesskapet den ble delt med. Hvordan vet jeg hvilken type aktivitet jeg ser på? Både standard- og fellesskapsaktiviteter blir vist fra visningen Mine aktiviteter i applikasjonen Aktiviteter. Teksten Fellesskapsaktivitet blir vist ved siden av tittelen på en fellesskapsaktivitet. Innenfra en aktivitet vet du at du ser på en fellesskapsaktivitet hvis det blir vist et fellesskapskort øverst i navigeringsruten. Ellers ser du på en standardaktivitet. 4 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

9 Hva er en kode? En kode er en ettordsterm du tildeler til en aktivitet eller en oppføring. Alle tilføyde koder blir vist i en kodesamling som kan vises som en liste eller en sky. Du kan klikke på en kode i kodesamlingen for å hente en liste over oppføringer eller aktiviteter som bruker den samme koden. Hva er fordelene ved å bruke koder? v Finne innhold du har lagt til. Når du kategoriserer oppføringer eller aktiviteter med ett enkelt ord som du definerer, blir det enklere å finne oppføringen eller aktiviteten senere fordi koden blir lagt til i kodesamlingen. Fra en enkelt aktivitet eller en aktivitetsvisning kan du klikke på koden i kodesamlingen for å hente den tilknyttede oppføringen eller aktiviteten. v Finne beslektet innhold. Ikke bare blir oppføringen eller aktiviteten du kodet, returnert når du klikker på en kode i kodesamlingen, men beslektede aktiviteter eller oppføringer blir også returnert. Alt som er kodet med samme term, enten av deg eller noen andre, og som du har tilgang til, blir returnert. På denne måten hjelper koding deg med å oppdage nye og potensielt nyttig informasjon. v Identifisere trender. Med koding blir det også enklere for deg å finne ut hva kollegene arbeider med, fordi kodesamlingen visualiserer det mest populære kodene. Kodeskyen viser de mest brukte kodene i en større, fetere skrift. Kodelisten viser de mest brukte kodene øverst i listen. Ett blikk på kodesamlingen kan dermed fortelle deg hva medlemmene av dine aktiviteter er aller mest interessert i. Hva er et tilpasset felt? Tilpassede felt er felt som du kan legge til i en oppføring for å samle bestemte typer informasjon. De følgende felttypene støttes: v Dato. Lagrer en datoverdi. Du kan skrive inn en dato i feltet eller velge en dato fra kalenderkontrollen som blir vist når feltet har fokus. v Person. Lagrer et navn. Når du begynner å skrive en persons navn i feltet, blir det vist en liste over navn fra katalogen. Du kan velge et navn fra listen, eller du kan fortsette å skrive personens navn eller e-postadresse. v Tekst. Lagrer uformatert tekst. Du kan legge til et hvilket som helst antall av disse felttypene, og deretter tilpasse dem ved å endre feltetikettene. Hver oppføring får som standard navn etter felttypen. Datofeltet får for eksempel navnet Dato. Du kan deretter endre feltetiketten slik at den gjenspeiler informasjonen du vil samle i Dato-feltet. Du kan for eksempel endre navn på feltet til Tidsfrist. Ved å legge til flere nye tilpassede felt, og endre navn på dem, kan du opprette en tilpasset oppføring. Hva er en oppføringsmal? En oppføringsmal er en prototyp på en oppføring. Siden du kan legge til tilpassede felt i en oppføring, kan du også lagre en tilpasset oppføring som en oppføringsmal, slik at du kan bruke den på nytt senere. Hva er en aktivitetsmal? En aktivitetsmal er en prototyp på en aktivitet. Du kan bruke en mal for å legge inn de nødvendige trinnene, kontaktene, ressursene og verktøyene som trengs for å fullføre en felles prosess. Når du har opprettet en mal, kan du opprette flere aktiviteter fra den for hvert prosjekt du starter opp, og som bruker den prosessen. Du kan opprette en mal fra en Kapittel 1. Aktiviteter 5

10 fellesskapsaktivitet og en fellesskapsaktivitet fra en mal. Du kan imidlertid ikke knytte medlemsinformasjon til en fellesskapsaktivitetsmal. Hvorfor kan jeg ikke dra og slippe en oppføring? Du har kanskje ikke tillatelse til å redigere posten. Du kan bare flytte oppføringer du kan redigere. Eiere kan dra og slippe alle oppføringer, og forfattere kan dra og slippe bare oppføringer de har opprettet. En rask metode for å finne ut om du har tillatelse til å flytte en oppføring, er å holde musemarkøren over oppføringen. Hvis du kan flytte den, blir det vist et drahåndtak. Hvis du ikke kan flytte den, blir det ikke vist noe. For å hjelpe deg med å finne ut hvor du kan slippe en oppføring blir det vist en slippeboks når du drar oppføringen til et område der den kan slippes. Hvordan kan jeg lage struktur i aktiviteten min? Bruk visningen Aktivitetsdisposisjon. Som standard har visningen en flat struktur. Du kan lage struktur ved å gruppere oppføringer i seksjoner. Hva er en seksjon? En seksjon fungerer som en beholder for et sett av aktivitetsoppføringer. Når du legger til seksjoner i en aktivitet, lager du en struktur i aktiviteten. I stedet for å la strukturen bli definert av en oppføringstråd eller datoen da oppføringer ble lagt til, kan du bruke seksjoner til å gruppere oppføringer på en måte som gir mening for deg og andre aktivitetsmedlemmer. Du kan ikke opprette et hierarki med flere lag i en aktivitet, og du kan ikke legge til seksjoner i en seksjon. Hvorfor er visningen Mine aktiviteter tom? Visningen Mine aktiviteter viser alle de aktive aktiviteten du har tilgang til. Denne visningen er tom i følgende situasjoner: v v Du er en ny bruker. Denne visningen er tom til du oppretter en aktivitet eller blir lagt til i en aktivitet av en annen bruker. Aktivitetene dine er automatisk merket som fullført på grunn av uvirksomhet. Hvis du ikke er en ny bruker og du har deltatt i aktiviteter tidligere, men de ikke blir vist i Mine aktiviteter, kan du se etter dem i visningen Fullført. Som standard merker serveren en aktivitet som fullført hvis den ikke har vært oppdatert på 90 dager. Hvis en aktivitet har blitt merket som fullført, men ikke skulle ha blitt det, kan den gjenopprettes til visningen Mine aktiviteter av aktivitetseieren. Hvis du ikke eier aktiviteten, må du be eieren om å gjenopprette den. (Du finner ut hvem som eier den, ved å åpne aktiviteten fra visningen Fullført og utvide seksjonen Medlemmer.) Hvis du er eieren og du vil gjenopprette aktiviteten, finner du frem til den i visningen Fullført, klikker på Mer for å utvide aktivitetsbeskrivelsen og klikker deretter på Gjenopprett. Merk: Systemadministratoren kan endre hvor lenge det går før aktiviteter automatisk blir merket som fullført. v Hvis det finnes en aktivitet som du vet at du har hatt tilgang til tidligere, men som du ikke finner i visningen Mine aktiviteter, kan du prøve å se i visningen Aktiv under <Din organisasjon> Aktiviteter, der <Din organisasjon> er navnet på din organisasjon. Din organisasjons aktiviteter har ingen medlemskapsliste. Alle i organisasjonen som har tilgang til Aktiviteter-serveren, har tilgang til den. Din organisasjons aktiviteter blir ikke vist i visningen Mine aktiviteter. Hvordan kan jeg forhindre at uønskede aktiviteter roter til visningene? En metode er å redusere antall aktiviteter i visningen Mine aktiviteter. 6 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

11 Hva er en aktivitet? Merk alltid aktiviteter med oppnådd mål som ferdige. Denne handlingen fjerner dem fra visningen Mine aktiviteter. Du kan også deaktivere en aktivitet. Når du gjør det, blir den fjernet fra visningen Mine aktiviteter. En annen metode er å tildele prioritetsnivåer til aktivitetene. Du kan for eksempel merke viktige aktiviteter som med høy prioritet. Når du gjør det, blir de lagt til i visningen Høy prioritet. Deretter kan du gå direkte til denne visningen for å finne ut hva som er nytt i de aktivitetene du bryr deg mest om. Det beste er at prioritetsinnstillingene du oppgir, er private. Prioritetsvisningene som er et resultat av dem, er unike for ditt miljø. Med andre ord vil sjefen ikke kunne finne ut om du deaktiverer en aktivitet. Hvordan bestemmer jeg om jeg skal slette, fullføre eller deaktivere en aktivitet? v v Slette. Slett bare en aktivitet som du og alle aktivitetsmedlemmene ikke lenger trenger. Når en aktivitet blir slettet, blir den flyttet til visningen Papirkurv. Du kan gjenopprette en slettet aktivitet fra Papirkurv-visningen, men bare inntil papirkurven blir tømt. Tømming av papirkurven blir gjort etter en plan som er oppgitt av administratoren. Du kan bare slette en aktivitet som du eier. Fullføre. Når du er ferdig med å bruke en aktivitet til å spore fremdriften av et arbeidsprosjekt, merker du den som fullført. Når en aktivitet fullføres, blir den flyttet til visningen Fullført. Du kan alltid referere til fullførte aktiviteter fra visningen Fullført. Denne visningen blir ikke tømt. Du kan bare fullføre en aktivitet som du eier. v Deaktivere. Hvis du ikke er interessert i en aktivitet, kan du deaktivere den for å hindre at den blir vist i dine hovedvisninger. Den viktigheten du definerer for aktivitetene, er privat. Dermed vil ingen andre medlemmer vite det hvis du deaktiverer en aktivitet. Medlemmer kan fremdeles sende deg varsler om bestemte oppføringer. En hvilken som helst medlemsrolle kan deaktivere en aktivitet. Hvorfor kan jeg ikke slette et medlem fra en aktivitet? Du må være aktivitetens forfatter eller eier for å kunne fjerne et medlem. Eiere kan fjerne et hvilket som helst medlem. En forfatter kan bare fjerne lesere og andre forfattere. Du kan fjerne deg selv fra en aktivitet, men bare hvis du ikke er den siste gjenværende eieren av aktiviteten eller firmaeier. Hvis det er tilfelle, kan du endre rollen til et eksisterende medlem til Eier, og deretter slette deg selv. Du kan bare redigere medlemslisten for en fellesskapsaktivitet hvis medlemmene ble lagt til enkeltvis og ikke som en del av hele fellesskapets medlemsliste, og du kan bare fjerne forfattere og lesere. Hvis hele fellesskapets medlemsliste fikk tilgang til aktiviteten, må du fjerne medlemmet fra det tilknyttede fellesskapet. Hvis du skal fjerne et medlem, utvider du Medlemmer, klikker på Slett-ikonet ved siden av personens navn, og deretter klikker du på OK. Når du har fjernet et medlem, kan oppføringer som er opprettet av dette medlemmet, likevel vises av gjenværende medlemmer, og de kan redigeres eller slettes av eierne av aktiviteten. Funksjonen Aktiviteter er et web-basert samarbeidsverktøy for å samle inn, organisere, dele og bruke om igjen arbeid knyttet til et prosjektmål. Bruk Aktiviteter til å organisere din gruppes arbeid rundt prosjektoppgaver, i stedet for rundt de mange verktøyene dere bruker til å utføre dem. Kapittel 1. Aktiviteter 7

12 Medlemmer av en aktivitet samhandler på et online-sted der de oppretter, samler inn og deler et sett av ideer og ressurser for å støtte et prosjektmål. Dette er eksempler på prosjekter du kan bruke en aktivitet til å spore: v lede en salgsprosess til en avslutning v forberede et viktig møte v skrive en rapport for en klient v ansette en ny medarbeider En aktivitet er en metode du kan bruke til å organisere arbeidet og samarbeide med andre på et delt websted. Du kan starte en aktivitet fra en enkelt idé eller et fragment av en idé i en e-post. Siden det er enklere å invitere nye medlemmer, kan du samle de personene og ressursene du trenger til å få jobben gjort. Du kan legge inn meldinger, dele filer og koblinger på websteder, og opprette og tildele huskelisteoppføringer. Du kan også legge inn koblinger til andre relaterte aktiviteter i en aktivitet. Fellesskapsaktiviteter Du kan også opprette fellesskapsaktiviteter. En fellesskapsaktivitet er en aktivitet som er opprettet i applikasjonen Fellesskap. Fellesskapsaktiviteter er inkludert i standardvisningen Aktiviteter og kan åpnes og redigeres fra applikasjonen Aktiviteter. Det eneste som er spesielt med en fellesskapsaktivitet er medlemskapet. Du kan opprette en fellesskapsaktivitet med en medlemsliste som er den samme som fellesskapets medlemsliste, eller du kan velge å opprette en fellesskapsaktivitet med bare enkelte av fellesskapets medlemmer. Medlemslisten for en aktivitet kan imidlertid ikke inneholde personer som ikke er medlem av fellesskapet som eier aktiviteten. Aktiviteter er en god metode for å forbedre oppmerksomheten og koordineringen i grupper. Når et medlem deler et designdokument, en møteplan eller et regneark for aktiviteten, blir ikke dokumentet bare tilgjengelig for alle i gruppen, men det blir også plassert rett ved siden av alle de andre ressursene for prosjektet. Gruppemedlemmer vet alltid at de kan gå til aktiviteten for å finne informasjon om det siste som har skjedd i prosjektet, og se hvem som har bidratt nylig. Åpne en aktivitet Åpne en aktivitet for å arbeide med oppføringene og medlemmene. De aktive aktivitetene blir vist i visningen Mine aktiviteter. Slik åpner du en aktivitet og viser oppføringene: 1. Hvis visningen Mine aktiviteter ikke er åpen, klikker du på Mine aktiviteter fra navigeringsruten. Hvis du ikke ser Mine aktiviteter i navigeringsruten, må du klikke i kategorien Aktiviteter først. 8 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

13 2. Klikk på aktivitetens tittel. Hvis aktiviteten du leter etter ikke er oppført på gjeldende side, bruker du Neste-knappen nederst i listen for å bla gjennom aktivitetene. Alternativt kan du øke antall aktiviteter som vises på gjeldende side til opptil 100 ved å klikke på et tall nederst i aktivitetslisten. Du kan filtrere listen ved å utvide Koder, og deretter klikke på en kode som er tildelt aktiviteten. Tips: Du bør vurdere å definere aktiviteter du bruker ofte, som med høy prioritet, noe som gjør det enklere å finne dem. Du kan åpne visningen Prioriterte aktiviteter > Høy prioritet for å se en liste over bare de aktiviteten du synes er viktige. Beslektede oppgaver Prioritere aktiviteter på side 44 Prioritering av aktiviteter gjør de enkelt for deg å finne de aktivitetene som er viktigst for deg. Opprette en aktivitet for å organisere et gruppeprosjekt Opprett en aktivitet slik at du får et sted der personene som er involvert i et prosjekt, kan dele informasjon, tildele oppgaver og dele ressurser som verktøy, websteder og filer. Det er enkelt å opprette en aktivitet: Du bare klikker på en knapp og fyller ut et skjema. Det finnes ingen obligatoriske felt. Du kan redigere aktiviteten senere for å legge til eller endre informasjon. Det trengs ikke noen spesiell tilgang for å opprette en aktivitet. Hvis du har tilgang til Aktiviteter-serveren, kan du opprette en aktivitet. Du kan ikke bruke denne prosedyren til å opprette en gruppeaktivitet. Du kan bare opprette en fellesskapsaktivitet fra funksjonen Fellesskap. Se Opprette en fellesskapsaktivitet i hjelpen til Fellesskap hvis du vil ha mer informasjon. 1. Fra visningen Mine aktiviteter klikker du på Start en aktivitet. Hvis du har en åpen aktivitet, ser du ikke knappen Start en aktivitet i navigeringsruten. Klikk på kategorien Aktiviteter for å avslutte den åpne aktiviteten først. Kapittel 1. Aktiviteter 9

14 2. I feltet Navn skriver du inn et kort navn som beskriver hensikten med aktiviteten, for eksempel et prosjektnavn. Aktivitetsnavnet blir vist i emnet til varselmeldingen som blir sendt til brukerne du legger til i aktiviteten som medlemmer. Hvis du ikke oppgir et navn, får aktiviteten navnet Uten tittel. Du kan gi aktiviteten et navn senere ved å redigere den. 3. Velg eller opphev valget av La personer som er eksterne for organisasjonen bli medlemmer i denne aktiviteten for å definere de følgende tillatelsene: v Velg dette alternativet for å ta med medlemmer i organisasjonen eller gjester utenfor organisasjonen. Aktiviteter som tillater eksterne medlemmer, kan deles med fellesskap som tillater eksterne eller interne medlemmer. Du kan senere oppheve valget av denne tillatelsen slik at eksterne medlemmer ikke får tilgang til aktiviteten, bare hvis det ikke finnes noen eksterne medlemmer i aktiviteten. Eksterne aktiviteter blir identifisert av et Ekstern-ikon ved siden av aktivitetstittelen. v Du må ikke velge dette alternativet hvis du bare vil ta med medlemmer i organisasjonen. Aktiviteter som ikke tillater eksterne medlemmer, kan bare deles med fellesskap som ikke tillater eksterne medlemmer. Du kan ikke tillate eksternt medlemskap i en intern aktivitet senere. 4. I feltet Koder oppgir du en kodebetegnelse. Mens du skriver, blir det vist en liste over samsvarende koder fra kodesamlingen. Klikk på en kode for å legge den til, eller fortsett å skrive for å legge til en kode som ikke finnes på listen. Skill flere koder med komma. En kode er en etikett eller et nøkkelord som består av ett ord, som du tildeler en aktivitet for å kategorisere den. Når aktiviteten er lagret, blir koden lagt til i kodesamlingen. Senere kan du bruke koden til å finne denne aktiviteten ved å klikke på koden fra kodesamlingen. Ikke bare blir denne aktiviteten returnert i resultatlisten, men alle aktiviteter med liknende koding blir også inkludert, for å hjelpe deg med å finne beslektet innhold. Vær oppmerksom på at kodesamlingen består av koder som er opprettet av deg og dine kolleger. Hvis ingen har opprettet noen koder ennå, ser du ikke noen liste over samsvarende koder mens du skriver i dette feltet. 5. Legg til medlemmer i aktiviteten ved å velge Person, Gruppe eller Fellesskap fra valglisten Medlemmer. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. Hvis du vil legge til et medlem i en annen rolle enn standardrollen Opphavsperson, klikker du på nedpilen ved siden av feltet Opphavsperson og velger Eier eller Leser. Alternativene for tilgangsnivå er definert på denne måten: v Forfatter. Kan vise innhold og legge til oppføringer. v Eier. Du kan legge til innhold, og vise og redigere alle oppføringer. Som aktivitetsoppretter blir du automatisk lagt til i den som firmaeier. Hver aktivitet må ha en firmaeier. Du kan overføre firmaeierskapet til et annet medlem. v Leser. Kan ikke bidra til en aktivitet. Tilgangen er begrenset til bare visning av innhold. Begynn å skrive personens navn, e-postadresse, gruppe eller fellesskap i feltet andre. Mens du skriver, blir det vist en liste over samsvarende navn i organisasjonen. Klikk på et navn på listen for å legge til denne personen, denne gruppen eller dette fellesskapet. Du kan også søke etter en bestemt gruppe ved 10 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

15 å klikke på Bla gjennom grupper og deretter skrive inn et nøkkelord for gruppen og klikke på Søk etter grupper. Klikk på den aktuelle gruppen og klikk deretter på Legg til. Hvis gruppen inneholder nestede grupper, kan du enten legge til den overordnede gruppen eller velge en nestet gruppe. Bruk brødsmulestien ovenfor gruppevelgeren til å veksle mellom nivåene med nestede grupper. Merk: Hvis du skriver inn en e-postadresse for noen som ikke har en LotusLive-konto, eller som har en konto, men ikke er i samme organisasjon, må du klikke på plussikonet for å legge til vedkommende. Hvis personen ikke har en LotusLive-konto, blir du bedt om å sende vedkommende en gjesteinvitasjon etter at du har lagret aktiviteten. Gjestemedlemmer må godta invitasjonen for å få tilgang til aktivitetene der de er lagt til som medlemmer. Gjenta dette trinnet for å legge til flere medlemmer. 6. I feltet Aktivitetsmål legger du inn en beskrivelse av aktiviteten. Skriv en setning eller to som oppsummerer målet med aktiviteten, hvem aktiviteten er ment for, eller hvilken type innhold du vil at medlemmene skal legge til i den. Oppgi så mye informasjon om målet at det hjelper medlemmene å skille mellom aktiviteter med liknende navn. Det er mulig å søke i informasjonen i dette feltet, og den vises i varslingsmeldingen som medlemmer mottar når de blir invitert til å delta i aktiviteten. 7. I feltet Frist legger du til en forfallsdato for fullføring av denne aktiviteten. Skriv datoen eller klikk i feltet for å velge en dato fra kalenderkontrollen. 8. Hvis du skal opprette aktiviteten fra en mal, følger du instruksjonene nedenfor. En mal inneholder oppgavene som kreves for å fullføre en bestemt jobb. En patentmal kan for eksempel ha koblinger til filene, databasene, verktøyene eller webstedene som en oppfinner som søker om et patent har behov for. Den kan også inneholde en huskeliste med ting som oppfinneren må gjøre som en del av prosessen for patentsøknaden. a. Klikk på Velg en aktivitetsmal og velg deretter en mal på listen. Du kan skrive inn et malnavn i feltet for å begrense listen.eksterne maler er ikke tilgjengelig for interne aktiviteter. Når du velger en mal, blir det vist en beskrivelse av malen. Hvis du velger å ikke bruke en tilgjengelig mal, velger du Ingen fra listen. b. Hvis du ønsker å fylle medlemslisten med medlemmene som er definert i malen, velger du Bruk medlemmer fra mal. 9. Klikk på Lagre for å fullføre opprettingen av aktiviteten. Når aktiviteten er opprettet, sender serveren en e-postmelding eller et varsel til kategorien Oppdateringer i funksjonen Mitt dashbord for å varsle de du har lagt til som medlemmer. Kapittel 1. Aktiviteter 11

16 Neste oppgave Du kan nå legge til oppføringer i aktiviteten. Beslektede oppgaver Opprette en aktivitet fra en mal på side 55 Opprett en aktivitet fra en mal når det finnes en tilgjengelig mal som ble utformet for det formålet du har tenkt å bruke den til. Med riktig mal kan du og gruppen din komme raskere og mer effektivt i gang med et prosjekt. Bruke huskelisteoppføringer til å holde oversikt over oppgaver Bruk huskelisteoppføringer til å holde oversikt over oppgaver som må fullføres for at gruppen din skal nå et bestemt prosjektmål. Du kan tildele en huskelisteoppføring til en person i gruppen din eller ikke tildele den til noen. Du kan også gi den en forfallsdato. Du finner mer informasjon i Legge til en huskelisteoppføring. Hver aktivitet har visningen Huskelisteoppføringer, der viser informasjon om hver enkelt huskelisteoppføring som er opprettet i den aktiviteten. Der ser du tildelinger, frister og om de er fullført. Kategorien Huskeliste i applikasjonen Aktiviteter henter informasjon om gjøremålene fra alle aktivitetene du er medlem av. Du kan vise huskelisteoppføringene på følgende måter: Mine huskelisteoppføringer Viser alle gjøremål som er tildelt til eller opprettet av deg. Fullførte huskelisteoppføringer Viser alle fullførte gjøremål. Denne listen inneholder gjøremål du har opprettet eller som er tildelt til deg, i tillegg til gjøremål som er opprettet av eller tildelt til andre. Ikke fullførte huskelisteoppføringer Viser alle gjøremål som ikke er fullført. Denne listen inneholder gjøremål du har opprettet eller som er tildelt til deg, i tillegg til gjøremål som er opprettet av eller tildelt til andre. 12 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

17 Legge til en huskelisteoppføring Du kan legge til en eller flere huskelisteoppføringer i en aktivitet, og tildele dem til medlemmer av aktiviteten. En huskelisteoppføring representerer en oppgave som skal fullføres. Du kan tildele en huskelisteoppføring til et hvilket som helst enkeltmedlem av en aktivitet, og velge en forfallsdato for den. Du kan vise alle huskelisteoppføringene for en aktivitet fra visningen Huskelisteoppføringer. Merk: Når du oppretter eller redigerer en huskelisteoppføring, blir arbeidet ditt automatisk lagret hvert 5. minutt, hvis ikke administratoren endrer intervallet. Hvis du lar huskelisteoppføringen være ulagret når du logger deg av Aktiviteter, vil det neste gang du logger deg på bli vist et varsel øverst på hver side med en påminnelse om at du har en ulagret oppføring. Fra den varslingsmeldingen kan du klikke på Vis for å åpne huskelisteoppføringen og gjenoppta arbeidet med den, eller Fjern for å slette huskelisteoppføringen. Slik legger du til en huskelisteoppføring: 1. Åpne en aktivitet. 2. Gjør ett av følgende: v Hvis du skal legge til huskelisteoppføringen direkte i aktiviteten, klikker du på Legg til huskelisteoppføringer. v Hvis du skal legge til huskelisteoppføringen som et svar på en annen oppføring, åpner du oppføringen og klikker på Legg til huskelisteoppføring. 3. Skriv inn en kort oppgavebeskrivelse i feltet Huskeliste. Denne oppgavebeskrivelsen blir tekstetiketten som identifiserer oppføringen, og den blir vist i alle visninger som inneholder oppføringen. Hvis du vil legge til koblinger til filer lagret i LotusLive Filer, vedlegg, bokmerker eller tilpassede felt, tildele huskelisteoppføringen eller oppgi en forfallsdato, klikker du på Flere alternativer. 4. Oppgaven blir som standard tildelt til Alle (delt), noe som betyr at et hvilket som helst medlem av aktiviteten kan utføre oppgaven, og deretter merke den etter at den er fullført. Hvis du vil tildele et huskelisteoppføring til et bestemt medlem, klikker du på Velg en person og gjør ett av følgende: v Standardaktivitet: Hvis du vil tildele huskelisteoppføringen til en bestemt person, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter personens navn fra listen. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten er delt med et fellesskap, kan du tildele huskelisteoppføringen til et fellesskapsmedlem ved å velge Fellesskap: <fellesskapsnavn>, der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet, og deretter velge personenes navn fra listen. v Fellesskapsaktivitet der alle fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Kapittel 1. Aktiviteter 13

18 Velg personens navn fra listen. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. v Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Fellesskapsaktivitet der bare noen av fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Velg Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velg deretter personens navn fra listen. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Hvis du vil tildele huskelisteoppføringen til en person som ikke er eksplisitt medlem av fellesskapsaktiviteten, klikker du på Tildel til nytt medlem. Velg en rolle som skal tildeles til medlemmet du legger til, og begynn deretter å skrive personens navn eller e-postadresse i det andre feltet. Mens du skriver, blir det vist en liste over samsvarende navn. Klikk på et navn i listen for å lege til denne personen, og klikk deretter på Lagre. Når huskelisteoppføringen er tildelt til noen som ikke er fellesskapsmedlem, blir denne personen automatisk lagt til som eksplisitt medlem i fellesskapet. Hvis du vil tildele huskelisteoppføringen til fellesskapseieren, velger du <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet, og velger deretter eierens navn fra listen. Hvis du vil tildele huskelisteoppføringen til både fellesskapseiere og enkeltmedlemmer, velger du eiernavnene fra listen <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Deretter velger du enkeltnavn fra listen Enkeltvise aktivitetsmedlemmer. Valgene blir husket når du bytter mellom lister. 14 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

19 5. I feltet Forfallsdato tildeler du en siste dato for fullføring av huskelisteoppføringen. Skriv inn en dato eller velg en dato fra kalenderkontrollen. 6. Du kan legge til innhold i oppføringen ved å klikke på disse koblingene: Legg til fil > Legg ved fil Legger til en fil i oppføringen. Klikk på Bla gjennom ved siden av feltet for å finne filen. Merk: Maksimumsstørrelsen for filvedlegg er 10 MB som standard, men denne verdien kan endres av administratoren. Legg til fil > Kobling til fil Legger til en kobling til en fil som er lagret i applikasjonen Filer. a. Velg den typen fil du vil dele, fra alternativene som blir vist på venstre side av vinduet. Tabell 3. Alternativer for fildeling Alternativ Nylig brukte filer Festede filer Mine filer Delt med meg Andre personers filer Festede mapper Mine mapper Delte mapper Beskrivelse Filer som er nylig lastet opp til applikasjonen Filer. Filer du har merket som prioriterte i applikasjonen Filer. Filer du har lastet opp til applikasjonen Filer. Filer som er delt med deg fra applikasjonen Filer. Filer som andre har delt med deg fra applikasjonen Filer. Filer fra mapper du har merket som prioritert i applikasjonen Filer. Filer fra dine personlige mapper i applikasjonen Filer. Filer fra delte mapper i applikasjonen Filer. b. Velg en eller flere filer fra listen som blir vist, og klikk på OK. Legg til fil > Kobling til mappe Legger til en kobling til en mappe som er lagret i applikasjonen Filer. a. Velg hvilken type mappe du vil dele, blant alternativene som blir vist til venstre i vinduet. Tabell 4. Mappedelingsalternativer Alternativ Nyeste mapper Mine mapper Mapper delt med meg <Din organisasjon> Mappe Beskrivelse Mapper som nylig er lastet opp til applikasjonen Filer. Mapper du eier i applikasjonen Filer. Mapper som er delt med deg fra applikasjonen Filer. Mapper i applikasjonen Filer som er synlige for alle i organisasjonen din. b. Velg en eller flere mapper fra listen som blir vist, og klikk på OK. Kapittel 1. Aktiviteter 15

20 Legg til bokmerke Legger til en webadresse i oppføringen. Skriv inn tittelen på websiden i feltet Bokmerketittel, og kopier deretter webadressen til feltet som begynner med Legg til tilpasset felt > Dato-felt Legger til et Dato-felt i oppføringen. Når du klikker på det tomme feltet, blir det vist en kalenderkontroll. Du kan enten skrive datoen i feltet eller velge en dato fra kalenderkontrollen. Legg til tilpasset felt > Person-felt Legger til et Person-felt i oppføringen. Mens du skriver et navn i feltet, blir det vist en liste over navn fra registeret. Du kan velge et navn fra listen eller fortsette å skrive personens fullstendige navn eller e-postadresse. Legg til tilpasset felt > Tekst-felt Legger til et Tekst-felt i oppføringen. Du kan legge til så mange typer felt du vil, og du kan legge til felt av samme type flere ganger. Hvis du vil fjerne et felt du har lagt til, klikker du på X ved siden av feltet for å slette det. 7. Valgfritt: Endre navn på et felt du har lagt til, ved å klikke på feltetiketten for å redigere den. Når du har lagt til en fil, et bokmerke, eller et tilpasset felt i oppføringen, kan du endre navnet som som standard er knyttet til feltet, til et navn som er en bedre beskrivelse av feltets hensikt. Hvis du for eksempel bruker huskelisteoppføringen til å identifisere en fil du må lese korrektur på, vil du kanskje å legge ved en fil i huskelisteoppføringen, og endre navnet på filvedleggsfeltet til Dokument til korrektur. Du kan også legge til et tekstfelt med navnet Endringer for å spore alle oppdateringer du gjør i filen. 8. I feltet Beskrivelse beskriver du oppføringen eller du legger til oppføringsinnhold. Du kan bruke verktøylinjeknappene til å formatere den tilføyde teksten. 9. I feltet Koder oppgir du en kodebetegnelse. Mens du skriver, blir det vist en liste over samsvarende koder fra kodesamlingen. Klikk på en kode for å legge den til, eller fortsett å skrive for å legge til en kode som ikke finnes på listen. Skill flere koder med komma. En kode er en etikett eller et nøkkelord som består av ett ord, som du tildeler en oppføring for å kategorisere den. Når oppføringen er lagret, blir koden lagt til i kodesamlingen for aktiviteten. Senere kan du bruke koden til å finne denne oppføringen ved å klikke på koden fra kodesamlingen. Ikke bare blir denne oppføringen returnert i resultatlisten, men alle oppføringer med liknende koding blir også inkludert, for å hjelpe deg med å finne beslektet innhold. Vær oppmerksom på at kodesamlingen består av koder som er opprettet av deg og dine kolleger. Hvis ingen har opprettet noen koder ennå, ser du ikke noen liste over samsvarende koder mens du skriver i dette feltet. 10. Hvis du vil legge til denne oppføringen i en bestemt seksjon av aktiviteten, klikker du på nedpilen ved siden av Seksjon-feltet, og deretter velger du seksjonen fra listen. 11. Hvis du vil skjule oppføringen for andre medlemmer, velger du Merk denne oppføringen som privat. 12. Slik varsler du aktivitetsmedlemmer om denne oppføringen: a. Velg Varsle personer om denne oppføringen. b. Gjør ett av følgende: 16 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

21 v v v Standardaktivitet: Hvis du vil varsle alle, velger du avmerkingsboksen Alle enkeltmedlemmer av denne aktiviteten. Dette alternativet varsler ikke medlemmer i grupper eller fellesskap. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. Hvis du vil varsle bestemte personer, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten er delt med et fellesskap, kan du varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene ved å velge Fellesskap: <fellesskapsnavn>, der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet, og deretter velge boksene ved siden av navnene på medlemmene du vil varsle. Fellesskapsaktivitet der alle fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Velg boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Fellesskapsaktivitet der bare noen av fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Hvis du vil varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Hvis du bare vil varsle fellesskapseierne, velger du <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Hvis du vil varsle både fellesskapseiere og enkeltmedlemmer, velger du eiernavnene fra listen <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Deretter velger du enkeltnavn fra listen Enkeltvise aktivitetsmedlemmer. Valgene blir husket når du bytter mellom lister. c. Hvis du vil legge til en kommentar som skal vises i varselet som blir sendt til medlemmene, legger du den til i feltet Varselmelding. Kapittel 1. Aktiviteter 17

22 Hva er en oppføring? Som standard angir varselet at du ønsker å informere medlemmet om denne oppføringen. 13. Klikk på Lagre. 14. Gjør ett av følgende: v v Hvis du vil opprette en annen huskelisteoppføring, skriver du den inn i feltet Huskelisteoppføring. Hvis du ikke vil opprette en annen huskelisteoppføring, klikker du på Avbryt. En aktivitetsoppføring er en innholdsenhet du legger til i en aktivitet. De typene innhold du kan legge til, inkluderer tekst, filer og bokmerker. Du kan også legge til typer av huskelisteoppføringer og tilpassede oppføringer som du definerer. Hver oppføring omfatter en tittel og en type innhold. Du kan også legge til en valgfri tekstbeskrivelse og koder i en oppføring. Du kan søke i tekstbeskrivelsen og kodene hvis du senere ønsker å finne oppføringen. Som standard deles oppføringer i en aktivitet med alle medlemmene i aktiviteten. Du kan skjule en oppføring fra andre medlemmer ved å merke den som privat. Du kan legge til de følgende typene oppføringer i en aktivitet: Type oppføring Standard Huskelisteoppføring Beskrivelse Du kan legge til en formatert tekstmelding, en eller flere koblinger til filer som er lagret i LotusLive Filer, ett eller flere filvedlegg og ett eller flere bokmerker som refererer til websider. I tillegg kan du legge til ett eller flere tilpassede felt i oppføringen for å opprette navn-, tekst- og datofelt. Når du har lagt til koblinger, vedlegg, bokmerker og nye felt, kan du endre feltetikettene slik at de gjenspeiler den informasjonen som er oppgitt i feltene, filvedleggene og bokmerkene. En huskelisteoppføring du oppretter i en aktivitet. Du kan ta med en forfallsdato og tildele oppføringen til et bestemt medlem av aktiviteten. Når oppgaven er fullført, kan du merke huskelisteoppføringen som fullført. På samme måte som en standardoppføring kan du legge til en eller flere koblinger til filer som er lagret i LotusLive Filer, ett eller flere filvedlegg og ett eller flere bokmerker som refererer til websider for en huskelisteoppføring. I tillegg kan du legge til ett eller flere tilpassede felt i huskelisteoppføringen for å opprette navn-, tekst- og datofelt. Når du har lagt til koblinger, vedlegg, bokmerker og nye felt, kan du endre feltetikettene. 18 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

23 Type oppføring Tilpasset Kommentar Beslektet aktivitet Beskrivelse En oppføring som er opprettet fra en oppføringsmal. En oppføringsmal er en prototyp på en oppføring. Hvis du oppretter en oppføring som du vil bruke flere ganger, kan du lagre den som en oppføringsmal, og så bruke malen neste gang du oppretter en oppføring. Hvis du for eksempel bruker en aktivitet til å samle statusrapporter fra gruppemedlemmer, kan du opprette en standardoppføring, og legge til nye felt til den for å samle gruppemedlemmenes navn, statusrapportdatoer og annen informasjon. Deretter kan du lagre denne standardoppføringen som en ny oppføringsmal med navnet Statusrapport. Når den er lagret og du og andre aktivitetsmedlemmer oppretter en oppføring for å registrere statusinformasjon, kan du velge oppføringsmalen Statusrapport fra listen over oppføringstyper som skal opprettes. Tilpassede oppføringer kan opprettes og brukes om igjen bare innenfor en enkelt aktivitet. Hvis du vil legge til en rask kommentar til en aktivitet, oppretter du en standardoppføring og legger til kommentaren i Tittel-feltet. Du kan også legge til en kommentar som et svar på en annen oppføring. Når du oppretter en kommentar som et svar på en oppføring, kan du legge til en eller flere koblinger til filer som er lagret i LotusLive Filer, ett eller flere filvedlegg og ett eller flere bokmerker, men du kan ikke legge til tilpassede felt. En referanselink til en eksisterende aktivitet. Den beslektede aktivitetens medlemskapsliste og forfallsdato kan være forskjellig fra hovedaktivitetens. Du må være medlem av den beslektede aktiviteten for å kunne få tilgang til den gjennom en beslektet aktivitetskobling. Legge til en oppføring Du kan legge til en oppføring i en aktivitet for å kommentere et emne, kunngjøre noe, stille et spørsmål, dele en fil eller dele en webadresse med gruppen. Du må være aktivitetens forfatter eller eier for å kunne legge til oppføringer i den. Merk: Når du oppretter eller redigerer en oppføring, blir arbeidet ditt automatisk lagret hvert 5. minutt, hvis ikke administratoren endrer intervallet. Hvis du lar en oppføring være ulagret når du logger deg av Aktiviteter, vil det neste gang du logger deg på bli vist et varsel øverst på hver side med en påminnelse om at du Kapittel 1. Aktiviteter 19

24 har en ulagret oppføring. Fra den varslingsmeldingen kan du klikke på Vis for å åpne oppføringen og gjenoppta arbeidet med den, eller Fjern for å slette oppføringen. Du legger til en oppføring ved å åpne en aktivitet, og deretter utføre disse trinnene: 1. Klikk på Legg til oppføring. 2. I feltet Tittel skriver du inn tittelen på oppføringen. 3. Du kan legge til innhold i oppføringen ved å klikke på disse koblingene: Legg til fil > Legg ved fil Legger til en fil i oppføringen. Klikk på Bla gjennom ved siden av feltet for å finne filen. Merk: Maksimumsstørrelsen for filvedlegg er 10 MB som standard, men denne verdien kan endres av administratoren. Legg til fil > Kobling til fil Legger til en kobling til en fil som er lagret i applikasjonen Filer. a. Velg den typen fil du vil dele, fra alternativene som blir vist på venstre side av vinduet. Tabell 5. Alternativer for fildeling Alternativ Nylig brukte filer Festede filer Mine filer Delt med meg Andre personers filer Festede mapper Mine mapper Delte mapper Beskrivelse Filer som er nylig lastet opp til applikasjonen Filer. Filer du har merket som prioriterte i applikasjonen Filer. Filer du har lastet opp til applikasjonen Filer. Filer som er delt med deg fra applikasjonen Filer. Filer som andre har delt med deg fra applikasjonen Filer. Filer fra mapper du har merket som prioritert i applikasjonen Filer. Filer fra dine personlige mapper i applikasjonen Filer. Filer fra delte mapper i applikasjonen Filer. b. Velg en eller flere filer fra listen som blir vist, og klikk på OK. Legg til fil > Kobling til mappe Legger til en kobling til en mappe som er lagret i applikasjonen Filer. a. Velg hvilken type mappe du vil dele, blant alternativene som blir vist til venstre i vinduet. Tabell 6. Mappedelingsalternativer Alternativ Nyeste mapper Beskrivelse Mapper som nylig er lastet opp til applikasjonen Filer. 20 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

25 Tabell 6. Mappedelingsalternativer (fortsettelse) Alternativ Mine mapper Mapper delt med meg <Din organisasjon> Mappe Beskrivelse Mapper du eier i applikasjonen Filer. Mapper som er delt med deg fra applikasjonen Filer. Mapper i applikasjonen Filer som er synlige for alle i organisasjonen din. b. Velg en eller flere mapper fra listen som blir vist, og klikk på OK. Legg til bokmerke Legger til en webadresse i oppføringen. Skriv inn tittelen på websiden i feltet Bokmerketittel, og kopier deretter webadressen til feltet som begynner med Legg til tilpasset felt > Dato-felt Legger til et Dato-felt i oppføringen. Når du klikker på det tomme feltet, blir det vist en kalenderkontroll. Du kan enten skrive datoen i feltet eller velge en dato fra kalenderkontrollen. Legg til tilpasset felt > Person-felt Legger til et Person-felt i oppføringen. Mens du skriver et navn i feltet, blir det vist en liste over navn fra registeret. Du kan velge et navn fra listen eller fortsette å skrive personens fullstendige navn eller e-postadresse. Legg til tilpasset felt > Tekst-felt Legger til et Tekst-felt i oppføringen. Du kan legge til så mange typer felt du vil, og du kan legge til felt av samme type flere ganger. Hvis du vil fjerne et felt du har lagt til, klikker du på X ved siden av feltet for å slette det. 4. Valgfritt: Endre navn på et felt du har lagt til, ved å klikke på feltetiketten for å redigere den. Når du har lagt til en LotusLive Fil-kobling, en fil, et bokmerke, eller et tilpasset felt i oppføringen, kan du endre navnet som som standard er knyttet til feltet, til et navn som er en bedre beskrivelse av feltets hensikt. Hvis du for eksempel bruker oppføringen til å oppgi korrekturkommentarer, vil du kanskje legge til to navnefelt, og endre navnet på det ene feltet til Forfatter og det andre til Korrekturleser. Du kan også legge til et datofelt som er merket Korrekturdato, og deretter legge til et filvedlegg med et felt som er merket Dokument til korrektur. 5. I feltet Beskrivelse beskriver du oppføringen eller du legger til oppføringsinnhold. Du kan bruke verktøylinjeknappene til å formatere den tilføyde teksten. 6. I feltet Koder oppgir du en kodebetegnelse. Mens du skriver, blir det vist en liste over samsvarende koder fra kodesamlingen. Klikk på en kode for å legge den til, eller fortsett å skrive for å legge til en kode som ikke finnes på listen. Skill flere koder med komma. En kode er en etikett eller et nøkkelord som består av ett ord, som du tildeler en oppføring for å kategorisere den. Når oppføringen er lagret, blir koden lagt til i kodesamlingen for aktiviteten. Senere kan du bruke koden til å finne denne oppføringen ved å klikke på koden fra kodesamlingen. Ikke bare blir denne oppføringen returnert i resultatlisten, men alle oppføringer med liknende koding blir også inkludert, for å hjelpe deg med å finne beslektet innhold. Vær oppmerksom på at kodesamlingen består av koder som er Kapittel 1. Aktiviteter 21

