MØTEREFERAT. Til: 05 stk. Arbeidsutvalget Dato: stk. Representanter og vara Observatører

Transkript

1 MØTEREFERAT Til: 05 stk. Arbeidsutvalget Dato: stk. Representanter og vara Observatører Møtested: Realfagsbygget R4, Gløshaugen. Kl Referent: Kopi til: Heidi Skålvik Kestilæ 3 stk: SiT Kafé AS, SiT Bolig AS, SiT Velferd 5 stk. administrasjonen SiT 1 stk. Tapir AS 8 stk Konsernstyret SiT Studentutvalg Studentmedia REPRESENTANTER TILSTEDE: Eirik Sandaas Leder Siri Nesbakken Nestleder (Gikk kl 22.00) Pål Ivar Brekke AU medlem Jørgen Hoel AU medlem Tone Torgersen AU medlem Einar Winther - Larsen NTNU Ingjerd Lindeland NTNU Per Fjelldalen NTNU Marit S. Størseth NTNU Magnus Holla Sivertsen NTNU Trond Blesvik NTNU Marius Aasprong NTNU (vara fra kl 20.30) Einar Tommelstad NTNU (vara) Axel Sandaas NTNU (vara, gikk kl 21.00) Vegard Austmo NTNU (vara fram til kl 20.30) Runard Sivertsen HiST (vara fra sak 25/06) Harald Sigurdson HiST Ronny Sødahl Furunes TJSF Grete Roaldseth DMMH Andre Johansen HiST FORFALL REPRESENTANTER Gard Jørgensen Marius Blanke Marte Sendstad Gustavo Matus NTNU NTNU NTNU HiST FASTE OBSERVATØRER OG ANDRE BAKBENKERE TILSTEDE: Vidar Krovik Kontrollkomite Karianne Pedersen Kontrollkomite Martin Gustavsen Kontrollkomite Ola Edvind Vie Konsernstyret Øystein Fjørtoft Konsernstyret 1

2 Åge Halvorsen Sindre Balas Maria Serafia Fjellstad Andreas Bach Yngvil Holt Guri Melby Andreas Faye Lund Konsernstyret Konsernstyret Påtroppende konsernstyrerepresentant. Leder Studentparlamentet Student Påtroppende konsernstyrerepresentant Nestleder Studentparlamentet Saksliste Referatsaker: Referat-sak 17/06 Velferdstingets møte den * Referat-sak 18/06 Arbeidsutvalgets møte den * * * Referat-sak 19/06 Konsernstyremøte SiT den * Referat-sak 20/06 Styremøte i SiT Bolig AS den * Referat-sak 21/06 Styremøte i SiT Kafé AS den * Referat-sak 22/06 Styremøte i SiT Tapir AS Referat-sak 23/06 Fra STi, SP, SR-DMMH, TJSF Referat-sak 24/06 Fra råd og utvalg som VT innstiller til/velger til VT-saker: VT-sak 17/06 VT-sak 21/06 VT-sak 22/06 VT-sak 23/06 VT-sak 24/06 VT-sak 25/06 Endring av arbeidsinstruks for AU* Reglement og Forretningsorden (D-sak) Husdyr hos SiT* Årsrapporten & Regnskap VT2005* Høring - Gjennomgang av Samskipnadsordningen* Endring av økonomiinstruks for Velferdstinget* Eventuelt Møtekritikk Leder Eirik Sandaas ønsket velkommen og foreslo Edina Ringdal som møteleder. Møteleder ble godkjent ved akklamasjon. Møteleder foreslo Heidi S. Kestilæ som referent og Åge Halvorsen, Ola Edvind Vie og Andreas Faye Lund som tellekorps. Alle valgt ved akklamasjon. Møteinnkalling ble godkjent og følgende dagsorden ble lagt frem: DAGSORDEN Kl Velkommen ved leder Godkjenning av møteleder, møteinnkalling, referent og tellekorps Godkjenning av dagsorden Kl Referatsaker Kl VT-sak 23/06 Årsrapporten & regnskap VT 2005* Kl VT-sak 17/06 Endring av arbeidsinstruks for AU* Kl VT-sak 22/06 Husdyr hos SiT* Pause Kl VT-sak 25/06 Endring av økonomiinstruks for Velferdstinget Kl VT-sak Høring Gjennomgang av Samskipnadsordningen* Kl VT-sak 21/06 Reglement og Forretningsorden (D -sak)* Eventuelt Møtekritikk Kl Møtet hevet! 2

3 Dagsorden ble godkjent REFERATSAKER Referatsak 17/06 Referatsak 18/06 Referatsak 19/06 Referatsak 20/06 Referatsak 21/06 Referatsak 22/06 Referatsak 23/06 Referatsak 24/06 Godkjent Godkjent Åge Halvorsen refererte. Referert. Referert Ikke referert. STi: Marius Aasprong refererte, SP: Andreas Bach refererte, SR-DMMH: Ingen ting å referere, TJSF: Ronny Furunes refererte. Eirik Sandaas orienterte om en høring som ble vedtatt i AU møte i dag. Magnus Holla Sivertsen informerte ang arbeid i Kulturstyret. VT-sak 23/06 Årsrapporten & regnskap VT 2005* Siri Nesbakken orienterte rundt saken. Det ble åpnet for spørsmål og deretter debatt. Votering:( 17 stemmeberettigede) Enstemmig vedtatt. Vedtak: Årsrapporten og regnskapet for Velferdstinget 2005 godkjennes. VT-sak 17/06 Endring av arbeidsinstruks for AU* Jørgen Hoel orienterte rundt saken. Det ble åpnet for spørsmål og deretter debatt. Det ble innlevert 1 forslag. Forslag 1: Innlevert av Eirik Sandaas. Endringsforslag. Stryk : I styret for Studieby en til Representere VT i forhold til Studieby en under leders arbeidsoppgaver samt tilsvarende for nestleders i arbeidsinstruksen. Votering:( 17 stemmeberettigede) Forslag 1: Enstemmig vedtatt. 3