26 opprettet av deg og dine kolleger. Hvis ingen har opprettet noen koder ennå, ser du ikke noen liste over samsvarende koder mens du skriver i dette feltet. 7. Hvis du vil legge til denne oppføringen i en bestemt seksjon av aktiviteten, klikker du på nedpilen ved siden av Seksjon-feltet, og deretter velger du seksjonen fra listen. 8. Hvis du vil skjule oppføringen for andre medlemmer, velger du Merk denne oppføringen som privat. 9. Slik varsler du aktivitetsmedlemmer om denne oppføringen: a. Velg Varsle personer om denne oppføringen. b. Gjør ett av følgende: v Standardaktivitet: Hvis du vil varsle alle, velger du avmerkingsboksen Alle enkeltmedlemmer av denne aktiviteten. Dette alternativet varsler ikke medlemmer i grupper eller fellesskap. v v Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. Hvis du vil varsle bestemte personer, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten er delt med et fellesskap, kan du varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene ved å velge Fellesskap: <fellesskapsnavn>, der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet, og deretter velge boksene ved siden av navnene på medlemmene du vil varsle. Fellesskapsaktivitet der alle fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Velg boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Fellesskapsaktivitet der bare noen av fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Hvis du vil varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. 22 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

27 Hvis du bare vil varsle fellesskapseierne, velger du <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Hvis du vil varsle både fellesskapseiere og enkeltmedlemmer, velger du eiernavnene fra listen <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Deretter velger du enkeltnavn fra listen Enkeltvise aktivitetsmedlemmer. Valgene blir husket når du bytter mellom lister. c. Hvis du vil legge til en kommentar som skal vises i varselet som blir sendt til medlemmene, legger du den til i feltet Varselmelding. Som standard angir varselet at du ønsker å informere medlemmet om denne oppføringen. 10. Klikk på Lagre for å fullføre tilføyingen av oppføringen. Beslektede oppgaver Opprette oppføringsmaler på side 34 Hvis du har designet en oppføring du vil bruke om igjen, kan du lagre oppføringen som en oppføringsmal. Legge til en kommentar Du kan legge til en rask kommentar direkte i en aktivitet eller som et svar på en eksisterende oppføring. Slik legger du til en kommentar: 1. Gjør ett av følgende: v Hvis du vil legge til en frittstående kommentar, åpner du aktiviteten, og deretter klikker du på Legg til oppføring. Hvis kommentaren er kort, skriver du den i Tittel-feltet. Ellers skriver du den inn i feltet Beskrivelse.Du kan også legge til koblinger til filer som er lagret i LotusLive Filer, vedlegg og bokmerker eller opprette tilpassede felt. Se Legge til en oppføring hvis du vil ha flere opplysninger. v Hvis du vil kommentere noen annens oppføring, åpner du oppføringen, klikker på Legg til kommentar, og deretter skriver du kommentaren i feltet Kommentar. Hvis du vil kommentere noen annens oppføring, åpner du oppføringen, klikker på Legg til kommentar, og deretter skriver du kommentaren i feltet Beskrivelse. Du kan også legge til koblinger til filer som er lagret i LotusLive Filer, vedlegg eller bokmerker. Se Legge til en oppføring hvis du vil ha flere opplysninger. 2. Hvis du vil skjule oppføringen for andre medlemmer, velger du Merk denne oppføringen som privat. 3. Slik varsler du aktivitetsmedlemmer om denne oppføringen: a. Velg Varsle personer om denne oppføringen. b. Gjør ett av følgende: v Standardaktivitet: Hvis du vil varsle alle, velger du avmerkingsboksen Alle enkeltmedlemmer av denne aktiviteten. Dette alternativet varsler ikke medlemmer i grupper eller fellesskap. Kapittel 1. Aktiviteter 23

28 v v Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. Hvis du vil varsle bestemte personer, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten er delt med et fellesskap, kan du varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene ved å velge Fellesskap: <fellesskapsnavn>, der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet, og deretter velge boksene ved siden av navnene på medlemmene du vil varsle. Fellesskapsaktivitet der alle fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Velg boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Fellesskapsaktivitet der bare noen av fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Hvis du vil varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Hvis du bare vil varsle fellesskapseierne, velger du <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Hvis du vil varsle både fellesskapseiere og enkeltmedlemmer, velger du eiernavnene fra listen <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Deretter velger du enkeltnavn fra listen Enkeltvise aktivitetsmedlemmer. Valgene blir husket når du bytter mellom lister. c. Hvis du vil legge til en kommentar som skal vises i varselet som blir sendt til medlemmene, legger du den til i feltet Varselmelding. Som standard angir varselet at du ønsker å informere medlemmet om denne oppføringen. 4. Klikk på Lagre. 24 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

29 Legge til et svar i en oppføring Du kan legge til et svar i en oppføring i en aktivitet for å kommentere et emne, kunngjøre noe, stille et spørsmål, gi tilbakemeldinger om en eksisterende oppføring, dele en fil eller dele en webadresse med gruppen. Du legger til en oppføring ed å åpne en aktivitet, og deretter utføre disse handlingene: 1. Fra oppføringen du vil opprette et svar til, klikker du på Legg til kommentar. Merk: Hvis du ikke kan se koblingen Legg til kommentar, er det mulig at visningen er sammentrukket. Klikk på oppføringstittelen for å utvide oppføringen. 2. Legg til svaret i feltet Beskrivelse. Du kan bruke verktøylinjeknappene til å formatere den tilføyde teksten. 3. Du kan legge til mer innhold i oppføringen ved å klikke på disse koblingene: Legg til kobling til fil i LotusLive Filer Legger til en kobling til en fil som er lagret i LotusLive Filer, i oppføringen. Velg Mine filer eller Filer delt med meg fra valglisten Vis for å finne filen, velg en eller flere filer fra listen og klikk deretter på Legg til filer. Merk: Du kan også søke etter en fil du har tilgang til, som er en del av en mappe. Velg en mappe fra valglisten Mapper for å finne filen. Legg ved fil Legger til en fil i oppføringen. Klikk på Bla gjennom-knappen ved siden av feltet Filnavn for å finne filen. Legg til bokmerke Legger til en webadresse i oppføringen. Oppgi en tittel på websiden i feltet Bokmerketittel, og legg deretter til webadressen i feltet som begynner med Du kan legge til så mange LotusLive Filer-koblinger, fil- eller bokmerkefelt du vil. Du kan endre standard feltetiketter til et navn som gir mer mening for deg og andre medlemmer. Klikk på en feltetikett for å redigere den. Hvis du vil fjerne en kobling eller et felt du har lagt til, klikker du på X ved siden av koblingen eller feltet for å slette det. 4. Hvis du vil skjule svaret for andre medlemmer, velger du Merk denne oppføringen som privat. 5. Slik varsler du aktivitetsmedlemmer om svaret: a. Velg Varsle personer om denne oppføringen. b. Gjør ett av følgende: v Standardaktivitet: Hvis du vil varsle alle, velger du avmerkingsboksen Alle enkeltmedlemmer av denne aktiviteten. Dette alternativet varsler ikke medlemmer i grupper eller fellesskap. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. Kapittel 1. Aktiviteter 25

30 v v Hvis du vil varsle bestemte personer, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten er delt med et fellesskap, kan du varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene ved å velge Fellesskap: <fellesskapsnavn>, der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet, og deretter velge boksene ved siden av navnene på medlemmene du vil varsle. Fellesskapsaktivitet der alle fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Velg boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Fellesskapsaktivitet der bare noen av fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Hvis du vil varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Arbeide med oppføringer Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Hvis du bare vil varsle fellesskapseierne, velger du <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Hvis du vil varsle både fellesskapseiere og enkeltmedlemmer, velger du eiernavnene fra listen <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Deretter velger du enkeltnavn fra listen Enkeltvise aktivitetsmedlemmer. Valgene blir husket når du bytter mellom lister. c. Hvis du vil legge til en kommentar som skal vises i varselet som blir sendt til medlemmene, legger du den til i feltet Varselmelding. Som standard angir varselet at du ønsker å informere medlemmet om denne oppføringen. 6. Klikk på Lagre for å fullføre tilføyingen av svaret. Du kan vise, svare på, redigere, kode og administrere oppføringer i en aktivitet. 26 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

31 Flytte en oppføring Du kan flytte en oppføring til en ny plassering i samme aktivitet eller til en annen aktivitet. Flytt en oppføring når du vil legge den til i en seksjon, gruppere den med beslektede oppføringer eller sortere oppføringer i en bestemt rekkefølge. Før du begynner Eiere kan flytte en hvilken som helst oppføring. Forfattere kan bare flytte sine egne oppføringer. Hvis du vil flytte en oppføring til en annen aktivitet, må du også være målaktivitetens forfatter eller eier. Hvis du flytter en post til en annen aktivitet og medlemmene i den opprinnelige aktiviteten ikke er medlemmer av den andre aktiviteten, mister de tilgangen til den. Når du flytter en oppføring innenfor den gjeldende aktiviteten, kan du flytte den enten ved hjelp av menyen eller ved å dra og slippe oppføringen. Hvis du flytter en oppføring som har ett eller flere svar, kan du bruke begge metodene, svarene blir flyttet med den. Du kan ikke dra og slippe svar på oppføringer. Når du drar og slipper en oppføring, kan du bare slippe oppføringen over eller under en annen oppføring. Du kan ikke slippe den under en annen oppførings svar for å gjøre den til et svar. Slik flytter du en oppføring: 1. Fra visningen Mine aktiviteter åpner du en aktivitet, og deretter blar du til oppføringen du vil flytte. 2. Gjør ett av følgende: v Hvis du vil flytte oppføringen til en annen aktivitet, klikker du på Flere handlinger > Flytt. Merk: Hvis du ikke kan se koblingen Flere handlinger, er det mulig at visningen er sammentrukket. Klikk på oppføringstittelen for å utvide oppføringen. Fra kategorien Flytt til aktivitet velger du en aktivitet fra listen, og deretter klikker du på Flytt. v v Merk: Når du flytter en oppføring til en annen aktivitet, kan du ikke oppgi hvor du vil at oppføringen skal plasseres i den andre aktiviteten. Senere kan du åpne den andre aktiviteten og flytte oppføringen i et eget trinn. Når du skal flytte oppføringen til en seksjon i den gjeldende aktiviteten, holder du pekeren over oppføringen til drahåndtaket blir vist. Hold musemarkøren over drahåndtaket til markøren endres fra en peker til et trådkors, og dra deretter oppføringen til seksjonen. Hvis du vil plassere oppføringen etter en annen oppføring i den gjeldende aktiviteten, holder du pekeren over oppføringen du vil flytte, til drahåndtaket blir vist. Hold musemarkøren over drahåndtaket til markøren endres fra en peker til et trådkors, og dra deretter oppføringen nedenfor den andre oppføringen. Merk: Kapittel 1. Aktiviteter 27

32 v Hva skyldes det at det ikke blir vist noe drahåndtak når du holder pekeren over en oppføring? Hvis det ikke blir vist noe drahåndtak, har du ikke riktig tilgangsnivå for å dra oppføringen. v Er du usikker på hvor du kan slippe en oppføring? Det blir vist en bred vannrett linje når du drar oppføringen til et område der den kan slippes. Beslektede oppgaver Kopiere en oppføring Du kan legge til en oppføring til den samme plasseringen i en aktivitet, til en ny plassering i samme aktivitet eller til en annen aktivitet. Kopier en oppføring når du vil flytte den til en ny seksjon, gruppere den med beslektede oppføringer eller sortere oppføringer i en bestemt rekkefølge, men også vil beholde en kopi av oppføringen i den gjeldende plasseringen. Kopiere en oppføring Du kan legge til en oppføring til den samme plasseringen i en aktivitet, til en ny plassering i samme aktivitet eller til en annen aktivitet. Kopier en oppføring når du vil flytte den til en ny seksjon, gruppere den med beslektede oppføringer eller sortere oppføringer i en bestemt rekkefølge, men også vil beholde en kopi av oppføringen i den gjeldende plasseringen. Før du begynner Forfattere kan bare kopiere sine egne oppføringer. Eiere kan kopiere alle oppføringer. Hvis du vil kopiere en oppføring til en annen aktivitet, må du også være målaktivitetens forfatter eller eier. Hvis du kopierer en oppføring som har ett eller flere svar, blir svarene kopiert med den. 1. Fra visningen Mine aktiviteter åpner du en aktivitet og blar til oppføringen du vil kopiere. 2. Klikk på Flere handlinger > Kopier. Merk: Hvis du ikke kan se koblingen Flere handlinger, er det mulig at visningen er sammentrukket. Klikk på oppføringstittelen for å utvide oppføringen. 3. Gjør ett av følgende: v v Hvis du vil legge til en kopi av oppføringen i den samme aktiviteten eller i en annen aktivitet, går du til kategorien Kopier til aktivitet og velger en aktivitet fra listen. Når du kopierer en oppføring til en annen aktivitet, kan du ikke oppgi hvor du vil plassere oppføringen i den andre aktiviteten. Senere kan du åpne den andre aktiviteten og flytte oppføringen i et eget trinn. Hvis du vil legge til en kopi av oppføringen i en seksjon, klikker du i kategorien Kopier til seksjon, og deretter velger du en seksjon fra listen. v Hvis du vil plassere en kopi av oppføringen etter seg selv eller etter en annen oppføring i den gjeldende aktiviteten, klikker du på Kopier til oppføring, og deretter velger du et oppføringsnavn fra listen. 4. Klikk på Kopier. 28 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

33 Beslektede oppgaver Flytte en oppføring på side 27 Du kan flytte en oppføring til en ny plassering i samme aktivitet eller til en annen aktivitet. Flytt en oppføring når du vil legge den til i en seksjon, gruppere den med beslektede oppføringer eller sortere oppføringer i en bestemt rekkefølge. Varsle medlemmer om en oppføring Hvis du vil gjøre medlemmene av aktiviteten oppmerksomme på en oppføring, kan varsle dem om oppføringen. Medlemmene du varsler, mottar en e-postmelding eller et varsel i kategorien Oppdateringer i hjemmesideapplikasjonen, som inneholder beskrivelsen av oppføringen og en kobling til den. Før du begynner Alle medlemmer av en aktivitet kan varsle andre medlemmer om en oppføring i en aktivitet. Serveren kan sende varsler til gjeldende medlemmer av aktiviteten og til alle som har lagt til en eksisterende oppføring, selv om vedkommende ikke lenger er medlem. Sending av at varsel oppretter ikke en oppføring i aktiviteten. Slik varsler du medlemmer om en oppføring: Du kan ikke sende varsler til grupper. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. 1. Åpne en aktivitet og finn en oppføring du vil varsle noen om. 2. Klikk på Flere handlinger > Varsle andre personer. Merk: Hvis du ikke kan se koblingen Flere handlinger, er det mulig at visningen er sammentrukket. Klikk på oppføringstittelen for å utvide oppføringen. 3. Gjør ett av følgende: v Standardaktivitet: Hvis du vil varsle alle, velger du avmerkingsboksen Alle enkeltmedlemmer av denne aktiviteten. Hvis du vil varsle alle, velger du avmerkingsboksen Alle enkeltmedlemmer av denne aktiviteten. Dette alternativet varsler ikke medlemmer i fellesskap. Hvis du vil varsle bestemte personer, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten er delt med et fellesskap, kan du varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene ved å velge Fellesskap: <fellesskapsnavn>, der Kapittel 1. Aktiviteter 29

34 v v <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet, og deretter velge boksene ved siden av navnene på medlemmene du vil varsle. Fellesskapsaktivitet der alle fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Velg boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Fellesskapsaktivitet der bare noen av fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Hvis du vil varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Hvis du bare vil varsle fellesskapseierne, velger du <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Hvis du vil varsle både fellesskapseiere og enkeltmedlemmer, velger du eiernavnene fra listen <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Deretter velger du enkeltnavn fra listen Enkeltvise aktivitetsmedlemmer. Valgene blir husket når du bytter mellom lister. 4. Valgfritt: Hvis du vil legge til en kommentar som skal vises i varselet som blir sendt til medlemmene i tillegg til beskrivelsen av oppføringen, legger du den til i feltet Varselmelding. 5. Klikk på Send for å sende varselet og klikk deretter på OK. Merke en oppføring som privat slik at andre medlemmer ikke kan se den Du kan merke en oppføring som privat hvis du vil lagre den til en aktivitet, men du vil ikke dele den med andre medlemmer. Du kan merke en oppføring som privat første gang du legger den inn, eller ved å redigere den senere. Før du begynner Bare den som har opprettet oppføringen, kan merke den som privat. Når du legger inn en oppføring i en aktivitet, kan hvert medlem av aktiviteten som standard lese den. Hvis du merker en oppføring som privat, kan du vedlikeholde et privat arbeidsområde i en aktivitet. Du kan for eksempel merke et 30 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

35 utkast til en oppføring som privat til du er klar til å dele den. Du kan også merke en oppføring som privat hvis informasjonen ikke er relevant for andre medlemmer. Slik merker du en oppføring som privat: 1. Åpne aktiviteten, finn oppføringen du vil merke som privat, og klikk deretter på Rediger. Merk: Hvis du ikke kan se koblingen Rediger, er det mulig at visningen er sammentrukket. Klikk på oppføringstittelen for å utvide oppføringen. Det er bare en eier av aktiviteten eller den som opprettet oppføringen som kan se koblingen Rediger. 2. Velg Merk denne oppføringen som privat, og klikk deretter på Lagre. Merk: Det er bare den som opprettet oppføringen som kan se valgruten Merk denne oppføringen som privat. Når du har lagret oppføringen, kan andre medlemmer ikke se den når de åpner aktiviteten. Du kan se hvilke oppføringer som er private, fordi de har ordet [Privat] som prefiks. Neste oppgave Senere kan du dele oppføringen med andre medlemmer ved å redigere oppføringen på nytt, og fjerne merket for Merk denne oppføringen som privat. Legge til en fil i en aktivitetsoppføring Du kan legge til en fil i en aktivitetsoppføring, enten det er en standardoppføring, en huskelisteoppføring, en tilpasset oppføring eller en kommentar til en oppføring. Før du begynner Du må være forfatter for oppføringen eller eier av aktiviteten for å kunne legge til en fil i oppføringen. Filer du knytter til en standard- eller fellesskapsaktivitet, blir lagret i aktiviteten og kan ikke deles utenfor aktivitetens medlemskap. Hvis du vil laste opp en fil du kan dele med et større publikum senere, legger du til filen i applikasjonen Filer. Du kan legge til en kobling til en fil eller mappe i applikasjonen Filer fra aktivitetsoppføringen for å dele den med aktivitetsmedlemmene. Filer du knytter til en aktivitetsoppføring, blir bare lagret i aktiviteten og kan ikke nås etter at aktiviteten er merket som fullført og for eksempel bli fjernet fra systemet. Hvis du vil legge til en fil i en oppføring, åpner du oppføringen og gjør slik: 1. Klikk på en av følgende koblinger: Legg til fil > Legg ved fil Legger til en fil i oppføringen. Klikk på Bla gjennom ved siden av feltet for å finne filen. Kapittel 1. Aktiviteter 31

36 Merk: Maksimumsstørrelsen for filvedlegg er 10 MB som standard, men denne verdien kan endres av administratoren. Legg til fil > Kobling til fil Legger til en kobling til en fil som er lagret i applikasjonen Filer. a. Velg den typen fil du vil dele, fra alternativene som blir vist på venstre side av vinduet. Tabell 7. Alternativer for fildeling Alternativ Nylig brukte filer Festede filer Mine filer Delt med meg Andre personers filer Festede mapper Mine mapper Delte mapper Beskrivelse Filer som er nylig lastet opp til applikasjonen Filer. Filer du har merket som prioriterte i applikasjonen Filer. Filer du har lastet opp til applikasjonen Filer. Filer som er delt med deg fra applikasjonen Filer. Filer som andre har delt med deg fra applikasjonen Filer. Filer fra mapper du har merket som prioritert i applikasjonen Filer. Filer fra dine personlige mapper i applikasjonen Filer. Filer fra delte mapper i applikasjonen Filer. b. Velg en eller flere filer fra listen som blir vist, og klikk på OK. Legg til fil > Kobling til mappe Legger til en kobling til en mappe som er lagret i applikasjonen Filer. a. Velg hvilken type mappe du vil dele, blant alternativene som blir vist til venstre i vinduet. Tabell 8. Mappedelingsalternativer Alternativ Nyeste mapper Mine mapper Mapper delt med meg <Din organisasjon> Mappe Beskrivelse Mapper som nylig er lastet opp til applikasjonen Filer. Mapper du eier i applikasjonen Filer. Mapper som er delt med deg fra applikasjonen Filer. Mapper i applikasjonen Filer som er synlige for alle i organisasjonen din. b. Velg en eller flere mapper fra listen som blir vist, og klikk på OK. Hvis du vil fjerne en fil du har lagt til, klikker du på X ved siden av filvedleggsfeltet for å slette den. 2. Valgfritt: Endre navn på et felt du har lagt til, ved å klikke på feltetiketten for å redigere den. Når du har lagt til en LotusLive Fil-kobling eller et filfelt i oppføringen, kan du endre navnet som som standard er knyttet til feltet, til et navn som er en bedre beskrivelse av feltets hensikt. Hvis du for eksempel bruker oppføringen til å få 32 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

37 korrekturkommentarer til et dokument du har opprettet, vil du kanskje endre feltetiketten for filvedlegget til Dokument til korrektur. 3. Valgfritt: Du kan legge til mer enn en fil i oppføringen ved å gjenta trinnene ovenfor. 4. Klikk på Lagre for å fullføre tilføyingen av filen i oppføringen. Slette en oppføring Du kan slette en oppføring for å fjerne den fra en aktivitet. En slettet oppføring blir flyttet til papirkurvvisningen for aktiviteten. Du kan gjenopprette oppføringen, men du må gjenopprette den før administratoren sletter den permanent ved å tømme papirkurven. Før du begynner Forfattere kan bare slette sine egne oppføringer. Eiere kan slette alle oppføringer. Slik sletter du en oppføring: 1. Åpne en aktivitet, og bla deretter til oppføringen du vil slette. 2. Klikk på Flere handlinger > Slett. Merk: Hvis du ikke kan se koblingen Flere handlinger, er det mulig at visningen er sammentrukket. Klikk på oppføringstittelen for å utvide oppføringen. 3. Klikk på OK for å bekrefte slettingen. Resultater Når du skal gjenopprette en oppføring, åpner du aktiviteten du fjernet den fra. Fra navigeringsruten klikker du på Papirkurv for å åpne Papirkurv-visningen. Finn oppføringen, klikk på tittelen for å utvide den, og klikk deretter på Gjenopprett. Merk: Det er bare en aktivitetseier eller oppføringens forfatter som kan gjenopprette en slettet oppføring. Hvis du ikke er aktivitetseier eller forfatter for oppføringen, vil du ikke se koblingen Gjenopprett. Hente en webadresse for en enkeltoppføring Du kan åpne en oppføring på en egen webside, og deretter lagre siden som et bokmerke, sende den til et annet medlem i en samtalemelding eller legge den inn som en bokmerkeoppføring i en aktivitet. Alle som senere åpner koblingen, blir tatt direkte til oppføringens webside. Før du begynner Hvis du vil åpne en oppføring fra en permanent webadresse, må du være medlem av aktiviteten som inneholder oppføringen. Du kan ikke bruke en kobling til en oppføring for å dele den med noen som ikke er medlem av aktiviteten. Slik finner du webadressen til en oppføring: Kapittel 1. Aktiviteter 33

38 1. Finn oppføringen du vil sette bokmerke på eller dele, og klikk deretter på Flere handlinger > Kobling til denne oppføringen. Merk: Hvis du ikke kan se koblingen Flere handlinger, er det mulig at visningen er sammentrukket. Klikk på oppføringstittelen for å utvide oppføringen. 2. Du kan nå sette bokmerke på oppføringen eller dele den med andre medlemmer ved å kopiere webadressen fra nettleserens stedsboks og lime den inn i en samtale eller bokmerkefeltet for en aktivitetsoppføring. Arbeide med oppføringsmaler Du kan bruke en tilpasset oppføring i en aktivitet om igjen ved å opprette en oppføringsmal. Hva er en oppføringsmal? En oppføringsmal er en prototyp på en oppføring. Du kan bruke en oppføringsmal til å registrere et sett av felt som utgjør en tilpasset oppføring. Når du har opprettet oppføringsmalen, kan du opprette flere oppføringer fra den. Tenk deg at sjefen din vil at du og de andre i gruppen skal legge til oppføringer med ukentlige statusrapporter i aktivitetene dere bruker til å dele informasjon og ressurser for et prosjekt. Det betyr at hver enkelt av dere må opprette en egen oppføring som inneholder samme innledningsinformasjon, for eksempel navn og uke som statusen gjelder for. Du kan forenkle dette ved å opprette en oppføringsmal som inneholder felt som er designet for å samle statusinformasjon, som for eksempel et navnefelt med tittelen Status for og et datofelt med tittelen Uke. Når du har opprettet den tilpassede oppføringen, kan du lagre den som en oppføringsmal som du gir navnet Statusrapport. Neste gang du må lage en statusrapport, kan du klikke på Legg til fra oppføringsmal > Legg til statusrapport for å åpne et oppføringsskjema basert på malen du har opprettet, som inneholder felt som er spesielt designet for å samle statusrapportinformasjon. Opprette oppføringsmaler Hvis du har designet en oppføring du vil bruke om igjen, kan du lagre oppføringen som en oppføringsmal. En oppføringsmal er en prototyp på en oppføring. Du kan opprette en mal, og deretter bruke den til å opprette flere tilpassede oppføringer. Oppføringsmaler er bare tilgjengelige i aktiviteten der de ble opprettet. Det blir ikke delt i flere aktiviteter. Slik oppretter du en oppføringsmal: 1. Opprett en oppføring som kan tjene som en modell for malen. Legg til alle feltene du vil legge til, og endre navnet på dem etter behov. 2. Lagre oppføringen. 34 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

39 3. Finn den opprettede oppføringen, og klikk deretter på Flere handlinger > Lagre som oppføringsmal. Hvis du ikke ser koblingen Flere handlinger, kan oppføringen være sammentrukket. Klikk på oppføringstittelen for å utvide den. 4. Skriv et navn i feltet Navn. For eksempel Statusrapport. 5. Hvis du vil knytte et ikon til malen og alle oppføringer som opprettes fra den, klikker du på et ikon. 6. Klikk på Lagre for å opprette malen og klikk deretter på Lukk for å lukke bekreftelsesvinduet som blir vist. 7. Når du skal bruke den nye oppføringsmalen, klikker du på Legg til fra oppføringsmal > Legg til <navn på oppføringsmal>. der <navn på oppføringsmal> er navnet på oppføringsmalen du har opprettet. For eksempel Legg til statusrapport. Beslektede oppgaver Legge til en oppføring på side 19 Du kan legge til en oppføring i en aktivitet for å kommentere et emne, kunngjøre noe, stille et spørsmål, dele en fil eller dele en webadresse med gruppen. Redigere oppføringsmaler på side 38 Eieren av en aktivitet kan redigere oppføringsmaler som er opprettet fra tilpassede oppføringer som brukes i aktiviteten. Aktivitetseieren kan for eksempel ønske å endre ikonet som brukes som identifikator av malen. Legge til en tilpasset oppføring Du kan legge til en tilpasset oppføring som er basert på en oppføringsmal som er opprettet og lagret i den gjeldende aktiviteten. Tilpassede oppføringsmaler kan opprettes og brukes for aktivitetsoppføringer og gjøremål. Legge til en tilpasset oppføring Du kan legge til en tilpasset oppføring som er basert på en oppføringsmal som er opprettet og lagret i den gjeldende aktiviteten. Tilpassede oppføringsmaler kan opprettes og brukes for aktivitetsoppføringer og gjøremål. Før du begynner Det må ha vært opprettet minst en oppføringsmal i den gjeldende aktiviteten før du kan opprette en tilpasset oppføring fra en mal. Du må være aktivitetens forfatter eller eier for å kunne legge til oppføringer i den. Du legger til en tilpasset oppføring ved å åpne en aktivitet, og deretter utføre disse trinnene: 1. Klikk på Legg til fra oppføringsmal > Legg til <navn på oppføringsmal> der <navn på oppføringsmal> er navnet på malen du vil bruke som utgangspunkt for den tilpassede oppføringen. 2. I feltet Tittel skriver du inn en tittel for oppføringen. 3. Du kan legge til mer innhold i oppføringen ved å klikke på disse koblingene: Legg til kobling til fil i LotusLive Filer Legger til en kobling til en fil som er lagret i LotusLive Filer, i Kapittel 1. Aktiviteter 35

40 oppføringen. Velg Mine filer eller Filer delt med meg fra valglisten Vis for å finne filen, velg en eller flere filer fra listen og klikk deretter på Legg til filer. Merk: Du kan også søke etter en fil du har tilgang til, som er en del av en mappe. Velg en mappe fra valglisten Mapper for å finne filen. Legg ved fil Legger til en fil i oppføringen. Klikk på Bla gjennom ved siden av feltet for å finne filen. Legg til bokmerke Legger til en webadresse i oppføringen. Skriv inn tittelen på websiden i feltet Bokmerketittel, og kopier deretter webadressen til feltet som begynner med Legg til tilpasset felt > Dato-felt Legger til et Dato-felt i oppføringen. Når du klikker på det tomme feltet, blir det vist en kalenderkontroll. Du kan enten skrive datoen i feltet eller velge en dato fra kalenderkontrollen. Legg til tilpasset felt > Person-felt Legger til et Person-felt i oppføringen. Mens du skriver et navn i feltet, blir det vist en liste over navn fra registeret. Du kan velge et navn fra listen eller fortsette å skrive personens fullstendige navn eller e-postadresse. Legg til tilpasset felt > Tekst-felt Legger til et Tekst-felt i oppføringen. Du kan legge til så mange typer felt du vil, og du kan legge til felt av samme type flere ganger. Hvis du vil fjerne et felt du har lagt til, klikker du på X ved siden av feltet for å slette det. 4. Valgfritt: Endre navn på et felt du har lagt til, ved å klikke på feltetiketten for å redigere den. Når du har lagt til en fil, et bokmerke, eller et tilpasset felt i oppføringen, kan du endre navnet som som standard er knyttet til feltet, til et navn som er en bedre beskrivelse av feltets hensikt. Hvis du for eksempel bruker oppføringen til å oppgi korrekturkommentarer, vil du kanskje legge til to navnefelt, og endre navnet på det ene feltet til Forfatter og det andre til Korrekturleser. Du kan også legge til et datofelt som er merket Korrekturdato, og deretter legge til et filvedlegg med et felt som er merket Dokument til korrektur. 5. I feltet Beskrivelse beskriver du oppføringen eller du legger til oppføringsinnhold. Du kan bruke verktøylinjeknappene til å formatere den tilføyde teksten. 6. I feltet Koder oppgir du en kodebetegnelse. Mens du skriver, blir det vist en liste over samsvarende koder fra kodesamlingen. Klikk på en kode for å legge den til, eller fortsett å skrive for å legge til en kode som ikke finnes på listen. Skill flere koder med komma. En kode er en etikett eller et nøkkelord som består av ett ord, som du tildeler en oppføring for å kategorisere den. Når oppføringen er lagret, blir koden lagt til i kodesamlingen for aktiviteten. Senere kan du bruke koden til å finne denne oppføringen ved å klikke på koden fra kodesamlingen. Ikke bare blir denne oppføringen returnert i resultatlisten, men alle oppføringer med liknende koding blir også inkludert, for å hjelpe deg med å finne beslektet innhold. Vær oppmerksom på at kodesamlingen består av koder som er opprettet av deg og dine kolleger. Hvis ingen har opprettet noen koder ennå, ser du ikke noen liste over samsvarende koder mens du skriver i dette feltet. 36 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

41 7. Hvis du vil legge til denne oppføringen i en bestemt seksjon av aktiviteten, klikker du på nedpilen ved siden av Seksjon-feltet, og deretter velger du seksjonen fra listen. 8. Hvis du vil skjule oppføringen for andre medlemmer, velger du Merk denne oppføringen som privat. 9. Slik varsler du aktivitetsmedlemmer om denne oppføringen: a. Velg Varsle personer om denne oppføringen. b. Gjør ett av følgende: v Standardaktivitet: Hvis du vil varsle alle, velger du avmerkingsboksen Alle enkeltmedlemmer av denne aktiviteten. Dette alternativet varsler ikke medlemmer i grupper eller fellesskap. v v Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. Hvis du vil varsle bestemte personer, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten er delt med et fellesskap, kan du varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene ved å velge Fellesskap: <fellesskapsnavn>, der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet, og deretter velge boksene ved siden av navnene på medlemmene du vil varsle. Fellesskapsaktivitet der alle fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Velg boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Fellesskapsaktivitet der bare noen av fellesskapsmedlemmene ble lagt til: Hvis du vil varsle enkelte av fellesskapsmedlemmene, velger du Enkeltvise aktivitetsmedlemmer og velger deretter boksene ved siden av navnene på de medlemmene som du vil varsle. Du finner brukerne ved å bla gjennom den alfabetiske listen med navn eller skrive navnet på en person i feltet Skriv for å filtrere denne listen. Hvis aktiviteten har mer enn 500 medlemmer, kan du klikke på Neste for å få se flere navn. Merk: Filteret søker bare i navnene på den gjeldende siden. Hvis det er flere sider, må du klikke på Neste til du kommer til en side med navn i samme alfabetiske område som navnet du leter etter, og deretter skrive navnet i filterfeltet. Hvis du bare vil varsle fellesskapseierne, velger du <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Kapittel 1. Aktiviteter 37

42 Hvis du vil varsle både fellesskapseiere og enkeltmedlemmer, velger du eiernavnene fra listen <fellesskapsnavn> (fellesskapseiere), der <fellesskapsnavn> er navnet på fellesskapet. Deretter velger du enkeltnavn fra listen Enkeltvise aktivitetsmedlemmer. Valgene blir husket når du bytter mellom lister. c. Hvis du vil legge til en kommentar som skal vises i varselet som blir sendt til medlemmene, legger du den til i feltet Varselmelding. Som standard angir varselet at du ønsker å informere medlemmet om denne oppføringen. 10. Klikk på Lagre for å fullføre tilføyingen av oppføringen. Beslektede oppgaver Opprette oppføringsmaler på side 34 Hvis du har designet en oppføring du vil bruke om igjen, kan du lagre oppføringen som en oppføringsmal. Redigere oppføringsmaler Eieren av en aktivitet kan redigere oppføringsmaler som er opprettet fra tilpassede oppføringer som brukes i aktiviteten. Aktivitetseieren kan for eksempel ønske å endre ikonet som brukes som identifikator av malen. Redigere oppføringsmaler Eieren av en aktivitet kan redigere oppføringsmaler som er opprettet fra tilpassede oppføringer som brukes i aktiviteten. Aktivitetseieren kan for eksempel ønske å endre ikonet som brukes som identifikator av malen. Før du begynner Du må ikke utføre denne fremgangsmåten hvis det ikke finnes noen oppføringsmaler i aktiviteten. En oppføringsmal er en prototyp på en oppføring. Hvis du oppretter en tilpasset oppføring som du vil bruke flere ganger, kan du lagre den som en mal. Neste gang du legger til en oppføring, kan du legge til en oppføring med de tilpassede feltene som er oppgitt i malen. Se Opprette oppføringsmaler hvis du vil ha flere opplysninger. Slik redigerer du en oppføringsmal: 1. Åpne aktiviteten som inneholder oppføringsmalene du vil redigere. 2. Fra tittellinjen klikker du på Flere handlinger, og deretter velger du Rediger oppføringsmaler. 3. Klikk på Rediger ved siden av den malen du vil redigere. 4. Gjør de endringene du vil. Hvis du vil knytte et ikon til malen, velger du et ikon. Når du knytter et ikon til en mal, blir ikonet vist i titlene for alle oppføringer som blir opprettet ved hjelp nav malen. 5. Klikk på Lagre. 6. Rediger en annen oppføringsmal, eller klikk på Lukk. 38 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

43 Arbeide med søk i Aktiviteter Beslektede oppgaver Opprette oppføringsmaler på side 34 Hvis du har designet en oppføring du vil bruke om igjen, kan du lagre oppføringen som en oppføringsmal. Legge til en tilpasset oppføring på side 35 Du kan legge til en tilpasset oppføring som er basert på en oppføringsmal som er opprettet og lagret i den gjeldende aktiviteten. Tilpassede oppføringsmaler kan opprettes og brukes for aktivitetsoppføringer og gjøremål. Du kan søke etter informasjon i Aktiviteter ved hjelp av ulike metoder. Søke i aktiviteter etter et ord eller uttrykk Bruk søkekontrollen i tittellinjen til å søke i alle aktivitetene og oppføringene etter elementer som inneholder et ord eller et uttrykk. Før du begynner Du kan bare søke i aktiviteter der du er medlem. Søket omfatter fullførte aktiviteter. Søkeresultatene omfatter ikke oppføringer som er merket som private eller de oppføringene eller aktivitetene som er lagt i papirkurven. Slik søker du etter aktiviteter eller oppføringer som inneholder en bestemt tekststreng: 1. Skriv inn ordet eller uttrykket du vil søke etter, i feltet Søk i tittellinjen. 2. Oppgi elementene du vil søke etter, ved å klikke på nedpilen ved siden av Søk-feltet, og velg deretter ett av disse feltene: Mine aktiviteter Søker etter tekststrengen i titlene og beskrivelsene for alle aktivitetene dine, som omfatter aktiviteter som er opprettet av deg eller delt med deg eller fellesskapene dine, samt i feltene og oppføringene i alle aktivitetene dine. Alle aktiviteter Søker etter tekststrengen i titlene og beskrivelsene for alle aktivitetene du har tilgang til, og søker etter tekststrengen i feltene og oppføringene i alle disse aktivitetene. Huskeliste Søker etter tekststrengen i huskelisteoppføringene for alle aktiviteter der du er oppført som medlem. Maler Søker etter tekststrengen i titlene og beskrivelsene for alle malene du har tilgang til. Denne aktiviteten Søker etter tekststrengen i tittelen og beskrivelsen for den gjeldende aktiviteten, samt i feltene og oppføringene i den gjeldende aktiviteten. Kapittel 1. Aktiviteter 39

44 Merk: Hvis du har en åpen mal, blir Denne malen vist i stedet. Du kan velge Denne malen for å søke etter tekststrengen i tittelen og beskrivelsen for den gjeldende malen. 3. Klikk på søkeikonet. Søkeresultatene blir vist på den gjeldende siden. Hvis du søker i denne aktiviteten eller malen, kan du redigere søkeresultatene direkte. Ellers klikker du på tittelen til et resultat for å åpne og redigere det. Filtrere aktiviteter og oppføringer etter kode Hvis du vil finne en gruppe av aktiviteter som er relatert til samme idé, prosjekt, industri eller noe annet, filtrerer du aktivitetene etter kode. Du kan også filtrere oppføringene i en enkelt aktivitet etter kode. Når du definerer koder for oppføringer og aktiviteter, kan du opprette virtuelle mapper som du senere kan navigere i. Alle kodene i aktivitetene, de som er opprettet av deg og av andre, blir vist i en kodesamling. Du kan velge å vise kodene i samlingen som en sky eller en liste. Kodeskyen viser de mest brukte kodeordene med fete typer og større skrift. Kodelisten viser de mest brukte kodeordene øverst i listen. Når du blar i kodene, kan du finne informasjon du har definert koder for, og du kan oppdage informasjon som er kodet på liknende måte av andre aktivitetsmedlemmer. Etter at du har funnet ut hvilke andre medlemmer som bidratt med informasjon i interesseområdet ditt, kan du bla gjennom etter personer for å finne annen informasjon som disse personene har lagt inn. Både kodeskyen og kodelisten viser bare ett sett med de mest populære kodene. Kodelisten viser de 10 mest populære kodene. Kodeskyen viser mer enn 10. Gjør ett av følgende: v Hvis du vil søke etter aktiviteter som er kategorisert med en kode, går du til visningen Mine aktiviteter, utvider Koder i navigeringsruten, og deretter klikker du på koden. v Hvis du vil finne oppføringene i en enkelt aktivitet som bruker en kode, åpner du aktiviteten, utvider Koder, og deretter klikker du på en kode. Tips: Hvis du ikke kan se kodesamlingen uten å bla nedover, trekker du sammen Medlemmer-seksjonen ved å klikke på trekanten. Både fra aktivitetsvisningen og innenfra en enkelt aktivitet kan du søke etter en bestemt kode. Klikk på Søk etter en kode, skriv inn kodenavnet i søkefeltet og klikk deretter på søkeikonet. Dette kan være aktuelt hvis du for eksempel bruker en kodeliste eller hvis kodeskyen er så stor at det bare blir vist et delsett av kodene i den, slik at den aktuelle koden ikke er blant dem som blir vist. 40 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

45 Abonnere på en aktivitetskanal for å få automatiske oppdateringer Ved hjelp av en kanalleser kan du abonnere på en kanal for en enkelt aktivitet som interesserer deg, eller en samling av aktiviteter. Når du har abonnert på en kanal, overvåker kanalleseren den og henter automatisk oppdateringer for deg. En kanal kalles også en "feed" og er en måte å representere og automatisk levere det nyeste innholdet på en webside direkte til datamaskinen din. Applikasjonen Aktiviteter bruker en protokoll som kalles Atom for å publisere kanaler. Når du abonnerer på en kanal, blir det enklere å overvåke en aktivitet, fordi kanalleseren da automatisk overvåker og henter innholdsoppdateringer for hver kanal. Du kan abonnere på en kanal fra hvor som helst der Kanal-ikonet inkludert fra visningen Mine aktiviteter og fra enkeltaktiviteter. blir vist, Arbeide med aktiviteter Prosessen for å abonnere på en kanal varierer avhengig av hvilken kanalleser du bruker. Beskrivelsen nedenfor er en generell veiledning. 1. Gjør ett av følgende: v Hvis du vil abonnere på en enkelt aktivitet, åpner du aktiviteten, finner en visning eller seksjon som inneholder en liste over oppføringer som du vil ha regelmessige oppdateringer av, og deretter klikker du på Kanal for disse oppføringene. v Vil du abonnere på flere aktiviteter, åpner du en visning som inneholder de typene aktiviteter du vil ha regelmessige oppdateringer av, for eksempel visningen Prioriterte aktiviteter > Høy prioritet, og deretter klikker du på Kanal for disse aktivitetene. v Hvis du vil abonnere på listen over huskelisteoppføringer, klikker du i kategorien Huskeliste og klikker deretter på Kanal for disse huskelisteoppføringene. v Hvis du vil abonnere på malene, klikker du i kategorien Aktivitetsmaler og klikker deretter på Kanal for disse malene. 2. Legg til kanalen i den kanalleseren du foretrekker. Trinnene du må utføre for å gjøre det, varierer avhengig av hvilken nettleser og kanalleser du bruker. Se dokumentasjonen for nettleseren eller kanalleseren hvis du vil ha mer informasjon. Denne delen beskriver handlingene du kan utføre i en aktivitet. Redigere en aktivitet Hvis du skal redigere en aktivitet, må du være eier av aktiviteten. Før du begynner Redigering av tittel, beskrivelse, forfallsdato eller koder som er knyttet til en aktivitet, påvirker ikke innholdet i oppføringene som er lagt inn i aktiviteten. Kapittel 1. Aktiviteter 41