4 AUs innstilling: Enstemmig vedtatt. Vedtak: VT vedtar ny Arbeidsinstruks for AU. Instruks for arbeidsutvalget VELFERDSTINGET 1. Generelt Fravikelighet Denne instruks viker for "Reglement for Velferdstinget", "Forretningsorden for Velferdstinget", og "Økonomiinstruks for Velferdstinget". Definisjoner VT: Velferdstinget AU: Arbeidsutvalget KK: Kontrollkomitéen SLUT: Studentleder-utvalget i Trondheim ISFiT: Internasjonale Studentfestivalen i Trondheim 2. Sammensetning Sammensetning Arbeidsutvalget består av: Leder Nestleder 3 faste AU-medlemmer 3. Arbeidsutvalgets oppgaver Kompetanse og ansvar Arbeidsutvalget utgjør Velferdstingets daglige ledelse, og har ansvar for å kalle inn til VT-møter. Arbeidsutvalget har ansvar for at det utarbeides sakspapirer og innstillinger, og for at VTs vedtak blir formidlet og fulgt opp. Innstillinger til Velferdstinget Arbeidsutvalget innstiller i alle saker som skal behandles i Velferdstinget, også der hvor en sak har blitt behandlet i en interngruppe eller enkeltperson og det foreligger en innstilling fra denne. AU innstiller ikke til personvalg i Velferdstinget, men kan innstille på oppnevning der posisjonen følger et verv. AU-vedtak AU skal fatte vedtak i interne og organisatoriske saker. AU kan også fatte vedtak i andre saker der det ikke er formålstjenelig å samle hele VT. I hastesaker som normalt skal behandles av Velferdstinget kan arbeidsutvalget fatte vedtak på vegne av Velferdstinget, men bare dersom det ikke er mulig å 4

5 samle Velferdstinget innen rimelig tid. Økonomiske disposisjoner Arbeidsutvalget kan ved særlige vedtak bevilge et beløp begrenset oppad til kroner 6.000,- En bevilgning kan ikke deles opp i flere enkeltvedtak for å unngå reglene i denne paragraf. Interngrupper Arbeidsutvalget har ansvar for hvert år å sette ned interngrupper bestående av Velferdstingets medlemmer og aktuelle vararepresentanter. De tre AU-medlemmene leder hver sin interngruppe. VTs arbeidsområder skal fordeles mellom interngruppene. Interngruppene skal sikre bedre innvirkning fra VTs medlemmer. Gruppeleder skal også være kontaktperson for sine gruppemedlemmer. AU-medlemmene har ansvar for å kalle inn til og avholde møter i sin intergruppe. Møtene kan brukes til å gjennomgå sakspapirer, diskutere saker, komme med forslag til nye saker og som formøter med styrerepresentantene. 4. Arbeidsutvalgets møter Møtehyppighet Møter i Arbeidsutvalget avholdes en gang per uke dersom arbeidsmengden ikke tilsier annet. Innkalling og sakspapirer Normalt kaller leder inn til møter i arbeidsutvalget. Tre av AUs medlemmer kan kreve at det avholdes ekstraordinært møte. Innkalling og sakspapirer til arbeidsutvalgets møter bør så langt det er mulig være tilgjengelige én dag før møtet. Vedtaksdyktighet Arbeidsutvalget er vedtaksdyktige dersom minst 3 av medlemmene er til stede ved votering, inkludert leder og/eller nestleder. Vedtak fattes ved simpelt flertall. Møterett Arbeidsutvalgets faste medlemmer har møteplikt. Konsernstyreleder i SiT har møteplikt såfremt arbeidsutvalget ikke vedtar annet. Dersom konsernstyreleder ikke har anledning til å møte, skal denne sende vara. Kontoransvarlig, samt kontrollkomitéen, har møterett. Arbeidsutvalget kan med simpelt flertall innvilge andre møterett. Alle møtende har tale- og forslagsrett. Arbeidsutvalget kan lukke et møte med simpelt flertall. Faste punkter på dagsorden Disse punktene skal være på dagsorden på alle ordinære møter i arbeidsutvalget. Godkjenning av innkalling til arbeidsutvalgsmøtet. Redegjørelse for arbeidet arbeidsutvalgets medlemmer, KK og kontoransvarlig har gjort siden siste møte. Orientering fra konsernstyreleder i SiT. Protokoll Arbeidsutvalget velger selv referent. Referater Referater skal godkjennes av arbeidsutvalget på neste ordinære arbeidsutvalgsmøte, og legges frem 5

6 for VT på neste VT-møte. 5. Oppgaver Alle AUs medlemmer Generelt Delta på alle VT-møter. Delta på alle AU-møter. Jobbe for velferdstinget renomè og legitimitet i studentmassen. Holde AU informert om pågående arbeid. Politisk ansvar Holde kontinuerlig kontakt med studentrepresentanter i SiTs styrer, og delta på formøter der det er formålstjenlig. Til enhver tid være oppdatert på Velferdstingets pågående saker og vedtak. Arbeide med utforming av politikk på større prinsipielle spørsmål innenfor sitt arbeidsområde. Fremme saker som angår deres arbeidsområder. Organisatorisk ansvar Sørge for skriftlig og muntlig erfaringsutveksling med påtroppende AU. Leder Generelt Har det overordnede ansvaret for alle arbeidsutvalgets oppgaver. Leder kan delegere enhver av arbeidsutvalgets oppgaver unntatt der dette dokumentet eller dokumenter dette viker for regulerer annet. Lede AU-møtene. Lese all innkommende post til Velferdstinget Organisatorisk ansvar Koordinere opplærings- og informasjonsarbeid for Velferdstinget og arbeidsutvalget. Drive målrettet lagbyggingsarbeid i arbeidsutvalget. Holde seg orientert om relevant mediaomtale, og viderebringe saker AU bør lese. Politisk ansvar Til enhver tid være oppdatert på saker arbeidsutvalget arbeider med. Til enhver tid være oppdatert på Velferdstingets prinsipper og politiske vedtak. Holde seg oppdatert på arbeid med velferdsspørsmål i nasjonale studentorganer. Forvalte Velferdstingets formelle makt, spesielt i henhold til samarbeidsavtalen med konsernstyret SiT Ekstern kontakt Tale Velferdstingets sak utad. Være Velferdstingets talsperson overfor media, og sørge for å ha en uttalt mediestrategi. Holde kontinuerlig kontakt med valgorganene. Holde kontinuerlig kontakt med andre relevante studentorganer, herunder Studentersamfundet i Trondhjem, ISFiT og UKA. 6