46 Slik redigerer du en aktivitet: 1. Gjør ett av følgende: v Fra visningen Mine aktiviteter finner du aktiviteten du vil redigere i listen over aktiviteter. Klikk på Mer for å utvide aktivitetsbeskrivelsen, og klikk deretter på Rediger. v Fra aktiviteten du vil redigere, klikker du på Aktivitetshandlinger i tittellinjen, og deretter velger du Rediger aktivitet. Merk: Bare eieren av en aktivitet kan redigere den. Hvis du ikke er eier, vil du ikke se koblingen Rediger eller menyalternativet Rediger aktivitet. 2. Rediger de feltene du vil endre, og klikk deretter på Lagre. Legge til en ny kobling Opprett en oppføring som kobler til en annen aktivitet hvis den andre aktiviteten inneholder informasjon som kan være av interesse for den gjeldende aktivitetens medlemmer. Før du begynner Bare medlemmer som har tilgang til den andre aktiviteten, kan få tilgang til den andre aktiviteten fra oppføringen. Slik legger du til en beslektet aktivitet: 1. Åpne aktiviteten der du vil legge til en kobling til en beslektet aktivitet. 2. Klikk på Aktivitetshandlinger i tittellinjen, og velg deretter Legg til beslektet aktivitet. 3. Velg aktiviteten du vil koble til, fra listen over alternativer som blir vist, og klikk deretter på Lagre. Neste oppgave Det blir opprettet en beslektet aktivitet. Når et medlem som har tilgang til den andre aktiviteten, utvider den beslektede aktivitetsoppføringen, og deretter klikker på koblingen til den beslektede aktiviteten, blir den beslektede aktiviteten åpnet. Avslutte en aktivitet Hvis du ser etter en visning i navigeringsruten og ikke ser den, kan det være at du er i en aktivitet og leter etter et element som bare er tilgjengelig fra navigeringsruten i visningen Mine aktiviteter. Du må avslutte den åpne aktiviteten for å kunne se visningen Mine aktiviteter. Navigeringsruten endres til å inneholde koblinger som er relevante for det gjeldende sideinnholdet. Fra en aktivitet gir navigeringsruten rask tilgang til ting 42 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

47 som bare gjelder for denne aktiviteten, for eksempel en liste over huskelisteoppføringer eller en liste over aktivitetens seksjoner. Fra visningen Mine aktiviteter gir navigeringsruten raskt tilgang til andre visninger, for eksempel Prioriterte aktiviteter. Når du vil avslutte en aktivitet, klikker du på kategorien Aktiviteter. Denne handlingen tar deg tilbake til visningen Mine aktiviteter. Kopiere en aktivitet Ser du en aktivitet som noen har opprettet, som du vil bruke på nytt? Hvis eierne av aktiviteten ikke har opprettet en mal for den slik at andre kan bruke den på nytt, kan du lage en kopi av den. Du kan også kopiere en av dine egne aktiviteter hvis du vil bruke den på nytt, men ikke har planer om å bruke den så mange ganger at det lønner seg å lage en mal. Før du begynner Alle medlemmer av en aktivitet kan kopiere den. Når du kopierer aktiviteten, blir du lagt til i den nye aktiviteten som eieren. Eksterne aktiviteter blir kopiert som eksterne aktiviteter, og interne aktiviteter blir kopiert som interne aktiviteter. Slik kopierer du en aktivitet: 1. Åpne aktiviteten du vil kopiere. 2. Fra tittellinjen klikker du på Aktivitetshandlinger, og deretter velger du Kopier aktivitet. 3. I det nye aktivitetsskjemaet legger du til nye verdier eller du endrer verdiene for hvilke som helst av de feltene du vil oppdatere. 4. Hvis du vil at den nye aktiviteten skal inkludere medlemmer fra aktiviteten du kopierer, klikker du på Bruk medlemmer fra aktivitet 5. Klikk på Lagre Skrive ut fra en aktivitet Du kan skrive ut innholdet i en aktivitet på samme måte som en webside. Når du skriver ut fra en aktivitet, blir bare den gjeldende siden skrevet ut. Slik skriver du ut en aktivitet: 1. Valgfritt: Hvis du skriver ut en aktivitet, utvider du eventuelle seksjoner som er sammentrukket ved å klikke på Utvid alle ved siden av Vis, og hvis en oppføring har en lang beskrivelse som ikke blir vist, klikker du på mer foråfå se hele. 2. Skriv ut visningen eller aktiviteten ved å velge Fil > Skriv ut fra nettlesermenyen. Kapittel 1. Aktiviteter 43

48 Organisere aktivitetene dine Organiser dine aktiviteter slik at du raskt får tilgang til aktivitetene du ønsker, og enkelt finner informasjon. Legge til seksjoner for å organisere aktivitetsinnhold Seksjoner er beholdere for sett av aktivitetsoppføringer. Du legger til seksjoner i en aktivitet for å gi disposisjonen en hierarkisk struktur. Slik legger du til en seksjon i en aktivitet: 1. Åpne aktiviteten der du vil legge til seksjonen. 2. Klikk på Legg til seksjon. 3. Legg til en seksjonstittel i feltet Seksjon og klikk deretter på Lagre. Duhar opprettet en ny seksjon, og kan nå legge til oppføringer i den. 4. Slik legger du til en oppføring: v Hvis du vil legge til en standardoppføring i seksjonen, klikker du på Oppføring. v Hvis du vil legge til en huskelisteoppføring i seksjonen, klikker du på Huskelisteoppføring. v Hvis du vil legge til en oppføring som er basert på en oppføringsmal, klikker du på Mer, og deretter velger du den oppføringstypen du vil legge til. v Merk: Alternativet Flere alternativer blir ikke vist hvis det ikke er opprettet noen tilpassede oppføringsmaler i denne aktiviteten. Hvis du vil flytte en eksisterende oppføring til seksjonen, drar du oppføringen inn i seksjonen. Flytte og endre navn på seksjoner Når du har opprettet en seksjon, kan du flytte den opp eller ned i visningen for å organisere aktiviteten slik du vil. Du kan også endre navnet på en seksjon. Slik flytter eller endrer du navnet på en seksjon: 1. Fra navigeringslinjen i aktiviteten utvider du Seksjoner hvis det er trukket sammen, og deretter klikker du på seksjonen du vil flytte eller endre navnet på. 2. Gjør ett av følgende: v Du endrer navnet på en seksjon ved å klikke på Handlinger > Rediger seksjon, endre seksjonstittelen i feltet Seksjon og klikke på Lagre. v Du flytter seksjonen ved å klikke på Handlinger > Flytt opp eller Handlinger > Flytt ned. Prioritere aktiviteter Prioritering av aktiviteter gjør de enkelt for deg å finne de aktivitetene som er viktigst for deg. 44 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

49 Alle aktiviteter får som standard nivået Normal prioritet. Du kan endre prioritetsnivået for en aktivitet etter at du har funnet ut hvor viktig den er for deg. Det prioritetsnivået du tildeler til en aktivitet, er bare synlig for deg. Det påvirker ikke hvilken prioritet andre medlemmer av aktiviteten tilordner til den. Aktiviteter du har prioritert som Høy eller Middels, blir vist på en kompakt liste du får tilgang til ved å utvide Prioriterte aktiviteter i navigeringsruten for visningen Mine aktiviteter. Merk: Prioriterte aktiviteter blir ikke vist i navigeringsruten fra en aktivitet. Du må avslutte aktiviteten først. Klikk på kategorien Aktiviteter for å avslutte den gjeldende aktiviteten, og gå tilbake til visningen Mine aktiviteter. Du prioriterer en aktivitet på en av disse måtene: v Fra visningen Mine aktiviteter finner du aktiviteten du vil prioritere. Klikk på Mer for å utvide aktivitetsbeskrivelsen, klikk på Prioriter, og velg deretter et prioritetsnivå. v Fra en aktivitet klikker du på Aktivitetshandlinger på aktivitetens tittellinje, og deretter velger du et prioritetsnivå. Merk: Prioritetsnivået blir ikke synlig i aktiviteten. Du må gå tilbake til visningen Mine aktiviteter eller gå til Prioriterte aktiviteter i navigeringsruten for visningen Mine aktiviteter for å se aktivitetens prioritetsnivåer. Dette er alternativene for prioritetsnivå: Høy prioritet Angir at denne aktiviteten er viktig. Middels prioritet Angir at denne aktiviteten har en høyere prioritet enn en normal aktivitet. Normal prioritet (standard) Angir at denne aktiviteten har en normal prioritet. Merk som deaktivert flytter aktiviteten til visningen Deaktiverte aktiviteter. Beslektede oppgaver Åpne en aktivitet på side 8 Åpne en aktivitet for å arbeide med oppføringene og medlemmene. Deaktivere en aktivitet som du ikke er interessert i Du kan deaktivere en aktivitet du ikke er interessert i, for å fjerne den fra visningen Mine aktiviteter. Hvis aktiviteten senere blir mer nyttig, kan du aktivere den igjen. Deaktiver aktiviteter for å begrense de aktivitetene som vises i visningen Mine aktiviteter, til bare de aktivitetene du er mest interessert i. Når du har deaktivert Kapittel 1. Aktiviteter 45

50 en aktivitet, forblir du medlem av aktiviteten og kan fremdeles få tilgang til aktivitetens innhold ved å bytte til visningen Deaktiverte aktiviteter. Andre medlemmer av aktiviteten kan fremdeles sende deg varsler om oppføringer i aktiviteten. Du deaktiverer en aktivitet på en av følgende måter: v Fra visningen Mine aktiviteter finner du aktiviteten du vil deaktivere. Klikk på Mer > Prioriter > Merk som deaktivert. v Fra en aktivitet klikker du på Aktivitetshandlinger i tittellinjen, og deretter velger du Merk som deaktivert. Neste oppgave Hvis du vil aktivere en aktivitet igjen, åpner du visningen Deaktiverte aktiviteter fra navigeringsruten i visningen Mine aktiviteter. Klikk på Mer > Prioriter ved siden av en aktivitet du vil aktivere igjen, og velg deretter det ønskede prioritetsnivået. Merke en aktivitet som fullført Merk en aktivitet som fullført når målet er oppnådd. Denne handlingen sletter ikke aktiviteten. Den fullførte aktiviteten fortsetter å være tilgjengelig fra visningen Fullført. Når du merker en aktivitet som fullført, kan medlemmene ikke lenger se den i oppført blant aktivitetene. Før du begynner Du må være eier av en aktivitet for å kunne merke den som fullført. Slik merker du en aktivitet som fullført: Gjør ett av følgende: v Fra visningen Mine aktiviteter finner du aktiviteten du vil merke som fullført i listen over aktiviteter. Klikk på Mer for å utvide aktivitetsbeskrivelsen, og klikk deretter på Merk som fullført. v Fra aktiviteten du vil merke som fullført, klikker du på Merk aktivitet som fullført på tittellinjen. Resultater Fullførte aktiviteter blir vist i visningen Fullført. Neste oppgave Slik gjenoppretter du en fullført aktivitet: 1. Åpne visningen Fullført. 46 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

51 Merk: Det finnes to Fullført-visninger: en som bare inneholder fullførte private aktiviteter som du var medlem av, og en som bare inneholder fullførte organisasjonsaktiviteter. 2. Gjør ett av følgende: v v Finn aktiviteten, klikk på Mer for å utvide aktivitetsbeskrivelsen, og klikk deretter på Gjenopprett. Fra aktiviteten du vil gjenopprette, klikker du på Gjenopprett aktivitet på tittellinjen. Aktiviteter som ikke blir aktivert i løpet av 90 dager, blir som standard automatisk merket som fullført. Det blir sendt et varsel til aktivitetens eiere før denne hendelsen forekommer, for å la dem få vite at aktiviteten blir merket som fullført hvis de ikke bruker den. Perioden med inaktivitet på 90 dager er en verdi som administratoren kan endre. Slette en aktivitet Du kan slette en aktivitet for å flytte den til visningen Papirkurv. Før du begynner Du må bare slette en aktivitet hvis du ikke vil beholde noe av informasjonen i aktiviteten. Du må være eier av aktiviteten for å kunne slette den. Slik sletter du en aktivitet: 1. Gjør ett av følgende: v Fra visningen Mine aktiviteter finner du aktiviteten du vil slette i listen over aktiviteter. Klikk på Mer for å utvide aktivitetsbeskrivelsen, og klikk deretter på Slett. v Merk: Bare eieren av en aktivitet kan slette den. Hvis du ikke er eier, vil du ikke se koblingen Slett. Fra aktiviteten du vil slette, klikker du på Aktivitetshandlinger i tittellinjen, og deretter velger du Slett aktivitet. Merk: Bare eieren av en aktivitet kan slette den. Hvis du ikke er eier, er ikke menyalternativet Slett aktivitet aktivert. 2. Klikk på OK for å bekrefte at du vil flytte aktiviteten til Papirkurv-visningen. Neste oppgave Du kan gjenopprette aktiviteter fra visningen Papirkurv til papirkurven blir tømt, som blir gjort etter 90 dager som standard. Slik gjenoppretter du en slettet aktivitet: 1. Fra navigeringsruten i visningen Mine aktiviteter klikker du på Papirkurv for å åpne Papirkurv-visningen. Merk: Fra en aktivitet klikker du på kategorien Aktiviteter for å avslutte den gjeldende aktiviteten og gå tilbake til visningen Mine aktiviteter. Kapittel 1. Aktiviteter 47

52 Merk: Det finnes to Papirkurv-visninger som midlertidig lagrer slettede aktiviteter: en som bare inneholder private aktiviteter som du var medlem av, og den andre inneholder bare aktiviteter for organisasjonen din. 2. Finn aktiviteten, klikk på Mer for å utvide aktivitetsbeskrivelsen, og klikk deretter på Gjenopprett. Merk: Det er bare eieren av en slettet aktivitet som kan gjenopprette den. Hvis du ikke er eier, vil du ikke se koblingen Gjenopprett. Eksportere aktiviteter Eksporter data fra en aktivitet for å opprette ulike typer regnearkbaserte rapporter. Et hvilket som helst aktivitetsmedlem kan eksportere data fra en aktivitet til en CSV-fil (Comma Separated Values). Ved å eksportere en aktivitet til en CSV-fil kan du flytte dataene inn i et regnearkformat. Når aktiviteten er flyttet til denne typen format, kan du begynne å opprette flere typer rapporter basert på dataene. 1. Åpne aktiviteten du vil eksportere data fra. 2. Klikk på Aktivitetshandlinger > Eksporter aktivitet. 3. Velg Denne aktiviteten for å eksportere hele aktiviteten, noe som omfatter alle oppføringer, kommentarer, valg og huskelisteoppføringer, eller velg en bestemt seksjon fra dialogboksen Eksporter. Arbeide med aktivitetsmaler 4. Gjør ett av følgende: a. Velg Åpne med for å velge et program der den eksporterte aktiviteten kan åpnes umiddelbart. Regnearkapplikasjoner blir vanligvis brukt til å åpne CSV-filer. b. Velg Lagre fil for å lagre den eksporterte aktiviteten til det lokale systemet, og åpne det senere. Du kan bruke stil eller innhold i en aktivitet på nytt ved å opprette en aktivitetsmal. Hva er en aktivitetsmal? En aktivitetsmal er en prototyp på en aktivitet. 48 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

53 Du kan bruke en aktivitetsmal for å legge inn de nødvendige trinnene, kontaktene, ressursene og verktøyene som trengs for å fullføre en felles prosess. Når du har opprettet en mal, kan du opprette flere aktiviteter fra den for hvert prosjekt du starter opp, og som bruker prosessen. Hvis du for eksempel arbeider med et patent, kan du opprette en mal for patentsøknadsprosessen. Legg til en huskeliste i malen med de oppgavene som må utføres for å fullføre prosessen. Legg til filer og webkoblinger som koblinger til de verktøyene og ressursene du bruker til å utføre oppgavene. Tildel koder til malen som definerer malens formål. Hvis du oppretter en standard aktivitetsmal, kan du legge til sentrale personer for prosessen som medlemmer, slik at du senere kan inkludere dem i prosjektets arbeidsflyt. Hvis du oppretter en fellesskapsaktivitet, må du passe på at de sentrale personene er medlem av fellesskapet. Når du har opprettet en mal, kan du opprette en aktivitet fra denne malen for hver idé eller hvert produkt du vil patentere. Når du bruker en mal, sparer du tid og arbeid hver gang du starter et nytt prosjekt, siden aktiviteten du starter med, allerede inneholder de fleste av de aktuelle medlemmene, har koblinger til den nødvendige informasjonen, inneholder en liste over de nødvendige oppgavene i huskelisten, og har de riktige kodene tilknyttet seg. Hvis du er prosjektleder, kan du opprette en mal og dele den med gruppen din som hjelp til å organisere prosjektet. Du kan opprette en mal på en av følgende måter: v Fra grunnen av. Et erfarent gruppemedlem kan samle inn de godkjente ressursene og definere en huskeliste med de oppgavene som kreves for å fullføre en prosess, og gjøre malen tilgjengelig for gruppen eller et sett med kunder. Merk: Du kan ikke opprette en fellesskapsaktivitetsmal fra grunnen av. v Fra en eksisterende aktivitet. En gruppe kan i en aktivitet samle de ressursene de måtte bruke og de oppgavene de måtte utføre for å fullføre en oppgave. Etter at informasjonen er samlet og ordnet i en aktivitet, kan du formalisere prosessen ved å opprette en mal fra den aktiviteten. Beslektede oppgaver Opprette en mal fra en aktivitet for å bruke om igjen ressurser på side 51 Hvis du og gruppen brukte en aktivitet til å gjennomføre en prosess, og denne aktiviteten viste seg å være nyttig fordi den inneholdt alle trinnene som måtte utføres, og samlet alle ressursene dere trengte, kan du bruke denne aktiviteten som utgangspunkt for en mal. Opprette en aktivitetsmal fra bunnen av Opprett en aktivitetsmal for å hjelpe deg selv og andre medlemmer i gruppen med å organisere prosessen og ressursene som er involvert i utførelsen av en felles oppgave. Opprette en aktivitetsmal fra bunnen av Opprett en aktivitetsmal for å hjelpe deg selv og andre medlemmer i gruppen med å organisere prosessen og ressursene som er involvert i utførelsen av en felles oppgave. Kapittel 1. Aktiviteter 49

54 Før du begynner Når du oppretter en mal fra bunnen av, identifiserer du de sentrale delene av en prosess. For å kunne opprette en nyttig mal må du være godt kjent med prosessen eller konsultere noen som har erfaring med prosessen og vet hvilke bokmerker, IBM Lotus Notes-databaser, dokumentfiler, regneark og presentasjoner som trengs for dem som skal utføre prosessen. Den som oppretter malen, bør også vite hvilke oppgaver som skal utføres, og hvilken rekkefølge disse oppgavene bør utføres i. Merk: Du kan ikke bruke denne prosedyren til å opprette en gruppeaktivitetsmal. Slik oppretter du en mal fra grunnen av: 1. Klikk på kategorien Aktivitetsmaler. 2. Klikk på Opprett en mal. 3. Fyll ut feltene nedenfor. Ingen av feltene er obligatoriske. Navn Skriv inn en tittel på malen. Hvis du ikke oppgir noen tittel, får den som standard tittelen Uten tittel. Tillatelser: Tillat personer utenfor min organisasjon å bli medlem av denne aktiviteten v Velg dette alternativet for å ta med medlemmer i organisasjonen eller gjester utenfor organisasjonen. Aktivitetsmaler som tillater eksterne medlemmer, kan deles med fellesskap som tillater eksterne eller interne medlemmer. Du kan senere oppheve valget av denne tillatelsen slik at eksterne medlemmer ikke får tilgang til aktivitetsmalen, bare hvis det ikke finnes noen eksterne medlemmer i aktivitetsmalen. Eksterne aktivitetsmaler blir identifisert av et Ekstern-ikon ved siden av aktivitetsmalens tittel. v Du må ikke velge dette alternativet hvis du bare vil ta med medlemmer i organisasjonen. Aktivitetsmaler som ikke tillater eksterne medlemmer, kan bare deles med fellesskap som ikke tillater eksterne medlemmer. Du kan ikke tillate eksternt medlemskap i en intern aktivitetsmal senere. Om denne malen Skriv inn en beskrivelse av malen. Beskriv hvorfor det kan være nyttig å bruke den. Koder Skriv inn ett eller flere nøkkelord som skal knyttes til aktiviteter som blir opprettet fra denne malen. Når noen oppretter en aktivitet basert på denne malen, blir kodene du definerer her, tildelt til den resulterende aktiviteten. Skill flere koder med komma. 4. Opprett en medlemsliste for malen. Medlemmer har tilgang til malen og kan hjelpe deg med å fylle ut malen med oppføringer. Hvis du legger til oppføringer, bidrar du til å opprette arbeidsflyten for aktivitetene som skal bruke malen. Slik oppretter du en medlemsliste: a. Velg Person, Gruppe eller Fellesskap fra valglisten Medlemmer. b. Begynn å skrive gruppens, fellesskapets eller personens navn eller e-postadresse i det andre feltet. Mens du skriver, blir det vist en liste over samsvarende navn. Klikk på et navn på listen for å legge til denne gruppen, 50 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

55 dette fellesskapet eller denne personen. Du kan også søke etter en bestemt gruppe ved å klikke på Bla gjennom grupper og deretter skrive inn et nøkkelord for gruppen og klikke på Søk etter grupper. Klikk på den aktuelle gruppen og klikk deretter på Legg til. Hvis gruppen inneholder nestede grupper, kan du enten legge til den overordnede gruppen eller velge en nestet gruppe. Bruk brødsmulestien ovenfor gruppevelgeren til å veksle mellom nivåene med nestede grupper. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. 5. Hvis du vil legge til en person, gruppe eller fellesskap i en annen rolle enn standardrollen Forfatter, klikker du på nedpilen ved siden av feltet Forfatter, og deretter velger du Eier eller Leser. Alternativene for tilgangsnivå er definert på denne måten: Forfatter Du kan vise innhold, legge til oppføringer og redigere egne oppføringer. Eier Du kan legge til innhold, og vise og redigere alle oppføringer. Som aktivitetsoppretter blir du automatisk lagt til i den som en eier. Leser Kan ikke bidra til en aktivitet. Tilgangen er begrenset til bare visning av innhold. 6. Gjenta de to trinnene ovenfor hvis du vil legge til flere medlemmer. 7. Klikk på Lagre for å opprette malen. 8. Fyll ut malen med oppføringer. Legg til oppføringer for å veilede brukere av malen gjennom den prosessen du har opprettet den for. Neste oppgave Malen er nå klar til bruk. Vær den første til å prøve den ut, ved å opprette en aktivitet fra den. Beslektede oppgaver Hva er en aktivitetsmal? på side 48 En aktivitetsmal er en prototyp på en aktivitet. Opprette en aktivitet fra en mal på side 55 Opprett en aktivitet fra en mal når det finnes en tilgjengelig mal som ble utformet for det formålet du har tenkt å bruke den til. Med riktig mal kan du og gruppen din komme raskere og mer effektivt i gang med et prosjekt. Opprette en mal fra en aktivitet for å bruke om igjen ressurser Hvis du og gruppen brukte en aktivitet til å gjennomføre en prosess, og denne aktiviteten viste seg å være nyttig fordi den inneholdt alle trinnene som måtte utføres, og samlet alle ressursene dere trengte, kan du bruke denne aktiviteten som utgangspunkt for en mal. Før du begynner Hvis du oppretter en mal fra en intern aktivitet, blir det opprettet en mal for interne aktiviteter, og hvis du oppretter en mal fra en ekstern aktivitet, blir det opprettet en mal for eksterne aktiviteter. Slik oppretter du en mal fra en aktivitet: Kapittel 1. Aktiviteter 51

56 1. Åpne aktiviteten du vil bruke som utgangspunkt for malen. 2. Fra tittellinjen klikker du på Flere handlinger, og deretter velger du Kopier som ny mal. 3. Rediger følgende felt. Som standard inneholder de informasjon som gjelder den aktiviteten du bruker til å opprette malen. Navn Malens tittel. Standardverdien er aktivitetstittelen. Rediger tittelen på malen. Velg et navn som er generisk nok til at det kan brukes i ulike situasjoner. Hvis for eksempel tittelen på aktiviteten er "Salgsoppdrag for IBM", kan du endre tittelen på malen til "Salgsoppdrag." Om denne malen Rediger beskrivelsen slik at den inneholder informasjon om hvordan malen er ment å skulle brukes. Koder Rediger nøkkelordene som er knyttet til aktiviteten. Slett koder som er for spesifikke for den gjeldende aktiviteten til å bli tatt med i malen, eller legg til nye nøkkelord. Skill flere koder med komma. Startside Oppgi hvilken visning som skal vises som standard når aktiviteten blir opprettet. Velg en av følgende visninger: v Aktivitetsdisposisjon v Nyeste oppdateringer v Huskelisteoppføringer 4. Opprett en medlemsliste for malen. Medlemmer har tilgang til malen og kan hjelpe til med å legge til informasjon i oppføringene du legger til. Hvis du legger til oppføringer, bidrar du til arbeidsflyten for aktivitetene som skal bruke malen. Gjør ett av følgende: v Hvis du vil bruke om igjen medlemslisten for den gjeldende aktiviteten i malen, velger du Bruk medlemmer fra aktivitet. v Merk: Dette alternativet er ikke tilgjengelig hvis du oppretter malen fra en fellesskapsaktivitet. Slik legger du til medlemmer: a. Velg Person, Gruppe eller Fellesskap fra valglisten Medlemmer. b. Begynn å skrive gruppens, fellesskapets eller personens navn eller e-postadresse i det andre feltet. Mens du skriver, blir det vist en liste over samsvarende navn. Klikk på et navn på listen for å legge til denne gruppen, dette fellesskapet eller denne personen. Du kan også søke etter en bestemt gruppe ved å klikke på Bla gjennom grupper og deretter skrive inn et nøkkelord for gruppen og klikke på Søk etter grupper. Klikk på den aktuelle gruppen og klikk deretter på Legg til. Hvis gruppen inneholder nestede grupper, kan du enten legge til den overordnede gruppen eller velge en nestet gruppe. Bruk brødsmulestien ovenfor gruppevelgeren til å veksle mellom nivåene med nestede grupper. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Ta kontakt med firmaets administrator hvis du trenger mer informasjon. c. Hvis du vil legge til lesere og eiere, klikker du på nedpilen ved siden av Opphavsperson for å velge en annen rolle. Alternativene for tilgangsnivå er definert på denne måten: 52 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

57 Forfatter Du kan vise innhold, legge til oppføringer og redigere egne oppføringer. Eier Du kan legge til innhold, og vise og redigere alle oppføringer. Som aktivitetsoppretter blir du automatisk lagt til i den som en eier. Leser Kan ikke bidra til en aktivitet. Tilgangen er begrenset til bare visning av innhold. 5. Klikk på Lagre. 6. Se gjennom malen og fjern eventuelle oppføringer som ikke gjelder for prosessen generelt. Det kan for eksempel du har lagt inn en meldingsoppføring med ditt private telefonnummer, slik at medlemmene i gruppen din kunne få tak i deg i en nødssituasjon. Denne oppføringen er en du bør fjerne fra malen, for å unngå å distribuere privatnummeret ditt til hele organisasjonen. 7. Du kan forbedre malen ved å legge til oppføringer. Legg til standardoppføringer og huskelisteoppføringer for å dekke viktig informasjon som kan mangle fra den eksisterende aktiviteten. Neste oppgave Malen er nå klar til bruk. Vær den første til å prøve den ut, ved å opprette en aktivitet fra den. Beslektede oppgaver Hva er en aktivitetsmal? på side 48 En aktivitetsmal er en prototyp på en aktivitet. Opprette en aktivitet fra en mal på side 55 Opprett en aktivitet fra en mal når det finnes en tilgjengelig mal som ble utformet for det formålet du har tenkt å bruke den til. Med riktig mal kan du og gruppen din komme raskere og mer effektivt i gang med et prosjekt. Redigere aktivitetsmaler Du redigerer en aktivitetsmal for å gjøre endringer i den etter at du har opprettet den. Før du begynner Hvis du redigerer en mal, får det ingen innvirkning på noen aktiviteter du har opprettet tidligere ved hjelp av denne malen. Slik redigerer du en mal: 1. Klikk på kategorien Aktivitetsmaler for å åpne listen over maler. 2. Finn malen du vil redigere, klikk på Mer for å utvide den og klikk deretter på Rediger. Hvis malen allerede er åpen, går du til tittellinjen og velger Malhandlinger > Rediger mal. Kapittel 1. Aktiviteter 53

58 Merk: Det er bare eierne av en mal som kan redigere den. Hvis du ikke er eier, vil du ikke se koblingen Rediger, og menyalternativet Rediger mal vil ikke være aktivert. 3. Gjør de endringene du ønsker, og klikk deretter på Lagre. Merke aktivitetsmaler som favoritter for å få enkel tilgang Du kan rangere tilgjengelige aktivitetsmaler ved å merke de du liker best, som favoritter. Hvis du gjør dette, blir malen lagt til i visningen Favorittmaler som er tilgjengelig fra navigeringsruten for kategorien Aktivitetsmaler, og den gjør det mulig for deg å få rask tilgang til de malene som er nyttigst for deg. Før du begynner Alle med tilgang til en aktivitetsmal kan merke den som en favoritt. Slik merker du en aktivitetsmal som en favoritt: 1. Klikk på kategorien Aktivitetsmaler for å åpne listen over maler. 2. Finn malen, klikk på Mer for å utvide den, og klikk deretter på Merk som favorittmal. Resultater Maler som er merket som favoritter, blir identifisert i visningen Aktivitetsmaler og vist i visningen Favorittmaler. 54 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

59 Neste oppgave Hvis du vil fjerne en mal fra visningen Favorittmaler, åpner du visningen Favorittmaler og finner malen i listen. Klikk på Mer for å utvide den, og velg deretter Merk som Normal mal. Slette aktivitetsmaler Slett aktivitetsmaler du ikke vil at noen skal bruke, eller som er foreldet. Før du begynner Bare en eier av aktiviteten kan slette den. Hvis du sletter en mal, får det ingen innvirkning på noen av aktivitetene du har opprettet fra denne malen. Slik sletter du en aktivitetsmal: 1. Klikk på kategorien Aktivitetsmaler for å åpne listen over maler. 2. Finn malen du vil slette, klikk på Mer for å utvide den og klikk deretter på Slett. Hvis malen allerede er åpen, går du til tittellinjen og velger Malhandlinger > Slett mal. Merk: Det er bare eierne av en mal som kan slette den. Hvis du ikke er eier, vil du ikke se koblingen Slett eller menyalternativet Slett mal. 3. Klikk på OK for å bekrefte slettingen. Neste oppgave Hvis du vil gjenopprette en slettet mal, klikker du på Malsøppel fra navigeringsruten på siden Aktivitetsmaler, finner malen, klikker på Mer for å utvide beskrivelsen, og deretter klikker du på Gjenopprett. Merk: Det er bare eierne av en slettet mal som kan gjenopprette den. Hvis du ikke er eier, vil du ikke se koblingen Gjenopprett. Opprette en aktivitet fra en mal Opprett en aktivitet fra en mal når det finnes en tilgjengelig mal som ble utformet for det formålet du har tenkt å bruke den til. Med riktig mal kan du og gruppen din komme raskere og mer effektivt i gang med et prosjekt. Før du begynner Du kan ikke bruke denne prosedyren til å opprette en gruppeaktivitet. Hvis du vil vite mer om hvordan du oppretter en fellesskapsaktivitet fra en mal, kan du lese Opprette en fellesskapsaktivitet i hjelpen til Fellesskap. Hvis du oppretter en aktivitet fra en mal for interne aktiviteter, blir det opprettet en intern aktivitet, og hvis du oppretter en aktivitet fra en mal for eksterne aktiviteter, blir det opprettet en ekstern aktivitet. Kapittel 1. Aktiviteter 55

60 Medlemskapsroller Slik oppretter du en aktivitet fra en mal: 1. Klikk i kategorien Aktivitetsmaler for å se en liste over de tilgjengelige malene. Klikk på Mer ved siden av en maltittel for å lese beskrivelsen. 2. Når du har funnet en mal du vil bruke, åpner du den hvis den ikke allerede er åpen, og klikker på Start en aktivitet fra denne malen. 3. Legg til verdier eller endre verdiene for hvilke som helst aktivitetsfelt du vil endre. 4. Klikk på Lagre for å opprette aktiviteten. Beslektede oppgaver Opprette en aktivitet for å organisere et gruppeprosjekt på side 9 Opprett en aktivitet slik at du får et sted der personene som er involvert i et prosjekt, kan dele informasjon, tildele oppgaver og dele ressurser som verktøy, websteder og filer. Medlemskapslisten for en aktivitet bestemmer hvem som kan få tilgang til aktiviteten, og hvilke endringer de kan gjøre. Du administrerer medlemskapet på ulike måter avhengig av om det gjelder en standardaktivitet eller en fellesskapsaktivitet. Standardaktivitet En standardaktivitet er en aktivitet som du oppretter fra applikasjonen Aktiviteter. v Privat Du må være medlem av en privat aktivitet for å se aktiviteten, oppføringene og medlemskapslisten. Som standard er nye aktiviteter private. Bare medlemmer du legger til i aktiviteten, kan få tilgang til den. Du legger vanligvis til medlemmer i en standardaktivitet når du oppretter den. Du og de andre medlemmene i aktiviteten kan imidlertid fortsette å legge til nye medlemmer etter at aktiviteten er startet. Du kan legge til enkeltmedlemmer, gruppemedlemmer og fellesskapsmedlemmer. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. Når du legger til et medlem i en standardaktivitet, tildeler du en bestemt rolle til medlemmet. Medlemmer kan tilhøre en av disse rollene: Firmaeier Den som opprettet aktiviteten. Du kan legge til, endre og slette hva som helst av innholdet eller medlemmene for en aktivitet og selve aktiviteten. Leser Du kan vise innhold og medlemmer, og varsle andre medlemmer om oppføringer, men du kan ikke legge til eller endre innhold eller medlemmer. Forfatter Du kan vise og legge inn oppføringer, legge til, endre og fjerne koder for aktiviteten og oppføringene, og du kan vise, legge til og fjerne medlemmer med rollene forfatter eller leser. 56 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

61 Eier Du kan legge til, endre og slette hva som helst av innholdet eller medlemmene for en aktivitet og selve aktiviteten. Personen som oppretter aktiviteten, blir automatisk firmaeier. Hver aktivitet må ha en og bare en firmaeier. Firmaeieren kan utføre alle handlinger som en eier kan. Firmaeieren kan også overføre firmaeierrollen til et annet aktivitetsmedlem. En person som er lagt til i medlemskapslisten både som enkeltperson og som en del av en gruppe, får de samme tilgangsrettighetene som de som er knyttet til enkeltmedlemskapsoppføringen. Hvis Mary for eksempel er lagt til med navn i leserrollen for en aktivitet, og også er lagt til som del av en gruppe i opphavspersonrollen, får Mary tilgang til aktiviteten på lesernivå. Hvis en person derimot er medlem av to grupper som er lagt til som medlemmer, og hver gruppe har en egen medlemskapsrolle, får personen medlemskapsrettighetene for gruppen som har det høyeste tilgangsnivået. Hvis Gruppe A for eksempel blir lagt til i opphavspersonrollen for en aktivitet, og Gruppe B blir lagt til i leserrollen, og John er medlem i begge gruppene, da får John tilgang til aktiviteten som opphavsperson. Hvis du opprettet en aktivitet som tillater at personer utenfor organisasjonen blir medlemmer, kan du endre denne tillatelsen til å tillate bare medlemmer som er interne i organisasjonen, bare hvis det ikke finnes eksterne medlemmer i aktiviteten. Hvis det finnes eksterne medlemmer, må du fjerne dem før du kan endre en ekstern aktivitet til en intern aktivitet. Hvis du vil endre en ekstern aktivitet til en intern aktivitet, utvider du listen Medlemmer, og deretter under Tilgang klikker du på (Endre) ved siden av Ekstern, opphever valget av La personer som er eksterne til organisasjonen, bli medlemmer av denne aktiviteten. Klikk deretter på Lagre. Når du har endret en ekstern aktivtet til en intern aktivitet, blir ikonet Ekstern fjernet fra aktivitetens tittel. v <Din organisasjon> Alle i organisasjonen din og alle som har tilgang til Aktiviteter-serveren, har tilgang til aktivitetene i organisasjonen din. Merk: Aktivitetene i organisasjonen din blir bare vist i visningen <Din organisasjon> Aktiviteter, der <Din organisasjon> er navnet på organisasjonen din. De blir ikke vist i noen andre visninger, heller ikke prioritetsvisningene. Når du skal gjøre en aktivitet tilgjengelig til organisasjonen din, må du opprette aktiviteten, utvide listen Medlemmer. Under <Din organisasjon> Tilgang klikker du på (Endre) ved siden av det valgte tilgangsnivået for å velge et annet nivå. Standard tilgangsnivå er Privat. Merk: Dette alternativet er ikke tilgjengelig fra en fellesskapsmal. Kapittel 1. Aktiviteter 57

62 Fellesskapsaktivitet En fellesskapsaktivitet er en aktivitet som du oppretter fra applikasjonen Fellesskap. v Privat Hvis fellesskapet er privat, er alle de tilhørende aktivitetene private. I tillegg er medlemslisten for en privat fellesskapsaktivitet definert av medlemslisten for fellesskapet den tilhører. Du kan ikke endre medlemslisten for en fellesskapsaktivitet fra applikasjonen Aktiviteter. Legge til medlemmer i en standardaktivitet Hvis du vil gi en person tilgang til en standardaktivitet, kan du legge til denne personen som et medlem. Du må være en aktivitets opphavsperson eller eier for å kunne legge til medlemmer. En opphavsperson kan legge til lesere og andre opphavspersoner. En eier kan legge til medlemmer i en hvilken som helst rolle. Hvis du legger til en person som allerede er medlem av aktiviteten, vil det nye medlemskapet overskrive det opprinnelige. Slik legger du til medlemmer i en aktivitet: 1. Åpne en aktivitet fra visningen Mine aktiviteter. 2. Klikk på Medlemmer fra navigeringsruten for å åpne visningen Medlemmer. 3. Klikk på Legg til personer. 4. Utfør ett av disse trinnene: v Slik legger du til personer enkeltvis: a. Velg Person fra valglisten Medlemmer. b. Hvis du vil tildele en annen rolle enn standardrollen Forfatter til medlemmet du legger til, klikker du på nedpilen ved siden av feltet Forfatter, og deretter velger du Eier eller Leser. 58 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

63 Hvis du ikke er eier av aktiviteten, kan du ikke legge til en person som eier. c. Begynn å skrive personens navn eller e-postadresse i det andre feltet. Mens du skriver, blir det vist en liste over samsvarende navn. Klikk på et navn i listen for å legge til denne personen. Du kan legge til personer i samme rollen ved å skrive vedkommendes navn eller e-postadresse. v v Viktig: Ikke klikk på Avbryt hvis ikke du vil fjerne alle personene du har lagt til hittil. Hvis du vil fjerne en person du har lagt til, klikker du på knappen X ved siden av personens navn. d. Gjenta disse trinnene for å legge til andre personer i aktiviteten. Slik legger du alle medlemmene i et fellesskap til i en standardaktivitet: a. Velg Fellesskap på valglisten Medlemmer. b. Hvis du vil tildele en annen rolle enn standardrollen Forfatter til fellesskapsmedlemmene du legger til, klikker du på nedpilen ved siden av feltet Forfatter, og deretter velger du Eier eller Leser. Hvis du ikke er eier av aktiviteten, kan du ikke legge til fellesskapsmedlemmer som eiere. c. Begynn å skrive inn fellesskapsnavnet i det andre feltet. Når du skriver, blir det vist en liste over fellesskapene du tilhører. Velg et fellesskap fra listen. Viktig: Ikke klikk på Avbryt hvis ikke du vil fjerne fellesskapene du har lagt til hittil. Hvis du vil fjerne et fellesskap du har lagt til, klikker du på knappen X ved siden av fellesskapets navn. d. Gjenta disse trinnene for å legge til andre fellesskap i aktiviteten. Slik legger du til alle medlemmene i en gruppe i en standardaktivitet: Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. a. Velg Gruppe fra valglisten Medlemmer. b. Hvis du vil tildele en annen rolle enn standardrollen Forfatter til gruppemedlemmene du legger til, klikker du på nedpilen ved siden av feltet Forfatter, og deretter velger du Leser. Du må være en eier av aktiviteten for å legge til grupper som eiere i aktiviteter. c. Begynn å skrive inn gruppenavnet i det andre feltet. Mens du skriver, blir det vist en liste over samsvarende navn. Velg en gruppe fra listen. Du kan også søke etter en bestemt gruppe ved å klikke på Bla gjennom grupper og deretter skrive inn et nøkkelord for gruppen og klikke på Søk etter grupper. Klikk på den aktuelle gruppen og klikk deretter på Legg til. Hvis gruppen inneholder nestede grupper, kan du enten legge til den overordnede gruppen eller velge en nestet gruppe. Bruk brødsmulestien ovenfor gruppevelgeren til å veksle mellom nivåene med nestede grupper. Viktig: Ikke klikk på Avbryt hvis ikke du vil fjerne gruppene du har lagt til hittil. Hvis du vil fjerne en gruppe du har lagt til, klikker du på knappen X ved siden av gruppenavnet. 5. Gjenta dette trinnet for å legge til flere medlemmer. 6. Når du er ferdig med å legge til medlemmer i aktiviteten, klikker du på Lagre. Kapittel 1. Aktiviteter 59

64 Resultater Serveren sender en e-postmelding eller et varsel til kategorien Oppdateringer i hjemmesideapplikasjonen til hvert nye medlem for å varsle dem om aktiviteten. Legge til medlemmer i en fellesskapsaktivitet Du kan legge alle medlemmene i et fellesskap til i en fellesskapsaktivitet eller velge å legge til bare enkelte av fellesskapsmedlemmene som medlemmer. Du må være en fellesskapsaktivitets forfatter eller eier for å kunne legge til medlemmer. En opphavsperson kan legge til lesere og andre opphavspersoner. En eier kan legge til medlemmer i en hvilken som helst rolle. Hvis du legger til en person som allerede er medlem av aktiviteten, vil det nye medlemskapet overskrive det opprinnelige. Slik legger du til et medlem i en fellesskapsaktivitet: 1. Åpne en fellesskapsaktivitet fra visningen Mine aktiviteter. 2. Klikk på Legg til personer. Du ser ikke koblingen Legg til medlemmer hvis du er leser av fellesskapsaktiviteter, eller hvis du ble lagt til da et helt fellesskap ble lagt til i fellesskapsaktiviteten, og ikke ble lagt til individuelt. 3. Utfør ett av disse trinnene: v Hvis du vil legge til alle medlemmene i fellesskapet som forfattere, velger du Gi alle medlemmer av fellesskapet tilgang til aktiviteten som Forfatter. Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis du er eier av fellesskapsaktiviteten. v Gjør slik hvis du vil legge til alle medlemmene med en annen rolle enn Forfatter eller begrense tilgangen til fellesskapsaktiviteten til bare enkelte av fellesskapsmedlemmene: a. Velg Gi bare følgende fellesskapsmedlemmer tilgang til aktiviteten som Forfatter. Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis du er eier av fellesskapsaktiviteten. b. Hvis du vil tildele en annen rolle enn standardrollen Forfatter til medlemmene du legger til, klikker du på nedpilen ved siden av feltet Forfatter, og deretter velger du Eier eller Leser. Hvis du ikke er eier av aktiviteten, kan du ikke legge til en person som eier. c. Velg avmerkingsboksen ved siden av hver person eller gruppe du vil legge til i fellesskapsaktiviteten. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. 60 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

65 4. Når du er ferdig med å legge til medlemmer i aktiviteten, klikker du på Lagre. Resultater Hvis du har lagt til medlemmer enkeltvis i fellesskapsaktiviteten, får de tilsendt et varsel med informasjon om at de er lagt til. Det blir ikke sendt noe varsel til medlemmer som er lagt til som en del av et helt fellesskap eller en gruppe. Endre firmaeier for en aktivitet Du må være den gjeldende firmaeieren for å overføre firmaeierskapet til et annet medlem. Den som oppretter en aktivitet, er firmaeier for aktiviteten. Hver aktivitet må ha en og bare en firmaeier. Firmaeieren kan utføre alle handlinger som en aktivitetseier kan. Firmaeieren kan også overføre firmaeierrollen til et annet aktivitetsmedlem med en aktiv LotusLive-konto. Merk: Du kan ikke overføre firmaeierskap til et gjestemedlem i aktiviteten, og en gjest som er firmaeier, kan ikke overføre firmaeierskapet. Slik endrer du firmaeier for en aktivitet: 1. Fra visningen Mine aktiviteter klikker du på en aktivitet for å åpne den. 2. Klikk på Medlemmer i navigeringsruten. 3. Klikk på Rediger ved siden av medlemmet du vil skal få rollen som firmaeier. 4. Klikk først på Firmaeier og deretter på Lagre. 5. Klikk på OK for å bekrefte endringen. Resultater Redigere aktivitetskoder Du er ikke lenger firmaeier. Du kan endre kodene for en aktivitet eller en aktivitetsoppføring. Du kan også legge til og fjerne koder. Kapittel 1. Aktiviteter 61

66 Før du begynner Eiere kan redigere alle koder, både aktivitetskoder og oppføringskoder. Opphavspersoner kan bare redigere oppføringskoder, og bare de som er knyttet til oppføringer de er opphavsperson til. Det er mulig du vil redigere en kode for å gjøre den mer konsekvent i forhold til andre koder. Hvis du for eksempel bruker koden report til noen oppføringer i en aktivitet, men du bruker flertallsformen reports til andre oppføringer i aktiviteten, kan du fjerne bokstaven s fra den andre varianten slik at alle kodene blir like. 1. Gjør ett av følgende: v Hvis du vil redigere koder som er knyttet til en aktivitet, bruker du kategorien Aktiviteter. Klikk på Mer ved siden av aktivitetstittelen, og klikk deretter på Rediger. v Hvis du vil redigere koder som er knyttet til en oppføring, åpner du aktiviteten som inneholder oppføringen, klikker på oppføringstittelen for å utvide den og klikker på Rediger. Det er bare en eier av aktiviteten som kan redigere aktiviteten. Det er bare en eier av aktiviteten eller den som opprettet oppføringen som kan redigere en oppføring. 2. Rediger kodene som blir vist i feltet Koder. Skriv inne et komma mellom flere koder. Hvis du vil slette en kode, fjerner du den fra feltet. 3. Klikk på Lagre for å lagre endringene. Hva er en kode? En kode er et beskrivende begrep du tildeler til en aktivitet eller en aktivitetsoppføring. Du kan tildele koder til aktiviteter og aktivitetsoppføringer for å organisere dem etter emne, for å gjøre dem enklere å finne og for å dele innhold med andre medlemmer. Du og andre medlemmer av en aktivitet kan søke etter kode for å finne beslektede aktiviteter, eller for å identifisere personer med liknende interesser eller en bestemt ekspertise. Du kan tildele koder til en aktivitet eller oppføring når du oppretter den, eller du kan redigere kodene senere ved å endre aktiviteten eller oppføringen. Eiere kan tildele koder til en aktivitet og alle oppføringer, eiere kan også redigere og slette alle koder. Forfattere kan bare tildele koder til egne oppføringer, og de kan redigere dem senere. De kan ikke redigere eller slette koder på aktivitetsnivå. En kode kan bare være ett enkelt ord, og den kan ikke inneholde mellomrom. Den kan inneholde tegn som et understrekingstegn (_) eller en krøllalfa (@). Du kan for eksempel bruke follow_up, follow-up og followup som koder, men ikke follow up. Bokstavene som utgjør en kode, blir alle lagret som små bokstaver. Hvis du legger til en kode som inneholder store bokstaver, blir de konvertert til små bokstaver når koden blir lagt til i oppføringen eller aktiviteten. Hvis du for eksempel oppgir followup, blir koden lagret som followup. En kode som er tildelt til en aktivitet, er bare tilgjengelig for medlemmene av denne aktiviteten, og den vises i kodesamlingen som blir vist for visningen Mine 62 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

67 aktiviteter for hvert medlem. Koder som er tildelt til aktivitetsoppføringer, blir vist i kodesamlingen som vises i aktiviteten. Koder som er tildelt til private oppføringer, blir ikke vist i samlingen. Du kan velge hvordan kodene i en kodesamling skal vises, i en liste eller en sky. En kodeliste viser kodene i en liste som har de mest populære kodene først. En kodesky viser hvor populære kodene i samlingen er, ved å gruppere kodene sammen og vise de hyppigst brukte kodene med større, mørkere tekst, og koder som brukes sjeldnere med mindre, lysere tekst. Kodelisten viser bare de ti mest populære kodene. Kodeskyen viser flere av de mest populære kodene, men det er begrenset hvor mange koder den kan vise. Hvis du ser etter en kode som ikke er vist i samlingen, kan du søke etter den ved å klikke på Søk etter en kode, skrive kodenavnet i søkefeltet, og deretter klikke på søkeikonet. Hvis du vil finne en aktivitet eller oppføring ved hjelp av en kode, klikker du på en kode i kodesamlingen. Dette begrenser antall aktiviteter eller oppføringer som vises, til bare de som er knyttet til den valgte koden. Hvis du vil begrense listen ytterligere, kan du klikke på enda en kode. Denne handlingen filtrerer listen over aktiviteter eller oppføringer som vises, til bare de som er knyttet til begge kodene. Kapittel 1. Aktiviteter 63

68 64 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

69 Kapittel 2. Inneholder gjenbrukt hjelpeinnhold fra Aktiviteter This topic should never be included in a ditamap. It contains text that is conrefed into other topics. Legg til medlemmer i aktiviteten. v Du kan legge til en person om gangen eller alle medlemmene i et fellesskap samtidig ved å velge Person eller Fellesskap fra det første feltet. v Hvis du vil legge til et medlem i en annen rolle enn standardrollen Opphavsperson, klikker du på nedpilen ved siden av feltet Opphavsperson og velger Eier eller Leser. Alternativene for tilgangsnivå er definert på denne måten: Forfatter Kan vise innhold og legge til oppføringer. Eier Kan legge til innhold, vise og redigere alle oppføringer og administrere medlemskapet for aktiviteten. Som oppretter av aktiviteten blir du automatisk lagt til som eier. Leser Kan ikke bidra til en aktivitet. Tilgangen er begrenset til bare visning av innhold. v Begynn å skrive navnet på fellesskapet eller navnet eller e-postadressen til personen du vil legge til i tekstfeltet. Merk: Hvis produktet er konfigurert for å skjule e-postadresser, blir det ikke vist noen samsvarende adresser når du skriver en e-postadresse i feltet. Da må du skrive fellesskapsnavnet eller personnavnet i stedet. Mens du skriver, blir det vist en liste over samsvarende navn. Klikk på et navn på listen for å legge til denne personen eller fellesskapet. Hvis den du vil legge til ikke finnes på listen, kan du søke etter vedkommende i katalogen. Gjenta dette trinnet for å legge til flere medlemmer. IBM Corporation 2007, 2011 IBM 2010,

70 66 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

71 Kapittel 3. LotusLive Fellesskap Kom i kontakt med mennesker som deler dine interesser. Første gang du bruker Fellesskap? Se en video for å lære mer om Fellesskap. Nyeste oppdateringer Finn ut hvilke funksjoner som er lagt til siden forrige oppdatering. Bruke Fellesskap v v v Hva er et fellesskap? Delta i et fellesskap og begynn å bidra Del filer med fellesskapet ditt Føre sammen en gruppe med liknende interesser ved å opprette et eget fellesskap Klikk på emnene i innholdsfortegnelsen for å få hjelp til andre oppgaver. Et fellesskap gjør det mulig for personer med en felles interesse å kommunisere med hverandre. Hva er et fellesskap? Fellesskap er grupper med personer med en felles interesse. Et fellesskap med åpen tilgang er åpent for alle i organisasjonen din, mens et begrenset fellesskap er begrenset til en bestemt gruppe. Du kan også starte et fellesskap i organisasjonen din med styrt tilgang, slik at du kan kontrollere medlemskapet og administrere tilgangen til fellesskapets ressurser. Et fellesskap er en måte for brukerne å holde kontakt, dele informasjon og utveksle ideer på. Fellesskap er svært praktisk for å knytte sammen medlemmer i en prosjektgruppe, organisere en arbeidsgruppe som forsker på kommende teknologier, eller samle en gruppe mennesker som har en felles interesse. Bruk verktøyene i funksjonen Fellesskap for å finne andre brukere, knytte kontakter, organisere arbeidet og begynne å dele informasjon. Som fellesskapseier kan du invitere andre til å delta og administrere innholdet og medlemskapet for fellesskapet. Kort om fellesskap Uansett om du blir lagt til eller blir med i et fellesskap eller starter et selv, kan du bruke disse funksjonene for å få best mulig resultat. v v Delta i diskusjonsforumet i et fellesskap for å diskutere emner av felles interesse og debattere løsninger på felles problemer. Gå til siden Medlemmer når du skal legge til eller fjerne medlemmer i fellesskapet. Alle medlemmene i fellesskapet kan se listen over dem som tilhører fellesskapet. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010,

72 v v Ofte stilte spørsmål i Fellesskap Bruk kodene for å tildele beskrivende nøkkelord til fellesskapet. Koder er nyttige for å søke etter en bestemt type fellesskap eller for å filtrere søkeresultater. Legg til ekstra widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig for medlemmene. Finn svar på de vanligste spørsmålene Fellesskap-brukere stiller. v Jeg har nettopp blitt med i et fellesskap, og jeg finner mye nyttig informasjon. Hvordan kan jeg utvide medlemskapet slik at mine kolleger også kan dra fordeler av medlemskapet? v Hva er et bokmerke? v Er det mulig å redigere foruminnlegg som en annen person har lagt til? v Hvordan arkiverer jeg emner i et fellesskapsforum? v Hvordan kan jeg samarbeide med andre medlemmer av et fellesskap? v Hvordan oppretter jeg forskjellige distribusjonslister i et fellesskap? v Hva er en widget? v Hvorfor skal jeg legge til widgeter i fellesskapet mitt? v Hvordan begrenser jeg medlemmer fra å legge til innhold i et fellesskap? v Hvordan opphever jeg et abonnement på fellesskapets e-post? v Hvordan holder jeg meg oppdatert med den nyeste aktiviteten i fellesskapet? v Hvordan finner jeg ut hvilket fellesskapsmedlemskap en person har til felles med meg? v Jeg kom til å klikke på knappen Forlat fellesskap for et fellesskap som jeg eier. Hvordan blir jeg fellesskapseier igjen? v Hvordan erstatter jeg bildet som er brukt som logo for fellesskapet? v Hvordan kan jeg se de nyeste oppdateringene og handlingene for fellesskap og medlemskap? Jeg har nettopp blitt med i et fellesskap, og jeg finner mye nyttig informasjon. Hvordan kan jeg utvide medlemskapet slik at mine kolleger også kan dra fordeler av medlemskapet? Du må være fellesskapseier for å legge til medlemmer i et fellesskap. Hvorfor ikke sende en kobling til fellesskapet til de personene du tror kan være interessert i å bli med, eller be en fellesskapseier legge dem til som medlemmer. Hva er et bokmerke? Et bokmerke er en peker til et websted som gjør det enklere for deg å finne tilbake til URLen eller websiden senere. Er det mulig å redigere foruminnlegg som en annen person har lagt til? Ja, men bare hvis du er fellesskapseier. Hvordan arkiverer jeg emner i et fellesskapsforum? Det finnes for tiden ikke noen metode for å arkivere emner fra et fellesskapsforum. Hvordan kan jeg samarbeide med andre medlemmer av et fellesskap? Du kan dele ideer og informasjon med andre medlemmer av fellesskapet ved å legge inn emner i diskusjonsforumet, sende e-postvarsler og legge til bokmerker i fellesskapet. Hvordan oppretter jeg forskjellige distribusjonslister i et fellesskap? Hvis du er fellesskapseier, kan du opprette underfellesskap i et fellesskap 68 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

73 for å samle et delsett av fellesskapsmedlemmer. Denne funksjonaliteten er nyttig når du vil definere distribusjonslister som ikke inkluderer alle fellesskapsmedlemmene, eller når du vil opprette bestemte fokusgrupper i et fellesskap. Hva er en widget? En widget er en innebygd, HTML-basert representasjon av en applikasjon. Du kan legge til widgeter i fellesskap fra utvalget som finnes i innholdspaletten. Hvorfor skal jeg legge til widgeter i fellesskapet mitt? Når du legger til widgeter i fellesskapet, kan du gjøre ekstra funksjonalitet tilgjengelig for medlemmene i fellesskapet. Du kan for eksempel bruke Filer-widgeten til å laste opp filer som du vil dele med de andre medlemmene. Hvordan begrenser jeg medlemmer fra å legge til innhold i et fellesskap? Hvis du er fellesskapseier, kan du fjerne hvilke som helst av widgetene i et fellesskap. Hvis du for eksempel ønsker å hindre medlemmer i å legge til bokmerker i et fellesskap, kan du fjerne widgeten Bokmerker fra fellesskapet ved å gå til widgetens handlingsmeny og velge Skjul eller Fjern. Hvis du skjuler widgeten, blir den fjernet midlertidig, men fjerner du widgeten, blir alt innhold som er knyttet til widgeten fjernet. Du kan når som helst legge til widgeten i fellesskapet igjen ved å klikke på knappen Fellesskapshandlinger > Tilpass øverst på fellesskapssiden og velge widgeten. Hvordan opphever jeg et abonnement på fellesskapets e-post? Det finnes for tiden ikke noe alternativ for å oppheve et abonnement på fellesskapets e-post i Fellesskap. Du kan løse det ved å definere et filter i e-postklienten. Legg merke til at du kan deaktivere e-postvarsel for hele IBM Connections fra kategorien E-postinnstillinger. Du finner mer informasjon i Definere innstillinger for e-postvarsler. Hvordan holder jeg meg oppdatert med den nyeste aktiviteten i fellesskapet? Du kan holde deg oppdatert med hva som foregår i fellesskapet ved å abonnere på forskjellige sider i fellesskapet. Når du skal abonnere på en fellesskapsside, åpner du siden og klikker på koblingen ved siden av kanalikonet nederst på siden. Du kan for eksempel se når nye medlemmer blir med i fellesskapet ved å abonnere på siden Medlemmer. Hvordan finner jeg ut hvilket fellesskapsmedlemskap en person har til felles med meg? Hvis du viser en annen persons brukerprofil, vil listen over fellesskap dere begge tilhører, bli vist på høyre side av profilen under overskriften Fellesskap. Jeg kom til å klikke på knappen Forlat fellesskap for et fellesskap som jeg eier. Hvordan blir jeg fellesskapseier igjen? Hvis du er eneste eier av et fellesskap, kan du ikke forlate dette fellesskapet. Hvis du kunne forlate fellesskapet, ville det bety at det måtte finnes en annen eier som kunne oppnevne deg som eier på nytt. Hvordan erstatter jeg bildet som er brukt som logo for fellesskapet? Du må være fellesskapseier for å kunne redigere fellesskapslogoen. Du erstatter fellesskapslogoen ved å velge Fellesskapshandlinger > Rediger fellesskap og klikke på Last opp et fellesskapsbilde. Kapittel 3. Fellesskap 69

74 Hvordan kan jeg se de nyeste oppdateringene og handlingene for fellesskap og medlemskap? De nyeste oppdateringene av hendelser og handlingene som blir utført i fellesskap som du har tilgang til, blir vist på listen på dashbordet. Bla gjennom eller søke etter fellesskap Du kan bla gjennom eller søke etter fellesskap i organisasjonen din som er av interesse for deg. Det er en rekke metoder for å finne fellesskap som interesserer deg, og knytte deg til dem. Du kan for eksempel bla gjennom for å se hvilke fellesskap som er tilgjengelige, eller du kan søke etter bestemte nøkkelord. Koder er en praktisk måte å søke etter et fellesskap i organisasjonen din på. Hvis du for eksempel er interessert i fotografering, kan du søke etter koden fotografering for å finne alle fellesskap som bruker den koden. Når du oppretter et fellesskap, må du huske å ta med relevante koder for å oppgi formålet med fellesskapet og gjøre det enklere for andre å finne det. Du kan bla gjennom eller søke etter et fellesskap på de følgende måtene. Merk: Kategorien eller søkealternativet <Din organisasjon> Fellesskap er ikke tilgjengelig for gjestemedlemmer. v Slik blar du gjennom en liste for å finne et fellesskap: 1. Klikk på kategorien <Din organisasjon> Fellesskap hvis du vil vise alle fellesskapene i organisasjonen din med åpen eller styrt tilgang, eller på kategorien Mine fellesskap hvis du bare vil vise fellesskapene som tilhører deg. Listen viser en beskrivelse av fellesskapet, antall medlemmer i fellesskapet, datoen da det ble oppdatert sist, navnet på personen som oppdaterte det sist, og kodene som er knyttet til fellesskapet. 2. Du kan sortere listen alfabetisk, etter hvor populære fellesskapene er, eller etter når de ble oppdatert. v Slik søker du etter et nøkkelord som blir vist i navnet, beskrivelsen eller kodene for et fellesskap: 1. Oppgi et ord du vil søke etter, i feltet Søk øverst på siden. 2. Oppgi om du vil søke i alle fellesskap eller bare dine egne fellesskap, ved å klikke på nedpilen og velge. v v 3. Klikk på søkeikonet. Slik søker du etter et fellesskap ved hjelp av koder: Klikk på en kode i kodeskyen under navigeringsruten for å finne fellesskap som bruker den koden. Finn et fellesskap som interesserer deg, i visningen. Klikk deretter på en av kodene som er knyttet til fellesskapet, på kodelisten som blir vist under beskrivelsen av fellesskapet, for å finne andre fellesskap som bruker den koden. For alle fellesskap kan du gjøre følgende: 70 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

75 Hold markøren over vedkommendes navn og klikk på koblingen for å få se medlemmets visittkort. Klikk på fellesskapsnavnet for å åpne fellesskapets Oversikt-side. Delta i fellesskap som er av interesse for deg Du kan bli med i et fellesskap på flere forskjellige måter. Når et fellesskap i organisasjonen din har åpen tilgang, kan alle bli med ved å åpne fellesskapet og klikke på Delta i dette fellesskapet. Hvis fellesskapet har styrt tilgang, må du be om medlemskap. Du kan også bli invitert til å bli med i et fellesskap, hvis en fellesskapseier inviterer deg til å bli medlem. Bli med i fellesskap Bli med i et fellesskap som tar for seg et emne du er interessert i, og begynn å delta. Før du begynner Når du skal finne et fellesskap du vil bli med i, kan du bla gjennom alle de fellesskapene i organisasjonen din med åpen eller styrt tilgang fra kategorien <Din organisasjon> Fellesskap, eller søke etter et fellesskap som tar for seg et bestemt emne. Merk: Du kan bli med i fellesskap i organisasjonen din som har åpen tilgang, ved å klikke på en knapp, men du må be om å få bli med i fellesskap i organisasjonen din som er styrt. Begrensede fellesskap er private, og de blir ikke vist i kategorien <Din organisasjon> Fellesskap. Den eneste metoden for å bli med i denne typen fellesskap, er at en fellesskapseier legger deg til som medlem eller inviterer du til å bli med. Slik blir du med i et fellesskap: 1. Fra kategorien <Din organisasjon> Fellesskap velger du fellesskapet du vil bli med i. 2. Avhengig av tilgangsnivået til fellesskapet gjør du ett av følgende: v Hvis fellesskapet har åpen tilgang, velger du Delta i dette fellesskapet. v Hvis fellesskapet har styrt tilgang, velger du Be om å få delta i dette fellesskapet. Skriv en begrunnelse for at du ønsker å delta i fellesskapet, og klikk på Send. Forespørselen blir sendt til fellesskapseieren, som avgjør om du skal bli meldem i fellesskapet eller ikke. Hvis du blir lagt til som medlem, mottar du en e-postmelding som bekrefter at du er lagt til i fellesskapet. Resultater Når du blir med i et fellesskap med åpen tilgang, blir fellesskapet umiddelbart lagt til i listen over fellesskap i kategorien Mine fellesskap. Når du ber om å få bli med i et styrt fellesskap, blir fellesskapet ikke vist i kategorien Mine fellesskap før medlemskapet er godkjent av fellesskapseieren. Kapittel 3. Fellesskap 71

76 Beslektede oppgaver Bla gjennom eller søke etter fellesskap på side 70 Du kan bla gjennom eller søke etter fellesskap i organisasjonen din som er av interesse for deg. Forlate fellesskap på side 78 Du kan avbryte medlemskapet i et fellesskap hvis du ikke lenger ønsker å delta i det fellesskapet. Godta fellesskapsinvitasjoner Når du mottar en invitasjon til å bli med i et fellesskap, kan du godta eller forkaste invitasjonen. Når en fellesskapseier inviterer deg til å bli med i et fellesskap, mottar du et e-postvarsel som inneholder invitasjonen og noen grunnleggende detaljer om fellesskapet, som navn og beskrivelse. Du kan godta eller forkaste invitasjonen ved hjelp av koblingene i e-posten. Du kan behandle en fellesskapsinvitasjon på en av de følgende måtene: v Hvis du godtar invitasjonen og blir med i fellesskapet, klikker du på Delta i dette fellesskapet. Fellesskapet blir så lagt til i listen over fellesskap i kategorien Mine fellesskap. v Hvis du forkaster invitasjonen, klikker du på Avslå denne invitasjonen. Fellesskapseieren mottar ikke noe varsel om at du har forkastet invitasjonen. v Du kan overse invitasjonen ved å la være å gjøre noe. Når du overser en invitasjon til å bli med i et fellesskap, kan invitasjonen være åpen ubegrenset lenge, med mindre fellesskapseieren velger å tilbakekalle den. Fellesskapseieren kan også sende invitasjonen på nytt som en påminnelse. Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Fellesskap kan være åpne, styrte eller begrensede. Åpne og styrte fellesskap er synlige for alle i organisasjonen. Begrensede fellesskap er ikke synlige for folk som ikke er medlem av fellesskapet. Det er bare i begrensede fellesskap gjester fra utenfor organisasjonen kan bli medlemmer. Slik starter du et fellesskap: 1. Fra kategorien <Din organisasjon> Fellesskap eller Mine fellesskap klikker du på Start et fellesskap. 2. Nødvendig: I feltet Navn skriver du et navn på fellesskapet. Velg et navn som angir formålet for fellesskapet. Merk: Du kan ikke ha flere organisasjonsfellesskap eller styrte fellesskap med samme navn, men du kan ha flere begrensede fellesskap med samme navn. 72 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

77 Dette navngivningssystemet gjør at du kan ha et organisasjonsfellesskap og et begrenset fellesskap med samme navn, eller et styrt og et begrenset fellesskap med samme navn. 3. Skriv inn en eller flere koder i feltet Koder. Koder er nøkkelord som du definerer for å gi brukerne flere måter å finne ut hva et fellesskap er på. Koder må være ett enkelt ord eller flere ord som er knyttet sammen med understrekingstegn eller bindestrek. Et fellesskap som tar for seg tilgjengelighet, kan for eksempel har koder som tilgjengelighet og nedsatt-syn. Koder gir brukerne en ekstra metode for å finne et fellesskap de er interessert i. Kodene du definerer her, blir vist ved siden av fellesskapet i kategorien <Din organisasjon> Fellesskap. 4. Nødvendig: Oppgi tilgangsnivået du vil bruke for fellesskapet: Tabell 9. Tilgangsnivåer for fellesskap Alternativ Begrenset (personer må bli invitert for å delta) La personer som er eksterne for organisasjonen bli medlemmer i dette fellesskapet Styrt (alle i organisasjonen min kan se innhold, men må be om å delta) Åpent (alle i organisasjonen min kan delta) Beskrivelse Velg dette alternativet hvis du vil at fellesskapet skal være begrenset, slik at man bare kan bli medlem etter invitasjon. Dette alternativet er bare tilgjengelig for begrensede fellesskap. v v Velg dette alternativet for å ta med både medlemmer fra organisasjonen og gjester fra utenfor organisasjonen. Du kan senere oppheve dette alternativet hvis ingen eksterne medlemmer er lagt til, er invitert eller har blitt med i fellesskapet. Eksterne fellesskap blir identifisert av et Ekstern-ikon ved siden av fellesskapstittelen. Du må ikke velge dette alternativet hvis du bare vil ta med medlemmer i organisasjonen. Du kan ikke tillate eksternt medlemskap i et internt fellesskap senere. Velg dette alternativet hvis du vil at fellesskapet skal være åpent for organisasjonen, og du vil at brukerne må be om å bli medlem. Velg dette alternativet hvis du vil at fellesskapet skal være åpent slik at alle i organisasjonen din kan delta. 5. Skriv inn navnene på personene du vil skal legges til som medlemmer i fellesskapet. Du kan søke etter navn ved hjelp av organisasjonens katalog. Funksjonen Søk under skriving søker etter navn i den katalogen administratoren har definert, mens du skriver dem inn. Hvis den foreslår det navnet du er ute etter, klikker du for å legge det til. Merk: Hvis du oppgir en e-postadresse for en person som er utenfor organisasjonen, blir du bedt om å sende denne personen en gjesteinvitasjon etter at du har lagret fellesskapet. Gjestemedlemmer må først godta invitasjonen for å bli med i LotusLive som gjestebruker, før de kan få tilgang til fellesskapene der de er lagt til som medlemmer. Hvis du ikke ønsker å legge til fellesskapsmedlemmer nå, kan du redigere fellesskapet senere og legge til medlemmene da. Kapittel 3. Fellesskap 73

78 Merk: Hvis du vil legge til fellesskapseiere, klikker du på nedpilen ved siden av Medlemmer og velger Eiere, og deretter gjentar du prosessen som er beskrevet i dette trinnet for å legge til medlemmer i fellesskapet.som oppretter blir du automatisk lagt til i fellesskapet som firmaeier. Du kan overføre firmaeierskapet for fellesskapet til et annet fellesskapsmedlem. 6. Lag en beskrivelse som angir formålet for fellesskapet, i feltet Beskrivelse. Vær så spesifikk som mulig. Beskriv fellesskapets mål. Du er begrenset til 2048 byte, inkludert HTML-koder. Tegn kan være på en, to eller fire byte. 7. Klikk på Last opp et fellesskapsbilde for å finne frem til et bilde som skal knyttes til fellesskapet på oversiktssiden. Bildet kan være i formatet.jpeg,.gif eller.png. 8. Klikk på Lagre. Neste oppgave Du kan nå legge til innhold i fellesskapet. 74 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

79 Arbeide med fellesskap Beslektede begreper Tilpasse fellesskapet slik at du kan skille det fra andre på side 98 Ved å tilpasse fellesskapet ditt kan du skille det ut fra andre fellesskap. Du kan for eksempel knytte karakteristisk grafikk til fellesskapet og legge til funksjoner som gir fellesskapet ekstra funksjonalitet. Du må være fellesskapseier når du skal tilpasse et fellesskap. Hvordan legger jeg til fellesskapsmedlemmer? på side 79 Som fellesskapseier kan du når som helst du legge til medlemmer i fellesskapet. Du kan invitere andre til å delta i fellesskapet, og hvis fellesskapet er styrt, kan du bestemme om du vil godta eller forkaste innkommende forespørsler om medlemskap. Hvis du vil legge til flere medlemmer samtidig, kan du bruke importverktøyet på siden Medlemmer. Administrere fellesskapene dine på side 91 Som fellesskapseier kan du redigere fellesskapet og oppdatere grunnleggende informasjon om fellesskapet eller applikasjonene som er knyttet til fellesskapet. Hvis det ikke lenger er behov for fellesskapet eller det ble opprettet ved en feil, kan du slette det. Beslektede oppgaver Redigere fellesskap på side 91 Hvis du er fellesskapseier, kan du redigere informasjon om fellesskapet. Slette fellesskap du eier på side 93 Hvis et fellesskap ikke lenger har noen funksjon eller har blitt uvirksomt, bør du kanskje vurdere å slette det. Opprette underfellesskap på side 93 Opprett et underfellesskap når du ønsker å samle et delsett av medlemmene i et eksisterende fellesskap. Legge til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig på side 88 Legg til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig for fellesskapsmedlemmene. Du må være fellesskapseier for å legge til eller fjerne widgeter fra et fellesskap. Beslektet referanse Arbeide med fellesskapsbokmerker på side 99 Du kan legge til bokmerker for å gjøre nyttige webressurser tilgjengelige direkte fra fellesskapet. Arbeide med fellesskapsfora på side 101 I fellesskapets forum kan du publisere emner du vil diskutere, eller ideer du vil dele med de andre medlemmene. Arbeide med fellesskapsfiler på side 114 Du kan laste opp, dele og arbeide med fellesskapsfiler ved hjelp av widgeten Filer. Arbeide med fellesskapsaktiviteter på side 122 Ved hjelp av aktiviteter kan du organisere informasjon og oppgaver knyttet til fellesskapet. Hvis du er medlem i fellesskapet, kan du sende e-postmeldinger til de andre medlemmene. Du kan når som helst forlate et fellesskap hvis du ikke lenger ønsker å være medlem. Kapittel 3. Fellesskap 75

80 Vise medlemmer i et fellesskap Finn ut hvem som er med i fellesskapet. Alle som har tilgang til et fellesskap, kan vise medlemmene av det fellesskapet. Slik viser du medlemmene i et fellesskap: v I området Medlemmer på fellesskapets Oversikt-side kan du se på et tilfeldig utvalg av medlemmene i fellesskapet. Klikk på visittkortikonet ved siden av personens navn for å få se visittkortet for vedkommende. Klikk på Vis alle for å vise den fullstendige listen over medlemmer på siden Medlemmer. v Klikk på Medlemmer i navigeringsruten hvis du vil åpne siden Medlemmer og vise en fullstendig medlemsliste for fellesskapet. Bruk menyen Filtrer etter til å vise den fullstendige listen over medlemmer, eller for å sortere medlemskapslisten etter rolle. Bruk Sorter etter-alternativene til å sortere skjermbildet etter Navn, noe som viser medlemmer i alfabetisk rekkefølge, eller Dato lagt til, noe som viser de nyeste medlemmene først. v Hvis du vil finne et bestemt fellesskapsmedlem eller gruppe, klikker du på Søk etter et medlem på siden Medlemmer og oppgir navnet på en person eller gruppe i feltet. Når du begynner å skrive, vil det bli foreslått navn fra fellesskapets medlemsliste. Holde fellesskapet oppdatert ved hjelp av varsler Du kan ta kontakt med andre fellesskapsmedlemmer og gi dem siste nytt ved hjelp av e-post. Du må være medlem av et fellesskap for å sende e-post til medlemmer i dette fellesskapet. Du kan sende e-post til andre fellesskapsmedlemmer direkte fra fellesskapet. Det er ingen grense for hvor mange personer du kan sende e-post til, men du kan ikke oppgi individuelle medlemmer i fellesskapet som mottakere. Du må sende varselet til alle fellesskapsmedlemmer eller bare til fellesskapseiere. Hvis du velger alternativet for å sende varselet til alle fellesskapsmedlemmer, betyr det at e-posten også blir sendt til fellesskapseiere. Du kan ikke sende e-post til grupper. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. 1. Fra fellesskapets Oversikt-side velger du Fellesskapshandlinger > Send post til fellesskap. 2. Gjør ett av følgende. v Slik bruker du det oppgitte e-postskjemaet: a. Oppgi mottakerne av e-postmeldingen. Hvis du vil sende meldingen til alle i fellesskapet, velger du Medlemmer. Hvis du vil sende meldingen bare til fellesskapseiere, velger du Eiere. 76 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

81 b. Oppgi en tittel for meldingen i feltet Emne. Som standard settes navnet på fellesskapet inn foran tittelen. c. Skriv innholdet i meldingen i feltet Melding, og klikk på Send. Abonnere på en fellesskapskanal for å få automatiske oppdateringer Hvis du abonnerer på en kanal for IBM LotusLive-data, blir oppdateringer sendt til kanalleseren din. Kanalleseren leverer automatisk oppdateringer til deg når abonnementsiden Kanaler endres. Før du begynner Du må ha en kanallester som støtter Atom-kanaler, installert på datamaskinen. Atom er et XML-basert filformat som brukes til å syndikere webinnhold som nyhetsoverskrifter, blogger eller websteder. Atom-kanaler utfører samme funksjon som RSS-kanaler (Rich Site Summary), men gjør det ved hjelp av en annen metode. Når du abonnerer på en kanal, blir det enklere å overvåke en aktivitet som skjer i LotusLive, fordi kanalleseren automatisk overvåker og henter innholdsoppdateringer for hver kanal. Se Arbeide med kanaler hvis du vil ha flere opplysninger. 1. Gå til siden med innholdet du vil abonnere på. Du kan for eksempel filtrere bokmerkelisten slik at den viser et sett med bokmerker som er knyttet til en person, en kode eller andre valgkriterier. 2. Klikk på Kanal for disse filene ved siden av kanalikonet hvis du vil abonnere på det gjeldende innholdet. 3. Legg til kanalen i den kanalleseren du foretrekker. Trinnene du må utføre for å gjøre det, varierer avhengig av hvilken nettleser og kanalleser du bruker. Se dokumentasjonen for nettleseren eller kanalleseren hvis du vil ha nærmere opplysninger. Bare for Fellesskap: Når du oppgir webadressen for kanalen, kan du angi en parameter hvis du vil oppgi en annen sidestørrelse for kanalen. Som standard viser kanaler i Fellesskap 10 oppføringer per side. Du kan oppgi en annen sidestørrelse med parameteren ps. Den første siden med 10 oppføringer hentes som standard. Du kan imidlertid definere de påfølgende sidene som skal hentes, med parameteren page. Du kan for eksempel bruke følgende webadresse hvis du vil hente side nummer to av kanalen Mine fellesskap med en sidestørrelse på 20 oppføringer: communities/service/atom/communities/my?page=2&ps=20 Kategorisere fellesskap med koder En kode er et nøkkelord som du tildeler til et fellesskap for å kategorisere det og gjøre det lett å finne det. Kodesamlinger i funksjonen Fellesskap viser koder i henhold til visningen du har valgt i øyeblikket. Du kan velge hvordan kodene i en kodesamling skal vises: i en liste eller en sky. En kodeliste viser kodene i en liste som har de mest populære kodene først. En kodesky viser hvor populære kodene i samlingen er, ved å gruppere kodene Kapittel 3. Fellesskap 77

82 sammen og vise de hyppigst brukte kodene med større, mørkere tekst, og koder som brukes sjeldnere med mindre, lysere tekst. En kode kan bare være ett enkelt ord, og den kan ikke inneholde mellomrom. Den kan inneholde tegn som et understrekingstegn (_) eller en krøllalfa Du kan for eksempel bruke follow_up, follow-up og followup som koder, men ikke follow up. Følgende tabell beskriver kodene som er knyttet til hver enkelt visning i funksjonen Fellesskap: Tabell 10. Kodevisninger Side Din organisasjon Fellesskap Mine fellesskap Oversikt Bokmerker Viser kodene for Alle fellesskapene i organisasjonen opp til en definert grense. Fra dette punktet viser kodeskyen de mest populære kodene opp til en definert grense. Skyen inneholder ikke koder for innholdet i disse fellesskapene. Merk: Det er en hurtigbuffer knyttet til kodene i denne visningen, så det er ikke sikkert koder blir vist umiddelbart når de legges til i et fellesskap. Hurtigbufferen varer som standard i 60 sekunder. Alle fellesskap du tilhører, inkludert de som ikke blir vist på den gjeldende siden. Skyen inneholder ikke kodene for bokmerkene i disse fellesskapene. Aktivitetene, bokmerkene og filene som er knyttet til det gjeldende fellesskapet. Skyen inneholder ikke kodene som er tildelt det gjeldende fellesskapet. Alle bokmerkene som er knyttet til det gjeldende fellesskapet. Forlate fellesskap Du kan avbryte medlemskapet i et fellesskap hvis du ikke lenger ønsker å delta i det fellesskapet. Før du begynner Du må ha et eksplisitt medlemskap i et fellesskap for å kunne forlate et fellesskap. Hvis du er medlem av et fellesskap gjennom en gruppe, kan du ikke forlate fellesskapet. Hvis du er medlem i et fellesskap både eksplisitt og gjennom en gruppe, kan du forlate fellesskapet som eksplisitt medlem, men du har fremdeles medlemskapet i fellesskapet gjennom gruppen. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. Slik forlater du et fellesskap: 1. Fra fellesskapets Oversikt-side velger du Fellesskapshandlinger > Forlat fellesskap. 78 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

83 Merk: Firmaeieren av et fellesskap kan ikke forlate fellesskapet. 2. Klikk på OK for å bekrefte at du vil fjernes som medlem fra fellesskapet. Resultater Fellesskapet blir ikke lenger vist i kategorien Mine fellesskap. Beslektede oppgaver Bli med i fellesskap på side 71 Bli med i et fellesskap som tar for seg et emne du er interessert i, og begynn å delta. Hvordan legger jeg til fellesskapsmedlemmer? Som fellesskapseier kan du når som helst du legge til medlemmer i fellesskapet. Du kan invitere andre til å delta i fellesskapet, og hvis fellesskapet er styrt, kan du bestemme om du vil godta eller forkaste innkommende forespørsler om medlemskap. Hvis du vil legge til flere medlemmer samtidig, kan du bruke importverktøyet på siden Medlemmer. Beslektede oppgaver Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser på side 72 Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Administrere medlemskap i fellesskap på side 96 Som fellesskapseier er det ditt ansvar å administrere medlemskap i fellesskapet. Det kan for eksempel hende at du må endre rollen til et medlem i fellesskapet eller øke eller begrense hvilke endringer medlemmene kan gjøre i fellesskapsinnholdet. Hvis et fellesskapsmedlem ikke er en aktiv bidragsyter, eller ikke lenger behøver å være medlem av fellesskapet, ønsker du kanskje å slette vedkommende fra medlemskapslisten. Beslektet referanse Hva kan jeg gjøre som fellesskapseier? på side 85 Finn ut hvilke handlinger du kan utføre i et fellesskap når du er fellesskapseier. Legge til medlemmer med liknende interesser i fellesskapet ditt Som fellesskapseier kan du utvide fellesskapet ved å legge til nye medlemmer. Når personer blir lagt til i et fellesskap, blir de medlemmer i fellesskapet. Hvis du ønsker å gi personene muligheten til å velge å bli medlem, kan du vurdere om du vil invitere dem til å bli medlemmer i fellesskapet i stedet. Du må være fellesskapseier for å legge til medlemmer i et fellesskap. Det finnes ingen grense for størrelsen på et fellesskap, du kan legge til så mange medlemmer du vil. Slik legger du til nye medlemmer i et fellesskap: 1. Fra kategorien Mine fellesskap velger du fellesskapet som du vil legge til medlemmer i. 2. Klikk på Medlemmer i navigeringsruten. Kapittel 3. Fellesskap 79