7 Drive lobbyvirksomhet opp mot beslutningstakere for å få gjennomslag for Velferdstingets politikk. Representasjon Representere Velferdstinget på møter i valgorganene. Sitte som fast medlem i Trondheim Studentråd. Representere VT i forhold til Studieby en. Delta på SLUT-møter. Økonomiansvar Leder har det overordnede økonomiansvaret for arbeidsutvalget. Økonomiansvaret reguleres nærmere av Økonomiinstruks for Velferdstinget Økonomiansvar kan ikke delegeres. Personalansvar Leder skal i samarbeid med SiTs personalavdeling forvalte personalansvaret for kontoransvarlig. Leder skal ved tiltredelse i samarbeid med SiTs personalavdeling oppdatere seg på regler og prinsipper for personalansvar. Personalsaker kan ikke delegeres. Nestleder Generelt Stedfortreder for leder når denne er forhindret fra å ivareta sine oppgaver på kort sikt. Lese all innkommende post til Velferdstinget Politisk ansvar Forvalte Velferdstingets rolle som referanseorgan, og kontakten med SiT på administrativt nivå i SiT Velferd og datterselskapene. Til enhver tid være oppdatert på saker arbeidsutvalget arbeider med. Til enhver tid være oppdatert på Velferdstingets prinsipper og politiske vedtak. Holde seg oppdatert på arbeid i SiT innenfor områdene Velferd, Bolig, Kafé, Bokhandel og annen direkte studentrettet virksomhet. Koordinere og samordne arbeidet med utforming av politikk på større prinsipielle saker relatert til SiT. Økonomisk ansvar Økonomiansvar i henhold til Økonomiinstruks for Velferdstinget Representasjon Delta på SLUT-møter Delta på formøter med studentrepresentanter i SiTs styrer. Representere VT på møter i helserefusjonsutvalget. Være varamedlem i Trondheim Studentråd Representere VT i forhold til Studieby en. Oppgaver som fordeles mellom AUs medlemmer De følgende ansvarsområdene skal hvert år fordeles mellom arbeidsutvalgets medlemmer på årets første AU-møte. Ansvarsområdene bør ikke splittes mellom personer av hensyn til enhetlig kontakt 7

8 med SiT og andre berørte. Organisatorisk ansvar Arrangere overlappseminar for påtroppende arbeidsutvalg, og ha dette planlagt før årsskifte. Koordinere arbeidet med rekruttering av studentrepresentanter for styrer, råd og utvalg som VT velger eller innstiller til. SiT Velferd Være i kontinuerlig kontakt med ledelsen i SiT Velferd, og ha regelmessige møter med disse. Holde seg orientert på saker i forbindelse med SiT Velferd. Sammen med Nestleder delta på møter med SiT Velferd i den grad man finner det formålstjenlig. Representere VT i SiT Råd. Være vara i helserefusjonsutvalget. Ansvar for arbeid opp mot SiT Helsestasjon, barnehager og psykososial helsetjeneste SiT Bolig Holde seg orientert på saker i SiT i forbindelse med Bolig og Eiendom. Delta på formøter med studentrepresentanter i konsernstyret ved behov. Representere VT på møter i et evt. brukerstyre for bolig. SiT Service Delta på formøter med studentrepresentantene i styret til SiT Service. Være kontaktperson til kulturstyret i Velferdstinget. Være i kontakt med brukerutvalgene til de forskjellige serveringsstedene. Idrett Representere VT i et evt. brukerutvalg for idrettsbyggene. Holde kontakt med studentidrettslagene. Strategisk profilering og rekruttering Ha hovedansvar for arbeidet med rekruttering av studentrepresentanter for styrer, råd og utvalg som VT velger eller innstiller til. Ha hovedansvar for profileringsarbeid overfor studentene. I samarbeid med leder ha kontakt med mulige samarbeidspartnere om informasjon til studenter. Daglig profilering Sørge for at informasjon om aktuelle saker fra Velferdstinget til enhver tid er tilgjengelig via internett. Skrive nyhetsbrev, og distribuere disse både via web og på e-post til interessenter. Sørge for at informasjon fra Velferdstinget kontinuerlig blir formidlet direkte til studenter via egnede kanaler. 4. Endring og ikrafttreden Arbeidsinstruks for arbeidsutvalget vedtas og endres av Velferdstinget med kvalifisert flertall. Endringer trer i kraft etter at møtet der de blir vedtatt er hevet. 8