84 3. Klikk på Legg til personer. v Hvis du skal legge til vanlige fellesskapsmedlemmer, velger du Person i valglisten Medlemmer, og deretter oppgir du navnene på personene du vil legge til, i feltet Medlemmer. Funksjonen Søk under skriving søker etter navnet du skriver, ved å sammenlikne det med navn i organisasjonens katalog eller kontaktliste. Hvis den foreslår det navnet du er ute etter, klikker du for å legge det til. Hvis ikke, skriver du inn vedkommendes e-postadresse og klikker på plusstegnikonet. Hvis fellesskapet er eksternt og du oppgir en e-postadresse for en person som er utenfor organisasjonen, blir du bedt om å sende denne personen en gjesteinvitasjon etter at du har lagret fellesskapslisten. Gjestemedlemmer må først godta invitasjonen for å bli med i LotusLive som gjestebruker, før de kan få tilgang til fellesskapene der de er lagt til som medlemmer. v Hvis du vil legge til fellesskapseiere, klikker du på nedpilen i det andre feltet ved siden av Medlemmer og velger Eiere. Skriv deretter inn navnene på de du vil legge til, i feltet Eiere. v Merk: Fellesskapseiere har mulighet til å redigere fellesskapet. Hvis du skal legge til grupper i et fellesskap, velger du Grupper i valglisten Medlemmer, og deretter oppgir du navnene på gruppen du vil legge til, i feltet Medlemmer. Funksjonen Søk under skriving søker etter navnet du skriver, ved å sammenlikne det med navn i organisasjonens katalog eller kontaktliste. Hvis den foreslår det navnet du er ute etter, klikker du for å legge det til. Du kan også søke etter en bestemt gruppe ved å klikke på Bla gjennom grupper og deretter skrive inn et nøkkelord for gruppen og klikke på Søk etter grupper. Klikk på den aktuelle gruppen og klikk deretter på Legg til. Hvis gruppen inneholder nestede grupper, kan du enten legge til den overordnede gruppen eller velge en nestet gruppe. Bruk brødsmulestien ovenfor gruppevelgeren til å veksle mellom nivåene med nestede grupper. Du kan ikke legge til grupper som eiere i fellesskap. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. 4. Klikk på Lagre. Resultater De nye medlemmene mottar et e-postvarsel om at de er lagt til i fellesskapet. E-postvarsler blir ikke sendt til grupper. Beslektede oppgaver Invitere personer til å bli med i et fellesskap Utvid fellesskapet ved å invitere personer til å bli medlemmer. Importere flere medlemmer til et fellesskap for å spare tid på side 84 Du kan legge til flere medlemmer samtidig i fellesskapet ved hjelp av importverktøyet på siden Medlemmer. Du må være fellesskapseier for å importere medlemmer til et fellesskap. Invitere personer til å bli med i et fellesskap Utvid fellesskapet ved å invitere personer til å bli medlemmer. 80 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

85 Som fellesskapseier kan du ta kontakt med personer du tror kan være interessert i fellesskapet, ved å invitere dem til å bli medlemmer. De inviterte personene mottar en e-post som inviterer dem til å bli med i fellesskapet, og de kan velge om de vil godta eller forkaste invitasjonen. Du kan bare invitere personer til å bli med som vanlige medlemmer i et fellesskap, du kan ikke invitere dem til å bli med som eiere av fellesskapet. Hvis fellesskapet ikke tillater medlemmer som er eksterne for organisasjonen, kan du ikke invitere eksterne personer til å bli med i fellesskapet. For å kunne være medlem av et underfellesskap, må en person eller gruppe være medlem av det overordnede fellesskapet. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. Slik inviterer du personer til å bli med i et fellesskap: 1. Fra kategorien Mine fellesskap velger du fellesskapet som du vil invitere nye medlemmer til. 2. Klikk på Medlemmer i navigeringsruten. 3. Klikk på Inviter medlemmer. 4. Skriv navnene på de personene du vil invitere, i feltet Medlemmer. Funksjonen Søk under skriving søker etter navnet du skriver, ved å sammenlikne det med navn i organisasjonens katalog. Hvis den foreslår det navnet du er ute etter, klikker du for å legge det til. Hvis fellesskapet er eksternt og du oppgir en e-postadresse for en person som er utenfor organisasjonen, blir du bedt om å sende denne personen en gjesteinvitasjon. 5. Klikk på Send invitasjoner. Neste oppgave Du kan vise alle ventende invitasjoner for et fellesskap fra kategorien Invitasjoner på fellesskapets Medlemmer-side. Kategorien viser informasjon om når hver invitasjon ble sendt om hvem den ble sendt til. Beslektede oppgaver Legge til medlemmer med liknende interesser i fellesskapet ditt på side 79 Som fellesskapseier kan du utvide fellesskapet ved å legge til nye medlemmer. Når personer blir lagt til i et fellesskap, blir de medlemmer i fellesskapet. Hvis du ønsker å gi personene muligheten til å velge å bli medlem, kan du vurdere om du vil invitere dem til å bli medlemmer i fellesskapet i stedet. Sende masseinvitasjoner for å tilby medlemskap til mange personer Send en satsvis e-post som inviterer flere personer til å bli med i fellesskapet, ved å bruke importverktøyet på siden Medlemmer. Du kan bare invitere personer til å bli med som vanlige medlemmer i et fellesskap. Du kan ikke invitere dem til å bli med som eiere av fellesskapet. Kapittel 3. Fellesskap 81

86 Før du begynner Hvis du vil bruke masseutsending av e-post for å invitere personer til å bli med i et fellesskap, må du være fellesskapseier. Det er ikke satt noen grense for hvor mange medlemmer du kan invitere til å bli med i et fellesskap. Du kan imidlertid bli begrenset av hvor mye minne som er tilgjengelig på serveren. Du kan ikke sende om igjen eller inndra satsvise fellesskapsinvitasjoner som bruker de tilgjengelige alternativene i kategorien Invitasjoner på siden Medlemmer. Slik inviterer du flere personer til å bli med i et fellesskap: 1. Åpne siden Medlemmer for det fellesskapet du ønsker å invitere personer til å delta i. 2. Klikk på Importer medlemmer. 3. Velg Inviter personer til fellesskapet. 4. Gjør ett av følgende: v Slik inviterer du personer ved hjelp av e-postadresser: a. Velg Oppgi e-postadresser atskilt med komma. b. Oppgi e-postadressene til personene du vil invitere, og klikk på Importer. v Viktig: E-postformatet må samsvare med formatet for profilpostene i LDAP-katalogen eller Profiler-databasen. Hvis du bruker en ugyldig e-postadresse, det vil si en som ikke samsvarer med formatet som er brukt i profilpostene, blir det vist en feil i brukergrensesnittet. Slik inviterer du personer ved hjelp av e-postdetaljer i en CSV-fil: a. Klikk på Velg en CSV-fil med e-postadresser. b. Klikk på Bla gjennom for å finne CSV-filen som inneholder e-postadressene til de personene du vil invitere, og klikk deretter på Importer. Sende fellesskapsinvitasjoner på nytt som påminnelse om å delta Du kan minne personer om ventende invitasjoner til å bli med i fellesskapet ved å sende invitasjonsvarselet på nytt. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å sende fellesskapsinvitasjoner på nytt. Du kan vise alle ventende invitasjoner for et fellesskap fra kategorien Invitasjoner på fellesskapets Medlemmer-side. Kategorien viser informasjon om når hver invitasjon ble sendt om hvem den ble sendt til. Hvis du oppdager at noen invitasjoner har ventet en stund, kan du minne de inviterte personene om invitasjonene ved å sende det opprinnelige varselet på nytt. 82 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

87 Slik sender du en fellesskapsinvitasjon på nytt: 1. Fra Oversikt-siden klikker du på Medlemmer. 2. Klikk på kategorien Invitasjoner. 3. Velg personen som du vil sende en ny invitasjon til, og klikk deretter på Send på nytt. Inndra fellesskapsinvitasjoner som venter Hvis du inviterer noen til å bli med i et fellesskap og senere ombestemmer deg, kan du avbryte invitasjonen mens den fremdeles er i ventestatus. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å inndra fellesskapsinvitasjoner. Hvis du inviterer personer til å bli med i et fellesskap, og du gjør en feil og sender invitasjonen til feil person, kan du inndra invitasjonen så fremt denne personen ikke har godtatt den. Du kan vise alle ventende invitasjoner for et fellesskap fra kategorien Invitasjoner på fellesskapets Medlemmer-side. Kategorien viser informasjon om når hver invitasjon ble sendt om hvem den ble sendt til. Slik inndrar du en fellesskapsinvitasjon: 1. Fra Oversikt-siden klikker du på Medlemmer. 2. Klikk på kategorien Invitasjoner. 3. Velg invitasjonene du vil inndra, og klikk på Inndra. 4. Klikk på OK for å bekrefte at du vil inndra invitasjonen. Resultater Den inndradde invitasjonen blir fjernet fra kategorien Invitasjoner. Hvis den inviterte personen åpner det opprinnelige invitasjonsvarselet og klikker på Delta i dette fellesskapet, blir det vist en melding om at invitasjonen er inndradd. Beslektede oppgaver Administrere medlemskap i fellesskap på side 96 Som fellesskapseier er det ditt ansvar å administrere medlemskap i fellesskapet. Det kan for eksempel hende at du må endre rollen til et medlem i fellesskapet eller øke eller begrense hvilke endringer medlemmene kan gjøre i fellesskapsinnholdet. Hvis et fellesskapsmedlem ikke er en aktiv bidragsyter, eller ikke lenger behøver å være medlem av fellesskapet, ønsker du kanskje å slette vedkommende fra medlemskapslisten. Godta forespørsler om medlemskap Når du er eieren av et styrt fellesskap, mottar du et e-postvarsel hver gang noen ber om å få bli med i fellesskapet. Hvis du ikke vil godta en medlemskapsforespørsel, kan du ignorere eller slette varselet om forespørselen. Kapittel 3. Fellesskap 83

88 Hvis du godtar en forespørsel om medlemskap, legger du til avsenderen av e-posten i fellesskapet som de bad om medlemskap i, ved å utføre de følgende trinnene. 1. Åpne e-postforespørselen og klikk på Legg til denne personen som medlem. Skjemaet Legg til medlemmer blir vist, og navnet på personen som bad om medlemskap, er automatisk lagt til i feltet Medlemmer. 2. Klikk på Lagre for å legge til personen i fellesskapet. Resultater Det nye medlemmet mottar et e-postvarsel som informerer om at personen er lagt til i fellesskapet. Importere flere medlemmer til et fellesskap for å spare tid Du kan legge til flere medlemmer samtidig i fellesskapet ved hjelp av importverktøyet på siden Medlemmer. Du må være fellesskapseier for å importere medlemmer til et fellesskap. Før du begynner Det er ikke satt noen grens for hvor mange medlemmer du kan importere til et fellesskap. Du kan imidlertid bli begrenset av hvor mye minne som er tilgjengelig på serveren. Du kan ikke importere et medlem fra utenfor organisasjonen til et fellesskap med enten åpen eller styrt tilgang. Du kan imidlertid importere et medlem fra utenfor organisasjonen til et begrenset fellesskap. Slik importerer du medlemmer til et fellesskap: 1. Åpne siden Medlemmer i fellesskapet som du vil importere medlemmer til. 2. Klikk på Importer medlemmer. 3. Kontroller at Legg til personer i fellesskapet er valgt. 4. Velg en medlemsrolle for de nye medlemmene fra listen Legg til personer i fellesskapet som. Alle medlemmene får samme rolle. 5. Gjør ett av følgende: v Slik importerer du personer ved hjelp av e-postadresser: a. Velg Oppgi e-postadresser atskilt med komma. b. Oppgi e-postadressene til personene du vil importere, og klikk på Importer. v Viktig: E-postformatet må samsvare med formatet for profilpostene i LDAP-katalogen eller Profiler-databasen. Hvis du bruker en ugyldig e-postadresse, det vil si en som ikke samsvarer med formatet som er brukt i profilpostene, blir det vist en feil i brukergrensesnittet. Slik importerer du medlemmer fra en CSV-fil: a. Klikk på Velg en CSV-fil med e-postadresser. b. Klikk på Bla gjennom for å finne CSV-filen som inneholder informasjonen du vil importere, og klikk deretter på Importer. 84 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

89 Merk: Hvis fellesskapet er eksternt og du oppgir en e-postadresse for en person som er utenfor organisasjonen, eller hvis filen din inneholder en e-postadresse til en person som er utenfor organisasjonen din, blir du bedt om å sende denne personen en gjesteinvitasjon etter at du har klikket på Importer. Gjestemedlemmer må først godta invitasjonen for å bli med i LotusLive som gjestebruker, før de kan få tilgang til fellesskapene som de er importert til som medlemmer. Beslektede oppgaver Legge til medlemmer med liknende interesser i fellesskapet ditt på side 79 Som fellesskapseier kan du utvide fellesskapet ved å legge til nye medlemmer. Når personer blir lagt til i et fellesskap, blir de medlemmer i fellesskapet. Hvis du ønsker å gi personene muligheten til å velge å bli medlem, kan du vurdere om du vil invitere dem til å bli medlemmer i fellesskapet i stedet. Medlemskapsroller i fellesskapet Hvilke handlinger du kan utføre i Fellesskap, avhenger av rollen du har fått tildelt. Finn ut hva du kan gjøre som fellesskapseier eller -medlem. Tips: Med Fellesskap kan du på en enkel måte sortere fellesskapene etter medlemskapsrolle. Åpne kategorien Mine fellesskap og velg ett av de følgende alternativene: v Jeg er medlem. Viser fellesskapene du der du er medlem. v Jeg er eier. Viser fellesskapene du har opprettet eller eier. Når du oppretter et fellesskap, blir du firmaeieren for det fellesskapet. En firmaeier kan gjøre alt en fellesskapseier kan, men kan også overføre firmaeierskapet til en annen person. Hva kan jeg gjøre som fellesskapseier? Finn ut hvilke handlinger du kan utføre i et fellesskap når du er fellesskapseier. Tips: Hvis du er usikker på hva som er din rolle i et fellesskap, kan du åpne siden Medlemmer og se etter navnet ditt eller navnet på gruppen du tilhører. Din rolle blir vist under navnet ditt eller navnet på gruppen. I tillegg til oppgavene som et vanlig fellesskapsmedlem kan utføre, kan fellesskapseiere utføre de følgende administrasjonsoppgavene. Tabell 11. Administrasjonsoppgaver Oppgavetype Fellesskapseiere kan Fellesskapsadministrasjon v slette fellesskapet v v v v v v v oppdatere fellesskapsnavnet oppdatere beskrivelsen av fellesskapet endre fellesskapets tilgangsnivå laste opp et bilde som skal knyttes til fellesskapet legge til og fjerne fellesskapskoder redigere og slette fellesskapsinnhold opprette, redigere og slette underfellesskap. Kapittel 3. Fellesskap 85

90 Tabell 11. Administrasjonsoppgaver (fortsettelse) Oppgavetype Fellesskapseiere kan Medlemskapsadministrasjon v legge til og fjerne medlemmer v v v invitere nye medlemmer endre rollen for medlemmer importere fellesskapsmedlemmer Widgetadministrasjon v legge til widgeter v v v v redigere widgetinnstillinger flytte widgeter skjule widgeter slette widgeter Fellesskapseiere kan også utføre de følgende oppgavene når de arbeider med fellesskapsressurser. Tabell 12. Oppgaver for Oppgaver for fellesskapswidgeten Ressurs Fellesskapseiere kan Aktiviteter v redigere og slette hvilke som helst fellesskapsaktiviteter v merke aktiviteter som fullførte v legge til og fjerne aktivitetsmedlemmer (ved å oppdatere fellesskapsmedlemskapet) Bokmerker v redigere og slette hvilke som helst fellesskapsbokmerker Filer v oppdatere og fjerne hvilke som helst fellesskapsfiler fra fellesskapet Fora v opprette, redigere og slette fellesskapsfora v redigere, flytte, låse, feste og slette forumemner Fellesskapets firmaeier Når du oppretter et fellesskap, blir du firmaeieren for det fellesskapet. Det fellesskap har bare en enkelt firmaeier. Som firmaeier kan du gjøre alt en fellesskapseier kan, men du kan også overføre firmaeierskapet til en annen person. 86 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

91 Beslektede begreper Administrere fellesskapene dine på side 91 Som fellesskapseier kan du redigere fellesskapet og oppdatere grunnleggende informasjon om fellesskapet eller applikasjonene som er knyttet til fellesskapet. Hvis det ikke lenger er behov for fellesskapet eller det ble opprettet ved en feil, kan du slette det. Hvordan legger jeg til fellesskapsmedlemmer? på side 79 Som fellesskapseier kan du når som helst du legge til medlemmer i fellesskapet. Du kan invitere andre til å delta i fellesskapet, og hvis fellesskapet er styrt, kan du bestemme om du vil godta eller forkaste innkommende forespørsler om medlemskap. Hvis du vil legge til flere medlemmer samtidig, kan du bruke importverktøyet på siden Medlemmer. Beslektede oppgaver Legge til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig på side 88 Legg til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig for fellesskapsmedlemmene. Du må være fellesskapseier for å legge til eller fjerne widgeter fra et fellesskap. Beslektet referanse Hva kan jeg gjøre som fellesskapsmedlem? Finn ut hvilke handlinger du kan utføre i et fellesskap når du er fellesskapsmedlem. Arbeide med fellesskapsaktiviteter på side 122 Ved hjelp av aktiviteter kan du organisere informasjon og oppgaver knyttet til fellesskapet. Arbeide med fellesskapsbokmerker på side 99 Du kan legge til bokmerker for å gjøre nyttige webressurser tilgjengelige direkte fra fellesskapet. Arbeide med fellesskapsfiler på side 114 Du kan laste opp, dele og arbeide med fellesskapsfiler ved hjelp av widgeten Filer. Arbeide med fellesskapsfora på side 101 I fellesskapets forum kan du publisere emner du vil diskutere, eller ideer du vil dele med de andre medlemmene. Hva kan jeg gjøre som fellesskapsmedlem? Finn ut hvilke handlinger du kan utføre i et fellesskap når du er fellesskapsmedlem. Tips: Hvis du er usikker på hva som er din rolle i et fellesskap, kan du åpne siden Medlemmer og se etter navnet ditt eller navnet på gruppen du tilhører. Rollen din blir vist under navnet ditt eller navnet på gruppen. Som fellesskapsmedlem kan du utføre de følgene generelle oppgavene: v Vise fellesskapsinnhold v Vise detaljer om medlemskap i fellesskapet v Sende e-post til medlemmer i fellesskapet v Forlate fellesskapet Medlemmer i fellesskapet kan også utføre de følgende handlingene ved bruk av ressurser som tilhører fellesskapet. Kapittel 3. Fellesskap 87

92 Tabell 13. Handlinger som fellesskapsmedlemmer kan utføre Ressurs Fellesskapsmedlemmer kan Aktiviteter v starte aktiviteter v bidra til fellesskapsaktiviteter som du er medlem av Bokmerker v legge til bokmerker v redigere og slette bokmerker du har lagt til Filer v laste ned filer v v dele filer laste opp nye versjoner av filer Fora v opprette forumemner v v v v redigere og slette forumemner du har lagt til besvare andre personers forumemner redigere og slett dine egne svar på forumemner flytte dine egne fora til andre fora. Beslektet referanse Hva kan jeg gjøre som fellesskapseier? på side 85 Finn ut hvilke handlinger du kan utføre i et fellesskap når du er fellesskapseier. Arbeide med fellesskapsaktiviteter på side 122 Ved hjelp av aktiviteter kan du organisere informasjon og oppgaver knyttet til fellesskapet. Arbeide med fellesskapsbokmerker på side 99 Du kan legge til bokmerker for å gjøre nyttige webressurser tilgjengelige direkte fra fellesskapet. Arbeide med fellesskapsfiler på side 114 Du kan laste opp, dele og arbeide med fellesskapsfiler ved hjelp av widgeten Filer. Arbeide med fellesskapsfora på side 101 I fellesskapets forum kan du publisere emner du vil diskutere, eller ideer du vil dele med de andre medlemmene. Legge til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig Legg til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig for fellesskapsmedlemmene. Du må være fellesskapseier for å legge til eller fjerne widgeter fra et fellesskap. Widgeter er innebygde, HTML-baserte representasjoner av applikasjoner. Når du legger til en widget i et fellesskap, oppretter du en tilknytning mellom fellesskapet og widgetapplikasjonen. Medlemskap i fellesskapet og widgetapplikasjonen er synkronisert, og det opprettes koblinger til den fullstendige widgetapplikasjonen i fellesskapets brukergrensesnitt slik at du lett kan finne og arbeide med den fullstendige applikasjonen. Et sammendrag av den siste aktiviteten blir postert på 88 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

93 fellesskapets Oversikt-side, og du kan få tilgang til den fullstendige applikasjonen når som helst ved å klikke på den tilsvarende koblingen i navigeringslinjen til venstre. Når du oppretter et fellesskap, viser det widgeten Filer som standard. Du kan tilpasse fellesskapet ved å legge til ekstra andre widgeter. Hvis du for eksempel legger til widgeten Fora, får medlemmene et sted der de kan legge inn diskusjonsemner og dele ideer. Innholdspaletten viser utvalget av widgeter som administratoren har gjort tilgjengelig for bruk i fellesskap. Slik legger du til en widget i fellesskapet: 1. Fra fellesskapets Oversikt-side, velger du Fellesskapshandlinger > Tilpass for å åpne innholdspaletten. 2. Klikk på en widget du vil legge til i fellesskapet. 3. Valgfritt: Klikk på Lukk palett øverst i høyre hjørne for å lukke paletten. Resultater En del som inneholder widgeten blir lagt til i hovedruten på Oversikt-siden, og en kobling til den fullstendige widgetapplikasjonen vises på navigeringssidelinjen. Beslektede oppgaver Legge til fora i et fellesskap på side 102 Du kan ha ett eller flere fora i fellesskapet for å organisere fellesskapsdiskusjoner rundt ulike fokusområder. Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser på side 72 Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Beslektet referanse Hva kan jeg gjøre som fellesskapseier? på side 85 Finn ut hvilke handlinger du kan utføre i et fellesskap når du er fellesskapseier. Flytte fellesskapswidgeter Når du har lagt til widgeter i et fellesskap, kan du flytte dem rundt for å finne en layout som passer til fellesskapets behov. Før du begynner Du må være fellesskapseier når du skal flytte en fellesskapswidget. Kapittel 3. Fellesskap 89

94 Du kan tilpasse layouten på siden Oversikt etter fellesskapets behov. Merk: Du kan ikke flytte innholdet i en widget, bare selve widgeten. Slik flytter du en widget: 1. Klikk på widgettittellinjen og dra widgeten til et annet sted på siden. 2. Slipp museknappen for å forankre widgeten der du ønsker å plassere den. Arbeide med fellesskapswidgeter Du kan bruke tilgjengelige alternativer fra widgetens handlingsmeny for å samhandle med widgetene i fellesskapet. Hvilke handlinger du kan utføre, avhenger av din rolle i fellesskapet. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å kunne redigere, skjule, flytte eller fjerne widgetene i et fellesskap. På fellesskapets Oversikt-side klikker du på ikonet Handlinger på tittellinjen til widgeten du vil arbeide med, og deretter gjør du ett av følgende: v Vil du utvide eller komprimere widgetinnholdet, velger du Maksimer eller Minimer. v Hvis du vil oppdatere widgetskjermbildet, velger du Oppdater. v Hvis du vil fjerne widgeten midlertidig fra fellesskapet, velger du Skjul. Dukan når som helst aktivere widgeten på nytt ved å velge Fellesskapshandlinger > Tilpass og velge widgeten fra området Skjult på innholdspaletten. Når du skjuler en widget, slettes ikke informasjonen som allerede er lagt til. Hvis du legger til widgeten i fellesskapet igjen, blir informasjonen gjenopprettet for fellesskapet. Merk: Når du skjuler Bokmerker-widgeten, skjules også Viktige bokmerker-widgeten. 90 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

95 v Administrere fellesskapene dine Hvis du vil fjerne widgeten for godt fra fellesskapet, velger du Fjern. Når du velger dette alternativet, slettes informasjonen som allerede er lagt til, for godt. Merk: Når du fjerner widgeten Bokmerker, blir widgeten Viktige bokmerker også fjernet. Som fellesskapseier kan du redigere fellesskapet og oppdatere grunnleggende informasjon om fellesskapet eller applikasjonene som er knyttet til fellesskapet. Hvis det ikke lenger er behov for fellesskapet eller det ble opprettet ved en feil, kan du slette det. Beslektede oppgaver Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser på side 72 Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Beslektet referanse Hva kan jeg gjøre som fellesskapseier? på side 85 Finn ut hvilke handlinger du kan utføre i et fellesskap når du er fellesskapseier. Redigere fellesskap Hvis du er fellesskapseier, kan du redigere informasjon om fellesskapet. Rediger et fellesskap for å endre navnet, beskrivelsen og tilknyttede koder. Du kan også endre bildet som er knyttet til fellesskapet. Kapittel 3. Fellesskap 91

96 Slik redigerer du et fellesskap: 1. Fra kategorien Mine fellesskap velger du fellesskapet du vil redigere. Hvis du ikke allerede er pålogget, blir du bedt om å logge deg på. 2. Velg Fellesskapshandlinger > Rediger fellesskap, og gjør slik: a. Hvis du vil endre navnet på fellesskapet, skriver du et nytt navn i feltet Navn. b. Hvis du vil legge til eller fjerne fellesskapskoder, redigerer du innholdet i feltet Koder. c. Du endrer tilgangsnivået du vil bruke for fellesskapet, ved å angi ett av disse alternativene: Tabell 14. Tilgangsnivåer for fellesskap Alternativ Begrenset (personer må bli invitert for å delta) La personer som er eksterne for organisasjonen bli medlemmer i dette fellesskapet Styrt (alle i organisasjonen min kan se innhold, men må be om å delta) Åpent (alle i organisasjonen min kan delta) Beskrivelse Velg dette alternativet hvis du vil at fellesskapet skal være begrenset, slik at man bare kan bli medlem etter invitasjon. Hvis du først velger å tillate eksterne medlemmer i fellesskapet, og du så ønsker å endre fellesskapet slik at bare medlemmer i organisasjonen blir tillatt, opphever du valget av La personer utenfor organisasjonen bli medlemmer i dette fellesskapet. Du kan ikke endre dette alternativet hvis det finnes eksterne medlemmer som er lagt til, invitert eller har blitt med i fellesskapet. Du må fjerne eksterne medlemmer og inndra eksterne medlemskapsinvitasjoner før du kan endre et eksternt fellesskap til å bli internt. Når du har endret et eksternt fellesskap til et internt fellesskap, blir Ekstern-ikonet fjernet fra fellesskapstittelen. Merk: Hvis du opprettet et fellesskap som bare tillot interne medlemmer, kan du ikke endre denne tillatelsen. Velg dette alternativet hvis du vil at fellesskapet skal være åpent for organisasjonen, og du vil at brukerne må be om å bli medlem. Velg dette alternativet hvis du vil at fellesskapet skal være åpent slik at alle i organisasjonen din kan delta. d. Hvis du vil endre beskrivelsen av fellesskapet, redigerer du innholdet i feltet Beskrivelse. e. Vil du endre bildet som er knyttet til fellesskapet, klikker du på Last opp et fellesskapsbilde og finner frem ti bildet du vil laste opp. 3. Klikk på Lagre når du har utført endringene. 92 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

97 Beslektede begreper Tilpasse fellesskapet slik at du kan skille det fra andre på side 98 Ved å tilpasse fellesskapet ditt kan du skille det ut fra andre fellesskap. Du kan for eksempel knytte karakteristisk grafikk til fellesskapet og legge til funksjoner som gir fellesskapet ekstra funksjonalitet. Du må være fellesskapseier når du skal tilpasse et fellesskap. Beslektede oppgaver Administrere fellesskapsaktiviteter på side 125 Når du har lagt til widgeten Aktiviteter i fellesskapet, kan du redigere aktivitetsdetaljer, flytte eller skjule widgeten, eller fjerne den fra fellesskapet hvis det ikke lenger er behov for den. Administrere Filer-widgeten på side 121 Når du har lagt til Filer-widgeten i fellesskapet, kan du oppdatere widgeten slik at den viser de nyeste filoppdateringene, skjule widgeten eller fjerne den fra fellesskapet hvis det ikke lenger er behov for den. Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser på side 72 Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Slette fellesskap du eier Hvis et fellesskap ikke lenger har noen funksjon eller har blitt uvirksomt, bør du kanskje vurdere å slette det. Før du begynner Du må være fellesskapseier eller firmaeier for å slette et fellesskap. Kontroller at fellesskapet ikke brukes aktivt av noen av medlemmene, før du sletter det. I tillegg må du kontrollere om noen aktiviteter er knyttet til fellesskapet. Fellesskapsaktiviteter blir automatisk slettet når du sletter det tilknyttede fellesskapet. Slik sletter du et fellesskap: 1. Fra kategorien Mine fellesskap åpner du fellesskapet du vil slette. Hvis du ikke allerede er pålogget, blir du bedt om å logge deg på. 2. Velg Fellesskapshandlinger > Slett fellesskap. 3. Klikk på OK for å bekrefte at du vil slette fellesskapet. Resultater Fellesskapet blir fjernet fra kategorien Mine fellesskap. Beslektede oppgaver Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser på side 72 Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Opprette underfellesskap Opprett et underfellesskap når du ønsker å samle et delsett av medlemmene i et eksisterende fellesskap. Kapittel 3. Fellesskap 93

98 Før du begynner Du må være fellesskapseier eller firmaeier for å kunne opprette et underfellesskap. Når du oppretter et underfellesskap, blir du og eventuelle andre fellesskapseiere automatisk eierne av dette underfellesskapet. Den som er firmaeier for det overordnede fellesskapet, blir også firmaeier for det nye underfellesskapet. Underfellesskapet får nøyaktig samme funksjonalitet som det overordnede fellesskapet. Det blir vist på siden Mine fellesskap, og du kan redigere det, legge til widgeter og utføre samme handlinger i det som du kan i det overordnede fellesskapet. Oppretting av underfellesskap er en nyttig metode hvis du vil organisere fellesskapsmedlemmene i mindre grupper med forskjellige fokusområder. Ved å opprette underfellesskap kan du dele informasjon og samarbeide med et mer målrettet utvalg av personer, samtidig som du opprettholder målsetningene for det overordnede fellesskapet. Du kan legge til så mange underfellesskap du vil i et fellesskap. Merk: Du kan ikke opprette nestede underfellesskap i et fellesskap, og du kan ikke legge til et eksisterende fellesskap som et underfellesskap til et annet fellesskap. Slik oppretter du et underfellesskap: 1. Åpne fellesskapet der du vil legge til et underfellesskap. 2. Fra siden Oversikt velger du Fellesskapshandlinger > Opprett underfellesskap. 3. Nødvendig: Oppgi et navn på underfellesskapet i feltet Navn. 4. Skriv inn en eller flere koder i feltet Koder. 5. Nødvendig: Oppgi tilgangsnivået du ønsker for fellesskapet. Hvilke alternativer som er tilgjengelig for tilgang, er avhengig av tilgangsnivået for det overordnede fellesskapet. v Når det overordnede fellesskapet er åpent, kan underfellesskapet ha åpen, styrt eller begrenset tilgang. v Når det overordnede fellesskapet er styrt, kan underfellesskapet ha styrt eller begrenset tilgang. v Når det overordnede fellesskapet er begrenset, må underfellesskapet også ha begrenset tilgang. 6. Slik legger du til medlemmer i underfellesskapet: v Når du skal legge til et delsett av det medlemskapet i det overordnede fellesskapet, oppgir du navnene på de personene eller gruppene du ønsker å legge til, i feltet Medlemmer. v Hvis du vil legge til alle medlemmene i det overordnede fellesskapet i underfellesskap, klikker du på Legg til alle medlemmer i dette fellesskapet til ditt nye underfellesskap. Merk: Hvis du skal være medlem av et underfellesskap, må du være medlem av det overordnede fellesskapet. 7. Gi en beskrivelse av underfellesskapet i feltet Beskrivelse. 94 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

99 8. Hvis du vil laste opp et blide til underfellesskapet, klikker du på Last opp et fellesskapsbilde og finner frem til et bilde. 9. Klikk på Lagre for å lagre underfellesskapet. Resultater Underfellesskapet blir opprettet som underordnet til det overordnede fellesskapet. Det finnes en kobling til det overordnede fellesskapet over fellesskapskortet øverst til venstre på underfellesskapets Oversikt-side. Det blir lagt til en Underfellesskap-kobling i navigeringssidelinjen slik at du kan åpne underfellesskapet fra det overordnede fellesskapet. Du får også tilgang til underfellesskapene fra kategorien Mine fellesskap. Neste oppgave Du kan legge til innhold, redigere, tilpasse og slette underfellesskap, og du kan arbeide med dem på nøyaktig samme måte som et vanlig fellesskap. Hvis du oppretter flere underfellesskap i et fellesskap, bør du kanskje vurdere å legge til widgeten Underfellesskap i det overordnede fellesskapet. Denne widgeten gjør at du kan se alle underfellesskap samtidig, og enkelt navigere til dem fra det overordnede fellesskapet. Kapittel 3. Fellesskap 95

100 Beslektede begreper Tilpasse fellesskapet slik at du kan skille det fra andre på side 98 Ved å tilpasse fellesskapet ditt kan du skille det ut fra andre fellesskap. Du kan for eksempel knytte karakteristisk grafikk til fellesskapet og legge til funksjoner som gir fellesskapet ekstra funksjonalitet. Du må være fellesskapseier når du skal tilpasse et fellesskap. Beslektede oppgaver Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser på side 72 Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Redigere fellesskap på side 91 Hvis du er fellesskapseier, kan du redigere informasjon om fellesskapet. Slette fellesskap du eier på side 93 Hvis et fellesskap ikke lenger har noen funksjon eller har blitt uvirksomt, bør du kanskje vurdere å slette det. Legge til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig på side 88 Legg til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig for fellesskapsmedlemmene. Du må være fellesskapseier for å legge til eller fjerne widgeter fra et fellesskap. Administrere medlemskap i fellesskap Som fellesskapseier er det ditt ansvar å administrere medlemskap i fellesskapet. Det kan for eksempel hende at du må endre rollen til et medlem i fellesskapet eller øke eller begrense hvilke endringer medlemmene kan gjøre i fellesskapsinnholdet. Hvis et fellesskapsmedlem ikke er en aktiv bidragsyter, eller ikke lenger behøver å være medlem av fellesskapet, ønsker du kanskje å slette vedkommende fra medlemskapslisten. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å kunne redigere medlemskapsroller. For å fjerne noen fra medlemskap i et fellesskap må du være fellesskapseier eller det medlemmet som skal fjernes. Fellesskapets medlemmer kan fjerne seg selv fra et fellesskaps medlemsliste ved å velge Fellesskapshandlinger > Forlat fellesskap. Personer som er medlemmer i et fellesskap gjennom en gruppe, kan ikke forlate fellesskapet. Merk: Gruppefunksjonen er tilgjengelig på forespørsel. Kontakt organisasjonens administrator for å få mer informasjon. Slik administrerer du fellesskapsmedlemskap: 1. Fra kategorien Mine fellesskap klikker du på et fellesskap for å åpne fellesskapets Oversikt-side. Hvis du ikke allerede er logget på, blir du bedt om å gjøre det. 2. Klikk på Medlemmer i navigeringsruten og gjør ett av følgende. v Hvis du vil endre en medlemskapsrolle: Klikk på Rediger ved siden av medlemmet du vil endre rollen for. Velg en rolle og klikk på Lagre. 96 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

101 v Merk: Du kan ikke endre rollen for en gruppe. Slik sletter du et medlem: Klikk på Fjern ved siden av det medlemmet du vil fjerne. Klikk på OK for å bekrefte endringen. Resultater Medlemmer mottar et e-postvarsel om endringer i medlemskapsstatusen. E-postvarsler blir ikke sendt til grupper. Beslektede begreper Hvordan legger jeg til fellesskapsmedlemmer? på side 79 Som fellesskapseier kan du når som helst du legge til medlemmer i fellesskapet. Du kan invitere andre til å delta i fellesskapet, og hvis fellesskapet er styrt, kan du bestemme om du vil godta eller forkaste innkommende forespørsler om medlemskap. Hvis du vil legge til flere medlemmer samtidig, kan du bruke importverktøyet på siden Medlemmer. Endre firmaeier for et fellesskap Du må være gjeldende firmaeier for å overføre firmaeierskapet for et fellesskap til et annet medlem. Den som oppretter et fellesskap, er firmaeier for det fellesskapet. Hvert fellesskap må ha en og bare en firmaeier. Firmaeieren kan utføre alle handlingene som fellesskapseieren. Firmaeieren kan også overføre firmaeierrollen til et annet fellesskapsmedlem med en aktiv LotusLive-konto. Medlemmet må være medlem i den samme organisasjonen. Merk: Du kan ikke overføre firmaeierskap til et gjestemedlem i fellesskapet, og en gjest som er firmaeier, kan ikke overføre firmaeierskapet. Slik endrer du firmaeier for et fellesskap: 1. Fra kategorien Mine fellesskap klikker du på et fellesskap for å åpne fellesskapets Oversikt-side. 2. Klikk på Medlemmer i navigeringsruten. Kapittel 3. Fellesskap 97

102 3. Valgfritt: Hvis fellesskapet er stort og du kjenner navnet på medlemmet, klikker du på Søk etter et medlem og begynner å skrive medlemmets navn. Funksjonen Søk under skriving filtrerer navnene i organisasjonens katalog. 4. Klikk på Rediger ved siden av medlemmet du vil skal få rollen som firmaeier. 5. Klikk først på Firmaeier og deretter på Lagre. 6. Klikk på OK for å bekrefte endringen. Resultater Rollen din er endret til Eier, og medlemmet du valgte, er nå firmaeier. Tilpasse fellesskapet slik at du kan skille det fra andre Ved å tilpasse fellesskapet ditt kan du skille det ut fra andre fellesskap. Du kan for eksempel knytte karakteristisk grafikk til fellesskapet og legge til funksjoner som gir fellesskapet ekstra funksjonalitet. Du må være fellesskapseier når du skal tilpasse et fellesskap. Du kan tilpasse fellesskapet på forskjellige måter: Legg til et bilde. Iøynefallende grafikk kan være en effektiv metode for å få vekke oppmerksomheten til potensielle medlemmer. Grafikken du legger til i fellesskapet, vises på fellesskapets visittkort, som skal gjenspeile fellesskapets identitet og interesser når det vises utenfor Fellesskap-applikasjonen. Ved å knytte et meningsfullt bilde til fellesskapet kan du gi fellesskapet et varemerke som er unikt for medlemmene. Du kan legge til et bilde når du oppretter fellesskapet, eller du kan redigere fellesskapet og legge til et bilde. Legg til utvidet funksjonalitet. Du kan tilpasse funksjonaliteten i fellesskapet ved å legge til innhold som gjenspeiler de forskjellige aspektene av fellesskapet og fokusområdene. Hvis for eksempel organisering av prosjektarbeid er prioritert, kan du legge til Aktiviteter-widgeten. Den gjør det mulig å opprette et område der medlemmene kan arbeide med prosjektdokumenter med en fast varighet, tildele og fullføre oppgaver, og dele ressurser. Hvis samarbeid er et viktig mål for fellesskapet, kan du bruke Filer-widgeten slik at medlemmene kan dele filer og samarbeide på prosjektdokumenter. Endre layouten. Du kan ordne fellesskapets Oversikt-side slik at du prioriterer bestemte funksjoner. Hvis for eksempel diskusjonsforumet er den mest aktive delen av fellesskapet, kan du plassere det øverst på siden for å gi det prioritet og sikre at medlemmene ser de nyeste innleggene. 98 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

103 Beslektede oppgaver Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser på side 72 Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Opprette underfellesskap på side 93 Opprett et underfellesskap når du ønsker å samle et delsett av medlemmene i et eksisterende fellesskap. Redigere fellesskap på side 91 Hvis du er fellesskapseier, kan du redigere informasjon om fellesskapet. Legge til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig på side 88 Legg til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig for fellesskapsmedlemmene. Du må være fellesskapseier for å legge til eller fjerne widgeter fra et fellesskap. Arbeide med fellesskapsbokmerker Du kan legge til bokmerker for å gjøre nyttige webressurser tilgjengelige direkte fra fellesskapet. Beslektede oppgaver Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser på side 72 Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Beslektet referanse Kapittel 3, LotusLive Fellesskap, på side 67 Kom i kontakt med mennesker som deler dine interesser. Legge til Bokmerker-widgeten for å dele webressurser Legg til Bokmerker-widgeten slik at du og andre fellesskapsmedlemmer kan gjøre nyttige webressurser tilgjengelig direkte fra fellesskapet. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å legge til widgeten Bokmerker i et fellesskap. Når widgeten Bokmerker legges til i et fellesskap, kan du og de andre fellesskapsmedlemmene legge til nye bokmerker direkte i fellesskapet. Slik legger du til widgeten Bokmerker i et fellesskap: 1. Fra fellesskapets oversiktsside velger du Fellesskapshandlinger > Tilpass for å åpne innholdspaletten. 2. Klikk på Bokmerker i innholdspaletten. 3. Valgfritt: Klikk på Lukk palett for å lukke paletten. Resultater Et Bokmerker-avsnitt blir opprettet og vist på fellesskapets Oversikt-side. Det blir også lagt til en Bokmerker-kobling på navigeringssidelinjen. Med denne koblingen kan du vise alle bokmerkene som er knyttet til fellesskapet. Kapittel 3. Fellesskap 99

104 Legge til bokmerker til relevante websteder i fellesskapet Legg til bokmerker på relevante websteder i fellesskapet fra bokmerkeområdet. Slik legger du til et bokmerke fra fellesskapet: 1. Klikk først på Bokmerker på navigeringssidelinjen og deretter på Legg til bokmerke. 2. Nødvendig: Skriv webadressen til ressursen du vil sette bokmerke på, i feltet URL. 3. Nødvendig: Skriv inn et navn på bokmerket i feltet Navn. 4. Legg til en beskrivelse av bokmerkekoblingen i feltet Beskrivelse. 5. Legg til en eller flere koder som beskriver innholdet i bokmerkekoblingen. 6. Velg Legg til i Viktige bokmerker for å legge til koblingen på listen over viktige bokmerker på fellesskapets Oversikt-side. 7. Klikk på Lagre. Redigere fellesskapsbokmerker Holde fellesskapets bokmerker oppdatert slik at de er korrekte til enhver tid. Før du begynner Hvis du skal redigere et fellesskapsbokmerke, må du være fellesskapseier eller den personen som la til bokmerket. Hvis en webside du har satt bokmerke på, er flyttet eller endret, kan du bruke skjemaet Rediger bokmerke til å oppdatere opplysningene for bokmerket. 1. Fra fellesskapet som inneholder bokmerket du vil arbeide med, klikker du på Bokmerker på navigeringssidelinjen. 2. Klikk på Mer ved siden av bokmerket du vil redigere. 3. Klikk på Rediger for å åpne skjemaet Rediger bokmerke. 4. Gjør endringene, og klikk deretter på Lagre. Slette fellesskapsbokmerker Hvis et bokmerke er upassende eller ikke lenger i bruk, kan du fjerne det fra fellesskapets bokmerkeområde. Før du begynner Hvis du skal fjerne et fellesskapsbokmerke, må du være fellesskapseier eller den personen som la til bokmerket. Slik fjerner du et bokmerke fra fellesskapet: 1. Fra fellesskapets Oversikt-side klikker du på Bokmerker for å hente listen over bokmerker for fellesskapet. 100 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