9 Instruksen vedtatt Instruksen erstatter Instruks for Arbeidsutvalget av VT-sak 22/06 Husdyr hos SiT* Terje Bostad var til stede og fikk innvilget tale og forslagsrett. Pål Ivar Brekke orienterte rundt saken. Det ble åpnet for spørsmål og deretter debatt. Det ble innlevert 2 forslag til vedtak. Forslag 1: Innlevert av Per Fjelldalen og Ronny Sødahl Furunes. Helhetlig endringsforslag: VT ber SiT lage et enkelt reglement som gjør det mulig å bo på studenthybler både som allergiker og husdyrholder. Forslag 2: Innlevert av Vegard Austmo. Helhetlig endringsforslag: Dagens reglement opprettholdes og praksis innskjerpes. Votering: (16 stemmeberettigede) Forslag 2 ble satt opp mot AUs innstilling AUs innstilling: Falt til fordel for forslag 2 Forslag 2: For 11, mot 5, avh 0. Falt. Forslag 1 ble så satt opp mot Forslag 2 Forslag 1: For 8, mot 7, avh 1. Vedtatt Vedtak: VT ber SiT lage et enkelt reglement som gjør det mulig å bo på studentboliger både som allergiker og husdyrholder. VT-sak 25/06 Endring av økonomiinstruksen for Velferdstinget* Eirik Sandaas orienterte rundt saken. Det ble åpnet for spørsmål og deretter debatt. Det ble innlevert 6 forslag til vedtak. 9

10 Forslag 1: Innlevert av Andreas Faye Lund. Endringsforslag pkt : Ved reiser dekker Velferdstinget normalt kostnader tilsvarende biligste reisemåte. Ny ordlyd: Ved reiser dekker Velferdstinget normalt kostnader til fornuftig reisemåte. Forslag 2: Innlevert av Pål Ivar Brekke. Endringsforslag punkt 0.3: Første avsnitt endres til Endringer i disse rutinene reguleres av Velferdstinget s reglement. Forslag 3: Innlevert av Per Fjelldalen. Strykningsforslag til forslag 4: Stryk AU (med andre ord, etterlønn skal kun gjelde heltidsstillinger) Forslag 4: Endringsforslag: Lønn til tillitsvalgte som i løpe av perioden må fratre sin stilling, opprettholdes ut semesteret. Arbeidsutvalget kan primært velge å se bort i fra denne reglen ved særskilte grunner. Forslag 5: Innlevert av Per Fjelldalen: Tilleggsforslag til forslag 4: Før fristen for oppmelding til eksamen. Forslag 6: Innlevert av Pål Ivar Brekke. Endringsforslag under punkt Nestleder: Stryk: Dersom det er et lengre til AU Votering: (17 Stemmeberettigete) Forslag 1: For 16, mot 1, avh 0. Vedtatt. Forslag 2: For 17, mot 0, avh 0. Vedtatt. Forslag 3: Falt som konsekvens av at forslag 4 falt. Forslag 4: For 0, mot 17, 0 avh. Falt Forslag 5: Falt som konsekvens av at forslag 4 falt. Forslag 6: For 15, mot 2, avh 0. Vedtatt. AUs innstilling med endring: Enstemmig vedtatt. Vedtak: VT godkjenner økonomiinstruksen med endringene som ble vedtatt på møte. Økonomiinstruks 10

11 0 Innledning 0.1 Mål 0.2 Informasjon 0.3 Endringer 0.4 Gyldighet for VELFERDSTINGET 1 Organisasjonens økonomi 1.1 Definisjoner/forkortelser 1.2 Ansvarsforhold 2 Regnskapsførsel 2.1 Regnskapsførsel Regnskapsår Valg av revisor Fullmakter Ansettelser Tilsetting og lønning av ekstrahjelp Lønning av tillitsvalgte og ansatte Utbetalinger Reisekostnader Utgifter til barnepass Utgifter til mat Bestilling av biletter over konto 2.2 Driftsmidler 2.3 Budsjett Budsjett Velferdstinget 2.4 Regnskap Regnskap Velferdstinget 2.5 Økonomirutiner Regskapsrapporter Økonomirutiner Velferdstinget 0 Innledning 0.1 Mål Holde Velferdstingets tillitsvalgte og ansatte orientert om den til enhver tid gjeldende økonomiinstruks. 11

12 0.2 Informasjon Alle nyvalgte AU-medlemmer og eventuelt nytilsatte sekretær skal bli informert om disse reglene og underskrive et eksemplar av dem, som blir oppbevart i personalarkivet. Når nytt AU tiltrer tas økonomirutinene opp som sak på første AU-møte. 0.3 Endringer Endringer i disse rutinene reguleres av Velferdstingets reglement. Kontrollkomiteens tilråding skal på forhånd innhentes. 0.4 Gyldighet Økonomiinstruks er underlagt "Reglement for Velferdstinget ". Endringsforslag må meldes som sak på saklisten, og kan ikke stemmes inn på dagsorden. Økonomiinstruks ble vedtatt på Velferdstingets møte den Om organisasjonens økonomi 1.1 Definisjoner/forkortelser VT AU KK Sekr. Velferdstinget Velferdstingets arbeidsutvalg Velferdstingets kontrollkomité Velferdstingets sekretær 1.2 Ansvarsforhold VT: KK: Revisor: AU: Leder: Sekr. Disponerer over Velferdstingets midler gjennom å vedta budsjett og godkjenne regnskap. Vedtak med økonomiske konsekvenser for organisasjonen skal vise til hvordan kostnadene skal dekkes inn innenfor gjeldene budsjett. Dersom vedtak gjort av Velferdstinget strider mot Velferdstingets budsjett, går budsjettet foran. Skal kontrollere organisasjonens bruk av midler. KK skal se til at økonomiske disposisjoner er i samsvar med lovlige vedtak i organisasjonen. KK skal ha tilsendt regnskapsrapporter som blir lagt frem for AU. KK gir innstilling til Velferdstinget om godkjenning av regnskap, og skal følge opp AU og sekretariatets disposisjoner. Den som skal se til at regnskapet er ført i samsvar med eksterne lover og forskrifter, og at plikter overfor det offentlige blir fulgt. Revisor ser også til at regnskapet blir ført i samsvar med god regnskapsskikk. Revisor gir innstilling om regnskapet. Regnskapet revideres en gang om året. Velferdstingets utøvende organ. AU disponerer Velferdstingets midler etter retningslinjer (budsjett). AUvedtak som har økonomiske konsekvenser skal ha med henvisning til hvordan dette kan dekkes inn innenfor gjeldene budsjett. AU har ansvaret for å se til at vedtak som er gjort i organet blir fulgt opp. Økonomiansvarlig i AU. Har altså overordnet ansvar for å holde de økonomiske disposisjoner innenfor vedtak fattet av Velferdstinget. Har ansvaret for å anvise alle bilag i regnskapet og godkjenne alle fakturaene for utbetaling. Sekretær kan ikke på egen hånd binde organisasjonen på noen måte uten etter særskilt fullmakt fra AU. 12

13 - ansvarlig for føring av regnskap og levere rapporter til AU - Ansvarlig for klargjøring av bilag for utbetaling av lønn. - Ordner/lager utbetalingsanvisninger. Det vises til økonomiske avtaler eller enkeltvedtak. Bakgrunnsdokumentasjon må alltid ligge ved. - Foreta budsjettkontroll i henhold til god regnskapsskikk og gjeldene lovgivning. - Gjøre innkjøp til daglig drift. - Viderefakturere Studenttinget NTNU. Datadr. Datadrifters oppgaver og ansvar er å ta seg av den daglige drift av datamaskiner og nettverk. Oppgaver og ansvar skal beskrives i engasjementsavtalen. 2 Regnskapsførsel 2.1 Regnskapsførsel Regnskapsår Regnskapet følger kalenderåret Valg av revisor Velferdstinget kan velge revisor hvert år. Hvis ikke særskilte forhold tilsier noe annet bruker Velferdstinget samme revisor som SiT Fullmakter: Leder: Nestleder: Sekr.: Fullmakt til å godkjenne fakturaer/ regninger for utbetaling. Fullmakt til å godkjenne og signere refusjonsbilag for utlegg foretatt av leder: Sekretær har etter fullmakt rett til å bestille varer eller tjenester på Velferdstingets vegn angår den ordinære driften. Denne fullmakten gis ved særskilt vedtak i AU hver gang man skifter personale i sekretariatet, og hver gang et nytt AU tiltrer. Dersom denne tilvisningsretten skal endres eller midlertidig overføres til noen annen i AU, skal dette gjøres i egne vedtak. Sekretær som har fullmakt til å foreta disposisjoner på vegne av Velferdstinget, kan ikke overføre denne retten uten etter vedtak i AU. Velferdstingets bankgiro disponeres av sekretær og leder Ansettelser: AU ansetter ekstra/ midlertidig personalhjelp. AU gir disse fullmakt i samsvar med instruks og disse regler Tilsetting og lønning av ekstra personalhjelp: Tilsetting av ekstra og midlertidig personalhjelp skal gjøres etter vedtak i AU. Det skal i hvert enkelt tilfelle der tilsetting finner sted, settes opp arbeidskontrakt jfr. Arbeidsmiljøloven. Arbeidsoppgavene skal også defineres gjennom en stillingsinstruks. Kontrakten skal signeres av den tilsatte og leder. Ved større utrednings- og oppdragsarbeid lønnes dette under ett, vurdert ut fra arbeidsmengde. 13

14 Datadrifter: Datadrifter er lønnet etter lønnsnivå for student assistenter ved NTNU. Arbeidstimer føres av datadrifteren selv Lønning av tillitsvalgte og ansatte: Lønn og honorar utbetales pr. 20. i måneden, lønn med 10 dagers forskudd. Sekretær: Leder: Nestleder: Velferdstinget har en sekretær ansatt i full stilling. Sekretær lønnes ihht. egen arbeidsavtale med Studentsamskipnaden i Trondheim. Vervet er en heltidsstilling og lønnes etter maksimalgrensen for inntekt i punkt 8.2 i Lånekassens forskrifter om tildeling av utdanningsstøtte. Lønn utbetales for 11 måneder. Feriepenger utbetales påfølgende år. Vervet er en heltidsstilling med lønn tilsvarende leders. AU-medlemmer: AU-medlemmene kompenseres med 10% av årslønnltr. 5 beregnet året før. Honorar utbetales for antall måneder vedkommende sitter aktivt i vervet (10 mnd). Leder Kulturstyret: Kulturstyrets leder kompenseres tilsvarende 5% av lønnstrinn 5 beregnet året før. Honorar utbetales for 10 måneder pr. år, og utbetales to ganger i året. For vedtak om kompensasjon, se 2 i Instruks for leder av Kulturstyret Utbetalinger: Innkjøp og andre disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for Velferdstinget må være hjemlet i vedtak gjort av Velferdstinget eller AU. Dette er enten en fullmakt til sekretær, et spesifikt vedtak om å foreta en slik disposisjon eller som en del av et større hele. (Eksempel på dette siste er vedtak om å sette i gang en kampanje med et budsjett. Sekretær har da anledning til å handle innenfor dette budsjettet.) Leder : Har fullmakt til å godkjenne alle fakturaer/regninger for utbetaling. Når det gjelder utbetalingsanvisninger, dvs. utbetalinger der bilaget er ordnet av sekretær, skal både leder og sekretær underskrive. (Eksempel på dette er f.eks. utbetaling av lønn og utbetalinger ihht. Faste økonomiske avtaler.) Reisekostnader: Alle reiser og reisemåte må på forhånd godkjennes av leder i hvert enkelt tilfelle. Ved reiser dekker Velferdstinget normalt kostnader til fornuftig reisemåte Dette gjelder for: AU, sekretær og de studenter som sendes på Velferdstingets regning. For AU gis kjøregodtgjørelse med kr. 3,05 pr. km. ved reiser. Det gis ikke transport/ passasjertillegg eller ved refusjon av faktiske utgifter ved reiser. Når Velferdstinget avholder møter på kveldstid som avslutter etter siste bussavgang, kan utgifter til taxi innen rimelige grenser dekkes av Velferdstinget. Det forutsettes en fornuftig planlegging der møtedeltakere som bor i nærheten av hverandre deler taxi. Dekning av utgifter til taxi må på forhånd klareres med leder. Reiseutgifter refunderes etterskuddsvis, og når nødvendig dokumentasjon og gyldig bilag forelegges sekretær. I skoleårets varighet dekkes månedskort for leder og nestleder. 14