105 2. Klikk på Mer ved siden av bokmerket du vil fjerne. 3. Klikk på Slett. 4. Klikk på OK for å bekrefte at du vil slette bokmerket. Søke i et fellesskap etter bokmerker Søk i et fellesskap etter bokmerker som kan være av interesse for deg. Arbeide med fellesskapsfora Slik søker du etter bokmerker i et fellesskap: v Fra kategorien <Din organisasjon> Fellesskap eller Mine fellesskap velger du et fellesskap for å få frem fellesskapets Oversikt-side. v Se gjennom bokmerkene som andre har identifisert som nyttige i området Viktige bokmerker. v Se gjennom de nyeste bokmerkene i området Bokmerker for å finne ressurser du kanskje ikke kjenner til. v Hvis du vil søke etter bokmerker for et bestemt emne, klikker du på den koden som dekker emnet best i fellesskapets kodesky. Dette søket returnerer alle bokmerkene i det gjeldende fellesskapet som bruker den koden for å identifisere interesseområdene. v Klikk på Bokmerker i navigeringsruten for å få en liste over alle bokmerkene som er knyttet til fellesskapet. I fellesskapets forum kan du publisere emner du vil diskutere, eller ideer du vil dele med de andre medlemmene. Beslektede oppgaver Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser på side 72 Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Arbeide med fellesskapswidgeter på side 90 Du kan bruke tilgjengelige alternativer fra widgetens handlingsmeny for å samhandle med widgetene i fellesskapet. Hvilke handlinger du kan utføre, avhenger av din rolle i fellesskapet. Beslektet referanse Kapittel 3, LotusLive Fellesskap, på side 67 Kom i kontakt med mennesker som deler dine interesser. Legge til Fora-widgeten slik at fellesskapsmedlemmer kan legge inn diskusjonstemaer Legg til Fora-widgeten slik at du og andre fellesskapseiere kan legge inn temaer for diskusjon og dele ideer. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å legge til widgeten Fora i et fellesskap. Slik legger du til Fora-widgeten i et fellesskap: Kapittel 3. Fellesskap 101

106 1. Fra fellesskapets oversiktsside velger du Fellesskapshandlinger > Tilpass for å åpne innholdspaletten. 2. Klikk på Fora fra innholdspaletten. 3. Valgfritt: Klikk på Lukk palett for å lukke paletten. Resultater Forumet blir opprettet og vises på fellesskapets Oversikt-side. Det blir også lagt til en Fora-kobling på navigeringssidelinjen. Med denne koblingen kan du vise alle foraene som er knyttet til fellesskapet. Legge til fora i et fellesskap Du kan ha ett eller flere fora i fellesskapet for å organisere fellesskapsdiskusjoner rundt ulike fokusområder. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å legge til et forum i et fellesskap. Fellesskapet må innholdet widgeten Fora for at du skal kunne legge til fora. Widgeten viser de fem sist oppdaterte forumemnene. Hvis widgeten er fjernet og du vil legge den til på nytt, kan du gjøre det når som helst. Hvis du legger til flere fora i et fellesskap, får medlemmene reserverte diskusjonsområder der de kan stille spørsmål og diskutere emner som er relevante for fellesskapet. Hvis gruppen for eksempel oppdager et problem som hindrer fremdriften i et prosjekt, kan du opprette et feilsøkingsforum for å finne ut om noen i fellesskapet har opplevd et lignende problem, og om de kan foreslå en løsning. Slik legger du til et forum i fellesskapet: 1. Klikk på Fora på navigeringssidelinjen og klikk deretter på kategorien Fora. 2. Klikk på Start et forum. 3. Nødvendig: Skriv inn et navn på forumet i feltet Navn. 4. Skriv inn en eller flere koder i feltet Koder. 5. Gi en beskrivelse av forumet i feltet Beskrivelse og klikk på Lagre. Resultater Når du har lagret forumet, åpnes det i Fora-brukergrensesnittet der du og andre fellesskapsmedlemmer kan begynne å legge inn emner og spørsmål. Når du skal åpne forumet fra fellesskapet, velger du Fora på fellesskapets Oversikt-side, klikker på kategorien Fora, og klikker deretter på forumtittelen for å åpne forumet. Du kan også bruke Forum-widgeten på fellesskapets Oversikt-side for å følge med på nye oppdateringer av forumemner. Widgeten viser de fem sist oppdaterte forumemnene. Hvis du vil se en fullstendig liste over forumemner for fellesskapet, klikker du på Vis alle i widgeten. 102 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

107 Hvis du vil ha informasjon om hvordan du arbeider med fellesskapsfora, kan du klikke på koblingen Hjelp på navigeringslinjen øverst på siden. Du kan når som helst gå tilbake til fellesskapet ved hjelp av navigeringskoblingene som vises inntil siden. Du kan også utføre handlinger knyttet til det overordnede fellesskapet ved å klikke på Fellesskapshandlinger og velge et alternativ fra listen som blir vist. Neste oppgave Du kan utføre følgende handlinger direkte fra fellesskapet: v Start et forumemne ved å klikke på Start et emne og fylle ut skjemaet som blir vist. v Klikk på en emnetittel i widgeten Fora for å åpne emnet. Denne widgeten viser de fem siste emneoppdateringene. v Få tilgang til en fullstendig liste over forumemner for fellesskapet ved å klikke på Vis alle. Beslektede oppgaver Legge til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig på side 88 Legg til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig for fellesskapsmedlemmene. Du må være fellesskapseier for å legge til eller fjerne widgeter fra et fellesskap. Legge til emner i et fellesskapsforum for å starte diskusjoner på side 105 Start en diskusjon med medlemmer av fellesskapet ved å legge inn et emne i ett av fellesskapets fora. Alle som har tilgang til foraene, kan vise det nye emnet. Fjerne fellesskapsfora Som fellesskapseier kan du slette individuelle fellesskapsfora, skjule fellesskapsfora midlertidig eller fjerne hele forumfunksjonen fra fellesskapet. Fjerne fellesskapsfora Som fellesskapseier kan du slette individuelle fellesskapsfora, skjule fellesskapsfora midlertidig eller fjerne hele forumfunksjonen fra fellesskapet. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å fjerne, skjule eller slette fellesskapsfora. Hvis du bestemmer deg for at fellesskapet ikke trenger diskusjoner, kan du fjerne forumfunksjonen fra fellesskapet. Når du fjerner funksjonen permanent, blir alt foruminnhold slettet. Du kan også fjerne forumfunksjonen midlertidig, noe som skjuler foruminnholdet, men ikke sletter det. Hvis du gjenoppretter funksjonen i fellesskapet senere, vil alt innhold som tidligere var lagt til i foraene, bli gjenopprettet og vist. Du kan også fjerne individuelle fora som ikke lenger blir brukt av fellesskapet. Hvis du fjerner et fellesskapsforum, blir alt innhold i dette forumet fjernet permanent. Slik fjerner du fellesskapsfora: 1. Slik skjuler du fellesskapsfora midlertidig: Kapittel 3. Fellesskap 103

108 a. Fra fellesskapets Oversikt-side klikker du på ikonet Handlinger på tittellinjen i widgeten Fora og velger Skjul. Hvis du vil vise widgeten igjen, velger du Fellesskapshandlinger > Tilpass på Oversikt-siden, og velger Skjult og deretter Fora. Widgeten Fora blir gjenopprettet i fellesskapet med alt eksisterende innhold. 2. Slik fjerner du fellesskapsfora permanent: a. Fra fellesskapets Oversikt-side klikker du på ikonet Handlinger på tittellinjen i widgeten og velg deretter Fjern. Hvis du velger dette alternativet, slettes alt innhold i forumet for godt. 3. Slik fjerner du ett enkelt fellesskapsforum: a. Velg Fora fra navigeringssidelinjen og klikk på kategorien Fora. b. Åpne det forumet du vil slette. c. Velg Flere handlinger > Slett forum. d. Klikk på Slett for å bekrefte at du vil slette forumet. Beslektede oppgaver Legge til fora i et fellesskap på side 102 Du kan ha ett eller flere fora i fellesskapet for å organisere fellesskapsdiskusjoner rundt ulike fokusområder. Bla gjennom fellesskapsfora Et fellesskapsforum er et nyttig sted der du kan utveksle ideer og få tilbakemelding på emner som er relevante for fellesskapet. Bruk fellesskapets fora til å dele ideer med andre medlemmer og diskutere emner av felles interesse. Før du begynner Alle som har tilgang til et fellesskap, kan få tilgang til foraene som er knyttet til fellesskapet. Hvis du skal legge inn et emne eller svare på et emne, må du være medlem i fellesskapet. Når fellesskapseieren har opprettet fora til bruk i fellesskapet, kan medlemmene legge inn diskusjonsemner og svare på eksisterende emner i disse foraene. De fem nyeste oppdateringene fra foraene vises i området Fora på fellesskapets Oversikt-side, der du kan vise statistikk over bruk for hvert emne. Statistikken er en god indikator for hvilke emner som interesserer fellesskapet, og den kan også gi deg en idé om hvem som er de mest aktive deltakerne i fellesskapet. Slik blar du gjennom foraene i fellesskapet: 1. Fra en hvilken som helst side i fellesskapet klikker du på Fora i navigeringssidelinjen. 2. Gjør ett av følgende. a. Hvis du vil bla gjennom etter emne, klikker du på kategorien Fora for å vise alle foraene i fellesskapet. Når du ser et forum som er av interesse, klikker du på forumtittelen for å åpne det og begynne å bla gjennom emnene. b. Hvis du vil bla gjennom etter emne, klikker du på kategorien Emner. Denne kategorien viser alle emnene i fellesskapets fora. Emnene blir vist etter dato, med de sist oppdaterte emnene øverst på siden. Hvis 104 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

109 fellesskapseieren har festet noen forumemner, blir disse emnene vist øverst på siden, uansett hvilken dato de ble lagt til eller oppdatert. 3. Du åpner et hvilket som helst emne ved å klikke på emnetittelen. En trådbasert visning av emnet viser det opprinnelige emnet og svarene på emnet. Når du navigerer langs diskusjonstrådene, kan du klikke på navnet under svartittelen hvis du vil vise det overordnede emnet for dette emnet øverst på siden. Denne visningen gjør det enkelt å se hvilke foruminnlegg de enkelte svarene tilhører. Neste oppgave Hvis du ønsker å bli varslet om oppdateringer av et fellesskapsforum som er av interesse, åpner du forumet og velger Følg > Følg dette forumet. Dumåvære medlem av et fellesskap for å følge et fellesskapsforum. Beslektede oppgaver Legge til emner i et fellesskapsforum for å starte diskusjoner Start en diskusjon med medlemmer av fellesskapet ved å legge inn et emne i ett av fellesskapets fora. Alle som har tilgang til foraene, kan vise det nye emnet. Legge til emner i et fellesskapsforum for å starte diskusjoner Start en diskusjon med medlemmer av fellesskapet ved å legge inn et emne i ett av fellesskapets fora. Alle som har tilgang til foraene, kan vise det nye emnet. Før du begynner Fora-applikasjonen må være tilgjengelig i fellesskapet hvis du skal legge til et diskusjonsemne. Når du ser et Fora-område på fellesskapets Oversikt-side, betyr det at applikasjonen er aktivert for fellesskapet. Du må være fellesskapsmedlem for å kunne legg inn emner i et fellesskaps fora. Slik legger du til et emne i et fellesskapsforum: 1. Klikk på Start et emne i området Fora på fellesskapets Oversikt-side. Hvis du er første medlem som legger til et forumemne, vises koblingen som Start første emne. 2. Nødvendig: Skriv inn tittelen for diskusjonsemnet i feltet Tittel. 3. Hvis du vil merke emnet som et spørsmål, velger du Merk dette emnet som et spørsmål. 4. Skriv inn en eller flere koder i feltet Koder. 5. Oppgi innholdet i emnet i feltet for rik tekst. Vær så spesifikk som mulig. Husk at du ønsker å starte en diskusjon, så ta med relevant informasjon for å skape interesse hos andre fellesskapsmedlemmer slik at de blir med. 6. Nødvendig: Velg fellesskapsforumet der du vil legge til emnet, fra listen Forum. 7. Hvis du vil legge ved en fil i emnet, klikker du på Legg ved en fil og finner frem til filen. 8. Klikk på Lagre. Kapittel 3. Fellesskap 105

110 Beslektede oppgaver Legge til fora i et fellesskap på side 102 Du kan ha ett eller flere fora i fellesskapet for å organisere fellesskapsdiskusjoner rundt ulike fokusområder. Bla gjennom fellesskapsfora på side 104 Et fellesskapsforum er et nyttig sted der du kan utveksle ideer og få tilbakemelding på emner som er relevante for fellesskapet. Bruk fellesskapets fora til å dele ideer med andre medlemmer og diskutere emner av felles interesse. Arbeide med forumemner Du kan redigere, flytte og slette forumemner og merke emneinnhold som upassende. Redigere forumemner Rediger et forumemne hvis du vil endre det etter at du har lagt det til i et forum. Du kan for eksempel oppdatere tittelen på emnet eller knytte en fil til emnet. Før du begynner Når du skal redigere et forumemne, må du ha opprettet emnet eller være fellesskapseier. Når du redigerer et diskusjonsemne, påvirker ikke det innholdet i svarene som er lagt inn for emnet. Slik redigerer du et forumemne: 1. Klikk på Fora på navigeringssidelinjen og klikk deretter på kategorien Fora. 2. Åpne forumet som inneholder emnet du vil redigere, og åpne deretter det relevante emnet. 3. Klikk på Rediger under emneoppføringen. 4. Rediger emnet slik du ønsker, og klikk på Lagre for å lagre endringene. Slette forumemner Forsikre deg om at innholdet i forumet er meningsfullt og nyttig ved å slette emner som er irrelevante eller inneholder upassende innhold. Når du sletter et diskusjonsemne, fjerner du emnet fullstendig fra forumet. Fellesskapseiere kan slette alle emner i forumet. Fellesskapsmedlemmer kan bare slette emner de selv har opprettet, og bare når disse emnene ikke har noen svar fra andre medlemmer. Slik sletter du et forumemne: 1. Klikk på Fora på navigeringssidelinjen og klikk deretter på kategorien Fora. 2. Åpne emnet du vil slette. 3. Klikk på Slett under emnet. 106 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

111 4. Klikk på Slett en gang til for å bekrefte at du vil slette emnet. Svare på forumemner Bli med på en diskusjon ved å svare på forumemner som interesserer deg. Før du begynner Du må være fellesskapsmedlem for å kunne svare på et emne i et fellesskapsforum. Slik svarer du på et diskusjonsemne: 1. Klikk på Fora på navigeringssidelinjen og klikk deretter på kategorien Fora. 2. Åpne forumet som inneholder emnet du vil svare på, og åpne deretter det relevante emnet. 3. Klikk på Svar under den delen av tråden du vil svare på. 4. Valgfritt: Du endrer tittelen på svaret ved å klikke på Rediger tittel og oppgi en tittel i feltet. 5. Skriv svaret i feltet for rik tekst. 6. Hvis du vil vedlegge en fil, klikker du på Legg ved en fil og blar gjennom etter filen. 7. Klikk på Lagre for å lagre svaret. Slette svar på forumemner Hvis du ombestemmer det om et svar du har lagt inn i et forumemne, kan du slette det fra diskusjonstråden. Alle som har lagt inn et svar for et diskusjonsemne, kan slette svaret. Denne handlingen sletter bare meldingsinnholdet. En plassholder for oppføringen er fremdeles synlig i forumet, men oppføringen er merket som slettet. Når du sletter et emnesvar, kan du oppgi årsaken til at du sletter emnet. Denne årsaken vises i plassholderen for oppføringen når svaret er slettet. Slik sletter du et svar for et diskusjonsemne: 1. Klikk på Fora på navigeringssidelinjen og klikk deretter på kategorien Fora. 2. Åpne emnetråden som inneholder svaret du vil slette. 3. Klikk på Slett under svaret. 4. Valgfritt: Skriv en begrunnelse for slettingen. 5. Klikk på Slett. Feste forumemner slik at de blir vist øverst på siden Du kan utheve eller prioritere viktige emner ved å feste dem. Når du fester et emne, beholdes det øverst på forumets emneliste slik at du sikrer at andre deltakere i forumet legger merke til det. Før du begynner Du må være fellesskapseier når du skal feste et emne i et fellesskapsforum. Kapittel 3. Fellesskap 107

112 Når du fester et emne, blir det enkelt å finne emnet i et forum som inneholder mange innlegg. Hvis du for eksempel lager et innlegg med detaljer for en viktig hendelse i fellesskapet, kan du feste emnet slik at medlemmene i fellesskapet lett finner det. Festede emner er merket med et tegnestiftikon. Slik fester du et forumemne: 1. Åpne emnet du vil feste. 2. Velg Fest dette emnet under emnet. Resultater Hvis emnet på et senere tidspunkt ikke lenger trenger å gis prioritet, kan du gjenopprette det på vanlig plass i rekkefølgen ved å velge Løsne dette emnet. Arbeide med vedlegg Du kan bytte ut eller slette filvedlegg som du har lagt til i forumtråder. Før du begynner I et fellesskapsforum kan bare fellesskapseieren eller personen som lastet opp et vedlegg, redigere vedlegget. Når du oppretter eller svarer på et diskusjonsemne, kan du dele vedlegg med andre personer i diskusjonen. Det kan være nyttig å bruke vedlegg for å inkludere tilleggsinformasjon som er for lang til å tas med i selve meldingen. Hvis du senere ønsker å slette eller erstatte vedlegget med et annet, kan du gjøre det ved å redigere meldingen. Du kan også laste opp flere vedlegg hvis det er behov for det. Slik arbeider du med filvedlegg: 1. Åpne emnet som inneholder vedlegget du vil arbeide med. 2. Klikk på Rediger under innlegget du vil redigere, og gjør ett av følgende: v Hvis du vil erstatte filen med en oppdatert versjon, klikker du på Erstatt ved siden av filen, klikker på Bla gjennom for å finne filen du vil legge til i stedet, og klikker deretter på OK. v Hvis du vil fjerne en fil fra innlegget, klikker du på Fjern ved siden av filen. v Hvis du vil vedlegge enda en fil, klikker du på Legg ved en fil, klikker på Bla gjennom for å velge plasseringen av filen, og klikker deretter på OK. 3. Klikk på Lagre for å lagre endringene. Laste ned vedlegg slik at du kan vise dem lokalt Du kan laste ned vedlegg du og andre personer har lagt ved foruminnlegg, til din lokale datamaskin. 108 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

113 Før du begynner Alle som har tilgang til et forum, kan laste ned vedlegg som er lagt inn i forumet. Det kan være nyttig å bruke vedlegg for å dele informasjon med andre personer i en diskusjon, eller for å inkludere tilleggsdata som er for lange til å tas med i selve innlegget. Når du har tilgang til et forum, kan du laste ned alle vedlegg som du eller andre brukere har lastet opp til forumet. Slik laster du ned et filvedlegg: 1. Åpne forumemnet som inneholder vedlegget du vil laste ned. 2. Klikk på filnavnet og velg om du vil lagre eller åpne filen. Administrere fora Når du er en forumeier, kan du redigere, slette og låse eller låse opp et forum. I tillegg kan du feste forumemner øverst i et forum. Flytte forumemner Når du har lagt til et diskusjonsemne, kan du flytte det til et annet forum hvis du synes det vil passe bedre i det forumet. Når du flytter et diskusjonsemne fra ett forum til et annet, blir også alle svar på emnet flyttet til det nye forumet. Før du begynner Hvis du skal flytte et emne i et fellesskapsforum, må du være fellesskapseier. Du kan bare flytte emnet til et forum i samme fellesskap. Slik flytter du et forumemne: 1. Åpne forumet du vil flytte, og klikk på Flytt. 2. Velg forumet du vil flytte emnet til, og klikk på Flytt på nytt. Resultater Brødsmulestien over emnetittelen blir oppdatert for å vise forumet du valgte i trinn 2. Redigere fora Rediger et forum hvis du vil endre forumets navn eller beskrivelse, eller legge til eller fjerne forumkoder. Før du begynner Hvis du skal redigere et fellesskapsforum, må du være fellesskapseier. Slik redigerer du et forum: 1. Åpne det forumet du vil redigere. Kapittel 3. Fellesskap 109

114 2. Velg Flere handlinger > Rediger forum. 3. Rediger forumet slik du ønsker, og klikk deretter på Lagre. Låse fora for å forhindre at brukerne legger til emner eller svar Du kan låse fora for å forhindre at brukerne legger til nye emner eller legger inn svar på eksisterende emner. Før du begynner Fellesskapseiere kan låse og låse opp et forum og de tilhørende emnene. Alle som har tillatelse til å låse et forum, kan opprette emner og svar i forumet selv om det er låst. Denne funksjonaliteten gjør det mulig for forumeiere å endre forumet uten å måtte låse det opp og gjøre det tilgjengelig for hele fellesskapet. Forumet og emnene i forumet beholdes låst for alle andre brukere. Du kan ønske å låse et forum når du anser at innholdet i forumet er løst eller fullført. Hvis for eksempel en person startet et forum for å feilsøke et bestemt problem og dette problemet nå er løst, kan du vurdere å låse forumet slik at det ikke lenger kan endres. Når du låser et forum, kan brukerne forsatt se innholdet i forumet, men de kan ikke legge til nye emner eller endre eksisterende innhold. Slik låser du et forum: 1. Åpne det forumet du vil låse. 2. Velg Flere handlinger > Lås forum. Resultater Forumet blir merket som låst i brukergrensesnittet slik at brukerne vet at de ikke kan bidra til forumet. 110 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

115 Neste oppgave Du kan låse opp forumet hvis du vil tillate at brukerne fortsetter med å legge til emner og legge inn svar på eksisterende emner. Når du vil låse opp et forum, åpner du forumet og velger Flere handlinger > Lås opp forum. Låse forumemner for å forhindre at brukerne redigerer emner eller legger til svar Du kan låse et forumemne når du vil forhindre at personer redigerer emnet eller legger inn svar i det. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å kunne låse eller låse opp et emne i et fellesskapsforum. Hvis du ikke vil låse et helt forum, kan du låse foruminnhold på emnenivå for å forhindre at personer redigerer et emne eller legger inn svar på det. Du kan for eksempel låse et forumemne når du anser at innholdet i emnet er løst eller fullført. Når du låser et forumemne, kan personer forsatt se emnet, men de kan ikke legge inn svar eller endre eksisterende innhold. Som forumeier kan du redigere et låst emne og legge inn svar på} det selv om emnet er låst for alle andre. Denne funksjonaliteten gir deg større kontroll over innholdet i forumet. Hvis for eksempel et emne har upassende innhold, kan du låse emnet og deretter oppdatere det ved å slette eller redigere bestemte svar uten å måtte åpne emnet igjen. Slik låser du et forumemne. 1. Åpne emnet du vil låse. 2. Klikk på Lås emne. Resultater Emnet blir merket som låst i brukergrensesnittet slik at brukerne vet at de ikke lenger kan bidra til diskusjonstråden. Neste oppgave Hvis du senere får behov for å låse opp emnet, kan du gjøre det ved å åpne emnet og klikke på Lås opp emne øverst på siden. Legge inn spørsmål i et forum Ved å legge inn spørsmål i et forum kan du får svar fra eksperter. Før du begynner Hvis du skal legge inn et spørsmål i et fellesskapsforum, må du være medlem i fellesskapet. Kapittel 3. Fellesskap 111

116 Hvis du gjerne vil ha svar på et bestemt spørsmål, kan du legge inn spørsmålet i et relevant forum. Som emneoppretter kan du styre svarene som andre gir, og velge om du vil godta eller forkaste dem. Ved å bruke et format med spørsmål og svar kan du også gjøre informasjon tilgjengelig for forummedlemmene i en layout som det er lett å lese. Ved å opprette tråder med spørsmål og svar kan forummedlemmer bygge opp et nyttig lager av informasjon for brukere som er nye innenfor et bestemt emne, og som har de samme spørsmålene. Når du legger inn et spørsmål i et forum, trenger du bare å opprette et vanlig emne, men du må passe på å merke emnet som et spørsmål. Når du merker et emne som et spørsmål, blir emnet merket med et spørsmålstegnikon i brukergrensesnittet, slik at det er lett for forumbrukerne å se hvilke emner i forumet som er spørsmål. Slik legger du inn et spørsmål i et forum: 1. Åpne forumet der du vil legge inn spørsmålet. 2. Klikk på Start et emne. 3. Skriv inn en emnetittel i feltet Tittel. 4. Nødvendig: Velg Merk dette emnet som et spørsmål. 5. Hvis du vil merke emnet med koder, kan du skrive inn en eller flere koder i feltet Koder. 6. Skriv spørsmålet i feltet for rik tekst. 7. Hvis du vil legge ved en fil i spørsmålet, klikker du på Legg ved en fil og finner frem til filen. 8. Klikk på Lagre. Neste oppgave Du kan legge inn et svar på ditt eget spørsmål ved å klikke på Legg til svaret ditt og følge fremgangsmåten som er beskrevet i Besvare spørsmål i et forum. Når du legger inn et svar på et spørsmål du har opprettet selv, blir svaret automatisk merket som et godtatt svar. Hvis du vil godta et svar som er lagt inn av en annen bruker, klikker du på Godta dette svaret under svaret. Svaret blir merket som et godtatt svar, og ikonet ved siden av det opprinnelige spørsmålet blir endret til en grønn hake. Godtatte svar utheves også med grønn bakgrunn, slik at det er enklere for deg å se hvilke svar som er godtatt, hvis spørsmålet har mange svar. Du kan merke flere svar som godtatte svar. Når ett svar er merket som et godtatt svar, blir hele emnet merket som besvart. Hvis du vil forkaste et svar som allerede er merket som godtatt, klikker du på Avslå dette svaret under svaret Hvis spørsmålet er merket som besvart, men du senere finner ut at du trenger mer informasjon, kan du klikke på Gjenåpne spørsmål under det opprinnelige 112 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

117 innlegget for å åpne spørsmålet igjen. Spørsmålet merkes som åpent igjen, og brukere kan legge inn svar på det. Besvare spørsmål i et forum Del din ekspertise med andre ved å svare på spørsmål som er lagt inn i fora du er interessert i. Du kan også legge inn svar på spørsmål som legger til selv, når du vil dele informasjon med andre brukere i et format med spørsmål og svar. Før du begynner Hvis du skal svare på et spørsmål i et fellesskapsforum, må du være medlem i fellesskapet. Ubesvarte spørsmål i et fellesskapsforum er merket med et spørsmålstegnikon, noe som gjør det enkelt for forummedlemmer å identifisere dem. Når du besvarer et spørsmål i et forum, mottar personen som la inn spørsmålet, et varsel som inneholder svaret. Vedkommende kan da godta eller forkaste svaret. Hvis spørsmålet blir godtatt, blir det merket som besvart i brukergrensesnittet. Spørsmålet merkes med en grønn hake for å vise at det er riktig besvart. Et spørsmål kan ha flere riktige svar. Slik svarer du på et spørsmål i et forum: 1. Åpne forumet som inneholder spørsmålet du vil svare på, og velg det aktuelle spørsmålet. 2. Klikk på Svar. 3. Skriv svaret i feltet for rik tekst. 4. Valgfritt: Hvis du vil legge ved en fil i svaret, klikker du på Legg ved en fil. Klikk på Bla gjennom for å velge plasseringen av filen, og klikk deretter på OK. 5. Klikk på Lagre for å legge inn svaret. Følge fora og forumemner Du kan følge et forum hvis du vil motta varsler om de nyeste oppdateringene i forumet. Hvis du er interessert i en bestemt forumtråd, kan du også følge foruminnhold på emnenivå. Når du følger et forum, får du varsler om oppdateringer av forumet. Det kan også være nyttig å følge et forumemne hvis du er interessert i en bestemt diskusjonstråd og vil holde deg oppdatert om hva som skjer i den tråden. Du må være medlem av et fellesskap for å følge et forum i et fellesskap. Når du oppretter et forum, følger du automatisk forumet. Du trenger ikke å gjøre noe mer for å følge forumet. Kapittel 3. Fellesskap 113

118 Slik følger du foruminnhold. v Slik følger du et forum: 1. Åpne det forumet du vil følge. 2. Velg Følg > Følg dette forumet. v Slik følger du et forumemne: 1. Åpne emnet du vil følge. 2. Velg Følg > Følg dette emnet. Neste oppgave Arbeide med fellesskapsfiler Hvis du ikke lenger ønsker å motta varsler om oppdateringene i et forum eller forumemne, kan du slutte å følge det. Hvis du vil slutte å følge et forum, åpner du forumet og velger Følg > Ikke følg dette forumet lenger. Hvis du vil slutte å følge et forumemne, åpner du emnet og klikker på Følg > Ikke følg dette emnet lenger. Du kan laste opp, dele og arbeide med fellesskapsfiler ved hjelp av widgeten Filer. Beslektede oppgaver Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser på side 72 Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Arbeide med fellesskapswidgeter på side 90 Du kan bruke tilgjengelige alternativer fra widgetens handlingsmeny for å samhandle med widgetene i fellesskapet. Hvilke handlinger du kan utføre, avhenger av din rolle i fellesskapet. Beslektet referanse Kapittel 3, LotusLive Fellesskap, på side 67 Kom i kontakt med mennesker som deler dine interesser. Legge til widgeten Filer slik at du kan dele filer og mapper med fellesskapet Legg til Filer-widgeten i fellesskapet slik at du og andre medlemmer kan dele filer og mapper med resten av fellesskapet. Før du begynner Widgeten Filer blir lagt til automatisk i et fellesskap når det blir opprettet. Du kan fjerne widgeten, og legge den til i fellesskapet igjen senere. Du må være fellesskapseier for å legge til widgeten Filer i et fellesskap. Når du legger til widgeten Filer i et fellesskap, kan medlemmer dele filer og mapper fra applikasjonen Filer med resten av fellesskapet. Deling av filer er en god måte å fremme samarbeid på i et fellesskap. Ved å oppfordre medlemmer om å dele sin kunnskap om emner som er interessante for fellesskapet, kan du bygge opp et verdifullt lager av informasjon som er tilgjengelig fra fellesskapet. 114 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

119 Slik legger du til Filer-widgeten i et fellesskap: 1. Fra fellesskapets oversiktsside velger du Fellesskapshandlinger > Tilpass for å åpne innholdspaletten. 2. Klikk på Filer for å legge til fildelingsfunksjonalitet i fellesskapet. 3. Valgfritt: Klikk på Lukk palett for å lukke paletten. Resultater Det nye området Filer vises på siden Oversikt. Dette området er først tomt, men etterhvert som medlemmene i fellesskapet blir aktive og begynner å dele filer, viser området de fem filene som sist er oppdatert eller lastet opp til fellesskapets fildelingsområde. Det finnes også en Filer-kobling til fellesskapets fildelingsområde på navigeringssidelinjen. Hvert enkelt medlem kan nå som standard begynne å dele filer og mapper med resten av fellesskapet. Beslektede oppgaver Administrere Filer-widgeten på side 121 Når du har lagt til Filer-widgeten i fellesskapet, kan du oppdatere widgeten slik at den viser de nyeste filoppdateringene, skjule widgeten eller fjerne den fra fellesskapet hvis det ikke lenger er behov for den. Dele filer med fellesskapet Du kan dele filer fra applikasjonen Filer med medlemmer i fellesskapet. Før du begynner Alle fellesskapsmedlemmer kan dele filer og mapper med et fellesskap fra applikasjonen Filer. En mappe er et sted der du kan gruppere filer som har relatert eller liknende innhold. Fellesskapet må inneholde widgeten Filer for at du skal kunne dele filer med fellesskapet. Widgeten blir lagt til automatisk i et fellesskap når det blir opprettet. Fileiere kan også dele filer med et fellesskap eller gi en kopi av en fil til et fellesskap direkte fra applikasjonen Filer. Alle kan dele filer med et fellesskap som de har tilgang til, men bare fellesskapseieren og fileieren kan fjerne filreferansen fra fellesskapet. Ved hjelp av widgeten Filer kan fellesskapsmedlemmer dele lokale filer og filer fra applikasjonen Filer med resten av fellesskapet. Deling av filer er en god måte å fremme samarbeid på i et fellesskap. Ved å oppfordre medlemmene til å laste opp filer til fellesskapet, kan du samarbeide om delte dokumenter og bygge opp et verdifullt lager av informasjon som er tilgjengelig fra fellesskapet. Slik deler du filer med fellesskapet: 1. Klikk på Del filer fra widgeten Filer på Oversikt-siden. Kapittel 3. Fellesskap 115

120 Merk: Hvis du er den første personen som deler filer med fellesskapet, klikker du på Del filen din først. 2. Gjør ett av følgende: a. Slik laster du opp filen fra det lokale filsystemet: 1) Klikk på Bla gjennom etter filer på datamaskinen min. 2) Klikk på Bla gjennom for å finne filen du vil dele. 3) Rediger filnavnet hvis det er nødvendig, oppgi noen koder i feltet Koder, og klikk deretter på Last opp. Filen eies nå av fellesskapet. Du ser den ikke på listen Mine filer i applikasjonen Filer. b. Slik deler du en fil fra applikasjonen Filer: 1) Velg den typen fil du vil dele, fra alternativene som blir vist på venstre side av vinduet. Tabell 15. Alternativer for fildeling Alternativ Nylig brukte filer Festede filer Mine filer Delt med meg Andre personers filer Festede mapper Mine mapper Delte mapper Beskrivelse Filer som er nylig lastet opp til applikasjonen Filer. Filer du har merket som prioriterte i applikasjonen Filer. Filer du har lastet opp til applikasjonen Filer. Filer som er delt med deg fra applikasjonen Filer. Andre personers felles filer eller filer som de deler med deg, fra applikasjonen Filer. Mapper du har prioritert i applikasjonen Filer. Filer fra dine personlige mapper i applikasjonen Filer. Filer fra delte mapper i applikasjonen Filer. 2) Velg en eller flere filer fra listen som blir vist. 3) Angi om du vil tillatte fellesskapsmedlemmer å redigere filen eller filene, og klikk deretter på Del filer. c. Hvis du ikke ser den filen du leter etter, oppgir du filnavnet i søkefeltet øverst i dialogboksen, og deretter klikker du på søkeikonet. 116 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

121 Beslektede oppgaver Legge til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig på side 88 Legg til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig for fellesskapsmedlemmene. Du må være fellesskapseier for å legge til eller fjerne widgeter fra et fellesskap. Administrere tilgang til fellesskapsfiler på side 120 Du kan administrere tilgangen til filer du og andre medlemmer legger til i fellesskapet. Dele mapper med fellesskapet Du kan dele mapper fra applikasjonen Filer med medlemmer i fellesskapet. Laste ned filer som deles med et fellesskap, slik at du kan vise dem lokalt på side 118 Last ned filer du har lastet opp til et fellesskap, slik at du kan fortsette å arbeide med dem. Administrere fellesskapsfiler på side 119 Bruk widgeten Filer til å arbeide med filene som medlemmer har lastet opp og delt med fellesskapet. Dele mapper med fellesskapet Du kan dele mapper fra applikasjonen Filer med medlemmer i fellesskapet. Før du begynner Fellesskapet må inneholde widgeten Filer for at du skal kunne dele mapper med fellesskapet. Widgeten blir lagt til automatisk i et fellesskap når det blir opprettet, men hvis den har blitt fjernet, kan du legge den til i fellesskapet igjen hvis du er fellesskapseier. Du finner informasjon om hvordan du legger til widgeter i et fellesskap, under Legge til widgeter i fellesskapet. Alle kan dele mapper med et fellesskap som de har tilgang til, men bare fellesskapseieren og mappeeieren kan fjerne en mappe fra fellesskapet. Alle fellesskapsmedlemmer kan dele mapper fra applikasjonen Filer med fellesskapet ved hjelp av widgeten Filer. Hvilken type mappe du kan dele, avhenger av den typen fellesskap du vil dele mappen med. Et organisasjonsfellesskap kan bare inneholde organisasjonsmapper, og et begrenset fellesskap kan inneholde organisasjonsmapper eller private mapper. Slik deler du mapper med fellesskapet: 1. Klikk på kategorien Mapper fra widgeten Filer på Oversikt-siden. 2. Klikk på Del mapper. Merk: Hvis du er den første personen som deler en mappe med fellesskapet, klikker du på Del mappen din først. 3. Velg en mappekategori blant følgende alternativer: Kapittel 3. Fellesskap 117

122 Tabell 16. Mappekategorier Alternativ Nyeste mapper Mine mapper Mapper delt med meg <Din organisasjon> Mappe Beskrivelse Mapper som nylig er opprettet i applikasjonen Filer. Mapper du eier i applikasjonen Filer. Mapper som er delt med deg fra applikasjonen Filer. Mapper som er synlige for alle i organisasjonen din i applikasjonen Filer. 4. Velg mappen eller mappene du vil dele. 5. Oppgi tilgangsnivået du vil at fellesskapsmedlemmene skal ha til mappen eller mappene dine, fra listen Fellesskapsmedlemmer har tilgang til de valgte mappene: Tabell 17. Tilgangsnivåer for mappe Tilgangsnivå Leser Bidragsyter Eier Beskrivelse Lesere kan vise innholdet i alle filer i mappen. Bidragsytere kan legge til filer i mappen, slette filer de har lagt inn selv, og vise informasjon om filer i mappen. Eiere har eierskap til mappen sammen med den opprinnelige eieren. De kan dele mappen med andre personer og slette enhver fil. Eieren av en fil kan slette den eller fjerne den fra en mappe. 6. Klikk på Del mapper. Beslektede oppgaver Dele filer med fellesskapet på side 115 Du kan dele filer fra applikasjonen Filer med medlemmer i fellesskapet. Laste ned filer som deles med et fellesskap, slik at du kan vise dem lokalt Last ned filer du har lastet opp til et fellesskap, slik at du kan fortsette å arbeide med dem. Før du begynner Alle som har tilgang til et fellesskap, kan laste ned filer som er delt med et fellesskap. Slik laster du ned en fil fra et fellesskap: 1. I området Filer klikker du på et filnavn for å velge filen. Hvis du ikke ser den filen du ønsker, klikker du på Vis alle for å vise en fullstendig liste over fellesskapsfiler som er tilgjengelige for nedlasting. 2. Klikk på Last ned denne filen, velg om du vil åpne eller lagre filen, og klikk på OK. 118 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

123 Beslektede oppgaver Dele filer med fellesskapet på side 115 Du kan dele filer fra applikasjonen Filer med medlemmer i fellesskapet. Administrere fellesskapsfiler Bruk widgeten Filer til å arbeide med filene som medlemmer har lastet opp og delt med fellesskapet. Når medlemmene arbeider med fellesskapsfiler, kan de laste opp nye versjoner av filer, og redigere navnet på og beskrivelsen av en fil. Medlemmer kan også definere varsler slik at de får en e-postmelding hver gang en fil endres. Bare fellesskapseiere kan slette filer fra et fellesskap. Hvis du vil vite mer om hvordan du bruker LotusLive Filer, kan du lese i hjelpen til LotusLive Filer. Du kan utføre de følgende oppgavene når du arbeider med fellesskapsfiler. v Slik laster du opp en ny versjon av en fil: 1. Klikk på filen og klikk deretter på Last opp ny versjon. 2. Klikk på Bla gjennom for å finne filen du vil laste opp. 3. Skriv en nøyaktig beskrivelse av endringene i feltet Merknad og klikk på Last opp ny versjon. v Slik oppdaterer du en fils navn eller beskrivelse: 1. Klikk på filen du vil endre navnet på, klikk på Endre navn ved siden av filnavnet, gjør endringene og klikk på Lagre. 2. Klikk på filen som trenger en oppdatert beskrivelse, klikk på Legg til beskrivelse, gjør de nødvendige endringene og klikk på Lagre. v Slik mottar du et e-postvarsel når en fil endres: 1. Klikk på filen du vil definere varsler for, og klikk på Aktiver varsling. v Slik sletter du en fil: Merk: Du må være fellesskapseier når du skal slette filer fra et fellesskap. 1. Klikk på Vis alle. 2. Klikk på Mer og klikk deretter på Fjern fra fellesskap under filen du vil slette. 3. Klikk på OK for å bekrefte at du vil slette filen. Merknader: Hvis du vil slette en fellesskapsfil, må du være fellesskapseier eller den personen som lastet opp filen. Du kan bare slette filer som eies av fellesskapet, det vil si filer som er lastet opp til et fellesskap. Du kan ikke slette filer som er delt med et fellesskap. Kapittel 3. Fellesskap 119

124 Beslektede oppgaver Dele filer med fellesskapet på side 115 Du kan dele filer fra applikasjonen Filer med medlemmer i fellesskapet. Administrere tilgang til fellesskapsfiler Du kan administrere tilgangen til filer du og andre medlemmer legger til i fellesskapet. Administrere tilgang til fellesskapsfiler Du kan administrere tilgangen til filer du og andre medlemmer legger til i fellesskapet. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å kunne endre tilgangsnivåer for fellesskapsfiler. Når du oppretter en fellesskapsblogg, får alle medlemmene i fellesskapet som standard rollen Redigerer slik at de kan dele og laste opp filer. Avhengig av fellesskapets krav til personvern, er det mulig at du ønsker å endre filtilgangsnivået for medlemmene. Tilgang til fellesskapsfiler gjelder alltid for hele fellesskapet. Fellesskapseiere er alltid fileiere og har full tilgang til å laste opp, redigere og slette filer, og de kan også styre filtillatelser. Fellesskapsmedlemmer kan ha ett av følgende tilgangsnivåer for opplasting av filer: Tabell 18. Tilgangsnivåer for opplasting og deling av filer Rolle Redigerer Leser Medlemmer med denne rollen kan laste opp fellesskapseide filer og laste ned filer Del filer ved hjelp av applikasjonen Filer og last ned filer. Rollene Redigerer og Leser gir fellesskapseierne mulighet til å styre om medlemmer kan laste opp en ny fellesskapseid fil til fellesskapet. Medlemmer kan alltid dele filer fra applikasjonen Filer med fellesskapet. Muligheten til å vise fellesskapsfiler avhenger av typen fellesskap. Alle kan se og laste ned filer fra organisasjonsfellesskap med åpen tilgang, men bare fellesskapsmedlemmer kan vise og laste ned filer fra et begrenset fellesskap. Slik redigerer du filtilgangsnivåer for fellesskapsmedlemmer: 1. Velg Fellesskapshandlinger > Rediger fellesskap øverst på fellesskapets Oversikt-side, og velg deretter kategorien Filer. Du kan også få tilgang til redigeringsalternativene ved å velge Rediger fra handlingsmenyen til widgeten Filer. 2. Gjør endringene og klikk på Lagre. Alle fellesskapsmedlemmer får samme tilgangsnivå. 120 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