15 2.1.9 Utgifter til barnepass: I forbindelse med møter i Velferdstinget dekkes utgifter til barnepass med inntil kr. 50,- pr time. Det gis dekning for en time før møtet starter og inntil en time etter møtet er avsluttet. Dekning av utgifter til barnepass gjelder kun for Velferdstingets representanter og personer som har møteplikt etter instruks gitt av VT. Utgifter til barnepass refunderes etterskuddsvis, og når nødvendig dokumentasjon (refusjonsbilag) forelegges sekretær Utgifter til mat: Ved reiser av minimum 1 døgns varighet for AU/sekretær dekkes utgifter til mat med inntil kr 400,- pr. døgn, mot kvittering. Utgifter til mat dekkes kun ved reiser i forbindelse med Velferdstingets virksomhet. Utgifter til mat dekkes ikke ved møter/kurs/arrangementer dersom dette dekkes av arrangøren eller er inkludert i en evt. deltakeravgift. På arrangementer i Velferdstingets regi hvor det er felles bespisning på restaurant e.l., dekker Velferdstinget utgifter med inntil kr pr. person. Det er AU som i hvert enkelt tilfelle bestemmer hvorvidt utgiftene skal dekkes av Velferdstinget. Utgifter til alkoholholdige drikkevarer dekkes ikke av Velferdstinget. Ved pålagt sammenhengende arbeidstid utover 10 timer dekker Velferdstinget utgifter til mat for AU/sekretær med inntil kr. 150,- pr. gang pr. person. Utgifter dekkes mot kvittering, og gis ikke som diett. Med pålagt arbeidstid menes faste møter som AU har besluttet å delta på samt perioder med særlig stort arbeidspress hvor leder har besluttet at arbeidstid utover 10 timer er nødvendig Bestilling av billetter over konto: Leder og sekretær kan bestille billetter over Velferdstingets konto. Det gis ikke reiseforskudd Dekning av telefonutgifter Leder og nestleder får dekket utgifter til abonnement og bruk av egen mobiltelefon med inntil kr 5000,- pr pers pr år mot fremlegging av faktiske utgifter månedlig. 2.2 Driftsmidler SiT: I henhold til avtale mellom Velferdstinget og styret i SiT bestemmer Velferdstinget deler av budsjettet til SiT Velferd. Velferdstinget får tilskudd ved behov fra SiT. 2.3 Budsjett Et budsjett er et plandokument der en setter opp forventede inntekter og utgifter over en gitt tidsramme. Det settes opp for organisasjonen som helhet, og for større enkeltarrangementer Budsjett Velferdstinget 15

16 Budsjett for Velferdstinget kommende år vedtas i høstsemesteret. Budsjettet deles inn med en del for drift av Velferdstinget, og en del for overføringer til andre. Budsjettet skal gå i balanse, og eventuelt avvik fra budsjettert resultat belastes/godskrives reguleringsfond for semesteravgiften. 2.4 Regnskap Settes opp som en oversikt over utgifter og inntekter som reelt har forekommet i en periode Regnskap Velferdstinget Regnskapet føres av VTs kontoransvarlig. Velferdstinget s årsresultat skal gå i 0,-. Alt overskudd/underskudd skal tilbakeføres/overføres til/fra reguleringsfond for semesteravgiften. 2.5 Økonomiinstruks Økonomiinstruks er regler for hvordan en skal holde kontroll med økonomien Regnskapsrapporter For at de tillitsvalgte skal klare å følge med på utviklingen i økonomien, skal arbeidsutvalget holdes løpende orientert om tilstanden. Minst en gang per semester skal regnskapsfører legge fram regnskapsrapport for arbeidsutvalget Økonomirutiner Velferdstinget Utbetalingsanvisninger og anvisninger av regninger: Sekretær: Leder: Nestleder: Bilagene påføres kontonummer, tekst. Ordner/lager utbetalingsanvisninger. Det vises til økonomiske avtaler eller enkeltvedtak. Bakgrunnsdokumentasjon må alltid ligge ved. Utbetalingsanvisningene signeres av både leder og sekretær. Har ansvaret for å godkjenne alle faktura/ utbetalingsanvisninger i regnskapet før utbetaling. Signerer refusjonsbilag som gjelder utlegg foretatt av leder. Vedtatt VT-sak 24/06 Høring Gjennomgang av Samskipnadsordningen* Eirik Sandaas orienterte rundt saken. Det ble åpnet for spørsmål og deretter debatt. Det ble innlevert 7 forslag til vedtak: 16

17 Forslag 1: Innlevert av Åge Halvorsen og Ola Edvind Vie. Strykningsforslag: Stryk sistepunktet i høringen. Forslag 2: Innlevert av Per Fjelldalen og Ronny Sødahl Furunes. Strykningsforslag kapittel 6: Stryk bombepunkt 1 og 4. Forslag 3: Innlevert av Maria Serafia Fjellstad: Stryk 3. siste bombepunkt: Studentene er best egnet til å bestemme hvem som best ( ) sine representanter. Forslag 4: Innlevert av Marius Lervåg Aasprong: Endringsforslag kap. 4, s 3: Bombepunkt 2 må endres til bør. Forslag 5: Innlevert av Maria Serafia Fjellstad. Nytt bombepunkt: Studentflertallet skal bestå av studenter. Dette må praktisk anordnes ift. Gjenværende studietid etc. Forslag 6: Innlevert av Ronny Sødahl Furunes: Strykningsforslag: Stryk: kap 2: 1 pkt. Kap 3: 2 og 3 punkt. Kap 6: 3, 4, 5 (2 punkt) 5 pkt, siste ledd. Forslag 7: Innlevert av Sverre B. Midthjell: Strykningsforslag: Stryk :.. men kan ilegges og ut avsnittet. ( siste avsnitt i teksten) Stryk siste leddsetning i siste bombepunkt. Votering: (16 stemmeberettigede) Forslag 1: Falt. Forslag 2: Falt. Forslag 3: Falt. Forslag 4: Trukket. Forslag 5: Trukket. Forslag 6: Falt. Forslag 7: Falt. AUs innstilling: Enstemmig vedtatt. Vedtak: 17

18 VT godkjenner Høringsuttalelsen. HØRING Rapport fra arbeidsgruppe om studentsamskipnadsordningen. Behandling i VT Rapporten er diskutert og gjennomgått av Velferdstinget. Diskusjonen danner grunnlaget for de synspunkter og kommentarer som fremkommer i denne høringsuttalelsen. Innledning De siste års endring i rammevilkårene for studentsamskipnadene har gitt trangere økonomiske rammer, økt konkurranse, behov for effektivisering og nye utfordringer. Studentsamskipnadene skal sørge for å oppfylle studentenes særegne og spesifikke velferdsbehov, samtidig som studentsamskipnadene på mange måter må fungere som bedrifter som skal konkurrere i et marked. Dette stiller store krav til organisasjonen, både med tanke på effektivitet, ledelse, styring, utvikling og omstillingsevne. Kravene til samarbeid, både med studenter og utdanningsinstitusjoner, har blitt større og de ansattes kompetanse må styrkes og videreutvikles for å møte disse kravene. Studentsamskipnadene må operere på tvers av mange ulike bransjer, og dette stiller store krav til innsikt og kompetanse innen en rekke ulike fagområder. VT ser mange positive signaler i rapporten og ønsker at det hurtigst mulig blir gjennomført de endringer og tilpasninger som er nødvendig i lover, forskrifter, regelverk og støtteordninger. Kommentarer til de enkelte kapitlene i rapporten Kapittel 2 Drøftningen viser det store omfanget av tilbud som studentsamskipnadene gir. Hvert område gir ulike utfordringer til studentsamskipnadene i forhold til de behov og ønsker som finnes hos studentene. Vi ønsker å kommentere følgende: Flere studentboliger er et viktig utdanningspolitisk virkemiddel. Det er dessuten viktig med tanke på å kunne ta imot internasjonal studenter i tråd med nasjonale mål og utdanningsinstitusjonenes ønsker og strategier. I forbindelse med tilskuddordningene til studentboligbygging er det viktig at dagens kostnadsrammer økes, uten at dette går på bekostning av antallet tilsagn, om nødvendig kun i form av at prosjekt med høyere kostnadsrammer fremdeles behandles som om de ligger på dagens maksimalsum pr. HE men fortrinnsvis slik at dagens prosentandel statsstøtte i prosjektene opprettholdes. Dette for å sikre at studentboligprosjekter med en nøktern livsløpsstandard og miljøvennlige løsninger kan realiseres. Det bør stilles krav til avsetning med tanke på vedlikehold og rehabilitering. Tilskuddet til drift av studentspesifikke tilbud i barnehagene må opprettholdes, da slike studentbarnehager er et utdanningspolitisk virkemiddel for å sikre også studenter med barn lik rett til utdanning. Kommunene skal gi driftstilskudd til ikke-kommunale barnehager. Dette praktiseres og beregnes svært forskjellig i de ulike kommunene. Det må opprettes retningslinjer slik at denne ujevnheten fjernes, og slik at driftstilskuddet dekker den ordinære driften. 18

19 Den lokale handlefriheten må opprettholdes. Det er lokale forhold som avgjør hvilke velferdstiltak som må prioriteres høyest, og studentene og utdanningsinstitusjonen er best egnet til å foreta denne vurderingen Det må være anledning til å drive kommersiell forretningsvirksomhet som kan bidra til økte midler som studentsamskipnadene igjen kan bruke på studentvelferden. Slik virksomhet må skilles klart ut fra ren studentsamskipnadsvirksomhet og være i tråd med konkurranseregelverket. Slik virksomhet må aldri gå på bekostning av studentvelferdstilbudet. Kapittel 3 Vi støtter tilrådningene på dette punktet, og presiseringen av rolle- og ansvarsfordeling. Vi mener at det kunne vært lagt større vekt på utfordringene studentsamskipnadene står ovenfor med hensyn på internasjonale studenter og ønsker å komme med følgende kommentarer: Regelverket rundt fri stasjon bør klargjøres. Fri stasjon skal ikke være en sovepute for å unngå å drive effektivt, og det man sparer på slike fri stasjoner må komme studentene til gode. Videre bør også referanseorganene for studentsamskipnadene ha tilgang på tilstrekkelige fri stasjoner der de ellers ikke ville hatt dette. Utdanningsinstitusjonene må ta et større ansvar for de utfordringene økt tilstrømning av internasjonale studenter påfører studentsamskipnadene, med tanke på boliger, flerspråklighet og annet. For å sikre den strategiske samordningen mellom utdanningsinstitusjonene og studentsamskipnadene bør den øverste ledelse ved utdanningsinstitusjonene være deltagere i studentsamskipnadenes strategiske arbeid. Kapittel 4 Spørsmålet om samskipnadsstrukturen er effektiv og riktig vil måtte behandles når fremtidige tilpassninger skal vurderes. Vi mener det er viktig at spørsmålet bringes opp, men mener det er studentsamskipnadene selv som må initiere denne prosessen. Fordelene med stordrift, kompetanse og ressurser må veies opp mot fordelene ved lokal identitet, forankring og styring, og samarbeidet mellom studentsamskipnadene og utdanningsinstitusjonene. For øvrig vil vi knytte følgende kommentarer: Departementet bør vurdere om de mindre studentsamskipnadene skal samles i større enheter, men de involverte partenes meninger må ilegges stor vekt, særlig de berørte studentenes ønsker. Det er viktig at det taes hensyn til ulike strategiarbeid i de berørte studentsamskipnadene i slike prosesser. Alle NOKUT-akkrediterte utdanningsinstitusjoner, være seg private eller statlige, må være tilknyttet en studentsamskipnad. Kapittel 5 Det er viktig ovenfor omverden å skape forståelse for at en studentsamskipnad er en egen organisasjonsform basert på en egen lov, og forståelse for hvordan samspillet mellom aktørene fungerer. Vi vil komme med følgende kommentar. 19