125 Beslektede oppgaver Dele filer med fellesskapet på side 115 Du kan dele filer fra applikasjonen Filer med medlemmer i fellesskapet. Administrere fellesskapsfiler på side 119 Bruk widgeten Filer til å arbeide med filene som medlemmer har lastet opp og delt med fellesskapet. Administrere Filer-widgeten Når du har lagt til Filer-widgeten i fellesskapet, kan du oppdatere widgeten slik at den viser de nyeste filoppdateringene, skjule widgeten eller fjerne den fra fellesskapet hvis det ikke lenger er behov for den. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å skjule, flytte eller fjerne widgeten Filer fra fellesskapet. Slik administrerer du widgeten Filer: Klikk på ikonet Handlinger på Filer-widgetens tittellinje på fellesskapets Oversikt-side og velg fra menyen som blir vist. v Hvis du vil utvide eller komprimere widgetinnholdet, velger du Maksimer eller Minimer etter behov. v Hvis du vil oppdatere widgeten og se alle de sist opplastede eller oppdaterte filene i fellesskapet, velger du Oppdater. v For å flytte Filer-widgeten opp eller ned på Oversikt-siden velger du Flytt opp eller Flytt ned. v Vil du skjule widgeten Filer, velger du Skjul og bekrefter at du vil skjule filene fra fellesskapet midlertidig. Når du er klart til å gjenoppta fildelingen, velger du Fellesskapshandlinger > Tilpass for å åpne innholdspaletten. Velg Filer fra området Skjult på paletten. Alt innhold blir gjenopprettet. v Hvis du vil fjerne widgeten Filer for godt, velger du Fjern og bekrefter at du vil fjerne widgeten permanent. v Merknader: Hvis du velger dette alternativet, blir alle filer som tidligere er lagt til i fellesskap, slettet for godt. Hvis fellesskapet har et mediegalleri, kan du ikke fjerne Filer-widgeten fra fellesskapet, for widgeten brukes til å lagre mediegallerifilene. Du kan imidlertid skjule Filer-widgeten hvis du ikke vil at medlemmene skal kunne bruke den. Se forrige punkt for nærmere opplysninger. Du får tilgang til hjelpedokumentasjon for widgeten ved å velge Hjelp. Kapittel 3. Fellesskap 121

126 Beslektede oppgaver Redigere fellesskap på side 91 Hvis du er fellesskapseier, kan du redigere informasjon om fellesskapet. Arbeide med fellesskapsaktiviteter Ved hjelp av aktiviteter kan du organisere informasjon og oppgaver knyttet til fellesskapet. Beslektede oppgaver Opprette fellesskap av kolleger med liknende interesser på side 72 Start et fellesskap for å oppfordre personer i organisasjonen med sammenfallende interesser eller mål til å samarbeide med hverandre. Arbeide med fellesskapswidgeter på side 90 Du kan bruke tilgjengelige alternativer fra widgetens handlingsmeny for å samhandle med widgetene i fellesskapet. Hvilke handlinger du kan utføre, avhenger av din rolle i fellesskapet. Beslektet referanse Kapittel 3, LotusLive Fellesskap, på side 67 Kom i kontakt med mennesker som deler dine interesser. Hva kan jeg gjøre som fellesskapseier? på side 85 Finn ut hvilke handlinger du kan utføre i et fellesskap når du er fellesskapseier. Hva kan jeg gjøre som fellesskapsmedlem? på side 87 Finn ut hvilke handlinger du kan utføre i et fellesskap når du er fellesskapsmedlem. Legge til en aktivitetswidget slik at du kan holde oversikt over mål og tildele gjøremål Legg til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig for fellesskapsmedlemmene. Du må være fellesskapseier for å legge til eller fjerne widgeter fra et fellesskap. Widgeter er innebygde, HTML-baserte representasjoner av applikasjoner. Når du legger til en widget i et fellesskap, oppretter du en tilknytning mellom dette fellesskapet og widgetapplikasjonen. Medlemskap i fellesskapet og widgetapplikasjonen er synkronisert, og det opprettes koblinger til den fullstendige widgetapplikasjonen i fellesskapets brukergrensesnitt slik at du lett kan finne og arbeide med den fullstendige applikasjonen. Et sammendrag av den siste aktiviteten blir postert på fellesskapets Oversikt-side, og du kan få tilgang til den fullstendige applikasjonen når som helst ved å klikke på den tilsvarende koblingen i navigeringslinjen til venstre. Når du oppretter et fellesskap, blir widgeten Filer vist som standard. Du kan tilpasse fellesskapet ved å legge til ekstra andre widgeter. Hvis du for eksempel legger til widgeten Fora, får medlemmene et sted der de kan legge inn diskusjonsemner og dele ideer. Innholdspaletten viser utvalget av widgeter som administratoren har gjort tilgjengelig for bruk i fellesskap. Slik legger du til en widget i fellesskapet: 122 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

127 1. Fra fellesskapets Oversikt-side, velger du Fellesskapshandlinger > Tilpass for å åpne innholdspaletten. 2. Klikk på en widget du vil legge til i fellesskapet. 3. Valgfritt: Klikk på Lukk palett øverst i høyre hjørne for å lukke paletten. Resultater En del som inneholder widgeten blir lagt til i hovedruten på Oversikt-siden, og en kobling til den fullstendige widgetapplikasjonen vises på navigeringssidelinjen. Opprette en fellesskapsaktivitet Du kan legge til aktiviteter i et fellesskap slik at fellesskapsmedlemmene får et sted der de kan tildele oppgaver og dele informasjon og ressurser. Når du starter en aktivitet fra et fellesskap, kan du gi alle fellesskapsmedlemmene tilgang til aktiviteten, eller bare gi noen av medlemmene tilgang. Før du begynner Når et fellesskapsmedlem skal opprette aktiviteter, må fellesskapseieren først legge til Aktiviteter-widgeten i fellesskapet. Når du oppretter en aktivitet, kan du dele gjøremål, legge inn informasjon om hendelser, og organisere møter i et fellesskap. Det er enkelt å opprette en aktivitet: Du bare klikker på en knapp og fyller ut et skjema. Det finnes ingen obligatoriske felt. Du kan redigere aktiviteten senere for å legge til eller endre informasjon. Hvis du vil det, kan du opprette en aktivitet fra en mal. En mal inneholder oppgavene som kreves for å fullføre en bestemt jobb. En patentmal kan for eksempel ha koblinger til de filene, databasene, verktøyene eller webstedene en oppfinner som søker et patent trenger. Den kan også inneholde en liste over gjøremål som en oppfinner må fullføre som en del av patentsøknadsprosessen. Aktivitetseiere kan også dele aktiviteter med et fellesskap fra applikasjonen Aktiviteter. Når en aktivitetseier deler en aktivitet med et fellesskap, blir det vist en kobling til aktiviteten i fellesskapet. Et koblingsikon blir vist ved siden av tittelen på aktiviteten for å vise at det er en delt aktivitet. Slik oppretter du en fellesskapsaktivitet: Kapittel 3. Fellesskap 123

128 1. Klikk på Start en aktivitet i området Aktiviteter på fellesskapets Oversikt-side. Når du oppretter den første fellesskapsaktiviteten, vises koblingen som Opprett din første aktivitet. 2. I feltet Navn oppgir du et kort navn som beskriver hensikten med aktiviteten. 3. I feltet Koder oppgir du en kodebetegnelse. Etter hvert som du skriver vises en liste over samsvarende koder fra kodesamlingen. Klikk på en kode du vil legge til, eller fortsett å skrive hvis du vil legge til en kode som ikke finnes på listen. Skill flere koder med komma. 4. Slik legger du til medlemmer i fellesskapet: v v v Hvis du vil legge alle medlemmene i fellesskapet til i aktiviteten som forfattere, godtar du standardalternativet Gi alle medlemmer av fellesskapet tilgang til aktiviteten som Forfatter. Slik legger du enkelte av fellesskapsmedlemmene til i aktivteten som forfattere: a. Velg Gi bare følgende fellesskapsmedlemmer tilgang til aktiviteten som, og pass på at Forfatter er valgt fra valglisten. Slik legger du alle eller enkelte av fellesskapsmedlemmene til i aktivteten med en annen rolle enn forfatter: a. Velg Gi bare følgende fellesskapsmedlemmer tilgang til aktiviteten som. b. Klikk på nedpilen ved siden av feltet Forfatter og velg Eier eller Leser. c. Velg avmerkingsboksen ved siden av hvert av medlemmene du vil legge til i aktiviteten. Merk: Fellesskapseiere er ikke vist, for de blir som standard automatisk lagt til i fellesskapsaktiviteter. 5. I feltet Aktivitetsmål oppgir du en beskrivelse av aktiviteten. Skriv en setning eller to som oppsummerer formålet med aktiviteten, målgruppen eller typen av innhold som du vil at medlemmene skal legge til i aktiviteten. 6. I feltet Frist legger du til datoen denne aktiviteten må være fullført. Skriv inn datoen eller velg den fra kalenderkontrollen som vises. 124 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

129 7. Slik oppretter du en aktivitet fra en mal: a. Utvid Malalternativer. b. Klikk på Velg en aktivitetsmal for å se en liste over tilgjengelige maler. Når du velger en mal, vises en beskrivelse av malen. Hvis du velger å ikke bruke en mal, velger du Ingen fra listen. 8. Klikk på Lagre for å opprette aktiviteten. Resultater Når du har lagret aktiviteten, åpnes den i Aktiviteter-brukergrensesnittet der du kan begynne å legge til oppføringer og gjøremål. Neste oppgave Fra fellesskapet kan du gjøre følgende: v Klikk på Start en aktivitet hvis du vil opprette en ny aktivitet. v Klikk på Aktiviteter hvis du vil vise den fullstendige listen over aktiviteter som er knyttet til fellesskapet. Beslektede oppgaver Legge til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig på side 88 Legg til widgeter i fellesskapet slik at ekstra funksjonalitet blir tilgjengelig for fellesskapsmedlemmene. Du må være fellesskapseier for å legge til eller fjerne widgeter fra et fellesskap. Administrere fellesskapsaktiviteter Når du har lagt til widgeten Aktiviteter i fellesskapet, kan du redigere aktivitetsdetaljer, flytte eller skjule widgeten, eller fjerne den fra fellesskapet hvis det ikke lenger er behov for den. Administrere fellesskapsaktiviteter Når du har lagt til widgeten Aktiviteter i fellesskapet, kan du redigere aktivitetsdetaljer, flytte eller skjule widgeten, eller fjerne den fra fellesskapet hvis det ikke lenger er behov for den. Før du begynner Du må være fellesskapseier for å kunne redigere fellesskapsaktiviteter, eller for å kunne skjule, flytte eller fjerne widgeten Aktiviteter. Når du skal redigere informasjon om en fellesskapsaktivitet, for eksempel aktivitetens tittel, formål, koder og så videre, må du rediger aktiviteten i applikasjonen Aktiviteter. Fellesskapseiere kan utføre administrasjonsoppgaver for hvilke som helst aktiviteter som er delt med et fellesskap. Bare aktivitetseieren som delte aktiviteten med fellesskapet, kan administrere denne aktiviteten. Hvis fellesskapet ikke lenger bruker aktiviteter, kan du fjerne widgeten Aktiviteter fra fellesskapet, eller du kan skjule den midlertidig til det igjen blir behov for den, ved hjelp av alternativene på widgetens handlingsmeny. Kapittel 3. Fellesskap 125

130 Søke i et fellesskap Når du skal administrere aktiviteter, åpner du fellesskapet og utfører de følgene handlingene etter behov. v v Hvis du vil redigere den grunnleggende informasjonen om en aktivitet, for eksempel tittel, mål og koder, klikker du på aktivitetstittelen for å åpne aktiviteten i applikasjonen Aktiviteter. Der velger du Flere handlinger > Rediger aktivitet for å redigere aktiviteten. Du kan også utføre de følgende widgetadministrasjonsoppgavene ved å klikke på ikonet Handlinger på widgetens tittellinje, og velge fra menyen som blir vist: Hvis du vil flytte widgeten opp eller ned på Oversikt-siden, velger du Flytt opp eller Flytt ned etter behov. Hvis du vil skjule widgeten, velger du Skjul og bekrefter at du vil fjerne widgeten midlertidig fra fellesskapet. Når du skjuler widgeten Aktiviteter, slettes ikke noe av aktivitetsinnholdet. Når du vil fortsette å bruke aktiviteter, velger du Fellesskapshandlinger > Tilpass for å åpne innholdspaletten, klikk på Skjult, og velg Aktiviteter for å gjenopprette widgeten til fellesskapet. Alt innhold som tidligere er lagt til i widgeten, blir gjenopprettet. Hvis du vil fjerne widgeten for godt, velger du Fjern og bekrefter at du vil fjerne widgeten. Viktig: Hvis du velger dette alternativet, blir alle fellesskapsaktiviteter fjernet. Dette innholdet kan ikke gjenopprettes når det er slettet. For aktiviteter som har vært delt med fellesskapet, vil fjerning av widgeten Aktiviteter bare fjerne fellesskapets tilgang. Aktivitetene finnes fremdeles i applikasjonen Aktiviteter, men de er ikke lenger delt med fellesskapet. Beslektede oppgaver Redigere fellesskap på side 91 Hvis du er fellesskapseier, kan du redigere informasjon om fellesskapet. Opprette en fellesskapsaktivitet på side 123 Du kan legge til aktiviteter i et fellesskap slik at fellesskapsmedlemmene får et sted der de kan tildele oppgaver og dele informasjon og ressurser. Når du starter en aktivitet fra et fellesskap, kan du gi alle fellesskapsmedlemmene tilgang til aktiviteten, eller bare gi noen av medlemmene tilgang. Du kan søke i et fellesskap etter et bestemt nøkkelord og få i retur alt innhold som inneholder dette nøkkelordet. Dette omfatter innhold fra alle funksjoner som er lagt til i fellesskapet, for eksempel aktiviteter, men det omfatter ikke innhold fra fellesskapsfiler eller -mapper. Før du begynner Du må åpne et fellesskap før du kan søke i innholdet i fellesskapet. Innhold blir jevnlig indeksert av LotusLive, så det er mulig at nytt innhold som er lagt til i et fellesskap, ikke blir umiddelbart vist i søkeresultatene. Slik søker du i innholdet i et fellesskap: 126 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

131 1. Klikk på nedpilen ved siden av søkekontrollene og kontroller at Dette fellesskapet er valgt. Dette alternativet er valgt som standard. 2. Skriv inn ett eller flere nøkkelord du vil søke etter, i tekstfeltet. 3. Klikk på søkeikonet. Beslektede oppgaver Se gjennom søkeresultatene Ved hjelp av alternativene for filtrering av søkeresultater kan du finne den informasjonen som er av størst interesse for deg. Se gjennom søkeresultatene Ved hjelp av alternativene for filtrering av søkeresultater kan du finne den informasjonen som er av størst interesse for deg. Når du søker i innholdet i et fellesskap, returneres resultatene i en visning med kategorier, der hver kategori tilsvarer en applikasjon i fellesskapet. Rekkefølgen på kategoriene tilsvarer rekkefølgen applikasjonene vises i i fellesskapet. Det betyr at hvis du har prioritert en bestemt applikasjon ved å plassere den øverst på fellesskapssiden, blir søkeresultatene for denne applikasjonen også prioritert i den kategoriserte visningen av søkeresultatene. Slik ser du gjennom søkeresultatene: v Klikk på tittelen til et av resultatene for å åpne det og se på detaljene. v Klikk på en kategori for å vise resultatene fra en bestemt applikasjon. v Bruk søkekontrollen Koder hvis du vil søke etter bestemte koder eller nøkkelord. Klikk på en kode i kodeskyen for å vise bare innhold som er merket med den valgte koden. Neste oppgave Hvis det er for mange resultater, kan du søke på nytt. Hvis du vil søke etter ett enkelt nøkkelord, skriver du et søkeord i feltet Du søkte etter og klikker på Søk på nytt. Beslektede oppgaver Søke i et fellesskap på side 126 Du kan søke i et fellesskap etter et bestemt nøkkelord og få i retur alt innhold som inneholder dette nøkkelordet. Dette omfatter innhold fra alle funksjoner som er lagt til i fellesskapet, for eksempel aktiviteter, men det omfatter ikke innhold fra fellesskapsfiler eller -mapper. Kapittel 3. Fellesskap 127

132 128 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

133 Kapittel 4. LotusLive Filer Velkommen til Filer Del og samarbeid om filer. Første gang du bruker Filer? Se en video for å lære mer om Filer. Nyeste oppdateringer Finn ut hvilke funksjoner som er lagt til siden forrige oppdatering. Bruk Filer Legg til dine egne filer Søk etter filer Rediger, kommenter og anbefal filer Klikk på emnene i innholdsfortegnelsen for å få hjelp til andre oppgaver. Filer er et samarbeidsverktøy der du kan laste opp filer og la andre personer se og arbeide med dem. Du kan også se og arbeide med andre personers filer. Filer gir en praktisk måte å dele filer, informasjon, kommunikasjon og ideer på med andre medlemmer i teamet uten å måtte sende filer via e-post. Du trenger bare å forstå noen få begreper for å bruke Filer: Laste opp filer Last opp filer fra datamaskinen din ved å logge deg på og klikke på Last opp filer fra hvor som helst i Filer. Se Hvordan legger jeg til mine egne filer?. Dele filer Behold filer som private hvis du vil at bare du skal kunne lese og arbeide med dem. Del filer med bestemte personer eller fellesskap og tillat dem å dele filene med andre. Eller gjør filene synlige for alle i organisasjonen. Se Hvordan deler jeg filer?. Finne filer Finn filer ved å se gjennom lister over filer i forskjellige visninger. Sorter visninger med kolonner. Filtrer visninger for å begrense listene etter dato, etter hvordan de er delt, eller etter tilgangsnivå. Søk etter filer eller finn dem ved hjelp av koder. Fest filer du arbeider med, slik at du raskt kan finne dem når du trenger dem. Organiser filer i mapper for å gjøre det enklere å finne dem. Se Hvordan finner jeg filer?. Følge filer Åpne en fil og klikk på Følg hvis du ønsker å få varsler når filen blir redigert eller kommentert. Se Hvordan følger jeg med på endringer i filer og mapper?. Copyright IBM Corp. 2010,

134 Tilgangsnivåer Når du deler filene dine med personer eller fellesskap, kan du gi dem Leser- eller Redigerer-tilgang til filen. Når du deler mappene dine med personer eller fellesskap, kan du gi dem Leser-, Bidragsyter- eller Eier-tilgang til mappen. Når du deler filene dine med alle i organisasjonen, kan du gi dem Leser-tilgang. Se Hvordan deler jeg filer?. Anbefale og kommentere Anbefal og kommenter filer. Se Hva kan jeg gjøre med andres filer?. Koder Koder er nøkkelord du tildeler til filer som gjør det enklere å finne filene senere. Se Hva kan jeg gjøre med koder i Filer?. Organisere filer i mapper Organiser filene dine i mapper. Som for filer kan du følge mapper for å motta varsler når de blir oppdatert. Mapper kan være private, delte eller tilgjengelig for alle i organisasjonen din. Behold mapper som private hvis du vil at bare du skal kunne arbeide med dem. Del mapper med bestemte personer eller grupper og velg hvilken tilgang de skal ha. Eller gjør mapper tilgjengelig slik at alle i organisasjonen kan se dem. Se Hvordan oppretter jeg mapper?. Versjoner Når du legger til en fil, blir det første versjon av filen. Når filen blir redigert og lagret, blir det den andre versjonen, og så videre. Hvis du har nok tilgang til at du kan lese en fil, kan du også se versjonene av filen. Hvis du er eier av en fil, kan du slette versjoner. Se Hva skjer med filen min når noen redigerer den?. Papirkurv Flytt filer til papirkurven hvis du vil fjerne dem fra Filer. Filer i papirkurven er ennå ikke slettet for godt. Hvis du vil finne en fil du har flyttet til papirkurven, klikker du på Papirkurv i navigeringsboksen. Andre personer kan ikke se eller koble seg til filer som ligger i din papirkurv. Se Hvordan fungerer papirkurven?. 130 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

135 Beslektede begreper Hvem kan arbeide med filer? på side 132 Fileiere kan beholde filer som private, dele dem med personer og fellesskap, eller gjøre dem felles for brukere i organisasjonen. Hva skjer med filen min når noen redigerer den? på side 143 Når du laster opp en fil, blir det opprettet en startversjon av den filen. Ditt opprinnelige arbeid blir lagret i denne første versjonen til du sletter det. Når du eller noen med Redigerer-tilgang redigerer filen og laster den opp igjen på nytt, blir det opprettet en ny versjon. Beslektede oppgaver Hvordan legger jeg til mine egne filer? på side 138 Du legger til filer ved å laste dem opp fra datamaskinen din. Hvordan deler jeg filer? på side 140 Del filer med personer og fellesskap eller gjør dem synlig for alle i organisasjonen din. Hva kan jeg gjøre med andres filer? på side 136 Hva du kan gjøre med dine eller andres filer, avhenger av hvilken tilgang som er gitt til disse filene. For at du skal kunne arbeide med en fil som tilhører en annen, må vedkommende dele den med deg eller gjøre den tilgjengelig for personer i organisasjonen. Hvordan oppretter jeg mapper? på side 144 Mapper gjør det mulig for deg å gruppere filer på en meningsfull måte. Mapper kan defineres som private, delte eller tilgjengelig for alle i organisasjonen din. Hva kan jeg gjøre med koder? på side 153 Ved hjelp av koder kan du tildele søkbare nøkkelord til filer, som du og andre senere kan bruke til å finne eller gruppere filer. Du kan søke etter filer ved hjelp av koder ved å velge en eller flere koder fra en liste ved å skrive et kodenavn. Hvordan finner jeg filer? på side 133 Det finnes mange måter å få frem lister med filer på. Du kan sortere, filtrere, bytte mellom forskjellige presentasjoner, og søke etter bestemte nøkkelord. Hvordan følger jeg med på endringer i filer og mapper? på side 151 Du kan be om å bli varslet når det blir gjort endringer i en fil, mappe eller visning. Hvordan fungerer papirkurven? på side 154 Flytt filene til papirkurven hvis du vil fjerne dem fra Filer. Du kan deretter enten gjenopprette eller slette filene for godt fra papirkurven. Hva kan jeg oppnå med fildeling? Applikasjonen Filer gjør det mulig for deg og andre å laste opp filer til et sentralt lager slik at de kan deles med dem du vil. Ved å dele filer kan du samarbeide med andre. Ved å kontrollere tilgangen til filer, kan du velge hvem som kan se og gjøre noe med filer du deler, og med filer som er delt med deg. Ved å dele filer kan du samarbeide med andre om bestemte filer eller grupper av filer.du kan dele følgende typer filer: v Dokumenter og regneark v Presentasjoner v Videoer, taleopptak, bilder v Kode- og programmatiske kildefiler v Design- og funksjonsspesifikasjoner og tekniske rapporter v Layout og design Kapittel 4. Filer 131

136 Hvem kan arbeide med filer? Fildeling er spesielt nyttig på planleggingsstadiet av et prosjekt eller en design, når det er avgjørende at mange gruppemedlemmer kan se og arbeide med ideer på en slik måte at alle gruppemedlemmene kan se og reagere på det. Kontrollelementer omfatter tilgangsinnstillinger på person- og fellesskapsnivå, for eksempel lese- og redigeringstilgang eller bare lesetilgang. Filer kan også grupperes i mapper, og mapper kan gis bestemte tilgangsinnstillinger, for eksempel tilgang for bidragsytere. Hvis du har eier- eller redigeringstilgang til en fil, kan du laste den ned og gjøre endringer i den og deretter laste opp nye versjoner av filen. Hvis du har lesertilgang til en fil, kan du laste ned filen, men ikke laste opp nye versjoner av den til den filsiden. Dette er sporingsfunksjoner for filer: v Versjonsbehandling Hver gang en ny versjon av en fil blir lastet opp, blir versjonsnummeret økt. v Kommentarer Muligheten til å skrive kommentarer er tilgjengelig for alle som har tilgang til filen. v Kanalleserabonnement og oppdateringsvarsling Brukerne mottar varsler når det blir gjort oppdateringer i en fil de eier eller som er delt med dem. Brukerne har også mulighet til å opprette en kanal for å motta oppdateringsvarsler i den kanalleseren de ønsker. Beslektede oppgaver Hvordan deler jeg filer? på side 140 Del filer med personer og fellesskap eller gjør dem synlig for alle i organisasjonen din. Hvordan deler jeg mapper? på side 148 Del mapper med personer og fellesskap eller gjør dem felles. Fileiere kan beholde filer som private, dele dem med personer og fellesskap, eller gjøre dem felles for brukere i organisasjonen. Personen som laster opp en fil første gang, er filens eier. Hvis eieren ikke deler filen eller gjør den tilgjengelig for alle i organisasjonen, er filen privat, og bare eieren kan lese og redigere den. Eiere kan dele sine filer med personer eller fellesskap og tildele Leser- eller Redigerer-tilgang til filer. v v Leser-tilgang: Lesere kan lese, kommentere, laste ned og anbefale en fil, bli varslet om endringer i filen, og dele filen. De kan legge til en fil i en av sine mapper, eller i en mappe som de har Bidragsyter-tilgang til. Redigerer-tilgang: Redigerere kan lese, redigere, kommentere, laste ned, anbefale, laste opp en ny versjon og definere egenskapene for filen. De kan bli varslet om endringer i filen og dele filen. Redigerere kan også legge til en fil i en av sine mapper, eller i en mappe som de har Bidragsyter-tilgang til. Eiere kan også gjøre en fil tilgjengelig for alle i organisasjonen, slik at alle i organisasjonen som har tilgang til Filer, kan lese filen. Når eieren laster opp en fil, kan hun velge å tillate at andre deler filen. 132 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

137 Hvordan finner jeg filer? Hvis en fil er både tilgjengelig for alle og delt, er den merket med et Felles-ikon. Beslektede begreper Velkommen til Filer på side 129 Filer er et samarbeidsverktøy der du kan laste opp filer og la andre personer se og arbeide med dem. Du kan også se og arbeide med andre personers filer. Beslektede oppgaver Hvordan legger jeg til mine egne filer? på side 138 Du legger til filer ved å laste dem opp fra datamaskinen din. Hvordan deler jeg filer? på side 140 Del filer med personer og fellesskap eller gjør dem synlig for alle i organisasjonen din. Hva kan jeg gjøre med andres filer? på side 136 Hva du kan gjøre med dine eller andres filer, avhenger av hvilken tilgang som er gitt til disse filene. For at du skal kunne arbeide med en fil som tilhører en annen, må vedkommende dele den med deg eller gjøre den tilgjengelig for personer i organisasjonen. Hvordan oppretter jeg mapper? på side 144 Mapper gjør det mulig for deg å gruppere filer på en meningsfull måte. Mapper kan defineres som private, delte eller tilgjengelig for alle i organisasjonen din. Hva kan jeg gjøre med koder? på side 153 Ved hjelp av koder kan du tildele søkbare nøkkelord til filer, som du og andre senere kan bruke til å finne eller gruppere filer. Du kan søke etter filer ved hjelp av koder ved å velge en eller flere koder fra en liste ved å skrive et kodenavn. Hvordan finner jeg filer? Det finnes mange måter å få frem lister med filer på. Du kan sortere, filtrere, bytte mellom forskjellige presentasjoner, og søke etter bestemte nøkkelord. Hvordan følger jeg med på endringer i filer og mapper? på side 151 Du kan be om å bli varslet når det blir gjort endringer i en fil, mappe eller visning. Hvordan fungerer papirkurven? på side 154 Flytt filene til papirkurven hvis du vil fjerne dem fra Filer. Du kan deretter enten gjenopprette eller slette filene for godt fra papirkurven. Det finnes mange måter å få frem lister med filer på. Du kan sortere, filtrere, bytte mellom forskjellige presentasjoner, og søke etter bestemte nøkkelord. Du kan vise lister over filer du har festet, dine egne filer, filer som er delt med deg, filer du har delt med andre, fellesskapsfiler du har tilgang til, filer som er tilgjengelig for alle i organisasjonen, og filer i papirkurvmappen. Bytt mellom detaljert og komprimert versjon av lister ved å klikke på Vis-ikonene over listen. Kapittel 4. Filer 133

138 1. Slik kan du finne filer: Alternativ Finne filer du har festet Beskrivelse Klikk på Festede filer i navigeringsboksen. Hvis du vil feste en fil, kan du klikke på tegnestiftikonet ved siden av filen eller åpne filen og klikke på tegnestiftikonet. Finne filer du har lastet opp Finne filer andre har delt med deg Klikk på Mine filer i navigeringsboksen. Klikk på Delt med meg i navigeringsboksen. Dette er filer som andre personer har delt spesifikt med deg. Filer som er delt med deg, kan også være felles. Finne filer du har delt med andre Klikk på Delt av meg i navigeringsboksen. Dette er filer du har delt med bestemte personer. Filer som er delt av deg, kan også være felles. Finne fellesskapsfiler du har tilgang til å se Klikk på Fellesskapsfiler i navigeringsboksen. Finne filer som er tilgjengelig for alle i organisasjonen Klikk på Firmanavns filer i navigeringsboksen. Søke etter filer Velg et alternativ på søkemenyen, for eksempel Alle filer eller Personer, skriv inn tegn i søkefeltet, for eksempel filnavnet eller navnet på en person, og klikk deretter på søkeikonet. 2. Gjør ett av følgende hvis du vil filtrere filene ytterligere eller åpne dem: Alternativ Vise filer etter kode Beskrivelse Utvid seksjonen Koder eller Felles koder og klikk på en kode i kodeskyen. Eller skriv en kode i feltet og klikk på søkeikonet for å få returnert filer med den koden. Du kan også åpne en fil du har tilgang til, og se de tildelte kodene. Vise hvordan en fil er delt Åpne en fil i en av følgende mappeseksjoner og velg Deling for å vise delingsegenskapene: v Festede filer v Mine filer v Filer delt med meg v Firmanavns filer 134 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

139 Alternativ Vise filer etter dato Vise andres filer som du kan redigere Vise filene dine som andre kan redigere Legge til kolonner i en visning Laste ned alle filene i en visning Motta kanalvarsler når det blir gjort endringer i visningen Beskrivelse Utvid seksjonen Dato oppdatert og klikk på en av følgende koblinger: v I dag v Siste 7 dager v Siste 30 dager v Siste 365 dager Fildatoer blir også vist i de ulike fillistevisningene. I visningen Delt med meg utvider du seksjonen Rolle og klikker på redigerer. I visningen Delt av meg utvider du seksjonen Rolle og klikker på redigerer. Klikk på Tilpass i en mappevisning. Velg dataene som skal vises i kolonnene i visningen, og klikk på Vis. Nederst i visningen klikker du på Laste ned alle filer for å laste ned en zip-fil som inneholder alle filene i visningen, inkludert filer som ikke står på den gjeldende siden. Zip-filen kan være på opptil 4 GB. Merk: Hvis du laster ned flere zip-filer, får den første nedlastede zip-filen navnet files.zip. Senere nedlastinger får samme navn, men med et tall i tillegg, for eksempel files(1).zip og files(2).zip. Du kan endre navnet på zip-filene senere. Hvis noen av filnavnene du laster med i zip-filen inneholder tegn som ikke finnes i det engelske alfabetet, kan du bruke innstillingen Global (standard). Innstillingen Global (standard) gir zip-programmet beskjed om å bruke UTF-8-tegn slik at alle filnavntegn kan behandles på riktig måte under zip-operasjonen. Hvis filnavnene inni zip-filen ikke blir vist på riktig måte etter at du har valgt innstillingen Global (standard), klikker du på Global (standard), angir en språkverdi når du blir bedt om det, og behandler nedlastingen på nytt. Nederst i visningen klikker du på Kanal for disse filene og oppretter et kanalleserabonnement ved å følge instruksjonene. Kapittel 4. Filer 135

140 Beslektede begreper Velkommen til Filer på side 129 Filer er et samarbeidsverktøy der du kan laste opp filer og la andre personer se og arbeide med dem. Du kan også se og arbeide med andre personers filer. Hvem kan arbeide med filer? på side 132 Fileiere kan beholde filer som private, dele dem med personer og fellesskap, eller gjøre dem felles for brukere i organisasjonen. Hva skjer med filen min når noen redigerer den? på side 143 Når du laster opp en fil, blir det opprettet en startversjon av den filen. Ditt opprinnelige arbeid blir lagret i denne første versjonen til du sletter det. Når du eller noen med Redigerer-tilgang redigerer filen og laster den opp igjen på nytt, blir det opprettet en ny versjon. Hva kan jeg gjøre med andres filer? Hva du kan gjøre med dine eller andres filer, avhenger av hvilken tilgang som er gitt til disse filene. For at du skal kunne arbeide med en fil som tilhører en annen, må vedkommende dele den med deg eller gjøre den tilgjengelig for personer i organisasjonen. Når en fil er tilgjengelig for alle i organisasjonen, kan de åpne og laste ned filen. De kan dele filen med andre, legge den til i en mappe, kommentere den og motta et varsel når noen redigerer eller kommenterer den. Når noen deler en fil med deg, kan de gi deg Leser- eller Redigerer-tilgang: v Leser-tilgang: Lesere kan lese, kommentere, laste ned og anbefale en fil, bli varslet om endringer i filen, og dele filen. De kan legge til en fil i en av sine mapper, eller i en mappe som de har Bidragsyter-tilgang til. v Redigerer-tilgang: Redigerere kan lese, redigere, kommentere, laste ned, anbefale, laste opp en ny versjon og definere egenskapene for filen. De kan bli varslet om endringer i filen og dele filen. Redigerere kan også legge til en fil i en av sine mapper, eller i en mappe som de har Bidragsyter-tilgang til. Fileiere kan velge å ikke tillate at andre personer deler filer. Hvis filen ikke kan deles, kan du ikke dele den med personer eller fellesskap, eller legge den til i mapper. Hvis du vil se hvilken tilgang du har til en fil, åpner du filsiden og klikker på kategorien Deling. Se etter navnet ditt på Leser- eller Redigerer-listen. Hvis firmanavnet ditt står på Leser-listen, er filen tilgjengelig for alle i organisasjonen. 136 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

141 Åpne filsiden og utfør en av filhandlingene. Alternativ Anbefale filer Kommentere filer Beskrivelse Finn en fil på en liste over filer og klikk på anbefalingsikonet (en stjerne) på samme rad som filen, hvis du vil anbefale filen. Klikk en gang til på stjernen og deretter på Du har anbefalt hvis du vil fjerne anbefalingen din. Du kan også klikke på stjerneikonet på filsiden, under filtittelen. Åpne filsiden, klikk på kategorien Kommentarer og klikk deretter på Legg til en kommentar. Skriv inn kommentaren og klikk på Lagre. Laste ned filer v Hvis du vil laste ned en enkelt fil, åpner du filsiden og klikker på Last ned denne filen. v v Hvis du vil laste ned en eller flere filer, åpner du en fil- eller mappevisning, merker av i boksen ved siden av filen eller filene du vil laste ned, og klikker på Last ned. Hvis du vil laste ned alle filene i en visning, klikker du på Laste ned alle filer nederst i visningen for å laste ned en zip-fil som inneholder alle filene, inkludert filer som ikke står på den gjeldende siden. Zip-filen kan være på opptil 4 GB. Merk: Hvis du laster ned flere zip-filer, får den første nedlastede zip-filen navnet files.zip. Senere nedlastinger får samme navn, men med et tall i tillegg, for eksempel files(1).zip og files(2).zip. Du kan endre navnet på zip-filene senere. Redigere filegenskaper Hvis noen av filnavnene du laster med i zip-filen inneholder tegn som ikke finnes i det engelske alfabetet, kan du bruke innstillingen Global (standard). Innstillingen Global (standard) gir zip-programmet beskjed om å bruke UTF-8-tegn slik at alle filnavntegn kan behandles på riktig måte under zip-operasjonen. Hvis filnavnene inni zip-filen ikke blir vist på riktig måte etter at du har valgt innstillingen Global (standard), klikker du på Global (standard), angir en språkverdi når du blir bedt om det, og behandler nedlastingen på nytt. Åpne filsiden og klikk på Flere handlinger > Rediger egenskaper. Endre filnavnet, beskrivelsen eller filtypen og klikk deretter på lagre. Du må være eier eller ha Redigerer-tilgang hvis du skal redigere egenskapene for andres filer. Kapittel 4. Filer 137

142 Alternativ Legge til filer i mapper Beskrivelse Åpne filsiden og klikk på Legg til i mapper. Velg en mappe og klikk på Legg til i mapper. SeHvordan legger jeg til filer i mapper?. Beslektede begreper Velkommen til Filer på side 129 Filer er et samarbeidsverktøy der du kan laste opp filer og la andre personer se og arbeide med dem. Du kan også se og arbeide med andre personers filer. Hvem kan arbeide med filer? på side 132 Fileiere kan beholde filer som private, dele dem med personer og fellesskap, eller gjøre dem felles for brukere i organisasjonen. Hva skjer med filen min når noen redigerer den? på side 143 Når du laster opp en fil, blir det opprettet en startversjon av den filen. Ditt opprinnelige arbeid blir lagret i denne første versjonen til du sletter det. Når du eller noen med Redigerer-tilgang redigerer filen og laster den opp igjen på nytt, blir det opprettet en ny versjon. Beslektede oppgaver Hvordan legger jeg til filer i mapper? på side 145 Mapper inneholder og organiserer filer. Legg til filer i mapper som du har Bidragsyter- eller Eier-tilgang til. Hvordan legger jeg til mine egne filer? Du legger til filer ved å laste dem opp fra datamaskinen din. Administratoren bestemmer hvem som kan laste opp filer, så det er ikke sikkert du kan gjøre det. Administratoren begrenser plassen du har for å lagre filer. Når du når den grensen, kan du ikke legge til noe nytt i Filer. Lagrede filer omfatter alle versjoner av opplastede filer. Hvor stor plass du har brukt, vises under listen over filer i visningen Mine filer. Du kan slette gamle versjoner av filene dine for å frigjøre plass. Administratoren begrenser også størrelsen på enkeltfiler. Du kan laste opp alle typer filer som administratoren har tillatt. 1. Klikk på Last opp filer. 2. Klikk på Bla gjennom, velg en eller flere filer og klikk på Åpne. 3. Valgfritt: På listen med filer som skal lastes opp, klikker du på filen for å redigere filnavnet, eller på x for å slette den fra listen. 4. Valgfritt: Skriv inn koder og bruk mellomrom som skilletegn mellom kodene. 5. Velg et av følgende alternativer: 138 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

143 Alternativ Ingen Personer eller fellesskap Alle i firmanavn Tillat andre å dele denne filen Tillat at filer deles med personer utenfor firmaet mitt Sikkerhet: Krypter innholdet i disse filene Beskrivelse Gjør filene privat. Det er bare eieren som kan se og redigere dem. Del filene med bestemte personer eller fellesskap. Gjør slik: 1. Velg en person eller et fellesskap. 2. Velg tilgangsnivået som leser eller som redigerer: v Lesere kan lese, kommentere, laste ned og anbefale en fil. De kan legge til filer i mapper som de har Bidragsyter-tilgang til, bli varslet om endringer i filen og dele filen med andre. v Redigerere kan lese, redigere, kommentere, laste ned, anbefale, laste opp en ny versjon og definere egenskapene for filen. De kan legge til filer i mapper som de har Bidragsyter-tilgang til, bli varslet om endringer i filen og dele filen med andre. 3. Utfør en av følgende oppgaver: v Hvis du vil dele med en person, begynner du å skrive navnet på personen og velger deretter navnet på personen når det blir vist. v Hvis du vil dele med et fellesskap, begynner du å skrive navnet på fellesskapet og velger deretter navnet på fellesskapet når det blir vist. Merk: Når du deler en fil med et felles fellesskap, blir filen felles. 4. Legg inn en valgfri melding for personer du har delt filen med. Gjør filen tilgjengelig for alle i organisasjonen. Denne innstillingen gir Leser-tilgang. Tillat personer eller fellesskap du deler filen med, å dele den med andre. Tillat at filen kan deles eksternt. Dette alternativet er bare tilgjengelig når du laster opp filen, og kan ikke endres etter at filen er lastet opp. Hvis administratoren har aktivert dette alternativet, kan du angi at filene du legger til, skal krypteres. 6. Klikk på Last opp. Kapittel 4. Filer 139

144 Hvordan deler jeg filer? Beslektede begreper Velkommen til Filer på side 129 Filer er et samarbeidsverktøy der du kan laste opp filer og la andre personer se og arbeide med dem. Du kan også se og arbeide med andre personers filer. Hvem kan arbeide med filer? på side 132 Fileiere kan beholde filer som private, dele dem med personer og fellesskap, eller gjøre dem felles for brukere i organisasjonen. Hva skjer med filen min når noen redigerer den? på side 143 Når du laster opp en fil, blir det opprettet en startversjon av den filen. Ditt opprinnelige arbeid blir lagret i denne første versjonen til du sletter det. Når du eller noen med Redigerer-tilgang redigerer filen og laster den opp igjen på nytt, blir det opprettet en ny versjon. Del filer med personer og fellesskap eller gjør dem synlig for alle i organisasjonen din. Du kan gi personer og fellesskap Leser- eller Redigerer-tilgang. Du kan gi lesetilgang til alle i organisasjonen. v v Leser-tilgang: Lesere kan lese, kommentere, laste ned og anbefale en fil. Lesere kan også legge til filer i mapper som de har Bidragsyter-tilgang til, bli varslet om endringer i filer og dele filer med andre. Redigerer-tilgang: Redigerere kan lese, redigere, kommentere, laste ned, anbefale, laste opp en ny versjon og definere egenskapene for filen. Redigerere kan også legge til filer i mapper som de har Bidragsyter-tilgang til, bli varslet om endringer i filer og dele filer med andre. Brukerne blir varslet når en fil blir delt med dem, og når det blir gjort oppdateringer på filsiden. Hvis du ikke vil følge oppdateringer lenger, åpner du filsiden og klikker på Flere handlinger > Ikke følg lenger. Du kan også dele filer som andre har delt med deg, hvis eieren tillater det. Bare eiere kan gjøre en fil tilgjengelig for alle i firmaet. Hvis du vil se hvem en fil er delt med, åpner du filsiden og klikker på kategorien Deling. Merk: Du kan dele en fil med en bruker som ikke har LotusLive-bruker. Gjesten må godta invitasjonen for å delta i LotusLive før hun får tilgang til den delte filen. Når du tar med en ikke-lotuslive-brukers e-post på delingslisten din, blir du bedt om å angi vedkommendes navn. Personen mottar en e-post om å delta i LotusLive for å få tilgang til den delte filen. 140 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

145 Slik deler du en fil med andre: Alternativ Dele en fil når du laster den opp Gjøre en fil tilgjengelig for alle i organisasjonen når du laster den opp Beskrivelse 1. Klikk på Last opp filer. 2. Skriv inn filbanen eller bruk Bla gjennom til å finne filen. 3. Skriv inn et filnavn. 4. Valgfritt: Skriv inn koder og bruk mellomrom som skilletegn mellom kodene. 5. Velg Personer eller fellesskap. 6. Velg en person eller et fellesskap. 7. Velg som leser eller som redigerer for å tildele tilgang. 8. Utfør en av følgende oppgaver: v Hvis du vil dele med en person, begynner du å skrive navnet på personen og velger deretter navnet på personen når det blir vist. v Hvis du vil dele med et fellesskap, begynner du å skrive navnet på fellesskapet og velger deretter fellesskapsnavnet når det blir vist. 9. Valgfritt: Fjern merkingen for Tillat andre å dele denne filen hvis du vil forhindre at personer du deler filen med, deler den med andre. 10. Valgfritt: Opphev merkingen av Tillat at filer deles med personer utenfor organisasjonen min for å hindre at andre kan dele filen eksternt. 11. Legg inn en valgfri melding for personer du har delt filen med. 12. Klikk på Last opp. 1. Klikk på Last opp filer. 2. Skriv inn filbanen eller bruk Bla gjennom til å finne filen. 3. Skriv inn et filnavn. 4. Valgfritt: Skriv inn koder og bruk mellomrom som skilletegn mellom kodene. 5. Velg Alle i firmanavn. 6. Valgfritt: Fjern merkingen for Tillat andre å dele denne filen hvis du vil forhindre at personer du deler filen med, deler den med andre. 7. Valgfritt: Opphev merkingen av Tillat at filer deles med personer utenfor organisasjonen min for å hindre at andre kan dele filen eksternt. 8. Klikk på Last opp. Kapittel 4. Filer 141

146 Alternativ Dele en fil som allerede er lastet opp Gjøre en fil tilgjengelig for alle i organisasjonen etter at du har lastet den opp Kopiere en fil til et fellesskap Definere at en fil som er tilgjengelig for alle i organisasjonen, ikke lenger skal være tilgjengelig for alle i organisasjonen Beskrivelse 1. Åpne filsiden. 2. Klikk på Del. 3. Velg en person eller et fellesskap. 4. Velg som leser eller som redigerer for å tildele tilgang. 5. Utfør en av følgende oppgaver: v Hvis du vil dele med personer, klikker du i feltet for å vise navnene på personer som du nylig har delt filer med. Hvis personen du ser etter blir vist, velger du vedkommende. Hvis personen ikke blir vist, kan du begynne å skrive et navn eller en e-postadresse, og deretter velge personen. Hvis navnet du ønsker ikke blir vist, klikker du på Mangler noen på listen? Bruk fullstendig søk... for å søke etter personen. v Hvis du vil dele med et fellesskap, begynner du å skrive navnet på fellesskapet og velger deretter fellesskapet når det blir vist. Merk: Når du deler en fil med et felles fellesskap, blir filen felles. 6. Valgfritt: Legg inn en valgfri melding for personer du har delt filen med. 7. Klikk på Del. 1. Åpne filsiden. 2. Klikk på Del. 3. Velg Alle i firmanavn. 4. Klikk på Del. I stedet for å dele en fil, kan du kopiere siste versjon av filen til et fellesskap. Bare en eier kan kopiere en fil til et fellesskap, og fellesskapet må ha en Filer-widget. 1. Åpne filsiden. 2. Klikk på Flere handlinger > Gi kopi til fellesskap. 3. Begynn å skrive navnet på fellesskapet og velg deretter fellesskapet når det blir vist. 4. Endre filnavnet hvis du ønsker det. 5. Merk filen hvis du ønsker det. 6. Klikk på Kopier. 1. Åpne filsiden. 2. Klikk på kategorien Deling nederst. 3. Klikk på x ved siden av Alle og klikk på OK. Personer og fellesskap du har delt filen med spesifikt, kan fremdeles se og arbeide med den. 142 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

147 Alternativ Gjøre en delt fil privat Beskrivelse 1. Åpne filsiden. 2. Klikk på kategorien Deling nederst. 3. Klikk på koblingen Avslutt deling. 4. Klikk på OK. Det gjør at du er den eneste som kan se eller arbeide med filen. Degradere tilgangen til en delt fil for noen Avslutte deling av filer som er delt med deg 1. Åpne filsiden. 2. Klikk på kategorien Deling nederst. 3. Klikk på x ved siden av en person eller et fellesskap. 4. Velg et nytt tilgangsnivå og klikk på OK. 1. Åpne filsiden. 2. Klikk på kategorien Deling nederst. 3. Gjør ett av følgende: v Hvis du vil avslutte deling med alle, klikker du på Avslutt mine delinger og klikk på OK. v Hvis du vil avslutte deling med en person eller et fellesskap, klikker du først på x ved siden av et navn og deretter på OK. Beslektede begreper Hva kan jeg oppnå med fildeling? på side 131 Applikasjonen Filer gjør det mulig for deg og andre å laste opp filer til et sentralt lager slik at de kan deles med dem du vil. Ved å dele filer kan du samarbeide med andre. Ved å kontrollere tilgangen til filer, kan du velge hvem som kan se og gjøre noe med filer du deler, og med filer som er delt med deg. Velkommen til Filer på side 129 Filer er et samarbeidsverktøy der du kan laste opp filer og la andre personer se og arbeide med dem. Du kan også se og arbeide med andre personers filer. Hvem kan arbeide med filer? på side 132 Fileiere kan beholde filer som private, dele dem med personer og fellesskap, eller gjøre dem felles for brukere i organisasjonen. Hva skjer med filen min når noen redigerer den? Når du laster opp en fil, blir det opprettet en startversjon av den filen. Ditt opprinnelige arbeid blir lagret i denne første versjonen til du sletter det. Når du eller noen med Redigerer-tilgang redigerer filen og laster den opp igjen på nytt, blir det opprettet en ny versjon. Hva skjer med filen min når noen redigerer den? Når du laster opp en fil, blir det opprettet en startversjon av den filen. Ditt opprinnelige arbeid blir lagret i denne første versjonen til du sletter det. Når du eller noen med Redigerer-tilgang redigerer filen og laster den opp igjen på nytt, blir det opprettet en ny versjon. Hvis du vil ha tilgang til versjoner av en fil, åpner du filsiden og klikker på kategorien Versjoner. Du kan se informasjon om filen, for eksempel versjonsnummer, når den ble redigert, og personen som utførte redigeringen. Du Kapittel 4. Filer 143

148 kan laste ned versjoner av filen, og hvis du eier filen eller har Redigerer-tilgang, kan du gjenopprette en tidligere versjon for å gjøre den til nyeste versjon. Det er bare en eier eller administrator som kan slette en versjon av en fil. Merk: Når du gjenoppretter en eldre versjon av filen, er det bare innholdet av filen som blir gjenopprettet. Tittelen, kodene og andre egenskaper på en filside blir ikke endret. Beslektede begreper Velkommen til Filer på side 129 Filer er et samarbeidsverktøy der du kan laste opp filer og la andre personer se og arbeide med dem. Du kan også se og arbeide med andre personers filer. Beslektede oppgaver Hvordan legger jeg til mine egne filer? på side 138 Du legger til filer ved å laste dem opp fra datamaskinen din. Hvordan deler jeg filer? på side 140 Del filer med personer og fellesskap eller gjør dem synlig for alle i organisasjonen din. Hva kan jeg gjøre med andres filer? på side 136 Hva du kan gjøre med dine eller andres filer, avhenger av hvilken tilgang som er gitt til disse filene. For at du skal kunne arbeide med en fil som tilhører en annen, må vedkommende dele den med deg eller gjøre den tilgjengelig for personer i organisasjonen. Hvordan oppretter jeg mapper? Mapper gjør det mulig for deg å gruppere filer på en meningsfull måte. Mapper kan defineres som private, delte eller tilgjengelig for alle i organisasjonen din. Hva kan jeg gjøre med koder? på side 153 Ved hjelp av koder kan du tildele søkbare nøkkelord til filer, som du og andre senere kan bruke til å finne eller gruppere filer. Du kan søke etter filer ved hjelp av koder ved å velge en eller flere koder fra en liste ved å skrive et kodenavn. Hvordan finner jeg filer? på side 133 Det finnes mange måter å få frem lister med filer på. Du kan sortere, filtrere, bytte mellom forskjellige presentasjoner, og søke etter bestemte nøkkelord. Hvordan følger jeg med på endringer i filer og mapper? på side 151 Du kan be om å bli varslet når det blir gjort endringer i en fil, mappe eller visning. Hvordan fungerer papirkurven? på side 154 Flytt filene til papirkurven hvis du vil fjerne dem fra Filer. Du kan deretter enten gjenopprette eller slette filene for godt fra papirkurven. Hvordan oppretter jeg mapper? Mapper gjør det mulig for deg å gruppere filer på en meningsfull måte. Mapper kan defineres som private, delte eller tilgjengelig for alle i organisasjonen din. v Filer i private mapper kan bare leses og arbeides med av eieren. Hvis du gjør om en privat mappe til en mappe som er tilgjengelig for alle i firmaet ditt, blir filer som ikke er definert som tilgjengelig for alle i firmaet, fjernet fra mappen. v Filer i delte mapper kan leses og arbeides med av personer og fellesskap som mappen er delt med. Personer og fellesskap kan ha Leser-, Bidragsyter- eller Eier-tilgang til en mappe. Lesere kan lese filer i mappen. Bidragsytere kan legge til filer i mappen, slette filer de har lagt til, og se informasjon om filer i mappen. Eiere har eierskap til mappen sammen med den opprinnelige eieren. De kan dele mappen med andre personer, og de kan slette filer. 144 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

149 v Når du deler en mappe med personer og fellesskap, kan de se filene i den mappen. De kan imidlertid ikke se de samme filene noe annet sted med mindre du eksplisitt deler filene med dem. La oss for eksempel si at du legger til en fil i en mappe og deler mappen med Kari, men ikke har delt filen med Kari. Da kan hun se og åpne filen i mappen, men hun kan ikke se den på noen annen liste. Når du deler en mappe med personer eller endrer rollen deres, blir disse personene varslet. En mappeeier kan aktivere Alle kan bidra i denne mappen for å også tillate at andre kan legge til filer i mappen. 1. Klikk på Ny mappe. 2. Skriv et navn på mappen. 3. Valgfritt: Valgfritt: Lag en beskrivelse. 4. Velg et av følgende alternativer: v Velg Ingen hvis du vil gjøre mappen privat. Det er bare eieren som kan se og redigere den. v Velg Personer eller fellesskap hvis du vil dele filen med bestemte personer. Gjør slik: a. Velg en person eller et fellesskap. b. Tildel tilgangsnivået Eier, Bidragsyter eller Leser. c. Begynn å skrive et navn eller en e-postadresse, og velg deretter navnet eller e-postadressen når den blir vist. v Velg Alle i firmanavn for å gjøre mappen synlig for alle i organisasjonen. Lesetilgang blir gjort tilgjengelig. 5. Klikk på Tillatt at mappen deles med personer utenfor firmaet mitt for å gjøre mappen felles, slik at alle kan vise og laste ned filer i mappen. 6. Hvis du har angitt at mappen er felles, kan du klikke på Alle kan bidra i denne mappen for å tillate at alle brukere kan legge til filer i den. 7. Klikk på Lagre for å opprette mappen. Beslektede begreper Velkommen til Filer på side 129 Filer er et samarbeidsverktøy der du kan laste opp filer og la andre personer se og arbeide med dem. Du kan også se og arbeide med andre personers filer. Hvem kan arbeide med filer? på side 132 Fileiere kan beholde filer som private, dele dem med personer og fellesskap, eller gjøre dem felles for brukere i organisasjonen. Hva skjer med filen min når noen redigerer den? på side 143 Når du laster opp en fil, blir det opprettet en startversjon av den filen. Ditt opprinnelige arbeid blir lagret i denne første versjonen til du sletter det. Når du eller noen med Redigerer-tilgang redigerer filen og laster den opp igjen på nytt, blir det opprettet en ny versjon. Hvordan legger jeg til filer i mapper? Mapper inneholder og organiserer filer. Legg til filer i mapper som du har Bidragsyter- eller Eier-tilgang til. Kapittel 4. Filer 145

150 Du kan åpne en mappe og legge til filer, åpne en fil og legge den til i mapper, eller dra og slippe filer i mapper. 1. Slik åpner du en mappe og legger til filer: a. Åpne mappen. b. Klikk på Legg til filer. c. Du kan finne filer på disse måtene: Valg Bla gjennom etter filer på datamaskinen min Nylig brukte filer Beskrivelse Last opp filer fra datamaskinen din til mappen. Hvis du laster opp en fil til en felles mappe, blir filen felles. Hvis du laster opp en fil til en delt mappe, blir filen delt med alle som mappen deles med. Velg filer som nylig er lastet opp eller nylig er delt med deg. Hvis du vil søke i alle filer, skriver du inn tegn i søkefeltet og klikker på søkeikonet. Alle filer inkluderer dine filer, felles filer og filer som er delt med deg. Festede filer Mine filer Velg fra listen over dine festede filer. Velg filer du har lastet opp. Hvis du vil søke i dine filer, skriver du inn tegn i søkefeltet og klikker på søkeikonet. Delt med meg Velg filer andre har delt med deg. Hvis du vil søke i filer som er delt med deg, skriver du inn tegn i søkefeltet og klikker på søkeikonet. Andre personers filer Velg andre personers filer som er felles eller delt med deg. Begynn å skrive et navn eller en e-postadresse i søkefeltet, og velg deretter navnet eller e-postadressen. Hvis navnet eller adressen ikke blir vist, klikker du på søkeikonet. Mine mapper Velg filer fra dine mapper. Utvid Mine mapper, klikk på en mappe og velg deretter filer fra mappen. Hvis du vil søke i alle filer, skriver du inn tegn i søkefeltet og klikker på søkeikonet. Alle filer inkluderer dine filer, felles filer og filer som er delt med deg. 146 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

151 Valg Delte mapper Beskrivelse Velg filer fra mapper som er delt med deg. Utvid Delte mapper, klikk på en mappe og velg deretter filer fra mappen. Hvis du vil søke i alle filer, skriver du inn tegn i søkefeltet og klikker på søkeikonet. Alle filer inkluderer dine filer, felles filer og filer som er delt med deg. d. Klikk på Legg til filer. e. Du kan også merke av boksen for å tillate medlemmer av mappen å redigere eventuelle filer du eier. 2. Slik åpner du en fil og legger den til i mapper: a. Åpne filen. b. Klikk på Legg til i mapper. c. Du kan finne mapper på disse måtene: Valg Nyeste mapper Beskrivelse Under Mapper jeg har lagt til i nylig velger du mapper du nylig har lagt til filer i. Under Mapper som er oppdatert nylig velger du mapper du nylig har opprettet, mapper andre personer nylig har delt med deg, og mapper andre personer nylig har lagt til filer i. Hvis du vil søke i alle disse mappene, skriver du inn tegn i søkefeltet og klikker på søkeikonet. Mine mapper Velg mapper du har opprettet. Hvis du vil søke i alle disse mappene, skriver du inn tegn i søkefeltet og klikker på søkeikonet. Mapper delt med meg Velg mapper andre har delt med deg. Hvis du vil søke i alle disse mappene, skriver du inn tegn i søkefeltet og klikker på søkeikonet. Firmanavn Mapper Velg mapper som er synlige for personer i organisasjonen din. Hvis du vil søke i alle disse mappene, skriver du inn tegn i søkefeltet og klikker på søkeikonet. d. Klikk på Legg til i mapper. Neste oppgave Hvis du vil fjerne en fil fra en mappe, åpner du filen, klikker på kategorien Mapper, klikker på x ved siden av mappen du vil fjerne filen fra, og klikker på OK. Kapittel 4. Filer 147

152 Hvordan deler jeg mapper? Beslektede oppgaver Hva kan jeg gjøre med andres filer? på side 136 Hva du kan gjøre med dine eller andres filer, avhenger av hvilken tilgang som er gitt til disse filene. For at du skal kunne arbeide med en fil som tilhører en annen, må vedkommende dele den med deg eller gjøre den tilgjengelig for personer i organisasjonen. Del mapper med personer og fellesskap eller gjør dem felles. Du kan gi personer, grupper og fellesskap Leser-, Bidragsyter- eller Eier-tilgang. v Leser-tilgang: Lesere kan lese filer i mappen. v Bidragsyter-tilgang: Bidragsytere kan legge til filer i mappen, slette filer de har lagt til, og se informasjon om filer i mappen. v Eier-tilgang: Eiere er eiere av mappen sammen med den opprinnelige eieren. De kan dele mappen med andre personer, og de kan slette filer. Eieren av en fil kan slette den, det vil si fjerne den, fra en mappe. Personer og fellesskap du deler mapper med, blir varslet i sesjonen Oppdateringer. Hvis du vil se hvem som har tilgang til dine mapper, åpner du mappesiden og klikker på kategorien Deling. Alternativ Dele en mappe når du oppretter den Beskrivelse 1. Klikk på Ny mappe. 2. Skriv inn et navn. 3. Lag en beskrivelse. 4. Gjør ett av følgende: v Velg Personer eller fellesskap hvis du vil dele med bestemte personer og fellesskap. Velg en person eller et fellesskap og velg deretter et tilgangsnivå (beskrevet i dette emnet). Begynn å skrive et navn eller en e-postadresse, og velg navnet eller e-postadressen når den blir vist. Du ser bare personer og fellesskap som er tilgjengelige i firmakatalogen din. v Velg Alle i firmanavn hvis du vil gi alle Leser-tilgang. Velg Alle kan bidra i denne mappen hvis du vil gi alle Bidragsyter-tilgang. Når du gjør en mappe tilgjengelig for alle i organisasjonen, blir filer som ikke er gjort tilgjengelig for alle i organisasjonen, fjernet fra mappen. 5. Klikk på Lagre. Merk: Du kan ikke dele en privat mappe med et felles fellesskap. 148 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

153 Alternativ Dele en mappe etter at du har opprettet den Definere at en mappe som er tilgjengelig for alle i organisasjonen, ikke lenger skal være tilgjengelig for alle i organisasjonen Gjør en delt mappe privat Degradere tilgangen til en delt mappe for noen Beskrivelse 1. Åpne mappen. 2. Klikk på Del. 3. Gjør ett av følgende: v Velg Personer eller fellesskap hvis du vil dele med bestemte personer og fellesskap. Velg en person eller et fellesskap og velg deretter et tilgangsnivå (beskrevet i dette emnet). Begynn å skrive et navn eller en e-postadresse, og velg navnet eller e-postadressen når den blir vist. Du ser bare personer og fellesskap som er tilgjengelige i firmakatalogen din. v Velg Alle i firmanavn hvis du vil gi alle i organisasjonen din Leser-tilgang. Velg Alle kan bidra i denne mappen hvis du vil gi alle i organisasjonen din Bidragsyter-tilgang. Når du gjør en mappe tilgjengelig for alle i organisasjonen, blir filer som ikke er gjort tilgjengelig for alle i organisasjonen, fjernet fra mappen. 4. Klikk på Del. Merk: Du kan ikke dele en privat mappe med et felles fellesskap. 1. Åpne mappesiden. 2. Klikk på kategorien Deling nederst. 3. Klikk på x ved siden av Alle. Personer og fellesskap du har delt mappen med spesifikt, kan fremdeles se og arbeide med den. 1. Åpne mappesiden. 2. Klikk på kategorien Deling nederst. 3. Klikk på koblingen Avslutt deling. 4. Klikk på OK. Det gjør at du er den eneste som kan se eller arbeide med mappen. 1. Åpne mappesiden. 2. Klikk på kategorien Deling nederst. 3. Klikk på x ved siden av en person, gruppe eller fellesskap. 4. Velg et nytt tilgangsnivå og klikk på OK. Kapittel 4. Filer 149

154 Hvordan finner jeg mapper? Beslektede begreper Hva kan jeg oppnå med fildeling? på side 131 Applikasjonen Filer gjør det mulig for deg og andre å laste opp filer til et sentralt lager slik at de kan deles med dem du vil. Ved å dele filer kan du samarbeide med andre. Ved å kontrollere tilgangen til filer, kan du velge hvem som kan se og gjøre noe med filer du deler, og med filer som er delt med deg. Det finnes mange måter å få frem lister med mapper på. Du kan sortere, filtrere, bytte mellom forskjellige presentasjoner, og søke etter bestemte nøkkelord. Du kan finne festede mapper, dine egne mapper, mapper som er delt med deg, og mapper som er synlige for organisasjonen din. 1. Slik kan du finne mapper: Alternativ Finne mapper du har festet Beskrivelse Klikk på Festede mapper i navigeringsboksen. Hvis du vil feste en mappe, klikker du på tegnestiftikonet ved siden av mappen. Finne mapper du har opprettet Finne mapper andre har delt med deg Klikk på Mine mapper i navigeringsboksen. Klikk på Mapper delt med meg i navigeringsboksen. Dette er mapper som andre personer har delt spesifikt med deg. Finne mapper som er tilgjengelig for firmaet ditt Klikk på Firmanavn Mapper i navigeringsboksen. 2. Gjør ett av følgende hvis du vil filtrere mappene ytterligere eller åpne dem: Alternativ Beskrivelse Søke etter mapper Velg et alternativ på søkemenyen, for eksempel Alle mapper eller Personer, skriv inn tegn i søkefeltet, for eksempel mappenavnet eller navnet på en person, og klikk deretter på søkeikonet. 150 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

155 Alternativ Vise hvordan en mappe er delt Beskrivelse Åpne en mappe i en av følgende mappeseksjoner og velg Deling for å vise delingsegenskapene: v Festede mapper v Mine mapper v Mapper delt med meg v Firmanavns mapper Laste ned filer i en mappe Motta varsler når det blir gjort endringer i visningen Nederst i visningen klikker du på Laste ned alle filer for å laste ned en zip-fil som inneholder alle filene i mappen, inkludert filer som ikke står på den gjeldende siden. Zip-filen kan være på opptil 4 GB. Merk: Hvis du laster ned flere zip-filer, får den første nedlastede zip-filen navnet files.zip. Senere nedlastinger får samme navn, men med et tall i tillegg, for eksempel files(1).zip og files(2).zip. Du kan endre navnet på zip-filene senere. Hvis noen av filnavnene du laster med i zip-filen inneholder tegn som ikke finnes i det engelske alfabetet, kan du bruke innstillingen Global (standard). Innstillingen Global (standard) gir zip-programmet beskjed om å bruke UTF-8-tegn slik at alle filnavntegn kan behandles på riktig måte under zip-operasjonen. Hvis filnavnene inni zip-filen ikke blir vist på riktig måte etter at du har valgt innstillingen Global (standard), klikker du på Global (standard), angir en språkverdi når du blir bedt om det, og behandler nedlastingen på nytt. Nederst i visningen klikker du på Kanal for disse filene og oppretter et kanalleserabonnement ved å følge instruksjonene. Hvordan følger jeg med på endringer i filer og mapper? Du kan be om å bli varslet når det blir gjort endringer i en fil, mappe eller visning. Når du følger en fil eller mappe, blir det sendt varsler til hjemmesiden din når filen eller mappen blir oppdatert. Mapper, filer og fillister har kanalkoblinger. Du kan abonnere på disse kanalene for å motta oppdateringsvarsler i kanalleseren din. Se Abonnere på en kanal. Merk: Når du abonnerer på en kanal, mottar du en Atom-kanal (feed), så du må derfor ha en kanalleser (feed reader) på datamaskinen din som støtter Atom-kanaler. Når listen endres, oppdateres kanalen din. Kapittel 4. Filer 151

156 Slik kan du følge med på endringer i filer og mapper: Alternativ Bli varslet når en fil blir lagt til i en mappe Bli varslet når en fil blir redigert eller kommentert Abonnere på en listekanal Abonnere på en enkelt filkanal (kommentarer eller versjoner) Vise informasjon om en fil Beskrivelse Åpne en mappe og klikk på Følg. Som standard er dette valgt for mapper som du eier, og ikke valgt for felles mapper og mapper du er medlem i. Åpne filsiden og klikk på Flere handlinger > Følg. Som standard er dette valgt for filer som du eier, og ikke valgt for felles filer og filer du er medlem i. Du kan abonnere på en filliste eller en mappe. Åpne listen og klikk på kanalkoblingen nederst på siden, for eksempel Kanal for felles filer eller Kanal for disse mappene. Åpne filsiden. Hvis du vil abonnere på kommentaroppdateringer, klikker du først på koden Kommentarer og deretter på Kanal for disse kommentarene. Hvis du vil abonnere på versjonsoppdateringer, klikker du først på koden Versjoner og deretter på Kanal for disse versjonene. Åpne filsiden og klikk på kategorien Om denne filen nederst på siden. Du kan se når filen ble lagt til og oppdatert sist, hvor stor den er, hvor mange ganger den er anbefalt og lastet ned, og hvor mange av disse nedlastingene som var utført av anonyme brukere. Du kan også se hvilke brukere som har lastet ned filen. Hvis du vil vite hvilke versjoner som er lastet opp, klikker du på kategorien Versjoner. Hvis du vil vite mer om kommentarer som er lagt inn, klikker du på kategorien Kommentarer. Hvis du vil vite hvordan filen er delt, klikker du på kategorien Deling. Hvis du vil vite hvilke mapper som inneholder koblinger til filen, klikker du på kategorien Mapper. 152 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

157 Beslektede begreper Velkommen til Filer på side 129 Filer er et samarbeidsverktøy der du kan laste opp filer og la andre personer se og arbeide med dem. Du kan også se og arbeide med andre personers filer. Hvem kan arbeide med filer? på side 132 Fileiere kan beholde filer som private, dele dem med personer og fellesskap, eller gjøre dem felles for brukere i organisasjonen. Hva skjer med filen min når noen redigerer den? på side 143 Når du laster opp en fil, blir det opprettet en startversjon av den filen. Ditt opprinnelige arbeid blir lagret i denne første versjonen til du sletter det. Når du eller noen med Redigerer-tilgang redigerer filen og laster den opp igjen på nytt, blir det opprettet en ny versjon. Beslektede oppgaver Abonnere på kanaler på side 155 Hvis du abonnerer på en kanal for IBM LotusLive-data, blir oppdateringer sendt til kanalleseren din. Kanalleseren leverer automatisk oppdateringer til deg når abonnementsiden Kanaler endres. Hva kan jeg gjøre med koder? Ved hjelp av koder kan du tildele søkbare nøkkelord til filer, som du og andre senere kan bruke til å finne eller gruppere filer. Du kan søke etter filer ved hjelp av koder ved å velge en eller flere koder fra en liste ved å skrive et kodenavn. Du kan merke filer som du eier eller har Redigerer-tilgang til. Du kan også søke etter filer ved hjelp av kodenavn. v Kode en enkelt fil Slik legger du til en kode for en fil: 1. Åpne filsiden. 2. Klikk på Legg til koder. 3. Skriv inn koder og bruk mellomrom som skilletegn mellom kodene. 4. Klikk på Lagre. v Kode flere filer Slik koder fu flere filer samtidig: 1. Åpne visningen Mine filer eller Delt av meg. 2. Merk av i boksene ved siden av filene. 3. Klikk på Legg til koder. 4. Skriv inn koder og bruk mellomrom som skilletegn mellom kodene. 5. Klikk på OK. v Søk etter filer ved hjelp av kodenavn Slik finner du filer ved hjelp av koder: 1. Åpne en mappe eller liste med filer. 2. I filteret Koder til venstre klikker du på en kode i kodeskyen eller klikker på Søk etter en kode og skriver kodenavnet og klikker på søkeikonet. Kapittel 4. Filer 153

158 Beslektede begreper Velkommen til Filer på side 129 Filer er et samarbeidsverktøy der du kan laste opp filer og la andre personer se og arbeide med dem. Du kan også se og arbeide med andre personers filer. Hvem kan arbeide med filer? på side 132 Fileiere kan beholde filer som private, dele dem med personer og fellesskap, eller gjøre dem felles for brukere i organisasjonen. Hva skjer med filen min når noen redigerer den? på side 143 Når du laster opp en fil, blir det opprettet en startversjon av den filen. Ditt opprinnelige arbeid blir lagret i denne første versjonen til du sletter det. Når du eller noen med Redigerer-tilgang redigerer filen og laster den opp igjen på nytt, blir det opprettet en ny versjon. Hvordan fungerer papirkurven? Flytt filene til papirkurven hvis du vil fjerne dem fra Filer. Du kan deretter enten gjenopprette eller slette filene for godt fra papirkurven. Før du begynner Når du flytter en fil til papirkurven, blir den skjult i alle mapper og vises ikke lenger i søk. Når du flytter en fil til papirkurven, blir alle versjoner av filen, anbefalinger og kommentarer flyttet til papirkurven, og filen er skjult for personene du har delt den med. Hvis en fil blir gjenopprettet fra papirkurven, blir den lagt tilbake i mappene der den tidligere fantes, og alle data blir gjenopprettet. Når du gjenoppretter en fil fra papirkurven, blir alle versjoner, anbefalinger og kommentarer gjenopprettet, og personene du har delt filen med, kan se den igjen. Bokmerker til filen slutter å fungere når filen ligger i papirkurven, men fungerer igjen hvis filen blir gjenopprettet. Filer i papirkurven teller med i din størrelseskvote. Når du når kvotegrensen, kan du slette filer i papirkurven for å lage plass. Du kan flytte en eller flere filer til papirkurven og deretter enten gjenopprette eller slette dem. 1. Åpne en filside. 2. Klikk på Flere handlinger > Flytt til papirkurven og deretter på OK. Merk: Hvis du vil flytte flere filer til papirkurven, åpner du en visning (for eksempel Mine filer), merker av i boksene ved siden av filene du vil flytte, og deretter klikker du på Flytt til papirkurv og OK. Du kan bare flytte filer du eier til papirkurven. 3. Valgfritt: Hvis du vil gjenopprette eller slette filer i papirkurven, klikker du på Papirkurv i navigeringsboksen og gjør deretter ett av følgende: v Hvis du vil gjenopprette filen, klikker du på pilikonet ved siden av filnavnet og velger Gjenopprett. 154 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

159 Hvordan låser jeg filer? Abonnere på kanaler v Hvis du vil slette filen for godt, klikker du på pilikonet ved siden av filnavnet og velger Slett. 4. Valgfritt: Hvis du vil slette alle filer i papirkurven for godt, klikker du på Tøm papirkurv. Beslektede begreper Velkommen til Filer på side 129 Filer er et samarbeidsverktøy der du kan laste opp filer og la andre personer se og arbeide med dem. Du kan også se og arbeide med andre personers filer. Hvem kan arbeide med filer? på side 132 Fileiere kan beholde filer som private, dele dem med personer og fellesskap, eller gjøre dem felles for brukere i organisasjonen. Hva skjer med filen min når noen redigerer den? på side 143 Når du laster opp en fil, blir det opprettet en startversjon av den filen. Ditt opprinnelige arbeid blir lagret i denne første versjonen til du sletter det. Når du eller noen med Redigerer-tilgang redigerer filen og laster den opp igjen på nytt, blir det opprettet en ny versjon. Lås filer for å hindre at noen redigerer dem. Eiere og redigerere av filer kan låse og låse opp filer. Hvis du for eksempel laster opp en fil, blir du eier av filen og kan låse og låse opp den filen. Hvis du gir en person Redigerer-tilgang til filen, kan vedkommende også låse og låse den opp. Når du låser en fil, kan andre fremdeles laste den ned og lese den, men bare du kan laste opp nye versjoner av den. Når en fil blir låst, kan den ikke redigeres, men den kan fremdeles flyttes til papirkurven og slettes, og det er mulig å kommentere den og anbefale den. 1. Åpne filsiden. 2. Klikk på Flere handlinger > Lås fil. 3. Hvis du vil låse opp filen, klikker du på Flere handlinger > Lås opp fil Hvis du abonnerer på en kanal for IBM LotusLive-data, blir oppdateringer sendt til kanalleseren din. Kanalleseren leverer automatisk oppdateringer til deg når abonnementsiden Kanaler endres. Før du begynner Du må ha en kanallester som støtter Atom-kanaler, installert på datamaskinen. Atom er et XML-basert filformat som brukes til å syndikere webinnhold som nyhetsoverskrifter, blogger eller websteder. Atom-kanaler utfører samme funksjon som RSS-kanaler (Rich Site Summary), men gjør det ved hjelp av en annen metode. Når du abonnerer på en kanal, blir det enklere å overvåke en aktivitet som skjer i LotusLive, fordi kanalleseren automatisk overvåker og henter Kapittel 4. Filer 155

160 innholdsoppdateringer for hver kanal. Se Arbeide med kanaler hvis du vil ha flere opplysninger. 1. Gå til siden med innholdet du vil abonnere på. Du kan for eksempel filtrere bokmerkelisten slik at den viser et sett med bokmerker som er knyttet til en person, en kode eller andre valgkriterier. 2. Klikk på Kanal for disse filene ved siden av kanalikonet hvis du vil abonnere på det gjeldende innholdet. 3. Legg til kanalen i den kanalleseren du foretrekker. Trinnene du må utføre for å gjøre det, varierer avhengig av hvilken nettleser og kanalleser du bruker. Se dokumentasjonen for nettleseren eller kanalleseren hvis du vil ha nærmere opplysninger. Bare for Fellesskap: Når du oppgir webadressen for kanalen, kan du angi en parameter hvis du vil oppgi en annen sidestørrelse for kanalen. Som standard viser kanaler i Fellesskap 10 oppføringer per side. Du kan oppgi en annen sidestørrelse med parameteren ps. Den første siden med 10 oppføringer hentes som standard. Du kan imidlertid definere de påfølgende sidene som skal hentes, med parameteren page. Du kan for eksempel bruke følgende webadresse hvis du vil hente side nummer to av kanalen Mine fellesskap med en sidestørrelse på 20 oppføringer: communities/service/atom/communities/my?page=2&ps=20 Beslektede oppgaver Hvordan følger jeg med på endringer i filer og mapper? på side 151 Du kan be om å bli varslet når det blir gjort endringer i en fil, mappe eller visning. Hvordan endrer jeg visningsspråket? Endre språket som brukes i brukergrensesnittet, slik at applikasjonene blir vist på ditt foretrukne språk. Før du begynner En endring av visningsspråket for Filer påvirker ikke språket for titlene som blir vist på listene eller i innholdet i selve filene. Hvis for eksempel tittelen på en fil er engelsk og du endrer visningsspråket til norsk, vil tittelen fremdeles bli vist på engelsk på listene. Det er bare brukergrensesnittet som blir vist på norsk. 1. Klikk på Mitt dashbord > Mine kontoinnstillinger. 2. Klikk på Endre i seksjonen Lokalisering. 3. Velg visningsspråket i seksjonen Språk og klikk deretter på Lagre endringer. Resultater Siden blir oppdatert, og brukergrensesnittet blir vist på det valgte språket. 156 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

161 Tilgjengelighet Tilgjengelighetsapplikasjoner hjelper brukere som har fysiske funksjonshemning, for eksempel nedsatt førlighet eller syn, med å bruke informasjonsteknologiprodukter på en effektiv måte. Når du bruker Filer sammen med skjermleseren JAWS, må du slå av JAWS-modus for virtuell PC-markør. Arkitekturen i Filer bruker Dojo-komponenter til å utføre inkrementell gjengivelse (rendering). Dette er implementert ved hjelp av full AJAX-modus med en ARIA-rolle som automatisk slår av JAWS-modus for virtuell PC-markør i Firefox-nettlesere. I andre nettlesere må du slå av modus for virtuell PC-markør manuelt ved å trykke på Insert+Z. Kapittel 4. Filer 157

162 158 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

163 Kapittel 5. Arbeide med Personer i LotusLive Administrer LotusLive-kontaktene dine, oppdater profilen eller endre kontoinnstillingene. Administrere informasjonen din Vær sosial ved å oppdatere profilen din og se på organisasjonens side. Du kan også oppdatere kontoinnstillingene dine. Når du endrer innstillinger for profilen og kontoen din, vil informasjonen som vises for andre LotusLive-brukere, være korrekt og oppdatert. Kontoinnstillinger lagrer informasjon som er spesifikk for kontoen din, blant annet e-postadresse, passord og språkinnstillinger. Her kan du også redigere navnet som blir vist for deg i LotusLive. Min profil inneholder informasjon om deg som du vil vise til andre brukere, inkludert bilde og kontaktinformasjon. Endre kontoinnstillingene dine Du bør oppdatere kontoinnstillingene dine slik at de til enhver tid er riktige. Du kan oppdatere navn, passord, foretrukket språk og tidssone. Navnet du angir her, blir vist i hele LotusLive, inkludert i profilen din. E-postadressen blir brukt når det blir sendt system-e-post, eller når andre LotusLive-brukere sender deg post. 1. Fra navigeringslinjen klikker du på navnet ditt og velger Mine kontoinnstillinger 2. Klikk på Endre på elementet som skal oppdateres. 3. Rediger feltene som inneholder informasjonen du vil endre. 4. Klikk på Lagre endringer når du er ferdig. Resultater Du har endret dine personlige innstillinger. Hvis du vil endre din e-postadresse eller rolle eller du vil aktivere integrerte applikasjoner, må du ta kontakt med kontoadministratoren ved hjelp av koblingen Kontakt kontoadministrator nederst på siden. Om profiler Du kan endre profilen slik at den tar med informasjon om deg selv. Organisasjonsprofilen viser informasjon om organisasjonen, og den kan bare endres av kontoadministratoren for organisasjonen. Din profil En profil inneholder informasjon som du oppgir om deg selv, og som er synlig for andre. Bare du kan redigere din profil. Copyright IBM Corp. 2010,

164 Profilen er din profesjonelle identitet på stedet, og den inneholder ditt navn, informasjon om deg og et bilde. Hvis du har valgt å være søkbar for alle i LotusLive, vil kolleger som søker etter deg, bare se navnet, jobbtittelen, organisasjonsnavnet og bildet, med mindre du finnes i deres nettverk. Organisasjonsprofil En hvilken som helst registrert LotusLive-bruker kan finne din Organisasjonsprofil. Siden informasjonen i Organisasjonsprofil er beregnet på felles visning, kan bare en kontoadministrator redigere organisasjonsprofilsiden. Kontoadministratoren kan tillate at organisasjonskatalogen blir vist i organisasjonsprofilen. Felles nettverkskontakter Når du viser en annen brukers profil, vil hvilke som helst delte kontakter mellom deg og denne personen bli vist på høyre side av vedkommendes profil under overskriften Felles nettverkskontakter. Dette er en liste over personer som du kjenner og har invitert til å bli med i dine nettverk. Felles fellesskap Hvis du viser en annen persons brukerprofil, vil listen over fellesskap dere begge tilhører, bli vist på høyre side av profilen under overskriften Fellesskap. Redigere profilen Tilpass profilen din for å redigere informasjonen som andre LotusLive-brukere kan se om deg. 1. Fra navigeringslinjen klikker du på Personer > Min profil. 2. Klikk på Rediger min profil 3. Velg om du vil være med i den felles katalogen. Hvis du er oppført i den felles katalogen, kan andre brukere finne din profil. 4. Velg om andre brukere kan kode profilen din. Du kan når som helst fjerne uønskede koder. 5. Oppgi kontaktpersoninformasjonen, for eksempel jobbtittel, land, e-postadresse og telefonnumre. 160 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

165 6. Rediger Om meg slik at det forteller andre noe om deg. Informasjon som du kan ønske å dele i feltet Om meg, omfatter yrkeserfaring, prosjekter og organisasjonserfaring. I tillegg kan du legge inn informasjon om utdanning og interesse. 7. Last opp et bilde av deg selv. Se etter koblingen Endre under plassholderen for bildet. Finn et bilde på datamaskinen. Bildet kan være i.jpeg- eller.gif-format. Det er ingen begrensninger for filstørrelsen. Merk: Jo større fil du laster opp, desto lengre tid tar det for serveren å behandle bildet. 8. Klikk på Lagre endringer. Fjerne koder fra din profil Du kan fjerne koder som andre har opprettet i din profil. Hvis du har tillatt andre å kode din profil, kan du fjerne disse kodene fra kategorien Min profil i delen Personer. 1. Gå til Personer > Min profil. 2. Området Koder er under profilbildet. 3. Klikk på X ved siden av koden du vil fjerne. Redigere kontoinformasjonen Du kan endre profilens navn, passord og plassering. Slik redigerer du kontoinformasjonen: 1. Øverst på navigeringslinjen klikker du på navnet ditt. 2. Klikk på Mine kontoinnstillinger på menyen. Siden Mine kontoinnstillinger blir vist. Kapittel 5. Arbeide med Personer i LotusLive 161

166 3. Klikk på Endre på linjen ved siden av innstillingen du vil endre. 4. Velg de elementene du vil endre, og klikk på Lagre endringer. Vise informasjonen for organisasjonen din All den grunnleggende kontaktinformasjonen for organisasjonen finnes på firmasiden. Administrere kontaktene dine Du finner firmasiden ved å klikke på firmalogoen når du er logget på LotusLive. Denne siden er den interne visningen av firmasiden. Kontoadministratoren bestemmer hvilken annen informasjon som skal være synlig på firmasiden. Firmaprofilen er den felles visningen av firmasiden. En hvilken som helst LotusLive-bruker som søker etter firmaet, kan finne firmaprofilen. Bare kontoadministratoren kan redigere firmaprofilen, og vedkommende bestemmer om firmasiden skal være synlig i firmaprofilen. Organiser kontaktene dine, slik at det blir enklere å finne dem. Om kontaktpersoner En kontaktperson er som en adressebokoppføring. Du oppretter, redigerer og eier kontaktinformasjon om andre. Bare du kan vise dine kontaktpersoner. Den følgende listen viser hva du kan gjøre med en kontaktperson: v Hold rede på viktig informasjon for kunder, kolleger, forretningspartnere, venner og familie. v Hold kontaktpersonene synkronisert med kontaktpersonene i Lotus Notes eller Microsoft Outlook. 162 LotusLive: LotusLive Engage and LotusLive Connections Brukerhåndbok

167 v Importer eksisterende kontaktpersoner fra andre applikasjoner. v Inviter noen til å bli med i nettverket direkte fra en kontaktpersonpost. v Videresend en kontaktpersonpost for å dele den med kollegene. v Del en fil med noen direkte fra en kontaktpersonpost. v Start en aktivitet og inkluder en person som medlem av en aktivitet direkte fra en kontaktpersonpost. Firmakatalog Firmakatalogen er en liste over personene i din konto, og den er bare synlig for din organisasjon. Du får tilgang til profilene for hver person i firmaet fra katalogen. En kontoadministrator styrer brukerne som blir vist på firmakatalogsiden. Administrator en kan tillate at firmakatalogen blir vist på firmaprofilsiden. Kode kontaktpersoner Du kan legge til koder for kontaktpersonene som en hjelp til å finne dem i et søk. Disse kodene blir bare synlige for deg. Slik legger du til koder for en kontakt: 1. Gå til Personer > Kontaktpersoner 2. Åpne en kontaktperson du vil kode. 3. Klikk på Rediger under navnet på kontaktpersonen og ved siden av etiketten Koder. 4. Oppgi koder på ett ord, og skill dem med komma. 5. Klikk på Lagre når du er ferdig. Resultater Kodene du har oppgitt, blir vist under kontaktpersonens navn. Kode profiler Du kan legge til koder i profiler for å gi mer informasjon om denne profilen, og gjøre det enklere å finne den i et søk. Kapittel 5. Arbeide med Personer i LotusLive 163