20 Det er viktig at samspillet mellom departement og studentsamskipnadene også involverer studentsamskipnadenes referanseorgan, enten direkte eller indirekte, slik at referanseorganene har tilstrekkelig informasjon om prosesser som angår dette forholdet, og for å sikre disse organenes bidrag i samspillet. Kapittel 6 Studentsamskipnadene er allsidige bedrifter med mange ulike virksomhetsområder. Derfor har mange studentsamskipnader valgt å organisere seg i en konsernstruktur. Det er en kontinuerlig utvikling av de lover og regler studentsamskipnadene da må forholde seg til, og hvordan disse praktiseres. Vi vil på det sterkeste stille oss bak den delen av tilrådningen som omhandler hvordan studentsamskipnadene skal behandles i forhold til skatte- og avgiftsregler og annet avtaleverk i så forbindelse. Dagens forskjellsbehandling mellom de ulike studentsamskipnadene, og i forhold til annen næringsvirksomhet, er tatt opp tidligere, men sen saksgang i disse spørsmålene koster både penger og ressurser, noe som til syvende og sist kun skader studentene. Vi vil oppfordre departementet på det sterkeste til å umiddelbart igangsette arbeidet med å kartlegge disse problemstillingene og iverksette en prosess for å bøte på disse urettferdighetene. Da rektorene ved utdanningsinstitusjonene sitter med det strategiske ansvaret for studentenes velferd, som øverste leder ved utdanningsinstitusjonene, og studentsamskipnadene har det operative ansvaret, er det derfor nærliggende å kreve at der utdanningsinstitusjonene er representert i studentsamskipnadsstyret skal rektor utgjøre denne representasjonen. Vi mener det kan være vanskelig for et styre i en studentsamskipnad og selv skulle vurdere sin egen sammensetning, noe høringen legger opp til. Dette mener vi er uheldig. Vi savner at rapporten tar for seg studentflertall i datterselskapsstyrer i studentsamskipnadene, og en vurdering om rett til dette også bør lovfestes. Vi mener tilbakekallingsretten skal bevares, men kan ilegges institusjonelle beskrankninger ved lov, for eksempel at det kreves 2/3 flertall og/eller at referanseorgan og valgorgan må være atskilte enheter. Vi har følgende kommentarer: Dagens organisasjonsmodell gir et godt grunnlag for å drive studentvelferd, men det må forventes endringsvilje i de enkelte organisasjonene, og det må legges til rette for dette. Samarbeidet mellom studentsamskipnadene og utdanningsinstitusjonene må sikres ved at det lovfestes at rektorene ved utdanningsinstitusjonene skal sitte i styret til studentsamskipnadene der disse utdanningsinstitusjonene er representert i styret. Antallet medlemmer i styret bør ikke begrenses til åtte personer, og dermed bør heller ikke ansatte-representasjonen begrenses til to. Studentene er best egnet til å bestemme hvem som best kan representere studentenes interesser i studentsamskipnadens styre, og det bør derfor være tillatt for studentene å velge eksterne styrerepresentanter som sine representanter. 20

21 Studentene skal fremdeles ha rett til å kreve flertall i studentsamskipnadsstyret, og det bør utredes om denne retten også skal gjelde for datterselskap i studentsamskipnaden. Tilbakekallingsretten skal opprettholdes, men det bør lovfester institusjonelle beskrankninger. VT-sak 21/06 Reglement og Forretningsorden ( D-sak)* Kontrollkomiteen er saksbehandler og orienterte under saken. Dette er en diskusjonssak, så VT diskuterte saken. Eventuelt: Åge informerte VT om at VT må tenke over sin drikkekultur på kontoret. Eirik informerte om 2020 rapporten som ligger på kontoret. Kom å les!! Edina informerte om møte om samlokaliseringsmøte på Samfundet i morgen kl Vet du noen som kan sitte i styret på Samfundet? Meld dere! Det blir opprettet en ny gruppe i StL om velferd, så verv folk. Kine informerte om kulturstyret. MØTEKRITIKK: Spennende møte!! Åge og Ola Edvins siste møte. Takk til dem. Greit møte! Etterlysning til neste møte: Politiske velferdsproblemer!! Dårlig luft!! Folk bør sitt i ro når en er på møte. Bakbenken var høylytt! Håper vi kan bli mer ekstern rettet i sakene etter hvert. Takker Åge og Ola Edvind Vie for den innsatsen som de har gjort. Dere har gjort en god jobb. De etter dere har store sko og fylle. Tellekorpset var veldig bra i dag! Kritikk til ordstyrer: litt dårlig med føring på stemmegivning. Har veldig vondt i hodet. Litt langt møte. Beklager rot med vararepresentanter. Lei meg på vegne av studentdemokratiet, for dette var et dårlig møte. Ordstyrer får litt kritikk for ikke å klare å holde orden. Møtekritikken for lang! Ordstyrer: det er ikke mitt problem at dere ikke klarer å holde munn, det er foreldrene deres skyld. Mye av vedtakene i dag kunne ha vært levert etter at du har mottatt sakspapirene. Møtet hevet klokken Eirik Sandaas/s/ Leder 21